<b>Bijsluiter</b>. De hyperlink naar het originele document werkt niet meer. Daarom laat Woogle de tekst zien die in dat document stond. Deze tekst kan vreemde foutieve woorden of zinnen bevatten en de opmaak kan verdwenen of veranderd zijn. Dit komt door het zwartlakken van vertrouwelijke informatie of doordat de tekst niet digitaal beschikbaar was en dus ingescand en vervolgens via OCR weer ingelezen is. Voor het originele document, neem contact op met de Woo-contactpersoon van het bestuursorgaan.<br><br>====================================================================== Pagina 1 ======================================================================

<pre>                                                                         VOORSTEL
zaaknummer:                      642848
afdelingsnaam:                   Directie
steller:                         Marianne de Blaeij / Michiel van Oosterom
telefoonnummer                   035 629 2945
onderwerp:                       Instellen reserve ‘COVID 19’
Voorstel
1. Instellen van een reserve COVID 19 die wordt gevuld door een onttrekking aan de algemene
     reserve van € 2,7 miljoen en daartoe de begroting 2020 als volgt te wijzigen:
                                                                        bedragen x € 1.000
          programma omschrijving                            lasten    baten       saldo
               5      Onttrekking uit algemene reserve                 -2.700      -2.700
               5      Storting in reserve Covid-19            2.700                 2.700
                                                     Totaal   2.700    -2.700            -
2. Het college mandaat te verlenen om binnen het doel en het saldo van de bestemmingsreserve
     uitvoering te geven aan maatregelen ter bestrijding van de gevolgen van de corona-crisis en
     tot besteding over te gaan tot een maximum van € 2,7 miljoen, maar niet meer dan maximaal
     de werkelijk gemaakte kosten;
3. Het college in de P&C-cyclus inzicht laten geven in kosten van de coronacrisis, de uitvoering
     van de maatregelen, de uitputting van het budget, de compensatie van maatregelen vanuit het
     Rijk en, indien noodzakelijk, een voorstel voor ophoging van de reserve voor te leggen;
4. De P&C cyclus aan te passen en af te wijken van artikel 6 lid 2 van de ‘financiële verordening
     gemeente Hilversum 2018’ (ex art. 212 GW) door de tussenrapportage I (TURAP I) ná de
     Kadernota maar vóór de Begroting naar de Raad te verzenden.
Kernboodschap
De uitbraak van het coronavirus (COVID-19) heeft effect op ondernemers en gesubsidieerde
instellingen in de stad. Ondernemers zien hun inkomsten teruglopen, instellingen en verenigingen
kunnen activiteiten niet uitvoeren door uitval van de vraag of uitval van medewerkers. De horeca
en scholen zijn noodgedwongen gesloten en geplande evenementen gaan niet door of worden
uitgesteld.
Vanzelfsprekend wordt ook de gemeente hierdoor (financieel) geraakt; uitstel van huurinkomsten
voor panden en locaties van de gemeente, activiteiten waarvoor subsidies zijn toegekend gaan
niet door en leveranciers kunnen hun verplichtingen niet tijdig en/of niet volledig nakomen. De
corona crisis veroorzaakt uitzonderlijke situaties waarin bestaande afspraken, regelingen en
contracten veelal niet voorzien. Daarom is het van belang per situatie mee te kunnen denken over
(tijdelijke of gedeeltelijke) afwijking van bestaande regelingen, contracten en/of
(maatwerk)afspraken. De gemeente Hilversum heeft, naast het pakket aan noodmaatregelen van
de Rijksoverheid, al een aantal ondersteunende maatregelen getroffen (met name bij belastingen
voor ondernemers, huren bedrijfspanden, zorgaanbieders en gesubsidieerde instellingen).
</pre>

====================================================================== Einde pagina 1 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 2 ======================================================================

