<b>Bijsluiter</b>. De hyperlink naar het originele document werkt niet meer. Daarom laat Woogle de tekst zien die in dat document stond. Deze tekst kan vreemde foutieve woorden of zinnen bevatten en de opmaak kan verdwenen of veranderd zijn. Dit komt door het zwartlakken van vertrouwelijke informatie of doordat de tekst niet digitaal beschikbaar was en dus ingescand en vervolgens via OCR weer ingelezen is. Voor het originele document, neem contact op met de Woo-contactpersoon van het bestuursorgaan.<br><br>====================================================================== Pagina 1 ======================================================================

<pre>             Verslag van het toezicht op het
             archiefbeheer van de gemeente
                       Landsmeer
                          2017




Mevrouw L.M. de Beurs
Archiefinspecteur
Waterlands Archief
Maart 2017
</pre>

====================================================================== Einde pagina 1 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 2 ======================================================================

<pre>Inhoudsopgave

Inhoudsopgave                                                                                    2
Inleiding                                                                                        3
Managementsamenvatting met “stoplichtenmodel”                                                    4
1.   Lokale regelgeving                                                                          7
2.   Interne kwaliteitszorg en toezicht                                                          9
3.   Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid archiefbescheiden      10
4.   Digitale archiefbescheiden                                                                 11
5.   Vernietiging en vervreemding van archiefbescheiden                                         12
6.   Overbrenging van archiefbescheiden naar de openbare archiefbewaarplaats                    13
7.   Archiefbewaarplaatsen, archiefruimten en e-depots                                          14
8.   Ter beschikking stelling van naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden   15
9.   Rampen, calamiteiten en veiligheid                                                         15
10. Middelen en mensen                                                                          15




                                                                                                 2
</pre>

====================================================================== Einde pagina 2 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 3 ======================================================================

<pre>Inleiding
Conform artikel 32 van de Archiefwet 1995 houdt de gemeentearchivaris1 toezicht op de
niet-overgebrachte archiefbescheiden van de gemeente. Op 15 februari 2017 heeft daarom
een archiefinspectie plaatsgevonden bij uw gemeente. Ook nu waren de KPI’s 2 het
uitgangspunt van de inspectie.

Voorafgaand aan de inspectie heeft de gemeente Landsmeer de KPI-vragenlijst ingevuld. De
vragen uit deze KPI-vragenlijst zijn onderverdeeld in een tiental onderwerpen. Door de
vragen van de lijst te beantwoorden, wordt gemeten of de gemeente Landsmeer aan de
wettelijke vereisten van de Archiefwet 1995 voldoet en of de gemeente ‘compliant’ is. Door
gebruik van de KPI’s is het mogelijk de resultaten te vergelijken, niet alleen met andere
organisaties, maar ook in de eigen organisatie door de jaren heen.

Daarnaast geeft de inspectie, en dit verslag daarvan, inzicht in hoeverre de gemeente zich
kan verantwoorden voor haar handelen en of de gemeente ‘accountable’ is. Compliancy en
accountability vormen de basis voor transparantie van het handelen van de gemeente.

De nummering van de tien onderwerpen uit de KPI-vragenlijst, komt overeen met de tien
hoofdstuknummers uit dit inspectieverslag. Een opsomming van de belangrijkste conclusies
en aanbevelingen leest u in de managementsamenvatting. Tevens is in de
managementsamenvatting een zogenoemd stoplichtenmodel opgenomen. Zo kunt u in één
opslag zien aan welke punten de gemeente Landsmeer voldoet en aan welke punten nog
gewerkt dient te worden.

Tijdens de inspectie is gesproken met de heer Van Zijl, mevrouw Witte en mevrouw
Kampstra. Zij worden hartelijk bedankt voor hun tijd en inzet.




Lianne de Beurs
Archiefinspecteur Waterlands Archief
Purmerend, 2017


1
    De gemeentearchivaris voor de gemeente Landsmeer is de directeur-archivaris van het Waterlands Archief
2
    KPI = Kritische Prestatie-Indicatoren

                                                                                                             3
</pre>

====================================================================== Einde pagina 3 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 4 ======================================================================

<pre>Managementsamenvatting met “stoplichtenmodel”
Op woensdag 15 februari jl. heeft er een inspectie op het archiefbeheer plaatsgevonden bij
de gemeente Landsmeer. In het verslag leest u de bevindingen van deze inspectie. In deze
managementsamenvatting leest u de belangrijkste aandachtspunten en aanbevelingen.
Daarnaast is in deze samenvatting een zogenoemd stoplichtenmodel opgenomen. Aan de
hand van dit stoplichtenmodel kunt u in één opslag zien aan welke punten de gemeente
voldoet (groen), aan welke punten de gemeente deels voldoet (oranje) en aan welke punten
de gemeente nog niet voldoet (rood).



