<b>Bijsluiter</b>. De hyperlink naar het originele document werkt niet meer. Daarom laat Woogle de tekst zien die in dat document stond. Deze tekst kan vreemde foutieve woorden of zinnen bevatten en de opmaak kan verdwenen of veranderd zijn. Dit komt door het zwartlakken van vertrouwelijke informatie of doordat de tekst niet digitaal beschikbaar was en dus ingescand en vervolgens via OCR weer ingelezen is. Voor het originele document, neem contact op met de Woo-contactpersoon van het bestuursorgaan.<br><br>====================================================================== Pagina 1 ======================================================================

<pre>RAADSVOORSTEL

| Postregistratienummer
19.0004586

Voorstel tot het afgeven van een positieve zienswijze omtrent de

nderwer

o ui SP financiële stukken van Shared Service Center DeSom: Jaarstukken
2018, Voorjaarsrapportage 2019 en Begroting 2020

Sector Bestuurs- en Organisatie ondersteuning

Portefeuillehouder | 5:J-A-M. Nijpels

Steller M. van der Honing

Beslispunten

1. Een positieve zienswijze af te geven over de jaarrekening 2018 van het Shared Service
Center DeSom en de daarin opgenomen gemeentelijke bijdrage van € 423.000,-;

2. Kennis te nemen van de voorjaarsrapportage 2019 van het Shared Service Center DeSom
en de daarin opgenomen gemeentelijke bijdrage van € 560.400,- ;

3. Een positieve zienswijze af te geven over de Begroting 2020 van het Shared Service Center
DeSom en de daarin opgenomen gemeentelijke bijdrage van € 561.300,-, onder
voorbehoud van instemming van de raad met de kadernota 2019.

Inleiding

Op 8 april 2018 heeft de vergadering van het Dagelijks Bestuur van het Shared Service Center
DeSom plaats gevonden, zij hebben de financiële stukken vast gesteld. Naar aanleiding van de
besluitvorming dient het SSC DeSom de jaarrekening 2018 en de begroting 2020 bij de
gemeenteraden in om de zienswijze van de raad te vernemen. De voorjaarsrapportage 2019 wordt
ter kennisgeving aangeboden.

Beoogd effect

Een begroting 2020 — 2021 waarbij uitvoering wordt gegeven aan het opstellen van netwerk- en
beveiligingsconcepten, concept nieuwe werkplek, datacenterconcept, concept strategisch

Klaproos 1 | 1716 VS Opmeer | Postbus 199 | 1715 ZK Spanbroek | telefoon: 0226 - 363 333 | fax: 0226 - 363 330
e-mail: gemeente@opmeer.nl | www.opmeer.nl | KvK nummer 37159195] IBAN-nummer NL94 BNGH 028.50.06.584

</pre>

====================================================================== Einde pagina 1 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 2 ======================================================================

<pre>personeelsbeleid, Cloudconcept en inzicht in genereren in de consequenties voor aansluitingen op
landelijk geleverde diensten (Generieke Digitale Infrastructuur, benoemd binnen Agenda 2020 van
KING/VNG). Het effect is dat het SSC DeSom onze organisatie ondersteuning kan bieden met ICT-
voorzieningen en deze voorzieningen steeds beter af kan stemmen op de behoefte van deze tijd en
de nieuwe ontwikkelingen. De gekozen samenwerking op het gebied van ICT in een Shared Service
Center maakt dat we gebonden zijn aan het wettelijke traject met betrekking tot vaststelling van
financiële stukken.

Argumenten

1. De jaarrekening 2018 sluit met een batig resultaat van € 54.000.

Een gedeelte wordt gestort in de algemeen reserve en geretourneerd aan de

afnemers en deelnemer. Hiermee wordt het benodigde weerstandvermogen bijna

(op €9.000,-) na gerealiseerd. De jaarrekening 2018 sluit met een batig resultaat van €

54.000. Verder betekent het dat de bijdrage voor Opmeer bijgesteld is naar €
423.000,-.

Ontwikkelingen die in 2018 gespeeld hebben:

De voorbereidingen van de “Road tot he Cloud” 2018-2021. Er is in
samenwerking met de architecten van de gemeente Hoorn een globaal
ontwerp voor de toekomstige Cloudinfrastructuur opgezet en een regionaal
Cloudbeleid opgesteld. De belangrijkste opdracht van het SSC is hierbij te
faciliteren, adviseren en ondersteunen.

