<b>Bijsluiter</b>. De hyperlink naar het originele document werkt niet meer. Daarom laat Woogle de tekst zien die in dat document stond. Deze tekst kan vreemde foutieve woorden of zinnen bevatten en de opmaak kan verdwenen of veranderd zijn. Dit komt door het zwartlakken van vertrouwelijke informatie of doordat de tekst niet digitaal beschikbaar was en dus ingescand en vervolgens via OCR weer ingelezen is. Voor het originele document, neem contact op met de Woo-contactpersoon van het bestuursorgaan.<br><br>====================================================================== Pagina 1 ======================================================================

<pre>                                                                      VOORSTEL
zaaknummer:                    711779
afdelingsnaam:                 BenO-Ruimtelijke Kwaliteit
steller:                       Marc Dols
telefoonnummer                 035 629 2237

onderwerp:                     Afwegingskader behandeling aanvragen reserve "Covid-19"


Voorstel
1.     Het afwegingskader voor de reserve Covid-19 vast te stellen;
2.     De raad via de tweede Tussenrapportage 2020 over het afwegingskader reserve Covid-19 te
       informeren.

Samenvatting
Met de instelling van de reserve Covid-19 is een financieel kader gecreëerd voor uitvoering van
maatregelen ter bestrijding van de coronacrisis. Met het voortduren van de coronacrisis blijven ook de
gevolgen langer voortduren en zijn maatregelen vanuit de overheid langer nodig. Ook de reserve Covid-19
zal voorlopig nodig blijven om de Hilversumse samenleving te ondersteunen en extra gemeentelijke
uitgaven als gevolg van de coronacrisis op te vangen. Bij de oprichting van de reserve is het belang van
het ontwikkelen van een afwegingskader genoemd, dat richting kan geven bij verzoeken tot ondersteuning
als gevolg van de Coronacrisis. In dit voorstel is het afwegingskader geformuleerd die daarin voorziet en
door het college kan worden gehanteerd zodra een aanvraag voor steun uit deze reserve binnenkomt.

Aanleiding
Op 10 juni 2020 heeft de raad ingestemd met het voorstel “Instellen reserve ‘Covid-19’”. Daarmee is voor
een periode van maximaal twee jaar de bestemmingsreserve Covid-19 ingesteld (bijlage 2). Door de
instelling van de bestemmingsreserve is er een financieel kader gecreëerd voor de uitvoering van
maatregelen ter bestrijding van de coronacrisis. Met het voortduren van de coronacrisis blijven ook de
gevolgen langer voortduren en zijn maatregelen vanuit de overheid langer nodig. Ook de reserve Covid-19
zal voorlopig nodig blijven om steun te kunnen bieden en extra gemeentelijke uitgaven als gevolg van de
coronacrisis op te vangen. In de afgelopen periode is de reserve Covid-19 een belangrijk instrument
gebleken in de Hilversumse aanpak van de coronacrisis. Over de impact van de coronacrisis op onze
samenleving en de aanpak van de crisis door de gemeente, is de raad via de Coronabrief van 21 oktober
geïnformeerd.

Bij de oprichting van de bestemmingsreserve Covid-19 is het belang van het ontwikkelen van een
afwegingskader genoemd. Verzoeken tot financiële ondersteuning voor zowel intern als extern worden op
een integrale eenduidige wijze beoordeeld waarbij eerst de overige mogelijke alternatieven aan
ondersteuning en dekking zijn afgewogen. In dit voorstel wordt het afwegingskader zoals beschreven in
het raadsvoorstel “Instellen reserve ‘Covid-19’” nader uitgewerkt. Dit afwegingskader wordt door het
college gehanteerd zodra een aanvraag voor steun met betrekking tot de reserve Covid-19 binnenkomt.
Tevens wordt aandacht besteed aan de verantwoording van de verstrekte gelden.
</pre>

====================================================================== Einde pagina 1 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 2 ======================================================================

<pre>Doel reserve Covid-19
Met het instellen van de reserve Covid-19 beoogde de raad “om dekking te geven aan lokale uitgaven die
veroorzaakt worden door de coronacrisis, waarvoor geen (of volledige) compensatie van de Rijksoverheid
beschikbaar is en essentiële en/of maatschappelijke dienstverlening betreffen voor de Hilversumse
samenleving”.

Concreet betekent dit dat de reserve is bestemd om zowel de financiële effecten van de crisis binnen de
Hilversumse samenleving als binnen de gemeentelijke organisatie te kunnen dekken.

Werking van het afwegingskader reserve Covid-19
Mandaat
De raad heeft het college mandaat verleend om onttrekkingen uit de reserve te doen bij de oprichting van
de reserve. Dit afwegingskader wordt dan ook door het college gebruikt en ter informatie gedeeld met de
raad.

