<b>Bijsluiter</b>. De hyperlink naar het originele document werkt niet meer. Daarom laat Woogle de tekst zien die in dat document stond. Deze tekst kan vreemde foutieve woorden of zinnen bevatten en de opmaak kan verdwenen of veranderd zijn. Dit komt door het zwartlakken van vertrouwelijke informatie of doordat de tekst niet digitaal beschikbaar was en dus ingescand en vervolgens via OCR weer ingelezen is. Voor het originele document, neem contact op met de Woo-contactpersoon van het bestuursorgaan.<br><br>====================================================================== Pagina 1 ======================================================================

<pre>Reactie op het Verslag van bevindingen Ernst & Young


Niet alle onderwerpen die in het verslag van bevindingen aan de orde worden gesteld behoeven een
reactie. Zie hieronder alleen daar waar dit relevant is geacht een reactie van de organisatie aan.

       Aandachtspunten verslag van bevindingen            Voorstel tot afhandeling / reactie van de
                                                          organisatie
  1.   Interne beheersing & control organisatie (blz.     Het college onderschrijft het advies van de
       5): Wij constateren dat verbeteringen zijn         accountant en neemt de genoemde
       doorgevoerd in de interne                          aanbevelingen waar mogelijk over voor zover
       managementrapportages en met de visie op           al niet in gang gezet. We hebben daartoe een
       control meer duidelijk is ontstaan over wat de     Algemeen Controle Plan (ACP) in procedure
       gemeente wil bereiken en wie hiervoor              die hierin voorziet en we zullen dit op korte
       verantwoordelijk is. Daar waar in het verleden termijn afstemmen met EY.
       het zwaartepunt van de control lag op              Het ACP 2015 bevat de kaders voor Hilversum
       transactieprocessen, ondersteunen bij              in control en beschrijft de randvoorwaarden
       rapportages en ‘after the fact’ control, zal in de voor het college en de ambtelijke organisatie
       toekomstige situatie meer nadruk liggen op         om ‘in control’ te kunnen zijn. De opgave van
       ondersteuning en advisering aan de voorkant.       ‘in control’ zijn, is veel breder dan “de mate
       Er is een duidelijk beeld hoe dit te gaan          waarin processen getrouwe en rechtmatige
       organiseren, waarbij de controlfunctie ingericht baten, lasten en balansmutaties genereren”.
       is op de functionele domeinen: fysiek, sociaal     De getrouwheid en rechtmatigheid van
       en publiek/intern. Houding en gedrag spelen        processen is in de gegeven definitie eerder
       hierbij ook een belangrijke rol. Ons beeld is      een randvoorwaarde of basisafspraak,
       hierbij is dat aantoonbaar in control zich nog     ondergeschikt aan wellicht veel belangrijkere
       meer dient te verplaatsen naar de                  controleaspecten: het behalen van je
       vakinhoudelijke afdelingen, waardoor centraal afgesproken prestaties (en daarmee
       vanuit Concerncontrol en Interne Advisering        doelbereik) op een zo efficiënt mogelijke
       een puur toetsende en adviserende rol kan          manier. Oftewel doelmatigheid en
       worden vervult.                                    doeltreffendheid.
                                                          Het (lijn)management is, net als bij het borgen
                                                          van getrouwheid en rechtmatigheidsaspecten,
                                                          eindverantwoordelijk voor doelmatigheid en
                                                          doeltreffendheid.
                                                          Het opstellen van een ACP is tevens een
                                                          belangrijke randvoorwaarde voor de externe
                                                          accountant om te kunnen steunen op de
                                                          (verbijzonderde) interne
                                                          controlewerkzaamheden die door de
                                                          gemeente Hilversum zelf wordt uitgevoerd.
                                                          Dit is voor de gemeente Hilversum ook
                                                          belangrijk, om zoveel mogelijk ‘controle op
                                                          controle’ te voorkomen.
  2.   Weerstandsvermogen en risicobeheersing Het college onderschrijft de aanbeveling om
       (blz. 10):                                         wijzigingen in de paragraaf
       In het jaarverslag is onder andere de paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing
       Weerstandsvermogen en risicobeheersing             beter te omschrijven. In de jaarstukken 2016
       opgenomen, welke informatie bevat over de          zal meer aandacht geschonken worden aan de
       weerstandscapaciteit, de risico’s en het beleid afwijkingen ten opzichte van de in de



