<b>Bijsluiter</b>. De hyperlink naar het originele document werkt niet meer. Daarom laat Woogle de tekst zien die in dat document stond. Deze tekst kan vreemde foutieve woorden of zinnen bevatten en de opmaak kan verdwenen of veranderd zijn. Dit komt door het zwartlakken van vertrouwelijke informatie of doordat de tekst niet digitaal beschikbaar was en dus ingescand en vervolgens via OCR weer ingelezen is. Voor het originele document, neem contact op met de Woo-contactpersoon van het bestuursorgaan.<br><br>====================================================================== Pagina 1 ======================================================================

<pre>                                               Aan het Algemeen Bestuur van de
                                               gemeenschappelijke regeling
                                               Streekarchief Midden-Holland
                                               Klein Amerika 20
                                               2806 CA GOUDA




                                      Programmabegroting 2021




Vastgesteld door:
Dagelijks bestuur d.d. 29 juni 2020
Algemeen bestuur d.d. 2 juli 2020
</pre>

====================================================================== Einde pagina 1 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 2 ======================================================================

<pre>Begroting 2021                                                               Streekarchief Midden-Holland




Inhoudsopgave

                                                                                              Blz.
      Programmabegroting 2021

Deel 1 Beleidsbegroting Programma's
      1.1   Inleiding                                                                            1
      1.2   Programma's                                                                          3
            1.2.1     Bewaren en beheren                                                         3
            1.2.2     Ontsluiten / beschikbaar stellen                                           3
            1.2.3     In bewaring nemen                                                          4
            1.2.4     Educatie, advisering en toezicht                                           4
            1.2.5     Algemene dekkingsmiddelen                                                  5

Deel 2 Beleidsbegroting Paragrafen
      2.1   Financiële paragrafen                                                                6
      2.2   Weerstandsvermogen en risicobeheersing                                               6
            2.2.1      Uiteenzetting financiële positie en toelichting                           6
            2.2.2      Overzicht van baten en lasten                                             8
            2.2.3      Overzicht van baten en lasten per taakveld                                9
            2.2.4      Incidentele baten en lasten                                               9
            2.2.5      Structureel begrotingssaldo                                               9
            2.2.6      Investeringen 2020 - 2024                                                 9
            2.2.7      Geprognotiseerde balans per 1 januari 2021 t/m 2024                      10
            2.2.8      EMU-saldo                                                                11
      2.3   Treasury paragraaf                                                                  12
      2.4   Bedrijfsvoering                                                                     14
            2.4.1      Personeel & organisatie                                                  14
            2.4.2      Financiën                                                                17
            2.4.3      Huisvesting                                                              18
            2.4.4      Communicatie                                                             19
            2.4.5      Informatievoorziening en automatisering                                  19

Deel 3 Financiële begroting van Baten en Lasten 2021
      3.1   Begroting van baten en lasten 2021                                                  21
      3.2   Overzicht reserves en voorzieningen                                                 23
      3.3   Verdeling bijdrage 2021                                                             24
</pre>

====================================================================== Einde pagina 2 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 3 ======================================================================

<pre>Begroting 2021                                     Streekarchief Midden-Holland




                 1. Beleidsbegroting Programma's
</pre>

====================================================================== Einde pagina 3 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 4 ======================================================================

<pre>Begroting 2021                                                                   Streekarchief Midden-Holland




Deel I Programmaplan

1.1 Inleiding

Ons missiestatement
“Het Streekarchief
-     garandeert het recht van de burger op toegang tot informatie en daarmee van rechtszekerheid van
      die burger
-     is het baken van betrouwbaarheid voor onderzoekers in een tijdperk van digitale vluchtigheid en
      fakenews
-     faciliteert het zichtbaar maken van de lokale historie en het creëren van eigenaarschap in de steeds
      groter wordende wereld”

Het belangrijkste middel om dit te bereiken is de Producten en Diensten Catalogus (PDC) . De producten
en diensten zijn onder de 4 hierna genoemde programma’s beschreven. Een PDC is een instrument in
beweging. Jaarlijks wordt met de gemeenten de PDC geëvalueerd en worden de effecten van nieuwe
ontwikkelingen, zoals de Wet open overheid (Woo) en de modernisering van de Archiefwet , op de
taakuitvoering en bedrijfsvoering onderzocht.

Dé grote uitdaging voor 2021 ís de doorvoering van die Woo. Daarom participeert het Streekarchief in de
Proeftuin Woo ‘Vervroegde overbrenging in de praktijk’ als onderdeel van de 6 proeftuinen Woo, die door
de VNG worden georganiseerd 2020. Overbrenging vervult een belangrijke schakelfunctie in de
informatieketen. Door dit in 2020 te doen bereiden we ons voor op de effecten van de wet en zijn we in
2021 in staat om de gemeenten te ondersteunen bij het oplossen van complexe vraagstukken die Woo met
zich meebrengt. Rechtszekerheid in onze missiestatement is daarbij leidraad.

Een tweede uitdaging is de dienstverlening aan de burger constant te monitoren op betrouwbaarheid in een
deels onbetrouwbaar digitaal informatielandschap. De medewerkers van het Streekarchief willen een baken
van die betrouwbaarheid zijn en deskundige en betrokken adviezen geven aan burgers en gemeenten rond
openbaarheid, in privacy kwesties, in zaken rond beeld- en auteursrecht, maar ook snel en ondubbelzinnig
de weg wijzen naar waar gevraagde informatie te vinden is. Dit monitoren doen we met de klantenraad van
het Streekarchief, maar ook met specifiek daarvoor ingerichte café ’s waarin we met klanten in gesprek
gaan over verschillende vraagstukken die ze in hun onderzoek tegenkomen. Dit bedoelen we met
betrouwbaarheid in onze missiestatement.

