<b>Bijsluiter</b>. De hyperlink naar het originele document werkt niet meer. Daarom laat Woogle de tekst zien die in dat document stond. Deze tekst kan vreemde foutieve woorden of zinnen bevatten en de opmaak kan verdwenen of veranderd zijn. Dit komt door het zwartlakken van vertrouwelijke informatie of doordat de tekst niet digitaal beschikbaar was en dus ingescand en vervolgens via OCR weer ingelezen is. Voor het originele document, neem contact op met de Woo-contactpersoon van het bestuursorgaan.<br><br>====================================================================== Pagina 1 ======================================================================

<pre>Westfriesland, 3 september 2015

Geachte raads-, commissie- en burgerleden van de gemeenteraden van Westfriesland

Via deze informatiebrief willen de Westfriese griffiers u informeren over de stand van zaken rond de
regionale samenwerking in Westfriesland en de grip van de raden hierop.

Waar komen wij vandaan?
In de afgelopen jaren zijn er veel ontwikkelingen geweest rond regionale samenwerking: er zijn
gemeenschappelijke regelingen bijgekomen en de ‘vrije’ samenwerkingsvormen zijn geïntensiveerd.
In het verleden waren er kritische geluiden vanuit een aantal raden over hun rol in deze
samenwerkingsvormen en de grip en sturing door de raden daarop.

Organisatie grip en sturing door de Westfriese griffiers
In 2014 hebben de griffiers het initiatief genomen om deze grip en sturing voor de raden te
organiseren. Dit gebeurde in eerste instantie via regionale Westfriese raadsledenbijeenkomsten.
Tijdens deze bijeenkomsten staan regionale dossiers centraal, informatievoorziening kan zo efficiënt
worden georganiseerd. Daarnaast kunnen Westfriese bestuurders elkaar ontmoeten en de relaties
versterken.

In 2014 hebben 4 regionale bijeenkomsten plaatsgevonden en in 2015 vinden er 5 plaats, evenals in
2016. Tijdens de bijeenkomsten zijn onder andere de volgende onderwerpen aan de orde geweest:
de regionale samenwerking in Westfriesland, presentaties en informatie door gemeenschappelijke
regelingen, de Structuurschets Westfriesland, het Landschapsplan Westfriesland, het Ontwikkelings-
bedrijf Noord-Holland Noord, de huisvestingsverordening, doelgroepenvervoer en arbeidsmigranten.

Vastgestelde Westfriese kaders voor regionale samenwerking
Alle Westfriese raden hebben voor het zomerreces de Westfriese kaders voor regionale samenwerking
vastgesteld. Via het vaststellen van die kaders zijn de ambities en de wijze waarop raden worden
betrokken bij regionale samenwerking vastgelegd. Door gezamenlijke kaders kunnen bestuurlijke
processen, informatievoorziening en betrokkenheid van raden betere en concreter worden
georganiseerd en gecoördineerd. In de kaders en de notitie ‘de raden aan zet’ zijn een aantal
aanbevelingen en acties opgenomen, onder andere het opstellen van een strategisch planningsschema,
het beter organiseren van de informatievoorziening vanuit gemeenschappelijke regelingen, het blijven
organiseren van regionale raadsledenbijeenkomsten en de regionale Westfriese driehoek.
</pre>

====================================================================== Einde pagina 1 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 2 ======================================================================

<pre>Wat is de stand van zaken rond de uitvoering van de kaders?
De griffiers hebben regelmatig onderling overleg over de uitvoering van de kaders, de laatste
regionale/lokale ontwikkelingen en de organisatie van de regionale bijeenkomsten. Regionale
samenwerking vergt de nodige inzet van de griffiers. Afstemming van onderwerpen waar anderen de
regie hebben heeft de aandacht van de griffiers.

