<b>Bijsluiter</b>. De hyperlink naar het originele document werkt niet meer. Daarom laat Woogle de tekst zien die in dat document stond. Deze tekst kan vreemde foutieve woorden of zinnen bevatten en de opmaak kan verdwenen of veranderd zijn. Dit komt door het zwartlakken van vertrouwelijke informatie of doordat de tekst niet digitaal beschikbaar was en dus ingescand en vervolgens via OCR weer ingelezen is. Voor het originele document, neem contact op met de Woo-contactpersoon van het bestuursorgaan.<br><br>====================================================================== Pagina 1 ======================================================================

<pre>                                    rapport




Rapportage Informatie- en Archiefbeheer Gouda over
het jaar 2018




Mei 2019
</pre>

====================================================================== Einde pagina 1 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 2 ======================================================================

<pre>INLEIDING
Het college van Burgemeester en Wethouders is ingevolge artikel 30 Archiefwet zorgdrager voor de
gemeentelijke archiefbescheiden en dient daar in eerste instantie verantwoording over af te leggen aan de
gemeenteraad. Dit gebeurt door middel van een jaarlijkse rapportage als onderdeel van het zogenoemde
‘interbestuurlijk toezicht’.

Deze rapportage schetst een beeld van de stand van zaken van het archief- en informatiebeheer bij de
gemeente Gouda over het jaar 2018 en de mate waarin de gemeente voldoet aan de vereisten van de
Archiefwet 1995. Daarbij is gebruik gemaakt van het raamwerk van Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s)
archieven dat de VNG heeft ontwikkeld in het kader van de Wet Revitalisering Generiek Toezicht (WRGT).

In deze rapportage schetst gemeente Gouda zelf een beeld van het archief- en informatiebeheer binnen de
gemeente en de mate waarin dit voldoet aan de vereisten van de Archiefwet 1995. Tevens wordt sinds 2016
in een vroeg stadium samengewerkt met het streekarchief Midden Holland en de provinciaal toezichthouder
voor archief- en informatiebeheer. Zij geven in een vroegtijdig stadium feedback en advies wat leidt tot een
definitief verslag.

Sinds 2017 werkt de gemeente Gouda met een algemeen format voor deze rapportage. Dit format is
goedgekeurd door de betrokken partijen en maakt het makkelijker om verschillende jaren met elkaar te
vergelijken. Per KPI wordt in het rapport in een korte conclusie de vraag beantwoord in welke mate de
gemeente aan de archiefwettelijke eisen voldoet.

Ten behoeve van bestuur en management wordt de rapportage voorafgegaan door een samenvatting van
de resultaten van de KPI’s. De samenvatting wordt grafisch ondersteund door iconen, waarmee in één
oogopslag een beeld verkregen wordt van de kwaliteit van de informatiehuishouding en de mate waarin de
gemeente aan de wettelijke eisen voldoet. Sinds 2019 is hierbij is naast de huidige score over het
verslagjaar 2018 ook de score uit 2017 opgenomen om de voortgang van de gemeente weer te geven.




                                                           pagina 2
</pre>

====================================================================== Einde pagina 2 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 3 ======================================================================

<pre>MANAGEMENTSAMENVATTING EN CONCLUSIES 2018
In de rapportage over 2017 zijn een aantal verbetermaatregelen opgenomen. In deze paragraaf volgt een
korte terugblik op de voortgang ten aanzien van de uitvoering van deze maatregelen.

In 2017 behaalde de gemeente een goede score voor wat betreft de KPI’s op het gebied van
informatie- en archiefbeheer. Voor een groot deel is de score per KPI in 2018 hetzelfde gebleven. Net als
in 2017 behaalt de gemeente voor de KPI’s 5 t/m 10 de meest optimale score. Aan KPI 3 voldoet de
gemeente nog steeds deels en aan KPI 1 grotendeels. Voor wat betreft de overige drie KPI’s (2, 4 en 5) is
een verbetering te zien van ‘voldoet deels’ naar ‘voldoet grotendeels’. Verbeterpunten voor de overige KPI’s
staan op de planning voor de komende jaren. De verbeteringen zitten hem vooral in het afronden en
vaststellen van een aantal kaders (Vervangingsbesluit, Kaders Zaakgericht Werken en Regeling
Elektronisch Berichtenverkeer); de start van de uitrol van zaakgericht werken (TMLO, vernietiging,
kwaliteitszorg) en de keuze voor een pre-depot.

