<b>Bijsluiter</b>. De hyperlink naar het originele document werkt niet meer. Daarom laat Woogle de tekst zien die in dat document stond. Deze tekst kan vreemde foutieve woorden of zinnen bevatten en de opmaak kan verdwenen of veranderd zijn. Dit komt door het zwartlakken van vertrouwelijke informatie of doordat de tekst niet digitaal beschikbaar was en dus ingescand en vervolgens via OCR weer ingelezen is. Voor het originele document, neem contact op met de Woo-contactpersoon van het bestuursorgaan.<br><br>====================================================================== Pagina 1 ======================================================================

<pre>Aan het Algemeen Bestuur van de
gemeenschappelijke regeling
Streekarchief Midden-Holland
Klein Amerika 20

2806 CA GOUDA

Concept Begroting 2017

Vastgesteld door:
Dagelijks Bestuur d.d. … … … … …. 2016
Algemeen Bestuur d.d. ............... 2016
</pre>

====================================================================== Einde pagina 1 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 2 ======================================================================

<pre>Concept Begroting 2017 Streekarchief

Midden-Holland

Inhoudsopgave

BEGROTING 2017

Deel 1 Programmaplan

Deel 2 Paragrafen
2.1 Inleiding
2.2 Weerstandsvermogen
2.3. Treasuryparagraaf begroting 2017
2.4 Bedrijfsvoering
2.4.1 Personeel & organisatie
2.4.2 Financién
2.4.3 Huisvesting
2.4.4 Communicatie
24.5 Informatievoorziening en automatisering

Begroting van Baten en Lasten 2017

Totaal overzicht

Kostensoort salariskosten

Intern beheer

Huisvesting

Kostenverdeelstaat

Financiële baten en lasten
Specificatie materiële vaste activa
Verzamel- en consolidatiestaat
Overzicht reserves

Overzicht langlopende leningen
Meerjarenbegroting 2017 t/m 2020
Verdeling bijdrage 2017
Toekomstige kostenontwikkeling huisvestingslasten Streekarchief

1-6

33-35
</pre>

====================================================================== Einde pagina 2 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 3 ======================================================================

<pre>Streekarchief
Midden-Holland

1. Programmaplan
</pre>

====================================================================== Einde pagina 3 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 4 ======================================================================

<pre>Concept Begroting 2017 Streekarchief Midden-Holland

Deel 1 Programmaplan

Inleiding

Op 25 november 2015 is “Een beleidsvisie in paradoxen” door het Algemeen Bestuur vastgesteld.
Deze visie is leidraad voor de programmabegroting. Leidraad is ook de taakopdracht zoals geformuleerd
in de “Regeling Streekarchief Midden — Holland”. Deze is in lijn met de visie bijgesteld om m.n. de
opgaven in het digitale domein beter te kunnen uitvoeren. De visie en de taakopdracht wordt concreet
vertaald in de programma's. De opgaven uit de beleidsvisie zijn geformuleerd onder “Wat gaan we
ervoor doen?”. Hieronder worden eerst de 6 paradoxen annex de duiding ervan en de taakopdracht uit
de regeling geformuleerd. Daarna volgen de programma's.

Beleidsvisie

Er zijn 6 paradoxen geformuleerd en de vraag die het Streekarchief zich daarbij in de praktijk telkens
stelt is: “Gaat het om het maken van keuzes of wordt het de kunst van continu schipperen tussen
“uitersten”?

Paradox 0 Dagelijks werk én ambities: De uitvoering van dagelijkse werkzaamheden werkt belemmerend
voor het ontwikkelen van een visie <-> Veranderingen en trends in de samenleving vragen een nieuwe
werkwijze en werkhouding.

Duiding: De paradox dagelijks werk én ambities betekent dat de winkel open blijft tijdens de verbouwing.
Derhalve zal de nieuwe werkwijze met kleine stapjes en transparant worden ingevoerd. Keuzes en tempo
zullen telkens opnieuw moeten worden bepaald.

Paradox 1 Overheid én markt: De gemeenten willen dat het Streekarchief zich focust op de wettelijke
kerntaken zoals verwoord in de regeling. Daarbij passen geen “ondernemende” activiteiten die hiervan
afleiden <-> De door de bezuinigingen ontstane schaarste leidt ertoe dat door de gemeenten
gewaardeerd wordt dat het Streekarchief inkomsten van buiten genereert om de bestaande taken op
een hoog kwaliteitsniveau te handhaven. Daarbij passen ondernemende activiteiten zoals de verhuur
van de overcapaciteit van het Gouwedepot.

Duiding: De paradox overheid én markt creëert de noodzaak tot ontwikkeling van een zakelijke houding
waarbij duidelijke afspraken worden gemaakt met gemeenten en gebruikers over welke diensten we wél
leveren en niet leveren, de kwaliteitsnormen die gehanteerd worden en de kosten van de (extra) diensten.

Paradox 2 Zelfregie én ontzorging: Gemeenten pakken het digitaal informatiebeheer zelf op en vragen
aan het Streekarchief expertise toe te voegen via projectgroepen. Het geheugen van Gouda is een
voorbeeld van zelfregie <-> Gemeenten vragen het Streekarchief de regie te nemen bij het digitale
informatiebeheer. De gemeente Waddinxveen vraagt aan ons advies over standaarden voor digitaal
informatiebeheer in te zetten voor de hele regio en zoekt naar samenwerking. De gemeente Krimpen
aan den IJssel vraagt: “ontzorg ons bij het informatiebeheer, vertel maar hoe we het gaan doen". Taken
kunnen verschuiven naar het Streekarchief.

Duiding: De paradox zelfregie én ontzorging / samenwerking rond digitaal informatiebeheer versterkt de
waarde van de GR Streekarchief Midden — Holland als instrument om kennis en ervaringen van gemeenten
over digitaal beheer met elkaar te verbinden en te delen. Het biedt de mogelijkheid om de regiefunctie te
voeren in de regio, een functie die nu nóg belangrijker wordt dan in het papieren tijdperk het geval was.

Paradox 3 minder professionals / aanbod én meer amateurs / vraag: Het aantal professionals dat
beschikbaar is voor deskundig en wettelijk beheer van de (digitale) collectie is kleiner geworden. Het
aanbod wordt daardoor kleiner en gespecialiseerder <-> De groep amateurs en vrijwilligers die met
erfgoed en historische informatie bezig is blijft groeien. De vraag om informatie en een gevarieerder
product aan het archief groeit navenant.

Duiding: De paradox van het afnemende aanbod en de groeiende vraag biedt een kans om via
crowdsourcing en andere methoden amateurs en vrijwilligers bij projecten van het archief in te zetten.

1

</pre>

====================================================================== Einde pagina 4 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 5 ======================================================================

<pre>Concept Begroting 2017 Streekarchief Midden-Holland

De betrokkenheid van de buitenwereld met de archiefcollectie, “het gedeeld eigenaarschap”, groeit
daardoor.

Paradox 4 Beperking én open: Het Streekarchief moet rekening houden met toenemende wettelijke
beperkingen op openbaarheid (recht om vergeten te worden, auteursrecht & WBP) waardoor
toegankelijkheid van archieven en collecties wordt ingeperkt. Het niet op orde zijn van digitale archieven
van de gemeentelijke overheden versterkt dit en dit zit de dienstverlening aan de burger in de weg <->
Het Streekarchief stelt zoveel mogelijk overheidsinformatie met zomin mogelijk beperkingen
beschikbaar en is de facto een open archief. Het streeft “actieve openbaarheid” als waarde na en past
dat maximaal toe: “we ontsluiten alles, tenzij”. We gaan hiermee actief de boer op.

Duiding: De paradox beperkt én open plaatst het Streekarchief (in haar wens tot zo groot mogelijke
openheid van informatie en in haar rol als afweger van het publieke en wettelijke belang) in een centrale
rol als aanjager van een open discussie met bestuurders, ambtenaren en burgers in Midden — Holland
over principes, cultuur en attitudes die een open overheid stimuleren of juist in de weg staan.

Paradox 5 Maatwerk én standaarden: Voor het “ambachtelijke” onderzoek en voor deskundig advies
komt het trouwe, vaak oudere, publiek naar het Streekarchief. Zij verwachten een rustige
onderzoeksomgeving met goede faciliteiten en zichtbaarheid van de archivaris in de locale (digitale)
werkgemeenschappen en de HOPS. Bovenal verwachten zij “maatwerk” én een “menselijke maat”. Het
archiefstuk is leidend, de charter de metafoor en de atlas van Blaeu het gekoesterde object <-> Alle
historische data / informatie “in beheer” bij het Streekarchief moet snel, volledig, real time in hapklare
brokken beschikbaar komen voor (her)gebruik in een wereld van versnellende verandering. De gebruiker
is grotendeels anoniem. Innovatieve technieken van toegankelijkmaking worden geïntroduceerd en
nieuwe zoekfunctionaliteiten worden doorgevoerd. Techniek is leidend, economisch rendement wordt
een factor en “big data” de metafoor.

Duiding: De paradox maatwerk én standaarden (rust en snelheid) vraagt gedegen kennis van en oprechte
belangstelling voor de drijfveren van de trouwe gebruiker, de lokale omgeving (inclusief de instellingen) én
de anonieme gebruikers. Én belangstelling voor nieuwe technologie. Een onderzoekende houding is de
essentiële eigenschap om beide werelden goed te bedienen. Welke vragen heeft de bezoeker van het
archief? Wat speelt er in lokale gemeenschappen? Welke thema's zijn trending in de regio? Maar ook: welke
standaarden zijn beschikbaar om informatie open te stellen en waarde te geven? Een permanente
leeromgeving (waterwolf, ateliers) is een gegeven.

De taakopdracht conform de regeling

In het kader van deze taakopdracht draagt het Streekarchief zorg voor 0.a.:

a.de aanstelling van een streekarchivaris, die voor de deelnemende gemeenten geldt als de
gemeentearchivaris, als bedoeld in art. 32 van de Archiefwet;

b. het in standhouden van een archiefbewaarplaats als bedoeld in art. 31 van de Archiefwet;

c. het beheer van naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden;

d. het toezicht op het beheer van nog niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte
archiefbescheiden, die nog bij de deelnemers berusten;

e. integraal digitaal informatiebeheer (duurzaamheid, betrouwbaarheid en veiligheid) ism. de
deelnemers;

f. de inrichting en het beheer van een studiezaal ter raadpleging van archiefbescheiden;

g. het (interactief) betrekken van diverse publieksgroepen en (werk)gemeenschappen bij de lokale en
regionale geschiedbeoefening en archiefbeheer;

h. de mogelijkheid van hergebruik van informatie (open data) en inbedding van de (digitale) collectie in
externe platforms.

De programma’s
De visie van het SAHM wordt concreet vertaald in de volgende programma's:
- 1. Organiseren

</pre>

====================================================================== Einde pagina 5 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 6 ======================================================================

<pre>Concept Begroting 2017 Streekarchief Midden-Holland

- 2, Bewaren

- 3. Bewerken

- 4, Dienstverlening

- 5. Acquireren

- 6. Adviseren & inspecteren
De programma's hebben een vaste opzet. Het eerste deel van het programma gaat in op de vraag: Wat
willen we bereiken? Hierin komen de aan het programma gekoppelde doelstellingen aan de orde. In het
tweede deel — Wat gaan we daar voor doen? — worden de activiteiten besproken die voor het betreffende
programma in begrotingsjaar 2015 van belang zijn. Het derde deel beantwoordt de vraag: Wat mag het
kosten? Met een overzicht van de baten en lasten. Voor de detailbedragen zie de bijlage Begroting van
baten en lasten 2017.

1. Organiseren

Doelstellingen:

1. Zorgdragen voor adequate huisvesting, voldoende en kwalitatief personeel en voldoende financiële
middelen om de doelstelling en de daaruit voortvloeiende taakstelling van het Streekarchief Midden-
Holland, zoals die is geformuleerd in de regeling Streekarchief Midden-Holland (en in de Archiefwet)
en de beleidsvisie te kunnen realiseren;

2. Vervlechting van het archief met de omgeving / stakeholders / netwerkpartners.

Wat gaan we ervoor doen?