                                                                                                      1
</pre>

====================================================================== Einde pagina 1 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 2 ======================================================================

<pre>   dat hieromtrent gedurende 2015 is gevoerd.              begroting 2016 opgenomen risico’s, aangevuld
   Ten aanzien van deze paragraaf constateren wij          met risico’s, die nieuw zijn.
   het volgende.
  ► De aanwezige weerstandscapaciteit is met €
      7,4 miljoen toegenomen tot € 81,7 miljoen.
  ► Ten opzichte van 2014 is het totaal aan
      risico’s is gedaald.
  ► De totale financiële impact van de risico’s
      uitgedrukt bedrag * kans is afgenomen van €
      6,5 miljoen naar € 5 miljoen
  ► Uit de paragraaf is niet eenvoudig af te lezen
      waar de grootste wijzigingen zitten ten
      opzichte van 2014 (dan wel laatst bekende
      paragraaf). Wij adviseren u dit in de toekomst
      toe te voegen aan de paragraaf.
  ► De ratio weerstandsvermogen komt neer op
      16,3 (2014: 11,4). Dit betekent een forse
      stijging, die kwalificeert als ‘uitstekend’. In de
      paragraaf is een nadere uiteenzetting
      opgenomen van het incidentele en
      structurele deel, die beide als ‘uitstekend’
      kwalificeren.
3. Rechtmatigheid inkopen en                               Het college onderschrijft het belang van
   aanbestedingen(blz. 14): Wij adviseren voor             rechtmatige inkopen en aanbestedingen.
   opdrachtverstrekkingen in de openbare ruimte            Naast rechtmatigheid is doelmatigheid (en
   ten aanzien van onderhoudswerkzaamheden en              doeltreffendheid) van ons inkoopbeleid een
   calamiteiten (incidenten en                             belangrijke doelstelling voor 2016 en verder.
   herstelwerkzaamheden) waar mogelijk                     Wij herkennen ons in de bevindingen en
   raamcontracten af te sluiten en deze Europees           nemen het advies ter harte. In 2016 hebben
   aan te besteden. Ook ten aanzien van inhuur             we per domein een centrale inkoopagenda,
   van derden adviseren wij om raamcontracten af           zijn we actief bezig met het inrichten van een
   te sluiten of een marktplaatsfunctie in te richten      zogenaamde ‘marktplaatsfunctie’ en hebben
   om het risico op het niet naleven van de                we de organisatie verder versterkt met 2 fte
   aanbestedingsrichtlijnen verder te verkleinen,          aan inkoopfunctionarissen. Ook is de
   waarbij dit ook een positieve uitwerking kan            positionering van inkoop (van decentraal naar
   hebben op de doelmatigheid van de inkopen.              centraal) gerealiseerd, waardoor er meer zicht
                                                           en grip op inkoop is ontstaan. Alle relevante
                                                           inkoop trajecten staan op de inkoopagenda
                                                           van concerninkoop om opgepakt te worden.
                                                           De door de accountant aangewezen risicovolle
                                                           inkooptrajecten worden op dit moment
                                                           opgepakt. Zo zijn we oa bezig met een
                                                           dynamisch aankoop systeem (DAS) voor alle
                                                           inkoop van inhuur derden. Dit willen we dit
                                                           jaar nog gerealiseerd hebben. Daarnaast
                                                           worden er onderhoudscontracten, zoals bv
                                                           asvalt en riolering voor de openbare ruimte
                                                           (samen met wijdemeren), beveiliging en een
                                                           aantal grote ICT aanbestedingen opnieuw
                                                           aanbesteed. Alle trajecten op de
                                                           inkoopagenda worden volgens planning
                                                           opgepakt en rechtmatig en doelmatig


                                                                                                      2
</pre>

====================================================================== Einde pagina 2 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 3 ======================================================================

<pre>                                                        aanbesteed. Hierdoor wordt het risico op
                                                        onrechtmatige uitgaven geminimaliseerd.

