<b>Bijsluiter</b>. De hyperlink naar het originele document werkt niet meer. Daarom laat Woogle de tekst zien die in dat document stond. Deze tekst kan vreemde foutieve woorden of zinnen bevatten en de opmaak kan verdwenen of veranderd zijn. Dit komt door het zwartlakken van vertrouwelijke informatie of doordat de tekst niet digitaal beschikbaar was en dus ingescand en vervolgens via OCR weer ingelezen is. Voor het originele document, neem contact op met de Woo-contactpersoon van het bestuursorgaan.<br><br>====================================================================== Pagina 1 ======================================================================

<pre>ZEER BEKNOPT VERSLAG VAN DE VERGADERING VAN DE
COMMISSIE BESTUURLIJKE ZAKEN & VERANTWOORDING
14 JANUARI 2016

AANWEZIG
Voorzitter:                Dhr.                   N.M. Schilder
Griffier:                  Mw.                    M.C.G.M. de Vree-Bekker
                           Dhr.                   N.C.J.M. Op ‘t Veld (CDA – plv.)
                           Dhr.                   W. van Hunnik (Gemeentebelangen)
                           Dhr.                   B.S.J. Bierman (VVD)
                           Dhr.                   M.P.J. Appelman (DSV)
                           Mw.                    H.P.J.M. ter Veen (PvdA)
Portefeuillehouders:       Dhr.                   R.A.H.P. Heijtink (wethouder)
                           Dhr.                   G.J.A.M. Nijpels (burgemeester)
Ambtelijke ondersteuning: Dhr.                    M.S. Winder (secretaris)


Het audioverslag van deze vergadering is te beluisteren op www.opmeer.nl


1.   Opening en mededelingen voorzitter
De voorzitter opent de vergadering om 20.00 uur.


2.   Vaststelling van de agenda
Vastgesteld.


3.   Spreekrecht burgers
Geen aanvraag ontvangen.


4.   Vaststelling verslag van de commissievergadering van 3 december 2015
De heer Bierman heeft een aanvulling/wijziging bij agendapunt 7 inzake de verdeelsleutel van de
Veiligheidsregio: Het woord ‘’tevreden’’ is een ‘groot’ woord. Het “hoogst haalbare’’ had beter geweest.
De heer Van Hunnik vraagt hoe het staat met de brief die regionaal zou worden verstuurd inzake de
precariorechten.
Portefeuillehouder Heijtink laat weten dat de brief is verstuurd, de actuele stand van zaken wat de
minister er mee doet is echter niet bekend.
Voor het overige wordt het verslag vastgesteld.
</pre>

====================================================================== Einde pagina 1 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 2 ======================================================================

<pre>5.   Wijziging Gemeenschappelijke Regeling Westfries Archief
Er worden enkele vragen door de commissie gesteld over o.a. de ingangsdatum van 1 januari 2016, de reden
van het opheffen van de regionale klachtencommissie en de aanlevertermijn van 8 weken door de
gemeenschappelijke regeling.
Portefeuillehouder Heijtink zegt dat het een ingangsdatum met terugwerkende kracht betreft.
Portefeuillehouder Nijpels laat weten dat de klachten in de regio van dien aard waren dat het in stand
houden van de commissie meer zou kosten dan dat ze oplevert.


Het onderwerp wordt geagendeerd voor de raad van 4 februari.


6. Aanbesteding accountantsdiensten 2016 t/m 2018
De commissieleden stellen diverse vragen, o.a. over
     -   De schaalvoordelen
     -   Het opzeggen m.b.t. het aanbestedingsbeleid
     -   De samenwerking met de huidige accountant
     -   De werking van de aanbestedingscommissie en wanneer deze bijeenkomt
     -   Het tijdschema
     -   De werkzaamheden van de accountant
     -   Deloitte wederom kiezen i.v.m. besparing ‘ inlezen stukken’ door nieuwe accountant
     -   Het aanwijzen van 2 personen namens de raad in de aanbestedingscommissie
     -   De verwachte besparing per jaar


Portefeuillehouder Heijtink beantwoordt de vragen, waarvan hieronder de belangrijkste antwoorden:
In het aanbestedingsbeleid staat dat de leveranciers om de zoveel jaar tegen het licht gehouden moeten
worden. Ondanks de gescheiden boekhouding zijn er schaalvoordelen te behalen, niet om kosten te
besparen. De selectie wordt gedaan op de meest kwalitatief goede accountant.
Omdat we als 3 gemeenten samen gaan werken met 1 administratieve ondersteuning, die voor 95% de input
leveren, is het operationeel ook goed om dezelfde accountant te hebben.
Het is goed raadsleden te betrekken bij de commissie die de aanbesteding doet, in ieder geval één.


De heren Appelman en Bierman bieden zich aan om in de commissie zitting te nemen.


Het onderwerp wordt geagendeerd voor de raad van 4 februari.


