<b>Bijsluiter</b>. De hyperlink naar het originele document werkt niet meer. Daarom laat Woogle de tekst zien die in dat document stond. Deze tekst kan vreemde foutieve woorden of zinnen bevatten en de opmaak kan verdwenen of veranderd zijn. Dit komt door het zwartlakken van vertrouwelijke informatie of doordat de tekst niet digitaal beschikbaar was en dus ingescand en vervolgens via OCR weer ingelezen is. Voor het originele document, neem contact op met de Woo-contactpersoon van het bestuursorgaan.<br><br>====================================================================== Pagina 1 ======================================================================

<pre>                         Begroting 2026
Inclusief meerjarenraming 2026-2029
Vastgesteld in de vergadering van het Algemeen bestuur 10 juli 2025
De voorzitter,                                            De secretaris,
Dhr. M. Pijl                                              Dhr. D. Dekema
                                                  1
</pre>

====================================================================== Einde pagina 1 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 2 ======================================================================

<pre>Inhoudsopgave
Inhoudsopgave..................................................................................................................................................................... 2
1. Inleiding en besluitvorming .......................................................................................................................................... 3
2. Beleidsbegroting.............................................................................................................................................................. 4
2.1 Samenstelling bestuur ................................................................................................................................................. 4
2.2 Missie en visie ................................................................................................................................................................. 4
2.3 Stand van zaken ............................................................................................................................................................. 5
2.4 Visie op de toekomst .................................................................................................................................................... 6
2.5 Indexeringen ................................................................................................................................................................ 10
3. Paragrafen ....................................................................................................................................................................... 12
3.1 Weerstandsvermogen en risicobeheersing .......................................................................................................... 12
3.2 Financieringsparagraaf .............................................................................................................................................. 13
3.3 Bedrijfsvoering ............................................................................................................................................................. 15
4. Financiële begroting ..................................................................................................................................................... 16
4.1 Begroting 2026 ............................................................................................................................................................. 16
4.2 Meerjarenbegroting 2026 – 2029 ............................................................................................................................. 17
4.3 Overzicht van incidentele baten en lasten ............................................................................................................. 17
4.4 Bijdrage per gemeente .............................................................................................................................................. 18
4.5 Vermogenspositie ....................................................................................................................................................... 18
4.6 Balans – meerjarig ....................................................................................................................................................... 19
4.7 Financiële kengetallen begroting ............................................................................................................................ 19
5. Bestuurlijke Besluitvorming ........................................................................................................................................ 20
Auteur: A.S. Schoemaker
                                                                                                                                                                                         2
</pre>

====================================================================== Einde pagina 2 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 3 ======================================================================

<pre>1. Inleiding en besluitvorming
Betrouwbaar, integer en bruikbaar informatie beheer maakt het handelen van de gemeente transparant
en dient zo de democratie. Archiefinstellingen hebben de opdracht om (overheids-)informatie te
bewaren, te beheren en beschikbaar te stellen. Informatie van nu is ook na vele jaren nog waardevol. Als
historische bronnen maken ze deel uit van het cultureel erfgoed van ons land en helpen ze mee aan het
bouwen van de toekomst.
Het Westfries Archief werkt met de zeven gemeenten Drechterland, Enkhuizen, Hoorn, Koggenland,
Medemblik, Opmeer en Stede Broec samen om informatie over het heden en verleden voor nu en later
authentiek en toegankelijk te houden.
Het Westfries Archief heeft daartoe drie kerntaken die volgen uit de Archiefwet en de
Gemeenschappelijke Regeling:
      ▪ Het ondersteunen van en diensten verlenen aan aangesloten overheden;
      ▪ Informeren, enthousiasmeren en helpen van het publiek om archieven optimaal te gebruiken en
          de geschiedenis van de regio te leren kennen;
      ▪ Beheren, toegankelijk maken en uitbreiden van de collectie.
Hierbij bieden wij u de ontwerpbegroting voor 2026 aan, alsmede de meerjarenraming 2026-2029
Deze is besproken en voorlopig vastgesteld in de vergadering van het Dagelijks Bestuur op 10 april 2025.
Als basis zijn de ramingen uit de voorgaande begroting (2025) inclusief de wijzigingen, de kadernota 2026
van het Westfries Archief genomen. Voor de salariskosten zijn de werkelijke salarissen 2025 en de
afgesproken indexering 2026 vanuit de regietafel als uitgangspunt genomen.
Alle gemeenten hebben een positieve zienswijze ingediend op de kadernota 2026.
De kadernota van het Westfries Archief is vastgesteld in de vergadering van het Algemeen Bestuur op 18
maart 2025.
Conform de regionaal gemaakte afspraken heeft een indexering op de loon- en prijsontwikkeling
plaatsgevonden.
Daarnaast is de taakstelling van 5%, zoals besloten in de vergadering van het algemeen bestuur van 18
maart 2025 in deze begroting verwerkt.
De conceptbegroting wordt door het Dagelijks Bestuur voorgelegd aan de deelnemende gemeenten
voor de zienswijze procedure waarna in de vergadering van het Algemeen bestuur op 10 juli 2025
definitieve besluitvorming plaatsvindt.
Volgens artikel 7 van het BBV (Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten) heeft een
begroting de volgende indeling:
    ▪ De begroting bestaat ten minste uit:
                    -   de beleidsbegroting;
                    -   de financiële begroting.
    ▪ De beleidsbegroting bestaat ten minste uit:
                    -   het programmaplan;
                    -   de paragrafen.
    ▪ De financiële begroting bestaat ten minste uit:
                    -   het overzicht van baten en lasten en de toelichting;
                    -   de uiteenzetting van de financiële positie en de toelichting;
                    -   de bijlage met het overzicht van de geraamde baten en lasten per taakveld.
Daarnaast worden ook de ramingen opgenomen van drie jaren ná het begrotingsjaar.
                                                                                                          3
</pre>

====================================================================== Einde pagina 3 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 4 ======================================================================

<pre>2. Beleidsbegroting
2.1 Samenstelling bestuur
Het Algemeen Bestuur is samengesteld uit vertegenwoordigers van de aangesloten gemeenten:
   Opmeer                            vacant
   Enkhuizen                         J. Hoekstra
   Hoorn                             J. Nieuwenburg
   Koggenland                        vacant
   Medemblik                         M. Pijl (voorzitter)
   Drechterland                      B. Diepstraten
   Stede Broec                       R.A.P. Wortelboer
2.2 Missie en visie
Missie
Het Westfries Archief is hét centrum voor informatie beheer in Westfriesland en draagt daarmee bij aan
een transparante overheid en tegelijkertijd voor een duurzaam, toegankelijk, betrouwbaar en levend
geheugen van Westfriesland.
Visie
Het Westfries Archief is het geheugen en geweten van Westfriesland. De informatie die door het
Westfries Archief wordt beheerd is de levende verbinding tussen verleden, heden en toekomst. Burgers,
bestuurders en ambtenaren weten dit en vertrouwen hierop.
Het Westfries Archief is het centrale informatieknooppunt binnen Westfriesland en stimuleert regionale
samenwerking binnen de regio Westfriesland op het gebied van informatiemanagement. Binnen de
gerealiseerde technieken en processen voor digitale archivering maakt het Westfries Archief het mogelijk
dat er geen onnodige informatie bij de deelnemers wordt beheerd en bewaard. Aanwezige expertise op
het gebied van informatielogistiek, -beheertechniek en het toegankelijk maken van (overheids)informatie
wordt regionaal benut.
                                                                                                         4
</pre>