» Ontwikkeling van netwerkverbanden met branchegenoten, Hogescholen, regionale (culturele)
instellingen, historische werkgemeenschappen, ondernemers en communities;

» Beheer en ontwikkeling van het Gouwedepot en de Chocoladefabriek;

e Jaarlijks bijstellen & uitwerken van beleidsvisie (paradoxen) in concrete en realiseerbare opgaven en
projecten;

e Vaststelling programmabegroting en meerjarenbegroting;

e Verantwoording van de taakuitvoering via voortgangsrapportage, jaarrekening en —verslag en
accountantscontrole en informeren (annex werkbezoeken) van raden en colleges van de
deelnemende gemeenten;

e Klantenraad- en adviescommissie bijeenkomsten;

e Bijeenkomsten ambtenarenoverleg deelnemende gemeenten;

» Deelname van de archivaris als bestuurslid in de branche-organisatie KVAN/Brain;

e Bouwen aan een producten- en dienstencatalogus;

e Jaarlijkse kwaliteitsafspraken met de gemeenten;

e Onderzoek naar ontzorging gemeenten door Streekarchief en maken van afspraken

Wat mag het kosten?

Lasten Rek. 2015 Begr. 2016 Begr. 2017 | Begr. 2018 Begr. 2019 Begr. 2020

Bestuur 100.702 93.075 100.969 100.969 100.969 100.969
(incl.ov.lasten)

| saldo progr. | -100.702 -93.075 | -100.969 | -100.969 -100.969 -100.969

2. Bewaren

Doelstelling:

e Conservering (w.o. digitalisering van een deel) van archieven en collecties;
e Zorgdragen voor duurzame opslag van digitale bronnen.

Wat gaan we ervoor doen?
e Beheer Gouwedepot;

</pre>

====================================================================== Einde pagina 6 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 7 ======================================================================

<pre>Concept Begroting 2017

Streekarchief Midden-Holland

e E-Depot oplossing n.a.v. onderzoek naar e-depot in 2014 — 2015 en het tweejarig leertraject E-

Depot oplossing met DATA MATTERS;
e Kosten scanstraat zijn beeld in 2016 en beslissing over Go/No-Go is genomen;
e Herverpakking archieven en collecties en restauratie van archiefstukken.

Wat mag het kosten? (inclusief nieuwbouw depot vanaf 2014)

Lasten Rek. 2015 | Begr. 2016 | Begr. Begr. 2018 | Begr. 2019 | Begr. 2020
2017
Conservering en 335.318 321.117 313.783 313.783 313.783 313.783
schaduwarchiefvorming
| Saldo programma -335.318 | -321.117 | -313.783 | -313.783 | -313.783 | -313.783

3. Bewerken
Doelstelling:

Archieven en collecties worden projectmatig bewerkt

Wat gaan we ervoor doen?
e Proef met nominatie van te ontsluiten archieven en collecties door “gebruikers” (de buitenwereld);
e Ontsluiten collecties via “crowdsourcing”;
e Archieven worden geüniformeerd en gestandaardiseerd beschreven en ingevoerd;
e Alle archieven die in excel staan zijn geconverteerd naar ScopeArchiv;

e Ontsluiting fotocollectie via een nieuw platform.

Wat mag het kosten?

Lasten Rek. 2015. | Begr. 2016 | Begr. Begr. 2018 | Begr. 2019 | Begr. 2020:
2017
Toegankelijkmaking 212.643 210.231 224.023 224.023 224,023 224.023
| Saldo programma | -212.643 -210.231 | -224.023 | -224023 | -224023 | -224.023

4. Dienstverlening

Doelstellingen:

1. Een rustige, aantrekkelijke en efficiënte fysieke studiezaal voor het verrichten van onderzoek;

2. Digitaal raadplegen en hergebruiken van informatie (openbaarheid, auteursrecht, open data);

3. Snelle en doelmatige informatiebemiddeling;

4. Publieksactiviteiten (w.o. educatie) met Openbare Bibliotheek, musea, Historische
Ontmoetingspunten en historische werkgemeenschappen (regionale vervlechting).

Wat gaan we hiervoor doen?

e Studiezaal 4 dagen & 1 avond per week open;

e Gastvrijheid naar de bezoeker / een gezicht samen met de Bibliotheek en andere partners in de
Chocoladefabriek;

e Eris een goed functionerende website

e Jaarlijkse masterclass / workshop over thema's rond openbaarheid, auteursrecht, open data en beleid
dienaangaande;

* Pilot “beschikbaarstellen van informatiebestand als open data”;

e Beantwoording van vragen van gebruikers;

e Educatie voor volwassenen, basis- en voortgezet onderwijs;

e Bijdragen aan tentoonstellingen in regionale musea (op verzoek)

e Jaarlijkse programmering met Historische OntmoetingsPunten (Ouderkerk, Schoonhoven en
Waddinxveen);

</pre>

====================================================================== Einde pagina 7 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 8 ======================================================================

<pre>Concept Begroting 2017

e Jaarlijkse programmering met de Openbare Bibliotheek;

Wat mag het kosten?

Streekarchief Midden-Holland

Lasten Rek. 2015 _|.Begr. 2016 | Begr. Begr. 2018 | Begr. 2019 | Begr. 2020
2017

Beschikbaarstelling 434.840 397.280 410.314 411.274 411.274 411.274

Baten Rek: 2015. | Begr. 2016 | Begr. Begr. 2018 | Begr. 2019 | Begr. 2020
2017

Beschikbaarstelling 4.394 2.500 4.500 4.500 4.500 4.500

| saldo programma | -430.446 | -394.780 | -405.814 | -406.774 | -406.774 | -406.774

5. Overbrengen en acquireren
Doelstellingen:
e Overdragen van gemeentelijke (digitale) archieven op basis van selectielijst VNG (naar fysiek en
digitaal depot);
e Verhuur overcapaciteit gouwedepot;
e Documenteren van de samenleving (w.o. selectie particulier archief).

Wat gaan we ervoor doen?

e Locale trendanalyse gemeente(n) in samenhang met gemeentelijke selectielijst

e In samenhang met E-Depot oplossing is een proef gedaan met opslag bestanden in het E-Depot;

e Verhuur 2 km archiefruimte aan Zoetermeer;

e Experiment met "GOUDASFALT — KOUDASFALT" is uitgewerkt in voorstel vernieuwing
collectieopbouw naast traditionele vormen van acquisitie,

Wat mag het kosten?

Lasten Rek. 2015 | Begr. 2016 | Begr. Begr. 2018 | Begr. 2019 | Begr: 2020
2017

Uitbreiding archieven 30.329 50.489 34.228 34.228 34.228 34.228

en verzamelingen

Baten Rek: 2015 1 Begr: 2016 | Begr. Begr. 2018 | Begr. 2019. | Begr. 2020
2017

Verhuur 2.258 33.300 40.000 40.000 40.000 40.000

| Saldo programma | -28.071 | -17.189 5.772 5.772 5.772 5.772

6. Adviseren & inspecteren

Doelstellingen:

1. Het zorgdragen dat archieven van de gemeenten in goede, geordende en toegankelijke staat zijn
en blijven;

2. Het coördineren van de uitvoering van het Archiefconvenant annex Innovatieagenda Archief 2020
bij de deelnemende gemeenten;

3. Bevorderen van de regionale gemeentelijke samenwerking (vervlechting met gemeenten conform
beleidsvisie)

Wat gaan we ervoor doen?
e De informatiehuishouding van alle deelnemende gemeenten jaarlijks toetsen aan de hand van de
kritische Proces Indicatoren (KPI's);

</pre>

====================================================================== Einde pagina 8 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 9 ======================================================================

<pre>Concept Begroting 2017 Streekarchief Midden-Holland

e Eris een handleiding voor een kwaliteitssysteem voor informatievoorziening vastgesteld door het
Streekarchief voor de vijf deelnemende gemeenten en het Streekarchief begeleid de introductie en
uitvoering;

e Het Streekarchief heeft een standaard vastgesteld voor metadatering (Toepassingsprofiel
Metadatering Lagere Overheden / TMLO) en gemeenten werken daarmee;

e Beoordelen van de jaarlijks te vernietigen archiefbescheiden a.d.h.v. de door gemeenten
toegestuurde lijsten van voor vernietiging in aanmerking komende archiefstukken;

e Bijeenkomsten van de ambtelijke werkgroep (projecten en themas);

* Uitbouw en deelname aan verschillende Strategisch Informatie Overleggen (SIO);

e Het in 2016 met geld uit de Innovatieagenda Archief 2020 gestarte Onderzoek naar de wijze van
transitie in de informatievoorziening bij de implementatie van de nieuwe omgevingswet (deelnemers:
ODMH, Streekarchief ne Provincie Zuid-Holland) heeft tot nadere beleidsmatige afspraken geleid
tussen gemeenten en Streekarchief over integraal digitaal informatiebeheer en —voorziening (een
van de taakvelden in de Regeling Streekarchief Midden — Holland) en tegelijk als ondersteuning
inrichting SIO.

Wat mag het kosten?

Lasten Rek. 2015 | Begr. 2016. | Begr. Begr. 2018 | Begr. 2019. | Begr. 2020
2017

Toezicht op niet 109.858 93.081 109.551 109.551 109,551 109.551

overgebrachte

archieven

| Saldo programma -109.958 -93.081 -109.551 | -109.551 | -109.551 | -109.551

</pre>

====================================================================== Einde pagina 9 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 10 ======================================================================

<pre>Streekarchief
Midden-Holland

2. Paragrafen
</pre>

====================================================================== Einde pagina 10 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 11 ======================================================================

<pre>Concept Begroting 2017 Streekarchief Midden-Holland

Deel 2 Paragrafen
2.1 Inleiding

Verantwoording (BBV) van toepassing.
De BBV schrijft verplicht de volgende paragrafen voor, die ook voor het Streekarchief van toepassing
zijn:

* Weerstandsvermogen
e Financiering
e Bedrijfsvoering

Niet van toepassing zijn:

» Lokale heffingen

e Onderhoud Kapitaalgoederen
e Bestuurlijke participaties

e Grondbeleid

2.2 Weerstandsvermogen en risicobeheersing

Het weerstandsvermogen is gedefinieerd als het vermogen van het SAMH om niet-structurele financiële
risico's op te kunnen vangen ten einde zijn taken te kunnen voortzetten. Het weerstandsvermogen
bestaat uit de relatie tussen weerstandscapaciteit en de risico's waarvoor geen voorzieningen zijn
getroffen.

Weerstandscapaciteit

Voor het weerstandsvermogen is door het Algemeen Bestuur op 6 november 2014 bepaald dat de
bestaande reserves eind 2014 moeten zijn teruggebracht tot een drietal noodzakelijke reserves:
Egalisatiereserve, Reserve personeelskosten en Reserve nieuwbouw depot. Dit is het minimum dat nodig is
voor de bedrijfsvoering en ter voorkoming van schommelingen in de gemeentelijke bijdragen. Naast
deze reserves bestaat eind 2015 nog een resterend bedrag op de reserve Project Open GHA. Deze reserve
wordt in 2016 verder aangesproken.

De Egalisatiereserve heeft als doel het opvangen van schommelingen in het bedrijfsresultaat zodat
deelnemende gemeenten niet elk jaar worden geconfronteerd met een nabetaling of terugbetaling,
omdat de in de rekening vastgestelde bijdrage afwijkt van de raming in de begroting (artikel 30, lid 6
van de “Regeling Streekarchief Midden-Holland”). Het saldo van de jaarrekening kan ten bate of ten
laste van de egalisatiereserve gebracht worden zolang het in de regeling vastgestelde maximum van
10% van het begrotingstotaal (totale baten) niet is bereikt of zolang het fonds over voldoende middelen
beschikt. Het maximum saldo van de egalisatiereserve zou op basis van totaal baten 2017 € 118.295
kunnen bedragen. Na onttrekking van het resultaat over 2015 bedraagt het saldo € 66.577. Het niveau
van de reserve zal bij voorkeur aangevuld moeten worden tot het gestelde maximum via dotatie uit
toekomstige positieve resultaten.