Het nieuwe werkplekconcept. Nieuwe ontwikkelingen als overgang naar de
Cloud en inrichting infrastructuur maken ook dat gekeken ís naar mobiele
device strategie. Belangrijk hierbij is zowel het gemakkelijk en veilig
kunnen ontsluiten van traditionele- en Cloudapplicaties. Het ontwerp voor
de nieuwe digitale werkplek is uitgewerkt en gerealiseerd in een Proof-of-
Conceptomgeving. Het testen hiermee is gestart.

En het invullen van rollen rondom security. Door de vele nieuwe externe
(cyber)dreigingen, maar ook dwingende adviezen en aanbevelingen vanuit
wet- en regelgeving (onder andere de invoering van de AVG) was het
noodzakelijk veel tijd en aandacht aan security en informatieveiligheid te
besteden. De functie CISO is beschreven en uitgezet en aan de functie FG
is invulling gegeven.

De organisatie is op financieel- en contractbeheer versterkt, borging van
continuïteit en kwaliteitsverbetering is hiermee bereikt. Er kon dan ook een
piketdienst voor de avondopenstellingen van de gemeenten ingesteld
worden. Er is veel energie gestoken in het opstellen en actualiseren van
financieel beleid, processen en beschrijvingen. Er is ook een intern
controleplan opgesteld. Het beheer is nu goed belegd.

Omdat de vele ontwikkelingen op het gebied van ICT zijn invloed heeft op
de manier van werken bij medewerkers is gestart met een Strategisch
</pre>

====================================================================== Einde pagina 2 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 3 ======================================================================

<pre>Personeels Plan (SPP). In dit plan wordt o.b.v. verwachte ontwikkelingen in
de markt en de organisatie de huidige personeelsbezetting met de
gewenste personeelsbezetting vergeleken.

e Eris veel inzet geleverd voor projecten c.q. extra werkzaamheden
uitgevoerd, voor deze projectcapaciteit is gebruik gemaakt van een
Flexpoolconstructie met gespecialiseerde detacheringsbureaus.

e Eris d.m.v. interviews met eindgebruikers een
klanttevredenheidsonderzoek gestart. De resultaten hieruit stemmen tot
gepaste tevredenheid, met een gemiddeld cijfer van 7,2.

Het accountantsverslag over de jaarstukken 2018 geeft aan dat de verkregen
controle informatie voldoende en geschikt is. Zij oordelen dat de in de jaarstukken
opgenomen jaarrekening een getrouw beeld geeft van de grootte en de
samenstelling van zowel baten en lasten over 2018. De in deze jaarrekening
verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties over 2018 zijn in van
materiaal belang zijnde aspecten rechtmatig tot stand gekomen.

De voorjaarsrapportage 2019 betreft een bijstelling van de begroting 2019 als
gevolg van actuele inzichten. Deze bijstelling resulteert in een verlaging van de
bijdrage van de deelnemers met totaal €50.000,-. Omdat de bijdrage van
WerkSaam vanaf 2019 vast staat, wordt deze bijdrage niet bijgesteld.

Daarnaast worden in deze rapportages kredieten gevraagd voor bedrijfsmiddelen
(vervanging meubilair, laptops en telefoons wegens het overschrijden van de
afschrijvingstermijnen, waarvan de afschrijvingslasten eerst in 2020 worden
geraamd (in het jaar na aanschaf) en worden gedekt uit het budget onvoorzien.
Er wordt een krediet gevraagd van € 55.000,- welke in 3 jaar wordt afgeschreven.
Er vindt vrijval a € 60.000,- plaats doordat niet alle investeringen in 2018
uitgevoerd zijn. Deze investeringen vinden pas plaats in 2019, hierdoor vindt
incidenteel vrijval van kosten plaats en leidt pas in 2020 tot kapitaallasten.