<pre>Door het instellen van een reserve Covid-19 is het college voornemens om een financieel
handelingsperspectief (noodfonds) te genereren voor een pakket van noodmaatregelen ter
ondersteuning en bestrijding van de gevolgen van de corona crisis voor de Hilversumse
samenleving.
Als huurders, instellingen, leveranciers of door ons ingeschakelde zzp-ers verzoeken om
coulance, kwijtschelding, doorbetaling, continuering van subsidie, uitstel van betaling en
dergelijke, gaan we in overleg en bekijken we per casus wat de gemeente kan doen om te helpen.
Doel is maatwerk waar dat nodig, juridisch mogelijk, financieel en maatschappelijk verantwoord,
redelijk en proportioneel is. En toegespitst op de concrete casuspositie en de mogelijkheden van
onze wederpartij.
Tegelijkertijd heeft het coronavirus een grote invloed op de aanwezigheid van personeel en
afstemmingsmogelijkheden binnen de gemeente Hilversum. Tot en met in elk geval 12 mei
gelden de huidig genomen maatregelen. Dit heeft gevolgen voor de haalbaarheid van geplande
werkzaamheden in de planning en control cyclus. Het effect is momenteel nog niet volledig
inzichtelijk te maken, maar we voorzien wel dat het noodzakelijk is om bewuste afwegingen te
maken in werkzaamheden die we wel en werkzaamheden die we niet oppakken.
De raad stelt de kaders vast en heeft het budgetrecht. Met de instelling van een reserve COVID
19 wordt voor de korte termijn een financieel kader voor maatregelen en gevolgen van de crisis
gecreëerd. Hiermee kan de gemeente in de huidige onzekere situatie snel handelen. Tevens wordt
een impactanalyse uitgevoerd naar de gevolgen van de crisis voor de korte en langere termijn.
Een rapportage over gevolgen en financiële effecten ontvangt de raad voor de zomer.
Aanleiding
De uitbraak van het coronavirus (COVID-19) is een wereldwijde pandemie en ook Nederland
wordt zwaar geraakt. Niet alleen vanwege het aantal besmettingen en doden door het virus, maar
ook door alle maatregelen om verdere verspreiding te voorkomen. De financieel-economische
gevolgen zijn nog onbekend, omdat nog niet duidelijk is hoe lang deze crisis duurt. In de
Kadernota 2020 wordt hier nader op ingegaan. Dat het financiële impact heeft, ook voor onze
gemeente, is in elk geval wel duidelijk.
Doel
Doel van de reserve is om dekking te geven aan lokale uitgaven die veroorzaakt worden door de
coronacrisis, waarvoor geen compensatie van de Rijksoverheid beschikbaar is en essentiële en/of
maatschappelijke dienstverlening betreffen voor de Hilversumse samenleving. Door de vorming
van deze reserve met bijbehorend kader is er een perspectief tot handelen beschikbaar vanuit de
gemeente voor lokale maatregelen ter bestrijding van de coronacrisis.
Met dit raadsvoorstel vraagt het college de raad om budget beschikbaar te stellen voor
maatregelen ter bestrijding van de gevolgen alsmede de financiële effecten van de crisis binnen
de gemeentelijke organisatie alsmede de Hilversumse samenleving te kunnen dekken.
De reserve heeft de volgende kaders:
 Bestedingsdoel                   Dekking financiële effecten als gevolg van te treffen
                                  maatregelen ter bestrijding van de Corona crisis (extra lasten
                                  als gevolg van deze maatregelen, ook die van de gemeentelijke
                                  bedrijfsvoering, en minder gemeentelijke baten)
 Voeding van de reserve           Onttrekking van € 2,7 miljoen vanuit de algemene reserve
 Maximale hoogte van de           € 2,7 miljoen. Periodiek wordt beoordeeld of de reserve
 reserve                          toereikend is en wordt er desgewenst een voorstel voor
</pre>

====================================================================== Einde pagina 2 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 3 ======================================================================

