<b>Bijsluiter</b>. De hyperlink naar het originele document werkt niet meer. Daarom laat Woogle de tekst zien die in dat document stond. Deze tekst kan vreemde foutieve woorden of zinnen bevatten en de opmaak kan verdwenen of veranderd zijn. Dit komt door het zwartlakken van vertrouwelijke informatie of doordat de tekst niet digitaal beschikbaar was en dus ingescand en vervolgens via OCR weer ingelezen is. Voor het originele document, neem contact op met de Woo-contactpersoon van het bestuursorgaan.<br><br>====================================================================== Pagina 1 ======================================================================

<pre>                                                                                           G EMEENTE HILVERSUM
                                                                                           POSTBUS 9900
                                                                                           1201 GM HILVERSUM
            Aan:                                                                           BEZOEKADRES:
            Leden van de gemeenteraad                                                      RAADHUIS
                                                                                           DUDOKPARK 1
            cc college van B&W
                                                                                           TELE FOONNUMMER 1 4035
            cc pers
                                                                                           WWW.HILVERSUM.NL
          DATUM  16 juni 2021
   ONS KENMERK   730802
BEHANDE LD DOOR  Dhr. M. van Oosterom
  TELEFOON (035) 629 2945
       BIJLAGEN  1
        BETREFT  Bestuurlijke reactie op verslag van bevindingen PSA over
                 de jaarstukken 2020
            Geachte raads- en commissieleden,
            Op 11 juni 2021 hebben we als college de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen
            ontvangen. Omdat de Regio G&V circa 1 maand later dan vooraf gepland (1 juni i.p.v. 1 mei) met de
            verantwoording over het Sociaal Domein is gekomen, heeft dit voor de afronding van de controle wel
            tot vertraging geleid. De oorzaak hiervan ligt nog altijd voor een belangrijk deel in het uitbreken van de
            pandemie Covid-19.
            Het werken op afstand heeft dit jaar wederom veel, maar vooral andere afstemmomenten en –structuren
            tot gevolg gehad. Deze andere wijze van (moeten) werken heeft op onderdelen voor zowel de interne
            organisatie als de accountant enige impact gehad op de doorlooptijd en voortgang van de controle. De
            oplevering van de jaarstukken is, voor het deel waar het college zelf invloed op heeft, overeenkomstig
            de afgesproken planning gerealiseerd. Ten opzichte van 2019 is de accountant van mening dat de
            kwaliteit van de oplevering wederom een verbetering laat zien. De veelal tijdige, volledige en vooral
            kwalitatief betere aanlevering heeft daarmee een positieve impact op het controleproces gehad.
            Wat er ook speelt, de coronagebeurtenissen - hoe uitzonderlijk ook - maken niet dat de vereisten om
            voldoende en geschikte (controle)informatie te verkrijgen ter onderbouwing van de controle,
            veranderen.
            De accountant maakt in zijn verslag melding van geconstateerde feiten en bevindingen. Daarnaast doet
            de accountant een aantal aanbevelingen en geeft enige adviezen. De bijgevoegde stukken worden
            behandeld in de audit- en rekeningencommissie op 21 juni a.s. en voorgelegd aan de raad.
            Wij hebben met instemming kennis genomen van het feit dat de accountant een goedkeurende
            verklaring heeft afgegeven voor zowel de getrouwheid als de rechtmatigheid van de jaarrekening. Dat
            betekent dat de jaarrekening 2020 met een redelijke mate van zekerheid geen fouten of onzekerheden
            bevat die de totaliteit van de voor de jaarrekening gehanteerde goedkeuringstolerantie overschrijden.
            Voor de goedkeuringstolerantie hanteert Hilversum, zoals de meeste gemeenten een kritische grens
            voor fouten van 1 % van de totale lasten (€ 3,2 mio) en voor de onzekerheden 3% van de totale lasten
            (€ 9,7 mio).
            Wij zijn daarnaast verheugd te constateren dat de accountant tot hetzelfde oordeel is gekomen als het
            college zelf: dat de jaarrekening 2020 een getrouw beeld geeft van het vermogen en resultaat en dat
            daarnaast de in de jaarrekening verantwoorde baten, lasten en balansmutaties voldoen aan het
            normenkader van de gemeenteraad en daarmee rechtmatig zijn. Weliswaar zijn er nog wat fouten en
            onzekerheden die we voornamelijk vanuit het verleden met ons meeslepen.
</pre>