En derde en laatste uitdaging is het voeling houden én actief ondersteunen van lokale initiatieven rond
historie en erfgoed. Dat groeit en zal blijven groeien indachtig het thema duurzame (regionale) ontwikkeling
(zie Agenda 2030 – SDG’s): steeds meer worden voor lokale vraagstukken lokale oplossingen nagestreefd
om duurzame ontwikkeling te stimuleren. Lokale historische inbedding en “eigenaarschap” is daarin van
grote betekenis. In onze werkgebied hebben we daarvoor de laagdrempelige regionale Historische
Ontmoetingspunten ingericht én diverse thematische café ‘s. We betrekken burgers actief bij het ontsluiten
van lokale bronnen via Vele Handen. Het ontwikkelen van deze communities in relatie tot die duurzaamheid
vormt een geweldige drijfveer voor ons werk uitgedrukt in het laatste onderdeel van de missiestatement.


Takendiscussie
Het bestuur heeft in 2019 een takendiscussie gevoerd rond de PDC. Er is op 23 januari 2020 een
besluitvormende vergadering van het Algemeen Bestuur geweest als afronding van deze discussie waar is
vastgesteld wat in het basispakket (wettelijke en noodzakelijke taken) zit en wat niet (maatwerk).

Drie taken zijn als maatwerk aangemerkt:
1.    Opslag van niet-overgebracht archief
2.    Commissie naamgeving openbare ruimte
3.    Advies archiefbewerking




                                                                                                               1
</pre>

====================================================================== Einde pagina 4 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 5 ======================================================================

<pre>Begroting 2021                                                                      Streekarchief Midden-Holland



De financiële uitwerking daarvan is:

1.   Opslag van niet-overgebracht archief
     Raming opslag niet-overgebracht archief Krimpen aan den IJssel 2021 € 7.500,-
     Raming opslag niet-overgebracht archief Gouda 2021 – 2025           € 10.500,- (jaarlijks)

2.   Commissie naamgeving (Gouda en Waddinxveen)
     Factureren op basis van € 60,- per uur (excl. BTW)

3.   Advies archiefbewerking
     Factureren op basis van € 60,- per uur (excl. BTW)

Een taak Historische ontmoetingspunten is voor 20% (60 uur instandhouden HOPS ) aangemerkt als
maatwerk.
Factureren op basis van € 60,- per uur

Het Streekarchief genereert vanuit de markt € 80.000,- aan eigen inkomsten. Dit betreft verhuur
overcapaciteit Gouwedepot aan de gemeente Zoetermeer, de daaraan verbonden dienstverlening.
Daarnaast verkoop producten. Dit is nader gespecificeerd onder 2.4.2. financiën.

Extra noodzakelijke verhoging bijdragen
In de onderhavige Programmabegroting zijn de opbrengsten met 5% verhoogd, om de noodzakelijke
financiële balans te herstellen. Op grond van een analyse van de kosten en de baten in de afgelopen vijf
jaar, is vast komen te staan dat sprake is van een negatief gat in de cijfers van de SAMH, omdat de
noodzakelijke personele kosten structureel te laag zijn ingeboekt in de begroting. Hierdoor is jaar-in-jaar-uit
een te lage deelnemersbijdrage in rekening gebracht en is het weerstandsvermogen van het Streekarchief
in vijf jaar volledig verdampt. Dit heeft nooit tot liquiditeitsproblemen geleid, omdat de deelnemersbijdrage
immer aan het begin van het jaar volledig in rekening werd gebracht. Nu er echter geen buffervermogen
meer is en tegelijk kan worden vastgesteld dat het SAMH een sobere en doelmatige kostenstructuur bezit,
kan de financiële situatie slechts in balans worden gebracht door de bijdrage van de deelnemers op het
niveau van de noodzakelijke kosten te brengen. Dit is geen maatregel om het SAMH meer ruimte te geven,
maar om de GR van een negatieve positie naar een nul positie te brengen.




                                                                                                                  2
</pre>

====================================================================== Einde pagina 5 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 6 ======================================================================

<pre>Begroting 2021                                                                           Streekarchief Midden-Holland




1.2 De programma's
De visie van het SAHM wordt concreet vertaald in de volgende programma’s:
   - 1. In bewaring nemen
   - 2. Bewaren en beheren
   - 3. Ontsluiten / beschikbaar stellen
   - 4. Educatie, advisering en toezicht
   - 5. Algemene dekkingsmiddelen

De programma’s hebben een vaste opzet. Het eerste deel van het programma gaat in op de vraag: Wat
willen we bereiken? Hierin komen de aan het programma gekoppelde doelstellingen aan de orde. In het
tweede deel – Wat gaan we daar voor doen? – worden de activiteiten besproken die voor het betreffende
programma in begrotingsjaar 2021 van belang zijn. Het derde deel beantwoordt de vraag: Wat mag het
kosten? Met een overzicht van de baten en lasten. Voor de detailbedragen zie de bijlage Begroting van
baten en lasten 2021 .

