<b>Bijsluiter</b>. De hyperlink naar het originele document werkt niet meer. Daarom laat Woogle de tekst zien die in dat document stond. Deze tekst kan vreemde foutieve woorden of zinnen bevatten en de opmaak kan verdwenen of veranderd zijn. Dit komt door het zwartlakken van vertrouwelijke informatie of doordat de tekst niet digitaal beschikbaar was en dus ingescand en vervolgens via OCR weer ingelezen is. Voor het originele document, neem contact op met de Woo-contactpersoon van het bestuursorgaan.<br><br>====================================================================== Pagina 1 ======================================================================

<pre>Westfries Archief
Begroting 2019
Inclusief meerjarenraming 2019-2023
Vastgesteld in de vergadering van het Algemeen bestuur d.d. 28 juni 2018.
De voorzitter,                                                de secretaris,
Dhr. M. Pijl                                                  Dhr. D. Dekema
</pre>

====================================================================== Einde pagina 1 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 2 ======================================================================

<pre>Inhoudsopgave
Inhoudsopgave ............................................................................................................................................................................... 2
1. Inleiding en besluitvorming ........................................................................................................................................................ 3
2. Beleidsbegroting......................................................................................................................................................................... 4
2.1 Samenstelling bestuur .............................................................................................................................................................. 4
2.2 Missie en kerntaken ................................................................................................................................................................. 4
2.3 Stand van zaken........................................................................................................................................................................ 5
2.4 Visie op de toekomst ................................................................................................................................................................ 8
2.5 Indexeringen: ........................................................................................................................................................................... 9
3. Paragrafen ................................................................................................................................................................................ 11
3.1 Weerstandsvermogen en risicobeheersing ............................................................................................................................ 11
3.2 Financieringsparagraaf ........................................................................................................................................................... 12
3.3 Bedrijfsvoering ....................................................................................................................................................................... 12
4. Financiële begroting ................................................................................................................................................................. 14
4.1 Exploitatie............................................................................................................................................................................... 14
4.2 Begroting 2019 naar taakvelden ............................................................................................................................................ 16
4.3 Bijdragen per gemeente ......................................................................................................................................................... 17
4.4 Vermogenspositie .................................................................................................................................................................. 18
4.5 Meerjarenraming balans ........................................................................................................................................................ 20
4.6 Financiële kengetallen begroting ........................................................................................................................................... 21
                                                                                            2
</pre>

====================================================================== Einde pagina 2 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 3 ======================================================================

<pre>1. Inleiding en besluitvorming
Hierbij bieden wij u de ontwerpbegroting voor 2019 aan alsmede de meerjarenraming 2020-2023
Deze is besproken en voorlopig vastgesteld in de vergadering van het Dagelijks Bestuur op 11 april 2018.
Als basis zijn de ramingen uit de voorgaande begroting (2018) inclusief de wijzigingen en de kadernota maart 2018
van de gemeente Hoorn genomen. Conform de regionaal gemaakte afspraken heeft een indexering op de loon- en
prijsontwikkeling plaatsgevonden.
In de vergadering van 13 april 2015 heeft het Algemeen bestuur het beleidsplan voor de periode 2015 – 2017 en
het dekkingsplan daarvoor vastgesteld. De structurele financiële consequenties hiervan zijn in deze begroting
verwerkt.
In het beleidsplan Proactief archief 2015 – 2017 heeft het Westfries Archief samen met haar bestuurders uit de
regio vastgelegd dat zij in samenwerking met de deelnemende overheden een digitaal depot voor archivering wil
realiseren om in 2018 volledig digitaal werken van de overheden te ondersteunen. In de afgelopen twee jaar zijn
middels een pilot project en een leertraject en proeftuin gegevens verzameld op basis waarvan de kosten voor een
e-depot voor Westfriesland zijn begroot. Deze kosten bedragen 199.666 Euro en zijn opgenomen in deze
begroting.
De conceptbegroting wordt door het Dagelijks Bestuur voorgelegd aan de deelnemende gemeenten voor de
zienswijze procedure waarna in de vergadering van het Algemeen bestuur op 28 juni 2018 definitieve
besluitvorming plaatsvindt.
                                                           3
</pre>

====================================================================== Einde pagina 3 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 4 ======================================================================

<pre>2. Beleidsbegroting
2.1 Samenstelling bestuur
Het Algemeen Bestuur is samengesteld uit vertegenwoordigers van de aangesloten gemeenten:
  Drechterland                     Dhr. M. Pijl
  Enkhuizen                        Mw. A. van Vliet-Kuiper
  Hoorn                            Dhr. S. Bashara
  Koggenland                       Dhr. W. Bijman
  Medemblik                        Mw. J. Fit
  Opmeer                           Dhr. G.J.A.M Nijpels
  Stede Broec                      Dhr. N.C.P. Slagter
  Westfries Archief                Dhr. D. Dekema (secretaris)
2.2 Missie en kerntaken
Archiefinstellingen hebben de opdracht om (overheids)informatie te bewaren, te beheren en beschikbaar te stellen.
Goed informatiebeheer maakt het handelen van de gemeente transparant en dient zo de democratie. Documenten
van nu kunnen ook na vele jaren nog waardevol zijn, omdat ze historische bronnen vormen en deel uitmaken van
het cultureel erfgoed van ons land.
In en door het Westfries Archief werken de gemeenten Drechterland, Enkhuizen, Hoorn, Koggenland, Medemblik,
Opmeer en Stede Broec samen om hun informatie voor nu en later betrouwbaar en toegankelijk te houden.
Zij hebben een gezamenlijk bestuurlijk en financieel belang bij het instandhouden van gemeenschappelijke
voorzieningen voor informatiemanagement, archiefbeheer en cultuurhistorie. Samen zorgen zij dat hun informatie
op orde is zodat werkprocessen en dienstverlening aan de burger goed verlopen.
Het WFA:
      • adviseert de gemeenten op het gebied van informatiemanagement;
      • houdt toezicht op het beheer van de archieven die nog bij de archiefvormers aanwezig zijn;
      • beheert de archieven die de gemeenten naar de gezamenlijke openbare bewaarplaats van het WFA
           hebben overgebracht;
      • maakt de bronnen van de lokale en regionale geschiedenis toegankelijk;
      • faciliteert onderzoekers en geïnteresseerde burgers bij het gebruik daarvan.
Door in het WFA samen te werken, voeren de aangesloten gemeenten deze specialistische taken op een
professioneel niveau uit tegen relatief lage kosten 1. Dat is des te belangrijker nu archiefbeheer onder invloed van
de voortschrijdende digitalisering steeds complexer en kwetsbaarder wordt en het functioneren van overheden in
hoge mate afhankelijk is van de betrouwbaarheid en toegankelijkheid van digitale informatie.
Missie
“Het WFA draagt bij aan het gezond houden van de lokale democratie en het levend houden van het verleden van
Westfriesland. Het WFA stimuleert de aangesloten overheden om goed met hun informatie om te gaan ten
behoeve van de betrouwbaarheid van de (digitale) overheid, de doelmatigheid van de bedrijfsvoering en de
kwaliteit van de democratische verantwoording. Het WFA bewaart de historische bronnen van het gebied en maakt
deze laagdrempelig toegankelijk voor overheden en burgers.”
1
  Uit een benchmark blijkt dat het Westfries Archief doelmatig en efficiënt werkt en over een lange reeks van jaren een stabiele begroting heeft zonder
overschrijdingen.
                                                                             4
</pre>