Voor Opmeer houdt deze bijstelling in dat de huidige geraamde bijdrage van €
564.600 verlaagd wordt met € 4.200,- naar € 560.400,-.

In de begroting 2020 zijn toekomstige ontwikkelingen benoemd welke reeds in de
begroting 2019 financieel door vertaald zijn. Hierover heeft reeds besluitvorming
plaat gevonden. Projecten welke daarin zijn meegenomen zijn de “Digitale Werk
Omgeving”, “Fundament Cloudstructuur”, Vervanging on-premise-infrastructuur”
en “System, Security & Event-monitoring”. Daarnaast worden in deze begroting
ontwikkelingen geschetst, waarvan we zien dat ze eraan komen, maar financieel
nog niet door vertaald zijn:

Ontwikkeling gemeentelijke infrastructuur & security

Er is door de Informatiemanagers van de deelnemers aan SSC DeSom gekozen
</pre>

====================================================================== Einde pagina 3 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 4 ======================================================================

<pre>voor deelname aan de landelijke aanbesteding telefonieoplossing via de VNG. In
dat kader worden kosten verwacht voor het meedoen in deze gezamenlijke
aanbesteding en voor de implementatie van de gekozen oplossing (betreft project
GT Connect en project GGI Veilig).

Met GT Connect verwerven we een dienst waarmee de afhandeling van zowel
intern communicatieverkeer als omni-channel communicatieverkeer voor
klantcontactcentra wordt verzorgd. De deelnemers kunnen hierbij gebruikmaken
van diverse communicatiefaciliteiten, waaronder chat-, presence-, conferencing-
en collaboratiefunctionaliteit. In het programma van eisen wordt integratie van
Office 365 gevraagd. GT Connect vormt het “intelligente hart’ van de
telecommunicatiefunctionaliteit van gemeenten. Door goed aan te sluiten op de
eerder afgeronde GT-aanbestedingen (vast en mobiel) wordt de efficiency verder
verhoogd, GGI-Veilig ondersteunt de gemeente bij het verhogen van de digitale
weerbaarheid en het veiliger maken van de ICT-infrastructuur. Via GGI-Veilig
kunnen gemeenten actieve netwerk monitoring afnemen voor het bewaken van
dataverkeer op het eigen bedrijfsnetwerk.

Inmiddels doen 214 gemeenten mee, 36 Gemeentelijke samenwerkingen / SSC
(waaronder SSC DeSom) en 26 Overige organisaties. Voordelen om mee te
draaien in de landelijke aanbestedingen zijn: Kostenbesparing (Door eenmalig
voor meerdere gemeenten de behoefte in de markt te zetten, wordt voorkomen
dat iedere gemeente zelfstandig moet aanbesteden, drukkend effect op
prijsstelling, reductie aantal spraakverbindingen en verbeterde
samenwerkingsmogelijkheden), Kwaliteitsverbetering (Gezamenlijk aanbesteden
biedt mogelijkheden om kwalitatief betere diensten uit te vragen dan bij
individueel aanbesteden het geval is), Verbeteren dienstverlening aan burgers
(Gezamenlijk gebruikmaken van één communicatieplatform voorzien van moderne
communicatie-middelen, biedt veel kansen om de dienstverlening naar burgers te
verbeteren).

Vervanging contracten printen en Oracle beheer

In 2020 vervallen de contracten inzake de printers, het Oraclebeheer en de
Microsoft licenties. Gezien de contractwaarde zijn we verplicht om hiervoor
Europese Aanbestedingen te doen. Er worden kosten verwacht voor de
voorbereiding en uitvoering van deze aanbesteding.

