<b>Bijsluiter</b>. De hyperlink naar het originele document werkt niet meer. Daarom laat Woogle de tekst zien die in dat document stond. Deze tekst kan vreemde foutieve woorden of zinnen bevatten en de opmaak kan verdwenen of veranderd zijn. Dit komt door het zwartlakken van vertrouwelijke informatie of doordat de tekst niet digitaal beschikbaar was en dus ingescand en vervolgens via OCR weer ingelezen is. Voor het originele document, neem contact op met de Woo-contactpersoon van het bestuursorgaan.<br><br>====================================================================== Pagina 1 ======================================================================

<pre>Jaarstukken 2024</pre>

====================================================================== Einde pagina 1 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 2 ======================================================================

<pre>Inhoud
1. Programmaverantwoording ................................................................................................................... 3
   1.1 Algemeen ....................................................................................................................................... 3
     1.1.1 Inleiding ................................................................................................................................... 3
     1.1.2 Jaarrekening ............................................................................................................................ 3
     1.1.3 Bestuur .................................................................................................................................... 4
   1.2 Wat heeft het gekost? .................................................................................................................... 4
   1.3 Gerealiseerde baten en lasten ...................................................................................................... 4
     Resultaat jaarrekening 2024: ............................................................................................................. 4
   1.4 Paragrafen ...................................................................................................................................... 5
     1.4.1 Inleiding ................................................................................................................................... 5
     1.4.2 Bedrijfsvoering - Automatisering ........................................................................................... 5
     1.4.3 Bedrijfsvoering - Personeelsontwikkeling ............................................................................. 5
     1.4.4 Bedrijfsvoering - Huisvesting .................................................................................................. 5
     1.4.5 Primaire taak- Beheer fysieke archieven ............................................................................... 6
     1.4.6 Primaire taak- eDepot ............................................................................................................. 6
     1.4.7 Primaire taak- Digitalisering ................................................................................................... 6
     1.4.8 Rechtmatigheid ......................................................................................................................... 6
     1.4.9 Financiering .............................................................................................................................. 7
     1.4.10 Weerstandsvermogen ........................................................................................................... 8
2. Jaarrekening .......................................................................................................................................10
   2.1 Balans ............................................................................................................................................10
   2.2 Waarderingsgrondslagen ............................................................................................................11
   2.3 Toelichting op de balans per 31 december 2024 ..........................................................................13
     2.3.1 Activa ......................................................................................................................................13
     2.3.2 Passiva ....................................................................................................................................14
   2.4 Programmarekening 2024 ............................................................................................................16
   2.5 Toelichting op de programmarekening 2024 .................................................................................17
     2.5.1 Verschilverklaring ..................................................................................................................17
     2.5.2 Begrotingscriterium .................................................................................................................18
     2.5.3 Incidentele baten en lasten ..................................................................................................18
     2.5.4 Wet Normering Topinkomens ..............................................................................................20
     2.5.5 Rechtmatigheidsverantwoording .........................................................................................20
3. Bijlagen ................................................................................................................................................22
4. Bestuurlijke besluitvorming (voorstellen tot resultaatbestemming) ...........................................23
                                                                                                                                                               2
</pre>

====================================================================== Einde pagina 2 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 3 ======================================================================

<pre>1. Programmaverantwoording
1.1 Algemeen
1.1.1 Inleiding
Het Westfries Archief (hierna WFA) is een gemeenschappelijke regeling waaraan zeven
Westfriese gemeenten deelnemen. De Westfriese gemeenten geven op deze wijze invulling aan
hun wettelijke taken ten aanzien van archief- en informatie beheer ingevolge de archiefwet. Het
WFA bestaat sinds 1974 en is daarmee het oudste streekarchief in Noord-Holland.
Met ingang van 1 januari 2009 is de gemeenschappelijke regeling gewijzigd. Er is gezocht naar
een juridische vorm die aansluit bij het uitgangspunt dat gemeenschappelijke regelingen onder
de bestuurlijke verantwoordelijkheid van het college vallen en daarom een politiek bestuur
hebben. Het nieuwe bestuur heeft de verdere ontwikkeling van het WFA naar een Regionaal
Historisch Centrum vormgegeven.
1.1.2 Jaarrekening
De jaarstukken over 2024 liggen voor u. Deze jaarstukken bestaan uit twee onderdelen:
    a. Het jaarverslag: de verantwoording van het gevoerde beleid.
In de verantwoording wordt aangegeven wat WFA heeft gedaan en met – waar mogelijk – welk
effect.
Vervolgens wordt ingegaan op:
    ▪ het weerstandsvermogen
    ▪ de financiering
    ▪ de bedrijfsvoering
    b. De jaarrekening: de financiële verantwoording.
De jaarrekening bestaat uit de volgende onderdelen:
    ▪ balans en toelichting
    ▪ programmarekening over 2024
    ▪ grondslagen voor waardering en resultaatsbepaling
    ▪ voorstel tot resultaatsbestemming
De balans geeft inzicht in de stand van de bezittingen en de schulden per 31 december 2024. In
de toelichting op de balans is nadere informatie opgenomen over (de totstandkoming van) de
balansposten.
De programmarekening geeft inzicht in de baten en lasten over de verslagperiode. Hierbij wordt
de realisatie vergeleken met de begroting 2024, inclusief de vastgestelde wijzigingen. De
belangrijkste verschillen worden toegelicht.
De grondslagen voor waardering en resultaatbepaling geven inzicht in de gehanteerde regels en
uitgangspunten bij het bepalen van de waarde van activa en passiva en de hoogte van de
behaalde resultaten.
                                                                                                3
</pre>

====================================================================== Einde pagina 3 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 4 ======================================================================