====================================================================== Einde pagina 4 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 5 ======================================================================

<pre>2.3 Stand van zaken
Het WFA is een gemeenschappelijke regeling met een lange staat van dienst. We zijn van en voor de aangesloten
overheden en voeren namens hen de archiefwettelijke taken uit. Onze blik is daarbij gericht op de
betrouwbaarheid en toegankelijkheid van (overheids)informatie uit en over de regio voorbij de waan van de dag.
Bij de behandeling van de begroting vorig jaar is door verschillende gemeenten gevraagd om een overzicht van de
wettelijke taken per aangesloten gemeente.
Het Westfries Archief beheert sinds 1974 de openbare archieven van de aangesloten gemeenten. Daarmee geven
de gemeenten uitvoering aan de bepalingen van de archiefwet. Op deze wijze kunnen deze taken kwalitatief goed
en efficiënt worden uitgevoerd. De basistaken bestaan uit het in goede en geordende staat bewaren van de
archieven en deze ter beschikking stellen aan de gemeenten en burgers. De archiefwet stelt hiervoor een aantal
eisen met name ten aanzien van de wijze van ontsluiting, opslag, beveiliging en klimatologische omstandigheden
waardoor de archieven tot in lengte van jaren beschikbaar blijven. Daarvoor dient elke gemeente een openbaar
archiefdepot te hebben en voldoende gekwalificeerd personeel. In Westfriesland is ervoor gekozen om dat
archiefdepot gezamenlijk te bouwen en te beheren.
                           archieven        M1
   Drechterland                   231      464
   Enkhuizen                      268      523
   Hoorn                          411     1273
   Koggenland                     171      339
   Medemblik                      482     1040
   Opmeer                          95      147
   Stede Broec                    105      262
   Westfriesland                  231      861
Overzicht van aantal archieven en omvang per gemeente.
De werkzaamheden en het gebruik van de archieven laten zich moeilijk differentiëren naar een specifieke
gemeente. Dat komt met name doordat gebruiker van de archieven vaak meerdere archieven in hun samenhang
met elkaar raadplegen. Zo zal iemand die zijn stamboom uitzoekt vaak met meerdere gemeenten te maken
krijgen. Bij een onderzoek naar bouwgeschiedenis kan de betrokken notaris in een andere gemeente gevestigd zijn
als het betreffende pand. En voor onderzoek naar bijvoorbeeld waterbeheer of aspecten van ruimtelijke ordening
zijn de polderarchieven, waarvan de grenzen niet gelijk lopen met die van de gemeenten, van belang. Het
Westfries Archief beheert ook archieven die van belang zijn voor het hele gebied zoals van de regionale kranten,
notarissen en kerkelijke instellingen. De kracht en meerwaarde van de regionale aanpak is dat al deze informatie
in hun samenhang en context kunnen worden geraadpleegd. In de tabel vindt u een indicatief overzicht van
aantallen archieven en hun omvang per gemeente.
Naast beheer en dienstverlening adviseert de gemeenten op het gebied van informatievoorziening. Wij hebben de
kennis en expertise om gericht te adviseren op het gebied van specialistische vraagstukken. Bijvoorbeeld ten
aanzien van de meest efficiënte gezamenlijke aanpak van het duurzaam veilig bewaren van digitale informatie.
Zonder een actieve aanpak hiervan zal veel informatie verloren gaan.
Ons werk stond de afgelopen jaren naast het beheer van de collecties en dienstverlening aan burger en
gemeenten in het teken van het vergroten van het publieksbereik en het opbouwen van expertise ten behoeve van
de duurzame toegankelijkheid en betrouwbaarheid van digitale informatie. De digitalisering van archiefvorming en
informatievoorziening stelt het WFA voor nieuwe opgaven. Gedegen en actuele kennis van ICT is daarom voor al
onze medewerkers onmisbaar om hun werk goed te kunnen doen, zowel binnen onze eigen organisatie als ten
behoeve van de aangesloten overheden. Het Westfries Archief heeft nu een team van twee informatiemanagers.
Samen met de archiefinspecteur zijn zij goed in staat om te anticiperen op en te adviseren over nieuwe
ontwikkelingen in het informatiemanagement.
                                                          5
</pre>

====================================================================== Einde pagina 5 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 6 ======================================================================

