<b>Bijsluiter</b>. De hyperlink naar het originele document werkt niet meer. Daarom laat Woogle de tekst zien die in dat document stond. Deze tekst kan vreemde foutieve woorden of zinnen bevatten en de opmaak kan verdwenen of veranderd zijn. Dit komt door het zwartlakken van vertrouwelijke informatie of doordat de tekst niet digitaal beschikbaar was en dus ingescand en vervolgens via OCR weer ingelezen is. Voor het originele document, neem contact op met de Woo-contactpersoon van het bestuursorgaan.<br><br>====================================================================== Pagina 1 ======================================================================

<pre>   Notitie
   Aan             :  AvA Vitens
   Van             :  Directie en RvC Vitens
   Auteur          :  Erwin Westerveld, manager F&C Vitens
   Betreft         :  Europese Aanbesteding Extern Controlerend Accountant
   Datum           :  22 april 2020
1. BESLUITVORMING IN AVA 22 APRIL 2020
   Voordat Vitens kan overgaan tot definitieve gunning zal de opdrachtverlening door de Algemene
   vergadering van Aandeelhouders (AvA) bekrachtigd moeten worden conform hetgeen is vastgelegd
   in de statuten van Vitens (artikel 32.7). Vitens zal de AvA vragen om dit besluit ook als zodanig te
   bekrachtigen.
2. AANLEIDING
   De overeenkomst met de huidige extern controlerende accountant (PWC) had een looptijd van 7
   jaar (inclusief verlengingsopties) en liep op 31 december 2019 van rechtswege af. Vitens heeft voor
   de periode na 31 december 2019 behoefte aan een externe accountant ten behoeve van de
   jaarrekeningcontrole, de verstrekking van deelverklaringen, advies en overige gerelateerde
   werkzaamheden voor Vitens en gelieerde rechtspersonen. Om rechtmatig in deze behoefte te
   voorzien is besloten tot een Aanbesteding van de jaarrekeningcontrole van Vitens N.V., VEI B.V. en
   Stichting Water for Life.
3. EUROPESE NIET-OPENBARE AANBESTEDING
   Vitens overschrijdt bij de inkoop van deze opdracht de aanbestedingsdrempel van € 443.000,-
   exclusief BTW. De aanbesteding diende dan ook plaats te vinden middels een Europese procedure.
   Vitens heeft gekozen voor een Europese openbare aanbestedingsprocedure.
   De keuze voor deze procedure was gelegen in:
         •    Het aantal aanbieders, die de scope van Vitens kunnen bedienen, naar verwachting gering
              is.
         •    De aanbesteding niet complex is.
         •    Vitens door middel van een Europese openbare aanbestedingsprocedure, verwacht dat zij
              door maximale marktwerking de beste prijs-kwaliteitsverhouding realiseert.
         •    De inschrijvingskosten voor inschrijver(s) relatief laag zijn, wat een Europese openbare
              aanbestedingsprocedure rechtvaardigt.
   Voorafgaand aan deze aanbestedingsprocedure heeft Vitens eerst een marktconsultatie gehouden
   om meer inzage te verkrijgen in de marktpartijen, marktontwikkelingen, wet- en regelgeving,
   innovaties etc. De verkregen input uit deze consultatie is meegenomen in de aanbestedingsstrategie.
4. DOEL
   Het doel van deze aanbesteding was te komen tot een Overeenkomst met één Opdrachtnemer. Deze
   opdracht zou worden gegund aan de Inschrijver die de economisch meest voordelige Inschrijving,
   zijnde de Inschrijving met de beste prijs-kwaliteitsverhouding, heeft uitgebracht.
   Vitens wil de opdracht voor het uitvoeren van controlewerkzaamheden van de jaarrekening van
   Vitens N.V., VEI B.V. en Stichting Water for Life over de boekjaren 2020 tot en met 2023 verstrekken
   aan dezelfde accountant. Daarnaast zal in de Overeenkomst een verlengingsoptie van twee keer
                                                     1
</pre>

====================================================================== Einde pagina 1 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 2 ======================================================================

