<b>Bijsluiter</b>. De hyperlink naar het originele document werkt niet meer. Daarom laat Woogle de tekst zien die in dat document stond. Deze tekst kan vreemde foutieve woorden of zinnen bevatten en de opmaak kan verdwenen of veranderd zijn. Dit komt door het zwartlakken van vertrouwelijke informatie of doordat de tekst niet digitaal beschikbaar was en dus ingescand en vervolgens via OCR weer ingelezen is. Voor het originele document, neem contact op met de Woo-contactpersoon van het bestuursorgaan.<br><br>====================================================================== Pagina 1 ======================================================================

<pre>Accountantsverslag 2020
     Gemeenschappelijke Regeling
     Bureau Openbare Verlichting
</pre>

====================================================================== Einde pagina 1 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 2 ======================================================================

<pre>Aan het algemeen bestuur van de Gemeenschappelijke Regeling
Bureau Openbare Verlichting
T.a.v. de heer A. Veefkind
Ambachtsstraat 1e
3371 XA HARDINXVELD-GIESSENDAM
Dordrecht, 5 mei 2021
Ref.: 807/JSC/MG
Geachte leden van het algemeen bestuur,
Overeenkomstig de door u verstrekte opdracht hebben wij de jaarrekening van de Gemeenschappelijke
Regeling Bureau Openbare Verlichting (hierna Bureau OVL) te Hardinxveld-Giessendam gecontroleerd. In
deze rapportage brengen wij verslag aan u uit over onze bevindingen. Het is de verantwoordelijkheid van
het dagelijks bestuur de jaarrekening op te maken in overeenstemming met het Besluit begroting
verantwoording provincies en gemeenten (BBV), de Wet normering bezoldiging topfunctionarissen
publieke en semipublieke sector (WNT) en de daarop berustende bepalingen. Het is onze
verantwoordelijkheid een controleverklaring bij de jaarrekening te verstrekken.
Wij hebben een goedkeurende controleverklaring voor getrouwheid en een afkeuring voor
rechtmatigheid afgegeven bij de jaarrekening 2020. De onderbouwing voor ons afkeurend oordeel is in
de controleverklaring uiteengezet en zullen wij in dit rapport nader toelichten.
Onze controle is uitgevoerd in overeenstemming met Nederlands recht, waaronder de Nederlandse
controlestandaarden, het op 24 mei 2013 door het algemeen bestuur vastgestelde normenkader voor
financiële rechtmatigheid en het Controleprotocol WNT. De planning en uitvoering van onze controle is
voornamelijk gericht op (ontleend aan Controlestandaard 200 Algehele doelstellingen van een controle):
         het identificeren en inschatten van risico’s op een afwijking van materieel belang die het gevolg
         is van fraude of van fouten, op basis van inzicht in Bureau OVL en haar omgeving, met inbegrip
         van de interne beheersing van Bureau OVL;
         het verkrijgen van voldoende en geschikte controle-informatie over de vraag of er afwijkingen
         van materieel belang bestaan, door het opzetten en implementeren van passende manieren van
         inspelen op de ingeschatte risico’s;
         het vormen van een oordeel over de financiële overzichten op basis van conclusies die uit de
         verkregen controle-informatie worden getrokken.
</pre>

====================================================================== Einde pagina 2 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 3 ======================================================================

<pre>In de controleverklaring brengen wij tot uitdrukking of naar ons oordeel:
          de jaarrekening een getrouw beeld geeft van de grootte en de samenstelling van het vermogen
          per 31 december 2020 en van het resultaat over 2020 van Bureau OVL in overeenstemming met
          het BBV;
          de jaarrekening voldoet aan de WNT-eisen, zoals opgenomen in de WNT en de daarop berustende
          bepalingen;
          de in deze jaarrekening verantwoorde baten, lasten en balansmutaties niet voldoen aan de eisen
          van financiële rechtmatigheid. Dit omdat een begrotingsoverschrijding op het programma niet
          tijdig is geautoriseerd en verder is er een investering gedaan zonder geautoriseerd krediet. Gezien
          de omvang van deze overschrijdingen geven wij een afkeurend oordeel voor rechtmatigheid; en
          het jaarverslag, voor zover wij dat kunnen beoordelen, verenigbaar is met de jaarrekening.
Wij hebben een goedkeurende controleverklaring voor getrouwheid en een afkeuring voor
rechtmatigheid afgegeven bij de jaarrekening 2020 onder het voorbehoud dat deze jaarrekening
ongewijzigd wordt vastgesteld door het algemeen bestuur. In het geval dat het algemeen bestuur de
jaarrekening niet ongewijzigd vaststelt, verzoeken wij u om contact met ons op te nemen over de dan
ontstane situatie.
Wij vertrouwen erop u met dit verslag voldoende te hebben geïnformeerd en zijn graag bereid om het
nader bij u toe te lichten.
Hoogachtend,
Drs. J. Schot RA
  Verstegen accountants en adviseurs                         Bureau OVL                              Pagina 3
</pre>