<pre>Een bezoek aan het WFA kan vanaf huis optimaal worden voorbereid nu vrijwel alle toegangen op de archieven en
collecties online staan. Ook digitaliseerden we veel geraadpleegde bronnen. Zo’n 60.000 scans van de doop-,
trouw- en begraafboeken van vóór 1811, de voorlopers van de burgerlijke stand, zijn al enkele jaren op onze
website in te zien. Ruim 100.000 pagina’s van kranten van voor 1950, zoals de Enkhuizer Courant en de
Medemblikker Courant, gingen onder de scanner en werden digitaal doorzoekbaar gemaakt. Hetzelfde geldt voor
de archieven van de notarissen in de regio (1552-1843) en de gemeentelijke bevolkingsregisters. Om de
bevolkingsregisters beter te ontsluiten is in in 2017 een nieuw VeleHanden-project gestart. Dit is een vorm van
crowdsourcing waarbij vrijwilligers online bronnen toegankelijk kunnen maken. Zo is eerder een deel van de doop-,
trouw- en begraafboeken toegankelijk gemaakt. Sommige bronnen zijn niet geschikt voor verwerking via internet.
Deze worden aangepakt door andere vrijwilligers, die geregeld in het WFA bijeen komen. Inmiddels bevat de
historische personen-database van het Westfries Archief zo’n 1,9 miljoen personen. Dat is een toename van 40 %
ten opzichte van een jaar geleden.
Het WFA kan bogen op een stevige wederkerige relatie met een groeiende groep gebruikers. Er ontstaat
‘eigenaarschap’: mensen voelen zich samen met ons verantwoordelijk voor de ontsluiting van de historische
bronnen van ons gebied. Om goed gebruik te kunnen maken van de inzet van vrijwilligers moeten de medewerkers
van het WFA het nodige doen om dit voor te bereiden, te coördineren en te controleren. We zetten daar
structureel 0,5 fte voor in. Dat werk loont dubbel en dwars.
Het WFA beheert de overgedragen archieven van de aangesloten gemeenten in de regio: Stede Broec, Enkhuizen,
Drechterland, Hoorn, Medemblik, Koggenland en Opmeer. Daarnaast houdt het WFA toezicht op het beheer van
nog niet overgedragen archieven. Het WFA geeft ook advies. In mei 2017 werd op het WFA een training
georganiseerd voor informatiespecialisten van de aangesloten gemeenten en gemeenschappelijke regelingen over
de nieuwe Selectielijst. Deze lijst vormt de basis het bewaren en vernietigen van archiefbescheiden bij gemeenten.
De archivaris heeft over het uitgevoerde archieftoezicht bij de gemeenten en gemeenschappelijke regelingen
verslagen aan de betreffende besturen toegestuurd. Als eerste gemeente in Westfriesland kreeg gemeente
Koggenland het oordeel ‘adequaat’, de overige gemeenten scoorden ook goed met ‘redelijk adequaat’.
Er is een integrale archiefinspectie uitgevoerd bij de SED organisatie (Stede Broec, Enkhuizen, Drechterland) en de
SED gemeenten. In maart 2017 is voor de archiefruimte in de nieuwbouw van het gemeentehuis Drechterland een
verklaring van geen bezwaar afgegeven door de archivaris zodat de papieren archieven daar veilig kunnen worden
bewaard.
Op weg naar een e-depot voor Westfriesland
De Westfriese gemeenten maken de omslag naar volledig digitaal werken en digitaal archiveren hoort daarbij. Het
WFA neemt het voortouw in de ontwikkeling en realisatie van een regionale voorziening voor duurzame digitale
archivering: het e-depot. In 2016 werden scenario’s verkend in het project Roadmap en Blauwdruk e-depot voor een
route naar een gezamenlijk Westfries e-depot. In 2017 heeft het WFA met de regio deze scenario’s verder onderzocht
in het project Leertraject en Proeftuin e-depot. In de Proef Medemblik is geëxperimenteerd met een fictief e-depot.
De opbrengsten geven inzicht in (technische) eisen die aan koppelingen van informatiesystemen van de gemeenten
met het e-depot gesteld zouden moeten worden. In 2018 starten we met een aanbestedingstraject voor het e-depot.
Het e-depot maakt deel uit van het harmonisatieprogramma van Westfriesland.
Het WFA slaagt er in om de digitale dienstverlening op een hoger niveau te brengen. De digitalisering van bronnen
en de uitbreiding van de digitale dienstverlening is de beste manier om het publieksbereik te vergroten. Dat blijkt
wel uit de bezoekerscijfers van de website over de afgelopen jaren. De behoefte aan meer traditionele
dienstverlening op de studiezaal zal echter niet verdwijnen. Om onze digitale en fysieke dienstverlening goed af te
stemmen op de behoeften van onze klanten, is het project modernisering dienstverlening gestart.
Het verleden groeit met de dag. Hetzelfde geldt voor de collecties van het WFA. De Archiefwet verplicht overheden
hun archieven ouder dan 20 jaar over te brengen naar een openbare archiefbewaarplaats. Dat zorgt voor een
gestage instroom van overheidsarchieven.
De collectie van het WFA is 6,3 strekkende kilometer groot. Daarvan bestaat 5,8 kilometer uit archieven. Ten tijde
van de verhuizing naar de nieuwe locatie in 2006 besloegen de archieven nog ‘slechts’ 3,4 kilometer. In een
tijdsbestek van 12 jaar is de collectie dus met zo’n 60% gegroeid. Die groei komt voor 95% op het conto van de
                                                            6
</pre>

====================================================================== Einde pagina 6 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 7 ======================================================================

<pre>overheidsarchieven. De komende 20 jaar zal de omvang naar verwachting verder groeien naar meer dan zeven
kilometer. Deze grote toename van de hoeveelheid materiaal in beheer betekent een forse personele belasting. De
formatie die belast is met beheer, ontsluiting en dienstverlening van de archieven is echter constant gebleven.
Naast de formele inspecties hadden de archiefinspecteur en de informatiemanager regelmatig informeel contact
met de archiefvormers. Door de relaties met de overheden op deze manier te intensiveren, kan de inspecteur
knelpunten vroegtijdig signaleren en meedenken over (gezamenlijke) oplossingen. Omdat veel overheden in de
regio met dezelfde vragen en opgaven kampen organiseert het WFA kennisbijeenkomsten over
informatievoorziening en de inrichting daarvan.
Zo draagt het WFA bij aan de kwaliteit van de informatievoorziening en bespaart het zijn partners tijd en kosten.
Deze stap naar voren van het WFA wordt zeer gewaardeerd door de aangesloten gemeenten.
                                                          7
</pre>

====================================================================== Einde pagina 7 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 8 ======================================================================