De belangrijkste aandachtspunten die voor de komende periode op de planning staan zijn:

-   De verdere uitrol en inbedding van zaakgericht werken met daarbij ook vervanging, vernietiging,
    kwaliteitszorg en metadatering (TMLO);

-   Het verbreden van kwaliteitszorg, selectie en vernietiging en metadatering naar andere archiefvormende
    applicaties (plannen hiervoor komen in nog op te stellen archiefvisie1);

-   Het vaststellen van de beheerregeling informatiebeheer;

-   Het professionaliseren van toezicht en inspectie ten behoeve van kwaliteitszorg;

-   Het project ‘papierarm Huis van de Stad’ (digitaliseren met vervanging en inlopen achterstanden);

-   Starten met inrichting en vullen pre-depot (digitaal duurzame opslag).


Mate waarin de gemeente voor de betreffende KPI-categorie aan de wettelijke eisen voldoet. De kleuren
hebben de volgende betekenis:

Voldoet

Voldoet grotendeels

Voldoet deels

Voldoet grotendeels niet

Voldoet niet




1 Deze archiefvisie is een richtinggevend perspectief voor het omgaan met analoge en digitale overheidsinformatie die
de gemeente Gouda nu en in de toekomst ontvangt, creëert en beheert.
Met deze archiefvisie kan de gemeente Gouda de vervolgstap maken naar een professioneel digitaal informatiegebruik,
inclusief beheer. De visie is een kapstok voor de brij aan operationele en tactische vraagstukken waarmee de gemeente
Gouda te maken heeft en kan krijgen.
De archiefvisie zal verder geconcretiseerd worden in archiefbeleid.




                                                                pagina 3
</pre>

====================================================================== Einde pagina 3 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 4 ======================================================================

<pre>KPI          Omschrijving                          Toelichting                     2017   2018
 1         Lokale regelingen         De gemeentelijke regelingen voldoen
                                     nog niet geheel aan de wettelijke eisen.
 2      Interne kwaliteitszorg en    De gemeente werkt aan
                 toezicht            kwaliteitsverbetering van haar
                                     informatiehuishouding, maar nog niet
                                     volgens een vastgesteld systeem. Het
                                     Streekarchief Midden-Holland spreekt
                                     haar zorg uit vanwege het ontbreken
                                     van een zogenaamde ‘kapstok’ voor het
                                     kwaliteitszorgsysteem. De gemeente
                                     Gouda geeft aan hier in 2019 mee te
                                     starten en het Streekarchief Midden-
                                     Holland vanaf het begin te betrekken bij
                                     de ontwikkeling hiervan.

 3      Ordening, authenticiteit,   Ordening, authenticiteit, context,
      context, toegankelijkheid en  toegankelijkheid en duurzaamheid zijn
       duurzaamheid papieren en     in de analoge situatie voldoende
       digitale archiefbescheiden   gewaarborgd. Digitaal moet het nodige
                                    worden gedaan.
 4    Specifieke eisen aan digitale Gemeente Gouda:
          archiefbescheiden         Gemeente Gouda heeft inmiddels met
                                    het zaaksysteem en de ontwikkeling
                                    van een pre-depot stappen gezet
                                    richting systematisch digitaal
                                    informatiebeheer. Maar de
                                    ontwikkelingen zijn niet voldoende om
                                    een hogere beoordeling te geven.

 5    Vernietiging, vervanging en    In het afgelopen jaar is een generiek
          vervreemding van           vervangingsbesluit genomen. Wat
          archiefbescheiden          betreft selectie en vernietiging zijn er op
                                     digitaal vlak nog aandachtspunten.
 6        Overbrenging van           De gemeente Gouda heeft voor nu en
      archiefbescheiden naar de      de komende jaren geen achterstanden
         archiefbewaarplaats         meer in de overbrenging.
 7      Archiefbewaarplaatsen,       De fysieke bewaaromstandigheden van
      archiefruimten en E-depots     archiefbescheiden zijn op orde voor
                                     zowel archiefbewaarplaats als
                                     archiefruimte. Er is nog geen
                                     verplichting tot het ontwikkelen van e-
                                     depotvoorziening. Gouda betrekt het
                                     Streekarchief Midden-Holland vanaf het
                                     begin in deze ontwikkeling.

 8    Ter beschikking stelling van   Na overbrenging van de
      naar de archiefbewaarplaats    archiefbescheiden naar de
             overgebrachte           archiefbewaarplaats is de informatie in
           archiefbescheiden         principe openbaar en gratis te
                                     raadplegen.




                                                   pagina 4
</pre>

====================================================================== Einde pagina 4 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 5 ======================================================================

<pre>9    Rampen, calamiteiten en   De gemeente beschikt over een
          veiligheid           vastgesteld en actueel calamiteitenplan
                               voor het behoud van de
                               archiefbescheiden bij bijzondere
                               omstandigheden.
10    Middelen en mensen       De gemeente heeft voldoende mensen
                               en middelen beschikbaar voor haar
                               taken op het gebied van archiefbeheer
                               en archiefzorg




                                            pagina 5
</pre>

====================================================================== Einde pagina 5 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 6 ======================================================================

<pre>RAPPORTAGE INFORMATIE- EN ARCHIEFBEHEER 2018


     1. LOKALE REGELINGEN
         Voldoen de gemeentelijke regelingen aan de wettelijke eisen?

1.1 en 1.2 Archiefverordening

De archiefverordening van gemeente Gouda stamt uit 2016 en is daarmee voldoende actueel. Tevens
voldoet de verordening aan de wettelijke eisen.