1.2.1 In bewaring nemen
Doelstellingen:
1. Bouwen aan het geheugen van de regio
2. Faciliteren van gemeenten bij archiefzorg

Wat gaan we ervoor doen?
• Verwerven van particuliere archieven en collecties
• Verwerven overheidsarchieven en collecties
• Faciliteren archiefbewerking door gemeenten
• Opslag van niet overgebracht archief

Wat mag het kosten?
                          Rekening       Begroting       Begroting       Begroting        Begroting       Begroting
In bewaring nemen           2019           2020            2021            2022             2023            2024
            Baten              40.404          41.000        39.000          39.500           40.000          40.500
            Lasten             12.817          14.097        14.591          15.103           15.635          16.185
            Saldo              27.587          26.903        24.409          24.397           24.365          24.315



1.2.2 Bewaren en beheren
Doelstelling:
• Het in stand houden en benutten van de archiefbewaarplaats
• Professioneel beheer van de in de bewaarplaats opgeslagen archieven en collecties

Wat gaan we ervoor doen?
• Materieel beheer archieven en collecties
• Administratief beheer overgebrachte archieven en collecties
• Toegankelijk maken beheerde archieven en collecties
• Nader toegankelijk maken archieven en collecties
• Beheer van de archiefbewaarplaats
• Verhuur opslagruimte aan externe partijen

Wat mag het kosten? (inclusief nieuwbouw depot vanaf 2014)
                          Rekening     Begroting   Begroting             Begroting        Begroting       Begroting
Bewaren en beheren          2019         2020         2021                 2022             2023            2024
            Baten                    0               0               0               0                0               0
            Lasten           532.192        510.665         527.220         542.257          557.780         573.806
            Saldo            -532.192      -510.665        -527.220        -542.257         -557.780        -573.806



                                                                                                                          3
</pre>

====================================================================== Einde pagina 6 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 7 ======================================================================

<pre>Begroting 2021                                                                  Streekarchief Midden-Holland



1.2.3 Ontsluiten / beschikbaar stellen
Doelstelling:
• Het in stand houden en benutten van de publieksruimte van het Streekarchief in de Chocoladefabriek
• Archieven en toegangen zijn raadpleegbaar via de website en in de studiezaal
• Registreren en afhandelen van (aan)vragen archieven door gemeenten en onderzoekers

Wat gaan we ervoor doen?
• Facilitair beheer studiezaal
• Beschikbaar stellen bronnen studiezaal
• Beschikbaar stellen archiefstukken studiezaal en educatie
• Beschikbaarstelling bronnen website
• Uitlenen archiefstukken aan deelnemers GR en ODMH
• Uitlening archieven externe partijen
• Leveren van reproducties
• Afhandelen klantvraag

Wat mag het kosten?
Ontsluiten/               Rekening     Begroting    Begroting      Begroting     Begroting    Begroting
beschikbaar stellen         2019         2020         2021           2022          2023         2024
           Baten              12.760       10.000        10.000        10.000        10.000       10.000
           Lasten            294.329      352.074      361.125        373.987       387.328      401.164
           Saldo            -281.569     -342.074      -351.125      -363.987      -377.328     -391.164



1.2.4 Educatie, advisering en toezicht
Doelstelling:
1. Archief in het geschiedenisonderwijs, bewustwording van de eigen omgeving én kennis over praktische
   tools voor verenigingen, kerken enz. voor het beheer van het eigen archief
2. Het in stand houden en benutten van regionale Historische Ontmoetingspunten
3. Streekarchief op de kaart zetten en laagdrempelig maken
4. Toezicht houden op de duurzame toegankelijkheid van de informatiehuishouding van gemeenten
5. Adviseren bij complexe informatievraagstukken die voortvloeien uit de snelle technologische
   veranderingen / digitalisering en implementatie van nieuwe wetgeving zoals de WOO.

Wat gaan we ervoor doen?
• Onderwijs over archiefonderzoek
• Onderwijs over (lokale) geschiedenisonderwerpen voor de jeugd
• Onderwijs over (lokale) geschiedenis voor volwassenen
• Workshops archiefbeheer voor particulieren
• Rondleidingen Gouwedepot
• Bijdragen aan Historische OntmoetingsPunten (HOP)
• Redactionele bijdragen aan historische publicaties en uitingen
• Commissie naamgeving openbare ruimte
• Regionaal Kennis- en Innovatieplatform
• Voorlichting informatiebeheer
• Advies m.b.t. archiefbewerkingsprojecten
• Gevraagd advies Informatiebeheer
• Periodieke hotspotmonitor
• Toetsing van vernietigingslijsten
• Inspectie (toezicht op archieven)
• KPI-verslagen
• Strategisch Informatie Overleg (SIO)




                                                                                                           4
</pre>

====================================================================== Einde pagina 7 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 8 ======================================================================

<pre>Begroting 2021                                                                           Streekarchief Midden-Holland




Wat mag het kosten?
Educatie, advisering      Rekening       Begroting       Begroting       Begroting        Begroting       Begroting
en toezicht                 2019           2020            2021            2022             2023            2024
           Baten                     0               0               0               0                0               0
           Lasten            189.825        175.362         181.797         188.329          195.105         202.134
           Saldo            -189.825       -175.362        -181.797        -188.329         -195.105        -202.134



1.2.5 Algemene dekkingsmiddelen


In het kader van de aanpassingen van het BBV op basis van de voorstellen van de commissie Depla is de
overhead samengebracht in een apart programma. Vanaf de begroting 2018 is het verplicht om de
overheadkosten apart inzichtelijk te maken. Hiervoor is in een programma Algemene dekkingsmiddelen
toegevoegd.

Algemene dekkingsmiddelen zijn gelden die geen vooraf bepaald bestedingsdoel hebben. Voorbeelden zijn
de bijdragen van de deelnemende gemeenten en inkomsten uit dienstverlening en cursussen. De omvang
van de algemene dekkingsmiddelen en de toelichting daarop worden in dit verplichte overzicht
gepresenteerd. Binnen de algemene dekkingsmiddelen wordt geen directe koppeling gelegd tussen
middelen en doelstellingen. Daarom bevat dit onderdeel van de begroting geen overzicht met indicatoren.