De reserve personeelskosten is bedoeld ter dekking van het risico's van ziekteverzuim en
arbeidsconflicten. Hierbij moet worden gedacht aan kosten van vervanging bij langdurige ziekte van het
personeel, hoge afkoopsommen bij beëindiging arbeidscontracten enz. In de nota reserves en
voorzieningen 2016-2019, welke op 25 november 2015 is vastgesteld, is het gewenste niveau van de
reserve vastgesteld op de gemiddelde salariskosten voor één fte. Voor 2015 lag dit gemiddelde op €
56.901. Door ziekteverzuim is in 2015 uit dit fonds geput en bedraagt het saldo na onttrekking € 21.876.

</pre>

====================================================================== Einde pagina 11 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 12 ======================================================================

<pre>Concept Begroting 2017 Streekarchief Midden-Holland

Het niveau van de reserve zal aangevuld moeten worden tot het gestelde maximum via dotatie uit
toekomstige positieve resultaten.

De reserve nieuwbouw depot dient ter dekking van de afschrijvingslasten van de investeringen (aanschaf
stellingen e.d.) voor het nieuwe depot. Gedurende de komende 40 jaar worden de afschrijvingslasten
van de investeringen gedekt vanuit deze reserve.

Risicoanalyse
De risico's voor een organisatie als het Streekarchief kunnen worden onderscheiden in kwantificeerbare
en niet-kwantificeerbare risico's ten aanzien van de budgettaire positie.

Als niet-kwantificeerbaar risico kan bijzonder ziekteverzuim (calamiteiten) en verzuim ten gevolge van
arbeidsconflicten worden aangemerkt. Een beoordeling van de weerstandscapaciteit van het
Streekarchief heeft plaatsgevonden bij de opstelling van de nota reserves en voorzieningen 2016-2019,
In de nota is uitgegaan van de gemiddelde salariskosten per één FTE. Door onttrekking aan de reserve
over 2015 bedraagt het saldo ultimo 2015 € 21.876. Het resultaat over 2015 biedt geen ruimte om de
reserve aan te passen naar het gewenste niveau van de gemiddelde loonkosten per ultimo 2015
berekend op € 56.901. In 2006 is door de Arbo Unie een risico-inventarisatie gedaan in het Streekarchief,
Hierbij is aandacht geschonken aan de onderdelen Arbozorg (verzuim, welzijn en tevredenheid van de
medewerkers e.d.) en Bedrijfszorg (klimaat, lawaai, gevaarlijke stoffen e.d). In 2016 zal opnieuw een
risico-inventarisatie worden gedaan.

Een tweede niet-kwantificeerbare risicopost is de schade aan archieven en collecties ten gevolge van
calamiteiten. Dit risico wordt geminimaliseerd met ingang van 2014 bij de ingebruikname van het
Gouwedepot. De collectie is daarmee in de meest moderne en aan alle wettelijke eisen conformerende
ruimte ondergebracht. Acuut noodzakelijke restauraties kunnen uit de lopende begroting gehaald
worden. Daarnaast ondersteunt het fonds van Vrienden van Archief & Librije restauraties van particuliere
archieven en collecties, Het Streekarchief is aangesloten bij de Documentwacht en deelnemer in het
project Netwerkaanpak Veiligheidszorg van de provincie.

In 2011 is de server- en back-up-toepassing vervangen. Daarmee is het risico voor het verlies aan
gegevens beperkt. Door de permanente innovatie op ICT terrein in de maatschappij wordt wel het risico
voor de toegankelijkheid van informatie groot. Daarvoor was de reserve Open GHA (2013 — 2014)
ingesteld. Een e-depot voor de regio zal met zich meebrengen dat digitaal ontstane informatie /
gedigitaliseerde documenten duurzaam worden bewaard.

Kwantificeerbare risico's in de zin van voortijdige vervangingsinvesteringen (kantoor- en
depotinventaris), achten wij beperkt. Met de betrekking van nieuwbouw-panden zullen bovendien
vervangingen de eerste jaren minimaal zijn. Het risico van onderhoud door de huurder (het SAMH) voor
Chocoladefabriek en Gouwedepot wordt gedekt via de opbouw van de voorziening
gebruikersonderhoud.

Financiële kengetallen: Gerealiseerd Begroting Begroting
2015 2016 2017
- Netto schuldquote 6,25% 3,26% 15,55%
- Netto schuldquote gecorrigeerd
voor alle leningen 6,25% 3,26% 15,55%
-  Solvabiliteitsratio 54,50% 52,48% 52,55%
- Grondexploitatie -- -- --
- Structurele exploitatieruimte 5,51% 0,81% 1,05%

- Belastingcapaciteit -- — --

</pre>

====================================================================== Einde pagina 12 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 13 ======================================================================

<pre>Concept Begroting 2017 Streekarchief Midden-Holland

2.3 Treasury paragraaf begroting 2017

Het Streekarchief Midden-Holland is een gemeenschappelijke regeling, waarvan de kosten worden
gedragen door de deelnemende gemeenten en de ODMH volgens een verdeelsleutel,

Het treasurybeleid van het Streekarchief Midden-Holland is een voortzetting van het bestaande beleid,

zoals vastgelegd in het oktober 2002 door het Algemeen Bestuur van het Streekarchief goedgekeurde
beleggingsstatuut van de financiële verordening.

Kasgeldlimiet

De kasgeldlimiet volgens de Wet Fido legt een beperking op aan de omvang van de korte netto schuld
van de gemeenschappelijke regeling om grote rentefluctuaties te voorkomen. De toegestane kasgeld-
limiet is 8,2 % van de begroting, voor de gemeenschappelijke regeling € 1.195.403 = € 98.023,-

De kasgeldlimiet wordt derhalve niet overschreden.

Box 9. Kasgeldlimiet Bedragen in euro's per kwartaal

Omvang begroting per 1 januari 2017 € 1.195.403

kw 1 kw 2 kw 3 kw 4
(1) Toegestane kasgeldlimiet
- in procenten van de grondslag 8,2% 8,2% 8,2% 8,2%
- in bedrag € 98023 € 98.023 € 98.023 € 98.023
(2) Omvang vlottende korte schuld
Opgenomen gelden < 1 jaar € 14.600 € 1.600 € 6.200 € 10.800
Schuld in rekening-courant € - € - € - € -
Gestorte gelden door derden € - € - € - € -
Overige gelden niet zijnde vaste schuld € 117.600 € 117.600 € 117.600 € 117.600
Subtotaal € 132.200 € 119.200 € 123.800 € 128.400
(3) Vlottende middelen
Contante gelden in kas € 200 € 200 € 200 € 200
Tegoeden in rekening-courant € 915.600 € 595.900 € 293600 € 10.000

(inclusief schatkistverrekening)
Overige uitstaande gelden < 1 jaar € 43.700 € 43.700 € 43.700 € 43.700

Subtotaal € 959500 € 639.800 € 337500 € 53.900
Toets kasgeldlimiet

(4) Totaal netto vlottende schuld € 827300 € 520.600 € 213700 € -74.500
Toegestane kasgeldlimiet € 98023 € 98.023 € 98023 € 98.023
Ruimte € 925.323 € 618.623 € 311723 € 23.523

Renterisiconorm

De Wet Fido stelt een norm, waaraan het renterisico van het totaal van de langlopende geldleningen van

de gemeenschappelijke regeling moet voldoen. De renterisiconorm is 20 % van het begrotingstotaal

van het komend jaar, met een minimum van € 2.500.000,--. Voor de gemeenschappelijke regeling is 20 % van
het begrotingstotaal € 239.081,-. Derhalve blijft het renterisico voor de gemeenschappelijke regeling

onder de norm.

</pre>

====================================================================== Einde pagina 13 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 14 ======================================================================

<pre>Concept Begroting 2017

Box 10. Renterisiconorm en renterisico's vaste schuld in 2017
Bedragen in euro's

Streekarchief Midden-Holland

2016 2017 2018 2019
1 Renteherziening € - € - € - € -
2 Betaalde aflossingen € 16585 € 17.522 € 18.513 € 19.559
3 Renterisico (1+2) € 16.585 € 17.522 € 18513 € 19.559
Renterisiconorm
Begrotingstotaal € 1.195.403
Het bij min. regeling vastgest. % 20 20 20 20
Renterisiconorm € 239081 € 239,081 € 239.081 € 239.081
Minimum van renterisiconorm € 2500000 € 2.500.000 € 2.500.000 € 2.500.000
Toets renterisiconorm
Renterisiconorm € 2.500.000 € 2.500.000 € 2.500.000 € 2.500.000
Renterisico op vaste schuld € 16.585 € 17.522 € 18.513 € 19.559
Ruimte(+)/Overschrijding(-) € 2483415 € 2482478 € 2481487 € 2480441

Uitzettingen

Het beleid van de gemeenschappelijke regeling Streekarchief Midden-Holland is en zal zijn dat
het uitzetten van middelen alleen is toegestaan voor uitoefening van de publieke taak.

Aan- en verkoop kan uitsluitend geschieden na goedkeuring door het Dagelijks Bestuur.

2.4 Bedrijfsvoering
2.4.1 Personeel & Organisatie

Samenwerking met Archieven

Om meer gerealiseerd te krijgen op zowel praktisch, beleidsmatig en innovatief terrein, blijft het
Streekarchief gefocust op samenwerking met andere archieven. De Innovatieagenda Archief 2020 is
daarvoor het kader en kennisdeling staat daarin centraal. In 2014 — 2015 zijn projecten gedaan met RA
Tilburg over Open archiefcollecties /ICT opdrachtgeverschap, met RA Alkmaar en Waterlands Archief over
duurzaam beheer / e-depot, over waardering en selectie en met Archief Eemland, Stadsarchief
Amsterdam, Universiteit van Amsterdam, Reinwardt Academie en Hogeschool van Amsterdam over
Documenteren van de samenleving. In 2016 is het Streekarchief samen met de Provincie en het ODMH
partner in het project SIO ODMH — Een onderzoek naar de wijze van transitie in de informatievoorziening
bij de implementatie van de Omgevingswet. De innovatieagenda heeft daarvoor € 25.000,- beschikbaar
gesteld. Dit zal doorlopen tot april 2017 en behulpzaam zijn bij de instelling van een regionaal Strategisch
Informatieoverleg (SIO).

Met de gemeente Zoetermeer is een contract afgesloten voor de verhuur van ca. 2 km. archief voor 20
Jaar. Hiermee wordt de bestaande overcapaciteit in het Gouwedepot benut en inkomsten gegenereerd,
Samen met het Streekarchief Rijnlands — Midden wordt zorggedragen voor het beheer van het
Gouwedepot (zie 2.4.3. Huisvesting)

Waar is meer informatie te vinden over deze samenwerking?
e Projectplan Duurzaam digitaal archiveren en beheren (maart 2014)
e Project plan Atelier Documenteren van de Samenleving (april 2014)
e... Verhuurbeleid Gouwedepot (maart 2015)

10

</pre>

====================================================================== Einde pagina 14 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 15 ======================================================================

<pre>Concept Begroting 2017 Streekarchief Midden-Holland

e SIO ODMH. — Een onderzoek naar de wijze. van. transitie in de informatievoorziening. bij. de
implementatie van de Omgevingswet (februari 2016)

Regionale samenwerking met Bibliotheken en Musea

Bibliotheek, Archief en Museum (BAM) in Gouda werken samen rond educatie en ontwikkeling van
gezamenlijke producten voor het onderwijs. Het Streekarchief ondersteunt musea via uitlening van
documenten uit archieven en Librije (zie b.v. de uitleningen voor Uitgelezen Gouda in 2015 en voor
Erasmus in Europa in 2016 aan het museum Gouda en de uitlening voor Eenheid in verscheidenheid aan
het streekmuseum Krimpenerwaard zijn in 2015) én met actieve participatie bij opzetten van historische
tentoonstellingen.

Met de Bibliotheek wordt in de Chocoladefabriek jaarlijks een gezamenlijke programmering gedaan
waarin het geleerde uit het project Waterwolf wordt toegepast. De uitvalsbases voor samenwerking in
de regio zijn de Historische Ontmoetingspunten in Ouderkerk, Schoonhoven en Waddinxveen. De HOPS
stellen een jaarprogramma op en er is een stuurgroep voor Schoonhoven en Ouderkerk die twee maal
per jaar bijeenkomt en de programma's beoordeelt.

De klantenraad, waarin vertegenwoordigers zitten van de historische werkgemeenschappen, musea en
het onderwijs, is voor het Streekarchief een belangrijke bron van informatie voor activiteiten rond
regionale cultuurhistorie (lezingen, tentoonstellingen, etc). Het Streekarchief is daarmee goed ingebed
in de regio.