<pre>1.1.3 Bestuur
Het Algemeen Bestuur was in 2024 samengesteld uit vertegenwoordigers van de aangesloten
gemeenten. Bijna alle leden van het Algemeen Bestuur zijn aangesteld van 1 januari 2024 tot en
met 31 december 2024. Er heeft uitsluitend een wisseling plaatsgevonden van het lid van het
Algemeen Bestuur voor Enkhuizen per 4-12-2024.
  Drechterland            Dhr. P. Dijkman
  Enkhuizen               Dhr. E.A. Van Zuylen/Mw. J. Hoekstra
  Hoorn                   Dhr. J. Nieuwenburg*
  Koggenland              Mw. M. Bonsen-Lemmers
  Medemblik               Dhr. M. Pijl*
  Opmeer                  Dhr. G. J. van den Hengel*
  Stede Broec             Dhr. R.A.P. Wortelboer
* Deze leden van het algemeen bestuur vormden in 2024 het dagelijks bestuur.
Het Algemeen Bestuur kwam in 2024 vijf keer bij elkaar. Daarbij werden onder meer de
voortgang besproken van het beleidsplan, de ontwikkeling van dienstverlening aan gemeenten
en de wijziging van de gemeenschappelijke regeling.
Voorts werden de kadernota 2026, jaarrekening 2023 en de begroting 2025 vastgesteld.
1.2 Wat heeft het gekost?
In hoofdstuk 2 is de jaarrekening 2024 opgenomen. De totale kosten bedroegen € 2.436.742.
Uit de programmarekening valt op te maken dat er een positief saldo is van € 250.198.
1.3 Gerealiseerde baten en lasten
In onderstaand overzicht zijn de begrote en gerealiseerde baten en lasten over 2024
opgenomen:
 Rekeningresultaat 2024; bedragen x € 1.000
                                                       Begroting
                                                         2024 na Realisatie 2024       Verschil
                                                        wijziging
 Lasten                                                     2.348          2.437            -89
 Baten                                                      2.248          2.587            339
 Resultaat voor bestemming                                   -100            150            250
 Toevoeging aan reserves                                        0              0              0
 Onttrekking aan reserves                                     100            100              0
 Resultaat jaarrekening 2024:
                                                                0            250            250
In paragraaf 2.4 (programmarekening) vindt u een toelichting op de meest in het oog
springende verschillen tussen de begroting en de jaarrekening 2024.
                                                                                                4
</pre>

====================================================================== Einde pagina 4 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 5 ======================================================================

<pre>1.4 Paragrafen
1.4.1 Inleiding
De paragrafen geven een dwarsdoorsnede van de financiële aspecten van de begroting en
jaarrekening, bezien vanuit een bepaald perspectief. Het gaat met name om de beleidslijnen
voor beheersmatige aspecten die grote financiële gevolgen kunnen hebben en/of van belang
zijn voor het realiseren van de programma’s.
Deze informatie komt in de jaarrekening veelal versnipperd voor en is daardoor minder
inzichtelijk voor het algemeen en dagelijks bestuur. Het is de bedoeling van de paragrafen dat
besturen de juiste en integrale informatie krijgen om hun kader stellende en controlerende rol
ook op de beheersmatige aspecten waar te maken.
In overeenstemming met artikel 26 en 9 van het Besluit Begroting en Verantwoording Provincies
en Gemeenten (BBV2019) zijn voor het WFA de volgende paragrafen van toepassing:
     •  Bedrijfsvoering (automatisering, personeel, huisvesting, beheer archieven, eDepot,
        digitalisering, rechtmatigheid)
     •  Financiering
     •  Weerstandsvermogen
De gemeente Hoorn treedt in de Gemeenschappelijke Regeling op als faciliterende gemeente.
Dit betekent dat de gemeente Hoorn de facilitering op zich heeft genomen van onder meer de
personeelszaken, planning en control, en huisvesting. Dit is vastgelegd in een
dienstverleningsovereenkomst (DVO.) Hiervoor betaalt het WFA een vergoeding aan de
gemeente Hoorn.
1.4.2 Bedrijfsvoering - Automatisering
Het WFA is niet langer aangesloten op het netwerk van de gemeente Hoorn. Het onderhoud en
het oplossen van storingen aan hardware wordt onder regie van het WFA door een
gespecialiseerde externe partij verricht en kosten zijn binnen de begroting gedekt. Applicaties en
software zijn in eigen beheer bij het WFA.
1.4.3 Bedrijfsvoering - Personeelsontwikkeling
Zoals in het beleidsplan beschreven speelt het WFA actief in op de wijziging van taken en
dienstverlening. De personeelsplanning die hierbij hoort voorziet in een verschuiving van
expertise van klassieke archiefmedewerker naar een combinatie van historici en
dataspecialisten.
Om de wettelijke archieftaken met betrekking tot duurzaam digitaal archiefbeheer te kunnen
vervullen blijft deze doorontwikkeling noodzakelijk. De formatie bedraagt eind 2024 totaal 13,34
 FTE.
Het aantal vrijwilligers dat in 2024 werd ingezet bij de ontsluiting van gegevens bedroeg 22.
Daarnaast loopt het project Vele Handen, waarbij mensen van thuis uit de gegevens van het WFA
kunnen verrijken. In 2024 hebben 426 personen op een regelmatige basis hiervan gebruik
gemaakt.
1.4.4 Bedrijfsvoering - Huisvesting
In 2006 is het pand aan de Blauwe Berg in gebruik genomen. Het WFA voldoet hiermee aan alle
eisen die de wet stelt aan een goed (papieren) archiefbeheer.
                                                                                                   5
</pre>

====================================================================== Einde pagina 5 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 6 ======================================================================

