<b>Bijsluiter</b>. De hyperlink naar het originele document werkt niet meer. Daarom laat Woogle de tekst zien die in dat document stond. Deze tekst kan vreemde foutieve woorden of zinnen bevatten en de opmaak kan verdwenen of veranderd zijn. Dit komt door het zwartlakken van vertrouwelijke informatie of doordat de tekst niet digitaal beschikbaar was en dus ingescand en vervolgens via OCR weer ingelezen is. Voor het originele document, neem contact op met de Woo-contactpersoon van het bestuursorgaan.<br><br>====================================================================== Pagina 1 ======================================================================

<pre>           Onderzoeksprotocol
Rekenkamercommissie gemeenten BUCH
</pre>

====================================================================== Einde pagina 1 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 2 ======================================================================

<pre>1.      Inleiding
Missie
De rekenkamercommissie spreekt de ambitie uit dat zij door middel van onafhankelijk,
professioneel en relevant onderzoek een positieve bijdrage levert aan de kwaliteit van het
bestuur van de gemeenten BUCH en dat de resultaten van het onderzoek een bijdrage
zullen leveren aan de versterking van de controlerende, volksvertegenwoordigende en
kaderstellende rol van de gemeenteraden.

Het belang van onderzoek
Om zijn taken - zoals vastgelegd in wet, verordening en reglement van orde - te kunnen
realiseren, voert de rekenkamercommissie onderzoek uit en doet van de bevindingen verslag
in een rapportage. Behalve de bevindingen bevat de rapportage ook aanbevelingen voor de
toekomst.

Onderzoeksprotocol
In dit onderzoeksprotocol beschrijft de rekenkamercommissie de richtlijnen, die zij hanteert
bij de uitvoering van haar onderzoek. Het doel van dit protocol is om waarborg te bieden voor
de kwaliteit van het onderzoek en voor een goed verloop van het gehele onderzoeksproces,
mede in relatie tot andere partijen die daarbij betrokken zijn.
Daarnaast is de doelstelling van dit protocol inzicht te verschaffen in de werkwijze van de
rekenkamercommissie en hierdoor bij te dragen aan de transparantie waarmee de
rekenkamercommissie te werk wil gaan.

NB: Bij de samenstelling van dit protocol is gebruik gemaakt van de handreiking onderzoek welke is opgesteld
door de Nederlandse Vereniging van Rekenkamercommissies & Rekenkamers (NVRR). De toekomstige
ontwikkeling van het lokale rekenkamercommissiewerk kan aanleiding zijn om dit protocol op onderdelen te
herzien.

De rekenkamercommissie hanteert de volgende drie uitgangspunten bij haar onderzoek:
    zorgvuldigheid: validiteit en volledigheid bij de verzameling van de relevante feiten;
    objectiviteit: objectieve en gedegen analyse van de feiten;
    transparante oordeelsvorming: beoordeling van feiten aan de hand van een expliciet
       normenkader.


2.      Onderwerpselectie
Genereren onderzoeksonderwerpen
De rekenkamercommissie heeft een onafhankelijke positie binnen de gemeenten. Dit
betekent dat de rekenkamercommissie zelf bepaalt welke onderwerpen worden onderzocht
en hoe het onderzoek wordt ingericht. De gemeenteraden en burgers, kunnen verzoeken om
een bepaald onderwerp nader te onderzoeken. Alle inkomende verzoeken worden in de
rekenkamercommissie besproken.

De rekenkamercommissie beslist of deze verzoeken worden gehonoreerd. Afwijzingen
worden gemotiveerd. Indien nodig kan de verzoeker worden uitgenodigd om zijn verzoek
nader toe te lichten.