====================================================================== Einde pagina 3 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 4 ======================================================================

<pre>INHOUDSOPGAVE
1.   Controlebevindingen jaarverslaggeving....................................................................................... 5
   1.1.    Algemeen ...................................................................................................................................... 5
   1.2.    Financiële positie .......................................................................................................................... 5
   1.3.    Controlebevindingen..................................................................................................................... 5
   1.4.    Interne beheersing ........................................................................................................................ 6
2.   Overige onderwerpen................................................................................................................. 7
   2.1.    Naleving wet- en regelgeving ........................................................................................................ 7
   2.2.    Automatisering.............................................................................................................................. 8
   2.3.    Frauderisicobeheersing ................................................................................................................. 8
   2.4.    Rechtmatigheid ............................................................................................................................. 8
3.   Onafhankelijkheid ...................................................................................................................... 8
4.   Slot ............................................................................................................................................ 9
 Verstegen accountants en adviseurs                                            Bureau OVL                                                       Pagina 4
</pre>

====================================================================== Einde pagina 4 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 5 ======================================================================

<pre>1. Controlebevindingen jaarverslaggeving
1.1.    Algemeen
1.1.1.       De jaarrekening
                           De jaarrekening 2020 van Bureau OVL is opgesteld in overeenstemming met het
                           Besluit begroting verantwoording provincies en gemeenten (BBV) en de Wet
                           normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector
                           (WNT).
                           Belangrijke ontwikkelingen en achtergronden met betrekking tot de posten in de
                           jaarrekening zijn toegelicht in de jaarrekening. Ten aanzien van de naleving van
                           het BBV merken wij het volgende op:
                                •   De inhoudelijke toelichting op de gevormde bestemmingsreserves met
                                    aard en reden waarom de betreffende reserve is gevormd ontbreekt in
                                    de jaarrekening.
                                •   Onder de toelichting op de vlottende activa ontbreekt de tabel
                                    schatkistbankieren. Hoewel de liquide middelen Bureau OVL de
                                    afgelopen jaren nooit boven de drempel zijn uitgekomen is dit een
                                    verplichte toelichting. Het is overigens onduidelijk of Bureau OVL is
                                    aangemeld voor het schatkistbankieren. Dit is een formele verplichting.
1.2.    Financiële positi e
1.2.1.       Resultaat 20 20
                           Het gerealiseerd resultaat over het boekjaar 2020 bedraagt € 126.750 negatief
                           (2019 € 12.298 positief). Per saldo is € 0 onttrokken uit de reserves waardoor het
                           saldo van baten en lasten € 126.750 negatief (2019 € 12.298 positief). Het eigen
                           vermogen bedraagt € 14.416 positief. In het ontwerp besluit is voorgesteld om
                           het verlies voor € 102.173 te verrekenen met de deelnemers. In het
                           gerapporteerde eigen vermogen is hier nog geen rekening mee gehouden.
1.3.    Contr olebevindingen
1.3.1.       Begrotingsrechtmatigheid
                           De uitgaven 2020 zijn € 148.172 hoger dan begroot. In de toelichting op de
                           jaarrekening is toegelicht dat dit onder meer veroorzaakt is door de inhuur van
                           een adviesbureau. Er is vastgesteld dat het bestuur van deze adviesopdracht op
                           de hoogte was, maar er is verzuimd een begrotingswijziging op te stellen.
                           Verder bedragen de investeringen € 19.500. Er is door het bestuur geen
                           geautoriseerd krediet beschikbaar gesteld voor deze investering.
 Verstegen accountants en adviseurs                         Bureau OVL                               Pagina 5
</pre>