====================================================================== Einde pagina 4 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 5 ======================================================================

<pre>2.3 Stand van zaken
De belangrijkste taak van het Westfries Archief is het verwerven, beheren en beschikbaar stellen van
Westfriese informatie, archieven en documentair erfgoed en het uitvoeren van toezicht op informatie, op
basis van de Archiefwet.
Het Westfries Archief voorziet in en anticipeert op de actuele en toekomstige informatie behoeften
van de partners, de gebruikers en het publiek.
De tactische doelstellingen die hiervan zijn afgeleid:
    ▪ De collectie is duurzaam, toegankelijk, betrouwbaar en representatief voor de regio.
    ▪ Onze dienstverlening is innovatief, zorgt voor tevreden gebruikers en bevordert de zelfbediening.
    ▪ De kennis binnen de organisatie is professioneel, up-to-date en in staat flexibel in te spelen op
        nieuwe ontwikkelingen.
    ▪ Door kennis en middelen is de organisatie een betrouwbare en innovatieve partner op het gebied van
        regionaal informatie beheer en het publiceren van overheidsinformatie
Verwachtingen ten aanzien van de periode 2026-2029:
    ▪ De nieuwe Archiefwet zal in werking treden waardoor archieven van overheden na 10 jaar, in plaats
        van 20 jaar, openbaar zullen worden en in beheer overgedragen aan het Westfries Archief. Dit zal een
        inhaalslag en grote toename in digitale opslag en beheer met zich meebrengen, waarbij het Westfries
        Archief ook meer betrokken zal zijn bij informatievorming en -beheer van gemeenten en
        deelnemende GR’en.
    ▪ De regio Westfriesland is een voorbeeld in het landelijke traject “Het archief als nutsvoorziening”,
        waarbij het Westfries Archief steeds meer zal worden benut als centraalpunt van informatie beheer
        binnen de regio.
    ▪ De doorontwikkeling en intensivering van onlinedienstverlening en geografische informatie
        specialisatie.
    ▪ De aanpassing van het functioneel gebruik van de publieksruimte.
    ▪ Voortzetting van de digitalisering van analoge archieven.
    ▪ Intensivering van de inzet van data analyse, data netwerken en artificial intelligence.
    ▪ Het continueren van een enthousiaste vast groep vrijwilligers.
    ▪ De samenwerking met studenten vergroten.
    ▪ Verduurzaming van systemen.
    ▪ Een transformatie van klassieke archiefdienstverlening naar modern informatiemanagement en
        online service.
                                                                                                             5
</pre>

====================================================================== Einde pagina 5 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 6 ======================================================================

<pre>2.4 Visie op de toekomst
Pact van Westfriesland
De zeven Westfriese gemeenten hebben samen het Pact van Westfriesland 7.1 opgesteld. Doel van het
pact is om de regio te versterken op het gebied van wonen, werken, bereikbaarheid, onderwijs en vrije
tijd. De regio Westfriesland wil daarmee tot de top 10 van meest aantrekkelijke regio’s behoren. Het
Westfries Archief levert een fundamentele bijdrage aan dat doel.
Het Westfries Archief ondersteunt de boodschap tot samenwerking en onderschrijft de ambities uit het
Pact van Westfriesland. Door de inzet van onze kennis en middelen kunnen wij nu en in de toekomst de
regionale samenwerking op het gebied van informatiemanagement concreet versterken.
Onze activiteiten die hieraan bijdragen:
Digitale archivering
Gemeenten en gemeenschappelijke regelingen brengen digitale archiefinformatie over naar de daartoe
aangewezen archiefbewaarplaats van het Westfries Archief, het Westfries eDepot. Digitale informatie
heeft een specifieke aanpak nodig om in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te
houden. Daarvoor is een gespecialiseerde digitale omgeving nodig, maar ook gespecialiseerd databeheer
door data- en informatie specialisten. Het informatie beheer zal de komende jaren dan ook sterk
toenemen. Wanneer alle deelnemers digitale archieven hebben uitgeplaatst in het eDepot zal ook voor
deze opslag de regionale verdeelsleutel gelden.
     ▪   Het beheren en preserveren van gearchiveerde en uitgeplaatste digitale overheidsinformatie
         voor alle deelnemers.
     ▪   Het voorzien in een veilige permanente beheer- en publicatie omgeving voor digitaal gevormde
         informatie van alle deelnemers.
Advies en inspectie
De archiefinspecteur begeleid, adviseert en inspecteert vanuit een toezichthoudende rol bij het vormen
van informatie door de aangesloten gemeenten en GR'en. Om (digitale) informatie conform de geldende
wet- en regelgeving te beheren wordt door de gemeenten en GR’en gebruik gemaakt van instrumenten
zoals het kwaliteitssysteem informatiebeheer en worden de archiefinspecteur en de informatiespecialist
in de ontwerpfase betrokken bij migraties en implementaties van systemen waarin informatie beheerd
en gevormd wordt.
Vooruitlopend op de betrokkenheid van de archiefinspecteur adviseert het Westfries Archief proactief
over innovaties, ontwikkelingen en mogelijkheden op het gebied van informatie beheer. Dit gebeurt met
behulp van kennissessies en door het online delen van informatie en kennis.
Het Westfries Archief bereidt zichzelf daarnaast voor op de aan te leveren digitale archieven door de
archiefvormers te adviseren en ondersteunen bij het vormen van de juiste registraties en bestanden,
zodat dit niet pas bij overbrengen aan de orde hoeft te komen. Hiermee wordt een piek in capaciteit bij
de archiefvormer voorkomen en het beperkt het risico op fouten en herstel bij archiefvormers.
De archiefinspecteur zal ook proactief adviseren bij de implementatie van de nieuwe archiefwet in 2026.
     ▪   Het uitvoeren van de wettelijke advies- en inspectietaak, evenals de overige wettelijke taken als
         beschikbaarstelling en beheer, zoals verwoord in de geldende Archiefwet.
     ▪   Fungeren als kenniscentrum voor informatie beheer en -ontsluiting in Westfriesland.
     ▪   Advies en ondersteuning bij informatievorming.
                                                                                                           6
</pre>

====================================================================== Einde pagina 6 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 7 ======================================================================