Wat mag het kosten?
Financiering en           Rekening       Begroting       Begroting       Begroting        Begroting       Begroting
algemene dekkings-          2019           2020            2021            2022             2023            2024
middelen   Baten           1.300.070      1.337.388       1.403.505       1.446.472        1.490.784       1.536.483
           Lasten            362.036        345.363         376.929         386.394          396.134         406.157
           Saldo             938.034        992.025       1.026.576       1.060.078        1.094.650       1.130.327




                                                                                                                          5
</pre>

====================================================================== Einde pagina 8 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 9 ======================================================================

<pre>Begroting 2021   Streekarchief Midden-Holland




                                           6
</pre>

====================================================================== Einde pagina 9 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 10 ======================================================================

<pre>Begroting 2021                                    Streekarchief Midden-Holland




                 2. Beleidsbegroting Paragrafen
</pre>

====================================================================== Einde pagina 10 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 11 ======================================================================

<pre>Begroting 2021                                                                               Streekarchief Midden-Holland




2.1 Financiële paragrafen

Inleiding

Op de programmabegroting is het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) van toepassing. Het BBV schrijft
verplicht de volgende paragrafen voor, die ook voor het Streekarchief van toepassing zijn:
    Weerstandsvermogen en risicobeheersing
    Financiering
    Bedrijfsvoering

Niet van toepassing zijn:
    Lokale heffingen
    Onderhoud
    Bestuurlijke participaties
    Grondbeleid

2.2 Weerstandsvermogen en risicobeheersing

2.2.1 Uiteenzetting financiële positie en toelichting

De paragraaf weerstandsvermogen dient te omvatten:
a. Een inventarisatie van de weerstandscapaciteit, zijnde de middelen en mogelijkheden waarover het
    Streekarchief beschikt of kan beschikken om niet begrote kosten te dekken;
b. Een inventarisatie van de risico's, waarvoor geen maatregelen zijn getroffen en die van materiële betekenis
    kunnen zijn in relatie tot de financiële positie. Hierbij dient bijvoorbeeld te worden gedacht aan risico’s in het
    kader van organisatieontwikkelingen, rechtmatigheid, garantieverplichtingen, voldoen aan formele
    met betrekking tot de uitvoering van regelingen door het Streekarchief;
c. Het beleid omtrent de weerstandscapaciteit en de risico’s en de realisatie daarvan.

Weerstandsvermogen
Bij het weerstandsvermogen gaat het om de mate waarin het Streekarchief in staat is middelen vrij te maken om
substantiële tegenvallers op te vangen, zonder dat dit betekent dat het beleid veranderd moet worden. Een buffer
is daarom wenselijk. Bij het weerstandsvermogen gaat het dus om de robuustheid van de begroting.

Weerstandscapaciteit

Principieel is gekozen om geen grote reserve in de GR SAMH op te potten om financiële risico’s op te vangen.
Waar nodig wordt teruggevallen op de gemeenten. Via de jaarlijkse risicoanalyse bij de begrotingsbehandeling
wordt het jaarlijks gewenste weerstandsvermogen bepaald en opgenomen in de begroting. Uitgangspunt is dat het
weerstandsvermogen de bedrijfsvoering faciliteert, derhalve dient voor inzet van tijdelijk personeel bij verzuim,
afkoop bij (gedwongen) uitstroom, schade aan of diefstal van documenten en aanpassingen IT-infrastructuur. Voor
de overige risico’s (uittreding deelnemers, contractbeëindiging huur Gouwedepot, wettelijke risico’s ten aanzien
van de AVG en het Auteursrecht) moeten de gemeenten in hun archiefbegroting voorzieningen treffen.


De hoogte van de weerstandscapaciteit op basis van de geprognosticeerde standen is als volgt:

Algemene reserve: € 3.410 (geprognosticeerde stand per begin 2021)

Risicoanalyse
De omvang van het weerstandsvermogen van het Streekarchief is gerelateerd aan de risico’s die de organisatie
loopt. De risico's voor een organisatie als het Streekarchief kunnen worden onderscheiden in kwantificeerbare
en niet-kwantificeerbare risico's ten aanzien van de budgettaire positie.

Conform de uitgangspunten in de nota reserves en voorzieningen wordt jaarlijks een inventarisatie van de risico's
uitgevoerd. De inventarisatie inclusief kwantificering is een logische basis voor het bepalen van het gewenste
weerstandsvermogen.




                                                                                                                         6
</pre>

====================================================================== Einde pagina 11 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 12 ======================================================================

<pre>Begroting 2021                                                                            Streekarchief Midden-Holland


Risico’s ontstaan uit wettelijk ontwikkelingen en vraagstukken (b.v. op het gebied van de AVG en het
Auteursrecht), personele calamiteiten (ziekteverzuim en uitstroom), materiële calamiteiten (verlies of diefstal van
documenten), organisatorische veranderingen (uittreding deelnemers) en snelle digitale ontwikkeling (knelpunten in
de digitale raadpleging). De risico’s liggen bij het SAMH. Het SAMH neemt voldoende beheersmaatregelen om de
risico’s te minimaliseren. Nooit uitgesloten kan worden dat incidenten zich toch voordoen waardoor als voorbeeld
het Auteursrecht boetes kunnen worden opgelegd. Door de in die wet vastgestelde hoogte van zo’n boete zal dit
naar verwachting de begrotingsomvang van het SAMH al snel overschrijden.