<pre>Door middel van een verbouwing is de depotcapaciteit in 2024 uitgebreid naar 10 strekkende
kilometer, waarmee voldoende capaciteit is gerealiseerd voor de komende 10 jaar.
Het pand is eigendom van de gemeente Hoorn. De huidige dienstverleningsovereenkomst (DVO)
is in 2018 afgesloten en zal per 2025 worden vernieuwd. Middels het DVO worden diensten met
betrekking tot het gebouw en facilitaire diensten door gemeente Hoorn gefaciliteerd.
1.4.5 Primaire taak- Beheer fysieke archieven
Informatie die wordt opgenomen in de archiefbewaarplaats moet worden beheerd in
overeenstemming met de uitgangspunten van de Archiefwet. Toezicht op overgebrachte
archiefinformatie is niet geregeld in de huidige Archiefwet. Om deze reden heeft de
gemeentearchivaris het beheer van overgebrachte archieven in 2020 laten toetsen. Deze
toetsing is uitgevoerd door de archiefinspecteur van een andere archiefinstelling uit Noord-
Holland. De bevindingen zijn overwegend positief, zoals onder meer de ontwikkelingen ten
aanzien van de voorziening voor duurzaam digitaal informatie beheer en de optimale
toegankelijkheid van overheidsarchieven. In de eerste maand van 2025 wordt deze toetsing
opnieuw uitgevoerd.
1.4.6 Primaire taak- eDepot
In 2024 heeft het WFA in aanvulling op de voor vervanging gedigitaliseerde bouwdossiers ook
constructieberekeningen opgenomen in het eDepot. Daarmee wordt de dienstverlening op deze
dossiers volledig centraal vanuit het WFA verzorgd en worden gemeenten ontzorgd.
Het WFA heeft daarnaast als Nederlandse primeur inmiddels meerdere burgemeester-
(her)benoemingen digitaal opgeslagen.
Ook zijn de functionaliteiten van het pre-eDepot verder doorontwikkeld en biedt het WFA onder
meer een standaardoplossing voor e-mailarchivering voor gemeenten.
1.4.7 Primaire taak- Digitalisering
Binnen het regionale grootschalige meerjarige digitaliseringproject waarbij bouwdossiers en
constructieberekeningen uit de periode 1902-2010 regionaal gedigitaliseerd worden voor
vervanging, is in 2024 ongeveer 350 meter voor vervanging gescand. Dit is meer dan de
geplande 160 meter, echter zijn in 2024 merendeels constructieberekeningen gescand. Deze
constructieberekeningen worden op kosten van de gemeenten gescand en dus doorbelast.
Daardoor heeft het WFA het eigen daartoe bestemde budget nog niet kunnen benutten. De
constructieberekeningen hebben voorrang gekregen, omdat dit logisch was in de bewerking en
aanlevering en daarnaast omdat bij veel gemeenten de archiefruimte wordt opgeheven
waardoor versneld digitaliseren en uitzondering op overbrengen belangrijk is geweest in 2024.
Omdat deze gedigitaliseerde informatie vervolgens opgenomen wordt in het eDepot waarbij
volgens de procedures van het WFA gescand wordt. Een ander grootschalig digitaliseringsproject
in 2024 betreft de digitalisering va 170.000 woningkaarten die in 2025 zullen worden
getranscribeerd en online beschikbaar gesteld.
1.4.8 Rechtmatigheid
In overeenstemming met het Controleprotocol 2022 van het Westfries Archief en Financiële
verordening 2023 van de gemeente Hoorn en de Kadernota Rechtmatigheid van de Commissie
BBV geeft het dagelijks bestuur in de paragraaf Bedrijfsvoering een nadere toelichting op alle
gevonden individuele rechtmatigheidsfouten en individuele rechtmatigheids-onduidelijkheden,
voor zover deze boven de door het algemeen bestuur op 8 maart 2022 vastgestelde
rapportagegrens van € 10.000 liggen. Daarbij wordt aangegeven welke (beheers)maatregelen
zijn of nog worden getroffen om deze rechtmatigheidsafwijkingen op te heffen of in de toekomst
te voorkomen. Aspecten die hierbij aan de orde moeten komen zijn de tussentijdse
communicatie met de gemeenteraad – of de reden waarom deze achterwege is gebleven -
alsmede de maatregelen die zijn genomen om verbeteringen aan te brengen om het handelen
                                                                                               6
</pre>

====================================================================== Einde pagina 6 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 7 ======================================================================

<pre>conform wet- en regelgeving afdoende in processen te waarborgen. De toelichting op de
onrechtmatigheden bestaat uit een beschrijving van de geconstateerde afwijking, een toelichting
op het ontstaan van de afwijking en de vermelding van de actie die wordt ondernomen om
rechtmatigheids-afwijkingen in de toekomst te voorkomen.
Begrotingscriterium
De begrotingsonrechtmatigheden passen binnen het vooraf vastgestelde beleid van Algemeen
bestuur en past binnen de vooraf vastgestelde afspraken met het Algemeen Bestuur zoals
opgenomen in de financiële verordening 2023 en worden daarmee als “acceptabel” geduid. Er is
geen sprake van niet acceptabele begrotingsoverschrijdingen op de lasten per programma.
Overschrijdingen op de lasten worden compenseert door grotere overschrijdingen op de baten.
M&O-Criterium
De gemeente Hoorn heeft in 2023 een overkoepelend M&O beleid vastgesteld, zodat naast
fraudepreventie ook beheersmaatregelen ter voorkoming, opsporing en afdoening van misbruik
en oneigenlijk gebruik van wet- en regelgeving (overheidsgelden) die zijn geïntegreerd zijn in de
administratieve organisatie/interne controle van de organisatie inzichtelijk worden gemaakt.
Zoals uit de rechtmatigheidsverantwoording 2024 zoals opgenomen in de jaarrekening blijkt zijn
er in 2024 geen rechtmatigheidsafwijkingen als gevolg van misbruik of oneigenlijk gebruik van
overheidsgelden gevonden.
1.4.9 Financiering
De financiering van het WFA geschiedt voornamelijk door middel van bijdragen van de
deelnemende gemeenten. De rest van de kosten worden gedekt door vergoedingen die andere
partijen betalen voor de beheer van archiefstukken en door vergoeding voor het
digitaliseringsproces onder begeleiding van het WFA. Vanaf 2025 zullen ook kosten in rekening
gebracht worden voor de opslag en licenties bij gebruik van het eDepot.
Sinds 2010 hanteert de gemeenschappelijke regeling als systematiek voor de kostenverdeling
een bedrag per inwoner. In de begroting 2024 is het bedrag per inwoner gesteld op € 10,22
(afgerond). De bijdrage van de deelnemers is conform de begroting in rekening gebracht.
 Totale gemeentelijke bijdrage (€):
                                              Aantal inwoners     Bijdrage 2024    Bijdrage 2024
 Deelnemers:                                    per 01-01-2022        (Oud)           (Nieuw)
 Drechterland                                            19.983           193.880          204.176
 Enkhuizen                                               18.620           180.656          190.250
 Hoorn                                                   74.298           720.859          759.140
 Koggenland                                              23.048           223.618          235.493
 Medemblik                                               45.464           441.104          464.528
 Opmeer                                                  12.074           117.145          123.366
 Stede Broec                                             21.947           212.936          224.244
 Totaal                                                 215.434         2.090.197        2.201.197
 Hoorn: Verhuur archiefbewaarplaats                                                          4.292
 Hoorn: Digitaliseringsproject bouwdossiers
 2024                                                                                       42.000
                                                                                                   7
</pre>

====================================================================== Einde pagina 7 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 8 ======================================================================