Waar is meer informatie te vinden over deze ontwikkelingen?
e  “U-bent hier. Zijn er nog vragen?” Waterwolf Cultuurexperiment (mei 2007)
e “Buiten Spelen” Woudlopershandboek voor de erfgoedmedewerker 2.0 (2008)
e ‘Het échte werk” (Waterwolf, 2012)
e Programma’s en jaarverslagen van bibliotheek Gouda, de Historische Ontmoetingspunten en
klantenraad

Samenwerking rond informatie- en archiefbeheer
In de beleidsvisie is vastgesteld dat jaarlijkse kwaliteitsafspraken met de gemeenten worden gemaakt.
Daarmee is in 2016 begonnen. Belangrijke thema's waarover afspraken worden gemaakt om de
komende jaren aan te werken zijn: invoering kwaliteitssysteem informatiebeheer decentrale overheden
(KIDO), ontwerp en beschrijving processen voor een regionaal e-depot (zie ook 24.5,
Informatievoorziening en automatisering), deelname aan Strategisch Informatie Overleg (SIO) van de
gemeenten en de opzet daarvan, het uitvoeren van trendanalyses parallel aan de nieuwe selectielijst en
het vaststellen en werken met het toepassingsprofiel metadatering lokale overheden (TMLO). Daarnaast
wordt met de P&C cyclus jaarlijks de informatiehuishouding via de Kritische Proces Indicatoren (KPI)
beoordeelt door de inspecteur in de periode december — februari. Thema's die nader uitgewerkt worden
via projecten zijn:

1. SIO — Omgevingswet (zie boven), met deelname Provincie, ODMH & Streekarchief

2. E-depot met pilot-gemeenten Zuidplas, Krimpen aan den IJssel en Waddinxveen

De samenwerking rond het gemeentelijk informatie- en archiefbeheer vindt verder plaats via de
regionale ambtelijke werkgroep “Uitvoering Archiefconvenant” die parallel aan de voorbereiding van het
Algemeen Bestuur van het Streekarchief drie maal per jaar bijeenkomt. Alle bovengenoemde
onderwerpen worden daar geagendeerd.

11

</pre>

====================================================================== Einde pagina 15 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 16 ======================================================================

<pre>Concept Begroting 2017 Streekarchief Midden-Holland

Naar twee onderwerpen wordt in de periode 2016 — 2017 onderzoek gedaan / nader uitgewerkt:
ontzorging gemeenten en bouwen van een producten- en dienstencatalogus. Deze zijn genoemd in de
beleidsvisie,

Waar is meer informatie te vinden over de inspectie?
e . Beleidsvisie Streekarchief, Paradoxen (november 2015)
e Landelijke Archiefvisie (juni 2011)
e Brief van de VNG betreffende. het Archiefconvenant en de wijzigingen in de Archiefwet en —
regelgeving (maart 2013)
* Uitvoeringsplan 2014, Archief 2020 (december 2013)
e Dr; G.J. van Bussel, Archiving should be just like an apple (Oktober 2012)
e . Handreiking Strategisch Informatieoverleg Decentrale Overheden (februari 2015)
e Onderzoek Functionaliteit e-depot Decentrale Overheden (februari 2015)
e “Geheugen van Gouda", audit informatievoorziening 2013 (april 2014)
e _ Handreiking kwaliteitssysteem informatiebeheer decentrale overheden (KIDO) (januari 2016)

Personele ontwikkelingen

Formatie en ontwikkeling personeel

De onderstaande tabel geeft de huidige formatie weer. Deze is 447,3 uren, waarvan 433 uren op dit
moment zijn ingevuld.

Functie Schaal Profiel

1. Directeur (32.0 uur) 12 Hoofd streekarchiefdienst
2. Coördinator beheer (32,0 | 10 A Vakspecialist B

uur)

3. Coördinator dienstverlening, | 10 Vakspecialist B

educatie & communicatie (32.0

uur)

4. Coördinator Informatie | 10 | Vakspecialist B
Dienstverlening (30,0 uur)

5. Medewerker projecten (32,0 | 8 Vakspecialist D

uur)

6. Archiefconsulent / -|8 Vakspecialist D

inspecteur (32 uur)

7. Educatief medewerker 9 (ingevuld in 8) Vakspecialist D

(32.0 uur)

8. Secretarieel & financieel | 7 Administratief medewerker A
medewerker (24.0 uur)

9, Medewerker Studiezaal (32 | 7 Uitvoerend medewerker A
uur)

10. Medewerker Collecties (23 | 8 Vakspecialist D

uur)

11. Studiezaalcoördinator (32 | 8 Medewerker frontoffice B
uur)

12. Depotmedewerker (32 uur) 3 Uitvoerend medewerker D
13. Medewerker materieel | 6 Uitvoerend medewerker B
beheer (36 uur)

12

</pre>

====================================================================== Einde pagina 16 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 17 ======================================================================

<pre>Concept Begroting 2017 Streekarchief Midden-Holland

14. Facilitair medewerker (32 | 3 Uitvoerend medewerker D
uur)
Vacant : 14,3

Met ingang van 2016 zijn 14,3 uren van de bestaande formatie vacant. De kwetsbaarheid van het
Streekarchief als gevolg van de taakstellingen blijft bestaan. In 2015 en 2016 moest extra personeel
worden ingehuurd. Dit was vooral nodig wegens ziekteverzuim en daarnaast was extra capaciteit nodig
voor de uitvoering van projecten bij de gemeenten. Tegenover deze kwetsbaarheid staat de groeiende
vraag van de gemeenten van de regeling om hen te ontzorgen op het terrein van de gemeentelijke
informatievoorziening in relatie tot de decentralisatie van taken van de provincie naar de gemeenten en
de bezuinigingen binnen de gemeenten zelf. Ontzorging wordt in de periode 2016 — 2017 onderzocht
als uitvloeisel van de beleidsvisie Paradoxen (zie Programmaplan). Voor de invulling van personele
capaciteit en dienstverlening gemeenten zijn de inkomsten van verhuur overcapaciteit Gouwedepot
gelabeld, zoals door het AB in de novembervergadering 2015 werd besloten.

De branchevereniging voor archieven BRAIN heeft in 2016 een rapport “leerbehoeften” geschreven
vanuit de innovatieagenda Archief 2020. Dit rapport en de opgaven wordt leidraad voor het
leerprogramma van de medewerkers van het Streekarchief. De vraag naar “ICT-vaardigheden”, “de taal
van de ICT-er leren”, “adviseren” blijken een belangrijke behoefte te zijn. Naast “leerbehoeften” zullen de
in de beleidsvisie aangegeven noodzakelijke kwaliteiten en ervaringen om in bestaande paradoxen te
kunnen acteren (zakelijke houding aanmeten, ambities in kleine stapjes vormgeven, leren regisseren,
leren gebruikers te laten deelnemen aan werkzaamheden via crowdsourcing, aanjagen van discussies

met stakeholders en “de onderzoekende” houding) volop de aandacht krijgen.

De in onderstaande tabel geformuleerde activiteiten worden jaarlijks voortgezet. Ook deze acties zijn
gericht op ontwikkeling van de medewerkers en organisatie en het streven naar grotere waardering bij
de medewerkers voor het Streekarchief,

Verbeteren van de e Herkenen van e Afname klachten met |e Interviews

medewerker wensen, behoeften 50 % medewerkers en
en belangen van vastleggen van
medewerkers en wensen en
hiernaar handelen behoeften
e Inleven in |
medewerker situaties
e Denken in
oplossingen
Verbeteren van e Opereren en e Minimaal 2 acties zijn |e Verbeteren van
samenwerking redeneren vanuit een een product van interne
gemeenschappelijk samenwerking overlegstructuren
belang e 4 Kwartaal — e Versterking integraal
e Bijdragen aan het lunchbijeenkomsten werken via stages bij
daaruit elkaar (leren van
voortvloeiende elkaar)
gemeenschappelijke e Kwartaal
doel / gezamenlijk lunchbijeenkomsten
resultaat neerzetten
Verbeteren van e Vastleggen van e Een periodiek overleg |e Projectmatig werken
resultaatgerichtheid concrete en per medewerker per
meetbare kwartaal

13

</pre>

====================================================================== Einde pagina 17 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 18 ======================================================================

<pre>Concept Begroting 2017 Streekarchief Midden-Holland

doelstellingen in e 1 opleiding / training
werkplannen per twee jaar

e Rapporteren en
informeren

Loonkostenontwikkeling en voorzieningen
Voor de loonkostenontwikkeling wordt verwezen naar hoofdstuk 2.4.2. Financiën.

Inkoop van personeelsdiensten en werken door derden

Het Streekarchief koopt personeelsdiensten in bij de Omgevingsdienst Midden — Holland (ODMH). Dit
zijn: Arbodienst en verzuimbegeleiding, salarisadministratie, personeelsadministratie, advisering
(rechtspositionele regelingen/voorschriften), juridische aangelegenheden en verzekeringen.

Waar is meer informatie te vinden over de personele ontwikkelingen?
e Beleidsvisie Paradoxen (november 2015)
e Het onzekere voor het zekere.nemen in een onzekere wereld, Een onderzoek naar leerbehoeften
van het archiefveld (BRAIN, maart 2016)
e Leren als levensstijl (BRAIN, november 2014)
« Overeenkomst Dienstverlening ODMH.— SAMH (2013)

2.4.2. Financiën

Indexering en besparing

Voor de besparingen wordt verwezen naar de afspraken uit de systematiek waartoe het Algemeen
Bestuur heeft besloten op 6 november 2014: het realiseren van bezuinigingen via kostenbesparing bij
toekomstige overdracht van archieven (memorandum Financieel kader 2015 — 2018, 6 november 2014).
Deze is met ingang van de begroting 2016 ingezet en deze begroting wijkt daar niet vanaf. Voor de staat
wordt verwezen naar de cijfermatige begroting hierna.

Indexering. Voor de indexering wordt 0,75% gehanteerd, het geldende percentage voor
gemeenschappelijke regelingen in de regio Hollands-Midden (Financieel kader GR's Hollands-Midden).

Inkomsten

Inkomsten worden gegenereerd uit de verhuur van de overcapaciteit van het Gouwedepot. Voor de
verhuur is een Verhuurbeleid Gouwedepot Zuidplas geschreven. De gemeente Zoetermeer huurt m.iv. 1
oktober 2015 voor 20 jaar 2 km opslagruimte voor haar archieven in het Gouwedepot. Dit genereert
jaarlijks ca € 40.000,- aan inkomsten voor huur en bijkomende diensten. De inkomsten worden zoals
afgesproken met het Algemeen Bestuur benut om het kwaliteitsniveau van het Streekarchief in stand te
houden en de opgaven in de beleidsvisie te realiseren.

Herijking

De bijdragen van de gemeenten zijn voor de begroting wederom herijkt. Deze afspraak is gemaakt met
ingang van 2014 en vindt jaarlijks plaats. De herijking gebeurt op basis van de jaarlijkse aanpassing van
het aantal inwoners van de gemeenten. De toename van het aantal strekkende meters is wegens de
afspraken van 6 november 2014 rond de nieuwe systematiek niet meer van invloed op de herijking. Voor
de uitwerking wordt verwezen naar de eerste pagina van de financiële begroting, Begroting van baten
en lasten 2017 — inkomsten.

14

</pre>

====================================================================== Einde pagina 18 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 19 ======================================================================

<pre>Concept Begroting 2017 Streekarchief Midden-Holland

(Loon)kostenontwikkeling

Voor 2017 is rekening gehouden met periodieke verhogingen van de salarissen. Geen rekening is
gehouden met de trendmatige salarisverhogingen tov. 2016. In de meerjarenbegroting is geen
rekening gehouden met kostenverhogingen wegens inflatie en andere door externe factoren
veroorzaakte verhogingen (b.v. BTW).

Inkoop van financiële diensten

Het Streekarchief koopt financiële diensten in bij Zirkzee non-profit te Oegstgeest. De volgende
werkzaamheden worden verricht: boekhouding, opstellen van de 24° Marap in november / december,
samenstellen van de jaarrekening, ondersteuning bij het opstellen van de begroting en financieel advies.