<pre>Digitalisering
Het Westfries Archief hanteert een proactief digitaliseringsbeleid waarmee analoge informatie
gedigitaliseerd wordt en vervolgens online beschikbaar wordt gesteld aan de burger en de deelnemende
gemeenten. Hierdoor kan de dienstverlening nauwkeuriger, sneller en efficiënter verlopen. Naast online
publicatie heeft digitalisering als voordeel dat het behoud van de analoge archieven beter geborgd is. De
analoge stukken kunnen in de geklimatiseerde omgeving blijven en het risico op besmetting,
beschadiging of diefstal door bezoekers verdwijnt hiermee. Een ander voordeel is het volledig
doorzoekbaar kunnen maken van de gedigitaliseerde teksten, zodat archiefstukken niet onnodig uit de
fysieke depots hoeven te worden gehaald. Bovendien is de archiefinformatie toegankelijker voor
iedereen wereldwijd, omdat er niet naar de archieflocatie hoeft te worden afgereisd. Het aantal
verkeersbewegingen wordt daarmee ook gereduceerd.
    ▪    In navolging van de grootschalige digitalisering van bouwdossiers in de afgelopen jaren worden
         de Wet algemene bepalingen omgevingsrecht (Wabo) dossiers van de regio gedigitaliseerd en
         opgenomen in het eDepot.
    ▪    Kwetsbare, veel geraadpleegde en bijzondere erfgoed collecties (of onderdelen daarvan) worden
         digitaal beschikbaar gesteld.
    ▪    De archieven die betrekking hebben op het thema slavernijverleden zullen middels een Metamorfoze
         project worden gedigitaliseerd. Hierin werkt het Westfries Archief samen met de Koninklijke
         Bibliotheek.
    ▪    De archieven die betrekking hebben op het thema kronieken en charters zullen middels een
         Metamorfoze project worden gedigitaliseerd. Hierin werkt het Westfries Archief samen met de
         Koninklijke Bibliotheek.
Educatief beleid
Het is een van de kerntaken om iedereen in de regio kennis te laten maken met de unieke bronnen die
het Westfries Archief bewaart. Het Westfries Archief draagt kennis over op het gebied van
waarheidsvinding en stelt zich tot doel het publiek te verrijken met kennis over het ontstaan van de
democratie en door het aanleren van historisch besef. Met name jeugd en jongeren zijn een belangrijke
doelgroep. Het doel is dat elke leerling in Westfriesland een keer kennismaakt met het Westfries Archief.
Daarbij wordt samengewerkt met docenten uit de regio om steeds weer nieuwe interactieve
bijeenkomsten te ontwikkelen. Voor volwassenen bestaat het educatieve aanbod vooral uit een
uitgebreid aanbod van workshops, lezingen en cursussen. Naast de thematische onderwerpen die hierbij
op het programma staan, zijn daarbij gewilde onderwerpen met name woningonderzoek, genealogie en
paleografie.
    ▪    Er is een educatief programma beschikbaar voor basisscholen en middelbare scholen.
    ▪    De publieksruimte zal worden aangepast om schoolactiviteiten en overige educatieve activiteiten
         beter te kunnen faciliteren.
    ▪    Er is een gevarieerd lezingen, workshop en cursusaanbod.
Samenwerking
Er bestaat een nauwe band met de verschillende erfgoedinstellingen en door ons netwerk binnen de
gemeentelijke organisaties worden wij regelmatig betrokken bij projecten op het gebied van
maatschappelijke ontwikkeling.
    ▪    De samenwerking met andere culturele en historische instellingen in de regio zal worden
         gecontinueerd.
    ▪    Regionale thema’s worden gezamenlijk opgepakt en uitgevoerd.
                                                                                                          7
</pre>

====================================================================== Einde pagina 7 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 8 ======================================================================

<pre>     ▪    Het Westfries Archief levert een actieve bijdrage aan regionale en lokale historische
          evenementen.
Dienstverlening
De dienstverlening op archieven verloopt voornamelijk via online-kanalen, dan fysiek op de studiezaal. De
burger en de medewerkers van de archiefvormers hebben steeds meer behoefte aan snelle digitale
dienstverlening. Het Westfries Archief voldoet aan deze behoefte door de digitale registraties te
verbeteren en te optimaliseren en door het digitaliseren van analoge archiefstukken, zodat de
afbeeldingen hiervan online inzichtelijk en doorzoekbaar kunnen worden gemaakt. Digitalisering wordt
grootschalig uitgevoerd, zoals bijvoorbeeld de digitalisering van bouwdossiers, maar ook kleinschalig op
verzoek van de burger of archiefvormer.
Om de burger en archiefvormers zo goed mogelijk online te faciliteren heeft het Westfries Archief in 2024
een nieuwe website gelanceerd. Deze nieuwe online omgeving zal de virtuele studiezaal gaan vormen
van waaruit de dienstverlening voornamelijk zal gaan opereren. Instrumenten zoals chat, mail en online
instructievideo’s maken de bezoeker steeds meer zelfredzaam. De studiezaal op locatie blijft daarnaast
wel bestaan, want niet de gehele collectie kan digitaal gepubliceerd worden en in sommige gevallen,
zoals bij wetenschappelijk onderzoek, is het van belang om het tastbare fysieke stuk in handen te
hebben. Daarnaast zal de openbare ruimte steeds meer benut worden voor educatieve doeleinden.
Dienstverlening op de studiezaal blijft dan ook een primaire taak, maar zal geen fulltime functies
behoeven.
     ▪    De dienstverlening zal steeds meer op afstand plaatsvinden. Online zal een virtuele studiezaal
          beschikbaar zijn, zodat informatie sneller en efficiënter beschikbaar zal zijn voor de burger.
     ▪    Informatie die digitaal nog niet beschikbaar is, kan wel online gevonden worden en op verzoek in
          de meeste gevallen direct gedigitaliseerd worden.
     ▪    Het zoeken door archiefinformatie zal vereenvoudigd worden en daarmee nog toegankelijker
          gemaakt worden voor de burger.
     ▪    De dienstverlening naar de gemeenten is uitgebreid en door het benutten van de regionale
          functionaliteiten wordt ook actieve informatie beheerd en gepubliceerd.
Duurzaamheid
Zowel bij analoge als digitale duurzame opslag zullen we steeds meer de focus hebben op duurzaamheid
(verantwoorde omgang met de natuurlijke leefomgeving). Daarbij zullen we ontwikkelingen die gaande
zijn bij archiefbewaarplaatsen nauwlettend volgen en gaat het Westfries Archief de mogelijkheden die
mede ontstaan door de invoering van de nieuwe Archiefwet waar mogelijk implementeren en uitvoeren.
Dit zal een van de belangrijke besparingen worden die bijdraagt aan de taakstelling voor 2026. Voor onze
digitale archivering zullen we gebruik maken van de mogelijkheden die passend zijn binnen de kaders
van wet- en regelgeving en waarbij informatieveiligheid en duurzame toegankelijkheid niet in het geding
komen.
     ▪    Er zullen nieuwe mogelijkheden geïmplementeerd worden om het klimaat binnen de fysieke
          archiefbewaarplaats op een zo duurzaam mogelijke wijze binnen de wettelijke kaders te houden.
     ▪    In al onze projecten voor digitalisering en digitale opslag wordt duurzaamheid meegenomen als
          onderdeel van het beleid. Wij kiezen voor dataminimalisatie waar mogelijk en werken op basis
          van minimale opslag.
     ▪    Middels de uitbreiding van de digitale dienstverlening dragen wij bij aan het minimaliseren van
          verkeersbewegingen.
Innovatie en ontwikkeling
                                                                                                           8
</pre>