Belangrijkste aandachtspunten en aanbevelingen

    De gemeente Landsmeer archiveert op dit moment nog op papier. Wanneer digitale
     bescheiden worden ontvangen, worden deze geprint en aan het papieren dossier
     toegevoegd. Deze manier heeft echter zijn langste tijd gehad, daar er steeds meer
     digitaal gewerkt wordt. Uit het gesprek tijdens de inspectie blijkt dat de gemeente
     goed in beeld heeft welke zaken nog niet op orde zijn (o.a. het metadataschema,
     digitale bewaarstrategie, overzicht van opslagformaten etc.) en welke stappen en
     genomen moeten worden om uiteindelijk geheel digitaal te kunnen werken. Hiervoor
     wordt nu het plan informatiebeheer opgesteld. Wanneer dit plan is vastgesteld, is
     het zaak dit ook daadwerkelijk goed uit te voeren, zodat de gemeente binnen
     afzienbare tijd geheel digitaal archiveert. Betrek de archivaris bij dit proces.

    De gemeente Landsmeer besteedt een aantal archiefbeheertaken uit aan
     buurgemeenten of externe organisaties. In de dienstverlengingsovereenkomsten
     (DVO’s) die de gemeente sluit met deze partijen, worden geen maatregelen omtrent
     het archiefbeheer opgenomen. Geadviseerd wordt om dit alsnog te doen. De meeste
     DVO’s worden opgesteld voor een periode van enkele jaren. Wanneer zo’n periode
     afloopt, en de DVO wordt verlengd, dienen alsnog afspraken omtrent het
     archiefbeheer te worden opgenomen.

    Uit de inspectie blijkt dat de gemeente niet kan waarborgen of de papieren
     archiefdossiers compleet zijn. De uitgaande post gaat niet via de afdeling DIV.
     Afspraak is dat ambtenaren een archiefexemplaar van hun uitgaande brief aan de
     afdeling DIV geven ter archivering. Er is echter geen controle of dit daadwerkelijk
     gebeurt. Dit is een onwenselijke situatie omdat nu niet gegarandeerd kan worden dat
     er straks een compleet archief – en dus geheugen van de gemeente – overgedragen
     kan worden.




                                                                                         4
</pre>

====================================================================== Einde pagina 4 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 5 ======================================================================

<pre>Stoplichtenmodel

 Toelichting
 Voldoet
 Voldoet deels
 Voldoet niet
 Niet van toepassing    -



 Lokale regelgeving
 KPI 1.1+1.2 Gemeente Landsmeer beschikt over een geactualiseerde en
               vastgestelde Archiefverordening
 KPI 1.3       Gemeente Landsmeer beschikt over een geactualiseerd en vastgesteld
               Besluit Informatiebeheer
 KPI 1.4+1.5 Er wordt een register van gemeenschappelijke regelingen bijgehouden
               In de gemeenschappelijke regeling Gezamenlijke Ombudsman
               metropool Amsterdam dient nog een archiefparagraaf te worden
               opgenomen
 KPI 1.6       Gemeente Landsmeer beschikt over een vastgestelde mandaatregeling
 KPI 1.7       Bij uitbesteding van archiefbeheertaken worden afspraken hieromtrent
               niet vastgelegd in de dienstverleningsovereenkomsten (DVO)

 Interne kwaliteitszorg en toezicht
 KPI 2.1       Hoewel er gewerkt wordt aan kwaliteitsmanagement, heeft de
               gemeente Landsmeer nog geen vastgesteld kwaliteitssysteem zoals
               artikel 16 van de Archiefregeling voorschrijft
 KPI 2.2       Gemeente Landsmeer heeft in ISW-verband een gekwalificeerde
               archivaris benoemd
 KPI 2.3+2.4 Er worden verslagen van toezicht en beheer opgesteld

 Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid archiefbescheiden
 KPI 3.1      Het is niet duidelijk of dossiers compleet zijn
 KPI 3.2+3.3 Gemeente Landsmeer kent metagegevens toe, maar beschikt nog niet
              over een vastgesteld metadataschema
 KPI 3.4+3.5 Gemeente Landsmeer maakt gebruik van duurzame materialen
 KPI 3.6      De duurzaamheid van papieren archieven is goed gewaarborgd
              De duurzaamheid van digitale archieven is nog niet goed gewaarborgd,
              er is nog geen bewaarstrategie vastgesteld




                                                                                         5
</pre>

====================================================================== Einde pagina 5 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 6 ======================================================================