Wet en regelgeving

Met ingang van 2006 wordt gewerkt conform de nieuwe Verordening op de uitgangspunten voor het
financieel beleid, alsmede voor het financieel beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie
van de gemeenschappelijke regeling SAMH (artikel 212 van de Gemeentewet) en de Verordening voor de
controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de regeling SAMH
(artikel 213 van de Gemeentewet en het Besluit accountantscontrole gemeenten). De accountant van
het Streekarchief is Zirkzee Audit B.V. in Oegstgeest. Ten behoeve van de rechtmatigheidscontrole door
de accountant (vastgelegd in artikel 213 gemeentewet en het Besluit Accountantscontrole Provincies en
Gemeenten/BAPG) is kaderstelling rechtmatigheid jaarrekening door het algemeen bestuur vastgesteld.
Deze wordt in 2016 aangepast door de wijziging in oa. de GR. De regelingen
Budgetverantwoordelijkheid, = Betalingsbevoegdheid en het Treasurystatuut (vastgesteld door het
algemeen bestuur in 2006) werken het normenkader uit in een toetsingskader.

Waar is meer informatie te vinden over de financiële ontwikkelingen?

«e. Beleidsvisie Paradoxen (2015)

e.  Verordening op de uitgangspunten voor het financieel beleid, alsmede. voor het financieel
beheer en voor de inrichting van de financiéle organisatie van de gemeenschappelijke regeling
SAMH

e Fusieräpport.en Regeling Streekarchief Midden-Holland

* Voorstel Methode Kostenverdeling Streekarchief

e _Haalbaarheidsonderzoek depotgebouw Gouda

«Nota reserves en voorzieningen 2015

e Overzicht huisvestingslasten (maart 2013)

* _Verhuurbeleid Gouwedepot Zuidplas (maart 2015)

e . Overeenkomst Dienstverlening Zirkzee non-profit

e. . Notitie Financieel kader gemeenschappelijke regelingen 2015 - 2018 (november 2013)

* Samenwerkingsovereenkomst Depotgebouw. Gouwepark (2011)

s Memorandum Financieel kader 2015 = 2018 (6 november 2014) en kadestelling begroting
2017 GR Hollands-Midden.

2.4.3. Huisvesting

De huisvesting van het Streekarchief is gesplitst in 2 delen: het Gouwedepot en de Chocoladefabriek. In
het Gouwedepot is het archiefbeheer ondergebracht, in de Chocoladefabriek de dienstverlening. In de
kostenplaats Huisvesting staan de uitgaven voor beide gebouwen weergegeven. De uitgaven zijn hoger
begroot in vergelijking met 2015 wegens hogere kosten voor gemeenschappelijk gebruik van de
Chocoladefabriek. Deze hogere kosten zijn terug te voeren op beveiliging, hogere onderhoudslasten en

15

</pre>

====================================================================== Einde pagina 19 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 20 ======================================================================

<pre>Concept Begroting 2017 Streekarchief Midden-Holland

hogere schoonmaakkosten. Deze hogere lasten zijn aanleiding om in 2016 wél met de directie van de
bibliotheek mogelijke reducties in de doorbelasting van de gemeenschappelijke kosten te bespreken.

Voor het beheer van de beide gebouwen zijn dienstverleningsovereenkomsten gesloten. Voor het
Gouwedepot is het Streekarchief als grootste huurder als beheerder aangesteld en brengt hiervoor
kosten in rekening aan de twee andere huurders: Archeologie gemeente Gouda en Streekarchief
Rijnlands-Midden. Bij de Chocoladefabriek is de bibliotheek beheerder. Ook deze kosten zijn verwerkt
in de kostenplaats Huisvesting.

Een deel van de overcapaciteit in het Gouwedepot wordt miv. 1 oktober 2015 verhuurd aan de
Gemeente Zoetermeer. Voor 20 jaar huren zij 2000 m” depotruimte. Zie verder onder: 2.4.2. Financiën
Inkomsten. Het Verhuurbeleid Gouwedepot te Zuidplas (6 maart 2015) is op 1 april 2015 door het
Algemeen Bestuur vastgesteld.

Waar is meer informatie te. vinden over de huisvesting?
e Haalbaarheidsonderzoek Depotgebouw Gouda (februari 2008)
e Samenwerkingsovereenkomst Depotgebouw-Gouwepark (2011)
e Locatieonderzoek nieuwe Centrale Bibliotheek en Streekarchief (2011)
* Concept-Huurintentie-overeenkomst Gemeente-Bibliotheek-Streekarchief (2013)
e Scenario's gezamenlijke huisvesting met de Bibliotheek (april 2013)
« Qnderhoudsplannen 2014 — 2053
e Overzicht berekening huurprijs Gouwedepot (september 2013)
e Raming beheerskosten: Gouwedepot
e _ Huurcontracten en dienstverlenings-overeenkomsten Gouwedepot / Chocoladefabriek
e _ Verhuurbeleid Gouwedepot Zuidplas (maart 2015)
e  Verhuurovereenkomsten met Zoetermeer (oktober 2015 & februari 2016)

2.4.4. Communicatie

Communicatie wordt hoofdzakelijk gedaan en voortgezet via nieuwe media zoals Twitter, Archief 2,0 en
Facebook. Jaarverslagen en nieuwsbrieven worden digitaal verspreid. Voor programmering met de
bewoners van de Chocoladefabriek wordt de communicatie gezamenlijk gedaan via een gezamenlijke
website https://www.chocoladefabriekgouda.nl/

2.4.5 Informatievoorziening en automatisering

In 2016 wordt een leertraject e-depot gestart. Daarvoor zal het Streekarchief Midden-Holland voor de
duur van (minimaal) twee jaar een e-depot aanschaffen. De kosten voor het beheer van zo'n e-depot
zijn € 10.000. Bijkomende kosten voor advies en training van de e-depotleverancier zullen op ca. € 4.500
liggen. Het e-depot voorziet in een regionale behoefte en biedt een meerwaarde voor zowel het
Streekarchief als de aangesloten gemeenten. In samenwerking met de gemeenten is het een belangrijke
stap naar goed digitaal (archief)beheer.

In 2016 wordt er gemigreerd naar een nieuw platform voor de toegang tot onze collecties. Dit brengt
een verhoging van de kosten voor hosting, support en service met zich mee van ca € 4.000,-. In 2017
zullen de totale kosten naar verwachting € 12.000 bedragen. Daarnaast zal er voor de ontwikkeling van
nieuw functionaliteiten en koppelingen met andere systemen (zoals het e-depot) éénmalig € 10.000
gereserveerd moeten worden.

De structurele kosten voor het archiefbeheersysteem ScopeArchiv bedragen € 19.750 en zullen niet

16

</pre>

====================================================================== Einde pagina 20 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 21 ======================================================================

<pre>Concept Begroting 2017 Streekarchief Midden-Holland

stijgen. Dit bedrag is inclusief de nieuwe versie van ScopeArchiv die uiterlijk begin 2017 zal moeten
worden geïmplementeerd. De migratie van het oude naar het nieuwe platform kost naar schatting
éénmalig € 2.500 tot € 4.000.

Tot slot zijn in 2017 weer structurele kosten voor het onderhoud van onze hard- en software. Voor het
abonnement op office 365 is dat € 2.000. De kosten voor service en support voor onze hardware (servers
en PC's) bedragen € 4.500. Hiervoor is een bestaand onderhoudscontract met Heycom.

Waar is meer informatie te vinden over I&A?

* Informatieplan Van binnen naar buiten: Informatieplanning bij de Groene Hart Archieven,
Periode: 2010-2013. (maart: 2010);

e Transitieplan Van binnen naar buiten: transitieplan van de Groene Hart Archieven, Periode:
2010-2013 (maart 2010);

e Projectplan Verandering software t.b.v. beheer en toegang collecties (2013);

e. Projectplan Duurzaam digitaal archiveren en beheren (maart 2014);

*.. Projectplan Vernieuwing website SAMA (januari 2014).

e Duurzaam digitaal archiveren en beheren resultaten (maart 2016)

e Memorandum Financieel: kader 2015 — 2018 (6 november 2014)

17

</pre>

====================================================================== Einde pagina 21 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 22 ======================================================================

<pre>Streekarchief
Midden-Holland

CONCEPT BEGROTING VAN BATEN EN LASTEN 2017
</pre>

====================================================================== Einde pagina 22 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 23 ======================================================================

<pre>Concept Begroting 2017 ST REEKARCHIEF
MIDDEN-HOLLAND

BEGROTING VAN BATEN EN LASTEN 2017 -- inkomsten (€)

Functie Econ. Omschrijving Rekening Begroting Begroting
categ. 2015 2016 2017
jul-15 apr-16
4 Beschikbaarstelling
3.4 - Fotokopieën, foto's en overige inkomsten 4.394 2.500 4.500
Subtotaal 4.394 2.500 4.500
7 Overige baten
3.4 - Overige inkomsten 8.756 0 7.500
3.4 - Verhuur ruimte Gouwedepot 2.258 33.300 40.000
6.1 - Rente resultaat -7.938 -6.107 -6.639
Subtotaal 3.076 27.193 40.861
8 Bijdragen gemeenten en ODMH
4.2 - Bijdrage gemeente Krimpenerwaard 297.258 297.590 303.793
4.2 - Bijdrage gemeente Gouda 469.164 468.828 439.766
4.2 - Bijdrage gemeente Krimpen a/d IJssel 103.312 103.594 110.084
4.2 - Bijdrage gemeente Zuidplas 160.367 159.810 166.046
4.2 - Bijdrage gemeente Waddinxveen 94.530 94.818 112.429
4.2 - Bijdrage ODMH 4,190 4.181 5.473

Subtotaal 1.128.821 — 1.128.821 1.137.591

Totaal baten 1.136.291 1.158.514 1.182.952

De totaal omvang bijdrage gemeenten en ODMH voor 2017 is als volgt berekend:

Bijdrage niveau 2010 (basis) 1.007.267

2011 Af: taakstellende bezuiniging 5% van € 1.007.267 -50.364
2012 Bij: indexering 2% (van € 956.903) 19.138
2013 Af: taakstellende bezuiniging 2e tranche 5% van 1.007.267 -50.364
Bij: indexering op basis van notitie 8 maart 2011 (1,96% (van € 925.677) 18.144

Bij: geraamde kosten nieuwbouw depot 185.000

2014 Bij: indexering 1,54% (van € 1.128.821) vervallen ivm bezuiniging* 0
2015 Bij: indexering 1,41% (van € 1.146.205) vervallen ivm bezuiniging* 0
2016 Bij: indexering 0,59% (van € 1.162.366) vervallen ivm bezuiniging* 0
Subtotaal 2016 1.128.821

2017 Bij: indexering 0,75% (van € 1.169.224) 8.770
Totaal bijdragen 2017 (excl. BTW) 1.137.591

* Cumulatief bedrag van de bezuiniging 40.403

18

</pre>

====================================================================== Einde pagina 23 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 24 ======================================================================

<pre>Concept Begroting 2017

STREEKARCHIEF
MIDDEN-HOLLAND

BEGROTING VAN BATEN EN LASTEN 2017 --

Functie

Econ.
categ.

1.0
6.2

1.0
3.4
6.2
6.2

1.0
6.2
6.2

1.0
3.4
3.4
3.4
6.2
6.2

1.0
3.4
6.2
6.2

1.0
6.2
6.2

Omschrijving

Bestuur
- Salariskosten
- Verrekening met KP intern beheer

Subtotaal

Conservering en schaduwarchiefvorming
- Salariskosten

- Materialen en diensten regulier

- Verrekening met KP huisvesting

- Verrekening met KP intern beheer

Subtotaal
Toegankelijkmaking
- Salariskosten
- Verrekening met KP huisvesting
- Verrekening met KP intern beheer
Subtotaal

Beschikbaarstelling

- Salariskosten

- Materialen en diensten t.b.v. educatie
- Materialen en diensten t.b.v. studiezaal
- Levering foto's aan derden

- Verrekening met KP huisvesting

- Verrekening met KP intern beheer

Subtotaal

Uitbreiding archieven en verzamelingen
- Salariskosten

- Aankoop boeken, tijdschriften, enz.