====================================================================== Einde pagina 8 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 9 ======================================================================

<pre>Het Westfries Archief ontwikkelt zich steeds meer tot centraal informatieknooppunt voor digitale
overheidsinformatie en data. We zijn specialisten op het gebied van betrouwbare en duurzame
informatie, maar ook op het gebied van informatieveiligheid en het gebruik van data. Het FAIR principe
(findable, accessible, interoperable, reusable) staat hierbij centraal. Voor het nog sneller en efficiënter
toegankelijk maken van alle informatie maken we gebruik van ons eigen datawarehouse, Linked Data,
IIIF, GIS, scripts en artificial intelligence waarmee we (handgeschreven) teksten doorzoekbaar maken,
maar ook structuren kunnen maken en relaties kunnen leggen.
     ▪   Het Westfries Archief werkt volgens het FAIR principe.
     ▪   Er wordt actief gebruikt gemaakt van het NDE Termennetwerk.
     ▪   Informatie kan locatie gebonden op de kaart worden gevonden en getoond via de Westfriese
         interactieve kaart.
     ▪   Teksten in scans zijn doorzoekbaar.
Uitplaatsen en beheren legacy informatie
Archiefvormers zijn zelf verantwoordelijk voor het beheer van informatie tot het moment van
overbrengen naar de aangewezen archiefbewaarplaats of tot het moment dat de informatie vernietigd
dient te worden. De wettelijke termijn voor overbrengen is momenteel 20 jaar en zal in de nieuwe
archiefwet 2024 gewijzigd worden naar 10 jaar. Dit betekent dat de archiefvormers gedurende deze
periode voor overbrengen zelf voor beheer en vernietiging van de informatie conform wet- en
regelgeving dienen zorg te dragen. Het merendeel van de informatie de opgeslagen, gemigreerd en
beheerd moet worden bestaat uit zogenaamde legacy data/informatie. Dit is informatie die (gedurende
een vastgestelde periode) bewaard dient te worden en beschikbaar dient te blijven, maar niet langer deel
uitmaakt van een actief proces. Voorbeelden hiervan zijn de oude “C-F-G-etc-schijven” die nog steeds
bestaan, afgesloten mailboxen van oud medewerkers (geen sleutelfunctionarissen), oude databases en
oude DMS systemen. Het Westfries Archief kan de archiefvormers ontzorgen door deze legacy informatie
op te nemen in het eDepot, de archiefvormer maakt dan gebruik van de functionaliteit “uitplaatsen”. De
informatie blijft de verantwoordelijkheid van de archiefvormer, maar het Westfries Archief draagt zorg
voor het technisch duurzaam beheer, zoals de ED3 gecertificeerde opslag en een beheeromgeving van
waaruit door de eigen organisatie geautoriseerde medewerkers van gemeenten en gemeenschappelijke
regelingen, de informatie kunnen bewerken en muteren. Alle benodigde archieffunctionaliteiten zijn
reeds aanwezig binnen het eDepot, dus tijdige vernietiging is voorzien en uitvoerbaar, maar ook directe
overbrenging indien van toepassing. Ook de voorbereiding op vernietiging of overbrengen kan samen
met het Westfries Archief worden uitgevoerd, waarbij vanuit het Westfries Archief bijvoorbeeld
ondersteund kan worden op gebied van bulkverwerking via scripts, maar ook op gebied van advisering
bij inrichting van de data en informatie. Het uitplaatsen van deze informatie zal leiden tot een
aanzienlijke reducering van de door de gemeente of gemeenschappelijke regeling te bewaren informatie
ten opzichte van de periode dat zij daar zelf verantwoordelijk voor zijn en de zorg voor dienen te dragen.
In plaats van de informatie die tot 2025 gevormd is gedurende 20 jaar te bewaren, dus tot uiterlijk 2045,
kan deze per direct in het eDepot uitgeplaatst worden en mogelijk vervroegd overgebracht worden. Naar
verwachting zullen de uitplaatsingen toenemen en de termijn waarop dat gebeurt steeds kleiner worden
tot zelfs direct uitplaatsen of overbrengen, waardoor de archiefvormer de informatie uit afgesloten
processen zelf niet hoeft te beheren.
     ▪   Legacy informatie van gemeenten en GR’en kan vanuit diverse applicaties in het eDepot worden
         beheerd en gereguleerd vernietigd worden.
Actieve openbaarheid / Woo beheer & publicatie
Het Westfries Archief ook ontzorgen bij beheer en publicatie van actieve procesinformatie. Voorbeelden
hiervan zijn Wabo, Omgevingswet, bestemmingsplannen en bodemrapporten. Vanuit één centrale
applicatie kan de informatie beschikbaar worden gesteld aan meerdere geautoriseerde functionarissen
                                                                                                            9
</pre>

====================================================================== Einde pagina 9 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 10 ======================================================================

<pre>van diverse organisaties. Een ander voorbeeld is beheer en publicatie van Woo informatie. Ook hier kan
de bestaande infrastructuur worden benut en de expertise van het Westfries Archief op het gebied van
actieve openbaarheid worden ingezet. De informatievorming en regie op de Woo informatie gebeurt bij
en onder verantwoordelijkheid van de gemeente of gemeenschappelijke regeling, waarna de informatie
wordt opgeslagen in het eDepot en vanuit daar online wordt gezet. Het Westfries Archief werkt aan
publicatie via een website speciaal voor Westfriese Woo informatie genaamd
openoverheidwestfriesland.nl (ooW), maar zal dit aanvankelijk via de eigen website uitvoeren waarbij een
duidelijke identiteit van de gemeente of gemeenschappelijke regeling zichtbaar is en geen archief
beleving voor de bezoeker plaatsvindt. Nadat de wettelijke termijn voor publicatie verstreken is zorgt het
Westfries Archief voor permanente vernietiging van de Woo informatie. Het bewaken van deze termijn is
een geïntegreerd en geautomatiseerd proces, zodat de informatie nooit langer bewaard wordt en
openbaar is dan wet- en regelgeving voorschrijft.
Het Westfries Archief ziet hier een mooie kans om deze regionale functionaliteit te benutten en de
regionale samenwerking te bevorderen. Kostbare commerciële oplossingen bij gemeenten en
gemeenschappelijke regelingen kunnen op deze manier worden vermeden.
    ▪   Door de regionale functionaliteit optimaal te benutten wordt ook actieve informatie in kader van
        de Woo en de omgevingswet vanuit het eDepot beheerd en gepubliceerd.
2.5 Indexeringen
Eén van de primaire wettelijke taken van het Westfries Archief is het hebben en onderhouden van een
gezamenlijk archiefdepot. Om die reden zijn de kosten voor huisvesting verhoudingsgewijs veel hoger
dan bij andere gemeentelijke instellingen en gemeenschappelijke regelingen. En als gevolg daarvan zijn
de beïnvloedbare kosten bijzonder gering.
Schema opbouw begroting Westfries Archief
Een schematisch weergave van de opbouw van de begroting laat zien hoe relatief kleine bedragen grote
gevolgen hebben. Een taakstelling van 5% op de totale begroting van 2025 is in verhouding een
vermindering van 17% op de beïnvloedbare taakbudgetten. Alle overige budgetten zijn moeilijk of niet te
beïnvloeden. Het hanteren van een nullijn heeft grote gevolgen voor de begroting.
De berichtgeving over de indexering wordt geregeld in de vastgestelde notitie: Governance in Noord-
Holland-Noord. Loon-prijsindexatie gemeentelijke bijdrage 2025 die als uitgangspunt voor de begroting
heeft gediend is als volgt:
                                                                                                           10
</pre>