4.   Vervolg van #3: Prestatielevering (blz. 15):       Wij onderschrijven de aanbeveling om de
     Een aandachtspunt bij verwerking van de            prestatielevering voor grote inkopen zichtbaar
     facturen betreft het kunnen aantonen van de        aan te tonen. Voor een aantal categorieën is
     geleverde prestatie. Binnen het proces van         het vanzelfsprekend om deze in het
     accordering van facturen, geldt dat de eerste      zaaksysteem te laten archiveren. Denk aan
     beoordelaar akkoord geeft voor de geleverde        Proces Verbaal van Oplevering bij grote
     prestatie. Er zijn echter geen regels binnen de    werken en meer specifiek bij opdrachten zoals
     gemeente voor het nader vastleggen en              specifieke onderzoeken (213a). Dit gebeurt
     aantonen van de geleverde prestatie. Bij de        ook al in 2016. We zullen de regels voor de
     inkoopanalyse heeft hier een nadere                overige categorieën verder aanscherpen en
     beoordeling op plaatsgevonden. Hoewel dit niet     toezien op naleving van deze regels. Voor
     direct heeft geleid tot bevindingen adviseren      bepaalde categorieën zijn wij van mening dat
     wij de prestatielevering voor grote inkopen ook    de digitale goedkeuring van de inhoudelijk
     in het zaaksysteem te documenteren                 deskundige voor de prestatie (paraaf) een
                                                        voldoende randvoorwaarde is voorafgaande
                                                        aan de betaalbaarstelling. Verder is de
                                                        inkoopmodule ingericht om een waardering
                                                        voor de geleverde prestatie op te kunnen
                                                        nemen. Wij zullen in 2016 met EY verder
                                                        afstemmen onder welke voorwaarden en op
                                                        welke wijze deze verbeteringen doorgevoerd
                                                        kunnen worden.
5.   Sociaal domein (blz. 17):                          Wij onderschrijven de aanbeveling en de
     Wij adviseren om de informatie-uitwisseling        organisatie werkt op dit moment aan een
     tussen DLP en GWS4All in de toekomst zodanig       oplossing om DLP en GWS4all adequaat te
     in te richten dat een aansluiting tussen           koppelen. Wij streven ernaar dit de 2e helft
     toewijzingen en beschikkingen zichtbaar wordt.     van 2016 te realiseren.
     In het proces is het van belang om toewijzingen
     die niet door de gemeente zelf zijn opgevoerd in   Momenteel worden de technische
     de DLP en waarvoor wel zorg wordt betaald          mogelijkheden onderzocht om de informatie-
     tijdig worden gesignaleerd en leiden tot een       uitwisseling tussen DLP en GWS4all mogelijk
     beschikking.                                       te maken.
                                                        Wij kunnen dit echter niet alleen en onze
                                                        ketenpartner (Regio) en de leverancier (DLP)
                                                        moeten de nodige medewerking verlenen. Wij
                                                        zullen dit in nauwe afstemming met deze
                                                        partijen opnemen maar zijn ons ervan bewust
                                                        dat dit nog enige tijd kan vergen.

                                                        Wij onderzoeken daarom op dit moment
                                                        intern of we in GWS (ons zorgsysteem) de
                                                        zorgcode kunnen vastleggen zodat wij
                                                        vooruitlopend op de genoemde koppeling
                                                        nadere analyses en aansluitingen met DLP
                                                        kunnen maken ten behoeve van een tijdige
                                                        signalering.
6.   Vervolg #5: Zorg via subsidierelatie en afleggen   Wij onderschrijven deze aanbevelingen.
     van verantwoording (blz 18):



                                                                                                   3
</pre>

====================================================================== Einde pagina 3 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 4 ======================================================================

<pre>     Wij achten het van belang dat duidelijkheid          Het is juist dat er ten aanzien van de
     komt over de wijze van afrekening van deze           regiogemeente verschillen van interpretatie
     zorgaanbieders en dat de gemeente het toezicht       bestonden ten aanzien van het vaststellen van
     op de subsidierelatie en de toetsing op de           de subsidies. Inmiddels is hierover
     naleving van de voorwaarden aanscherpt.              overeenstemming. Momenteel wordt dit
                                                          geformaliseerd. De onduidelijkheid ten
                                                          aanzien van 2016 wordt hiermee eveneens
                                                          weggenomen.