De risico-inventarisatie van begin 2020 levert een totaal aan gekwantificeerde risico's op van € 200.000. Uitgaande
van het door het Nederlands Adviesbureau Risicomanagement (NAR) geadviseerde zekerheidspercentage van
90% wordt het gewenste weerstandvermogen op basis van deze risico-inventarisatie vastgesteld op € 180.000.


Het streefsaldo van het weerstandsvermogen bedraagt dus € 180.000. De aanwezige weerstandscapaciteit
bedraagt op 1 januari 2021 op basis van het ex-ante begrotingssaldo 2020 naar verwachting € 3.410.
Geconcludeerd kan worden dat de berekende aanwezige weerstandscapaciteit 2% van het gewenste
weerstandvermogen bedraagt.

Financiële kengetallen
Het opnemen van financiële kengetallen in de begroting past in het streven naar meer transparantie. Ook geven de
kengetallen meer inzicht in de ontwikkeling van de financiële positie en de baten en lasten van SAMH. Kengetallen
moeten daarbij in samenhang en in onderlinge verhouding beoordeeld worden.

                                   Gerealiseerd   Begroting    Begroting    Begroting      Begroting     Begroting
                                      2019          2020         2021         2022           2023          2024
- Netto schuldquote                     8,93%        5,10%        4,05%         4,88%          1,23%         -2,15%
- Netto schuldquote gecorrigeerd
  voor alle leningen                    5,10%        1,50%        1,99%         3,54%          0,58%        -2,15%
- Solvabiliteitsratio                  32,26%       59,75%       37,52%        38,31%         38,30%        38,28%
- Grondexploitatie                       n.v.t.       n.v.t.       n.v.t.        n.v.t.         n.v.t.        n.v.t.
- Structurele exploitatieruimte         2,93%        3,92%        0,24%         0,17%          0,09%         0,01%
- Belastingcapaciteit                    n.v.t.       n.v.t.       n.v.t.        n.v.t.         n.v.t.        n.v.t.


Het kengetal netto schuldquote geeft het niveau weer van de schuldenlast ten opzichte van de eigen middelen.
Het kengetal solvabiliteitsratio geeft inzicht in de mate waarin het Streekarchief in staat is aan haar financiële
verplichtingen te voldoen. Het eigen vermogen wordt uitgedrukt in een percentage van het balanstotaal. Door
verbetering van de resultaten laat deze ratio een hogere waarde zien.
De structurele exploitatieruimte wordt bepaald door het saldo van de structurele baten en lasten en het saldo van
de structurele onttrekkingen en toevoegingen aan reserves gedeeld door de totale baten (exclusief mutaties
reserves) en uitgedrukt in een percentage. Voor de beoordeling van het structurele en reële evenwicht van de
begroting wordt onderscheid gemaakt tussen structurele en incidentele lasten.




                                                                                                                       7
</pre>

====================================================================== Einde pagina 12 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 13 ======================================================================

<pre>Begroting 2021                                                                   Streekarchief Midden-Holland




2.2.2 Overzicht van baten en lasten per programma
In onderstaand overzicht worden meerjarig per programma alle lasten, baten en het saldo weergegeven. De
programma's zijn volgens de nieuwe Producten- en DienstenCatalogus opgesteld.
Ook de toevoegingen en onttrekkingen aan de reserves zijn gespecificeerd per programma. Het
overzicht sluit met het totaal saldo voor het desbetreffende begrotingsjaar.

                                             Gewijzigde
                                 Rekening    Begroting Begroting     Begroting     Begroting    Begroting
                                   2019        2020      2021          2022          2023         2024

In bewaring        Baten            40.404      41.000     39.000       39.500         40.000      40.500
nemen              Lasten           12.817      14.097     14.591       15.103         15.635      16.185
                   Saldo            27.587      26.903     24.409       24.397         24.365      24.315

Bewaren en         Baten                 0           0           0           0              0           0
beheren            Lasten          532.192     510.665     527.220     542.257        557.780     573.806
                   Saldo          -532.192    -510.665    -527.220    -542.257       -557.780    -573.806

Ontsluiten/        Baten            12.760      10.000      10.000      10.000         10.000      10.000
beschikbaar        Lasten          294.329     352.074     361.125     373.987        387.328     401.164
stellen            Saldo          -281.569    -342.074    -351.125    -363.987       -377.328    -391.164

Educatie,          Baten                 0           0           0           0              0           0
advisering en      Lasten          189.825     175.362     181.797     188.329        195.105     202.134
toezicht           Saldo          -189.825    -175.362    -181.797    -188.329       -195.105    -202.134

Financiering en    Baten         1.300.070   1.337.388   1.403.505   1.446.472      1.490.784   1.536.483
algemene dek-      Lasten          362.036     345.363     376.929     386.394        396.134     406.157
kingsmiddelen      Saldo           938.034     992.025   1.026.576   1.060.078      1.094.650   1.130.327


Totaal saldo van   Baten         1.353.234   1.388.388   1.452.505   1.495.972      1.540.784   1.586.983
baten en lasten    Lasten        1.391.199   1.397.561   1.461.662   1.506.070      1.551.980   1.599.446
                   Saldo           -37.965      -9.173      -9.157     -10.098        -11.196     -12.463


Mutaties           Dotatie               0           0           0            0             0            0
bestemmings-       Onttrekking       9.559      12.583      12.583       12.583        12.583       12.583
reserve            Saldo            -9.559     -12.583     -12.583      -12.583       -12.583      -12.583

Totaal resultaat                   -28.406       3.410       3.426        2.485         1.387         120




                                                                                                             8
</pre>

====================================================================== Einde pagina 13 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 14 ======================================================================

<pre>Begroting 2021                                                                     Streekarchief Midden-Holland



2.2.3 Overzicht van baten en lasten per taakveld

Om tot betrouwbare informatie voor interne sturing en externe vergelijkbaarheid te komen, schrijft het BBV
een uniforme indeling in taakvelden voor. De bijbehorende baten en lasten worden aan die taakvelden
toegerekend.