1.3 Besluit informatiebeheer

Recentelijk is een nieuw model van de VNG gepresenteerd voor onder andere het Besluit Informatiebeheer.
Hierin is onder meer afgesproken om de term Besluit Informatiebeheer te wijzigen naar Beheerregeling
Informatiebeheer. Gemeente Gouda heeft ervoor gekozen haar concept Besluit Informatiebeheer uit 2016
om te bouwen naar het nieuwe model en direct aan te passen naar de nieuwste inzichten. Momenteel is
weer een versie gereed voor akkoord van de toezichthouder en vervolgens besluitvorming. Dit is een van de
eerste doelen van 2019.

1.4 t/m 1.7 Wijziging taken, gemeenschappelijke regelingen, mandaatregeling en uitbesteden
archiefbeheer

Wijziging van overheidstaken heeft de afgelopen vijf jaar niet plaatsgevonden.

De gemeente beschikt over een vastgestelde mandaatregeling.

De gemeenschappelijke regelingen en samenwerkingsverbanden waar de gemeente Gouda deel van
uitmaakt worden bijgehouden in een register. De zorg voor archiefbescheiden en het toezicht daarop staat
expliciet in het register genoemd. Dit register wordt ieder jaar geactualiseerd. In de tekst van de regelingen is
een archiefparagraaf opgenomen die het informatiebeheer belegt bij de organisatie die het secretariaat voert
voor de regeling.

In het verleden zijn aandachtspunten geconstateerd ten aanzien van archivering in het sociaal domein
(Sociaal Team). Hier wordt momenteel aan gewerkt middels het project analoge archieven op orde
(papierarm werken). Tot slot hebben hieraan gerelateerde processen ook voorrang bij de uitrol van digitaal
en zaakgericht werken. Dit zal naar verwachting een grote kwaliteitsverbetering realiseren.

 Conclusie: de gemeentelijke regelingen voldoen nog niet geheel aan de
 wettelijke eisen.
 Verbetermaatregel: het laten vaststellen van de nieuwe beheerregeling                        Q1 2019
 informatiebeheer.




                                                              pagina 6
</pre>

====================================================================== Einde pagina 6 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 7 ======================================================================

<pre>       2. INTERNE KWALITEITSZORG EN TOEZICHT
          Werkt de gemeente structureel aan de kwaliteit(sverbetering) van haar
          informatiehuishouding?


2.1 Kwaliteitssysteem
De gemeente Gouda is gestart met de realisatie van een kwaliteitszorgsysteem. Om dit grote project
behapbaar te maken, kiest Gouda in eerste instantie voor het opzetten van kwaliteitszorg in het
zaaksysteem. Kwaliteitszorg kan bij de uitrol van zaakgericht werken als een onderdeel van ‘archivering by
design2’ meegenomen worden. Als tweede element wordt hierbij ook kwaliteitszorg meegenomen die alles te
maken heeft met het vervangingsbesluit, denk aan controle van de scans. Eind 2018 en begin 2019 is
gestart met uitvoering en realisatie van deze onderdelen.
In 2019 gaat gemeente Gouda verder met het realiseren van de basis van het kwaliteitszorgsysteem, een
zogenaamde ‘kapstok’. Aan deze kapstok kunnen diverse al gerealiseerde onderdelen, maar ook in de
toekomst te realiseren onderdelen (haken) worden bevestigd. Gouda beseft dat deze onderdelen nog maar
een begin zijn van een kwaliteitszorgsysteem over de gehele informatiehuishouding. De komende jaren
zullen dan ook in het teken staan van het verder uitbouwen van dit systeem.

2.2-2.4 Archivaris en verslagen
De gemeente Gouda heeft een benoemde en gekwalificeerde gemeentearchivaris.

De archivaris doet jaarlijks in samenwerking met de recordsmanager van Gouda en de toezichthouder van
het Streekarchief verslag over de stand van zaken van het archiefbeheer van gemeente Gouda aan het
college. Het verslag wordt via het college ter kennis van de raad gebracht. In samenwerking met de
toezichthouder van het Streekarchief wordt gewerkt aan professionalisering van toezicht en inspectie Bij dit
Archieftoezicht 2.0 zal de toezichthouder aan de hand van het Kwaliteitssysteem Informatiebeheer
Decentrale Overheden (KIDO) het toezicht veel meer toespitsen op processen. Op deze manier wordt
doorlopend en in co-creatie gewerkt aan verbetering van het informatiebeheer.