====================================================================== Einde pagina 10 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 11 ======================================================================

<pre>    ▪   Voor het prijsindexcijfer gaan we uit van de prijsontwikkeling van de Prijs Bruto Binnenlands
        Product zoals opgenomen in de meest recente middellange termijnverkenning van het CPB die
        uiterlijk per peildatum 1 november (Jaar T-2) bekend is. Voor 2026 is het prijsindexatie cijfer 8,0%
    ▪   Het loonindexcijfer is op basis van de CAO gemeenten (CAR-UWO). Zolang er geen CAO
        ontwikkeling bekend is, gaan we uit van de Prijs overheidsconsumptie, beloning werknemers
        zoals opgenomen in de meest recente middellange termijnverkenning van het CPB die uiterlijk
        per peildatum 1 november (Jaar T-2) bekend is. Voor 2026 is het loonindexatie cijfer 7,2%
    ▪   De standaard verhouding loon-/prijsontwikkeling wordt vastgelegd op 70/30.
    ▪   De toegestane indexatie 2026 voor de gemeentelijke regeling komt uit op gemiddeld 7,4%.
De werknemers van het Westfries Archief zijn formeel in dienst van de gemeente Hoorn en zijn op basis
van detachering werkzaam voor het Westfries Archief. In de kadernota 2025 van de gemeente Hoorn
worden de salarissen geraamd op basis van de meest actuele gegevens (formatie per 1 januari 2025) in
overeenstemming met de CAR-UWO.
Voor de raming van de salarislasten bij het Westfries Archief is de kadernota 2025 van de gemeente
Hoorn als uitgangspunt genomen voor de begroting 2026. Deze reële bedragen worden vervolgens
geïndexeerd met de loonindex van het CPB.
Huur- en dienstverleningsovereenkomst
Naar aanleiding van de totstandkoming van de bouw van het gebouw waarin het Westfries Archief is
gehuisvest in 2006, is de Gemeenschappelijke Regeling gewijzigd. Daarbij is onder meer geregeld dat
gemeente Hoorn een faciliterende rol heeft gekregen ten aanzien van de enkele bedrijfsvoeringstaken,
hiervoor is een dienstverleningsovereenkomst afgesloten. De gemeente Hoorn is tevens eigenaar van
het gebouw, daarbij is in een huurovereenkomst voorzien. Deze overeenkomsten zijn op 13 juli 2012
ondertekend. De huurovereenkomst wordt eens in de vijf jaar herzien. Op 1 januari 2021 is het 2e allonge
van toepassing geworden. Hierin is de huurprijs voor 2021 t/m 2025 vastgelegd. Het huurbedrag is
opgebouwd uit de componenten kapitaallasten, verzekering, belastingen en reservering voor meerjaren
onderhoud.
In de loop van 2025 zal overleg plaatsvinden over de aanpassing van de huur voor de periode 2026 - 2030
De gemeente Hoorn heeft dus een tweeledige rol ten aanzien van het Westfries Archief. Hoorn is
enerzijds de deelnemer in de Gemeenschappelijke regeling en heeft er als zodanig belang bij om de
kosten van de regeling laag en efficiënt te houden. Anderzijds is Hoorn eigenaar van het gebouw en
leverancier van diensten en berekent deze kosten door aan de regeling.
                                                                                                             11
</pre>

====================================================================== Einde pagina 11 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 12 ======================================================================

<pre>3. Paragrafen
Volgens artikel 9 van het BBV dient de begroting de volgende paragrafen te bevatten:
1. Lokale heffingen;
2. Weerstandsvermogen en risicobeheersing;
3. Onderhoud kapitaalgoederen;
4. Financiering;
5. Bedrijfsvoering;
6. Verbonden partijen;
7. Grondbeleid.
Voor het Westfries Archief zijn op dit moment uitsluitend de paragrafen 2, 4 en 5 van toepassing.
3.1 Weerstandsvermogen en risicobeheersing
Deze paragraaf geeft inzicht in de mate waarin het Westfries Archief risico’s met financiële gevolgen kan
opvangen, zonder dat hiervoor direct het beleid aangepast moet worden. Door de financiële risico’s te
beheersen en de weerstandscapaciteit hierop af te stemmen, voorkomt het Westfries Archief dat elk
risico dat zich voordoet direct dwingt tot bezuinigen of lastenverzwaring.
Onder het weerstandsvermogen wordt verstaan het vermogen van het Westfries Archief om financiële
risico’s (tegenvallers) op te kunnen vangen zodat taken voortgezet kunnen worden en doelen bereikbaar
blijven. Dit weerstandsvermogen wordt bepaald door een relatie te leggen tussen de beschikbare
weerstandscapaciteit (middelen die beschikbaar zijn om niet begrote kosten te dekken) en de benodigde
weerstandscapaciteit (de risico’s die de gemeente loopt waarvoor geen voorzieningen getroffen zijn). De
algemene reserve wordt gezien als de beschikbare weerstandscapaciteit binnen het Westfries Archief. In
de financiële uitgangspunten voor Gemeenschappelijke Regeling Noord-Holland Noord (FUGR NHN) is
afgesproken dat de algemene reserve mag maximaal 2,5% van de lasten bedragen. Daarnaast gaat men
ervan uit dat de weerstandscapaciteit ook aanwezig is bij de deelnemers en is daarom beperkt bij de
Gemeenschappelijke Regeling.
Tabel weerstandscapaciteit:
                                                                                         Bedrag 2026
 Algemene reserve                                            incidenteel                   43.911
In onderstaande tabel staan de belangrijkste risico's die de grootste (procentuele) invloed hebben op de
benodigde weerstandscapaciteit.
Tabel risicobeheersing:
 Betreft Risico                   Risicobeschrijving        Risicogebied     Beheersmaatregelen
 Kosten die wij moeten maken                                Materieel        Verzekering,
 als gevolg van een ramp of       Gebouw en inventaris                       brandmeldinstallatie,
 crisis                           lijden schade door een                     inbraakdetectie,
 (brand/overstroming/orkaan). ramp of crisis.                                gespecialiseerde bouwkundige
                                                                             maatregelen.
 Het risico van een langdurig     Een medewerker raakt                       Goede werkplekken
                                                            Personeel &
 zieke medewerker.                voor langere periode                       beschikbaar stellen, een fijne
                                                            Organisatie
                                  (deels)                                    werkomgeving creëren en
                                                            (HR)
                                  arbeidsongeschikt.                         bestemmingsreserve.
                                                                                                            12
</pre>