                                                               Begroting 2021             Begroting 2022
Taakveld Omschrijving
                                                             Lasten      Baten          Lasten      Baten
0.1        Bestuur                                          1.084.733 1.452.505        1.119.676 1.495.972
0.4        Overhead                                           373.616          -         384.115          -
0.5        Treasury                                             3.913        600           2.679        400
0.10       Mutaties reserves                                        -     12.583               -     12.583
0.11       Resultaat van rekening van baten en lasten           3.426          -           2.485          -
Totaal taakvelden                                           1.465.688 1.465.688        1.508.955 1.508.955

                                                               Begroting 2023             Begroting 2024
Taakveld Omschrijving
                                                             Lasten      Baten          Lasten      Baten
0.1        Bestuur                                          1.155.847 1.540.784        1.193.290 1.586.983
0.4        Overhead                                           394.957          -         406.157          -
0.5        Treasury                                             1.377        200               -          -
0.10       Mutaties reserves                                        -     12.583               -     12.583
0.11       Resultaat van rekening van baten en lasten           1.387          -             120          -
Totaal taakvelden                                           1.553.567 1.553.567        1.599.566 1.599.566

2.2.4 Incidentele baten en lasten

De meerjarenbegroting van het Streekarchief Midden-Holland bevatten geen baten en lasten die een
incidenteel karakter hebben. Het begrip incidenteel wordt in de ‘Notitie incidentele en structurele baten en
lasten’ van de commissie BBV omschreven als baten en lasten die zich gedurende maximaal drie jaar
voordoen, waarbij het van belang is dat het gaat om ‘eenmalige zaken’.

2.2.5 Structureel begrotingssaldo

Omdat de begroting van het Streekarchief Midden-Holland slechts structurele bagen en lasten bevat, is het
positieve, structurele begrotingssaldo van het Streekarchief gelijk aan de meerjarenbegroting.

                                            Begroting Begroting Begroting Begroting Begroting
Structureel begrotingsaldo
                                              2020      2021      2022      2023      2024
Saldo van baten en lasten                      -9.173     -9.157   -10.098   -11.196   -12.463
Toevoegingen en onttrekkingen aan reserves     12.583    12.583     12.583    12.583    12.583
Begrotingssaldo na bestemming                   3.410      3.426     2.485     1.387       120
Waarvan incidentele baten en lasten (saldo)         0          0         0         0         0
Structureel begrotingssaldo                     3.410      3.426     2.485     1.387       120

2.2.6 Investeringen 2020 - 2024

Voor de jaren 2020 tot en met 2021 zijn (vervangings-)investeringen geraamd op het gebied van
automatisering. Voor de jaren 2022 tot en met 2024 zijn nog geen concrete investeringsuitgaven gepland.

                                              Begroting Begroting Begroting Begroting Begroting
Investeringen
                                                2020      2021      2022      2023      2024
Automatisering                                   88.000    13.000      p.m.      p.m.      p.m.
Totaal                                           88.000    13.000      p.m.      p.m.      p.m.

De grootste investering betreft de aanschaf van de raadpleegomgeving (website) en de bijbehorende
implementatiekosten. Naar verwachting vindt deze investering in 2020 plaats.




                                                                                                               9
</pre>

====================================================================== Einde pagina 14 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 15 ======================================================================

<pre>Begroting 2021   Streekarchief Midden-Holland




                                          10
</pre>

====================================================================== Einde pagina 15 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 16 ======================================================================

<pre>Begroting 2021                                                           Streekarchief Midden-Holland




2.2.7 Geprognostiseerde balans per 1 januari (€)

                                            1-1-2020   1-1-2021   1-1-2022    1-1-2023     1-1-2024
ACTIVA

Vaste activa
Materiële vaste activa met economisch nut   309.346    316.696    340.092      294.305      248.517
Financiële vaste activa                      50.000     30.000     20.000       10.000            0

Vlottende activa
Overige vorderingen                          17.760     17.000     17.000       17.000       17.000
Overlopende activa                           97.495     90.000     90.000       90.000       90.000
Liquide middelen                            116.774    101.555     64.362       94.110      147.126
                                            232.029    208.555    171.362      201.110      254.126


Totaal activa                               591.375    555.251    531.454      505.414      502.643



PASSIVA

Eigen vermogen
Egalisatiereserve                            28.406          0      3.410        6.836        9.321
Bestemmingsreserves                         221.882    209.299    196.716      184.133      171.550
Nog te bestemmen resultaat                  -28.406      3.410      3.426        2.485        1.387
                                            221.882    212.709    203.552      193.454      182.258

Voorzieningen
Egalisatie onderhoud                         66.685     75.110     83.535       91.960      100.385

Vaste schulden
Onderhandse leningen                         69.263     47.432     24.367            0            0

Vlottende passiva
Kasgeldleningen                              20.664     20.000     20.000       20.000       20.000
Overige schulden                            212.881    200.000    200.000      200.000      200.000
                                            233.545    220.000    220.000      220.000      220.000


Totaal Passiva                              591.375    555.251    531.454      505.414      502.643




                                                                                                  10
</pre>

====================================================================== Einde pagina 16 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 17 ======================================================================

<pre>Begroting 2021                                                                      Streekarchief Midden-Holland




2.2.8 EMU-saldo
Met ingang van het begrotingsjaar 2018 is het verplicht het EMU-saldo meerjarig op te nemen in de
begroting. Tezamen met de geprognotiseerde balans geeft het inzicht in de toekomstige ontwikkelingen
van de financieringsbehoefte van het Streekarchief Midden-Holland.