====================================================================== Einde pagina 1 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 2 ======================================================================

<pre>                                                                                                  VERVOLGBLAD
                                                                                                           2
Daarbij merkt het college op dat het aantal en de omvang van de fouten en onzekerheden de afgelopen
jaren een positieve ontwikkeling laten zien: fouten uit hoofde van niet naleven van Europese
aanbestedingsregels nemen steeds verder af en onzekerheden in het sociale domein zijn ook steeds
concreter en worden steeds verder weggenomen. In de afgelopen jaren heeft het college in samenspraak
met de organisatie stappen ondernomen om de oorzaken achter de fouten weg te nemen teneinde
nieuwe fouten zoveel mogelijk te voorkomen. Gelijktijdig is voor bestaande rechtmatigheidsfouten
geanalyseerd op welke termijn deze opgelost kunnen worden door nieuwe aanbestedingsprocedures.
Bij het ene contract kan dit sneller geëffectueerd worden dan bij het andere contract.
Al met al concludeert het college dat de organisatie ook in 2020 door is gegaan met het verder
verbeteren van de rechtmatigheid van inkopen en ook per jaareinde wederom vooruitgang heeft
geboekt. Het college zal in 2021 blijven monitoren of de maatregelen in voldoende mate worden
uitgevoerd en is van mening dat hierdoor de bestaande rechtmatigheidsfouten vanuit Europese
aanbestedingen nog verder gaan afnemen .
In control betekent in de ogen van het college zeker niet ‘foutloos’. Er zijn fouten in 2020 door de
organisatie zelf en ook door de accountant geconstateerd. Deze blijven echter ruimschoots binnen de
grenzen van de goedkeuringstoleranties.
De afgelopen jaren hebben we forse inspanningen geleverd om de interne beheersing van de
gemeentelijke organisatie en de verslaglegging over onze activiteiten te verbeteren en al dat harde
werken heeft wederom resultaat gehad. De weg die we zijn ingeslagen werpt zijn vruchten af en dit is
een stimulans om voortvarend en vasthoudend door te gaan. We ervaren de samenwerking met de
accountant als aangenaam, het is een open en goede werkrelatie.
Natuurlijk zijn er ook aandachtspunten, die blijven er altijd. Bij onze reactie op de managementletter
2020 is de raad reeds geïnformeerd dat Inkoop & Aanbesteding (I&A), de doorontwikkeling van de
(Verbijzonderde) Interne Controle ((V)IC) en I(C)T belangrijke aandachtsgebieden blijven voor het
verder in control komen van onze organisatie.
Een rode draad in deze aanbevelingen is naar de mening van het college de focus op de samenwerking
binnen de organisatie. I(C)T, (V)IC en I&A zijn voorbeelden van organisatiebrede processen waar
samenwerking en kennisoverdracht van groot belang zijn.
Het accountantsverslag helpt onze interne beheersing verder aan te scherpen en de gerealiseerde
verbeteringen als successen te kunnen vieren. We concluderen dat we de afgelopen jaren goede stappen
hebben gezet en we gaan door op de ingeslagen weg. De komende periode gaan we met de
verschillende (detail)bevindingen en beheersmaatregelen verder aan de slag en we zullen de raad
transparant blijven informeren over onze vorderingen. We blijven investeren in de organisatie en
daarmee in de kwaliteit van beheersing en verslaglegging zodat de raad de juiste informatie ontvangt en
daarop adequaat kan controleren.
Hoogachtend,
Burgemeester en wethouders van Hilversum,
de gemeentesecretaris,            burgemeester,
W. Groot, ls.                     CH. B. Aptroot, wnd.
</pre>

====================================================================== Einde pagina 2 =================================================================

<br><br>