     Wij adviseren op korte termijn vast te stellen of    Door het niet kunnen aansluiten van DLP met
     voor alle individuele trajecten een beschikking is   GWS4all hebben wij over 2015 de volledigheid
     afgegeven dat deze de cliënten ook zijn              van de beschikkingen per inwoner niet kunnen
     geregistreerd in GWS4All. Voor 2017 adviseren        vaststellen.
     wij om de inkooprelatie met deze instelling ook
     via het Digitaal Leefplein te verwerken en de        De organisatie werkt aan een oplossing om
     subsidierelatie voor individuele trajecten op te     DLP en GWS4all adequaat te koppelen.
     heffen. Dit is ook de doelstelling van de            (zie ook de aanbeveling ten aanzien van #5)
     gemeente en is in voorbereiding binnen de regio
                                                          Sinds de invoering van de decentralisaties is
                                                          het beleid er op gericht om dit deel van de te
                                                          verlenen zorg in 2015 en 2016 via subsidies te
                                                          realiseren en vanaf 2017 een inkooprelatie
                                                          aan te gaan.

                                                          Vanaf 2017 zal de verwerking overeenkomstig
                                                          de huidige ingekochte zorg via het Digitaal
                                                          leefplein (DLP) verlopen. De voorbereidingen
                                                          voor de aanbesteding lopen volgens planning.

7.   Status afwikkeling IBP (blz. 23):                    Het college onderschrijft deze aanbeveling. De
     In 2015 is voortgang gerealiseerd in de              afwikkeling van het IBP heeft prioriteit binnen
     afwikkeling van het grote aantal projecten           de organisatie. Het streven is de uitgevoerde
     binnen het Integraal Bereikbaarheidsplan.            deelprojecten dit jaar af te handelen en de
     Daarbij is vastgesteld dat de afspraken die          eindevaluatie eind 2016/begin 2017 af te
     hierover met de provincie zijn gemaakt om            ronden. De financiële afwikkeling met de
     over- en onderschrijdingen met elkaar kunnen         provincie zal, gezien de SiSa-
     verrekenen wordt toegepast. Onder de                 verantwoordingssystematiek, op zijn vroegst
     overlopende activa is nog een te vorderen            in 2017 plaats vinden.
     bedrag opgenomen van € 6,5 miljoen (vorig jaar
     € 7,5 miljoen). De afwikkeling gaat minder
     spoedig dan verwacht. Een vijftal relatief grote
     projectonderdelen dienen nog te worden
     afgerekend, waarbij de werkelijke uitgaven
     hoger zijn dan initieel begroot. Het te vorderen
     bedrag blijft binnen de afspraken van het totale
     programma en de financiering van de
     gemeente. Hoewel het risico beperkt is,
     adviseren wij om toe te zien op spoedige
     afwikkeling in 2016.
8.   Sisa (blz 24): Over 2014 heeft een               Het college onderschrijft deze aanbeveling. In
     heraanlevering van de SiSa/verantwoording        onze organisatie streven wij naar een



                                                                                                        4
</pre>

====================================================================== Einde pagina 4 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 5 ======================================================================