<pre>                                 ophoging aan de raad voorgelegd.
 Maximale bestedingstermijn Maximaal twee jaar
 Onttrekking van de reserve      Onttrekking vindt plaats tot de maximale hoogte van de reserve
                                 maar niet meer dan maximaal de werkelijk gemaakte extra
                                 kosten en lagere inkomsten. Indien van toepassing worden,
                                 ondanks hoger begrote onttrekkingen, alleen de gerealiseerde
                                 extra uitgaven en minder inkomsten conform het bestedingsdoel
                                 onttrokken. Hogere begrote onttrekkingen leiden zodoende niet
                                 tot vrijval van (delen) van de reserve ten gunste van het
                                 rekening resultaat.
Argumenten
1. De instelling van een bestemmingsreserve is een bevoegdheid van de raad, krachtens de
   Gemeentewet en het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) en is nader uitgewerkt in
   artikel 11 van de ‘financiële verordening gemeente Hilversum 2018’ (ex art. 212 GW).
2. Het is op dit moment nog niet mogelijk om de raad vooraf inzicht te geven in de kosten van
   de coronacrisis, te voorzien van een inhoudelijk gedetailleerd voorstel met maatregelen en het
   daartoe benodigde extra budget. In de huidige onzekere situatie is het bovendien van belang
   dat de gemeente snel kan handelen. Daarnaast wordt een impactanalyse uitgevoerd naar de
   gevolgen van de crisis voor de korte en langere termijn. Een rapportage over gevolgen en
   financiële effecten ontvangt de raad voor de zomer.
3. De meerkosten van de coronacrisis en de maatregelen monitoren we, zowel in geld als in tijd
   via het daartoe ingerichte beschikbare instrumentarium. Daarnaast wordt de raad tussentijds
   en achteraf geïnformeerd over alle getroffen maatregelen met een minimum omvang van 25k
   of hoger.
4. De focus van de organisatie heeft de afgelopen tijd niet direct op de prognose van 2020
   gelegen, maar op het kunnen uitvoeren van de meer bedrijfskritische werkzaamheden en
   dienstverlening. Er geldt daarnaast al geruime tijd een alternatieve manier van werken. Het
   zoeken naar de juiste afstemming hierin is lastig en vergt meer inspanningen en naar
   verwachting een langere doorlooptijd.
5. Het opmaken van een tussenrapportage in deze periode geeft extra druk op de organisatie in
   tijd dat andere P&C producten reeds lopen of in gang zijn gezet, wij noemen:
    Jaarrekening & accountantscontrole over 2019. In de huidige omstandigheden vergt het
        extra inspanningen en veelal een langere doorlooptijd om zaken tijdig te kunnen afronden.
    Kadernota 2020 en Begroting 2021 waarbij er nu meer onzekerheden gaan spelen ten
        aanzien van effecten die doorlopen in 2021 en verder.
6. De TURAP I heeft in algemene zin tot op heden een relatief lagere informatiewaarde gehad,
   gezien de vorm en periode waarover gerapporteerd wordt. Voorstel van het college is om nu
   ook de vorm alsmede de procedure van de tussenrapportages door te ontwikkelen en deze
   daarom ook in de desbetreffende commissie te agenderen.
7. Belangrijke afwijkingen worden conform al geldende afspraak afzonderlijk gemeld aan de
   raad (de afzonderlijke RIB’s). Hiervoor is de huidige TURAP I niet de informatiebron, maar
   wordt op dat moment financieel technisch meegenomen in het geheel van de
   tussenrapportage.
Kanttekeningen
1. Door de instelling van een bestemmingsreserve is er een financieel kader voor uitvoering van
   maatregelen ter bestrijding van de coronacrisis. Het is van belang om daartoe een
   handelingsperspectief (afwegingskader) te ontwikkelen welke richting kan geven bij
   verzoeken tot ondersteuning als gevolg van de corona-crisis.
</pre>

====================================================================== Einde pagina 3 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 4 ======================================================================

