<b>Bijsluiter</b>. De hyperlink naar het originele document werkt niet meer. Daarom laat Woogle de tekst zien die in dat document stond. Deze tekst kan vreemde foutieve woorden of zinnen bevatten en de opmaak kan verdwenen of veranderd zijn. Dit komt door het zwartlakken van vertrouwelijke informatie of doordat de tekst niet digitaal beschikbaar was en dus ingescand en vervolgens via OCR weer ingelezen is. Voor het originele document, neem contact op met de Woo-contactpersoon van het bestuursorgaan.<br><br>====================================================================== Pagina 1 ======================================================================

<pre>Bijlage 1:
Toelichting op de genoemde bedragen aanbiedingsbrief
Concept-programmaverantwoording 2011
Regionaal Historisch Centrum Alkmaar
     1. Bestemmingsreserve Verhuizing
De toevoeging aan de Bestemmingsreserve Verhuizing bestaat uit het verschil tussen de ontvangen extra bijdrage
voor deze huisvesting van € 1,57 per inwoner en de kosten die in het kader van de nieuwe huisvesting en (de
voorbereiding van) de verhuizing zijn gemaakt.
In 2009 heeft het Algemeen Bestuur vastgesteld dat de voor de nieuwe huisvesting benodigde gelden zouden
leiden tot een stijging van € 1,57 per inwoner per jaar. Met deze verhoging zou de stijging van de structurele
lasten, veroorzaakt door de hogere lasten vanwege de nieuwe huisvesting, gedekt zijn. Tevens werd besloten dat
de verhoging per 2010 in zou gaan, hoewel de beoogde structurele lastenstijging pas op zijn vroegst in 2012
verwacht werd. Met andere woorden: totdat de nieuwe huisvesting, inclusief het depot, in gebruik genomen wordt,
is er een overschot op de huisvestingslasten. Dit bedrag werd, conform de hiervoor begrote bedragen,
beschikbaar gesteld om de incidentele lasten die gemaakt zouden moeten worden voor de verhuizing en de
inrichting van kantoren, publieksruimte en depot te dekken. Het Algemeen Bestuur zou vervolgens beschikken
over eventuele overschotten op deze post.
Bij het vaststellen van de jaarcijfers over 2010 heeft het Algemeen Bestuur besloten om over te gaan tot een
tussentijdse terugbetaling aan de gemeenten van het bedrag dat (nog) niet noodzakelijk werd geacht voor de
financiering van kosten van de nieuwe huisvesting (totaalbedrag
€ 464.776), omdat ook voor de jaren 2011 en 2012 werd verwacht dat er voldoende geld zou zijn om te voorzien
in de incidentele lasten en de inmiddels al (voor een deel) gestegen structurele lasten. Deze terugbetaling heeft
inmiddels plaatsgevonden.
Doordat per 2011 de nieuwe huisvesting van kantoren en publieksruimten in gebruik is genomen, zijn de
structurele lasten gestegen. Mede daardoor vallen de resultaten over 2011 en 2012 lager uit dan over 2010.
Over 2011 bedraagt dit overschot € 102.675. In de lijn van het besluit om de resultaten in de
Bestemmingsreserve Verhuizing op te nemen wordt voorgesteld dit resultaat toe te voegen aan de
Bestemmingsreserve Verhuizing.
Na afsluiting van het verhuizingsproject (na het jaar waarin het depot in gebruik genomen wordt) zal het Algemeen
Bestuur besluiten over eventuele resultaten. We gaan er van uit dat dat zal gebeuren bij de vaststelling van de
Programmaverantwoording 2013.
     2. Bestemmingsreserve
          Bestemmingsreserve Huisvesting Bergerweg
De toevoeging aan de Bestemmingsreserve Huisvesting Bergerweg betreft het nog niet aange-sproken deel van
de subsidie die het Regionaal Historisch Centrum van de Provincie heeft ontvangen voor de aanpassingen in het
gebouw.
Bij de provincie Noord-Holland is in 2010 een aanvraag gedaan voor een bijdrage van de provincie aan de
(ver)bouwkosten voor het pand aan de Bergerweg in het kader van de Uitvoeringsregeling Musea, Archieven en
Monumenten 2010. Volgens deze regeling is de subsidie bedoeld voor investeringen in onroerende goederen en
de kosten voor een architect tot maximaal 10% van de subsidiabele kosten.
De subsidie moet leiden tot creatie, behoud of vergroting van de publiekstoegankelijkheid.
Op basis van deze regeling heeft de provincie een subsidie toegekend aan het Regionaal Archief van €165.645.
De Provincie heeft in de beschikking genoemd dat de subsidie van € 165.645 is gebaseerd op 7% van de
subsidiabele kosten volgens aanvraag, namelijk € 2.366.367. Dit zijn de kosten die het Regionaal Archief
</pre>