De rekenkamercommissie laat zich bij haar keuze van onderwerpen niet alleen leiden door
verzoeken van derden, maar houdt ook zelf bij wat er aan thema’s speelt binnen de
gemeenten. Hiervoor kan gebruik worden gemaakt van diverse bronnen, zoals officiële
raadstukken en B&W-besluiten, maar ook lokale kranten, vakbladen, onderzoeksrapporten
uitgevoerd door of namens de gemeenten, enzovoort. De rekenkamercommissie oriënteert
</pre>

====================================================================== Einde pagina 2 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 3 ======================================================================

<pre>zich op het werk van andere rekenkamercommissies in het landen kan ook gebruik maken
van de informatie van de NVRR, het CBS en de Algemene Rekenkamer.

De rekenkamercommissie houdt een groslijst van onderwerpen bij. In het jaarplan bepaalt de
rekenkamercommissie vervolgens zelf welke onderwerpen het komende jaar ter hand zullen
worden genomen.

Selectiecriteria
In zijn algemeenheid geldt dat de rekenkamercommissie bij de keuze van haar onderwerpen
een zo groot mogelijke bijdrage aan de missie en doelstelling van de rekenkamercommissie
beoogt, gerelateerd aan de inzet van schaarse onderzoekscapaciteit. Meer specifiek
hanteert de rekenkamercommissie de volgende hoofdcriteria:
1. risico/vermoeden van ondoelmatigheid, ondoeltreffendheid, onrechtmatigheid;
2. er is sprake van een substantieel belang in financieel, organisatorisch, bestuurlijk of
    maatschappelijk opzicht;
3. toegevoegde waarde van het onderzoek; de leereffecten en nieuwe inzichten
    rechtvaardigen de onderzoeksinspanning;
4. subsidiariteit: de onderzoeksvraag is niet op een andere, meer eenvoudige, wijze te
    beantwoorden;
De rekenkamercommissie streeft naar een evenwichtige verdeling van
onderzoeksonderwerpen over de beleidsterreinen.


3.        Onderzoeksopzet en aankondiging
Nadat de rekenkamercommissie een onderzoeksonderwerp heeft bepaald, stelt de
rekenkamercommissie een onderzoeksopzet vast. Hiertoe wordt vooronderzoek verricht in
de vorm van de analyse van relevante documenten en literatuur. Indien nodig, kunnen de
leden besluiten om een aantal oriënterende gesprekken met sleutelpersonen te voeren.
De onderzoeksopzet omvat in elk geval de volgende onderdelen:

     1.   Aanleiding en achtergronden onderzoeksvraag
     2.   Doel van het onderzoek en afbakening van het onderzoeksterrein
     3.   De formulering van de onderzoeksvraagstelling
     4.   Globale onderzoeksopzet: keuze onderzoeksinstrumenten
     5.   Organisatie: planning van het onderzoek, eventuele inhuur van externe expertise of
          onderzoekers en de begroting van het onderzoek

De definitieve onderzoeksopzet wordt ter kennisneming toegezonden aan de
gemeenteraden en de colleges. Daarbij wordt ook aangegeven wie het onderzoek zal
uitvoeren.
Verder kan de rekenkamercommissie een persbericht uitbrengen waarin het onderzoek
wordt aangekondigd.

De definitieve onderzoeksopzet vormt het uitgangspunt voor het onderzoek. Tegelijkertijd
wenst de rekenkamercommissie een zekere flexibiliteit te behouden. Gaandeweg het
onderzoek kan duidelijk worden dat het niet (meer) mogelijk of niet (meer) opportuun is de
onderzoeksopzet in de bestaande vorm uit te voeren. Dan kan de onderzoeksopzet worden
aangepast. Wanneer er substantiële wijzigingen in de onderzoeksopzet worden
aangebracht, zal dit worden meegedeeld aan de gemeenteraden en de colleges.

4.        Soorten onderzoek
Het belangrijkste middel om de missie gestalte te geven is het doen van onderzoek. Hierin
onderscheidt de rekenkamercommissie drie soorten:
   1. onderzoek naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van beleid;
</pre>

====================================================================== Einde pagina 3 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 4 ======================================================================

<pre>     2. onderzoek naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het beheer en de
        organisatie;
     3. onderzoek naar de (controle op) de rechtmatigheid van het (financieel) beheer en de
        (financiële) verantwoording.