<pre>2.4 Visie op de toekomst
Op 13 april 2015 heeft het Algemeen bestuur het beleidsplan voor de periode 2015 – 2017 vastgesteld.
Eind 2017 is besloten de looptijd van het beleidsplan met een jaar te verlengen. In het beleidsplan wordt de visie
op het Westfries Archief en zijn partners in 2019 omschreven.
In 2019 werken de overheden in Westfriesland digitaal en biedt het WFA hen een voorziening aan om digitaal te
archiveren. Digitaal werken, dat gepaard gaat met principes als open data, papierloos werken en ‘eenmalig
opslaan, meervoudig gebruik’, maakt overheden mede afhankelijk van de kwaliteit en beschikbaarheid van door
andere overheidsorganen geleverde data. De overheden in Westfriesland werken in 2019 daarom hechter samen
dan ooit, zowel informeel als formeel.
Omwille van de doelmatigheid en de doeltreffendheid van de informatieketens in Westfriesland gebruiken de
overheden in dit gebied voor hun informatiebeheer en -management dezelfde standaarden en conformeren zij zich
aan dezelfde voorschriften. Het WFA heeft een belangrijke rol in de ontwikkeling daarvan. Het is essentieel om
vanuit een langetermijnvisie na te denken over de relevantie en betekenis van overheidsinformatie, over
verantwoording en bewijsvoering, over het belang om te onthouden en het recht om vergeten te worden, over
bewaren en vernietigen, over beveiligen en openstellen. Dat is bij uitstek de functie van het WFA. We combineren
archivistische expertise met gedegen kennis van ICT en staan onze overheidspartners met raad en daad terzijde.
De gedeelde standaarden en voorschriften van de samenwerkende overheden in de regio vormen de basis van het
Westfriese e-depot: een digitaal archief dat zo is opgezet dat de betrouwbaarheid en toegankelijkheid van de
daarin opgeslagen informatie gegarandeerd is voor nu en later. Die voorziening is in 2019 beschikbaar. De in het
WFA participerende overheden kunnen daar gefaseerd op aansluiten. Het WFA is de beheerder van het e-depot.
Onder invloed van de digitalisering van overheid en maatschappij verandert de positie van archiefinstellingen. We
verwachten dat derden op basis van onze data steeds vaker datatoepassingen zoals apps en toegangen zullen
maken. De relatie met een deel van onze eindgebruikers wordt daardoor anders, indirecter vooral. We bieden
toegangen en data zo veel mogelijk in open formaten aan. Daardoor ontstaan nieuwe samenwerkingsverbanden.
Nog meer dan nu al het geval is, fungeert het WFA als spin in een web van informatierelaties, erfgoedpartners en
onderzoekers die de informatie uit onze collecties verrijken, verknopen, presenteren en duiden.
e-depot
Een e-depot komt ten goede aan de verbetering van de informatiehuishouding van de aangesloten overheden. Het
draagt bij aan het mogelijk maken van digitaal Procesmatig werken & zaakgericht registreren en digitaal
archiveren. Het verbetert de uitwisselbaarheid van gegevens en ondersteunt de regionale harmonisatie van
processen en uitwisselingsprotocollen. Het biedt ambtenaren in hun werkomgeving een goede toegankelijkheid tot
het uitgeplaatste archief. Het stuurt op kwaliteitsverbetering van de regionale gegevenshuishouding en op een
gedeelde visie op projectmatig werken, procesgericht registreren.
In 2017 heeft het regionale project Leertraject en Proeftuin WFA/Medemblik een aantal inzichten opgeleverd,
vastgelegd in een Doelarchitectuur, Privacybeleid, Duurzaamheidstrategie en Functionele eisen voor koppelvlakken
met bronsystemen en een Kostenmodel. Samen met de opbrengst van het project Implementatie Westfries TMLO
heeft het voldoende gegevens opgeleverd voor een Programma van Eisen voor een aanbesteding.
Door het Algemeen Bestuur is op 28 maart 2018 besloten te starten met een regionale basisvoorziening (fase A)
voor een digitale archiefbewaarplaats voor wettelijk overgebracht archief met een duurzame digitale archiefruimte
(RMA) voor de administratie van de aangesloten overheden. In 2020 zal op basis van de opgedane ervaring
worden bekeken of doorontwikkeling naar een Fase B wenselijk is.
Het Algemeen Bestuur heeft op 28 maart besloten om de financiële consequenties te verwerken in de
conceptbegroting 2019 van het Westfries Archief. De totale kosten, investering en exploitatie bedragen 199.666
Euro De kosten die gemaakt worden in 2018 zullen gefinancierd worden uit de bestemmingsreserve van het
Westfries Archief. Er wordt gestart met een aanbesteding welke pas na en onder voorbehoud van goedkeuring van
de begroting zal worden gegund.
Strategische doelstellingen
De de afgelopen jaren jaren gaven wij onze missie en visie gestalte door te werken aan vier strategische
doelstellingen die het maatschappelijk rendement van het WFA vergroten:
     1. Het WFA ontwikkelt samen met en ten behoeve van de aangesloten overheden een gedragen visie op en
          bijbehorende instrumenten voor de duurzame toegankelijkheid en betrouwbaarheid van digitale
          archieven.
                                                            8
</pre>

====================================================================== Einde pagina 8 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 9 ======================================================================

<pre>      2. Het WFA voert een toezichts- en adviesprogramma uit dat voorziet in de ondersteuningsbehoefte van de
           aangesloten overheden.
      3. Het WFA realiseert optimale digitale toegankelijkheid van zijn collectie.
      4. Het WFA ontwikkelt en levert producten en diensten die aansluiten bij de behoeften en kwaliteitseisen van
           overheden, burgers en erfgoedinstellingen.
In het voorjaar van 2019 zal een nieuw beleidsplan aan het bestuur worden aangeboden.
2.5 Indexeringen:
Eén van de primaire wettelijke taken van het Westfries Archief is het hebben en onderhouden van een gezamenlijk
archiefdepot. Om die reden zijn de kosten voor huisvesting verhoudingsgewijs veel hoger dan bij andere gemeentelijke
instellingen en gemeenschappelijke regelingen. En als gevolg daarvan zijn de beïnvloedbare kosten bijzonder gering.
Schema opbouw begroting WFA
Hieronder een schematisch weergave van de opbouw van de begroting die laat zien hoe betrekkelijk kleine bedragen grote
gevolgen hebben. Een ombuiging van 1% op het totaal is ongeveer een ombuiging van 10% op de beïnvloedbare
taakbudgetten. Het hanteren van een nullijn heeft grote gevolgen voor de begroting.
De berichtgeving over de indexering wordt geregeld in de eerder genoemde uitgangspunten GR. Hierin staat dat het college
van B&W van Hoorn uiterlijk 1 januari in het jaar voorafgaand aan het begrotingsjaar de uitgangspunten voor loon- en
prijsontwikkeling aan het Algemeen bestuur van de gemeenschappelijke regelingen meldt.
Op 8 maart 2018 heeft het bestuur een brief ontvangen inzake de indexatie voor de begroting 2019. Daarin wordt
aangegeven dat een gemiddelde indexering van de bijdrage van 3,54% is toegestaan. Hierbij wordt uitgegaan van een
indexering van 3.9% voor de loonontwikkeling en 2.7 % voor de prijsontwikkeling.
Deze brief is als uitgangspunt gehanteerd voor de begroting 2019.
De werknemers van het Westfries Archief zijn in dienst van de gemeente Hoorn. In de kadernota 2018 van de gemeente
Hoorn worden de salarissen geraamd op basis van de meest actuele gegevens (formatie per 1 maart 2018) in
overeenstemming met de CAR-UWO.
Voor de raming van de salarislasten bij het Westfries Archief is de kadernota 2018 van de gemeente Hoorn als uitgangspunt
genomen voor de begroting 2019.
Huur- en serviceovereenkomst
Naar aanleiding van de totstandkoming van de nieuwbouw van het Westfries Archief is de Gemeenschappelijke Regeling
gewijzigd. Daarbij is onder meer geregeld om Hoorn een faciliterende rol te geven ten aanzien van de zogenaamde PIOFACH
taken. Hoorn is tevens eigenaar van het gebouw. Deze overeenkomsten zijn op 13 juli 2012 ondertekend. De
huurovereenkomst is met terugwerkende kracht ingegaan op 1 januari 2009, de datum waarop de gewijzigde
Gemeenschappelijke Regeling van kracht is geworden. Deze huurovereenkomst is in 2015 geactualiseerd.
                                                                9
</pre>

====================================================================== Einde pagina 9 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 10 ======================================================================

<pre>De gemeente Hoorn heeft dus een tweeledige rol ten aanzien van het Westfries Archief. Hoorn is enerzijds de deelnemer in
de Gemeenschappelijke regeling en heeft er als zodanig belang bij om de kosten van de regeling laag en efficiënt te houden.
Anderzijds is Hoorn eigenaar van het gebouw en leverancier van diensten en berekent deze kosten door aan de regeling.
DVO
In 2015 is een overleg gestart met de gemeente Hoorn om de DVO te evalueren en te herzien. Dit is een moeizaam proces,
dat nu zijn einde lijkt te naderen. Er leek voorafgaand aan het opstellen van deze begroting op een akkoord afgestevend te
worden, maar daar is toch nog wat vertraging ingeslopen. Daarom zijn de financiële gevolgen van de nieuwe DVO nog niet in
de begroting 2019 verwerkt.
Huur
Het huurbedrag is opgebouwd uit de componenten kapitaallasten, verzekering, belastingen en reservering voor
meerjarenonderhoud. In de huurovereenkomst is afgesproken dat deze vanaf 2016 zal worden bijgesteld op basis van de
ervaringen over de voorgaande periode en een nieuw Meer Jaren Onderhouds Programma (MJOP). In 2014 is een nieuw
MJOP opgesteld. Dit heeft geleid tot een verlaging van de huursom voor de periode 2016 – 2020. Op 7 december 2015 is de
eerste allonge op deze huurovereenkomst ondertekend.
                                                               10
</pre>

