<b>Bijsluiter</b>. De hyperlink naar het originele document werkt niet meer. Daarom laat Woogle de tekst zien die in dat document stond. Deze tekst kan vreemde foutieve woorden of zinnen bevatten en de opmaak kan verdwenen of veranderd zijn. Dit komt door het zwartlakken van vertrouwelijke informatie of doordat de tekst niet digitaal beschikbaar was en dus ingescand en vervolgens via OCR weer ingelezen is. Voor het originele document, neem contact op met de Woo-contactpersoon van het bestuursorgaan.<br><br>====================================================================== Pagina 1 ======================================================================

<pre>Regeling Budgethouderschap en
Begrotingswijzigingen
Versie: 16 april 2015
Zaaknummer: 1130082
Status document: concept, ter vaststelling aangeboden aan college en raad
</pre>

====================================================================== Einde pagina 1 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 2 ======================================================================

<pre>1. Waarom een Regeling Budgethouderschap en Begrotingswijzigingen?
De raad heeft budgetrecht. Met het vaststellen van de begroting geeft de raad toestemming aan
het college om binnen bepaalde budgetkaders uitgaven te doen en inkomsten te genereren. Het
college mandateert de uitvoering van de begroting op haar beurt door aan budgethouders binnen
de ambtelijke organisatie. In de Regeling Budgethouderschap en Begrotingswijzigingen wordt:
      beschreven wat de kaders zijn voor het vaststellen van de begroting (vastgelegd in
         wetgeving en mandaatbesluit);
      vastgelegd wat de kaders zijn voor budgethouderschap;
      vastgelegd wat de regels zijn voor het wijzigingen van de begroting.

Hierbij wordt een scherpe scheiding aangebracht tussen de bevoegdheden van de raad, het
college en de budgethouders. Met het vaststellen van deze regeling vervalt de Nota
Budgethouderschap uit 2009. Eens in de vier jaar wordt overwogen of deze regeling voor
budgethouderschap en begrotingswijzigingen geactualiseerd moet worden.

2. Begrippen

 Rollen en bevoegdheden
 Raad                 De gemeenteraad van Hoorn, stelt de (programma)begroting vast.
 College              Het college van burgemeester en wethouders van Hoorn, stelt de
                      productenraming vast.
 Budgethouder         Een functionaris binnen de ambtelijke organisatie die bevoegd is tot het
                      doen van uitgaven en het genereren van inkomsten binnen de
                      toegewezen budgetten. De directie, afdelingshoofden en bureauhoofden
                      zijn hiertoe gemandateerd.
 Budgethouderschap    De ambtelijke verantwoordelijkheid voor de inkomsten en uitgaven binnen
                      de door het college gemandateerde budgetten.
 Mandatering          Een machtiging waarbij de gemachtigde (mandataris) een bevoegdheid
                      uitoefent op naam en onder de uiteindelijke verantwoordelijkheid van
                      diegene die de machtiging heeft afgegeven (mandant).
 Ambtelijk            Een directielid, afdelingshoofd of bureauhoofd die de projectleider
 opdrachtgever        aanstuurt en budgethouder is voor een bepaald project.
 Projectleider        Realiseert het project binnen de gestelde kaders en is verantwoordelijk
                      voor het goed functioneren van de projectgroep. Een projectleider kan, in
                      een door de ambtelijk opdrachtgever goedgekeurd projectplan,
                      gemandateerd worden als budgethouder.

 Opbouw begroting
 Begroting             Door de raad vastgestelde raming van baten (opbrengsten) en lasten
                       (kosten) voor een bepaald begrotingsjaar.
 Programma             Een samenhangend geheel van gemeentelijke activiteiten waarvoor de
                       raad als onderdeel van de begroting de baten en lasten vaststelt.
 Beleidsveld           Samenhangende gemeentelijke activiteiten binnen een programma,
                       bestaande uit producten.
 Product               Door het college vastgestelde verzameling van budgetten en
                       doorberekeningen waarvan rechtstreeks kan worden aangegeven voor
                       welke activiteiten deze worden ingezet.
 Budget                Beschikbare bedrag voor het doen van uitgaven en het genereren van
                       inkomsten binnen een bepaald begrotingsjaar.
 Krediet               Een door de raad of het college beschikbaar gesteld bedrag voor
                       het doen van een investering. Een krediet kan beschikbaar worden
                       gesteld bij de Kadernota en/of de Begroting van een bepaald jaar, maar
                       ook met een afzonderlijk besluit in de loop van het jaar.
 Begrotingswijziging   Het wijzigen van in de begroting geraamde baten en lasten.
</pre>

====================================================================== Einde pagina 2 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 3 ======================================================================

<pre>3. Kaders budgethouderschap
In deze paragraaf worden de kaders voor budgethouderschap beschreven. Het doel hiervan is om
een scherpe scheiding aan te brengen tussen de bevoegd- en verantwoordelijkheden van de raad,
het college en budgethouders ten aanzien van budgethouderschap.