<pre>Digitale archiefbescheiden
KPI 4.2        Er is nog geen vastgesteld beleid over het opslaan van incourante
               bestanden
KPI 4.3        Er worden technische metadata vastgelegd, deze zijn echter niet
               vastgesteld in een metadataschema
KPI 4.4        Er is nog niet voldoende nagedacht over opslagformaten
KPI 4.5+4.6 Er is nog geen sprake van compressie, encryptie, conversie en migratie    -

Vernietiging en vervreemding van archiefbescheiden
KPI 5.1       Gemeente Landsmeer maakt gebruik van de gemeentelijke selectielijst
KPI 5.2       Gemeente Landsmeer maakt een verklaring van vernietiging op
KPI 5.3       Er vindt nog geen vervanging van archiefbescheiden plaats               -
KPI 5.4       Er heeft geen vervreemding van archiefbescheiden plaatsgevonden         -

Overbrenging van archiefbescheiden naar de openbare archiefbewaarplaats
KPI 6.1      De archiefblokken zijn tijdig naar het Waterlands Archief overgebracht
KPI 6.2      Er is een verklaring van overbrenging opgemaakt
KPI 6.3      Er is geen sprake van uitstel van overbrenging vanwege bedrijfsvoering   -

Archiefbewaarplaatsen, archiefruimten en e-depot
KPI 7.1+7.2 Gemeente Landsmeer heeft in ISW-verband het Waterlands Archief
            aangewezen als archiefbewaarplaats
KPI 7.3     Gemeente Landsmeer beschikt over een eigen archiefruimte

Rampen, calamiteiten en veiligheid
KPI 9.1+9.2 Gemeente Landsmeer beschikt over een calamiteitenplan Archieven,
            welke onlangs herzien. Deze wordt opnieuw vastgesteld




                                                                                          6
</pre>

====================================================================== Einde pagina 6 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 7 ======================================================================

<pre>   1. Lokale regelgeving
Hoofdvraag: voldoen de gemeentelijke regelingen aan de wettelijke eisen?

KPI 1.1-1.2 Archiefverordening
De gemeente Landsmeer beschikt sinds september 2011 over een geactualiseerde
Archiefverordening. Deze is op 12 maart 2012 naar Gedeputeerde Staten van Noord-Holland
gezonden.

KPI 1.3 Besluit Informatiebeheer
Daarnaast beschikt de gemeente Landsmeer over een geactualiseerd Besluit
Informatiebeheer. Deze is vastgesteld op 29 november 2011.

KPI 1.4-1.5 Wijziging overheidstaken en Gemeenschappelijke Regelingen
Door de gemeente Landsmeer wordt een register van gemeenschappelijke regelingen die
zijn aangegaan bijgehouden. Ingevolge artikel 40 van de Archiefwet 1995 dient het college
bij instelling van een gemeenschappelijke regeling voorzieningen te treffen omtrent de
archiefbescheiden. Het moet duidelijk zijn welke organisatie verantwoordelijk is voor de
archivering. Volgens de ontvangen informatie is de gemeente Landsmeer voor geen van de
aangegane gemeenschappelijke regelingen zorgdrager of beheerder van het archief van de
gemeenschappelijke regeling.

Ombudsman metropool Amsterdam
Tijdens de inspectie van 2014 werd geconstateerd dat in de gemeenschappelijke regeling
Gezamenlijke Ombudsman metropool Amsterdam 2013 geen artikel omtrent de
archiefbescheiden is opgenomen. Deze archiefparagraaf is nog niet toegevoegd, simpelweg
omdat de gemeenschappelijke regeling tussendoor niet is gewijzigd. Wanneer deze
gemeenschappelijke regeling wijzigt en opnieuw vastgesteld wordt, dient er alsnog een
archiefparagraaf te worden opgenomen.

Omgevingsdienst IJmond
Naar verwachting zal in maart toegetreden worden tot de gemeenschappelijke regeling van
de Omgevingsdienst IJmond (hierna genoemd: omgevingsdienst). Naast de wettelijke taken
op gebied van milieu die de omgevingsdienst uitvoert voor de gemeente Landsmeer, wil de
omgevingsdienst vanaf april 2017 ook het archiefbeheer omtrent deze taken voor de
gemeente op zich nemen. Hiervoor is een mandaatbesluit en archiefbeheerovereenkomst
door de omgevingsdienst opgesteld. Na overleg met het Waterlands Archief over deze
stukken, kunnen deze nu getekend worden. Enkel punt van aandacht is de exit strategie
welke nog opgesteld dient te worden. Hiervoor gaat de archiefinspecteur van het
Waterlands Archief in overleg met de archiefinspecteur van het Noord-Hollands Archief.