Doel afwegingskader
Het doel van het afwegingskader is om op een integrale eenduidige en gelijkwaardige wijze een aanvraag
met betrekking tot de gevolgen van de crisis te behandelen en er verantwoording over te kunnen afleggen.
Het kader maakt in de vorm van een beslisboom inzichtelijk of een aanvraag in aanmerking komt voor de
reserve Covid-19. Bij het besluit tot tegemoetkoming in de schade geeft de beslisboom eveneens
handvatten voor de uiteindelijke verantwoording over de ontvangen gelden. Het afwegingskader volgt
daarin de oorspronkelijke kaders van het raadsvoorstel waarmee de reserve Covid-19 is ingesteld.

Maatwerk
Afhankelijk van de partij, de omvang van de geleden schade en vanwege de continu bewegende
maatregelen van de overheid blijft de beoordeling en afhechting van een aanvraag maatwerk. Teveel
regels op voorhand zorgt voor een noodfonds waarbij het doen van onttrekkingen nagenoeg niet flexibel
is, met een onbruikbaar instrument tot gevolg. Te weinig regels zou het gevoel kunnen geven dat het
instrument willekeurig wordt gebruikt.

Opbouw afwegingskader
Het afwegingskader is bedoeld voor hulpvragen van Hilversumse organisaties, ondernemers en inwoners,
alsook voor het opvangen van gemeentelijke uitgaven die door de coronacrisis onder druk zijn komen te
staan. Andere voorwaarden zijn:
     dat de hulpvragen incidenteel zijn,
     dat de hulpvragen passen binnen:
            o vastgesteld beleid en/of ;
            o afspraken uit het coalitieakkoord of;
            o de programmabegroting van het lopende jaar en;
     dat er geen of onvoldoende compensatie beschikbaar is:
            o van Covid-19 gerelateerde steunfondsen, zoals van het Rijk of de provincie, die niet zijn
                toegevoegd aan de Covid-19 reserve of;
            o vanuit bestaande middelen binnen de begroting.

Hardheidsclausule
In het geval dat het toepassen van het afwegingskader leidt tot een onvoorzien nadelig effect kan het
college gemotiveerd besluiten om van het afwegingskader af te wijken. Te denken valt aan een situatie
waarbij noodsteun niet kan worden verleend aan een aanvrager vanwege het in dit document gestelde
afwegingskader, maar waarbij steun verlenen om zwaarwegende redenen wel cruciaal wordt geacht.
Vanzelfsprekend wordt terughoudend omgegaan met het inzetten van de hardheidsclausule en wordt de
raad bij het toepassen ervan geïnformeerd.
</pre>

====================================================================== Einde pagina 2 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 3 ======================================================================

<pre>Voeding van de reserve
Naast de onttrekkingen aan de reserve Covid-19 is er anderzijds binnen de gemeentelijke organisatie
sprake van Covid-19 gerelateerde onderbesteding. Onderbesteding leidt niet automatisch tot dotatie aan de
reserve Covid-19 maar valt vrij in de algemene reserve of wordt onderbouwd overgeheveld naar het
volgend begrotingsjaar. Ontwikkelingen op de onderbestedingen worden meegenomen in de reguliere
wijze van verantwoorden over Covid-19 gerelateerde afwijkingen. Voor de voeding van de reserve wordt
periodiek de toereikendheid beoordeeld en desgewenst een voorstel aan de raad voorgelegd voor ophoging
vanuit de algemene reserve.

Verantwoording en gebruik
Bij een aanvraag tot financiële ondersteuning als gevolg van Covid-19 worden de stappen uit de
beslisboom doorlopen en de eventuele bijbehorende gegevens opgevraagd. In de argumentatie voor het
toekennen van financiële ondersteuning wordt de beslisboom als onderbouwing naar het college
toegevoegd. Nadat de stappen uit de beslisboom zijn doorlopen en er ondersteuning vanuit de reserve
wenselijk is, maakt de gemeente afspraken met de aanvrager over de verantwoording van de verleende
bijdrage. Omdat toekenning van de ondersteuning valt onder noodsteun als gevolg van de coronacrisis
wordt er geen tegenprestatie vanuit de aanvrager verwacht. Wanneer achteraf steun niet nodig blijkt te
zijn, vorderen we (te veel) ontvangen geld terug. Hetzelfde geldt als blijkt dat niet rechtmatig gebruik is
gemaakt van de lokale steun.