<pre>     richting de provincie plaatsgevonden ten         spoedige afwikkeling van openstaande
     aanzien van de regeling E27B: Brede              afrekeningen en wij zullen erop toezien dat de
     Doeluitkering verkeer en vervoer tussen          interne controle op deze SiSa-regeling
     medeoverheden. Dit zag met name toe op           aangescherpt wordt. Verder zie #7 voor
     aanpassingen van de cumulatieve bestedingen      verdere toelichting.
     en de verdelen van de bestedingen ten laste
     van de eigen middelen en de provinciale
     middelen. Wij adviseren om de interne controle
     op de bestedingen in het kader van deze SiSa-
     regeling aan te scherpen en openstaande
     afrekening zo spoedig mogelijk af te wikkelen.
9.   Cybersecurity (blz. 27):                        Wij onderschrijven de genoemde risico’s. De
     Cybercriminaliteit breidt zich snel uit. De     cyberrisico’s krijgen uiteraard veel aandacht in
     ongekende mogelijkheden in de digitale wereld   de organisatie. In 2016 is er in de organisatie
     en de daarmee samenhangende verbinding          veel gedaan aan bewustwording en preventie.
     tussen mensen, mobiele apparaten en             In 2015 is het informatiebeveiligingsbeleid
     organisaties, opent een compleet nieuw          vastgesteld op basis van de Baseline
     speelveld aan gevoeligheden.                    Informatiebeveiliging Gemeenten (BIG). Op
                                                     basis hiervan is een beveiligingsplan opgesteld
     Cyberrisico’s stijgen en wijzigen continu. Elke met bijbehorende organisatie. Er is een eerste
     dag werken hackers aan nieuwe technieken om verbeterplan opgesteld en in uitvoering
     de informatiebeveiliging van organisaties te    gebracht. Ten behoeve van preventieve
     doorbreken. Wij vragen aandacht voor het IT-    maatregelen kunt u denken aan:
     beveiligingsbeleid, aangaande deze risico’s.    - de fysieke veiligheid van de hardware binnen
                                                     de organisatie: toegangsbeveiliging Raadhuis
                                                     en afsluitbare interne deuren;
                                                     - het up-to-date houden van het anti-
                                                     virusprogramma en de firewall;
                                                     - het regelmatig controleren of er poorten
                                                     openstaan die een kwetsbaarheid kunnen
                                                     vormen;
                                                     - het regelmatig controleren op virussen,
                                                     spyware en andere soorten malware.
                                                     Ondanks een anti-virusprogramma en een
                                                     firewall kan het netwerk geïnfecteerd worden,
                                                     bijvoorbeeld doordat een medewerker een
                                                     besmette e-mail heeft geopend;
                                                     - de toegangsbeveiliging van alle computers
                                                     binnen het netwerk;
                                                     - extra inlog (dubbele beveiliging) ten behoeve
                                                     van veilig digitaal werken (mobile devices en
                                                     thuiswerken);
                                                     - beveiliging van het draadloos netwerk;
                                                     - het regelmatig maken van back-ups en
                                                     vooral het bewaren van de back-ups op een
                                                     veilige plaats;
                                                     - een (extra) back-up die buiten de organisatie
                                                     wordt opgeslagen;
                                                     - het bijbrengen van beveiligingsbewustzijn bij
                                                     alle medewerkers;
                                                     - het beschermen van dataverkeer dat lokaal
                                                     door medewerkers wordt gebruikt.


                                                                                                  5
</pre>

====================================================================== Einde pagina 5 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 6 ======================================================================