                                                                                            7
</pre>

====================================================================== Einde pagina 7 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 8 ======================================================================

<pre>Daarna zal er overleg gepleegd worden met de gemeente Landsmeer en andere gemeenten
in de regio, welke ook deze stukken hebben getekend.

Drie decentralisaties
Sinds 1 januari 2015 zijn gemeenten verantwoordelijk voor jeugdzorg, werk en inkomen en
zorg aan langdurig zieken en ouderen. Een deel van deze taken is overgenomen van de
Rijksoverheid. Deze taken zijn vastgelegd in drie wetten, te weten de Jeugdwet, de
Participatiewet en de Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo).

Op het gebied van inkoop van de zorg en contractenmanagement met zorgaanbieders, heeft
de gemeente Landsmeer samen met andere gemeenten in de regio Zaanstreek-Waterland
een Gemeenschappelijke Regeling Zonder Meer gesloten. In de bijbehorende
dienstverleningsovereenkomst (DVO) is bepaald dat gemeente Zaanstad zorg draagt voor
het beheer van de archiefbescheiden die voortvloeien uit de uitvoering van deze DVO.

De gemeente Zaanstad sluit namens de gemeenten in de regio de overeenkomsten met de
zorgaanbieders voor de inkoop van de zorg. Medio 2016 is samen met de archiefinspecteur
van Zaanstad, de heer Bongenaar, gesproken met twee inkoop- en contractmanagers en de
juridisch adviseur contractmanagement van Zaanstad over deze overeenkomsten en de zorg
van archiefbeheer hierin. Tot op heden was er nog geen aandacht voor archiefzorg in de
gesloten overeenkomsten met zorgaanbieders. Naar aanleiding van dit gesprek is toegezegd
hier aandacht aan te besteden bij nieuwe en opnieuw vast te stellen contracten.

KPI 1.6 Mandaatregeling archiefzorg
De gemeente dient een mandaatregeling te hebben voor de archiefzorg waarbij namens het
college van burgemeester en wethouders besluiten genomen kunnen worden. In de
mandaatregeling van de gemeente Landsmeer is machtiging verleend aan medewerker B
voor de volgende taken:

    Het vernietiging van gemeentelijke archiefbescheiden.
    Het tijdelijk ter beschikking stellen van archiefbescheiden aan derden.
    Het verzorgen van correspondentie met het Waterlands Archief met betrekking tot
     de overbrenging en raadpleging van stukken.

Er zijn verder geen taken gemandateerd.

KPI 1.7 Uitbesteden archiefbeheertaken
De gemeente Landsmeer besteedt een aantal taken uit aan buurgemeenten en andere
partijen, waarbij burgemeester en wethouders van de gemeente Landsmeer zorgdrager blijft
van het archief dat door deze organisaties wordt gevormd. Hierover dienen afspraken te
worden gemaakt in dienstverleningsovereenkomsten (DVO’s). Het gaat hierbij over


                                                                                          8
</pre>

====================================================================== Einde pagina 8 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 9 ======================================================================

<pre>afspraken omtrent de archivering van bescheiden (beheren, vernietigen, overbrengen,
toegankelijk maken etc.) en afspraken over wat er met de archiefbescheiden gebeurt
wanneer de overeenkomst beëindigd wordt. Uit de inspectie blijkt dat de volgende taken
door de gemeente Landsmeer uitbesteed worden:

       Bouwbesluittoetsing aan InterConcept
       Verzekeringsadministratie aan Raetsheren van Orden
       Belastingen aan gemeente Amsterdam
       Urgentieverklaringen aan gemeente Zaanstad
       Taken op gebied van Wet werk en inkomen aan gemeente Waterland
       Archivering van de website door Archiefweb.eu
       Bestemmingsplannen door Tercera
       Toezicht en handhaving drank- en horecawet en toezicht milieu door
        Omgevingsdienst IJmond.

Voor bovenstaande uitbesteedde taken zijn DVO’s opgesteld. Echter, worden in deze DVO’s
geen afspraken omtrent het archiefbeheer gemaakt3. Geadviseerd wordt om dit alsnog te
doen. De meeste DVO’s worden opgesteld voor een periode van enkele jaren. Wanneer zo’n
periode afloopt, en de DVO wordt verlengd, kunnen alsnog afspraken omtrent het
archiefbeheer worden opgenomen.



    2. Interne kwaliteitszorg en toezicht
Hoofdvraag: werkt de gemeente structureel aan de kwaliteitsverbetering van haar
informatiehuishouding?