De Westfriese driehoek en het strategische planningschema
De Westfriese driehoek bestaat uit een afvaardiging van de burgemeesters, de gemeentesecretarissen
en griffiers. Zij komen een keer of 5/6 per jaar bij elkaar om af te stemmen wat door de regionale
portefeuillehouders op welk moment naar de raden komt en hoe de raden betrokken moeten worden.
De voorzitters van de regionale portefeuillehoudersoverleggen nemen deel aan dit driehoeksoverleg,
zodat zij namens de regionale portefeuillehouders een toelichting kunnen geven op de onderwerpen
die zij willen agenderen voor de regionale raadsledenbijeenkomsten. De strategische planning is hier
een belangrijke basis voor. Het vergt echter de nodige energie en inspanningen om deze strategische
planning compleet en volledig te krijgen. Het is de bedoeling dat raadsleden voor de volgende
regionale bijeenkomst van 16 september een actuele versie krijgen.

Informatievoorziening vanuit de gemeenschappelijke regelingen
Grip en sturing staat of valt bij een goede informatievoorziening. Hiervoor is door de griffierskring
een project gestart dat zich erop richt dat de raden tijdig van die informatie worden voorzien die past
bij de rol van de raden: kaderstellend en controlerend. Een eerste product waaraan gewerkt wordt is
het product “kadernota” voor gemeenschappelijke regelingen. In deze kadernota worden
hoofdpunten van beleid en financiële kaders vastgelegd. De kadernota vormt de basis voor het
opstellen van de begrotingen van de gemeenschappelijke regelingen. De RUD NHN is hierbij een
pilot: de voorbeeld-kadernotaformat die dat oplevert, wordt vervolgens “op maat” gemaakt per
gemeenschappelijke regeling. Dit is nodig omdat gemeenschappelijke regelingen sterk verschillen qua
doelstelling en omvang. De resultaten van het project worden voorgelegd aan de raden, zodat zij in
positie worden gebracht om zich uit te spreken over de vraag of de resultaten aansluiten bij hun
wensen met betrekking tot sturing en grip op gemeenschappelijke regelingen.

De Westfriese regionale raadsledenbijeenkomsten
De ervaringen met de regionale bijeenkomsten zijn overwegend positief. Deze bijeenkomsten genieten
bekendheid binnen en buiten de regio. Ze voorzien in een behoefte omdat er een centrale plaats is om
regionale onderwerpen te agenderen en raden te informeren. Er zijn echter ook leermomenten, niet
iedere bijeenkomst is kwalitatief even sterk. De griffiers doen er alles aan om de bijeenkomsten zo
aantrekkelijk mogelijk te houden, maar szijn hierbij wel afhankelijk van wat aangeleverd wordt.
Verantwoordelijkheid voor de dossiers ligt bij de dagelijks bestuurders. Deelnemers hebben tijdens de
bijeenkomsten ook de mogelijkheid om aandacht te vragen voor eigen lokale ontwikkelingen die een
relatie hebben met de regio.

Grip en sturing door raden in ontwikkeling
De griffiers vinden dat de positie en de rol van de raden door de gezamenlijke aanpak verbeterd is.
Er is meer oog voor de rol en positie van de raden, er wordt meer rekening met de raden gehouden.
Wij zijn iets meer dan een jaar bezig en er zijn al grote stappen gemaakt. Wij zijn er echter nog niet, het
kan nog beter en daar wordt door de griffiers, de Westfriese driehoek en de ambtelijke organisaties
hard aan gewerkt. Aan het eind van het jaar/begin volgend jaar wordt een evaluatie uitgevoerd door
de griffiers bij de raden over ervaringen met de huidige initiatieven.
</pre>

====================================================================== Einde pagina 2 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 3 ======================================================================

<pre>Suggesties of ideeën?
Als er vanuit de raden suggesties of ideeën zijn om de regionale aanpak verder te versterken of te
verbeteren dan kan dat gemeld worden bij de eigen griffier.

Met vriendelijke groet,
De griffiers in Westfriesland,



Jan Commandeur (Drechterland),
Afra Reus (Medemblik),
Johan de Jong (Stede Broec),
Marja de Vree-Bekker (Opmeer),
Menno Horjus (Hoorn),
Petra Tromp (Koggenland),
Erik Lankman (Enkhuizen).
</pre>

====================================================================== Einde pagina 3 =================================================================

<br><br>