    Conclusie: De gemeente werkt aan kwaliteitsverbetering van haar
    informatiehuishouding. Naar verwachting zal dit vanaf 2019 gaan gebeuren op
    basis van een kwaliteitssysteem. Toezicht en verslaglegging is belegd, maar
    wordt in 2019 verder geprofessionaliseerd.
    De gemeente geeft aan dat kwaliteitszorg onderdeel is van ‘archivering by
    design’: een ontwikkeling waarbij vooraf rekening wordt gehouden met het
    ontwerp van informatiesystemen. Dit houdt in dat ook het Streekarchief
    Midden-Holland betrokken moet worden bij kwaliteitszorg binnen de
    gemeente. Toezicht is immers een belangrijk aspect van een
    kwaliteitssysteem en samenwerking vanaf het begin met meerdere disciplines
    staat hier dan ook centraal. De gemeente Gouda geeft aan, het Streekarchief
    Midden-Holland vanaf het begin bij de ontwikkeling van een zogenaamde
    ‘kapstok’ voor het kwaliteitszorgsysteem te betrekken.
    Verbetermaatregel: het neerzetten van de basis van een integraal                            Deze
    kwaliteitszorgsysteem en het implementeren van de onderdelen die te maken                   opgaven
    hebben met het zaakgericht werken: controle op archivering, selectie en                     lopen
    vernietiging, metadatering en vervanging.                                                   gedurende
    In samenwerking met de toezichthouder werken aan professionalisering van                    het jaar
    inspectie, kwaliteit en verslaglegging.                                                     2019




2 Een ontwikkeling om al bij het ontwerp van informatiesystemen rekening te houden met de archivering van de
informatie, die ooit uit de systemen gehaald zal moeten worden om opgeslagen te worden in een andere omgeving.




                                                               pagina 7
</pre>

====================================================================== Einde pagina 7 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 8 ======================================================================

<pre>     3. ORDENING, AUTHENTICITEIT, CONTEXT, TOEGANKELIJKHEID EN
        DUURZAAMHEID PAPIEREN EN DIGITALE ARCHIEFBESCHEIDEN
         Geschiedt de ordening planmatig, waarborgen het systeem en de materialen de
         authenticiteit, context en toegankelijkheid en de duurzaamheid van de
         archiefbescheiden?

3.1 Ordening
Ten aanzien van de goede en geordende staat van informatie moet een onderscheid worden gemaakt
tussen de papieren archieven in centraal beheer bij team-DIV, de digitale archieven in centraal beheer en de
informatie die zich bij afdelingen bevindt.

De analoge archieven in centraal beheer worden altijd geordend volgens de standaard ordening van de
basisarchiefcode (BAC) door de DIV-medewerkers. Dit gebeurt na afsluiten van een dossier door de DIV-
medewerkers. De archieven zijn behalve geordend ook toegankelijk en leesbaar.

Het merendeel van de digitale archiefbescheiden bevindt zich na de implementatie van het zaaksysteem in
een geordend overzicht. Dit is nu echter nog geen realiteit gezien de stapsgewijze en recent gestarte uitrol
daarvan. De archiefbescheiden die zich buiten het zaaksysteem bevinden zijn nog niet in beeld gebracht.
Het gaat dan bijvoorbeeld om informatie opgeslagen op netwerkschijven, vakapplicaties of e-mailboxen.

3.2 en 3.3 Authenticiteit & context, toegankelijkheid
Informatie over de metadatering van de digitale informatie, de gebruikte bestandsformaten en eventuele
migratiestrategieën is nog niet goed vastgelegd voor de informatie op afdelingen. Daardoor kan de
authenticiteit en context van deze archieven nog niet altijd goed worden geborgd.

In december 2018 is een metagegevensschema opgesteld conform TMLO. Dit is nog niet vastgesteld.

3.4-3.6 Duurzaamheid
Er zijn allerlei maatregelen die de gemeente treft om papieren informatie in goede staat te houden. Voor het
opslaan en bewaren van papieren informatie worden in de gemeentelijke organisatie duurzame materialen
gebruikt, zoals zuurvrij papier, mappen en binders. Er wordt actief beheerd om te zorgen dat de papieren
archieven gedurende de bewaartermijn in goede staat blijven en geen noemenswaardige achteruitgang
doormaken. Gemeente Gouda maakt geen gebruik van digitale dragers.