- Verrekening met KP huisvesting

- Verrekening met KP intern beheer

Subtotaal

Toezicht op / nazorg van niet
overgebrachte archieven

- Salariskosten

- Verrekening met KP huisvesting

- Verrekening met KP intern beheer

Subtotaal

uitgaven (€)

Rekening Begroting Begroting
2015 2016 2017
jul-15 apr-16
72.142 69.225 75.774
28.560 23.850 25.195
100.702 93.075 100.969
62.710 58.990 69.380
45.128 18.300 10.000
189.400 218.940 200.811
38.080 24.887 33.593
335.318 321.117 313.783
98.025 109.780 116.063
38.458 44.456 40.774
76.161 55.995 67.186
212.643 210.231 224.023
211.348 221.930 227.611
541 3.100 2.000
36.745 2.600 2.000
0 2.000 1.924
63.805 70.176 68.802
122.401 97.474 107.977
434.840 397.280 410.314
15.446 32.170 21.028
2.964 2.600 2.500
1.039 1.202 1.102
10.880 14.517 9,598
30.329 50.489 34.228
72.129 65.530 75.822
2.369 2.664 2.535
35.360 24.887 31.193
109.858 93.081 109.551

</pre>

====================================================================== Einde pagina 24 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 25 ======================================================================

<pre>Concept Begroting 2017

STREEKARCHIEF
MIDDEN-HOLLAND

VERVOLG BEGROTING VAN BATEN EN LASTEN 2017 -- uitgaven (€)

Functie

10

Econ. Omschrijving Rekening Begroting Begroting
categ. 2015 2016 2017
jul-15 apr-16
Overige lasten
6.2 - Project open GHA 18.425 0 0
6.2 - Verrekening met KP huisvesting 2.369 2.664 2.535
Subtotaal 20.794 2.664 2.535
Afrondingsverschillen 0 -2 0
Subtotaal totaal lasten 1.244.484 1.167.935 1.195.403
Saldo van baten en lasten -108.193 -9.421 -12.451
Mutatie reserves*
6.0 - Personeel (kosten) 34.735 0 0
6.0 - Nieuwbouw depot (afschrijving) 9.421 9.421 12.451
6.0 - Project open GHA (kosten) 18.425 0 0
Gerealiseerd totaal saldo van baten en lasten -45.612 0 0

* Op grond van het BBV dienen mutaties in reserves op de zogenaamde functie "980 Mutaties reserves"
opgenomen te worden. Derhalve treft u hiervoor een apart kopje aan.

Nadere toelichting mutaties reserve en begroot tekort

Voor de afzonderlijke bestemmingsreserves wordt tevens verwezen naar de nota reserves en
voorzieningen 2016 - 2019, vastgesteld door het AB d.d. 25 november 2015

Bijdrage uit bestemmingsreserve nieuwbouw depot

Dit betreft de dekking voor de afschrijvingslasten van de stellingen en kantoor-
inventaris Gouwedepot. Voor de aanschaf van deze goederen is

in het verleden een bestemmingsreserve gevormd. De afschrijvingslasten komen,
via resultaatverdeling, ten laste van deze bestemmingsreserve.

12.451

20
</pre>

====================================================================== Einde pagina 25 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 26 ======================================================================

<pre>Concept Begroting 2017 STREEKARCHIEF
MIDDEN-HOLLAND

Kostensoort salariskosten ambtelijke formatie -- uitgaven (€)

Functie Functionaris Uren Sch. Rekening Begroting Begroting
2015 2016 2017
jul-15 apr-16
Directeur 32 12 82.393 81.200 86.043
Coördinator nspectie & beheer 32 10A 68.527 67.100 70.913
Coördinator dienstveriening 32 10 62.296 60.900 64.528
Medewerker nformatie dienstverlening 30 54.942 54.600 60.265

49.624 48.700 51.734
47.906 46.900 51.725
34.101 34.300 38.487
43.948 43.000 45.894
36.394 35.000 37.353
44.196 45.700 51.316
35.628 35.600 35.729
45.965 44.200 46.907
Facilitair medewerker 33.942 33.700 35.769
Medewerker projecten 8.702 37.500 34.225

Totale doorbelasting 433,0 648.564 668.400 710.888

Archiefconsulent

Educatief medewerker

Secr. / financieel medewerker
Medewerker studiezaal
Medewerker collecties
Studiezaalcoördinator

Depot medewerker
Medewerker materieel beheer

NR NW 03
ON ANN
Kad
SI (0 DW 00 OO NE 0000

(9 03 03 03 05
NN ON Bh

Kostensoort salariskosten ambtelijke formatie -- verrekening (€)

Functie Omschrijving Rekening Begroting Begroting
2015 2016 2017
jul-15 apr-16

1 Bestuur 72.142 69.225 75.774
2 Conservering

en schaduwarchiefvorming 62.710 58.990 69.380
3 Toegankelijkmaking 98.025 109.780 116.063
4 Beschikbaarstelling 211.348 221.930 227.611
5 _ Uitbreiding archieven

en verzamelingen 15.446 32.170 21.028
6 Toezicht op / nazorg van niet-

overgebrachte archieven 72.129 65.530 75.822
18 Kostenplaats intern beheer/huisvesting 116.765 110.775 125.210

Totaal 648.564 668.400 710.888

Toelichting begroting salariskosten:

De salariskosten zijn gebaseerd op de salaristabellen per 1 april 2015, waarbij rekening is gehouden met
aanpassingen van de salarisbedragen als gevolg van cao afspraken, per 1 januari 2016 met 1,4% en een
structurele verhoging per 1 juli 2016 van 0,74%.

Er is rekening gehouden met eventuele te verwachten periodieke verhogingen voor 2016 en 2017.
Werkgeverslasten

De afdracht voor Pensioenfonds ABP is geraamd op het gemiddelde over 2015 (14%) en aangepast met
een opslag van 1% ter versterking van de financiële positie van Pensioenfonds ABP.

De afdracht sociale premies is gebaseerd op de gemiddelde afdracht over 2015 (13%).

</pre>

====================================================================== Einde pagina 26 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 27 ======================================================================

<pre>ce

enoun

%00bi VEST NOEL %0p OSP %087 %0bk SOL [28301
%00L %0 %0 We %0 %09 We %0 uejoelosd Jeyiemapen Gi
%00L %09 %0 %0 Or %0 %0 %0 Jarlemepan Jey [Oe 7).
%00L %02 %0 %0 %0 %0 %08 %0 Jeayag [eeajeJA ‘POW EL
%00k %0 %0 %0 %OZ %08 %O %0 JerJemepew jodep ZL
%OOL %0 %0 %0 %00L %0 %0 %0 JOJEUIPJOOOJEPZBIPNIS LL
%OOL %0 %0 %0 %0 %08 %OL %0 SOHOSIOD JOHJAMSPAN OL
%00k %0 %0 %0 %00k %0 %0 %0 ieezeypnjs JeyJemapen 6
%00k %08 %0 %0 %0 %0 %O %02 ‘wepe UBL Joes 2
%00L %0 %0 %0 %00k %0 %O %0 Jextamepeul joyeonpy 9
%00L OL %06 %0 %0 %0 %0 %0 Weinsuoojeruolv G
%00k %Ob WO %0 %OE WO? %0 %0 Buruepenjsualg BBLUOJU Jeyemapaw >
%00L %OL %0 %0 %OL %0 %0 VOT "HBAISUBIP JOJEUIPJOOD €
%00k ASL %0 %02 %0 %OE %OE %S Jeayeg JOJBUIPIOOD Z
%00L %OE VOZ %0 %0 %O %0 %09 Anaad L
teezol SL 9 5 v € z b
iseqoury UBA e}se Ud], syeuojoun,
% OOPL ‘Ganeles) pirerjeLulo] aeqyjyoseg
plijegewuoj apajsag uajuavoid UBA siseq do ALJELLIOJ ay[lja}quue uajsoysueres HulepsoAuajsoy
Bee Old SET'PE S92'SE Z06'9p (74413 SLELS ESE LE vóesy LBV'BE STL'LSG HEL LS $92°09 88'yg €L6°04 €/0'98 lejo
Obe’scL 0 Lap Le L88'6 0 0 0 0 062'0€ 0 eles SOL pe eor'g Ze9'0L 602° Lb Jeayag Leu! dU9:504 a
ZZB GL 0 0 0 0 0 0 0 0 0 Loop ESO'EL 0 0 BOE LL uenelyole aYyoesgebleAo-jalu
uea Blozeu / do juoizeot 9
B20 be gr8'9 10) 0 le, 0 ie) 0 (6) 0 0 0 0 eBL vt 0 uaBuyawezian ue
uaaaluale Surpiasqyiq, g
LEO Lee 0 (2143244 0 KAA LE LE 0 v68'sy 0 SELTS 0 ESO’ ZL OLE SP 0 0 Bunjaysueeqyiyoseg y
£90°9- i ge9'07 0 0 €85 87 0 8L-9°8E 0 0 0 0 eg0'2L O PLO Le 0 õupjeluijayue5a01, €
08£'69 Sy8'o 0 STELE O o GELE ie} ie) 0 0 0 0 VÄKANTA 0 Bulworyaiyoremnp
~eyos / BuueAlesuo Zz
pLL SL (6) 0 0 O 0 0 0 L692 0 0 0 90621 ors’ 929 LS Innjseg L
199494 Buiuajiaajsueld
uapelold Jexlemepew [eeleren Jayamepeaul  JojeupJoor sejjoelloo teezelpnjs ‘Mepen ASPOUI ‘Insuco eneuuojul "IGAJSUSID 129429
[EEJOL Jeyiamepey) = Heuloe “Mapa jodeg Jeezaipns “Maopew ‘Maps| 14/'398 anpa -JAIUDIV 193190 epaJA Jojeuipl000 —— Jojeuip1007) Jnejoeuld Buinluuoswo
SL yi eb eb LL OL 6 JA 9 g v € 4 L Jewwnuenoun.)

ONVTIOH-NSCCIN
HIHI UVHAIËLS

(3) senoun; "A smeuonoun; oxfijeyqwe ued wosuooT

40e Bunosõag 1480400
</pre>

====================================================================== Einde pagina 27 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 28 ======================================================================

<pre>Concept Begroting 2017

Kostenplaats intern beheer -- uitgaven (€)

Kostenplaats intern beheer -- verrekening (€)

Functie

N +

na 03

Econ.
categ.

1.0
3.4
3.4
3.4
3.4
3.4
3.4
3.4
3.4
3.4
3.4
3.4
3.4
3.4
3.4
3.4
3.4
3.4
6.1

Econ.
categ.

6.2
6.2
6.2
6.2
6.2

6.2

STREEKARCHIEF

MIDDEN-HOLLAND

Omschrijving

Salarissen

Reis- en verblijfkosten / werkkosten
Kosten voormalig personeel

Werk door derden

Gratificaties, afscheid, jubilea etc.
Arbodienst

Studiekosten / educatie

Onderhoud apparatuur

Kosten financiéle controle
Automatisering

Telefoonkosten

Verzekeringen

Porti / bankkosten / kantoormiddelen
Communicatie en PR

Fotokopieén, drukwerk

Admin. diensten / salarisverwerking
Exploitatie koffieautomaat

Diverse lasten voorgaand jaar
Kapitaallasten (afschrijving)

Totaalkosten Intern Beheer

Omschrijving

Bestuur

Conservering

en schaduwarchiefvorming
Toegankelijkmaking
Beschikbaarstelling
Uitbreiding archieven

en verzamelingen

Toezicht op / nazorg van niet-
overgebrachte archieven

Totaal

Rekening Begroting Begroting

2015 2016 2017
jul-15 apr-16
108.325 100.395 112.910
5.751 2.500 5.800
321 0 0
19.893 8.000 5.000
1.395 0 1.500
10.353 2.500 4.000
6.936 5.000 5.000
506 1.500 1.500
7.000 7.000 7.300
50.843 38.000 40.000
3.514 4.400 3.700
2.447 3.059 2.500
5.533 5.000 5.500
6.788 3.500 7.000
5.628 4.300 5.700
43.805 27.800 34.000
1.366 1.000 1.500
1.033 500 0
30.004 27.156 31.831
311.442 241.610 214.141
Rekening Begroting Begroting

2015 2016 2017
jul-15 apr-16
28.560 23.850 25.195
38.080 24.887 33.593
76.161 55.995 67.186
122.401 97.474 107.977
10.880 14.517 9.598
35.360 24.887 31.193
311.442 241.610 274.741

23
</pre>

====================================================================== Einde pagina 28 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 29 ======================================================================

<pre>Concept Begroting 2017 STREEKARCHIEF
MIDDEN-HOLLAND

Kostenplaats huisvesting -- uitgaven (€)

Econ. Omschrijving Rekening Begroting Begroting
categ. 2015 2016 2017
jul-15 apr-16

1.0 Salarissen beheer depot 8.440 10.380 12.300
3.0 Schoonmaakkosten 19.805 19.400 19.800
3.4 Zakelijke lasten (o.a. 0.z.-bel.,verontr.heff.

riool, hoogheemraadschap) 1.931 11.800 3.700
3.4 Huur Chocoladefabriek (incl service kst) 45.994 48.500 48.536
3.4 Huur Gouwedepot (incl service kosten) 202.635 213.800 214.000
3.4 Overige huisvetingskosten 1.180 0 0
3.4 Inbraak- en brandalarm,

diefstaldetectiepoort 4.022 6.200 4.200
3.4 Inboedelverzekering 0 4.800 2.500
3.4 Gebruikersonderhoud 7.110 20.320 7.450
3.4 Diverse lasten grond Schoonhoven 1.083 0 0
3.4 Bijdrage beheer Gouwedepot -14.248 -24.200 -16.134
3.4 Overige kosten depot (vervoer etc) 9.280 16.800 10.000
3.4 Adm beheer en VVE Gouwe park 0 3.500 0
6.0 Dotatie voorziening gebruikersonderhoud 10.208 8.800 10.208

Totaal 297.440 340.100 316.560

De begrote huisvestingskosten 2017 zijn gebaseerd op de
huurovereenkomsten en de begrotingen inzake de beheerskosten
van het Gouwedepot en de Chocoladefabriek.