KPI 2.1 Kwaliteitssysteem archiefbeheer.
Artikel 16 van de Archiefregeling stelt dat de zorgdrager ervoor moet zorgen dat het beheer
van zijn archiefbescheiden voldoet aan de toetsbare eisen van een door hem toe te passen
kwaliteitssysteem. Het gaat hierbij niet zozeer om een ‘systeem’, maar om het organiseren
van een permanente cyclus van het stellen van kwaliteitseisen en deze vervolgens te
implementeren, toetsen, evalueren en verbeteren.

De gemeente Landsmeer heeft nog geen vastgesteld kwaliteitssysteem. Wel wordt aandacht
besteed aan kwaliteitsmanagement. Zo wordt er controle uitgevoerd op de registraties en
scans in het DMS Corsa en wordt er gebruik gemaakt van zogenoemde triggerwaarden. Deze
triggerwaarden zorgen ervoor dat er op een uniforme wijze geregistreerd wordt. Om de
kwaliteit van het informatiebeheer te kunnen blijven garanderen wordt geadviseerd om wel



3
 Uitgezonderd van de taken die uitbesteed worden aan de Omgevingsdienst IJmond. Dit is geregeld in de
Gemeenschappelijke Regeling waar de gemeente Landsmeer naar verwachting in maart toetreedt (zie KPI 1.5)

                                                                                                           9
</pre>

====================================================================== Einde pagina 9 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 10 ======================================================================

<pre>een kwaliteitssysteem vast te stellen. Dit kan bijvoorbeeld met behulp van de handreiking
kwaliteitssysteem informatiebeheer voor de decentrale overheden4.

KPI 2.2. Gekwalificeerde gemeentearchivaris
Het bestuur van het Intergemeentelijk Samenwerkingsorgaan Waterland (ISW) heeft voor
het Waterlands Archief een gekwalificeerde gemeentearchivaris (archivistiek A) benoemd,
zoals is vastgelegd in de ‘Regeling Streekarchief Waterland’ uit 1978.

KPI 2.3-2.4 Toezicht op archiefbeheer en beheer overgebrachte archieven
Conform de Archiefverordening Landsmeer 2011, artikel 9-14, voert de archiefinspecteur
namens de archivaris van het Waterlands Archief eenmaal per twee jaar een inspectie uit bij
uw gemeente. Hiervan wordt een verslag opgesteld. Daarnaast wordt in het jaarverslag van
het Waterlands Archief over het beheer van de naar de archiefbewaarplaats overgebrachte
archieven gerapporteerd aan het ISW-bestuur.



       3. Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en
          duurzaamheid archiefbescheiden
Hoofdvraag: geschiedt de ordening planmatig, waarborgen het systeem en de materialen de
authenticiteit, context en toegankelijkheid en de duurzaamheid van archiefbescheiden?

KPI 3.1 Geordend overzicht van te bewaren archiefbescheiden
Voor de gemeente Landsmeer is het papieren archief nog leidend. Voor zaken die langer dan
zeven jaar te bewaren zijn, worden papieren dossiers gevormd. Alle bescheiden die korter
dan zeven jaar te bewaren zijn, worden opgeborgen in zogenoemde dagdozen. De
ingekomen stukken worden geregistreerd in het DMS Corsa. De gemeente Landsmeer kan
een geordend overzicht hiervan draaien uit Corsa. Dit is echter geen compleet overzicht van
alle archiefbescheiden, daar de uitgaande post niet via de afdeling DIV gaat en niet wordt
geregistreerd in Corsa. Uitgaande post wordt door de ambtenaar zelf verstuurd. Afspraak is
dat er een archiefexemplaar naar de afdeling DIV gaat, zodat deze aan het papieren dossier
toegevoegd kan worden, er is echter geen controle of dit ook daadwerkelijk gebeurt. Gevolg
hiervan is dat niet duidelijk te stellen is of de papieren dossiers compleet zijn.

Daarnaast kunnen zich nog archiefwaardige bestanden bevinden in persoonlijke schijven of
de mailbox van een ambtenaar zelf. Ook hier is geen zicht op door DIV.

KPI 3.2-3.3 Authenticiteit en context en systeem voor toegankelijkheid
De gemeente Landsmeer kent metagegevens toe aan de archiefbescheiden in Corsa. Het
gaat hier zowel om administratieve, beschrijvende als technische metadata. Er is echter nog

4
    Te vinden via: https://vng.nl/files/vng/20160113-handreiking-kido.pdf

                                                                                            10
</pre>

====================================================================== Einde pagina 10 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 11 ======================================================================

<pre>geen metadataschema vastgesteld. Conform artikel 19 van de Archiefregeling is de
zorgdrager verplicht een metadataschema vast te leggen. Binnen de Waterlandse
gemeenten is afgesproken een metadataschema te hanteren op basis van het
Toepassingsprofiel Metadata Lokale Overheden (TMLO)5. Vanwege de uitwisselbaarheid van
gegevens tussen verschillende systemen, is het aan te bevelen een metadataschema vast te
stellen.