====================================================================== Einde pagina 10 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 11 ======================================================================

<pre>3. Paragrafen
Volgens artikel 9 van het BBV dient de begroting de volgende paragrafen te bevatten:
1. Lokale heffingen;
2. Weerstandsvermogen en risicobeheersing;
3. Onderhoud kapitaalgoederen;
4. Financiering;
5. Bedrijfsvoering;
6. Verbonden partijen;
7. Grondbeleid.
Voor het Westfries Archief zijn op dit moment uitsluitend de paragrafen 2, 4 en 5 van toepassing.
3.1 Weerstandsvermogen en risicobeheersing
Een definitie van weerstandsvermogen is de mate waarin het Westfries Archief in staat is substantiële tegenvallers op te
vangen zonder dat de continuïteit in gevaar komt. Bij de beoordeling van het weerstandsvermogen van het Westfries Archief
moet de weerstandscapaciteit worden bezien in relatie tot mogelijke risico’s. De weerstandscapaciteit bestaat uit vrij
aanwendbare middelen.
Hieronder een overzicht van de vrij aanwendbare middelen op grond van de laatst vastgestelde begroting en de nota
Reserves en voorzieningen 2016. Hierbij valt op te merken dat de bestemmingsreserve ontwikkeling E-depot niet vrij te
besteden is, maar is geoormerkt voor de ontwikkeling van het E-depot bij het Westfries Archief.
 Naam Reserves                                                     Begrote stand per
                                                                           01-01-2019
 Algemene Reserve                                                              48.892
 Bestemmingsreserve ontwikkeling E-depot                                      195.888
 Totaal                                                                       244.780
Bij het aangaan van de nieuwe gemeenschappelijke regeling per 1 januari 2009 zijn de tot dan toe gereserveerde middelen
overgegaan in het nieuwe openbaar lichaam WFA, Regionaal Historisch Centrum voor West-Friesland.
Zoals in de begrotingen van afgelopen jaren is geconstateerd ontstaan er risico’s bij de uitvoering van wettelijke taken als
gevolg van taakstellingen. Dit komt in het bijzonder omdat de taakstellingen vooral ten laste komen van de geringe
beïnvloedbare kosten. De reserves worden in 2019 niet langer gebruikt ter dekking van structurele lasten. Het Algemeen
Bestuur heeft op 21 februari 2018 besloten de structurele kosten, volgend uit het beleidsplan en het E-depot niet langer te
dekken uit de bestemmingsreserve, maar uit een verhoging van de deelnemersbijdrage. Dit is besloten, omdat niet langer
kan worden uitgegaan van in de begroting in te rekenen voordelen door samenwerking op het gebied van DIV en
gegevensmanagement.
De volgende risico’s zijn te onderscheiden:
     1. Algemeen / bedrijfsvoering
              a. Het overleg met betrekking tot de evaluatie van het DVO is nog niet afgerond. Het is dus
                   nog niet duidelijk of deze gevolgen heeft voor de begroting. (risico hoog)
              b. Algemene reserve. De regionaal vastgestelde norm voor de algemene reserve is 2,5%. Voor een
                   relatief kleine begroting als die van het WFA betekent dat in absolute zin een bedrag van € 40.000.
                   Risico als een langdurig zieke medewerker kan de reserve snel uitputten. Regionaal is afgesproken
                   dat de deelnemende gemeenten dit risico meewegen in hun eigen weerstandsvermogen. (risico
                   laag)
     2. Beheer
                   De collectie van het WFA is 6,3 strekkende kilometer groot. Ten tijde van de verhuizing
                   naar de nieuwe locatie in 2006 besloegen de archieven nog ‘slechts’ 3,4 kilometer. In een
                   tijdsbestek van 8 jaar is de collectie dus met zo’n 60% gegroeid. Deze groei zal de komende jaren
                   los van de digitalisering doorgaan. Formatie voor beheer is gelijk gebleven en de budgetten zijn
                                                              11
</pre>

====================================================================== Einde pagina 11 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 12 ======================================================================

<pre>                   afgenomen als gevolg van taakstellingen. Gevolg is dat noodzakelijke werkzaamheden als
                   restauratie, zuurvrije verpakking en andere beheersmaatregelen worden uit- of afgesteld. Hierdoor
                   worden achterstanden opgebouwd. Er is inmiddels een beleidsnotitie gemaakt om dit probleem in
                   kaart te brengen. Het onderwerp zal worden meegenomen in het op te stellen beleidsplan voor de
                   jaren 2019 e.v.. (risico middel)
     3. Dienstverlening / publieksbereik
                   In het nieuwe beleidsplan wordt de fysieke dienstverlening verlaagd. De openingstijden
                   van de studiezaal worden gereduceerd van 32 tot 16 uur per week. Deze achteruitgang is alleen te
                   rechtvaardigen door de verbetering van de digitale dienstverlening die in de afgelopen jaren is
                   ingezet. Het is noodzakelijk dat de budgetten voor het beschikbaar stellen van digitale informatie
                   op peil blijven. Anders kan het gevolg zijn dat informatie niet digitaal kan worden aangeboden of
                   van het internet moet worden teruggetrokken. Gevolg is dan achteruitgang van zowel fysieke als
                   digitale dienstverlening. (risico laag)
3.2 Financieringsparagraaf
In de begroting 2019 wordt 97% van alle inkomsten van het Archief gefinancierd met de gemeentelijke bijdragen en ruim 3%
met de bijdrage van het Hoogheemraadschap en eigen inkomsten uit leges. Het Westfries Archief trekt geen vreemd
vermogen aan in 2019.
Verdeelsystematiek bijdragen deelnemers
Voor de berekening van de bijdrage wordt op grond van artikel 23 van de Gemeenschappelijke Regeling uitgegaan van het
inwonertal per 1 januari voorafgaand aan het begrotingsjaar, volgens de door het CBS vastgestelde en gepubliceerde
bevolkingsgegevens. Het CBS heeft de inwonertallen per 1 januari 2018 ten tijde van het opstellen van deze begroting nog
niet vastgesteld. Dit houdt in dat er voor de begroting 2019 vooralsnog wordt uitgegaan van het inwonertal per 1 januari
2017.
In hoofdstuk 4 zijn de bijdragen per gemeente opgesomd.
3.3 Bedrijfsvoering
Ondersteunende PIOFACH taken
Het WFA is aangesloten op het netwerk van de gemeente Hoorn. Het onderhoud en de vervanging van de apparatuur en
software wordt door de gemeente Hoorn gerealiseerd. De kosten hiervoor worden middels een
dienstverleningsovereenkomst doorberekend aan het Westfries Archief.
Ook overige ondersteunende taken op het gebied van salarisadministratie, boekhouding, financieel beleid, juridische
ondersteuning zijn ondergebracht bij de centrumgemeente Hoorn. Zij worden middels een dienstverleningsovereenkomst
doorberekend aan het Westfries Archief. De kosten hiervoor worden jaarlijks geïndexeerd.
Personeelsontwikkeling
De formatie van het WFA bedraagt in 2019 12,11 fte.. In een kleine organisatie als die van het WFA is het van belang dat de
personeelsformatie bestaat uit professionele breed inzetbare mensen. Bij het invullen van vacatures wordt hiermee zoveel
mogelijk rekening gehouden. Een eventuele “overlap” in de bezetting, waardoor een “warme overdracht” van kennis en
expertise mogelijk is, maakt daar deel van uit. Het algemeen bestuur heeft, voor de ontwikkeling en de implementatie van
het E-depot besloten de formatie per 1-1-2018 met ongeveer 0,25 FTE uit te breiden. Deze uitbreiding was noodzakelijk om
voldoende capaciteit te creëren voor deugdelijk projectmanagement met betrekking tot de ontwikkeling van het E-depot.
Voormalige ID-baan
Eén van de medewerkers van het Westfries Archief is een voormalige ID-er. De gemeente Hoorn heeft besloten het
dienstverband van vier voormalige ID-ers van de gemeente Hoorn te continueren. De meerkosten als gevolg van een hogere
inschaling en een vergoeding voor verminderde arbeidsproductiviteit komen ten laste van de gemeentelijke begroting.
                                                              12
</pre>