====================================================================== Einde pagina 12 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 13 ======================================================================

<pre> Sterke verhoging                                                            Energie besparende
                                  Klimaatinstellingen zijn
 energiekosten door de                                      Financieel /     maatregelen , zoals
                                  wettelijk
 klimaatinstallatie.                                        Economisch       zonnepanelen, optimalisatie
                                  voorgeschreven.
                                                                             installatie.
 Het risico bestaat dat het       Steeds meer opslag en                      Voldoen aan BIO, bewustzijn
 Westfries Archief te maken       beheer van digitaal                        van medewerkers, hanteren
 krijgt met cyberaanvallen.                                 IT (incl.        informatieveiligheidsbeleid,
                                  gevormde informatie
                                                            cyberrisico)     eDepot leverancier met ED3
                                  die alleen digitaal
                                  beschikbaar is.
 Ongeluk bezoeker/personeel                                                  Duidelijke instructies voor
                                  Een val of ander
 met mogelijk letsel                                        Letsel /         bezoekers en medewerkers.
                                  voorval waarbij letsel
                                                            Veiligheid       Goed opgeleide BHV
                                  wordt opgelopen.
                                                                             organisatie.
 Defect van kritische             Defect waardoor                            Periodiek onderhoud,
 bedrijfsmiddelen                 kritische                                  bediening alleen door
                                                            Financieel /
                                  bedrijfsprocessen                          getrainde medewerkers,
                                                            Economisch
                                  gestaakt moeten                            mogelijkheden tot tijdelijk
                                  worden.                                    uitbesteden.
3.1.1 Overige reserves
Op 20 november 2019 heeft het Algemeen Bestuur besloten de Bestemmingsreserve voortaan te
bestemmen voor:
     ▪ Onvoorziene incidentele extra kosten ten behoeve van het eDepot;
     ▪ Voor incidentele kosten voortvloeiende uit het beleidsplan;
     ▪ Voor kosten ten behoeve van het optimaliseren van de fysieke depotruimte;
     ▪ Digitalisering en vervanging van de bouwvergunningen die zijn overgebracht naar de
         archiefbewaarplaats.
Op 17 november 2022 heeft het Algemeen Bestuur besloten een tweede bestemmingsreserve te
bestemmen voor:
      ▪ Ziekte verzuim.
Deze reserve zal uit het positieve resultaat van de jaarrekening komen en heeft geen effect op de
bijdrage vanuit de gemeenschap.
3.2 Financieringsparagraaf
In de begroting 2026 wordt 98% van alle inkomsten van het Archief gefinancierd met de gemeentelijke
bijdragen en ruim 2% met de bijdrage van het Hoogheemraadschap en eigen inkomsten uit verhuur
archiefruimten. Het Westfries Archief trekt geen vreemd vermogen aan in 2026.
Verdeelsystematiek bijdragen deelnemers
Voor de berekening van de bijdrage wordt op grond van artikel 23 van de Gemeenschappelijke Regeling
uitgegaan van het inwonertal per 1 januari voorafgaand aan het begrotingsjaar, volgens de door het CBS
vastgestelde en gepubliceerde bevolkingsgegevens. Het CBS heeft de inwonertallen per 1 januari 2025
ten tijde van het opstellen van deze begroting nog niet vastgesteld. Dit houdt in dat er voor de begroting
2026 vooralsnog wordt uitgegaan van het inwonertal per 1 januari 2024.
In de begroting worden de lasten geïndexeerd met de indexaties zoals die zijn opgenomen in de brief
van de regietafel gemeenschappelijke regelingen Noord-Holland Noord, met uitzondering van de
loonkosten. Hierbij wordt uitgegaan van de werkelijke loonkosten in 2025 die vervolgens worden
geïndexeerd.
In hoofdstuk 4 zijn de bijdragen per gemeente opgesomd.
                                                                                                           13
</pre>

====================================================================== Einde pagina 13 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 14 ======================================================================

<pre>Vanaf het jaar 2026 en verder is in de meerjarenbegroting een structurele bezuiniging van totaal 5% op
de deelnemersbijdrage opgenomen. Deze vermindering in kosten bestaat uit een besparing van 2% op
de energiekosten en een bezuiniging van 3% op de salariskosten. Voor de berekening hiervan is
uitgegaan van de deelnemersbijdrage 2025 van € 2.324.884. De totale besparing van 5% komt daarmee
voor 2026 uit op €116.244, waarvan € 69.746 op de salarisbegroting in mindering is gebracht en € 46.498
op de energiekosten.
Bezuiniging salariskosten
Door de uitvoering van het nieuwe beleidsplan kan op een andere manier invulling gegeven worden aan
de formatie. Deze mogelijkheid wordt gecreëerd door natuurlijk verloop. Het beleid beïnvloed vervolgens
het type medewerker waar behoefte aan is. Deze verandering is beschreven en gevisualiseerd in de
Beoogde personeelsplanning en salarisbegroting beleidsplan 2024-2027, AB WFA 21-03-2024:
“De uit te voeren taken die het WFA beoogd in de komende periode liggen met name op het gebied van
informatie beheer. Wij beogen daarom een verschuiving van het taakveld “collectie” naar het taakveld
“informatie beheer”. Ook het taakveld “collectie” zal een inhoudelijke wijziging ondergaan in de wijze
waarop uitvoering wordt gegeven aan de werkzaamheden, omdat de digitale dienstverlening meer
aandacht vraagt en zich verder door zal ontwikkelen ten opzichte van de klassieke dienstverlening op de
studiezaal.”
Besparing energiekosten
Goed geklimatiseerde depotruimtes zijn een noodzakelijke voorwaarde voor het behoud van onze
archieven. De archiefwet stelt daar strenge voorwaarden aan. Deze klimaatbeheersing kost echter door
de manier waarop deze is opgebouwd en ingeregeld veel energie. Als gevolg van de sterk gestegen
energieprijzen heeft de TU Eindhoven onderzoek gedaan naar alternatieve regelingen. Gebleken is dat
door slim in te spelen op het buitenklimaat, het betreden van de depots, het drastisch terugbrengen van
schakelmomenten en het beperken ventilatie op momenten dat dit niet nodig is, er heel veel energie kan
worden bespaard. Bewezen resultaten geven aan tot wel 40 á 50%. Inmiddels zijn deze wijzigingen in een
groot aantal depots van Nederlandse musea met succes toegepast. Voor de implementatie is geen extra
investering vereist.
                                                                                                        14
</pre>