<pre> Hoorn: Digitalisering Corsa dossiers                                                        78.000
 Opmeer: Digitaliseren WKL 2335-BD totaal
 25 meter                                                                                    14.000
 Drechterland: Digitaliseren
 constructieberekeningen 2024                                                                46.500
 Koggenland: Digitaliseren
 constructieberekeningen 2024                                                                52.000
 Stede Broec: Regionale digitaliseringsproject
 2024                                                                                        60.000
 Totaal                                                                                   2.497.989
Het verschil tussen oud en nieuw is de verwerking goedgekeurde begrotingswijziging van 20
november 2024.
1.4.10 Weerstandsvermogen
Het weerstandsvermogen is de mate waarin het WFA in staat is substantiële tegenvallers op te
vangen zonder dat de continuïteit in gevaar komt. Voor het weerstandsvermogen zijn de
aanwezige weerstandscapaciteit en de risico’s van belang. De weerstandscapaciteit bestaat uit
vrij aanwendbare middelen.
Aanwezige weerstandscapaciteit
Het WFA heeft een algemene reserve van € 43.911.
 Bedrag (x 1000)                                                                  2024        2023
 Algemene Reserve per 1-1                                                            44          44
 Nog te bestemmen resultaat                                                           -           -
 Storting                                                                             -           -
 Onttrekking                                                                          -           -
 Overbrenging naar bestemmingsreserve                                                 -           -
 Algemene Reserve per 31-12                                                          44          44
Met de notitie ‘Uitgangspunten gemeenschappelijke regelingen’ hebben de gemeenten die
deelnemen in de regietafel Noord-Holland noord als richtlijn bepaald dat de algemene reserve
niet groter mag zijn dan 2,5% van de lasten. Ultimo 2024 is de stand van de algemene reserve €
43.911. De begrote lasten in de jaarrekening 2024 zijn € 2.347.619. Dit betekent dat de algemene
reserve niet aan zijn maximale omvang zit. De algemene reserve zit op 1.9% (afgerond) van de
lasten in 2024.
Het WFA heeft geen voorzieningen.
Risico’s binnen het WFA
Mogelijke risico’s:
     • Taakuitvoering bij langdurige uitval personeel;
     • Diefstal of verlies van cultureel erfgoed wegens calamiteit;
     • Storingen in de klimaatbeheersingsinstallatie van de fysieke depots;
     • Leveranciersrisico digitalisering en restauraties;
     • Sterke verhoging van energiekosten;
     • Vertrek van huurders depotruimte;
     • Vertrek van medewerkers met specialistische kennis;
                                                                                                    8
</pre>

====================================================================== Einde pagina 8 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 9 ======================================================================

<pre>    •   Storingen van het digitale archiveringssysteem.
In verband met de risico’s is een bepaalde weerstandscapaciteit (buffer algemene reserve)
noodzakelijk. Het WFA tracht de risico’s actief te beperken door organisatorische en/of
technische maatregelen. Ter voorkoming van diefstal zijn maatregelen getroffen als extra
vergrendeling van kostbare stukken, alsmede een vier ogen procedure voor het lichten en
beschikbaar stellen van de stukken met een hoge financiële waarde. De raadpleging op de
studiezaal vindt plaats onder permanent toezicht.
De klimaatwaarden worden dagelijks gecontroleerd. Verder is er een onafhankelijk logsysteem.
De installaties worden regelmatig gereinigd op basis van een onderhoudscontract. De
afhandeling van storingsmeldingen is geregeld in de DVO met de gemeente Hoorn.
Ten aanzien van het duurzaam beheer van digitaal gevormd archief heeft het WFA samen met de
aangesloten gemeenten is een digitaal archiveringssysteem inclusief een eDepot ingericht. Dit
eDepot is half december 2020 opgeleverd. Het eDepot voldoet aan specifiek gestelde informatie-
en informatieveiligheidsvereisten zoals NEN 2082, ISO 23081 en ED3 compliance.
De algemene reserve is beperkt van omvang. Indien één of meerdere medewerkers van het WFA
langdurig uitvallen is de reserve niet toereikend om vervanging te regelen. Om dit risico op te
vangen is in 2023 door het Algemeen Bestuur een bestemmingsreserve voor dit doel ingesteld.
Ten aanzien van behoud specialistische kennis wordt een nieuwe generatie medewerkers intern
en extern opgeleid.
Aanwending onvoorzien
Hieronder een overzicht van de aanwending van het budget onvoorzien (conform artikel 28-b
van het BBV).
                                                                                             2024
 Begroting na wijziging                                                                     2.360
 Werkelijk                                                                                      0
 Restant                                                                                    2.360
                                                                                                  9
</pre>

====================================================================== Einde pagina 9 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 10 ======================================================================

<pre>2. Jaarrekening
2.1 Balans
 Balans per 31 december; bedragen x € 1.000
                                            31-12-2024 31-12-2023
 Activa
 Vaste activa
 Immateriële vaste activa                           29         44
 Materiële vaste activa                              3          7
 Totaal vaste activa                                32         52
 Vlottende activa
 Uitzettingen looptijd < 1 jaar                    332         97
 Vorderingen openbare lichamen                     331         97
 Overige vorderingen                                 1          0
 Liquide middelen                                  660        549
 Overlopende activa                                  1          1
 Totaal vlottende activa                           993        646
 Totaal activa                                    1025        698
 Passiva
 Vaste passiva
 Eigen vermogen                                    450        300
 Algemene reserve                                   44         44
 Bestemmingsreserves                               156        183
 Resultaat na bestemming                           250         73
 Totaal vaste passiva                              450        300
 Vlottende passiva
 Netto vlottende schulden < 1 jaar                 569        393
 Schulden aan openbare lichamen                    345        368
 Overige schulden                                  225         24
 Overlopende passiva                                 6          6
 Totaal vlottende passiva                          575        398
 Totaal passiva                                   1025        698
                                                                  10
</pre>

====================================================================== Einde pagina 10 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 11 ======================================================================

<pre>2.2 Waarderingsgrondslagen
Hieronder worden de grondslagen uiteengezet die zijn gehanteerd bij het opstellen van deze
jaarrekening.
Inleiding
De jaarrekening is conform de BBV opgesteld.
Algemeen
De waardering van de activa en passiva en de bepaling van het resultaat vindt plaats op basis
van historische kosten. Tenzij bij het desbetreffende balanshoofd anders is vermeld, worden de
activa en passiva opgenomen tegen nominale waarden.
De baten en lasten worden toegerekend aan het jaar waarop zij betrekking hebben. Baten en
winsten worden slechts genomen voor zover zij op balansdatum zijn gerealiseerd. Verliezen en
risico's die hun oorsprong vinden voor het einde van het begrotingsjaar, worden in acht
genomen indien zij voor het opmaken van de jaarrekening bekend zijn geworden.
Voor arbeidskosten gerelateerde verplichtingen van een jaarlijks vergelijkbaar volume wordt
geen voorziening getroffen of op andere wijze een verplichting opgenomen. De
referentieperiode is dezelfde als die van de meerjarenraming, te weten vier jaar. Indien er sprake
is van (éénmalige) schokeffecten (bijvoorbeeld reorganisaties) dient wel een verplichting
opgenomen te worden.
Grondslagen voor waardering van activa en passiva
Vaste activa
Immateriële vaste activa
De immateriële vaste activa worden gewaardeerd tegen de verkrijgings- of vervaardigingsprijs
verminderd met de afschrijvingen en waardeverminderingen die naar verwachting duurzaam
zijn. Eventueel van derden verkregen specifieke investeringsbijdragen worden in mindering
gebracht op het geactiveerde bedrag (art. 62 lid 2 BBV). Hierbij wordt de verkregen bijdrage als
bate verantwoord. De afschrijftermijn is zes jaar. Dat past binnen het investerings- en
afschrijvingsbeleid van de gemeente Hoorn1.
Materiële vaste activa
Overige investeringen met economisch nut
Deze materiële vaste activa zijn gewaardeerd tegen de verkrijgingsprijs- of vervaardigingsprijs.
Specifieke investeringsbijdragen van derden worden op de desbetreffende investering in
mindering gebracht; in die gevallen wordt op het saldo afgeschreven. Slijtende investeringen
worden afgeschreven het jaar volgend op het jaar waarin de investering is verworven of in
gebruik is genomen. De afschrijftermijn is zes jaar. Dat past binnen het investerings- en
afschrijvingsbeleid van de gemeente Hoorn1.
Vlottende activa
Hieronder zijn de volgende zaken tegen nominale waarde opgenomen:
Vorderingen met een rente typische looptijd van korter dan een jaar tegen nominale waarde,
Overlopende activa tegen nominale waarde, en
1
  Nota Investerings- en Afschrijvingsbeleid 2017 gemeente Hoorn
                                                                                                   11
</pre>