====================================================================== Einde pagina 12 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 13 ======================================================================

<pre>Huisvesting
In 2006 is het WFA verhuisd naar het nieuwe gebouw aan de Blauwe Berg. Hiermee is een goede en veilige bewaring van de
archieven en collecties conform de wettelijke regels gerealiseerd. Het gebouw is eigendom van de centrumgemeente Hoorn
en wordt gehuurd van de centrumgemeente. In 2012 is een huurovereenkomst afgesloten met terugwerkende kracht tot
2009.
De huurprijs bestaat uit een bedrag voor kapitaallasten, verzekeringen en belastingen en onderhoud. Elke vijf jaar wordt de
huurprijs opnieuw vastgesteld. Voor het laatst op 7 december 2015, ingaande 1 januari 2016.
                                                              13
</pre>

====================================================================== Einde pagina 13 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 14 ======================================================================

<pre>4. Financiële begroting
4.1 Exploitatie
                                                            Begroting 2018 na                                          Begroting  Begroting  Begroting  Begroting
                                       Begroting 2018    begrotingswijzigingen Index en wijziging 2019 Begroting 2019       2020       2021       2022       2023
                                                                                                       met index en
                                                      in meerjarenraming       mutatie                 aanpassing
 Lasten
 Doorberekende personele kosten vanuit
 centrumgemeente                             758.993                 773.224                   82.836        856.060     856.060    856.060    856.060    856.060
 DVO - diensten                              149.173                 129.173                         0       129.173     129.173    129.173    129.173    129.173
 Kapitaallasten                                     0                        0                 18.667         18.667      18.667     18.667     18.667     18.667
 Overige personele kosten                     21.878                   21.878                      649        22.527      22.527     22.527     22.527     22.527
 Inhuur                                       57.550                   71.143                 -28.889         42.254      42.254     42.254     42.254     42.254
 Huur                                        338.096                 338.096                         0       338.096     338.096    338.096    338.096    338.096
 DVO - huisvesting                            82.984                   82.984                    2.241        85.225      85.225     85.225     85.225     85.225
 Inventaris/Materialen                        10.577                   10.577                      285        10.862      10.862     10.862     10.862     10.862
 Accountantskosten                              6.415                    6.415                     173          6.588      6.588      6.588      6.588      6.588
 Contributies                                   4.006                    4.006                     109          4.115      4.115      4.115      4.115      4.115
 Educatie en voorlichting                     27.267                   27.267                      736        28.003      28.003     28.003     28.003     28.003
 Opbergmiddelen archiefdienst                   7.338                    7.338                     198          7.536      7.536      7.536      7.536      7.536
 Restauratiekosten archivalia                 24.808                   24.808                      670        25.478      25.478     25.478     25.478     25.478
 Digitalisering                               76.161                 102.161                   49.758        151.919     154.919    154.919    154.919    154.919
 Onvoorzien                                     8.262                  18.262                   -4.507        13.755      13.755     13.755     13.755     13.755
 Totaal lasten                             1.573.508               1.617.332                  122.926      1.740.258  1.743.258  1.743.258  1.743.258  1.743.258
 Baten
 Bijdrage Hoogheemraadschap                   35.880                   35.880                      969        36.849      36.849     36.849     36.849     36.849
 Leges                                          2.183                    2.183                      59          2.242      2.242      2.242      2.242      2.242
 Rente opgebouwde reserve                         114                        0                       0              0          0          0          0          0
 Verhuurd Archiefruimte                         5.126                    5.126                     138          5.264      5.264      5.264      5.264      5.264
 Gemeentelijke bijdragen                   1.432.205               1.432.205                  263.698      1.695.903   1.698.903  1.698.903  1.698.903  1.698.903
 Totaal baten                               1.475.508               1.475.394                  264.864      1.740.258  1.743.258  1.743.258  1.743.258  1.743.258
 Onttrekking bestemmingsreserve                98.000                 141.938                                       0          0          0          0          0
</pre>

====================================================================== Einde pagina 14 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 15 ======================================================================

<pre>  Uitgangspunten
     • Uitgangspunten Gemeenschappelijke Regelingen raadsbesluit Hoorn 15/2/2012
     • Brief d.d. 1 maart 2018 inzake. indexatie begroting 2018
     • Beleidsplan 2015 – 2017 vastgesteld dd. 13 april 2015.
     • Dekkingsplan beleidsplan 2015 – 2017 vastgesteld dd. 13 april 2015
     • Nota reserves en voorzieningen Westfries Archief vastgesteld 13 april 2015 Hierin zijn budgetten gealloceerd voor de
         uitvoering van dit plan. Deze projecten hebben een langere looptijd en zullen gedeeltelijk doorschuiven.
     • Huur- en Dienstverleningsovereenkomst met de gemeente Hoorn, dd. 13 juli 2012. Eerste allonge 7 juli 2015
     • Begroting ontwikkeling E-depot, vastgesteld dd. 28 maart 2018
     • Bestuursbesluiten Algemeen Bestuur, volgend uit de notulen
Toelichting
De financiële effecten van de nieuw onderhandelde dienstverleningsovereenkomst met de gemeente Hoorn zijn nog niet
verwerkt in de begroting, vanwege vertraging in de besluitvorming daaromtrent. Het Westfries Archief is echter al wel,
vooruitlopende op het ingaan van de nieuwe dienstverleningsovereenkomst per 1-1-2018, enkele ICT-taken elders gaan
uitbesteden, voor een bedrag van € 26.000. Deze kosten, bedragende € 20.000 bij de gemeente Hoorn, worden door de
gemeente Hoorn niet meer gemaakt, dus zijn deze kosten, vooruitlopend op de besluitvorming, in de begroting al in mindering
gebracht op de DVO. Per saldo worden de kosten voor het Westfries Archief € 6.000 hoger.
De structurele financiële gevolgen, volgend uit de begroting ontwikkeling E-depot, zijn voor 2018 en 2019 in de begroting
verwerkt. Dit leidt in 2018 en 2019 al tot een verhoging van de begrotingstotalen.
Omdat de medewerkers van het Westfries Archief in dienst zijn van de gemeente Hoorn is de kadernota van de gemeente
Hoorn als uitgangspunt genomen voor de loonkosten. Zie ook opmerking in hoofdstuk 4 onder indexering.
</pre>