<pre>2. Voor inzet van de reserve moeten te dekken (extra) uitgaven en lagere inkomsten veroorzaakt
    zijn door de coronacrisis, er geen compensatie beschikbaar zijn van de Rijksoverheid en
    essentiële en/of maatschappelijke dienstverlening betreffen.
3. Kosten voor de lokale maatregelen worden opgevangen binnen de desbetreffende
    begrotingsprogramma’s. Als blijkt dat maatregelen financiële consequenties hebben, wordt
    dekking gezocht in de reserve COVID 19. Dit maakt dat wij snel en flexibel kunnen
    handelen. Wij informeren de raad hier tussentijds over en leggen achteraf verantwoording af.
4. Het bedrag van € 2,7 miljoen is niet onderbouwd door een berekening, maar slechts een
    indicatie. Hiervoor is 1% van de begrotingsomvang genomen. De hoogte van deze reserve is
    ook niet direct gerelateerd aan de omvang van de risico’s COVID 19, waarover de raad op
    korte termijn een rapportage zal ontvangen.
5. Het vormen van een reserve mag niet leiden tot het voorkomen van integrale afwegingen.
6. De maatregelen en nieuwe maatwerkafspraken worden afgestemd met de betrokken
    portefeuillehouders. Toekomstige verzoeken van individuele ondernemingen en instellingen
    tot ondersteuning op basis van een lokale maatregel kunnen binnen de bestaande mandaten
    met inachtneming van het beschikbare handelingsperspectief worden afgehandeld op
    ambtelijk niveau, tenzij het gaat om maatschappelijk of politiek gevoelige dossiers. Dan is
    besluitvorming door het college vereist.
7. De aanpassing van de begroting 2020 met betrekking tot risico’s (tekorten) sociaal domein
    worden door dit voorstel ook later verwerkt. Dit geeft het college wel de gelegenheid
    eventuele effecten van de jaarverantwoording 2019 alsmede 2020 hierin mee te kunnen
    nemen.
Financiën, middelen & capaciteit
Voorstel is om een bedrag van € 2,7 miljoen te onttrekken aan de algemene reserve voor de
vorming van een bestemmingsreserve (met bestedingsfunctie) ter dekking van uitgaven
(maatregelen) ter bestrijding van, alsmede de overige financiële effecten (zoals minder lokale
inkomsten) van de coronacrisis.
Hilversum heeft als algemene risicobuffer nog een materiële algemene reserve achter de hand.
Rekening houdend met het verwerken van het rekeningresultaat 2019 en de reeds begrote
onttrekkingen in 2020 is in de algemene reserve nog een bedrag van € 67 miljoen beschikbaar.
Van dit bedrag wordt met dit voorstel € 2,7 miljoen onttrokken voor de vorming van een reserve
‘COVID 19’. Het beschikbare weerstandsvermogen blijft desondanks meer dan voldoende en
kwalificeert als uitstekend.
Hiervoor dient de begroting 2020 als volgt te worden gewijzigd:
                                                                  bedragen x € 1.000
 programma omschrijving                              lasten     baten       saldo
      5       Onttrekking uit algemene reserve                   -2.700      -2.700
      5       Storting in reserve Covid-19             2.700                  2.700
                                            Totaal     2.700     -2.700            -
Uitvoering
Door de organisatie is er een versnelling en intensivering op integraal risicomanagement gemaakt. Deze
versnelling en intensivering van risicomanagement genereert voor de zomer een financiële impactanalyse
van de gevolgen van de crisis voor de korte en langere termijn. Een rapportage over deze gevolgen en
bijbehorende financiële effecten ontvangt de raad zo snel als mogelijk maar in ieder geval voor de zomer.
</pre>

====================================================================== Einde pagina 4 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 5 ======================================================================

<pre>Het college geeft de komende tijd actief vorm en inhoud aan de informatieplicht door de raad zoveel als
mogelijk tussentijds via RIB’s en minimaal op de beschikbare P&C momenten integraal te informeren
over de financiële impact en maatregelen ter bestrijding van de coronacrisis.
 Burgemeester en wethouders van Hilversum,
 de gemeentesecretaris,        de burgemeester,
 D. Emmer                      P.I. Broertjes
</pre>

====================================================================== Einde pagina 5 =================================================================

<br><br>