3.1    Budgetrecht raad
Het vaststellen van de begroting is de kern van het budgetrecht van de raad. De raad stelt per
programma vast waar welke bedragen (lasten) in een jaar aan worden uitgegeven en welke baten
daarvoor beschikbaar zijn. Het budgetrecht van de raad houdt in dat het college in principe alleen
uitgaven kan doen en inkomsten kan genereren na toestemming van de raad.

3.2      Uitvoering college
De begroting is een gemandateerd budget van het college. Met het vaststellen van de begroting
geeft de raad het college toestemming om binnen de geraamde baten en lasten per programma
de beoogde doelen te bereiken. Ieder programma bestaat uit verschillende producten. Het college
stelt in de productenraming vast hoe de middelen, binnen het totaal van de baten en lasten per
programma, worden ingezet over de producten. Budgethouders zijn gemandateerd om binnen de
productenraming uitgaven te doen en inkomsten te genereren. Het college behoudt ten opzichte
van de raad de politieke verantwoordelijkheid voor de uitvoering van de begroting.

3.3      Mandatering budgethouderschap
De directie, afdelingshoofden en bureauhoofden zijn bevoegd tot het doen van uitgaven en het
genereren van inkomsten. Dit is vastgelegd in het Mandaatbesluit. Hiermee zijn zij budgethouder
voor de aan de afdeling/bureau toegewezen budgetten. In de “basisproductenlijst” staat welk
bureau verantwoordelijk is voor welke budgetten. Deze lijst wordt bijgehouden door planning en
control.

De budgethouder is gemandateerd om binnen de productenraming uitgaven te doen en inkomsten
te genereren, om daarmee de in de begroting aangegeven doelen te bereiken. Onder de
productenraming vallen ook investeringskredieten, hulpkostenplaatsen, kostenverdeelstaten,
reserves en voorzieningen. De budgethouder legt via de cyclusdocumenten verantwoording af
over het eventuele verschil tussen de werkelijke en begrote baten en lasten.

3.4     Projectmatig werken
Een projectleider kan, in een door de ambtelijk opdrachtgever goedgekeurde projectplan,
ondergemandateerd worden voor het doen van uitgaven en het genereren van inkomsten. Het
betreffende budget is genoemd in het door de ambtelijk opdrachtgever goedgekeurde projectplan.

3.5     Samenvatting kaders budgethouderschap




       Raad          •stelt de programmabegroting vast voor aankomend begrotingsjaar.




                     •is gemandateerd om binnen de programmabegroting uitgaven te doen en inkomsten
                      te genereren.
      College
                     •stelt binnen de programmabegroting de productenraming vast voor het aankomende
                      begrotingsjaar.



                     •directie, afdelingshoofden en bureauhoofden zijn bevoegd tot het doen van uitgaven
                      en het genereren van inkomsten (Mandaatbesluit) .
  Budgethouder       •legt hierover verantwoording af in de cyclusdocumenten.
                     •in het geval van projectmatig werken is de ambtelijke opdrachtgever budgethouder,
                      deze kan dit ondermandateren aan de projectleider.
</pre>

====================================================================== Einde pagina 3 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 4 ======================================================================

<pre>4. Regels begrotingswijzigingen
Een wijziging van de in de begroting geraamde baten en lasten kan door verschillende organen
worden vastgesteld: de budgethouder, het college of de raad. In deze nota worden de regels
vastgelegd over in welke situatie welk orgaan bevoegd is om begrotingswijzigingen vast te
stellen.

Algemeen voorbehoud voor politiek gevoelige voorstellen
De onderstaande regels gelden om te bepalen welk orgaan een begrotingswijziging vaststelt. De
financiële consequenties zijn niet de enige pijler waarmee bepaald wordt of een besluit van de
raad of het college nodig is. De steller, in overleg met de portefeuillehouder, kan bij een politiek
gevoelig besluit of budget kiezen om een voorstel aan de raad of het college voor te leggen,
terwijl dit volgens onderstaande regels niet hoeft.