Binnen deze drie categorieën van onderzoek zijn vele varianten mogelijk. Het accent kan
liggen op verschillende aspecten van beleid en verschillende onderdelen van het
beleidsproces, zoals de besluitvorming, beleidsdoelstellingen, informatievoorziening, de
uitvoering van het beleid, de kosten, beleidsprestaties of de maatschappelijke effecten van
beleid.

Qua breedte en diepte onderscheidt de rekenkamercommissie twee typen onderzoeken:

     a. Rekenkamercommissiebrief
        Een rekenkamercommissiebrief bevat een quickscan of korte analyse. Het gaat dan
        om een beperkt, verkennend onderzoek. Hiermee kan de rekenkamercommissie
        sneller en flexibeler inspelen op de ontwikkelingen of vragen uit de gemeenteraden of
        samenleving.

     b. Rekenkamercommissiestudie
        Een studie vraagt een grotere onderzoeksinzet en is gericht op een zo precies
        mogelijke weergave van de feitelijke situatie en het formuleren van leerpunten die
        mede voortvloeien uit een gedegen analyse van oorzaken achter geconstateerde
        problemen.


5.      Andere partijen
Partijen waar de Rekenkamercommissie in het kader van het onderzoek inlichtingen wil
inwinnen of die op andere wijze bij het onderzoek betrokken worden, worden door de
rekenkamercommissie tijdig en adequaat geïnformeerd over de bedoeling en de opzet van
het onderzoek. Dat kan bijvoorbeeld door middel van een startgesprek. In dit gesprek kan de
rekenkamercommissie een toelichting op de onderzoeksaanpak geven, kunnen over en weer
afspraken gemaakt worden over de procedure en de planning van het onderzoek, de wijze
waarop met gegevens wordt omgegaan en hoe de benodigde informatie zo snel mogelijk
geleverd kan worden. De rekenkamercommissie houdt zo goed mogelijk rekening met de
werkprocessen van andere partijen. De rekenkamercommissie streeft er naar om contacten
zoveel mogelijk via een vast contactpersoon te laten verlopen.


6.      Samenwerking met externe onderzoekers
Indien de aard en/of de omvang van het onderzoek hiertoe noodzaakt, zal extern
ondersteuning worden gezocht voor de uitvoering van het onderzoek. De
rekenkamercommissie zal ook nagaan in hoeverre gebruik kan worden gemaakt van de
eigen onderzoeksexpertise van de gemeenten. Bij de offerteaanvraag zal nadrukkelijk
worden getoetst of er een risico op belangenverstrengeling bestaat.
Dat laatste is in elk geval aan de orde als de gekozen extern onderzoeker op het
desbetreffende terrein de afgelopen vier jaar al werkzaam was voor de gemeenten BUCH.
Als de rekenkamercommissie een mogelijk risico detecteert dan kan ze alleen met een
duidelijke een openbare motivering alsnog aan de desbetreffende onderzoeker(s) een
opdracht verstrekken. Zo’n besluit én de motivering worden gepubliceerd op de website. .
Bij de inschakeling van externe onderzoekers blijft de eindverantwoordelijkheid en de regie
bij de rekenkamercommissie liggen.
</pre>

====================================================================== Einde pagina 4 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 5 ======================================================================

<pre>7.     Voortgang en dossiervorming
Voor de loop van het onderzoek gelden de volgende regels:
   - Gedurende het onderzoek houdt de rekenkamercommissie een logboek bij waarin
       relevante ontwikkelingen in het onderzoek worden bijgehouden;
   - Het uitgangspunt is openbaarheid: slechts in uitzonderlijke gevallen worden
       documenten of gespreksverslagen als vertrouwelijk benoemd.