KPI 3.4-3.5 Duurzame materialen, gegevensdragers en verpakkingsmaterialen bij opslag
Bij de aanschaf van printers/toners en artikelen voor archiefopslag (zoals zippels, papier en
dossieromslagen) wordt rekening gehouden met de eisen die worden gesteld in de
Archiefregeling.

KPI 3.6 Systeem voor duurzaamheid
Voor papieren archiefbescheiden is het creëren van goede condities voor bewaring – zoals
verpakken in zuurvrije materialen – in principe voldoende om te zorgen dat bewaarde
bescheiden bij raadpleging na 100 jaar geen noemenswaardige achteruitgang laten zien. Dit
is op orde bij de gemeente Landsmeer.

Voor duurzaamheid van digitale archiefbescheiden zijn andere maatregelen nodig. Voor het
leesbaar en toegankelijk houden van digitale bescheiden is daarom een bewaarstrategie
nodig. In een bewaarstrategie beschrijft men bijvoorbeeld hoe te handelen wanneer de
randvoorwaarde voor digitale bewaring (bijvoorbeeld opslagformaat of drager) wijzigt en
wie daarvoor verantwoordelijk is. Ook kun je in de bewaarstrategie in kaart brengen welke
bestandsformaten binnen de organisatie gebruikt worden.

De gemeente Landsmeer heeft nog geen digitale bewaarstrategie vastgesteld. Dit wordt
meegenomen in het informatiebeheerplan. Op 9 mei a.s. wordt een regiobijeenkomst bij het
Waterlands Archief georganiseerd welke geheel in het teken zal staan van de digitale
bewaarstrategie.



      4. Digitale archiefbescheiden
Hoofdvraag: werkt de gemeente inzake digitale archiefbescheiden systematisch aan digitaal
informatiebeheer en voldoet ze aan de specifieke wettelijke voorschriften?

KPI 4.1 Opbouw digitaal informatiebeheer
Vervallen




5
    Afgesproken tijdens de TMLO bijeenkomst van december 2015

                                                                                            11
</pre>

====================================================================== Einde pagina 11 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 12 ======================================================================

<pre>KPI 4.2 Functionele eisen
Bij archiveren van digitale bestanden dient ook rekening gehouden te worden met het
‘gedrag’ van documenten. Het gaat hierbij om bestanden waarbij bepaalde functionaliteiten
niet automatisch bewaard blijven als deze worden geconverteerd of gemigreerd. Hierbij kan
gedacht worden aan 3D-bestanden en rekenformules in Excelbestanden.

In Corsa is het mogelijk om incourante bestanden, zoals Excelbestanden op te slaan. Er is
echter geen beleid van toepassing welke bestandsformaten wanneer worden bewaard en
wanneer er alleen in PDF formaat wordt opgeslagen. Voordat de gemeente Landsmeer
digitaal gaat werken, zal hierover nagedacht moeten worden.

KPI 4.3 Aanvullende metagegevens
Onder aanvullende metagegevens verstaat de archiefwet technische metadata, die worden
gebruikt om informatiedragers te beschrijven, bijvoorbeeld verwijzingen naar de hard- en
softwareomgeving waarop de informatie is ontstaan, opslagformaten, compressiegegevens
en gegevens omtrent een digitale handtekening. Wanneer technische metadata worden
vastgelegd, moeten deze zijn opgenomen in het vastgestelde metadaschema. Zoals eerder
geschreven, beschikt de gemeente Landsmeer nog niet over een vastgesteld
metadataschema. Wel worden enkele technische metadata vastgelegd, zoals
bestandsformaat en grootte.

KPI 4.4 Opslagformaten
Binnen de gemeente Landsmeer worden organisatiebreed geen opslagformaten
voorgeschreven.

KPI 4.5-4.6 Voorzieningen compressie, encryptie, conversie en migratie
Op dit moment wordt geen gebruik gemaakt van encryptie en compressie. Er is ook nog
geen sprake van conversie en migratie.



   5. Vernietiging en vervreemding van archiefbescheiden
Hoofdvraag: weegt de gemeente zorgvuldig af wanneer het bezit van bescheiden niet meer
van belang is voor bedrijfsvoering, democratische controle en cultuurhistorie?