                                                  Realisatie Begroting Begroting Begroting Begroting Begroting
                     Omschrijving                   2019       2020      2021      2022      2023      2024
1. Exploitatiesaldo voor toevoeging aan /
    onttrekking uit reserves                        -37.965    -9.173    -9.157    -10.098   -11.196   -12.463
2. Afschrijvingen ten laste van de exploitatie       28.673    44.484    45.788     45.788    45.788    45.788
3. Bruto dotaties aan de post voorzieningen
    ten laste van de exploitatie                      8.425     8.425     8.425     8.425      8.425     8.425
4. Investeringen in materiële vaste activa
    die worden geactiveerd                                0    88.000    13.000         0          0         0
5. Baten uit bijdragen derden niet verantwoord
    in de exploitatie of in mindering op post 4           0         0         0         0          0         0
6. Desinvesteringen en baten materiële vaste
    activa niet verantwoord in exploitatie                0         0         0         0          0         0
7. Aankoop grond en uitgaven voor bouwrijp
    maken                                                 0         0         0         0          0         0
8. Baten bouwgrondexploitties voor zover niet
    verantwoord in de exploitatie                         0         0         0         0          0         0
9. Lasten op balanspost voorzieningen voor
    zover deze transacties met derden betreffen           0         0         0         0          0         0
10. Lasten ivm transacties met derden niet tlv
    exploitatie (post 1) of de andere posten en
    rechtstreeks ten last van de reserves                 0         0         0         0          0         0
11. Verkoop effecten
a. - gaat u effecten verkopen                             0         0         0         0          0         0
b. - verwachte boekwinst op exploitatie                   0         0         0         0          0         0

12. Berekend EMU-saldo
    12 = (1+2+3-4+5+6-7+8-9-10-11)                     -867   -44.263    32.056    44.115    43.017     41.750




                                                                                                             11
</pre>

====================================================================== Einde pagina 17 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 18 ======================================================================

<pre>Begroting 2021                                                                     Streekarchief Midden-Holland




2.3 Treasury paragraaf begroting 2021

Het Streekarchief Midden-Holland is een gemeenschappelijke regeling, waarvan de kosten worden gedragen
door de deelnemende gemeenten en de ODMH volgens een verdeelsleutel.

Het treasurybeleid van het Streekarchief Midden-Holland is een voortzetting van het bestaande beleid, zoals
vastgelegd in het in oktober 2002 door het Algemeen Bestuur van het Streekarchief goedgekeurde
beleggingsstatuut van de financiële verordening.

Kasgeldlimiet
De kasgeldlimiet volgens de Wet Fido legt een beperking op aan de omvang van de korte netto schuld van de
gemeenschappelijke regeling om grote rentefluctuaties te voorkomen. De toegestane kasgeldlimiet is
8,2% van de begroting. Voor de gemeenschappelijke regeling 8,2% van € 1.461.662 = € 119.856.
De kasgeldlimiet wordt derhalve niet overschreden.

                                  Gerealiseerd Begroting      Begroting    Begroting    Begroting    Begroting
                                     2019        2020           2021         2022         2023         2024
Omvang begroting per 1 januari      1.280.750    1.397.561     1.461.662   1.506.070    1.551.980    1.599.446


(1) Toegestane kasgeldlimiet
- in procenten van de grondslag        8,20%        8,20%         8,20%       8,20%        8,20%        8,20%
- in bedrag                         € 105.022    € 114.600     € 119.856   € 123.498    € 127.262    € 131.155


(2) Omvang vlottende korte schuld
Opgenomen gelden < 1 jaar          € 20.664       € 21.831      € 20.000    € 20.000     € 20.000      € 20.000
Schuld in rekening-courant
Gestorte gelden door derden
Overige gelden niet zijnde vaste € 212.881       € 200.000     € 200.000   € 200.000    € 200.000    € 200.000
schuld
Subtotaal                        € 233.545       € 221.831    € 220.000    € 220.000    € 220.000    € 220.000


(3) Vlottende middelen
Contante gelden in kas                  € 295        € 300        € 300        € 300        € 300        € 300
Tegoeden in rekening-
courant (inclusief
schatkistverrekening)               € 116.479    € 116.774     € 101.555    € 64.362     € 94.110    € 147.126
Overige uitstaande gelden
< 1 jaar                              € 69.322     € 75.000     € 75.000     € 75.000     € 75.000     € 75.000
Subtotaal                           € 186.096    € 192.074    € 176.855    € 139.662    € 169.410    € 222.426


Toets kasgeldlimiet
(4) Totaal netto vlottende schuld   -€ 47.448    -€ 29.757     -€ 43.145   -€ 80.338    -€ 50.590       € 2.426
Toegestane kasgeldlimiet            € 105.022    € 114.600     € 119.856   € 123.498    € 127.262    € 131.155
Ruimte                               € 57.574     € 84.843      € 76.712    € 43.160     € 76.672    € 133.581



Renterisiconorm
De Wet Fido stelt een norm, waaraan het renterisico van het totaal van de langlopende geldleningen van de
gemeenschappelijke regeling moet voldoen. De renterisiconorm is 20% van het begrotingstotaal van het
komend jaar, met een minimum van € 2.500.000. Voor de gemeenschappelijke regeling is dit 20% van
€ 1.461.662 = € 292.332. Derhalve blijft het renterisico voor de gemeenschappelijke regeling onder de norm.