Kostenplaats huisvesting -- verrekening (€)

Functie Econ. Omschrijving Rekening Begroting Begroting
categ. 2015 2016 2017
jul-15 apr-16

2 6.2 Conservering

en schaduwarchiefvorming 189.400 218.940 200.811
3 6.2 Toegankelijkmaking 38.458 44.456 40.774
4 6.2 Beschikbaarstelling 63.805 70.176 68.802
5 6.2 Uitbreiding archieven

en verzamelingen 1.039 1.202 1.102
6 6.2 Toezicht op / nazorg van niet-

overgebrachte archieven 2.369 2.664 2.535
7 6.2 Overige lasten 2.369 2.664 2.535

Totaal 297.440 340.100 316.560

24
</pre>

====================================================================== Einde pagina 29 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 30 ======================================================================

<pre>Concept Begroting 2017 STREEKARCHIEF
MIDDEN-HOLLAND

Kostenverdeelstaat (excl BTW) (€)

Econ. Omschrijving Totaal Huis- Intern
categ. vesting beheer
Lasten

1.0 Salarissen en sociale lasten 125.210 12.300 112.910
3.0 Personeel van derden 19.800 19.800 0
3.4 Overige goederen en diensten 404.252 274,252 130.000
4.2 Overige inkomensoverdrachten 0 0 0
6.0 Reserveringen 10.208 10.208 0
6.1 Kapitaallasten 31.831 0 31.831

Subtotaal lasten 591.301 316.560 274.741

Doorbelasting aan exploitatie

6.2 Kostenplaatsen 591.301 316.560 274.741

Totaal baten 591.301 316.560 274,741

25
</pre>

====================================================================== Einde pagina 30 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 31 ======================================================================

<pre>Concept Begroting 2017 STREEKARCHIEF
MIDDEN-HOLLAND

Kostenplaats financiële baten en lasten -- uitgaven (€)

Econ. Omschrijving

categ. Rekening Begroting Begroting
2015 2016 2017
jul-15 apr-16
2.1 Rente langlopende leningen 9.671 8.607 7.639
2.3 Afschrijving 29.862 27.156 31.831
6.2 Renteresultaat -7.938 -6.107 -6.639
Totalen 31.595 29.656 32.831
Kostenplaats financiële baten en lasten -- inkomsten (€)

21 Rente rekening courant/deposito 1.591 2.500 1.000
6.1 Doorbelaste rente 142 0 0
6.1 Doorbelaste afschrijvingen 29.862 27.156 31.831
Totalen 31.595 29.656 32.831

26

</pre>

====================================================================== Einde pagina 31 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 32 ======================================================================

<pre>LC

"Jodsp Mnogmnelu enleseusburwwejseg UBA 9358] us} BUIAMUISIV pa

IESE _ 6TE'SGI ££9°949 POE ISP Les Te 05661 SSI £9+
FSTI 5837 LES TI %01 J 7598 FSTI 9086 yeugejeperoooyg SUHUIUUJ S107
6OUPI 0 EELIS 980 TVI %01 T ESE68 601'FI TI EOL Jolqejopejoooyy Sungorur plOz
EET'I PST 099 TZ %S T 905°81 EET'I 6£9'61 YSlIquyopeloooyy SFW IIS 7107
SLIBJMIAUT
096 096 008 %0T 1 0+8°£ 096 008% - Suyesijeuropme BUISUBAIDA LIOZ
Ev] OPE SIL %0T 1 69E al ZIS yoog Old dH SLOT
OLLI ESO'e oss's %0T 1 Lov OITI LO9'E Jouueds STOT
SEL ley 189 %07 1 0857 SET 93E yoog Old dH 7107
081 009 668 %0T TT 667 081 6LY WOHEISJIOM JH 7107
TIE LITI O18°I %07 TT EPS TIE 506 syoog HEN T 7107
€6 S6LT SELT %07 10 6 £6 Jamndurod TIOT
SIABJUIAUTIOOJULSI
0£0°£ 0£0°£ OSE'SI %0T TOZTZI OEDE OST SI - ,SULIOSeWO NE ŠUISUBAISA LIOT
+06°1 7999 SE0'61 %01 TILE Tl +06°1 SLT PI sodep HEITINOJA, PLOT
678 106°7 9878 %00°01 1 S8E°S 678 vI7T9 x JOdap sjulodsacoy PLZ
PEL OLST EVEL %00°01 TELL PEL LOES x Jodap SIIBJUSAUJ VIOT
ses 6£8°07 SET'SET MOST TOPE LIZ +565 OOE EZ x jodop Sunyouul/ussuTT[OS vIOT
3odeg
0 IOT'I6 101991 %0 000°SL 0 000°SL uaute.o} Us USpUOIH +007
JUU YISTUTOU099 Jeu “AUT
uejsej _ Bulalluosje Spleem abejusoied LLOS-Zb-LE LL0Z LLOZ 2102-10-10 DUIAILYOSLUQ Jeep
~jeeydey oaeneinuing -yeuosuey = -sBuialluyosyy epieemysog Buinluuosiy uadoyesuey esepleemysog

ONVTIOH-N3SGCIN
231H04VM3341S

(2) VALLOV ALSVA STaINSLVIN AO NVA AILVOIIOadS

LLog BugoiBag ydeou09
</pre>

====================================================================== Einde pagina 32 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 33 ======================================================================

<pre>0 op[es

ISH ZL enlesel SABINA
LG zl- uejeg - / - UOJET [IIS LOA
LOE L6S 6E9'9- 0 LES'LEL'L 000°%S 0 bes be 000° 0 v80'208'|  jeesaueb jeejol
LOE L6S 0 0 0 0 0 Les Le 000° 0 TEL peo jeejsjeapleAuUBISOK
0 6E99- 0 LES'LEL'L 000°¢S 0 0 0 0 286'Z8L'L — /BB}0}GNS
0 0 0 L6S'LELL 0 0 0 0 0 LES'LEL'L HINGO us Uejueswef uebeiplig 8
0 6E9'9- 0 0 008°Z 0 0 0 0 L98 uejeg 26940 4
0 0 0 0 009°% 0 (6) 0 0 OOS, Huyjeysueequiyosag p
0 0 0 0 000'0r 0 0 0 0 000'0% jodep emno® JNNUISA, Z
usjeg
799789 LEB'LE 808'0L 0 919°72v 008°6L LEB'LE 6891 888'0L4 — GES"6L8'4 — jeesaua6 [eejo]
0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 yeejssBuysioueuy
ud -SBUIJBJSDAUJ
689 '9- bes be BOZOL 0 [544004 008'6l LEBLE 6891 OLE'GEL OO OTELVZI JEEIS|SSPISALIBISOy GL
LOE L6S 0 0 0 ver gl 0 0 0 819985 .— EOF'S6L'L — jeejojgns
gsesz 0 0 0 0 0 0 0 Ges uejse] 2541240 1
BEL'EE 0 0 0 0 0 0 0 TE8'SL 195601 uenolyoJe a]yoeigebeno-jelu
UBA Biozeu / do 1491290] 9
002'0L 0 0 0 009°Z 0 0 0 8EO'LZ 82 FE ueôurjewezien
ue uensiyose BuipieJann S
GLL ILL 0 0 0 v76'S 0 0 0 Lrg'iet — VLE'OLt Hujeysueegylyoseg ;
096'L0L 0 0 0 0 0 0 0 e90'SLL — ETO'ZZ Bupjeunfijeyueiaos €
coprec 0 0 0 000°0L 0 0 0 08£'69 eeL'ELE Burwonjgeryolemnpeuos
ue Buuenlesuog z
S6LS7 0 0 0 0 0 0 0 VLLSL 696°00L dnmseg |
ua}se7}
uejsuaip uepJep
uesjeejd uejsej usBuleA uejswoyup Ue UeJepeof UBA uajseroos
-uelsoy [eenden -lesey “IPJOAO 'IPISAO jesuosied Burafuyospy ENEN paeyes enoun;
qe 9 09 cy ve oe ee pe O'L [EEJOL Burafuyosuug “JUBJOA,

(3) (M1g 19X2) jeejsanepijosuo9 US -JALUBZISA,

ANYTTOH-N3AGIN
231H04V43341S 2402 Bunoubeg 1429400
</pre>

====================================================================== Einde pagina 33 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 34 ======================================================================

<pre>6c

‘yodspemnoy Buguollu! us}sejsBuialuyosye UBA Buppjap Je} eld «

‘QL0Z JOAO SSNEINW SUSIZIOOA JAISNJOUL US

GLOZ 1940 Burwwerseqgeennsel JO} [8151004 Joy UEA Bupenuen Bu 9107 Wenuel 1 Jed opjes jay geleg Jeefisuoip yey ven uibeg opjes 3eH

BELLE 0022 0 LSvcL 0 0 8072 01 0 620788 [EEJO 1
PLL YS 007°7 802 OL 991 Or pnoysspuosiayiniqab SurueiziooA
USBUUSIZIOGA
Sy8' 95 LSv'el 967 69E „Jodep mMnogmnein
SoUSSorsburuusissd
115°99 0 11599 spuojonesijebe / aa12s91 auausõjy
vb EL cb Lb OL 6 8 L 9 Sj L
uepJep SoAlese Buinluyos
SIALISDI aye} UBA soipIs eJopue jo -fiq
Bulp suejeg alapue -lojdx9 uejsBuen -qns ayeyojdxe ep | -ajual Jeefisuaip
-USM UEA UBA ap UO UaBUBA UBA 2)sej UD} | asyaalis | Jou UEA UIBaq
-UEY aisun6 ua; | s;sunBuej | eFsunô uel eBUSAO -JUO uaBuiBaonao) | -1y22M4 | Joy uee opjes
Jeeljsuaip USDULISPJBOUU3/,
apula UsBULSPUILUS A, SOAJOSS] WEEN
oples 2102 Jeel|suaiq LL0Z Jeelsusiq

ONYTTOH-NIGAIN
EETIKA EETSIKSI

(3) SIANISTA LHOIZYSAO

LL0z Buyoi6ag jdeauog
</pre>

====================================================================== Einde pagina 34 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 35 ======================================================================