Strategisch personeelsbeleid

De overgang naar afnemen en leveren van diensten vanuit een ‘Cloud omgeving’
betekent ook iets voor de formatie van DeSom. Technologische aanpassingen,
toenemende complexiteit en een andere beheersvorm vragen om andere regie-,
architectuur-, en securitytaken. Dit vraagt investering in doorontwikkeling van
medewerkers op het gebied van competenties en kennisverbreding. Te zijner tijd
zal in dit kader een ontwikkelingsplan en kostenraming aan het bestuur worden
aangeboden.
</pre>

====================================================================== Einde pagina 4 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 5 ======================================================================

<pre>e Maatschappelijk verantwoord ondernemen
De komende periode worden voorstellen aangeboden om te komen tot
ontwikkelingen in dit kader. Daarbij valt onder andere te denken aan afbouw van
lokale datacenters naar ecovriendelijke datacenters, vervanging van afgeschreven
apparatuur door groene apparatuur en het organiseren van
bewustwordingscampagnes.

De bijdrage voor Opmeer in de begroting 2020 is vastgesteld op € 561.300,-.

Kanttekeningen

Meedelen in het batig resultaat n.a.v. de jaarrekening 2018 krijgt Werksaam voor 2018 voor de
laatste maal een terugbetaling. Volgend jaar geldt de nieuwe kostenverdeling systematiek.

In de begroting 2020 worden wél ontwikkelingen geschetst, een aantal daarvan zijn al
meegenomen in de begroting 2019 en onze kadernota 2019, maar een aantal zijn nog niet
financieel door vertaald, omdat niet in te schatten is wanneer deze ontwikkelingen daadwerkelijk
gaan lopen, óf dat dit jaar is en waar men financieel dan rekening mee dient te houden. Het kan
zijn dat er bijstellingen plaats moeten vinden wanneer meer helderheid over de inhoud en financiën
is van deze ontwikkelingen.

De begroting van het SSC dient unaniem vast gesteld te worden door het Dagelijks Bestuur.

Burgerparticipatie

n.v.t.

Financiën
De jaarrekening 2018 sluit met een batig resultaat van € 54.000. De bijdrage voor Opmeer
wordt hierdoor bijgesteld naar € 423.000,-.

Bij de voorjaarsrapportage 2019 blijft de bijdrage naar het SSC onveranderd, waardoor er geen
financiële consequenties voor onze eigen begroting 2019 zijn.

Bij de begroting 2020 wordt de bijdrage voor Opmeer vastgesteld op € 561.300,-.

Bijlagen
1. Controleverklaring 2018 GR SSC DeSom
Jaarstukken 2018

2
3. Voorjaarsrapportage 2019
4. Begroting 2020
</pre>

====================================================================== Einde pagina 5 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 6 ======================================================================

<pre>Het college van burgemeester en wethouders

Datum: 16 april 2019
</pre>

====================================================================== Einde pagina 6 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 7 ======================================================================

<pre>Raadsbesluit

De raad van de gemeente Opmeer,
gelezen het voorstel van de burgemeester en wethouders van 30 april 2019;

gelet op de behandeling in de Commissie bestuurlijke zaken en verantwoording van 1 juni 2019;

besluit:

1. een positieve zienswijze af te geven over de jaarrekening 2018 van het Shared Service
Center DeSom en de daarin opgenomen gemeentelijke bijdrage van € 423.000,-;

2. kennis te nemen van de voorjaarsrapportage 2019 van het Shared Service Center DeSom
en de daarin opgenomen gemeentelijke bijdrage van € 560.400,- ;

3. een positieve zienswijze af te geven over de Begroting 2020 van het Shared Service Center
DeSom en de daarin opgenomen gemeentelijke bijdrage van € 561.300,-, onder
voorbehoud van instemming van de raad met de kadernota 2019.

Aldus besloten in de raadsvergadering van 20 juni 2019.

voorzitter griffier =

G.J.A.M. Nijpels M. Versteeg

</pre>

====================================================================== Einde pagina 7 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 8 ======================================================================

<pre></pre>

====================================================================== Einde pagina 8 =================================================================

<br><br>