KPI 5.1 Archiefselectielijst en stukkenlijst
Voor archiefstukken die zijn opgemaakt of ontvangen tot en met 2016 gebruikt de gemeente
Landsmeer de Selectielijst voor archiefbescheiden van gemeentelijke en intergemeentelijke
organen 1996 (2012). Er wordt geen afzonderlijke stukkenlijst gebruikt. Voor archiefstukken
die zijn opgemaakt of ontvangen vanaf 1 januari 2017 maakt de gemeente Landsmeer
gebruik van de Selectielijst gemeenten en intergemeentelijke organen 2017. Bij deze
selectielijst kan gebruik worden gemaakt van een door de gemeente zelf op te stellen

                                                                                            12
</pre>

====================================================================== Einde pagina 12 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 13 ======================================================================

<pre>hotspotmonitor6. Geadviseerd wordt om wel een hotspotmonitor op te zetten, aan de hand
van een nog te verschijnen handreiking hierover van Archief2020.

KPI 5.2 Vernietiging en verklaring
De archiefzorgdrager is verplicht de archiefbescheiden waarvan de bewaartermijn is
verstreken te vernietigen, uitzonderingen daargelaten. De vernietigingslijsten dienen ter
goedkeuring naar het Waterlands Archief te worden gezonden. De gemeente Landsmeer
heeft geen achterstanden in de vernietiging en maakt een verklaring van vernietiging op. Bij
het vernietigen van de archiefbescheiden worden ook de digitale archiefbescheiden uit
Corsa vernietigd.

KPI 5.3 Vervanging, besluiten en verklaringen
De gemeente Landsmeer heeft nog geen vervangingsbesluit genomen. De papieren dossier
zijn leidend. Het streven naar geheel digitaal werken en daarmee de vervanging van
papieren stukken, wordt meegenomen in het Informatiebeheerplan.

Voordat een vervangingsbesluit kan worden genomen, dient de gemeente een handboek
vervanging op te stellen en aan te kunnen tonen dat de digitale beheeromgeving op orde is.
Treed hierover tijdig in overleg met de archivaris.

KPI 5.4 Vervreemding, besluiten en verklaringen
De gemeente Landsmeer heeft de afgelopen jaren geen archiefbescheiden vervreemd of
vervreemd archief ontvangen.



    6. Overbrenging van archiefbescheiden naar de openbare
       archiefbewaarplaats
Hoofdvraag: brengt de gemeente het principe van de Archiefwet “te bewaren
archiefbescheiden na 20 jaar overbrengen, tenzij met redenen omkleed”, correct in de
praktijk?

KPI 6.1 Overbrenging na 20 jaar
De gemeente Landsmeer heeft al haar archiefbescheiden tot en met 1990 overgebracht naar
het Waterlands Archief. Het blok 1991-2000 is op dit moment in bewerking. Dit blok dient
uiterlijk in 2021 te zijn overgebracht naar het Waterlands Archief. Daarnaast bevinden zich
ook de archiefblokken 2001-2010 en 2011-heden bij de gemeente.




6
 Een hotspot is een gebeurtenis of kwestie die leidt tot een opvallende of intensieve interactie tussen overheid
en burgers of tussen burgers onderling

                                                                                                             13
</pre>

====================================================================== Einde pagina 13 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 14 ======================================================================

<pre>KPI 6.2 Verklaring van overbrenging
Bij overbrenging wordt een verklaring van overbrenging opgemaakt.

KPI 6.3 Niet overbrenging vanwege bedrijfsvoering
Hiervan is tot nu toe geen sprake geweest.



   7. Archiefbewaarplaatsen, archiefruimten en e-depots
Hoofdvraag: zijn de fysieke en digitale bewaaromstandigheden op orde?

KPI 7.1+7.2 Archiefbewaarplaats
Door de bij de ISW (Intergemeentelijk Samenwerkingsorgaan Waterland) aangesloten
gemeenten in de regio Waterland (Beemster, Edam-Volendam, Landsmeer, Purmerend,
Waterland en Wormerland), is het Waterlands Archief aangewezen als archiefbewaarplaats.
De archiefbescheiden die voor permanente bewaring in aanmerking komen en ouder zijn
dan 20 jaar worden door de gemeente overgebracht naar het Waterlands Archief.

KPI 7.3 Archiefruimten
De gemeente Landsmeer beschikt over een eigen archiefruimte in het gemeentehuis. De
archiefruimte is te bereiken via een toegangsdeur welke gesloten is. De afdeling DIV beschikt
over een sleutel. In de archiefruimte bevinden zich de te bewaren en de te vernietigen
archiefbescheiden van 1990 tot heden. Daarnaast wordt er een stelling gehuurd door de
historische vereniging. Op deze betreffende stelling stonden spullen hoog opgestapeld. In
verband met de luchtdoorstroming is dit niet wenselijk. Geadviseerd wordt de spullen alleen
in de stellingen te plaatsen.