<pre>0e

ger'60l 3| 21981 3 | 9199 3| 46640 31166224 31) 1466:221 3 | €2571L 316691 31 OES GPL >| 082811 3
(8002-I2LU)
G8P'BOL 3B 2LS'8L >| 9199 3126622, B| L66L2b Di L66LZL 3 | ces lt 316891 3 | OSS Srl B | OEZ ssl 3 1999 £202 See Ore 3 ONE
Burusl
espuey
“JaPUO ‘a
ed LZ 02 6L ED ZL gb Sb ob Z 9 g v £ 4 L
seelZ Bulssoye
uep 1a5ue] jsojabyy abe} | (ajs}ee)) Buiue] JBYYSSIOA
‘phidoo, -usoled | ep UEA ep ea Beipag Buunex ua
8LOZ-EL-LE epueJejsenl 8LOT-L-L Jed LLOE-EL-LE ZL0Z-|-| Jad jeejo] | -ejuad | Jeep »Iilesuoids100 | -peo6 tunjeg | Buruai HOOS | “IN
OPIES Sulssoyy SUSY Opies OPIES opjes Bulssoyy SUA OpIes

gL0z Jeelbejssen olupin pueIs

21-07 JeelBejsien ounjn pues

GNVTIOH-NZAGIN
331H04VM3341S

(3) 2407 NHDNINA10 149 SGNAdOTONV LHIOIZUJAO

4408 Bunoubeg 1420400

</pre>

====================================================================== Einde pagina 35 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 36 ======================================================================

<pre>Concept Begroting 2017

STREEKARCHIEF

MIDDEN-HOLLAND

MEERJARENBEGROTING 2017 - 2020 * (€)

Inkomsten
Functie Omschrijving

4 Beschikbaarstelling
7 Verhuur ruimte depot
7 Overige baten (fin baten-/- lasten)
8 Bijdragen gemeenten en ODMH
- Krimpenerwaard
- Gouda
- Krimpen a/d IJssel
- Zuidplas
- Waddinxveen
- ODMH

Totaal baten

Uitgaven

1 Bestuur

2 Conservering en schaduwarchiefvorming

3 Toegankelijkheid

4 Beschikbaarstelling

5 Uitbreiding archieven en verzamelingen

6 Toezicht op / nazorg van
niet-overgebrachte archieven

7 Overige lasten

Totaal lasten

Saldo van baten en lasten

Mutatie reserves
Nieuwbouw depot (afschrijving)

Totaal saldo baten en lasten

2017 2018 2019 2020
4.500 4.500 4.500 4.500
40.000 40.000 40.000 40.000
861 861 861 861
303.793 303.793 303.793 303.793
439.766 439.766 439.766 439.766
110.084 110.084 110.084 110.084
166.046 166.046 166.046 166.046
112.429 112.429 112.429 112.429
5.473 5.473 5.473 5.473
1.182.952 1.182.952 1.182.952 1.182.952
100.969 100.969 100.969 100.969
313.783 313.783 313.783 313.783
224.023 224.023 224.023 224.023
410.314 411.274 411.274 411.274
34.228 34.228 34.228 34.228
109.551 109.551 109.551 109.551
2.535 2.535 2.535 2.535
1.195.403 1.196.364 1.196.364 1.196.364
-12.451 -13.412 -13.412 -13.412
12.451 13.412 13.412 13.412
0 0 0 0

* Voor de jaren 2018 t/m 2020 is geen rekening gehouden met indexering

De onderlinge verdeling van de bijdragen van gemeenten is gebaseerd op het aantal inwoners per 1
januari 2016 en het aantal in gebruik zijnde strekkende meters archief per die datum.
Deze verdeling kan als gevolg van wijziging in inwonersaantallen en / of opslag archief per gemeente

wijzigen.

31

</pre>

====================================================================== Einde pagina 36 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 37 ======================================================================

<pre>ce

“eel pueeBIoon uen ayyolzdo ua} si pBipjnyosiea eBeuplig eJeboy use Yoo} Jejew apuayya1S ied slid ep UBA Buiyep ep syuepuo Jep uapls|

80} 19 UBUUNY SISUOMUI Jejuee Jey US Jodep jay UEA Pjeew yINIGeb eJusoweÂ use UIJPEM ajelu aq "ajusauu96 Jed usBuLedseq
epJoesijesseB ap ual|IYOSIOA Ua}USELUSB apuaiaujaep ep UBE U9]S0) ap UBA BulUaya190} UEA aLJELUS]SAS 492096 ap JOOT

‘2102 Bunoibag ajatu! ap do pieasegaB si (EE6'GLf 3) UIJSOY OBUSAO Us (888°7ZLZ 3) Uajsoysjaauosied Buistijds oq

%00'00L LES'LEL'L €01 92+ L6L'L 888'OL4 CL6° 12? JEe}O]
%8b'0 e2F'G eLy's QOL 0 0 HINO -
%88'6 GEW CLL 096°8Z 6723 62+°€8 990°9¢ USSAXUIPPEM -
%09'rL 9F0'991 L98° VS 2£9 S8L'LEL 296 07 sejdpinz -
%89'6 +80°0LL 020'41 LLE 790'€6 6S0'62 jessp| pre LedLuuy -
%99'8E 991 6Er CEL LLZ 028°£ v16'1CC vel |Z Epnog -
%01 97 €6L COE L09°8C1 OSE’ 98L'GLL LOL’ 7S pieemisueduily -

HINGO ue usjuseWweb usBesplig

% 2.02 LLO? 9LOE-L-L VAATA 9LOZ-L-| Jed
(3) eBeuplig (3) .1938U Jsy LU jejuev (3) 19'S1ed SJDUOMUI [EJUEY

ANYITOH-NIAAIA
AAIHOYVAIIHLS

Lv0z eBeupfig Burjepsen

LLog Bunoubeg ydeou05
</pre>

====================================================================== Einde pagina 37 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 38 ======================================================================

<pre>Concept Begroting 2017 STREEKARCHIEF
MIDDEN-HOLLAND

Toekomstige kosten ontwikkeling huisvestingslasten Streekarchief

In het basisjaar 2015 was de bijdrage aan het Streekarchief gebaseerd op een bedrag per inwoner
en een bedrag per strekkende meter archief. Op basis van de goedgekeurde begroting 2015 waren
deze basistarieven:

-bedrag per inwoner € 2,86

-bedrag per strekkende meter € 71,02

Met de ingebruikname van het nieuwe depot is de opslagmogelijkheid uitgebreid tot 12.500
strekkende meter. Uitgaande van handhaving van het basis prijsniveau per strekkende meter zou
dat voor de toekomst een uiteindelijke bijdrage van de gemeente betekenen van € 887.750

(12.500 x € 71,02). Een stijging derhalve van € 388.729,- (77,9% ten opzichte van de bijdrage 2015).

Omdat de bijdrage van de gemeente als gevolg van uitbreiding van het gebruik van de opslag-
capaciteit niet of nauwelijks zullen stijgen is er echter sprake van een afname van de kosten per
strekkende meter daadwerkelijke opslag en derhalve van een kostenverlaging (bezuiniging).
Als jaarlijks de opgeslagen archieven uitgebreid worden met totaal 100 strekkende meter zou
het verloop van de kosten per strekkende meter als volgt zijn:

Jaar Opslag Prijs per m Verschil % Cumulatief
2015 (basisjaar) 7027 € 71,02

2016 7339 € 68,00 -3,02 -4,25% -4,25%

2017 7797 € 64,01 -3,99 -5,87% -10,13%

2018 7897 € 63,20 -0,81 -1,27% -11,39%

2019 7997 € 62,41 -0,79 -1,25% -12,64%

Door verlaging van de kosten van de opslag per strekkende meter is er sprake van een bezuiniging
die (geen rekening houdend met trendmatige aanpassing van de kosten) uiteindelijk op kan
lopen tot 43,8% (€ 71,02 -/- € 39,92 = € 31,10) bij een volledige benutting van de opslagcapaciteit.

Voor 2017 kan het volgende beeld worden geschetst.

Kosten Mat. kost. Afname
Bijdragen gemeenten Opslag m1 Aanvulling Totaal m1 Basisprijs € Berekende kosten €
en ODMH 1-1-2015 2015 1-1-2016 per mí Bijdrage € per mí
- Krimpenerwaard 2.196 154 2.350 166.897 128.607 -38.290
- Gouda 3.835 35 3.870 274.847 211.792 -63.056
- Krimpen a/d IJssel 297 14 311 22.087 17.020 -5.067
- Zuidplas 637 0 637 45.240 34.861 -10.379
- Waddinxveen 315 214 529 37.570 28.950 -8.619
- ODMH 59 41 100 7.102 5.473 -1.629
7.339 458 1.197 553.743 426.703 -127.040

Per gemeente is het verloop als volgt:

33
</pre>

====================================================================== Einde pagina 38 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 39 ======================================================================

<pre>STREEKARCHIEF
MIDDEN-HOLLAND

Concept Begroting 2017

Verloop bijdrage van de gemeente Waddinxveen voor SAMH

Begrotingsjaar Bijdrage Opslag Gemiddeld T.o.v. basis %
€ mi permi € € T.o.v. basisjaar
2014 93.135 303 307,38
2015 Basisjaar 94.530 303 311,98 0,00 0,00
2016 94.818 315 301,01 -10,97 -3,52
2017 112.429 529 212,53 -99,45 -31,88
Uitgaande van het basisjaar 2015 zou de bijdrage voor 2017 worden:
Bijdrage op basis van 529 311,98 165.038
Berekende bijdrage 112.429
Bezuiniging -52.608
Dit komt overeen met 529 -99,45 -52.608
Verloop bijdrage van de gemeente Krimpenerwaard voor SAMH
Begrotingsjaar Bijdrage Opslag Gemiddeld T.o.v. basis %
€ m1 perm1 € € T.o.v. basisjaar
2014 297.897 2.015 147,84
2015 Basisjaar 297.258 2.015 147,52 0,00 0,00
2016 297.590 2.196 135,51 -12,01 ~8,14
2017 303.793 2.350 129,27 -18,25 -12,37
Uitgaande van het basisjaar 2015 zou de bijdrage voor 2017 worden:
Bijdrage op basis van 2.350 147,52 346.678
Berekende bijdrage 303.793
Bezuiniging -42.885
Dit komt overeen met 2.350 -18,25 -42.885
Verloop bijdrage van de gemeente Gouda voor SAMH
Begrotingsjaar Bijdrage Opslag Gemiddeld T.o.v. basis %
€ m1 permi € € T.o.v. basisjaar
2014 471.551 3.747 125,85
2015 Basisjaar 469.164 3.747 125,21 0,00 0,00
2016 468.828 3.835 122,25 -2,96 -2,36
2017 439.766 3.870 113,63 -11,58 -9,25
Uitgaande van het basisjaar 2015 zou de bijdrage voor 2017 worden:
Bijdrage op basis van 3.870 125,21 484.563
Berekende bijdrage 439.766
Bezuiniging -44.797
Dit komt overeen met 3.870 -11,58 -44.797

34
</pre>

====================================================================== Einde pagina 39 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 40 ======================================================================

<pre>STREEKARCHIEF
MIDDEN-HOLLAND

Concept Begroting 2017

Verloop bijdrage van de gemeente Krimpen aan den IJssel voor SAMH

Begrotingsjaar Bijdrage Opslag Gemiddeld T.o.v. basis %
€ m1 perm1 € € T.o.v. basisjaar

2014 102.656 293 350,36

2015 Basisjaar 103.312 293 352,60 0,00 0,00
2016 103.594 297 348,80 -3,80 -1,08
2017 110.084 311 353,97 1,37 0,39

Uitgaande van het basisjaar 2015 zou de bijdrage voor 2017 worden:

Bijdrage op basis van 311 352,60 109.659

Berekende bijdrage 110.084

Bezuiniging 426

Dit komt overeen met 311 1,37 426

Verloop bijdrage van de gemeente Zuidplas voor SAMH

Begrotingsjaar Bijdrage Opslag Gemiddeld T.o.v. basis %
€ m1 permi € € T.o.v. basisjaar

2014 159.308 610 261,16

2015 Basisjaar 160.367 610 262,90 0,00 0,00
2016 159.810 637 250,88 -12,02 -4,57
2017 166.046 637 260,67 -2,23 -0,85

Uitgaande van het basisjaar 2015 zou de bijdrage voor 2017 worden:

Bijdrage op basis van 637 262,90 167.467

Berekende bijdrage 166.046

Bezuiniging -1.421

Dit komt overeen met 637 -2,23 -1.421

35

</pre>

====================================================================== Einde pagina 40 =================================================================

<br><br>