====================================================================== Einde pagina 1 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 2 ======================================================================

<pre>bijdraagt in de herbestemmingswerkzaamheden. Deze kosten worden door de gemeente doorberekend in de
huurprijs aan het archief.
Omdat de aanvraagconstructie voor de subsidie enigszins ingewikkeld was (het Regionaal Archief moet de
subsidie verantwoorden terwijl de gemeente Alkmaar de kosten maakt voor de verbouw), is er een uitgebreide
analyse van het proces gemaakt door Deloitte Accountants. Zij hebben in september 2011 een goedkeurende
accountantsverklaring opgesteld op basis waarvan de provincie tot uitbetaling is overgegaan.
Voorgesteld wordt om het resterende bedrag (€ 47.058) te reserveren voor de uitgaven waarvoor dit deel van het
bedrag was aangevraagd, namelijk voor bouwkundige aanpassingen om de permanente expositie in het
voorgebouw van het Regionaal Archief te kunnen realiseren. De voorbereidingen voor de tentoonstelling zijn
inmiddels al in volle gang; als het ontwerp is afgerond kunnen de bouwkundige aanpassingen uitgevoerd worden.
     3. Bestemmingsreserve Metamorfoze Polders
De toevoeging aan de Bestemmingsreserve Metamorfoze Polders betreft de subsidie die van het
Hoogheemraadschap ontvangen is als bijdrage aan het project ‘Metamorfoze Polders’. Deze gelden dienen
beschikbaar te blijven om de in 2010 en 2011 opgelopen achterstanden in 2012-2013 in te lopen.
Het Regionaal Archief heeft in het kader van het behoudsproject Metamorfoze, dat namens het Ministerie van
OC&W door de Koninklijke Bibliotheek uitgevoerd wordt, in 2009 een subsidie van
€ 178.500 ontvangen om de belangrijkste stukken uit de polderarchieven van De Zijpe en de Schermer te
conserveren en te digitaliseren. Het project Metamorfoze voorziet in een subsidie van 70% van de begrote
projectsom, voor de financiering van de overige 30% moet de aanvragende zelf zorgen.
Om te kunnen voorzien in het overige deel, is onder meer een beroep gedaan op het Hoogheem-raadschap
Hollands Noorderkwartier. Deze heeft in 2009 een subsidie beschikbaar gesteld aan het RHCA van € 30.000.
Normaliter zou het Regionaal Archief voor dit project extra personeel ingehuurd hebben voor de realisatie van het
project. Het bleek echter moeilijk om op dat moment beschikbaar personeel met de benodigde kennis en
vaardigheden te vinden. Daarnaast was er al veel tijdelijk personeel voor andere werkzaamheden ingezet (in
verband met de voorbereiding van de verhuizing). Nog meer tijdelijke krachten kon de organisatie op dat moment
niet aan.
Daarom is besloten deels eigen personeel op het project te zetten, die werk hebben laten liggen dat enig uitstel
duldde, om dit na afronding van het project op te pakken. Hiervoor zou dan extra personeel ingehuurd worden, dat
betaald kan worden uit de bijdrage van het HHNK. Op deze manier kunnen de in 2010 en 2011 ontstane
achterstanden alsnog ingelopen worden. Om dit boekhoud-kundig te kunnen verantwoorden wordt het positieve
resultaat van het project toegevoegd aan de Bestemmingsreserve Metamorfoze Polders. Het Algemeen Bestuur
dient formeel te besluiten om deze € 30.000 op te nemen in de daarvoor te vormen reserve.
     4. Algemene Reserve
In 2008 heeft het Algemeen Bestuur de Nota Reserves en Voorzieningen vastgesteld. Hierin is opgenomen dat de
algemene reserve een plafond heeft van € 100.000 en dat het streven is om dit in 2014 te bereiken.
De onttrekking aan de Algemene Reserve betreft het resultaat op de reguliere bedrijfsvoering van
€ 8.037 negatief. Onttrekking hiervan aan de Algemene Reserve zorgt ervoor dat deze na bestemming € 91.963
bedraagt.
Achter de verantwoording is gevoegd de accountantsverklaring die betrekking heeft op de controle van deze
verantwoording. Als bijlage bij de verantwoording treft u het Concept-jaarverslag 2011 aan.
</pre>

====================================================================== Einde pagina 2 =================================================================

<br><br>