====================================================================== Einde pagina 11 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 12 ======================================================================

<pre>Liquide middelen tegen nominale waarde.
Eigen vermogen
Betreft algemene reserve, bestemmingsreserves en nog te bestemmen resultaat. Waardering
vindt plaats tegen nominale waarden.
Vlottende passiva
De schulden met een looptijd van minder dan een jaar worden onder deze post gerangschikt.
De vlottende passiva worden gewaardeerd tegen de nominale waarde.
Grondslagen voor bepaling van het resultaat
LASTEN
Salarissen en sociale lasten
Hieronder zijn begrepen de directe betalingen voor salarislasten, pensioenlasten, overige sociale
lasten en overige personeelskosten van het personeel. Het overgrote deel van de kosten van
personeel wordt door de gemeente Hoorn aan het WFA in rekening gebracht en wordt
opgenomen onder doorberekende kosten vanuit de afgesloten dienstverleningsovereenkomst.
Reserveringen
Onder deze post staan de resultaatbestemmingen (toevoegingen/onttrekkingen aan de reserves)
opgenomen op basis van besluitvorming door het algemeen bestuur.
BATEN
Deelnemersbijdragen deelnemende gemeenten
Uit de gemeenschappelijke regeling volgt dat de deelnemende gemeenten een jaarlijkse bijdrage
betalen aan het WFA naar rato van het inwonersaantal van de gemeente. Vooraf wordt een vast
bedrag per inwoner afgesproken. De hoogte van de bijdrage is afhankelijk van het inwonersaantal
in de betreffende gemeente.
Overige baten
Een klein deel van de baten van het WFA bestaat uit baten van derden. Hierbij valt te denken aan
verhuur van archiefruimte aan gemeenschappelijke regelingen en incidentele baten.
Algemene grondslagen voor de Rechtmatigheidsverantwoording
De in de jaarrekening opgenomen rechtmatigheidsverantwoording is opgesteld op basis van de
kaders zoals besloten in de Financiële verordening gemeente Hoorn 2023, het Controleprotocol
Gemeenschappelijke Regeling Westfries Archief 2022 (inclusief normen- en toetsingskader) en
op basis van de Kadernota Rechtmatigheid van de Commissie BBV. Dat betekent dat:
    1. De rechtmatigheidsverantwoording toeziet op de financiële rechtmatigheid van baten,
        lasten, balansmutaties, alsmede de baten en lasten inzake de specifieke uitkeringen op
        grond van art. 17 Financiële-verhoudingswet;
    2. De financiële rechtmatigheid waaronder het voorwaardencriterium, het
        begrotingscriterium en het misbruik & oneigenlijk gebruik criterium omvat:
        o Voor het voorwaardencriterium bestaat de norm uit het normen- en toetsingskader
        zoals op 8 maart 2022 door het Algemeen Bestuur is vastgesteld. o Voor het
        begrotingscriterium geldt dat alle overschrijdingen van lasten op programmaniveau en
                                                                                                  12
</pre>

====================================================================== Einde pagina 12 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 13 ======================================================================

<pre>         overschrijdingen van uitgaven op investeringskredieten onrechtmatig zijn, waarbij voor
         een aantal scenario’s in de Financiële verordening gemeente Hoorn 2023 (artikel 13 lid 2,
         3 en 4) is beschreven wanneer deze overschrijdingen ‘acceptabel’ zijn. Voor over- en
         onderschrijdingen van baten op programmaniveau, onderschrijdingen van lasten op
         programmaniveau en onderschrijdingen van uitgaven op investeringskredieten geldt dat
         deze als onrechtmatig zijn aangemerkt indien ze niet tijdig aan de raad zijn gemeld.
         o Ten aanzien van het M&O criterium is het M&O beleid de gemeente Hoorn leidend bij
         het voorkomen en opsporen van misbruik en oneigenlijk gebruik. Omdat alleen bij
         misbruik sprake is van een onrechtmatigheid zijn eventuele gevallen van misbruik (mits
         cumulatief met andere fouten of onduidelijkheden boven de verantwoordingsgrens)
         opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording.
     3. De rechtmatigheidsverantwoording is opgesteld binnen de kaders van de Kadernota
         Rechtmatigheid 2024 van de Commissie BBV alsmede de Financiële verordening 2023 van
         de gemeente Hoorn en het Controleprotocol 2022. Dit betekent dat:
         o Een verantwoordingsgrens van 3% (zijnde €70.429) van de totale lasten inclusief
         toevoegingen aan de reserves is gehanteerd waarboven cumulatieve
         rechtmatigheidsfouten en rechtmatigheidsonduidelijkheden in de
         rechtmatigheidsverantwoording worden opgenomen;
         o Een rapportagegrens van € 250.000 is gehanteerd waarboven individuele
         rechtmatigheidsfouten en rechtmatigheidsonduidelijkheden in de paragraaf
         Bedrijfsvoering worden opgenomen en nader worden toegelicht.
2.3 Toelichting op de balans per 31 december 2024
2.3.1 Activa
Onderstaand overzicht geeft het verloop aan van de immateriële en materiële vaste activa.
                                             Totale Boekwaar Investerin Afschrijvin Boekwaar
                               Jaar         kosten         de           g            g          de
                                                     1-1-2024        2024        2024 31-12-2024
 Immateriële vaste
 activa                                      88.496    44.248            -      14.749      29.499
                              2018-
 eDepot                       2021           88.496    44.248            -      14.749      29.499
 Materiële vaste activa                      24.493     7.488            -       4.670       2.818
 MFR                          2020            6.523     3.262            -       1.087       2.175
 Bookscanner                  2019           17.970     4.226            -       3.583         643
Vlottende activa
Uitzettingen met een rente typische looptijd korter dan één jaar
De stand van de uitzettingen met een rente typische looptijd korter dan één jaar was als volgt:
                                                                    31-12-2024          31-12-2023
 Uitzettingen looptijd < 1 jaar
 Vorderingen openbare lichamen                                             331                  97
 Overige vorderingen                                                          1                  0
                                                                                                   13
</pre>