4.1    Type begrotingswijziging
Een begrotingswijziging is een wijziging van de geraamde baten en/of lasten. In deze nota wordt
een onderscheid gemaakt tussen twee typen begrotingswijzigingen:
    1. Neutrale begrotingswijziging: een wijziging van de geraamde baten en lasten zonder
       effect op het begrotingsresultaat of reserves. Bij neutrale begrotingswijzigingen wordt er
       onderscheid gemaakt tussen:
           a. administratieve wijzigingen: een wijziging van de geraamde baten en lasten met
               als doel het op orde brengen van de begroting. Bij dit type begrotingswijzigingen
               blijven zowel de baten als de lasten gelijk. Er wordt dus geschoven met budget.
               Voorwaarde voor een administratieve wijziging is dat de wijziging niet te
               beïnvloeden is door besluitvorming van het college en/of de raad.
           b. budgetaanvragen met dekking: een wijziging van de geraamde baten en lasten
               voor nieuwe, extra of andere activiteiten waar dekking voor aanwezig is.
               Voorwaarde voor dit type wijziging is dat het saldo van baten en lasten gelijk
               blijft. In de praktijk wordt er bij dit type wijzigingen of geschoven met budget
               (bijvoorbeeld dekking bestaand budget) of worden zowel de baten als de lasten
               verhoogd/verlaagd (bijvoorbeeld activiteit met dekking uit subsidie).
    2. Niet-neutrale begrotingswijziging: een wijziging van de geraamde baten en lasten met
       effect op het begrotingsresultaat of reserves. In de praktijk zijn dit budgetaanvragen waar
       geen dekking voor aanwezig is binnen de begroting.

4.2       Regels geldend voor alle begrotingswijzigingen
         Voor een wijziging in de begroting van minder dan € 5.000 per begrotingsjaar, wordt
          geen aparte begrotingswijziging opgesteld. Deze wijzigingen worden geregeld dan wel
          verklaard in de cyclusdocumenten.
         Budgetoverhevelingen over de jaargrens heen worden als apart beslispunt aan de
          gemeenteraad voorgelegd.

4.3      Regels voor neutrale begrotingswijzigingen
      a. administratieve begrotingswijzigingen: vaststelling door budgethouder
      b. begrotingswijzigingen als gevolg van budgetaanvragen met dekking:
            - wijziging van baten en/of lasten over drie jaar bekeken minder dan € 50.000:
                 vaststelling door college;
            - wijziging van baten en/of lasten over drie jaar bekeken tussen € 50.000 en
                 € 100.000: vaststelling door raad in verzameloverzicht, geen apart raadsvoorstel;
            - wijziging van baten en/of lasten over drie jaar bekeken groter dan € 100.000:
                 vaststelling door raad in apart raadsvoorstel.

Budget onvoorzien
Het college besluit over budgetaanvragen met dekking vanuit het budget onvoorzien. Bij inzet van
de budgetten incidenteel en structureel onvoorzien moet worden voldaan aan minimaal twee van
de drie O's:
     Onvoorzien;
     Onuitstelbaar;
     Onontkoombaar.
</pre>

====================================================================== Einde pagina 4 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 5 ======================================================================

<pre>Het college legt via de jaarrekening verantwoording af over de besteding van het budget
onvoorzien.

4.4    Regels voor niet-neutrale begrotingswijzigingen
De volgende regels gelden voor niet-neutrale begrotingswijzigingen:
    - wijziging van de baten en/of lasten over drie jaar bekeken minder dan € 50.000:
       vaststelling door raad in verzameloverzicht, geen apart raadsvoorstel;
    - wijziging van de baten en/of lasten over drie jaar bekeken meer dan € 50.000:
       vaststelling door raad in apart raadsvoorstel.

Van deze regels kan worden afgeweken als dat goed wordt toegelicht in het betreffende besluit.
Voorwaarden om bij een wijziging in de begroting die groter is dan € 50.000 geen raadsvoorstel
op te stellen zijn:
     voorstel betreft bedrijfsvoering
     voorstel blijft binnen eerder vastgestelde kaders raad
     raad kan het voorstel niet beïnvloeden (geen keuzemogelijkheid)
     voorstel is conform meerjarenplan grondexploitaties

4.5       Aanvullende regels geldend voor kredieten
         Bij de aanvraag van een krediet geldt de hoogte van het krediet als hoogte van de
          wijziging in de begroting.
         De regels met betrekking tot het schuiven tussen kredieten worden meegenomen in de
          Nota Investerings- en Afschrijvingsbeleid.