<pre>      Notitie
   een periode van 24 maanden en een verlengingsopties van één keer 12 maanden worden
   opgenomen.
5. AANTAL ONTVANGEN INSCHRIJVINGEN
   Vitens heeft na het sluiten van de inschrijftermijn van drie (3) inschrijvers een inschrijving
   ontvangen volgens de daarvoor geldende criteria en binnen de afgesproken termijn. Deze
   inschrijvers zijn (op alfabetische volgorde):
        1. Deloitte Accountants B.V.
        2. Ernst & Young Accountants LLP
        3. PricewaterhouseCoopers Accountants N.V.
   KPMG en BDO Accountants hebben zich formeel afgemeld omdat zij nu niet in staat waren om een
   kwalitatief goed team samen te stellen voor de uitvoering van de controlewerkzaamheden.
6. BEOORDELING INSCHRIJVINGEN
   De Inschrijvingen zijn beoordeeld op basis van de volgende punten:
       1. Vormvereisten en Inschrijvingsvoorschriften (volledige en geldige inschrijving).
       2. Minimumeisen.
       3. (Sub)gunningscriteria.
7. RESULTATEN BEOORDELING
   De opdracht is gegund aan de inschrijver die de economisch meest voordelige inschrijving, zijnde
   de inschrijving met de beste prijs-kwaliteitverhouding, heeft uitgebracht.
   Alle inschrijvingen voldeden aan de eerste twee (2) punten en zijn beoordeeld op de
   (sub)gunningscriteria.
   Onderstaande tabel geeft een overzicht van de subGunningscriteria en de wegingsfactoren:
       Onderdeel       SubGunningscriterium                           Weging      Maximaal  te
                                                                                  behalen
                                                                                  punten
       Kwaliteit       K-S1: Transitieplan                            10%         10
                       K-S2: Teamsamenstelling                        15%         15
                       K-S3: Visie                                    15%         15
                       K-S4: Presentatie                              25%         25
       Prijs           P-S1: Inschrijfsom                             35%         35
                       Totaal                                         100%        100
   De beoordeling is uitgevoerd door het beoordelingsteam onder leiding van inkoopadviseur Klaas-
   Willem van Dijke.
   De volgende leden behoren tot het beoordelingsteam:
        •   Erwin Westerveld, Manager Finance & Control;
        •   Hugo van Schie, Teammanager Audit & Advies;
        •   Neal Sluiter, Controller Concerncontrol;
        •   Marike Bonhof, Lid Directie (K-S4 Presentatie);
        •   Marc van Lieshout, Voorzitter Auditcommissie en lid RvC (K-S4 Presentatie);
        •   Henriëtte Setz, Lid Auditcommissie en lid RvC (K-S4 Presentatie).
                                                     2
</pre>

====================================================================== Einde pagina 2 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 3 ======================================================================

<pre>       Notitie
   Onderstaande tabel geeft een overzicht van de door inschrijvers    behaalde scores:
     SubGunningscriterium Maximaal aantal Score PwC                   Score            Score EY
                                 punten                               Deloitte
     K-S1: Transitieplan         10                   10              8                3
     K-S2:                       15                   15              12               12
     Teamsamenstelling
     K-S3: Visie                 15                   12              12               4
     K-S4: Presentatie           25                   20              13               20
     P-S1: Inschrijfsom          35                   35              33,63            34,67
     Totaal                      100                  92              78,63            73,67
8. CONCLUSIE
   Op grond van de beoordeling van de inschrijvingen zoals weergegeven in hoofdstuk één, hebben
   drie partijen een inschrijving uitgebracht welke voldoet aan alle gestelde criteria.
   De door PwC uitgebrachte inschrijving is de economisch meest voordelige inschrijving, zijnde de
   inschrijving met de beste prijs-kwaliteitverhouding en dient als zodanig geaccepteerd te worden. De
   inschrijvingen van Deloitte en Ernst & Young zijn op basis van de beoordeling afgewezen.
   Nadat alle inschrijvers op de hoogte waren gebracht van de gunningsbeslissing van deze
   aanbesteding is de opschortende termijn ingegaan. Binnen deze termijn hadden de afgewezen
   Inschrijvers bezwaar kunnen maken tegen de gevolgde procedure en/of beoordeling van de
   inschrijvingen. Geen van de afgewezen partijen heeft bezwaar gemaakt tegen de gunningsbeslissing
   waardoor kan Vitens overgaan tot definitieve gunning aan PwC.
   De opdrachtwaarde van de overeenkomst met PwC voor het uitvoeren van controlewerkzaamheden
   van de jaarrekening van Vitens N.V., VEI B.V. en Stichting Water for Life over de boekjaren 2020
   tot en met 2023 bedraagt € 1.050.000,-.
                                                     3
</pre>

====================================================================== Einde pagina 3 =================================================================

<br><br>