<b>Bijsluiter</b>. De hyperlink naar het originele document werkt niet meer. Daarom laat Woogle de tekst zien die in dat document stond. Deze tekst kan vreemde foutieve woorden of zinnen bevatten en de opmaak kan verdwenen of veranderd zijn. Dit komt door het zwartlakken van vertrouwelijke informatie of doordat de tekst niet digitaal beschikbaar was en dus ingescand en vervolgens via OCR weer ingelezen is. Voor het originele document, neem contact op met de Woo-contactpersoon van het bestuursorgaan.<br><br>====================================================================== Pagina 1 ======================================================================

<pre>                       RKC Medemblik – Opmeer




                      Notitie Opzet kort onderzoek

  Rekenkamerbrief: Reserves, voorzieningen en begrotingsramingen




                                25 mei 2016




Rekenkamercommissie Medemblik - Opmeer

                                                                   1
</pre>

====================================================================== Einde pagina 1 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 2 ======================================================================

<pre>                           RKC Medemblik – Opmeer

Inhoudsopgave

1   Aanleiding onderzoek                            3
2   Doelstelling en afbakening                      3
3   Probleemstelling en onderzoeksvragen            4
4   Interactie met gemeenteraad                     5
5   Aanpak en normen                                5
6   Onderzoeksmethoden                              5
7   Organisatie, planning en procedure              6




                                                    2
</pre>

====================================================================== Einde pagina 2 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 3 ======================================================================

<pre>                            RKC Medemblik – Opmeer

1 Aanleiding onderzoek

Bij de actualisatie van de groslijst begin 2016 zijn er vanuit de gemeenteraad van Opmeer
twee onderwerpen naar voren gebracht in relatie tot de begroting:
1. nut en noodzaak van reserves en voorzieningen (onderbouwing, vergelijking met
     andere gemeenten);
2. realisme van begrotingsramingen in relatie tot jaarlijkse overschotten in de rekening.
Deze vragen zijn niet rechtstreeks gekoppeld aan specifieke beleidsvelden. De RKC zal
daarom niet een uitgebreid onderzoek doen naar toepassing van specifieke reserves,
voorzieningen en begrotingsramingen in Opmeer. Het is wel zinvol voor de raad om goed
inzicht te krijgen in de achtergronden van deze onderwerpen, zodat de raad nog beter in
staat is om het budgetrecht uit te kunnen voeren. Daarom gaan we deze onderwerpen
gezamenlijk behandelen en hierover rapporteren in de vorm van een Rekenkamerbrief.
Het onderwerp voldoet aan de criteria van de RKC:
1. het onderwerp draagt risico’s van ondoelmatigheid, ondoeltreffendheid en/of
   onrechtmatigheid in zich;
2. er is sprake van een maatschappelijk, bestuurlijk, organisatorisch en/of financieel
   belang;
3. het onderzoek heeft een toegevoegde waarde;
4. de onderzoeksvraag is niet op een andere, meer eenvoudige wijze te beantwoorden
   (in dit geval gaat het vooral om het informeren van de raad over deze onderwerpen);
5. het onderzoek moet kunnen leiden tot concrete verbeteringen en/of het bevorderen
   van het lerend vermogen van de organisatie (in dit geval vooral op de raad gericht).


2 Doelstelling en afbakening

De doelstelling van dit korte onderzoek is: de gemeenteraad van Opmeer inzicht geven in
de betekenis van reserves, voorzieningen en begrotingsramingen, zodat de raad hier
beter grip op krijgt bij de behandeling van PC1-documenten en opdat de raad het
budgetrecht goed invulling kan geven. We kijken hierbij specifiek naar de
informatiewaarde van de PC-documenten voor de raad en de organisatie van het
proces van behandeling in Opmeer.