Verantwoording door college
Zoals vastgesteld bij het instellen van de reserve legt het college over het verstrekken van ondersteuning
uit de reserve Covid-19 en de wijze waarop het afwegingskader zijn toegepast, verantwoording af aan de
raad via raadsinformatiebrieven, de tussenrapportage I en II (Turap I en II). Ook wordt zij geïnformeerd
middels de impactanalyses. Op deze wijze is de raad ook al geïnformeerd over de financiële impact van de
coronacrisis tot dusver en de hoogte van en onttrekkingen uit de reserve Covid-19. Deze manier van
informeren levert tijdig de benodigde sturingsinformatie op. Om die reden wordt dit in het vervolg op
dezelfde wijze toegepast.

In Turap I is door de raad vastgelegd dat als onderdeel van Turap II er wederom een geactualiseerde
financiële impactanalyse wordt gepresenteerd. Op dat moment worden ook de compensatiegelden vanuit
het Rijk meegenomen in de berekening van de (resterende) benodigde weerstandscapaciteit van de reserve
Covid-19. Een voorstel om de reserve al dan niet aan te vullen wordt op die impactanalyse gebaseerd.

Beslisboom inzet Covid-19 reserve
Als er een hulpvraag binnenkomt gerelateerd aan corona, wordt onderstaande beslisboom doorlopen om
tot een politiek, maatschappelijk verantwoorde afweging te komen. Het ambtelijk advies dat hieruit
voortvloeit wordt uiteindelijk door het college beoordeeld.

           Beslisboomvragen                           Toelichting
1.         Is de hulpvraag een gevolg van de          Het directe doel van de reserve Covid-19 is om
           coronapandemie?                            hulpvragen op te vangen die zijn ontstaan als gevolg
                                                      van de coronacrisis. Hulp vanuit de reserve kan
                                                      daarom alleen wanneer de hulpvrager dit kan
                                                      aantonen.
2.         Valt de hulpvraag binnen vastgesteld       Door deze toets te doen krijgen wordt inzicht
           beleid, of afspraken uit het               verkregen in of de aanvraag past bij de kaderstellende
           coalitieakkoord, of de                     afspraken die de gemeente heeft gemaakt.
           programmabegroting in het lopende
           jaar?
            Is het antwoord op de voorgaande vragen ‘ja’? Dan wordt de volgende stap uit de
               beslisboom doorlopen. Is het antwoord ‘nee’? Dan wordt er doorverwezen naar
               reguliere of andere regelingen.
</pre>

====================================================================== Einde pagina 3 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 4 ======================================================================

<pre>3.   Kan de hulpvraag worden opgelost         Vanuit Europa, het Rijk, de provincie en de
     door andere steunmaatregelen,            (metropool)regio bestaan verschillende
     bijvoorbeeld vanuit het Rijk of de       steunmaatregelen (onder meer: TOZO, NOW,
     provincie?                               Tegemoetkoming gemeenten Rijk). De gemeente kan
                                              de aanvrager wijzen op deze maatregelen.
      Is het antwoord op voorgaande vraag ‘nee’ of ‘onvoldoende’? Dan kan de gemeente
         de volgende stap in deze beslisboom zetten. Is het antwoord ‘ja’ dan verwijst de
         gemeente door naar de andere steunmaatregelen.
4.   Heeft de aanvrager het eigen             Voordat de gemeente inspringt, moet in beeld worden
     vermogen/draagkracht naar                gebracht hoe de aanvrager het eigen vermogen en
     beoordeling voldoende benut om de        draagkracht heeft gebruikt voor het opvangen van de
     hulpvraag zelf op te vangen?             hulpvraag. Om inzicht te krijgen in de verwachte
                                              netto schade van een organisatie als gevolg van de
                                              coronacrisis kan gebruik worden gemaakt van het
                                              basis formulier ‘schade inventarisatie Covid-19’
                                              (bijlage 1). Op basis van de soort hulpvraag en
                                              bestaande afspraken kunnen er aanvullende gegevens
                                              worden opgevraagd (o.m. liquiditeitsbegroting,
                                              begroting exploitatie, jaarrekeningen afgelopen 2
                                              jaar, inzicht in het eigen vermogen, etc.).
      Is het antwoord op de voorgaande vraag ‘ja? Dan kan de gemeente op zoek gaan naar
         een oplossing door de beslisboom verder te doorlopen. Is het antwoord ‘nee’ dan kan
         de gemeente alleen de beslisboom verder doorlopen als er zwaarwegende redenen zijn
         waardoor het eigen vermogen niet eerst wordt aangesproken – bijvoorbeeld doordat
         het voortbestaan van de aanvrager dan wordt bedreigd.
5.   Heeft de gemeente alternatieve vormen Naast directe financiële steun kan de gemeente een
     van ondersteuning uitgeput, anders dan hulpvraag ook opvangen met andere vormen van
     een financiële impuls aan de             steun. Afhankelijk van de hulpvraag kan daarbij
     exploitatie?                             worden gedacht aan mogelijkheden op basis van
                                              bestaande contracten, lopende subsidiebeschikkingen
                                              of andere afspraken, waaronder: uitstel van het
                                              betalen van belasting en/of huur, subsidievoorschot,
                                              priorisering in de dienstverlening of uitstel van
                                              dienstverlening. Daarbij verdient het instrument met
                                              de laagst financiële impact de voorkeur.
      Is het antwoord op voorgaande vraag ‘ja’? Dan kan de gemeente een financiële
         oplossing onderzoeken.
6.   Is de gemeentelijke financiële steun uit De kosten voor hulpvragen en de lokale maatregelen
     de bestaande begrotingsprogramma’s       worden allereerst zo mogelijk opgevangen binnen de
     te dekken?                               desbetreffende begrotingsprogramma’s. Dit doen wij
                                              door in betreffende bestuurlijke voorstellen de
                                              volgende zinsnede als beslispunt op te nemen: “De
                                              Covid-19 gerelateerde kosten in eerste instantie te
                                              dekken vanuit Programma X: "naam programma",
                                              taakveld X.X "naam taakveld" van de
                                              programmabegroting 202X. Als aan het eind van het
                                              jaar blijkt dat dit budget is overschreden, dan kan
                                              afhankelijk van het jaarresultaat en stand van de
                                              reserve gekozen worden om deze alsnog te dekken uit
                                              de reserve Covid-19.” Voor behoud van
                                              inzichtelijkheid op de Covid-19 gerelateerde kosten
                                              waar dekking voor is in de reguliere begroting, wordt
                                              gebruik gemaakt van de daarvoor ingerichte
                                              administratie.
      Is het antwoord op voorgaande vraag ‘nee’ of ‘onvoldoende’? Dan zet de gemeente de
         volgende stap in deze beslisboom.
</pre>