====================================================================== Einde pagina 14 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 15 ======================================================================

<pre>3.3 Bedrijfsvoering
Ondersteuning bedrijfsvoeringstaken
Diverse ondersteunende uitvoerende taken op het gebied van HRM, facilitaire zaken & gebouwenbeheer
en P&C worden uitgevoerd door de gemeente Hoorn. Er wordt hierbij gebruik gemaakt van de bestaande
werkwijzen en systemen. Deze dienstverlening wordt periodiek op basis van een
dienstverleningsovereenkomst doorberekend aan het Westfries Archief. De kosten hiervoor worden
jaarlijks geïndexeerd. In 2025 is een nieuwe dienstverleningsovereenkomst afgesloten.
Bedrijfsvoering in eigen beheer
Het Westfries Archief voert zelfstandig de taken uit op het gebied van IT, informatiemanagement en
informatie beheer. De belangrijkste kernapplicaties worden door het Westfries Archief zelf gefaciliteerd
en beheerd. Hieronder vallen onder meer het archiefbeheersysteem, het eDepot en het eigen
documentmanagementsystem. Beheer op hardware, netwerken en beveiliging zijn in regie uitbesteed.
Het Westfries Archief werkt hierbij samen met gecertificeerde en gespecialiseerde partners.
Het merendeel van de taken op gebied van HRM, facilitaire zaken en P&C wordt eveneens zelfstandig
uitgevoerd.
Personeelsontwikkeling
De formatie van het Westfries Archief bedraagt in 2025 13,3 fte. Met een beperkte bezetting zoals die van
het Westfries Archief is het van belang dat de personeelsformatie bestaat uit professionele en breed
inzetbare mensen. Kerncompetenties liggen voornamelijk op het gebied van data- en
informatiemanagement en onderzoekvaardigheden. Werving en selectie wordt zo veel mogelijk
toekomst gericht ingezet. Per beleidsplan wordt een strategisch personeelsplan opgesteld. Daarbij wordt
rekening gehouden met continuïteit door functies niet afhankelijk te maken van een persoon.
Voormalige ID-baan
Eén van de medewerkers van het Westfries Archief is gestart via een zgn. in- en doorstroom baan. De
gemeente Hoorn heeft destijds besloten het dienstverband van deze voormalige ID-er van de gemeente
Hoorn te continueren. De meerkosten als gevolg van een hogere inschaling en een vergoeding voor
verminderde arbeidsproductiviteit komen ten laste van de gemeentelijke begroting.
Huisvesting
Sinds 2006 is het Westfries Archief gevestigd in een gespecialiseerd pand aan de Blauwe Berg. Hiermee is
een goede en veilige bewaring van de fysieke archieven en collecties conform de wettelijke regels
gerealiseerd. Het gebouw is eigendom van de gemeente Hoorn en wordt gehuurd van de gemeente.
De huurprijs bestaat uit een bedrag voor o.a. kapitaallasten, verzekeringen en belastingen en onderhoud.
Met ingang van 1 januari 2021 is de huur opnieuw vastgesteld voor vijf jaar.
                                                                                                          15
</pre>

====================================================================== Einde pagina 15 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 16 ======================================================================

<pre>4. Financiële begroting
4.1 Begroting 2026
 Lasten                                           Begroting 2026 Begroting 2025 Rekening 2024
 Personeelskosten - salarissen                         1.371.693      1.355.467        1.043.971
 Personeelskosten - overige                               15.503         14.355            9.484
 Personeelskosten - opleidingen                           11.286         10.450           10.140
 Personeelskosten - inhuur                               157.710        135.728          307.774
 Gemeente Hoorn: DVO - diensten                           68.308         63.720          107.892
 Gemeente Hoorn: huur                                    235.409        235.409          230.122
 Gemeente Hoorn: DVO - huisvesting                       126.362        163.500          146.106
 Afschrijvingen                                           15.837         16.479           19.419
 Inventaris en materialen                                 17.716         16.403           17.507
 Accountantskosten                                        25.999         24.073            8.702
 Educatie en voorlichting                                 35.807         33.155           32.813
 Restauratie en materiele verzorging archivalia           42.213         39.086           39.997
 Automatisering/digitalisering                           375.340        341.459          427.876
 Beleidsplan 2024-2027 reservering                        22.060         22.060           18.821
 Onvoorzien                                                2.643          2.447               -
 Advieskosten                                                                             16.117
 Projecten                                                               15.000               -
 Toevoeging aan reserve                                       -              -                -
                                                       2.523.886      2.488.791        2.436.741
 Baten
 Bijdrage deelnemers                                   2.372.079      2.338.643        2.201.197
 Bijdrage Hoogheemraadschap                               50.177         48.639           49.111
 Overige inkomsten                                                                       329.743
 Incidentele verhuur                                       1.630          1.509            6.889
                                                       2.423.886      2.388.791        2.586.939
 Onttrekking aan algemene reserve                             -
 Onttrekking aan bestemmingsreserve                      100.000        100.000          100.000
                                                       2.523.886      2.488.791        2.686.939
Vanaf begroting 2026 is een structurele bezuiniging van 5% verwerkt. In de begroting is de
deelnemersbijdrage voor 2026 daarom met €116.244 verlaagd. In de uitgaven is dit
verwerkt als vermindering van € 69.746 op salarissen en € 46.498 op huisvesting, middels
vermindering energiekosten. Door indexering op basis van de FUGR met 7,4% is deze
vermindering niet in absolute getallen zichtbaar.
Lasten en baten vertonen een grotendeels stabiel patroon.
Uitgangspunten voor de begroting 2026 en de meerjarenbegroting
     ▪   Governance in Noord-Holland Noord;
     ▪   Financiële uitgangspunten voor gemeenschappelijke regelingen;
     ▪   Beleidsplan 2024 – 2027;
     ▪   Besluit Algemeen Bestuur 20 november 2019 ter vaststelling van de besteding van de
         bestemmingsreserve;
     ▪   Besluit Algemeen Bestuur d.d. 17 november 2022 instellen reserve;
                                                     16
</pre>

====================================================================== Einde pagina 16 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 17 ======================================================================