====================================================================== Einde pagina 13 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 14 ======================================================================

<pre>                                                                           332                 97
De vorderingen bij de openbare lichamen zijn hoger dan in de jaarrekening 2023.
De begroting voor 2024 is aangepast vanwege verschillende oorzaken, zoals gestegen
accountantskosten, extern advies en de achterstand in de indexatie van de huisvestingskosten.
Als gevolg hiervan is de deelnemersbijdrage gestegen. Deze meerkosten zijn in het lopende jaar
bij de aangesloten gemeenten in rekening gebracht, maar een aantal gemeenten heeft deze nog
niet betaald. Hierdoor staan deze vorderingen op de balans van de openbare lichamen.
Daarnaast zijn enkele digitaliseringsprojecten eind 2024 nog niet betaald door de gemeenten.
Liquide middelen
De stand van de liquide middelen is per 31 december als volgt:
                                                                    31-12-2024         31-12-2023
 Liquide middelen
 Bank                                                                      660                549
                                                                           660                549
Dagelijks wordt het saldo van de bankrekening met de saldi van de gemeente Hoorn
getotaliseerd en het tekort of overschot wordt aangetrokken of uitgezet. De vergoeding van de
gemeente Hoorn is gelijk aan het percentage van de kasgeldleningen.
Overlopende activa
De stand van de overlopende activa is per 31 december als volgt:
                                                                    31-12-2024         31-12-2023
 Overlopende activa
 Nog te ontvangen                                                             1                 1
                                                                              1                 1
2.3.2 Passiva
Vaste passiva
Eigen vermogen
Het verloop van het eigen vermogen was in het verslagjaar als volgt:
                                                  1-1-2024   Toevoeging    Onttrekking 31-12-2024
 Algemene reserve                                        44                                    44
 Bestemmingsreserve                                    256                        100         156
 Bestemming resultaat boekjaar                                       250                      250
 Totaal                                                300           250          100         450
Algemene reserve
De stand van de algemene reserve is € 43.911 en blijft daarmee binnen de norm die daarvoor is
afgesproken.
De gelden van het WFA zitten in de kasstroompositie van de gemeente Hoorn. Het
WFA ontvangt hiervoor rente op grond van de dagelijkse kasgeldpercentages. Deze rente is
echter al een aantal jaar nihil of negatief. Negatieve rente wordt niet door de gemeente Hoorn
aan het WFA in rekening gebracht.
                                                                                                  14
</pre>

====================================================================== Einde pagina 14 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 15 ======================================================================

<pre>Bestemmingsreserve
Op 20 november 2020 heeft het Algemeen Bestuur van het WFA besloten om de
bestemmingsreserve aan te wenden voor:
    • Onvoorziene incidentele kosten betreffende het eDepot;
    • Incidentele kosten van de uitvoering van het beleidsplan;
    • Bouwkundige maatregelen ten behoeve van het optimaliseren van studiezaal en depots;
    • Digitalisering en vervanging van de collectie bouwvergunningen.
Voorgesteld wordt het positieve rekeningresultaat 2024 deels 10K toe te voegen aan de
bestemmingsreserve voor langdurig ziekte en deels 240K weer toe te voegen aan de
bestemmingsreserve digitalisering, zodat het project kan worden voortgezet en afgerond kan
worden. Het positieve resultaat is veroorzaakt door verschuiving van prioriteiten binnen het
project digitalisering bouwdossiers, waardoor doorbelaste digitalisering voorrang heeft
gekregen op de digitalisering vanuit de reserve.
Vlottende Passiva
Netto vlottende schulden met een rente typische looptijd korter dan één jaar.
De stand van de vlottende schulden was als volgt per 31 december:
                                                                   31-12-2024           31-12-2023
 Vlottende schulden < 1 jaar
 Schulden openbare lichamen                                                345                  260
 Overige schulden                                                          225                  133
                                                                           569                  393
De overige schulden zijn hoger dan in de Jaarrekening 2023. Eind december zijn er relatief grote
facturen ontvangen voor digitalisering, die pas in 2025 zijn betaald. Hierdoor zijn deze facturen
opgenomen als overige schulden op de balans..
Overlopende passiva
De standen van de overlopende passiva waren in het verslagjaar als volgt:
                                                                     31-12-2024        31-12-2023
 Overlopende passiva
 Nog te betalen                                                                6                 6
                                                                               6                 6
Niet in de balans opgenomen belangrijke financiële verplichtingen
 Huurovereenkomst gemeente Hoorn                                             € 229.912
   Meerjarige verplichting tot en met 2045, per 5 jaar herzien.
   Huidige overeenkomst is van 2 oktober 2020.
 Dienstverleningsovereenkomst (DVO) gemeente Hoorn                           € 275.037
   Jaarlijkse verplichting.
 MAIS eDepot en collectiebeheersysteem DE REE                                € 89.000
   Jaarlijkse verplichting, per jaar opzegbaar.
                                                                                                    15
</pre>

====================================================================== Einde pagina 15 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 16 ======================================================================

<pre>2.4 Programmarekening 2024
Binnen de programmabegroting en –verantwoording, is het WFA als één programma behandeld
zonder dat hiervoor aparte sub programma’s en/of producten gedefinieerd zijn. De totale lasten
en baten laten het volgende beeld zien:
                                                          Begroting
                                            Begroting       2024 na      Werkelijk
                                                 2024      wijziging           2024        Verschil
 Lasten
 Doorberekende personele kosten vanuit
 centrumgemeente                            1.221.813     1.215.096      1.043.971         171.126
 DVO - diensten                               116.735       116.735        107.892           8.843
 Kapitaallasten                                19.242        19.242         19.419            -177
 Overige personele kosten                      15.922        23.919         19.624           4.295
 Inhuur                                       130.885       130.885        307.774        -176.889
 Huur                                         229.912       229.912        230.122            -210
 DVO - huisvesting                             97.302       158.302        146.106          12.196
 Inventaris/Materialen                         17.098        15.818         17.507          -1.689
 Accountantskosten                              9.713        22.713           8.702         14.011
 Advieskosten                                       0        22.000         16.117           5.883
 Educatie en voorlichting                      31.972        31.972         32.813            -841
 Restauratie en materiele verzorging
 archivalia                                    37.692        37.692         39.997          -2.305
 Digitalisering                               284.699       299.699        427.876        -128.177
 Beleidsplan 2024-2027 reservering             21.273        21.273         18.821           2.452
 Onvoorzien                                     2.360         2.360               0          2.360
 Toevoeging aan reserves                            0              0              0
                Totaal lasten               2.236.619     2.347.619      2.436.742         -89.122
 Baten
 Bijdrage Hoogheemraadschap                    44.966        44.966         49.111          -4.145
 Verhuurd Archiefruimte                         1.456         1.456           6.889         -5.433
 Gemeentelijke bijdragen                    2.090.197     2.201.197      2.201.197               0
 Overige inkomsten                                  0              0       329.743        -329.743
 Onttrekking aan bestemmingsreserve           100.000       100.000        100.000               0
 Onttrekking aan bestemmingsreserve
 (resultaat)
                Totaal baten                2.236.619     2.347.619      2.686.939         339.320
                 Resultaat                          0              0       250.198         250.198
                                                                                                    16
</pre>