 Conclusie: De manier van archiveren van analoge archiefbescheiden bij
 gemeente Gouda gebeurt planmatig en waarborgt de authenticiteit, context,
 toegankelijkheid en duurzaamheid van deze bescheiden.
 Wat betreft de digitale archiefbescheiden moet het nodige worden gedaan om
 ordening, authenticiteit en toegankelijkheid te waarborgen. De uitrol van
 zaakgericht werken is daarbij een grote stap. Een aantal elementen worden
 nader uitgewerkt in een archiefvisie.
 Verbetermaatregel:                                                                        Deze
                                                                                           opgaven
 Binnen het Geheugen van Gouda                                                             lopen
                                                                                           gedurende
 In het kader van het verbeterprogramma Geheugen van Gouda zijn stappen                    het jaar
 gezet om deze situatie structureel op orde te brengen. Zo wordt er gewerkt                2019 en
 aan het inrichten van nieuwe software en aan werkafspraken die de goede                   daarna
 ordening van informatie faciliteren.
      De basis voor een kwaliteitssysteem wordt ingericht;
      Zaaktypen worden gebouwd, getest en in beheer genomen;
      Het klantcontactsysteem en de eenvoudige relatiebeheerfunctionaliteit
         wordt ingericht en in beheer genomen;
      Een pilot met Sharepoint wordt gestart als nieuwe
         samenwerkingsomgeving voor de projectwerkers;




                                                            pagina 8
</pre>

====================================================================== Einde pagina 8 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 9 ======================================================================

<pre>        Het digitale geheugen van Gouda, het (pr)e-depot wordt gevuld met de
         eerste bronnen, zowel gedigitaliseerde papieren archiefbescheiden als
         archiefbescheiden vanuit uit gebruik gaande systemen.
        Het opstellen van een archiefvisie met daarin aandacht voor
         archivering en selectie en vernietiging binnen emailboxen,
         netwerkschijven en archiefvormende applicaties. Tot slot is het
         wenselijk om in archiefbeleid dat volgt uit de archiefvisie ook aandacht
         te besteden aan het aanschaffen en uitfaseren van applicaties.


     4. SPECIFIEKE EISEN AAN DIGITALE ARCHIEFBESCHEIDEN
         Werkt de gemeente inzake digitale archiefbescheiden systematisch aan digitaal
         informatiebeheer en voldoet ze aan de specifieke wettelijke voorschriften?

   4.1 t/m 4.6 Functionele eisen, aanvullende metagegevens, opslagformaten, compressie &
       encryptie, converteren & migreren.

Het programma Geheugen van Gouda borgt de onderdelen van deze KPI voor informatie in het
zaaksysteem en het pre-depot. Momenteel is daar nog maar een fractie van alle informatie in geborgd, maar
de verwachting is dat dit aandeel snel zal toenemen. Voor informatie buiten deze twee systemen is deze KPI
nog niet geregeld.
In het zaaksysteem en het pre-depot wordt uitgegaan van landelijke standaarden zoals TMLO en de
uitgangspunten in de Handreiking Voorkeursformaten Nationaal Archief. Archivering by design is voor deze
twee systemen de standaard.

 Conclusie: Gemeente Gouda heeft inmiddels met het zaaksysteem en de
 ontwikkeling van een pre-depot stappen gezet richting systematisch
 digitaal informatiebeheer. Echter gemeente Gouda kan nog niet aantonen
 dat ze voldoet aan alle specifieke wettelijke voorschriften die vallen onder
 deze KPI.
 Verbetermaatregel: digitale duurzaamheid moet aandacht krijgen in een op Deze opgaven
 te stellen archiefvisie en het kwaliteitszorgsysteem.                        lopen
                                                                              gedurende het
                                                                              jaar 2019




                                                          pagina 9
</pre>

====================================================================== Einde pagina 9 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 10 ======================================================================

<pre>     5. VERNIETIGING, VERVANGING EN VERVREEMDING VAN
        ARCHIEFBESCHEIDEN
         Weegt de gemeente zorgvuldig af wanneer het bezit van bescheiden niet meer van
         belang is voor bedrijfsvoering, democratische controle en cultuurhistorie?

5.1 en 5.2 Selectielijst en vernietiging
De gemeente Gouda gebruikt de selectielijst van de VNG voor het selecteren en vernietigen van
archiefbescheiden. Een nieuwe versie van deze lijst is per 1 januari 2017 van kracht geworden. De
toezichthouder heeft toestemming gegeven voor het uitstellen van het toepassen van de nieuwe selectielijst
op archiefbescheiden ontvangen na 1 januari 2017 totdat de gemeente Gouda het zaakgericht werken gaat
uitrollen. Deze uitrol (en daarmee de implementatie van de selectielijst 2017) is inmiddels gestart.

Archiefbeheer en daarmee vernietiging van analoge documenten loopt grotendeels volgens schema. Hier en
daar zijn wat kleine achterstanden, maar die worden middels het project ‘papierarm Huis van de Stad’
ingelopen. Opgemerkt moet worden dat niet alle analoge informatie langs DIV komt voor selectie en
vernietiging. Op veel afdelingen wordt al een schifting gemaakt wat waard is om naar DIV te sturen en wat
weg kan. Dit gebeurt met medeweten van team DIV. De afspraak is dat bij twijfel de expertise van DIV
ingeschakeld wordt. De werkwijze rondom selectie en vernietiging is een aandachtspunt in het kader van het
verbeterprogramma Geheugen van Gouda.