In de ruimte bevinden zich twee brandmelders, welke direct uitkomen bij de
brandmeldcentrale. Daarnaast is de ruimte voorzien van een watermelder en een
bewegingssensor. Buiten de ruimte hangt een CO2 brandblusser. De ruimte wordt twee keer
per jaar schoongemaakt.

Verder is in de archiefruimte een datalogger aanwezig om het klimaat te meten. Deze wordt
regelmatig uitgelezen. Uit de ontvangen gegevens blijkt dat het klimaat in de zomer op
sommige momenten iets te warm is en in de winter juist iets te koud. Deze afwijkingen zijn
echter binnen de grenzen en daarmee is het klimaat in orde.

KPI 7.4 E-depot
Op dit moment is er nog geen werkende e-depotvoorziening bij het Waterlands Archief. Wel
wordt gekeken welke mogelijkheden er zijn op het gebied van een digitaal depot. Daarnaast
zijn de afgelopen jaren bijeenkomsten met de gemeenten georganiseerd omtrent het e-
depot en is er een pilot geweest met de gemeente Waterland. Momenteel wordt de

                                                                                          14
</pre>

====================================================================== Einde pagina 14 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 15 ======================================================================

<pre>mogelijkheid bekeken om binnen redelijke termijn aan te sluiten bij het e-depot van het
Noord-Hollands Archief te Haarlem. De gemeenten in de regio Waterland zijn hierover
geïnformeerd tijdens de bijeenkomst op 21 november 2016.



   8. Ter beschikking stelling van naar de archiefbewaarplaats
      overgebrachte archiefbescheiden
Dit hoofdstuk is vervallen.



   9. Rampen, calamiteiten en veiligheid
Hoofdvraag: Heeft de gemeente plannen voor het behoud van de (te bewaren)
archiefbescheiden bij bijzondere omstandigheden?

KPI 9.1+9.2 Onderdeel gemeentelijk rampenplan en plan veiligheid, calamiteiten en
ontruiming
De gemeente Landsmeer beschikt over een Bedrijfsnoodplan. Het calamiteitenplan
Archieven maakt hier onderdeel vanuit. Het plan is recentelijk ge-update en is op 21 februari
jl. vastgesteld. Het plan hangt tevens bij de ingang van de archiefruimte.



   10.        Middelen en mensen
Hoofdvraag: Kan de gemeente beredeneerd aangeven, gelet op haar wettelijke taken voor de
archiefzorg en het archiefbeheer, hoeveel middelen en mensen zij hiervoor ter beschikking
stelt alsmede hun kwaliteitsniveau?

KPI 10.1 Middelen
Het is enigszins ingewikkeld alle kosten die betrekking hebben op de uitoefening van het
beheer van de archiefbescheiden bij de gemeente Landsmeer in kaart te brengen. Er zijn dan
ook geen specifieke kostenposten en bedragen opgenomen in dit verslag. Daarnaast zijn er
op dit moment ook nog geen objectieve kengetallen die kunnen aangeven of de gemeente
Landsmeer in positieve of negatieve zin afwijkt van de kosten die gemeenten van
vergelijkbare grootte maken.

KPI 10.2+10.3 Mensen
De gemeente Landsmeer beschikt over 3,4 fte informatiebeheerspecialisten. Deze bestaan
uit 1,9 fte DIV, 0,8 fte systeembeheerder, 0,4 fte teamsenior en 0,3 fte manager M&O. Er
zijn geen kengetallen beschikbaar om te zien of het aantal informatiebeheerspecialisten

                                                                                           15
</pre>

====================================================================== Einde pagina 15 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 16 ======================================================================

<pre>voldoende is voor het aantal archief producerende ambtenaren. Belangrijk is om na te gaan
of alle wettelijke archieftaken uitgevoerd kunnen worden binnen de beschikbaar gestelde
middelen en mensen.

Volgens de ontvangen informatie zijn er op dit moment geen achterstanden in de
werkzaamheden. En naar eigen zeggen kunnen alle taken op dit moment worden
uitgevoerd. De gemeente Landsmeer heeft echter ambitieuze plannen voor het digitaal
werken in de organisatie. Hiervoor wordt op dit moment het Informatiebeheerplan
geschreven. Houd rekening dat het uitvoeren van dit plan wellicht – tijdelijk – extra
mankracht vereist.

Voor medewerkers is een opleidingsbudget beschikbaar. Op dit moment zijn er geen
medewerkers van de afdeling DIV in opleiding.




                                                                                        16
</pre>

====================================================================== Einde pagina 16 =================================================================

<br><br>