====================================================================== Einde pagina 16 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 17 ======================================================================

<pre>2.5 Toelichting op de programmarekening 2024
2.5.1 Verschilverklaring
Het resultaat in 2024, voor bestemming, bedraagt € 250.198 positief.
Dit positieve resultaat wordt veroorzaakt door de digitalisering van grote hoeveelheden
bouwdossiers, constructieberekeningen en gemeente archief dat voor rekening van de
gemeenten is geweest. Het WFA heeft deze digitaliseringsprojecten verzorgd en begeleid,
waarna doorbelast aan de gemeenten. Deze projecten hebben voorrang gekregen op de eigen
digitalisering van het WFA, omdat deze de gemeenten bezig zijn met het opheffen of beperken
van de archiefruimte of mogelijkheden tot het langdurig bewaren van archief. De eigen
digitalisering van de bouwdossiers die het WFA beheert zal in 2025 worden uitgevoerd.
Lasten
Doorberekende personele kosten vanuit gemeente Hoorn                         € 171.126 (voordeel)
Op bepaalde specialistische functies is bewust gekozen voor externe inhuur, waaronder twee
trainees. Hierdoor is het mogelijk gemaakt om projecten volgens planning te laten verlopen en
nieuwe vaardigheden binnen de organisatie te introduceren. De ingehuurde capaciteit leidt tot
een overschrijding op het inhuurbudget. Het voordeel op de personele lasten valt grotendeels
wegen tegenover het nadeel op de inhuur.
Inhuur                                                                          € 176.889 (nadeel)
Deze post is overschreden omdat er bewust voor is gekozen om tijdelijke specifieke expertise in
te huren, waaronder twee trainees. Zie verder bij toelichting onder doorberekende personele
kosten.
DVO Huisvesting                                                                € 12.196 (voordeel)
De huisvestingskosten die Hoorn doorbelast aan het archief zijn lager uitgevallen dan
oorspronkelijk gedacht. Dit betreft met name het klein onderhoud.
Digitalisering                                                                  € 128.177 (nadeel)
Het positieve resultaat wordt veroorzaakt door het niet verrekenen van de baten die hier
tegenover staan. Er is in hoeveelheden meer gedigitaliseerd dan vooraf gepland, omdat prioriteit
gegeven is aan de behoefte die gemeenten hadden om in 2024 te kunnen digitaliseren.
Baten
Overige inkomsten                                                            € 329.743 (voordeel)
Het Westfries Archief heeft in 2024 digitaliseringskosten doorbelast aan gemeenten. Voor
gemeenten zijn binnen deze kosten transport, digitalisering, projectmanagement, diverse
controles, opname en koppeling van de digitale bestanden voorzien. Deze baten vallen deels
weg tegen het nadeel op de post digitalisering. Daarnaast zijn er dwangsommen naar aanleiding
van een juridische procedure over de bereikbaarheid ontvangen.
                                                                                                   17
</pre>

====================================================================== Einde pagina 17 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 18 ======================================================================

<pre> Totale gemeentelijke bijdrage (€):
                                                  Aantal inwoners     Bijdrage 2024     Bijdrage 2024
 Deelnemers:                                       per 01-01-2022         (Oud)            (Nieuw)
 Drechterland                                               19.983            193.880            204.176
 Enkhuizen                                                  18.620            180.656            190.250
 Hoorn                                                      74.298            720.859            759.140
 Koggenland                                                 23.048            223.618            235.493
 Medemblik                                                  45.464            441.104            464.528
 Opmeer                                                     12.074            117.145            123.366
 Stede Broec                                                21.947            212.936            224.244
                                                                                    €                  €
 Totaal                                                    215.434          2.090.197          2.201.197
 Hoorn: Verhuur archiefbewaarplaats                                                                4.292
 Hoorn: Digitaliseringsproject
 bouwdossiers 2024                                                                                42.000
 Hoorn: Digitalisering Corsa dossiers                                                             78.000
 Opmeer: Digitaliseren WKL 2335-BD totaal
 25 meter                                                                                         14.000
 Drechterland: Digitaliseren
 constructieberekeningen 2024                                                                     46.500
 Koggenland: Digitaliseren
 constructieberekeningen 2024                                                                     52.000
 Stede Broec: Regionale
 digitaliseringsproject 2024                                                                      60.000
 Totaal                                                                                        2.497.989
2.5.2 Begrotingscriterium
De in de programmarekening opgenomen afwijkingen groter dan € 10.000 ten opzichte van de
begroting zijn getoetst op het punt van rechtmatigheid. In onderstaand overzicht zijn de
begrotingsoverschrijdingen weergegeven; de toelichting vindt u hier boven.
                                      Overschrijding (-) /                      Direct gerelateerde
                                      onderschrijding (+) Passend in beleid          inkomsten
Doorberekende personele
kosten                                     171.126                 Ja                   Nee
Inhuur                                    -176.889                 Ja                   Nee
DVO Huisvesting                             12.196                 Ja                   Nee
Digitalisering                            -128.177                 Ja                    Ja
Overige inkomsten                          329.743                 Ja                   n.v.t.
2.5.3 Incidentele baten en lasten
Conform art. 28-lid c van het BBV dient de toelichting op de programmarekening een overzicht te
bevatten van de incidentele baten en lasten. Door een indicatie van de incidentele baten en lasten
te geven wordt bij de begroting informatie gegeven die relevant is voor het beoordelen van de
                                                                                                         18
</pre>

====================================================================== Einde pagina 18 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 19 ======================================================================