De procedure rondom vernietiging van back-ups staat beschreven in ‘Procedure back-up en recovery’. De
bewaartermijnen die hier genoemd zijn, worden bepaald door de roulatie van de back-upmedia of tapes.

Het archiefbeheer wordt momenteel nog vooral toegepast op papieren bescheiden, maar daar gaat
verandering in komen. Een grote verbeterslag ten aanzien van digitale selectie en vernietiging vindt nu
plaats bij de uitrol van het zaakgericht werken. Voor elk proces dat uitgerold wordt, geldt dat aan de voorkant
vernietigingstermijnen worden meegegeven, volgens de huidige selectielijst. Op regelmatige basis zullen de
zaken die voor vernietiging in aanmerking komen, na een controleslag, daadwerkelijk vernietigd gaan
worden. Dan blijft nog over een stuk onontgonnen terrein van netwerkschijven, emailboxen en
archiefvormende applicaties waaruit nog geen centrale vernietiging plaatsvindt. Aan deze (en meer)
uitdaging(en) zal aandacht besteedt worden in een archiefvisie die dit jaar opgesteld wordt.

De centrale vernietiging van archiefbescheiden, waar het wordt toegepast, gebeurt volgens de geldende
regels, aan de hand van een vernietigingsprocedure, met toestemming van de afdelingshoofden en met
opstellen van een Verklaring van Vernietiging.

5.3 Vervanging
In 2018 is een generiek vervangingsbesluit genomen. De toepassing hiervan verloopt stapsgewijs aan de
hand van de uitrol van het zaakgericht werken. De keuzes die zijn gemaakt en de manier waarop invulling
gegeven wordt aan het vervangingsproces is vastgelegd in een handboek vervanging. Het handboek
beschrijft de technische en procedurele wijze waarop de vervanging plaatsvindt, inclusief de daaraan
overeenkomstig de archiefwetgeving gestelde eisen. Het handboek en de te volgen procedures zijn bedoeld
om invulling te geven aan de duurzame, digitale archivering binnen de gemeente. 2019 moet het jaar van de
effectuering van het vervangingsbesluit worden. In ieder geval voor de processen die afgehandeld gaan
worden middels het zaaksysteem.

5.4 Vervreemding
Er heeft de afgelopen vijf jaar geen vervreemding plaatsgevonden van archiefbescheiden door de gemeente
Gouda.

 Conclusie: De gemeente weegt zorgvuldig af wanneer het bezit van
 bescheiden niet meer van belang is voor bedrijfsvoering, democratische
 controle en cultuurhistorie. De gemeente draagt zorg voor de tijdige en op
 correcte wijze uitgevoerde (digitale) vernietiging van daarvoor in aanmerking
 komende archiefbescheiden. Ten aanzien van het digitale archiefregime het
 afgelopen jaar grote stappen gezet, maar er zijn nog aandachtspunten.




                                                           pagina 10
</pre>

====================================================================== Einde pagina 10 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 11 ======================================================================

<pre> Verbetermaatregel:                                                                   Deze
                                                                                      opgaven
        het project ‘papierarm Huis van de Stad’                                     lopen
                                                                                      gedurende
        de stapsgewijze implementatie van vervanging                                 het jaar
                                                                                      2019
        het daadwerkelijk vernietigen vanuit het zaaksysteem

        het in kaart brengen van de uitdaging van selectie en vernietiging
         vanuit netwerkschijven, mailboxen en archiefvormende applicaties.


     6. OVERBRENGING VAN ARCHIEFBESCHEIDEN NAAR DE
        ARCHIEFBEWAARPLAATS
         Brengt de gemeente het principe van de Archiefwet ‘te bewaren archiefbescheiden na
         20 jaar overbrengen, tenzij met redenen omkleed’ correct in de praktijk?

6.1-6.3 Overbrenging
Gouda voldoet aan de eisen van tijdige overbrenging naar de archiefbewaarplaats van de archiefbestanden
die daarvoor in aanmerking komen. Gouda heeft voor nu en de komende jaren geen achterstanden meer in
de overbrenging en dus geen archieven in beheer die eigenlijk al openbaar hadden moeten zijn voor alle
burgers en instanties.

In 2018 is het archief van de Dienst Sociale Zaken overgedragen aan het Streekarchief Midden-Holland.
Door een medewerker van de gemeente Gouda is dit archief geïnventariseerd en herverpakt. De inventaris
is geïmporteerd in het archiefbeheerssysteem Scope.

 Conclusie: De gemeente Gouda heeft voor nu en de komende jaren geen
 achterstanden meer in de overbrenging.