====================================================================== Einde pagina 15 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 16 ======================================================================

<pre>4.2 Begroting 2019 naar taakvelden
 Begroting 2019 naar taakvelden
                                  Met index en aanpassing    Taakveld 0.4 Overhead Taakveld 5.4 Musea
 Lasten
 Doorberekende personele kosten
 vanuit centrumgemeente                           856.060                  196.017             660.042
 DVO - diensten                                   129.173                  129.173                   -
 Kapitaalslasten                                   18.667                        -              18.667
 Overige personele kosten                          22.527                   22.527                   -
 Inhuur tijdelijk personeel                        42.254                        -              42.254
 Huur                                             338.096                  338.096                   -
 DVO - huisvesting                                 85.225                   85.225                   -
 Inventaris/Materialen                             10.862                   10.862                   -
 Accountantskosten                                  6.588                    6.588                   -
 Contributies                                       4.115                        -               4.115
 Educatie en voorlichting                          28.003                   28.003                   -
 Opbergmiddelen archiefdienst                       7.536                        -               7.536
 Restauratiekosten archivalia                      25.478                        -              25.478
 Digitalisering                                   151.919                   26.702             125.217
 Onvoorzien                                        13.755                   13.755                   -
 Totaal lasten                                  1.740.258                  856.948             883.309
 Baten
 Bijdrage Hoogheemraadschap                        36.849                        -              36.849
 Leges                                              2.242                        -               2.242
 Verhuurd Archiefruimte                             5.264                        -               5.264
 Gemeentelijke bijdragen                        1.695.903                        -           1.695.903
 Totaal baten                                   1.740.258                        -           1.740.258
 Saldo                                                   -                       -                   -
 Lasten en baten per taakveld
 Taakveld                                             Lasten     Baten
 0.4 Overhead                                        856.948         -
 5.4 Musea                                           883.309 1.740.258
 Totaal                                            1.740.257 1.740.258
                                                    16
</pre>

====================================================================== Einde pagina 16 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 17 ======================================================================

<pre>4.3 Bijdragen per gemeente
  Totale gemeentelijke bijdrage (€):                  1.432.205              2018
                                            Aantal inwoners per       Bijdrage per
  Deelnemers:                                        01-01-2016 deelnemer (€)
  Drechtenland                                            19.400           132.908
  Enkhuizen                                               18.455           126.434
  Hoorn                                                   72.172           494.447
  Koggenland                                              22.471           153.948
  Medemblik                                               43.725           299.558
  Opmeer                                                  11.336            77.662
  Stede Broec                                             21.493           147.248
  Totaal                                                209.052          1.432.205
  Totale gemeentelijke bijdrage (€):                  1.695.903              2019
                                            Aantal inwoners per       Bijdrage per
  Deelnemers:                                        01-01-2017 deelnemer (€)
  Drechtenland                                            19.384           156.631
  Enkhuizen                                               18.479           149.318
  Hoorn                                                   72.493           585.774
  Koggenland                                              22.522           181.987
  Medemblik                                               44.058           356.007
  Opmeer                                                  11.420            92.278
  Stede Broec                                             21.522           173.907
  Totaal                                                209.878          1.695.903
  Totale gemeentelijke bijdrage (€):                  1.698.903           2020 e.v.
                                            Aantal inwoners per       Bijdrage per
  Deelnemers:                                        01-01-2017 deelnemer (€)
  Drechtenland                                            19.384           156.908
  Enkhuizen                                               18.479           149.582
  Hoorn                                                   72.493           586.810
  Koggenland                                              22.522           182.309
  Medemblik                                               44.058           356.637
  Opmeer                                                  11.420            92.442
  Stede Broec                                             21.522           174.214
  Totaal                                                209.878          1.698.903
Toelichting gemeentelijke bijdrage
De structurele kosten, volgend uit het beleidsplan Proactief Archief en de ontwikkeling van het E-depot, zijn conform
bestuursbesluit in 2018 nog ten laste gebracht van de daarvoor ingestelde bestemmingsreserve. Het Algemeen Bestuur heeft
echter besloten om per 2019 de structurele lasten structureel te dekken. Dit heeft een verhoging van de gemeentelijke bijdrage
tot gevolg. De exacte verhoging per deelnemende gemeente is in de overzichten hierboven te zien. In de jaren 2018 en 2019
komt de deelnemersbijdrage neer op een bedrag van respectievelijk € 6,85 en € 8,08 per inwoner.
                                                                17
</pre>

====================================================================== Einde pagina 17 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 18 ======================================================================

<pre>4.4 Vermogenspositie
De reserves van het Westfries Archief zijn vastgesteld door het Algemeen bestuur in zijn vergadering van 13 april 2015. Als de
reserves de komende periode worden ingezet om Proactief te bekostigen resteert aan het eind van 2017 alleen nog de
Algemeen reserve. Het verloop is te prognosticeren, zoals opgenomen in het overzicht op de volgende pagina,
Algemene Reserve
De reserve wordt gevoed door positieve exploitatieresultaten aan de reserve te doteren en dient als buffer voor onverwachte en
onvoorziene tegenvallers. Dit zorgt er voor, dat de organisatie niet telkens terug moet naar de deelnemers en dat men kan
zorgen voor consistente (stabiele) tarieven.
Over de opgebouwde Reserves vindt geen rentetoevoeging plaats. De gelden van het WFA zitten in de kasstroompositie van de
centrumgemeente. Het archief ontvangt sinds 2016 echter geen rente meer vanwege de lage of negatieve rentestand.
Bestemmingsreserve Proactief Archief
De incidentele kosten voor de uitvoering van het beleidsplan Proactief Archief wordt gedekt met een bestemmingsreserve
Proactief Archief. De structurele kosten die voortvloeien uit het beleidsplan moeten worden gedekt met een verhoogde bijdrage
van de deelnemende gemeenten. Over de verhoogde bijdrage dient nog een besluit te worden genomen. Het beleidsplan
Proactief Archief is naar verwachting in 2018 volledig afgerond. Het restant wordt in 2018, conform bestuursbesluit,
overgeheveld naar de bestemmingsreserve ontwikkeling E-depot.
Bestemmingsreserve E-depot
Om de digitalisering van de archiefdiensten mogelijk te maken is het noodzakelijk dat er een E-depot wordt gerealiseerd. Om de
incidentele kosten en de in 2018 te maken structurele kosten hiervan te dekken wordt in 2018 een bestemmingsreserve
gevormd. Dit is opgenomen in de begroting, vooruitlopende op de besluitvorming.
                                                                 18
</pre>