====================================================================== Einde pagina 5 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 6 ======================================================================

<pre>                           In het normenkader is opgenomen:
                           ‘In beginsel zijn uitsluitend investeringen toegestaan op basis van het
                           investeringsschema in de begroting. Gelet op de lage vergaderfrequentie heeft de
                           werkorganisatie tussentijds een extra faciliteit nodig om te mogen investeren. Dit
                           is geen probleem indien de kosten van rente en afschrijving binnen de begroting
                           van OVL kunnen worden opgevangen.’
                           Uit de begroting 2021 blijkt dat de geraamde afschrijvingen niet toereikend zijn
                           om de afschrijvingskosten op deze extra investering op te vangen.
                           Gelet op de materialiteit van € 8.736 leiden bovenstaande bevindingen tot een
                           afkeurend oordeel voor rechtmatigheid.
1.3.2.       Niet gecorrigeerde fo uten
                           In de jaarrekening is een nog te factureren bedrag opgenomen van € 9.206. Deze
                           post is nog resterend uit 2019 en er is geen specificatie en onderbouwing
                           opgeleverd bij dit saldo uit 2019.
                           Onder de kortlopende schulden is een nog te betalen post van € 5.552 uit 2019.
                           Er is geen onderbouwing opgeleverd bij deze post.
                           Per saldo is het mogelijke resultaatseffect van bovenstaande posten € 3.654
                           (resultaat wordt negatiever). Gelet op de materialiteit van € 8.736 kunnen wij een
                           goedkeurend oordeel voor getrouwheid afgeven bij de jaarrekening 2020.
1.4.    Interne beheersi ng
1.4.1.       Algemeen
                           Vanuit onze controleopdracht hebben wij aandacht besteed aan de kwaliteit van
                           de interne beheersingsmaatregelen die een directe relatie hebben met de
                           jaarrekening van Bureau OVL. Deze interne beheersingsmaatregelen zijn
                           voornamelijk ingebed in de volgende processen:
                                opbrengsten uit projecten en het beheer en onderhoud van de openbare
                                verlichting;
                                personeels- en salarisadministratie;
                                inkopen en betalingsverkeer.
                           In de hierna volgende paragrafen gaan wij daar nader op in.
 Verstegen accountants en adviseurs                        Bureau OVL                                Pagina 6
</pre>

====================================================================== Einde pagina 6 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 7 ======================================================================

<pre>1.4.2.       Opbrengsten
                           Bureau OVL voert in opdracht van de aangesloten gemeenten opdrachten uit. Uit
                           onze detailcontrole is gebleken dat deze opdracht niet altijd (meer) aanwezig is.
                           Wij hebben vastgesteld dat bij deze ontbrekende opdracht de betreffende
                           gemeente wel betaald heeft voor de werkzaamheden en daarom hebben wij geen
                           reden om te twijfelen aan deze omzet. Wel adviseren wij om (wijzigingen op)
                           opdrachten altijd schriftelijk overeen te komen en de archiveren.
1.4.3.       Inkoop en aanbestedingen
                           Bij de factuurcontrole hebben wij opgemerkt dat in een aantal gevallen geen
                           recente opdrachtdocumentatie aanwezig is. Hierbij hebben wij niet kunnen
                           vaststellen dat de juiste tarieven worden gehanteerd bij de facturatie. Verder is
                           de onderbouwing van de prestatielevering een aandachtspunt voor Bureau OVL.
                           Ons advies is om zorg te dragen voor vastlegging van actuele
                           opdrachtdocumentatie en prestatiebewijzen. Hierbij geven wij in overweging om
                           beleid op dit punt op te stellen en bijvoorbeeld een drempelbedrag vast te stellen
                           waarboven opdrachtdocumentatie en prestatiedocumentatie vereist is.
                           In lijn met onze vorige rapportages merken wij op dat er in de afgelopen 4 jaar
                           voor meer dan € 221.000 is ingekocht bij Limass B.V. aan personele
                           ondersteuning. In de vorige rapportage is opgemerkt dat de opdracht met Limass
                           in 2020 zal worden beëindigd. In 2020 bedroeg het totaal van de inkopen Limass
                           nog € 91.776 inclusief btw. Omdat de individuele opdrachten een
                           opdrachtwaarde onder de EU-aanbestedingsgrens hebben, zijn deze uitgaven
                           vooralsnog aangemerkt als rechtmatig. Indien in 2021 wordt overwogen opnieuw
                           een opdracht te gunnen aan Limass adviseren wij u dit eerst te laten beoordelen
                           door een aanbestedingsjurist.
2. Overige onderwerpen
2.1.    Naleving wet- en r egelgeving
                            Bij onze controle van de jaarrekening houden wij rekening met het risico van
                            materiële fouten als gevolg van het niet naleven van wet- en regelgeving. Onze
                            controle heeft geen relevante afwijkingen van wet- en regelgeving aan het licht
                            gebracht, met uitzondering van hetgeen we hebben gerapporteerd in paragraaf
                            1.3.1.
                            Het betrekken van de naleving van wet- en regelgeving bij onze controle-
                            werkzaamheden is overigens gebaseerd op onze beroepsregels, in het bijzonder
                            hoofdstuk 250 van de Controle- en Overige Standaarden, waaruit wij citeren: “De
                            accountant dient (…) de controle op te zetten en uit te voeren met een
                            professioneel-kritische instelling voor omstandigheden en gebeurtenissen die
                            twijfel oproepen omtrent de vraag of de entiteit zich houdt aan wet- en
                            regelgeving”. Echter kan niet worden verwacht dat een controleopdracht zal
                            leiden tot ontdekking van overtredingen van alle wet- en regelgeving.”
 Verstegen accountants en adviseurs                          Bureau OVL                             Pagina 7
</pre>