                                                        pagina 11
</pre>

====================================================================== Einde pagina 11 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 12 ======================================================================

<pre>       7. ARCHIEFBEWAARPLAATSEN, ARCHIEFRUIMTEN EN E-DEPOTS
          Zijn de fysieke bewaaromstandigheden op orde?

7.1 en 7.2 Archieforganisatie en archiefbewaarplaats
De archiefbewaarplaats is het GouweDepot van het Streekarchief Midden Holland. Deze
archiefbewaarplaats voldoet aan de geldende wet- en regelgeving. Streekarchief Midden Holland is
aangewezen voor de uitvoering van het beheer van de archiefbescheiden in de bewaarplaats.

7.3 Archiefruimten
De archiefruimte in het Huis van de Stad voldoet niet aan alle eisen van de Archiefwet; deze constatering is
al gedaan bij de ingebruikname in 2012. In het kader van het verbeterprogramma dat in 2015 is gestart heeft
een uitgebreide inventarisatie plaatsgevonden van verbetermaatregelen en risico’s. In 2016 is een
verbeterplan met aanbevelingen opgesteld. Met een paar maatregelen is vervolgens een grote verbetering
bereikt in de staat van de archiefruimten, waardoor deze uitstekend bruikbaar zijn maar niet volledig voldoen
aan de gestelde eisen. Omdat de risico’s laag zijn en de kosten voor aanpassingen relatief hoog, is door
afdeling I&A het advies gegeven aan directie en college om kennis te nemen van de risico’s en deze te
onderkennen. De risico’s en maatregelen zijn door de directie en de wethouder onderkend en
geaccepteerd3.

7.4 E-depot
Gemeente Gouda heeft momenteel nog geen E-depot. In het realisatieplan Geheugen van Gouda is terug te
vinden welke denkrichting Gemeente Gouda heeft ten aanzien van duurzame digitale opslag. Gemeente
Gouda heeft gekozen voor de applicatie Next2Know als pre-depot. Deze oplossing voorziet in de behoefte
van de gemeente Gouda om data uit (uitgefaseerde) systemen eenduidig vast te leggen, te ontsluiten en te
beheren conform vigerende wet- en regelgeving m.b.t. archivering, privacy en beveiliging.
Binnen het programma Geheugen van Gouda moet nog wel een keuze worden gemaakt hoe we het vervolg
vorm gaan geven. Te denken valt aan het opstarten van een pilot voor het ontwikkelen van
verrijkingsmogelijkheden.

Opties en mogelijkheden ten aanzien van duurzame opslag in een E-depot worden in 2019 verder verkend,
in nauwe samenwerking met de Streekarchief Midden-Holland.

    Conclusie: De fysieke bewaaromstandigheden van archiefbescheiden zijn op
    orde voor zowel archiefbewaarplaats als archiefruimte. Bestaande
    (onoplosbare) risico’s in de archiefruimte zijn onderkend en geaccepteerd.
    In de KPI-rapportages van 2017 én 2018 schrijft de gemeente dat zij samen
    met het Streekarchief Midden-Holland de opties en mogelijkheden voor de
    ontwikkeling van een e-depot gaat onderzoeken. Er is nog geen verplichting
    tot het ontwikkelen van e-depotvoorziening. De gemeente geeft aan het
    Streekarchief Midden-Holland vanaf het begin in deze ontwikkeling te
    betrekken.




3
Bouwkundige aspecten die niet aangepast zijn:
    •   Het bassin van de sprinklerinstallatie is niet te verplaatsen;
    •   De draairichting van toegangsdeur voor de archiefruimte mag niet worden veranderd omdat dan gehandeld wordt in strijd met
        het Bouwbesluit en weegt de veiligheid van de medewerkers zwaarder dan de archiefruimte;
    •   de kabels en leidingen in de archiefruimte zijn niet te verplaatsen;
    • de doucheruimte naast de archiefruimte is niet of tegen zeer hoge kosten te verplaatsen.



                                                                     pagina 12
</pre>

====================================================================== Einde pagina 12 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 13 ======================================================================

<pre>        8. TER BESCHIKKING STELLEN VAN NAAR ARCHIEFBEWAARPLAATS
           OVERGEBRACHTE ARCHIEFBESCHEIDEN (ingevuld door archivaris)
            Voldoet de gemeente in de praktijk aan de openbaarheidseisen van de Archiefwet?

8.1-8.3 Beschikbaarheid en beperkingen openbaarheid
De gemeente Gouda neemt deel aan de Regeling Streekarchief Midden-Holland. In de archiefbewaarplaats
van het Streekarchief berusten de archiefbescheiden ouder dan 20 jaar.
De in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden zijn voor iedereen kosteloos te raadplegen.