Het onderstaande citaat is van de Eindhovense wethouder Staf Depla bij het aanbieden
van zijn onderzoeksrapport naar de vernieuwing van het Besluit Begroting en
Verantwoording:
‘Elke inwoner moet in de begroting en de jaarrekening kunnen terugvinden waaraan de
gemeente zijn geld besteedt. Maar in de praktijk zijn de gemeentefinanciën nu nog vaak
het werkterrein van specialisten. Dat moet anders, want daarvoor zijn de
gemeentefinanciën te belangrijk. Raadsleden moeten de financiële kaders stellen.’
Deze visie is voor de RKC ook leidend bij dit onderzoek. Het budgetrecht van de raad
nemen we hierbij als uitgangspunt. Kan het budgetrecht goed uitgevoerd worden en
wordt dit ook goed uitgevoerd?
De focus voor dit korte onderzoek is in overleg met een delegatie van raadsleden op 10
mei 2016 nader bepaald. Specifieke punten van aandacht om dit korte onderzoek op te
richten, zijn:


1   Planning en Control
                                                                                         3
</pre>

====================================================================== Einde pagina 3 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 4 ======================================================================

<pre>                            RKC Medemblik – Opmeer
1. De informatiewaarde van de PC-documenten – specifiek ten aanzien van reserves,
   voorzieningen en begrotingsramingen – gericht op uitvoering van het budgetrecht
   door de raad;
2. Vergelijking van Opmeer met andere gemeenten op het punt van omgaan met
   reserves, voorzieningen en begrotingsramingen;
3. Mogelijkheden voor verbetering van de informatiewaarde van PC-documenten,
   zonder veel extra informatie toe te voegen.


3 Probleemstelling en onderzoeksvragen

De probleemstelling luidt: wat is de informatiewaarde (nut, noodzaak, realisme) van
reserves, voorzieningen en begrotingsramingen in de PC-documenten en hoe kan de
raad van Opmeer hier goed op sturen?
Bij het beantwoorden van deze probleemstelling zal de RKC in de eerste plaats ingaan op
de algemene werkwijze en goede voorbeelden, good practices, bij gemeentelijke
begrotingen. Daarnaast zullen we meer gericht kijken naar de werkwijze in Opmeer.
Bij deze probleemstelling zijn de onderstaande deelvragen geformuleerd.
Onderdeel 1. Algemene werkwijze en good practices
Formele werkwijze:
 Wat is de (formele) rol van de raad bij de behandeling van de begroting en specifiek
   ten aanzien van reserves, voorzieningen en begrotingsramingen?
 Wat is het doel van reserves en voorzieningen in de begroting?
 Wat is de betekenis van begrotingsramingen in een situatie met jaarlijkse overschotten
   op de jaarrekening?
Goede voorbeelden:
 Hoe wordt er met reserves, voorzieningen en begrotingsramingen bij verschillende
   gemeenten omgegaan? Wat zijn good practices?
 Hoe kan de informatie toegankelijk gemaakt worden voor raadsleden (en mogelijk
   ook voor inwoners)? (Wijze van presenteren: bijvoorbeeld visualiseren, digitaal
   beschikbaar maken etc.)

Onderdeel 2. Hoe is de werkwijze in Opmeer?
Reserves en voorzieningen in Opmeer
 Hoe worden reserves en voorzieningen in de begroting van Opmeer toegepast? Zijn
   de doelen hiervan voor de raad inzichtelijk?
 Worden reserves en voorzieningen in Opmeer zichtbaar voor de raad onderbouwd?
 Welke informatie heeft de raad om afwegingen te maken bij reserves en
   voorzieningen? (Kijk naar vorm, toegankelijkheid)
Begrotingsramingen in Opmeer
 Heeft de raad inzicht in aannames die worden gemaakt bij de begrotingsramingen?
   (Hoe goed kloppen de ramingen?)
 Welke informatie heeft de raad om afwegingen te maken bij begrotingsramingen?
   (Kijk naar vorm, toegankelijkheid)
 Hoe werkt de realisatie in het lopende jaar door in de bijstelling van de begroting van
   volgende jaren?
Aanbevelingen
 Zijn er mogelijkheden in de presentatie en in het proces om de PC-documenten
   compacter en inzichtelijker te maken?



                                                                                            4
</pre>

====================================================================== Einde pagina 4 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 5 ======================================================================

<pre>                            RKC Medemblik – Opmeer

4 Interactie met gemeenteraad

De RKC heeft op 10 mei 2016 overleg gevoerd met een delegatie van de gemeenteraad
om het onderwerp van dit korte onderzoek af te bakenen en te richten op vragen vanuit
de raad (zie onderdeel 2).
Bij de afronding van het onderzoek zal een concept versie van de rapportage, in de vorm
van een Rekenkamerbrief, met een delegatie van de raad worden besproken.