<pre>     ▪   Huur- en Dienstverleningsovereenkomst met de gemeente Hoorn;
     ▪   Begroting ontwikkeling eDepot, vastgesteld d.d. 28 maart 2018;
     ▪   Bestuursbesluiten Algemeen Bestuur, volgend uit de notulen;
     ▪   Nieuwe Archiefwet 2026.
4.2 Meerjarenbegroting 2026 – 2029
De meerjarenbegroting 2025 – 2028 laat zich aanzien als volgt:
 Lasten                                            2026            2027            2028            2029
 Kosten personeel en inhuur                   1.556.192       1.556.192       1.556.192       1.556.192
 Huur en DVO gemeente Hoorn                     430.079         430.079         430.079         430.079
 Afschrijving                                    15.837               -              -               -
 Kosten beheer archieven                         59.929          59.929          59.929          59.929
 Automatisering en digitalisering               375.340         375.340         358.557         275.340
 Educatie en voorlichting                        35.807          35.807          35.807          35.807
 Accountantscontrole                             25.999          25.999          25.999          25.999
 Beleidsplan 2024-2027 reservering               22.060          22.060          22.060          22.060
 Onvoorzien                                       2.643           2.643           2.643           2.643
 Toevoeging aan reserve
                                              2.523.886       2.508.049       2.491.266       2.408.049
 Baten
 Bijdrage deelnemers                          2.372.079       2.356.242       2.356.242       2.356.242
 Bijdrage Hoogheemraadschap                      50.177          50.177          50.177          50.177
 Incidentele verhuur                              1.630           1.630           1.630           1.630
 Onttrekking aan bestemmingsreserve             100.000         100.000          83.217              -
                                              2.523.886       2.508.049       2.491.266       2.408.049
4.3 Overzicht van incidentele baten en lasten
 Incidentele lasten en baten                        2026               2027            2028
                                         lasten    baten   lasten     baten  lasten baten
 Digitaliseren bouwvergunningen         100.000           100.000            83.217
 Onttrekking aan bestemmingsreserve               100.000            100.000         83.217
                                        100.000 100.000 100.000 100.000 83.217 83.217
In 2019 is het project ‘digitaliseren bouwvergunningen’ gestart. Conform besluit van het AB worden de
kosten daarvan gedekt door een onttrekking aan de bestemmingsreserve. Het project wordt volgens de
planning in 2025 afgerond, maar zou uit kunnen lopen in 2026.
                                                                                                        17
</pre>

====================================================================== Einde pagina 17 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 18 ======================================================================

<pre>4.4 Bijdrage per gemeente
De gewijzigde bijdrage van de deelnemende gemeenten is een gevolg van een gemiddelde indexatie van de
kosten van 7,4%, wat leidt tot de volgende verdeling op basis van de inwonersaantallen per 1 januari 2024:
 Bijdrage per deelnemer Aantal inwoners per 01-01-2024         Bijdrage 2026
 Drechterland                                   20.496      €          221.959
 Enkhuizen                                      18.895      €          204.621
 Hoorn                                          75.645      €          819.189
 Koggenland                                     23.587      €          255.433
 Medemblik                                      46.002      €          498.173
 Opmeer                                         12.199      €          132.108
 Stede Broec                                    22.217      €          240.596
 Totaal                                         219.041      €       2.372.079
4.5 Vermogenspositie
Algemene Reserve
De reserve dient als buffer voor onverwachte en onvoorziene tegenvallers. Dit zorgt ervoor, dat de
organisatie niet telkens terug moet naar de deelnemers en dat men kan zorgen voor consistente (stabiele)
tarieven. De algemene reserve heeft een maximale omvang van 2,5% van de begroting.
Bestemmingsreserve
Op 20 november 2019 heeft het Algemeen Bestuur besloten de Bestemmingsreserve te bestemmen voor:
     ▪   Onvoorziene incidentele extra kosten ten behoeve van het eDepot;
     ▪   Voor incidentele kosten voortvloeiende uit het beleidsplan 2020 – 2023;
     ▪   Voor kosten ten behoeve van het optimaliseren van de depotruimte;
     ▪   Digitalisering en vervanging van de bouwvergunningen die zijn overgebracht naar de
         archiefbewaarplaats.
Op 17 november 2022 heeft het Algemeen Bestuur besloten een tweede bestemmingsreserve te
bestemmen voor:
      ▪ Ziekte verzuim.
Deze reserve zal uit het positieve resultaat van de jaarrekening komen en heeft geen effect op de bijdrage
vanuit de gemeenschap.
                      (bedragen x € 1.000) 1-1-2025 mutatie 1-1-2026 mutatie 1-1-2027 mutatie 1-1-2028
 Algemene reserve                                 44                  44                44           44
 Bestemmingsreserve digitalisering              383     -100         283      -100     183 -100      83
 Bestemmingsreserve ziekteverzuim                 23                  23                23           23
                                                450     -100 350,235          -100 250,235 -100 150,217
                                                                                                           18
</pre>

====================================================================== Einde pagina 18 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 19 ======================================================================

<pre>4.6 Balans – meerjarig
                                                      31-12-2026 31-12-2027 31-12-2028 31-12-2029
 Activa
 Materiële vaste activa                                         -          -           -
 Immateriële vaste activa                                       -          -           -           -
 Totaal vaste activa                                            -          -           -           -
 Uitzettingen met een rentetypische looptijd < 1 jaar    275.749     242.324     214.509     214.509
 Overlopende activa                                           601        528          467         467
 Liquide middelen                                        548.628     482.126     426.785     426.785
 Totaal vlottende activa                                 824.978     724.978     641.761     641.761
 Totaal activa                                           824.978     724.978     641.761     641.761
                                                      31-12-2026 31-12-2027 31-12-2028 31-12-2029
 Passiva
 Eigen vermogen                                          250.146     150.146      66.929      66.929
 Totaal vaste passiva                                    250.146     150.146      66.929      66.929
 Vlottende schulden                                      569.332     569.332     569.332     569.332
 Overlopende passiva                                        5.500      5.500        5.500       5.500
 Totaal vlottende passiva                                574.832     574.832     574.832     574.832
 Totaal passiva                                          824.978     724.978     641.761     641.761
Toelichting meerjarenraming balans
Zowel de Materiële als de immateriële activa zijn eind 2026 helemaal afgeschreven.
4.7 Financiële kengetallen begroting
                                 Begroting         Begroting                      Begroting
 Financiële kengetallen          2026              2027           Begroting 2028 2029
 Netto schuldquote                          -10%              -6%            -3%            -3%
 Solvabiliteitsratio                         30%             21%             10%            10%
 Structurele exploitatieruimte                4%               4%             3%             0%
                                                                                                      19
</pre>

====================================================================== Einde pagina 19 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 20 ======================================================================

<pre>5. Bestuurlijke Besluitvorming
Het Algemeen Bestuur van het Westfries Archief besluit:
1. de begroting 2026 vast te stellen.
2. de meerjarenraming 2026-2029 voor kennisgeving aan te nemen en als financieel kader te hanteren.
Aldus vastgesteld door het Algemeen bestuur in de vergadering van 10 juli 2025
Hoorn,
De voorzitter,                                             De secretaris,
Dhr. M. Pijl                                               Dhr. D. Dekema
                                                                                                    20
</pre>

====================================================================== Einde pagina 20 =================================================================

<br><br>