Daarnaast kan iedereen al dan niet op eigen kosten afbeeldingen, afschriften en bewerkingen van de
archiefbescheiden (laten) maken. Door het Algemeen Bestuur van de Streekarchiefdienst is een
Bezoekersreglement en een Tarievenlijst met leveringsvoorwaarden vastgesteld. Door het streekarchief
wordt per individueel document een aantekening geplaatst in het archiefbeheersysteem als er beperkingen
gelden.

8.4-8.7 Afwijzing, uitlening en regulering
In het Bezoekersreglement van het Streekarchief is onder 3.4 een (tijdelijke) beperking van openbaarheid
opgenomen voor stukken die in bewerking zijn of in slechte staat verkeren.

Op grond van het bepaalde in artikel 17 van de Archiefwet vindt een gehele of gedeeltelijke afwijzing van
een schriftelijk verzoek tot raadpleging of gebruik schriftelijk plaats. In geval van een mondeling verzoek
vindt een afwijzing schriftelijk plaats, indien de verzoeker daarom vraagt. De verzoeker wordt op deze
mogelijkheid gewezen.

Ditzelfde geldt voor stukken die nog niet of maar ten dele openbaar zijn. Op grond van artikel 18 van de
Archiefwet worden stukken altijd uitgeleend aan gemeente Gouda 4.

    Conclusie: Na overbrenging van de archiefbescheiden naar de
    archiefbewaarplaats is de informatie in principe openbaar en gratis te
    raadplegen.




4   Zie het product ‘Uitlenen archiefstukken aan deelnemers GR en ODMH’ uit de PDC van SAMH.




                                                              pagina 13
</pre>

====================================================================== Einde pagina 13 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 14 ======================================================================

<pre>     9. RAMPEN, CALAMITEITEN EN VEILIGHEID
         Heeft de gemeente plannen voor het behoud van de (te bewaren) archiefbescheiden bij
         bijzondere omstandigheden?

9.1-9.3 Rampenplan, calamiteitenplan, veiligheidsnetwerk
Het Calamiteitenplan Archiefruimten Gemeente Gouda is in februari 2017 vastgesteld door de directie.
In dit plan wordt aandacht besteed aan de reikwijdte, de verantwoordelijkheidsverdeling en de ontruiming
van archiefbescheiden. Ter ondersteuning van dit Calamiteitenplan is een abonnement afgesloten bij
calamiteitendienst VANWAARDE (Documentenwacht).
Het calamiteitenplan is een integraal onderdeel van het ontruimingsplan van de gemeente Gouda en is tot
stand gekomen in samenwerking met het hoofd BHV.
In september 2017 heeft een Table-topoefening plaatsgevonden onder leiding van VANWAARDE. De
resultaten hiervan zijn meegenomen in een nieuwe versie van het Calamiteitenplan.

 Conclusie: De gemeente beschikt over een vastgesteld en actueel
 calamiteitenplan voor het behoud van de archiefbescheiden bij bijzondere
 omstandigheden. Dit plan wordt jaarlijks geactualiseerd door een daartoe
 aangewezen medewerker. Op termijn wordt dit onderdeel van het
 kwaliteitszorgsysteem.

     10. MIDDELEN EN MENSEN
         Kan de gemeente beredeneerd aangeven gelet op haar wettelijke taken voor de
         archiefzorg en het archiefbeheer hoeveel middelen en mensen zij hiervoor ter
         beschikking stelt alsmede hun kwaliteitsniveau?

10.1 Middelen
De gemeente stelt voldoende middelen beschikbaar om de kosten te dekken die zijn verbonden aan de
uitoefening van de zorg voor c.q. het beheer van de archiefbescheiden. Tevens is budget beschikbaar voor
verbetermaatregelen in het kader van het programma Geheugen van Gouda.

10.2-10.4 Mensen
Het kwaliteitsniveau van de medewerkers Informatievoorziening & Automatisering is dusdanig dat alle
soorten wettelijk verplichte werkzaamheden naar behoren kunnen worden voldaan. Voor scholing is een
opleidingsbudget beschikbaar.

In het afgelopen jaar is veel aandacht geweest voor de (functioneel) beheerorganisatie en de DIV-
medewerkers. Dit in het kader van de digitalisering en de uitrol van het zaakgericht werken. Medewerkers
worden getraind voor nieuwe rollen en taken en volgen indien nodig opleidingen.

 Conclusie: De gemeente stelt voldoende middelen beschikbaar voor de
 uitoefening van de zorg voor c.q. beheer van de niet-overgebrachte archieven.
 De kwantiteit en kwaliteit van de medewerkers van de afdeling
 Informatievoorziening & Automatisering is dusdanig dat de wettelijk verplichte
 werkzaamheden naar behoren kunnen worden gedaan.




                                                         pagina 14
</pre>

====================================================================== Einde pagina 14 =================================================================

<br><br>