Afhankelijk van de uitkomsten van het onderzoek, zullen we de mogelijkheid overwegen
om over het onderwerp een workshop met raadsleden te organiseren (vóór de
begrotingsbehandeling).



5 Aanpak en normen

Dit onderzoek heeft een informerend karakter en is er vooral op gericht om de raad beter
inzicht te geven in PC-documenten. Wij werken daarom niet met een uitgebreid
normenkader. Vanuit algemene kennis over gemeentelijke begrotingen (onderdeel 1),
zullen we kijken naar de situatie in Opmeer op basis van stukken die voor de raad
beschikbaar zijn (onderdeel 2).
We gebruiken de volgende specifieke bronnen, eventueel aangevuld met relevante
stukken die we tijdens het onderzoek aantreffen:
Onderdeel 1
Gemeentewet
Besluit Begroting en Verantwoording
Wijzigingsbesluit Besluit Begroting en Verantwoording
Informatie van andere gemeenten
Rapporten van andere rekenkamers

Onderdeel 2
Begroting gemeente Opmeer
Jaarstukken gemeente Opmeer
Kadernota gemeente Opmeer
Financiële verordening gemeente Opmeer
Nota reserves & voorzieningen van de gemeente Opmeer

Raadsbesluiten en raadsvoorstellen
Raadsverslagen van begrotingsbehandelingen


6 Onderzoeksmethoden

De belangrijkste onderzoeksmethode voor zowel onderdeel 1 als 2 is de
documentenstudie:
 Literatuur, wetgeving;
 Voorbeelden andere gemeenten;
 Gemeentelijke documenten/beleidsstukken.



                                                                                       5
</pre>

====================================================================== Einde pagina 5 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 6 ======================================================================

<pre>                            RKC Medemblik – Opmeer
Dit zullen we aanvullen met een beperkt aantal interviews met intern betrokkenen om een
compleet overzicht te krijgen van de documenten die aan de raad zijn verstrekt. Hierbij is
gelegenheid om een korte toelichting te geven. Het betreft:
 1 à 2 interviews met de contactpersoon / betrokken ambtenaren.
We verwijzen verder naar de volgende paragraaf voor het bespreken van het rapport in
o.a. ambtelijk en bestuurlijk wederhoor.


7 Organisatie, planning en procedure

De RKC heeft ervoor gekozen dit onderwerp zelf uit de voeren. We hanteren de
gebruikelijke taakverdeling bij het uitvoeren van dit onderzoek: literatuur- en
documentenonderzoek gezamenlijk, interviews in tweetallen en een rolverdeling bij het
schrijven van de rapportage en de andere onderzoeksactiviteiten.
We voeren het onderzoek uit voor de gemeente Opmeer. We zullen voor dit onderwerp
geen afzonderlijk onderzoek uitvoeren voor de gemeente Medemblik. De openbare
onderzoeksresultaten zullen wel ter beschikking gesteld worden aan de gemeente
Medemblik.
Het bestuurlijk en ambtelijk wederhoor voor de gemeente Opmeer wordt georganiseerd
conform het onderzoeksprotocol van 4 juli 2014. De eindrapportage zal beschikbaar zijn
voor de raad vóór de behandeling van de begroting in het najaar van 2016.
Voorlopige planning
 April/mei: uitwerking onderzoeksopzet en afbakening met delegatie van de raad.
 Mei: vaststellen onderzoeksopzet en toezending ter informatie aan de raad. Start
  documentenstudie.
 Juni/juli: vervolg documentenstudie, interview contactpersoon en opstelling eerste
  concept rapport (voor redactie).
 Augustus: ambtelijk wederhoor (gereed 20 aug.).
 September: bespreking met delegatie van de raad en bestuurlijk wederhoor (gereed
  15 sept.)
 Oktober: eindrapportage beschikbaar voor de raad.
De omvang van dit onderzoek is geraamd op 100-120 uur.
Dit onderzoeksonderwerp valt onder het aandachtsveld Financiën. Dit betreft de
portefeuille van wethouder R. Heijtink.
De contactpersoon voor dit onderzoek is mevrouw A. van der Velden.
Wat betreft de overige procedures verwijzen we naar het onderzoeksprotocol van 4 juli
2014.




                                                                                         6
</pre>

====================================================================== Einde pagina 6 =================================================================

<br><br>