In geval van samenwerking met externe onderzoekers gelden aanvullend de volgende
regels:
    - De onderzoeker rapporteert periodiek aan (een van de leden van) de
        rekenkamercommisie, zowel inhoudelijk als qua urenbesteding;
    - De onderzoeker houdt een logboek bij waarin relevante ontwikkelingen in het
        onderzoek worden bijgehouden;
    - De rekenkamercommissieleden zijn desgewenst aanwezig bij de interviews die door
        de externe onderzoeker worden afgenomen;
    - De onderzoekers zijn indien gewenst aanwezig bij de behandeling van het
        onderzoeksrapport in de raadscommissie(s);
    - De rekenkamercommissie krijgt de beschikking over het gehele onderzoeksdossier
        dat door de onderzoeker wordt opgebouwd;
    - Het is het onderzoeksbureau niet toegestaan om buiten de rekenkamercommissie om
        contact op te nemen met derden over de voortgang of de resultaten van het
        onderzoek;
    - De externe communicatie na afloop van het onderzoek verloopt via de
        rekenkamercommissie. Verzoeken van derden worden door de onderzoeker of het
        onderzoeksbureau naar de voorzitter doorverwezen.

Gedurende het onderzoek vormt de rekenkamercommissie een onderzoeksdossier. Dit
bestaat in elk geval uit:

1.     Onderzoeksopzet en schriftelijke correspondentie hierover met betrokkenen;
2.     Indien van toepassing: offerte externe onderzoekers;
3.     Het logboek van rekenkamercommissie, en eventuele externe onderzoekers;
4.     Alle gespreksverslagen;
5.     Alle tussentijdse notities met betrekking tot dataverzameling en analyse;
6.     Eindrapport;
7.     Schriftelijke stukken betreffende technisch wederhoor;
8.     Bestuurlijke reactie college;
9.     Nawoord rekenkamercommissie;
10.    Aanbiedingsbrief gemeenteraden;
11.    Persberichten die in het kader van het onderzoek zijn uitgebracht;
12.    Verslagen behandeling in commissie en gemeenteraden;
13.    Evaluatienotitie.

Archivering
De rekenkamercommissie houdt zich bij de bewaring van haar dossiers aan de termijnen uit
de Archiefwet.
De dossiers zijn toegankelijk voor derden voor zover zij geen vertrouwelijke gegevens
bevatten. Voor inzage in vertrouwelijke stukken dient een verzoek te worden ingediend bij de
rekenkamercommissie.

Dergelijke verzoeken zullen door de rekenkamercommissie worden beoordeeld op grond van
de Wet Openbaarheid Bestuur.
</pre>

====================================================================== Einde pagina 5 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 6 ======================================================================

<pre>8.       Rapportage
Het uitgangspunt in de rapportage is transparantie. Het moet volstrekt helder zijn hoe de
rekenkamercommissie tot haar eindoordeel komt. In de rapportage wordt een duidelijk
onderscheid gemaakt tussen normen (criteria), bevindingen, conclusies en aanbevelingen.
Wanneer in de tekst wordt gerefereerd aan een bepaald document of een gesprek, dan
wordt deze bron vermeld.
Bij het opstellen van het rapport wordt de volgende indeling als uitgangspunt genomen:

     -   Samenvatting
     -   Vraagstelling en achtergronden
     -   Opzet
     -   Normenkader
     -   Feitenrelaas en analyse
     -   Conclusies en aanbevelingen
     -   Bestuurlijke reactie en nawoord van de rekenkamercommissie
     -   Bijlagen: technische reactie, lijst van geïnterviewden, bronnen,
         literatuurvermeldingen.

In zijn algemeenheid geldt dat wordt gestreefd naar een korte, bondige rapportage. De
rekenkamercommissie is eindverantwoordelijk voor de inhoud van het rapport. Dit betekent
dat de rapportage herkenbaar moet zijn als rekenkamercommissierapport. Wanneer het
onderzoek mede is uitgevoerd door externe onderzoekers, dan wordt dit vermeld. De
eindverantwoordelijkheid houdt tevens in dat de rekenkamercommissie zelf haar oordelen en
aanbevelingen formuleert aan de gemeenteraden en of de colleges.


9.       Zienswijzen
De verordening op de rekenkamercommissie bepaalt dat het mogelijk moet zijn voor
betrokkenen om hun zienswijzen op het conceptrapport kenbaar te maken. De
rekenkamercommissie maakt hierbij een onderscheid tussen een technische reactie en een
bestuurlijke reactie.