====================================================================== Einde pagina 18 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 19 ======================================================================

<pre>                                                                                               Begrote                          Begrote                          Begrote                          Begrote
                                                                                             stand per                        stand per                        stand per                        stand per
                                                            Stand per Onttrekkingen Dotaties    31-12- Onttrekkingen Dotaties    31-12- Onttrekkingen Dotaties    31-12- Onttrekkingen Dotaties    31-12-
Naam Reserve                                               31-12-2017          2018    2018       2018          2019    2019       2019          2020    2020       2020          2021    2021       2021
Algemene reserve                                               48.892             -        -    48.892             -        -    48.892             -        -    48.892             -        -    48.892
Bestemmingsreserve uitvoeren beleidsplan Proactief Archief    337.826       337.826        -         -             -        -         -             -        -         -             -        -         -
Bestemmingsreserve ontwikkeling E-depot                             -             - 195.888    195.888             -        -   195.888             -        -   195.888             -        -   195.888
Totaal                                                        386.718       337.826 195.888    244.780             -        -   244.780             -        -   244.780             -        -   244.780
</pre>

====================================================================== Einde pagina 19 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 20 ======================================================================

<pre>4.5 Meerjarenraming balans
                                                          31-12-       31-12-      31-12-     31-12-      31-12-   31-12-
  Meerjarenraming balans (Stand per)                        2017         2018        2019       2020        2021     2022
  ACTIVA
  Vaste activa
  Materiële vaste activa                                        -     112.000      93.333     74.667      56.000   37.333
  Financiële vaste activa                                       -            -           -         -            -         -
  Totaal vaste activa                                           -     112.000      93.333     74.667      56.000   37.333
  Vlottende activa
  Uitzettingen met een rentetypische looptijd < 1
  jaar                                                   189.480       77.028      85.294     93.561     101.827  110.093
  Liquide middelen                                       238.303       96.876     107.272    117.668     128.065  138.461
  Overlopende activa                                         101            41         46         50           54       59
  Totaal vlottende activa                                427.884      173.946     192.612    211.279     229.946  248.612
  Totaal activa                                          427.884      285.946     285.946    285.946     285.946  285.946
  PASSIVA
  Vaste passiva
  Eigen vermogen                                         386.719      244.781     244.781    244.781     244.781  244.781
  Vaste schulden met een rentetypische looptijd > 1
  jaar                                                          -            -           -         -            -         -
  Totaal vaste passiva                                   386.719      244.781     244.781    244.781     244.781  244.781
  Vlottende passiva
  Vlottende schulden rentetypische looptijd < 1 jaar      31.722       31.722      31.722     31.722      31.722   31.722
  Overlopende passiva                                      9.443        9.443       9.443      9.443       9.443    9.443
  Totaal vlottende passiva                                41.165       41.165      41.165     41.165      41.165   41.165
  Totaal passiva                                         427.884      285.946     285.946    285.946     285.946  285.946
Toelichting meerjarenraming balans
In 2018 wordt geïnvesteerd in een digitale archiefvoorziening, het E-depot. Hierdoor op den duur mogelijk dat de
informatiesystemen van de deelnemende gemeenten rechtstreeks communiceren met het digitale archiefsysteem. Dit komt
de archiefvorming van de gemeenten ten goede. In 2018 vergt dit naar verwachting een investering van € 112.000, welke in 6
jaar wordt afgeschreven.
</pre>

====================================================================== Einde pagina 20 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 21 ======================================================================

<pre>4.6 Financiële kengetallen begroting
  Financiële kengetallen              Rekening 2017      Begroting 2018      Begroting 2019
  Netto schuldquote                               -27%                -9%                  -9%
  Solvabiliteitsratio                              90%               86%                   86%
  Structurele exploitatieruimte                    -7%              -10%                    0%
Duiding financiële kengetallen
Netto schuldquote
De netto schuldquote weerspiegelt de druk van de rentelasten en afschrijvingslasten op de exploitatie. Het WFA heeft in de
jaren 2017, 2018 en 2019 een negatieve netto schuldquote. Dit komt voort uit het feit dat het WFA gefinancierd is met
weinig vreemd vermogen. Hierdoor ervaart het WFA weinig druk van rentelasten en afschrijvingslasten op de exploitatie. Van
een netto schuldquote van onder de 100 % wordt normaalgesproken aangenomen dat het gezond is voor de bedrijfsvoering.
De netto schuldquote van het Westfries Archief zit ruim onder de 100 %
Solvabiliteitsratio
Het solvabiliteitsratio weerspiegelt de hoogte van het eigen vermogen in verhouding tot het balanstotaal. Het hoge
solvabiliteitsratio van het WFA komt voort uit het feit dat het WFA voornamelijk is gefinancierd met eigen vermogen. Door
onttrekking van reserves in 2017 en 2018 daalt het solvabiliteitsratio licht in die jaren.
Structurele exploitatieruimte
Het kengetal voor de structurele exploitatieruimte geeft weer hoe der verhouding is tussen de structurele baten en de
structurele lasten van het WFA. Hoe hoger dit kengetal, hoe flexibeler het WFA is in het opvangen van onverwachte
financiële ontwikkelingen. Aangezien het merendeel van de baten van het WFA bestaat uit bijdragen van de deelnemende
gemeenten, die structureel van aard zijn, en het grootste deel van de lasten van het WFA ook structureel van aard zijn, komt
dit kengetal in de meeste jaren in de buurt van 0 % uit. 2017 en 2018 laten een licht negatieve structurele exploitatieruimte
zien, door onttrekkingen uit de reserve in die jaren.
                                                                21
</pre>

====================================================================== Einde pagina 21 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 22 ======================================================================

<pre>5. Bestuurlijke Besluitvorming
Het Algemeen bestuur van het Westfries Archief besluit:
1. de begroting 2019 vast te stellen
2. de meerjarenraming 2020-2023 voor kennisgeving aan te nemen en als financieel kader te hanteren.
3. als gevolg van de nog niet afgesloten dienstverleningsovereenkomst, in 2018 € 6.000 extra te onttrekken uit
    de reserve
Aldus vastgesteld door het Algemeen bestuur in de vergadering van 28 juni 2018
Hoorn,
De voorzitter,                                                 De secretaris,
Dhr. M. Pijl                                                   Dhr. D. Dekema
                                                        22
</pre>

====================================================================== Einde pagina 22 =================================================================

<br><br>