<pre>financiële positie en de meerjarenraming. In onderstaand overzicht is een limitatieve vergelijking
opgenomen van de realisatie van de incidentele baten en lasten met de begrotingscijfers over het
jaar 2024.
                            Geraamde                          Geraamde          Werkelijke
                               lasten    Werkelijke lasten       baten             baten
 Onvoorzien                     2.360            0                 0                 0
 Onttrekking aan
 reserve                          0              0              100.000           100.000
                                                                                                   19
</pre>

====================================================================== Einde pagina 19 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 20 ======================================================================

<pre>2.5.4 Wet Normering Topinkomens
Voor de uitvoering van de Wet normering bezoldiging topfunctionarissen in de (semi) publieke
sector heeft het
WFA zich gehouden aan de Beleidsregel toepassing Wet normering bezoldiging
topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT).
In het kader van de Wet normering topinkomens, is het WFA verplicht de namen en
salarisgegevens van de topfunctionarissen in de programmaverantwoording op te nemen.
In 2024 is de algemene maximale bezoldigingsnorm voor topfunctionarissen in dienstbetrekking
233.000 euro per jaar op fulltime basis.
Als topfunctionarissen kwalificeren alleen de directeur en de leden van het bestuur.
Lidmaatschap van het bestuur geschiedt onbezoldigd.
                                            Algemeen directeur D. Dekema
                                                                        2024                  2023
 Functiegegevens
 Aanvang en einde functievervulling                            1-1 t/m 31-12         1-1 t/m 31-12
 Deeltijdfactor in fte                                                    1,0                   1,0
 (Fictieve) dienstbetrekking                                               ja                    ja
 Bezoldiging
 Beloning plus belastbare
 onkostenvergoedingen                                    €           110.125 €             100.897
 Beloningen betaalbaar op termijn                       €             16.482 €              15.623
 -/- Onverschuldigd betaald/nog niet
 terugontvangen                                         €                   0 €                   0
 Totale bezoldiging                         €           126.607               €            116.520
 Individueel toepasselijk
 bezoldigingsmaximum                        €           233.000               €            223.000
2.5.5 Rechtmatigheidsverantwoording
  Naam                                       Functie       Beloning      Belastbare vergoeding
  P. Dijkman                               Bestuurder           0                  0
  E.A. van Zuylen                          Bestuurder           0                  0
  J. Nieuwenburg                           Bestuurder           0                  0
  M. Pijl                                  Bestuurder           0                  0
  G. J. van den Hengel                     Bestuurder           0                  0
  R.A.P. Wortelboer                        Bestuurder           0                  0
  M. Bonsen-Lemmers                        Bestuurder           0                  0
  Dhr. D. Straat                           Bestuurder           0                  0
                                                                                                    20
</pre>

====================================================================== Einde pagina 20 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 21 ======================================================================

<pre>Verantwoordelijkheid dagelijks bestuur
De baten en lasten alsmede de balansmutaties moeten getrouw in de jaarrekening worden
opgenomen. Uit het getrouw opnemen van de baten en lasten alsmede de balansmutaties,
blijken een drietal rechtmatigheidscriteria niet expliciet. Dit betreffen het begrotings-,
voorwaarden-, en misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium. In deze
rechtmatigheidsverantwoording licht het dagelijks bestuur toe in hoeverre bij de in de
jaarrekening verantwoorde baten en lasten, alsmede de balansmutaties het begrotings-,
voorwaarden-, en misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium zijn nageleefd. Dit houdt in dat de
verantwoorde baten en lasten, alsmede de balansmutaties in overeenstemming zijn met door de
raad vastgestelde kaders zoals de begroting en gemeentelijke verordeningen en met bepalingen
in de relevante wet- en regelgeving. Bij de waarderingsgrondslagen in de jaarrekening is het
door het algemeen bestuur op 8 maart 2022 vastgestelde normen- en toetsingskader van de
relevante wet- en regelgeving verder toegelicht.
Deze verantwoording hanteert een grensbedrag omdat alleen de van belang zijnde aspecten in
de rechtmatigheidsverantwoording hoeven te worden betrokken. Deze verantwoordingsgrens is
door het algemeen bestuur bepaalt en bedraagt 3% van de totale lasten inclusief toevoegingen
aan de reserves en is daarmee vastgesteld op € 73.102.
Bevinding
Het dagelijks bestuur is van mening dat de in deze jaarrekening verantwoorde baten en lasten
alsmede de balansmutaties wel rechtmatig tot stand zijn gekomen binnen de daarvoor gestelde
verantwoordingsgrens.
                                                                                                21
</pre>

====================================================================== Einde pagina 21 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 22 ======================================================================

<pre>3. Bijlagen
Bijlage 1 - Formatie overzicht       2024      2023      2022      2021
Ambtelijke formatie                  13,34     14,96     13,01     12,18
Vrijwilligers                        22        44        40        41
Deelnemers VeleHanden                426       390       319       302
Bijlage 2 - Bereik Westfries Archief 2024       2023     2022      2021
Bezoekers websites WFA               113.000   107.037   94.844    114.104
Bezoekers studiezaal                 567       940       794       502
Aantal archieven in beheer           2.644     2.763     2.441     2.400
Aantal meters in beheer              6.899     7.044     6.603     6.552
Aantal titels in de bibliotheek      32.778    32.774    32.602    32.599
Aantal doorzoekbare personen op naam 4.424.008 4.352.436 4.057.081 3.278.383
                                                                             22
</pre>

====================================================================== Einde pagina 22 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 23 ======================================================================

<pre>4. Overige gegevens
4.1 Bestuurlijke besluitvorming (voorstellen tot resultaatbestemming)
Toelichting
De jaarrekening 2024 laat een positief saldo zien van € 250.198 Conform bestuursbesluit wordt
voorgesteld dit bedrag deels € 240.198 toe te voegen aan de bestemmingsreserve digitalisering,
zodat het project kan worden voortgezet en deels € 10.000 toe te voegen aan de
bestemmingsreserve die is ingesteld voor langdurige ziekte (17 november 2022).
Bestuurlijk besluit
Het algemeen bestuur van de Gemeenschappelijke regeling Westfries Archief, Regionaal
Historisch Centrum voor West-Friesland;
Besluit:
   1. Het jaarverslag (het beleidsjaarverslag en de paragrafen) over het jaar 2024 vast te stellen;
   2. De jaarrekening (de programmarekening, balans en toelichting op de balans) over het jaar
       2024 vast te stellen;
   3. Het positieve rekeningresultaat ad € 250.198 toe te voegen aan de bestemmingsreserves
       conform genoemde verdeling.
Aldus vastgesteld door het algemeen bestuur van het WFA in de vergadering van 10 juli 2025.
De voorzitter,                                                     De secretaris,
Dhr. M. Pijl                                                       Dhr. D. Dekema
                                                                                                    23
</pre>

====================================================================== Einde pagina 23 =================================================================

<br><br>