Technische reactie
De rekenkamercommissie biedt allereerst de mogelijkheid tot een technische reactie. Dit
betekent dat betrokkenen de mogelijkheid krijgen het conceptrapport te controleren op
feitelijke onjuistheden. Het rapport zal, nadat dit in concept gereed is, voor wat betreft de
feitelijke bevindingen worden aangeboden aan de ambtelijk betrokkenen, zonder conclusies
en aanbevelingen. Hen wordt de gelegenheid gegeven hun commentaar kenbaar te maken.

Hiervoor wordt een termijn in acht genomen van twee weken. De rekenkamercommissie
bepaalt wie er als betrokkenen worden aangemerkt. Na het verstrijken van deze termijn
worden gebleken feitelijke onjuistheden in het rapport gecorrigeerd.

Bestuurlijke reactie
Vervolgens wordt het definitieve rapport, inclusief conclusies en aanbevelingen, aan het
college voorgelegd voor een bestuurlijke reactie. Hiervoor geldt een termijn van drie weken,
tenzij de rekenkamercommissie meent dat er valide redenen zijn om hiervan af te wijken.
Naar aanleiding van de bestuurlijke reactie zal de rekenkamercommissie een nawoord
opstellen.

Het eindrapport zal inclusief de bestuurlijke reactie en het nawoord worden aangeboden aan
de gemeenteraden. Een afschrift hiervan wordt verzonden aan colleges en betrokkenen.
</pre>

====================================================================== Einde pagina 6 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 7 ======================================================================

<pre>10. Publicatie en publiciteit
Met het aanbieden van het rapport aan de gemeenteraden kan de rekenkamercommissie
ook een persbericht versturen. Het rapport wordt aan alle betrokkenen verzonden. Het
rapport en het persbericht worden op de website van de gemeenten geplaatst.
De voorzitter is primair de woordvoerder die de media te woord staat. Hij/zij kan zich laten
bijstaan door de onderzoeker die zich met het onderzoek heeft beziggehouden. Zo nodig kan
worden besloten een persconferentie te houden.


11. Behandeling commissie en gemeenteraden
In een zo vroeg mogelijk stadium kondigt de rekenkamercommissie het onderzoek aan bij de
griffier, zodat deze het op de termijnagenda kan zetten. Het eindrapport biedt de
rekenkamercommissie aan de gemeenteraden aan, ter attentie van het Presidium. Het
Presidium bepaalt vervolgens wanneer het rapport op de agenda van de gemeenteraden
wordt gezet. In dat geval bereidt de griffier een raadsvoorstel voor over het rapport. De
voorzitter en adoptieonderzoeker of ander rekenkamerlid is in de desbetreffende
commissievergadering aanwezig om toelichting te verschaffen op het rapport.


12. Evaluatietraject
Na afloop van elk onderzoek vindt er een evaluatie plaats. In deze evaluatie wordt door de
rekenkamercommissie en eventueel de externe onderzoeker teruggeblikt en nagegaan voor
welke onderdelen verbeteringen mogelijk zijn. Desgewenst kan de rekenkamercommissie
besluiten anderen bij deze evaluatie te betrekken. Een en ander wordt vastgelegd in een
evaluatienotitie. Het jaarverslag van de rekenkamercommissie bevat een onderdeel waarin
aandacht wordt besteed aan het evaluatietraject.

Voor de effectiviteit van de rekenkamercommissie is het van belang te volgen wat er met de
rapporten wordt gedaan. Wanneer de rekenkamercommissie constateert dat er onvoldoende
gevolg wordt gegeven aan haar aanbevelingen, kan zij de gemeenteraden hierop
attenderen.

Vastgesteld in de vergadering van 9 februari 2016.

De rekenkamercommissie
drs. J.M. de Groot, voorzitter
drs. J.M.A. Jong
dr. S.J. Keulen
</pre>

====================================================================== Einde pagina 7 =================================================================

<br><br>