4.6       Schema wanneer stelt welk orgaan een begrotingswijziging vast

Type wijziging      Onderscheid      Hoogte wijziging   Welk orgaan       Type voorstel;
                                     (over max. drie    stelt wijziging   wie stelt op
                                     jaar)              vast?
Neutraal            Administratief   N.v.t.             Budgethouder      Nee
(geen effect op     (schuiven met
begrotings-         budget, geen
resultaat of        invloed
reserves)           college/raad)
                    Dekking          N.v.t.             College           Ter kennisname in
                    onvoorzien                                            verzameloverzicht,
                    Overige          < € 50.000         College           P&C stelt op
                    dekking          € 50.000 -         Raad              Ter vaststelling in
                                     € 100.000                            verzameloverzicht,
                                                                          P&C stelt op
                                     > € 100.000        Raad              Apart raadsvoorstel,
                                                                          afdeling stelt op
Niet-neutraal                        < € 50.000         Raad              Ter vaststelling in
(effect op                                                                verzameloverzicht,
begrotings-                                                               P&C stelt op
resultaat of                         > € 50.000         Raad              Apart raadsvoorstel,
reserves)                                                                 afdeling stelt op


5. Gerelateerde kaders
      -   Mandaat-, volmacht- en machtigingsbesluit
      -   Notitie Projectmatig werken
      -   Notitie Inkoop en aanbesteding
      -   Nota Investerings- en Afschrijvingsbeleid
      -   Nota Reserves en Voorzieningen
</pre>

====================================================================== Einde pagina 5 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 6 ======================================================================

<pre>6. Voorbeelden

Met een begrotingswijziging worden de budgetten voor dagelijks onderhoud van de
groenvoorzieningen herverdeeld over verschillende taken in de administratie. Hierdoor kan de
budgethouder beter sturen op de uitgaven per taak.
Neutraal  administratief  budgethouder stelt wijziging vast

De meet-verdeelkasten van de openbare verlichting blijken na inspectie niet aanraakveilig.
Voorgesteld wordt een krediet van € 30.000 beschikbaar te stellen om de onveilige kasten met
spoed te vervangen en de kapitaalasten te dekken uit de post ‘structureel onvoorzien’.
Neutraal  dekking onvoorzien  college stelt wijziging vast

In een verkocht pand van de gemeente blijkt de stroomaansluiting te zitten voor de verlichting
van de aangrenzende parkeerplaats. De kosten voor het overzetten van de aansluiting van
€ 10.000 zijn niet eerder voorzien, niet uit te stellen en onontkoombaar. Voorgesteld wordt de
kosten te dekken uit de post ‘incidenteel onvoorzien’.
Neutraal  dekking onvoorzien  college stelt wijziging vast

Om onderzoek te doen naar verschillende exploitatievormen van de sportaccommodaties wordt
een budget aangevraagd van € 20.000. Voorgesteld wordt om deze kosten incidenteel te
dekken uit het bestaande budget voor het onderhoud van sportcomplexen. Hierdoor zullen de
sportcomplexen voor één jaar minder onderhouden worden.
Neutraal  nieuwe activiteit  dekking bestaand budget  < € 50.000 
college stelt wijziging vast

Om proef te draaien met een preventieve aanpak voor jeugdzorg stelt de provincie een subsidie
beschikbaar van € 80.000. Voorgesteld wordt de pilot uit te voeren en te dekken uit de
subsidie.
Neutraal  nieuwe activiteit  dekking subsidie  € 50.000 - € 100.000 
raad stelt wijziging vast in verzamelbesluit

Om duurzaamheid in de gemeente te bevorderen stelt het Rijk een subsidie beschikbaar van in
totaal € 240.000. Voorgesteld wordt om de komende drie jaar de subsidie te besteden aan het
verduurzamen van woningen, € 80.000 per jaar
Neutraal  nieuwe activiteit  dekking subsidie  > € 100.000 (over drie jaar bekeken) 
raad stelt wijziging vast met apart raadsvoorstel

De verkoop van een gemeentelijk pand levert een boekwaardewinst op van € 20.000. Dit
voordeel wordt ten gunste gebracht van het begrotingsresultaat.
Niet-neutraal (begrotingsresultaat)  < € 50.000  raad stelt wijziging vast in verzamelbesluit

Voor de reconstructie van een kruispunt wordt een krediet aangevraagd van € 300.000.
Voorgesteld wordt om de jaarlijkse kapitaallasten te dekken uit de reserve Parkeren en
Infrastructuur.
Niet-neutraal (reserve)  > € 50.000  raad stelt wijziging vast met apart raadsvoorstel
</pre>

====================================================================== Einde pagina 6 =================================================================

<br><br>