====================================================================== Einde pagina 4 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 5 ======================================================================

<pre>7.         Is de gevraagde bijdrage incidenteel1?De reserve Covid-19 is bestemd voor incidentele
                                                 hulpvragen. Indien er structurele ondersteuning nodig
                                                 is die de gemeente meent te moeten verlenen, dan
                                                 dient deze gedekt te worden binnen de reguliere
                                                 begroting.
8.         Doorstaat de vorm van hulp de         De steun vanuit de overheid moet passen binnen de
           juridische staatssteuntoets?          kaderregeling om bedrijven met aanzienlijke
                                                 omzetverliezen te ondersteunen. Vanwege de
                                                 coronacrisis heeft de Europese Commissie hiervoor
                                                 de staatssteunregelgeving versoepeld om het
                                                 mogelijk te maken bedrijven te ondersteunen in de
                                                 vaste lasten van bedrijven met aanzienlijke
                                                 omzetverliezen als gevolg van de coronacrisis (van
                                                 meer dan 30% t.o.v. dezelfde periode in 2019 en
                                                 maximaal € 3 miljoen per onderneming).
            Is het antwoord op voorgaande vragen ‘ja’? Dan kan er gebruikgemaakt worden van
               de reserve Covid-19 en wordt er een overeenkomst gesloten over de volgende zaken.
a.         Maak afspraken over de                - De hulpvrager verklaart vooraf schriftelijk welke
           verantwoordingsplichten en sluit           inspanningen hij levert om de bijdrage
           daarbij zoveel mogelijk aan bij de         incidenteel te houden en niet structureel te laten
           vastgestelde kaders; zoals geldend         worden;
           beleid (o.m. de Algemene              - De hulpvrager verklaart vooraf schriftelijk op
           Subsidieverordening, Financiële            welke manier en op welk(e) moment(en) zij
           Verordening, etc.), gemaakte
                                                      verantwoording aflegt voor de verleende
           afspraken en contracten. De wijze
                                                      bijdrage.
           waarop verantwoording wordt
           afgelegd, wordt getoetst door de
           gemeente Hilversum.




Burgemeester en wethouders van Hilversum,
de gemeentesecretaris,     de burgemeester,



D. Emmer                        P.I. Broertjes


Bijlage
1.     Schadeformulier Covid-19
2.     Visualisatie beslisboom inzet reserve Covid-19
3.     Raadsvoorstel “Instellen reserve ‘Covid-19’”




1
 Een incidentele hulpvraag betreft een hulpvraag over een vooraf gespecificeerde periode. Hierin wordt de lijn
gevolgd van de steunmaatregelen van het rijk. Een hulpvraag wordt structureel wanneer dit blijvende gevolgen heeft
voor de gemeentelijke begroting.
</pre>

====================================================================== Einde pagina 5 =================================================================

<br><br>