====================================================================== Einde pagina 7 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 8 ======================================================================

<pre>2.2.    Automatisering
                           Volgens artikel 393, lid 4, BW 2 dienen wij in ons accountantsverslag onze
                           bevindingen te rapporteren aangaande de betrouwbaarheid en continuïteit van
                           de geautomatiseerde gegevensverwerking. Onze beoordeling van de geauto-
                           matiseerde gegevensverwerking binnen Bureau OVL, voor zover noodzakelijk
                           voor de jaarrekeningcontrole, heeft geen bevindingen opgeleverd die in dit kader
                           dienen te worden gerapporteerd.
2.3.    Frauderisicobeheersing
                           Ingevolge onze beroepsregels, in het bijzonder hoofdstuk 240 van de Controle-
                           en Overige Standaarden, dient de accountant bij de controle van de jaarrekening
                           een aantal specifiek genoemde procedures uit te voeren, gericht op het risico van
                           fraude. Door Bureau OVL is de frauderisicoanalyse geactualiseerd.
                           Bij onze controle van de jaarrekening 2020 hebben wij geen aanwijzingen van
                           fraude verkregen die wij op grond van deze regels aan u zouden moeten melden.
2.4.    Rechtmatig heid
                           Op 24 mei 2013 is door het algemeen bestuur van Bureau OVL het normenkader
                           vastgesteld. In het normenkader is de relevante wet- regelgeving opgenomen die
                           als norm dient voor de toetsing van de financiële rechtmatigheid. Uit onze
                           controle zijn geen rechtmatigheidsfouten gebleken.
                           Wij adviseren u dit normenkader in 2021 te actualiseren.
3. Onafhankelijkheid
                           Het waken voor onze onafhankelijkheid is primair onze eigen (vaktechnische)
                           verantwoordelijkheid. Aanvullend daarop rapporteren wij u jaarlijks – voor uw
                           beoordeling van onze onafhankelijkheid – de werkzaamheden die door ons zijn
                           verricht naast het controleren van financiële verantwoordingen en het
                           uitoefenen van onze natuurlijke adviesfunctie.
                           Met betrekking tot het verslagjaar 2020 heeft Verstegen de financiële
                           administratie en salarisadministratie verzorgd voor Bureau OVL. Door middel van
                           gescheiden teams op zowel uitvoerend, als partnerniveau, is onze
                           onafhankelijkheid gewaarborgd.
 Verstegen accountants en adviseurs                       Bureau OVL                                Pagina 8
</pre>

====================================================================== Einde pagina 8 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 9 ======================================================================

<pre>4. Slot
                           Wij vertrouwen erop u met dit accountantsverslag voldoende te hebben
                           geïnformeerd over onze controlebevindingen.
 Verstegen accountants en adviseurs                     Bureau OVL                       Pagina 9
</pre>

====================================================================== Einde pagina 9 =================================================================

<br><br>