<pre>10. Wijzigingen begroting 2017 (blz. 44):             Wij zijn ons bewust van deze wijzigingen en er
    Met ingang van begrotingsjaar 2017 (voor          is in de organisatie reeds volop aandacht voor
    openbare lichamen ingesteld op grond van de       de effecten en verwerking van deze
    Wgr vanaf 2018) dient de gemeente rekening te     wijzigingen. Deze wijzigingen worden
    houden met de volgende belangrijke                doorgevoerd bij het opstellen van de
    wijzigingen:                                      begroting 2017.
    ► Indeling en verantwoording naar
        voorgeschreven taakvelden, deze
        voorgeschreven taakvelden zijn bij
        ministeriële regeling bepaald;
    ► Invoering van voorgeschreven
        beleidsindicatoren, ook deze zijn bij
        ministeriële regeling bepaald;
    ► Opnemen van een apart overzicht kosten
        overhead en meer inzicht in toerekening
        overhead, o.a. in overzicht overhead en
        paragrafen financiering en lokale heffingen
    ► Meer inzicht in prestaties verbonden
        partijen, door een betere koppeling tussen
        eigen taken en taken uitgevoerd door
        verbonden partijen.
    ► Voor de categorie “Investeringen in de
        openbare ruimte met maatschappelijk nut”
        vervalt de keuzemogelijkheid tot het wel of
        niet activeren. Deze investeringen dienen
        met ingang van 2017 te worden
        geactiveerd. Tevens is het niet langer
        toegestaan om reserves direct hierop in
        mindering te brengen of versneld af te
        schrijven.
    Wij adviseren u bovenstaande zaken mee te
    nemen bij het opstellen van de begroting 2017.
11. Wijzigingen jaarrekening 2016 (blz. 44):          Wij zijn ons bewust van deze wijzigingen en
    De eerder genoemde wijzigingen hebben pas         deze wijzigingen hebben in de organisatie
    effect op de begroting 2017 en de daarmee         reeds volop de aandacht en worden
    samenhangende jaarrekening 2017. De               momenteel doorgevoerd vooruitlopend op de
    jaarrekening 2016 wordt echter op een aantal      opstelling van de jaarrekening 2016.
    vlakken al geraakt door de vernieuwing BBV:
    ► Het verplaatsen van de balanscategorie
        “bijdragen aan activa in eigendom van
        derden” van de financiële vaste activa naar
        de immateriële vaste activa;
    ► Het vervallen van de categorie “Niet in
        exploitatie genomen bouwgronden”.
    ► Nadere uitsplitsing van de ontvangen en
        nog te ontvangen voorschotbedragen met
        specifiek bestedingsdoel naar verstrekker,
        te weten:
        ► Europese overheidslichamen;
        ► Het Rijk;




                                                                                                 6
</pre>

====================================================================== Einde pagina 6 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 7 ======================================================================

<pre>        ► Overige Nederlandse
             overheidslichamen.
    ► Uitbreiding verplichte toelichting
         aangaande bouwgronden in exploitatie.
    Wij adviseren u bovenstaande zaken mee te
    nemen bij het opstellen van de jaarrekening
    2016.
12. Grondexploitatie (blz. 45):                      Ook deze wijzigingen zijn in onze organisatie
    De toerekening van kosten aan de BIE wordt       bekend. Wij zullen het advies voor vroegtijdige
    stringenter afgebakend:                          analyse opvolgen.
    ► Enkel kosten zoals opgenomen in artikel
         6.2.4 van het Besluit ruimtelijke ordening
         mogen nog worden toegerekend;
    ► De toe te rekenen rente moet worden
         gebaseerd op de werkelijk betaalde rente;
    ► Het is niet langer toegestaan eigen
         middelen (reserves) rechtstreeks ten gunste
         van de BIE te brengen;
    ► Het is niet meer toegestaan om vanuit de
         BIE toevoegingen aan de voorziening voor
         bovenwijkse voorzieningen te doen.
    We adviseren u vroegtijdig te analyseren wat de
    effecten van bovenstaande stellige uitspraak is
    en met de (financiële) effecten rekening mee te
    houden in de begroting/jaarrekening 2016
13. Gevolgen jaarrekening 2016 Notitie               Wij onderschrijven dit advies en zullen
    Faciliterend grondbeleid (blz. 46):              vooruitlopend op de opstelling van de
    Naast een actieve grondexploitatie kan de        jaarstukken 2016 hieraan uitvoering geven.
    gemeente ook in gevallen kiezen voor een
    faciliterend grondbeleid waarbij sprake kan zijn
    van kostenverhaal. De commissie BBV heeft ten
    aanzien van dit faciliterende grondbeleid een
    separate notitie uitgebracht, hierin zijn de
    volgende belangrijke aanwijzingen gedaan.
    Wij adviseren u om in begrotingsjaar 2016 een
    deugdelijke analyse van uw grondexploitatie-
    portefeuille te maken om een duidelijk
    onderscheid tussen actieve en passieve
    grondexploitatie te hebben in de jaarrekening
    2016.




                                                                                                7
</pre>

====================================================================== Einde pagina 7 =================================================================

<br><br>