7.Verordening elektronische bekendmakingen
De heer Van Hunnik vindt het belangrijk om ook de ouderen in de gemeente actief te blijven informeren.
Er wordt vooral prijs gesteld op communicatie via het huis-aan-huisblad.
De heer Ter Veen vraagt of aansluiting bij het GVOP nu al een verplichting is. De meerwaarde ervan is dat
er een archief is. Het is niet wettelijk verplicht om te communiceren via huis-aan-huisbladen. Welk risico loop
je als gemeente juridisch gezien?
De heer Appelman stelt voor om mensen te helpen (training/cursus) indien de publicaties alleen op
elektronische wijze bekend gemaakt worden.




                                                                                                              2
</pre>

====================================================================== Einde pagina 2 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 3 ======================================================================

<pre>Portefeuillehouder Nijpels laat weten dat we vanaf 1-1-2018 verplicht aangesloten zijn op het GVOP.
De groep mensen die de digitalisering niet beheerst wordt steeds kleiner. Een idee is eventueel om de
publicaties te printen op A3 en deze in bibliotheek, verzorgingstehuizen en wijksteunpunten neer te leggen.
Met het GVOP kunnen we niet snel genoeg beginnen. Je kunt je erop abonneren als burger en dan krijg je alle
info toegezonden (melding) waar je belangstelling voor hebt. Het is goed om nu al te beginnen met
implementeren van het systeem. De manier van werken hier in huis moet er ook op worden afgestemd.
Volgens de wettelijke verplichtingen voldoen we nu aan alle criteria. Het is alleen opletten met publiceren
tijdens een vakantieperiode.
De € 14.000 die genoemd wordt in het voorstel is de besparing die in 2015 is doorgevoerd. Dit betreft de
wettelijk verplichte publicaties.


De heer Van Hunnik vindt het idee van de heer Appelman goed om geld te investeren aan het helpen met
digitaliseren voor ouderen. Schakel de ouderenbonden en dorpsraden in.


Het onderwerp wordt geagendeerd voor de raad van 4 februari.


8. Archiefverordening
Hierover zijn geen vragen.
Het onderwerp wordt geagendeerd voor de raad van 4 februari.


9. Mededelingen portefeuillehouders
Afgelasting COA:
Portefeuillehouder Nijpels schetst de situatie en de gang van zaken die vlak voor en na de Kerst heeft
plaatsgevonden. In de loop van de week zal een brief aan het COA verzonden worden, waarin de opsomming
van de ambtelijke uren staat en overige kosten die gemaakt zijn, ook door derden (doorberekend aan
gemeente). Het heeft een behoorlijke impact gehad op de organisatie en de vrijwilligers. Zodra er meer info
is over de bedragen die ermee gemoeid zijn, zal hij de commissie daarover informeren.
De heer Appelman vraagt of de kans erin zit dat het COA nogmaals met een dergelijk verzoek komt.
Overheden behoren zo niet met elkaar om te gaan. Er is geen zorgvuldigheid betracht door het COA, vanuit
het COA zou het voorstel moeten komen om de kosten te vergoeden. Hij stelt voor om ook een klacht in te
dienen. Een klacht is een ander traject dan een claim, maar het zou de claim kunnen ondersteunen.
De heer Van Hunnik onderschrijft het betoog van de heer Appelman; het is niet de eerste keer dat het COA
hiermee de pers haalt. Er moet een duidelijk signaal uitgaan.


Portefeuillehouder Nijpels wil eerst de claim goed onderbouwen en de reactie hierop afwachten. M.b.t. de
klachtenprocedure gaat hij ambtelijk bekijken wat het beste gedaan kan worden. Als we in voldoende mate
gecompenseerd worden dan bekijken we of we de klacht nog moeten indienen.
Er hangt momenteel geen verzoek meer, terwijl in de krant staat dat crisisnoodopvang voorlopig wel nodig
zal blijven. De communicatie vanuit het COA is niet eenduidig. Als de nood aan de man is, moet Opmeer er
wel weer staan.
De heer Van Hunnik wil (namens de raad) zijn complimenten uiten naar het vele werk dat de ambtelijke
organisatie gedaan heeft.
Portefeuillehouder Nijpels zegt dat we niet moeten vergeten wat de ontstaansgeschiedenis is van de
crisisnoodopvang. Dit is ontstaan doordat veel gemeenten hun statushouders vluchtelingen niet op orde
hebben. Laat men daar eerst maar eens naar kijken.


                                                                                                              3
</pre>

====================================================================== Einde pagina 3 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 4 ======================================================================

<pre>12.Rondvraag
Geen


13. Sluiting
Sluiting vergadering om 21.40 uur.




Vastgesteld d.d. ……………………………………………………………………….




Griffier                                Voorzitter




                                                     4
</pre>

====================================================================== Einde pagina 4 =================================================================

<br><br>