                                                                                                              12
</pre>

====================================================================== Einde pagina 18 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 19 ======================================================================

<pre>Begroting 2021                                                                   Streekarchief Midden-Holland




Renterisiconorm en renterisico's vaste schuld in 2019 e.v.

                                 Gerealiseerd Begroting    Begroting     Begroting    Begroting    Begroting
                                    2019        2020         2021          2022         2023         2024

1 Renteherziening                        €0          €0             €0          €0           €0           €0
2 Betaalde aflossingen             € 19.558    € 20.664       € 21.831    € 23.065     € 24.367           €0
3 Renterisico (1+2)                € 19.558    € 20.664       € 21.831    € 23.065     € 24.367           €0


Renterisiconorm
Begrotingstotaal                  1.280.750   1.397.561    1.461.662     1.506.070    1.551.980    1.599.446
Het bij min. regeling vastgest. %      20%         20%          20%           20%          20%          20%
Renterisiconorm                     256.150     279.512      292.332       301.214      310.396      319.889
Minimum van renterisiconorm
                                  2.500.000   2.500.000    2.500.000     2.500.000    2.500.000    2.500.000


Toets renterisiconorm
Renterisiconorm                   2.500.000   2.500.000    2.500.000     2.500.000    2.500.000    2.500.000
Renterisico op vaste schuld          19.558      20.664       21.831        23.065       24.367            0
Ruimte(+)/Overschrijding(-)       2.480.442   2.479.336    2.478.169     2.476.935    2.475.633    2.500.000


Schema rentetoerekening begroting 2021
A. Externe rentelasten voor de korte en
lange financiering                                                                        3.913
B. Externe rentebaten                                                                      -600
Totaal door te berekenen
externe rente                                                                             3.313

C. Door te berekenen externe
rente                                                                            0

D. Rente over eigen vermogen                                                     0
D. Rente over voorzieningen die ge-                                              0
waardeerd zijn op contante waarde                                                             0

Aan taakvelden toe te rekenen rente                                                       3.313

E. De werkelijk aan taakvelden
toegerekende rente                                                                            0

F. Renteresultaat                                                                         3.313

Het renteresultaat is verantwoord onder de kosten overhead.

Uitzettingen
Het beleid van de gemeenschappelijke regeling Streekarchief Midden-Holland is en zal zijn dat het uitzetten
van middelen alleen is toegestaan voor uitoefening van de publieke taak. Aan- en verkoop kan uitsluitend
geschieden na goedkeuring door het Dagelijks Bestuur.




                                                                                                              13
</pre>

====================================================================== Einde pagina 19 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 20 ======================================================================

<pre>Begroting 2021                                                                      Streekarchief Midden-Holland




2.4 Bedrijfsvoering

2.4.1 Personeel & Organisatie

Samenwerking met Archieven


Het Streekarchief is aangesloten bij KVAN BRAIN , de belangenbehartiger van het Nederlandse archiefwezen.
Daarmee wordt voorzien in belangrijke informatie en ondersteuning op het gebied van (nieuwe) wetgeving
(Auteursrecht, AVG, de nieuwe Archiefwet, Omgevingswet), modellen en methodieken, kwaliteitszorg en
professionalisering. De directeur neemt deel aan de vergaderingen van KVAN BRAIN , het landelijk overleg
van de middelgrote archieven en het overleg ven de Kring van Zuid-Hollandse Archivarissen. Medewerkers
nemen geregeld deel aan kennisbijeenkomsten georganiseerd door het Kennisplatform KIA.

Er zijn contacten met de archieven in de omgeving zoals Het GA Rotterdam en GA Alphen aan den Rijn. De
gemeente Zoetermeer huurt uit de bestaande overcapaciteit van het Gouwedepot voor 20 jaar 2 km.
opslagcapaciteit (zie verder 2.4.2). Met de gemeente Zoetermeer wordt nadere inhoudelijke samenwerking
onderzocht in eerste instantie op het terrein van het archieftoezicht.


Waar is meer informatie te vinden over deze samenwerking?
         • Verhuurbeleid Gouwedepot (maart 2015)
         • https://kvanbrain.nl/


Regionale samenwerking met Bibliotheken, Musea en historische verenigingen en gebruikers
Met de Bibliotheek Gouda en de Bibliotheek Krimpenerwaard worden jaarlijks (educatieve) programma’s
opgesteld. In de Krimpenerwaard loopt dit via de Historische Ontmoetingspunten (HOP), een samenwerking
tussen bibliotheek, archief en historische werkgemeenschappen. Er zijn drie HOPS, een in Schoonhoven, een
in Ouderkerk aan den IJssel en een in Krimpen aan de Lek. Het gebruik van het HOP in Ouderkerk aan den
IJssel wordt geëvalueerd. In de HOPS zijn archieven digitaal raadpleegbaar, wat de openbaarheid bevordert,
worden educatieve programma’s georganiseerd en vinden lezingen en filmochtenden plaats. Op deze manier
wordt de cohesie versterkt, wordt historisch bewustzijn bevorderd en worden historische bronnen
“teruggegeven”, want laagdrempelig toegankelijk.

Gebruikers van het archief (bezoekers van de studiezaal, vertegenwoordigers van historische verenigingen
en particuliere archiefvormers) zijn vertegenwoordigd via de klantenraad . De leden praten mee over de
ontwikkeling en verbetering van de dienstverlening en adviseren daarover het bestuur. Voor het Streekarchief
zijn zij een belangrijke bron van informatie en actie rond regionale cultuurhistorie. Thematische betrokkenheid
van gebruikers is georganiseerd via het stamboomcafé , het transcriptiecafé , het “vele handen” café en
het tijdmachinecafé . Uitwisseling van onderzoekservaringen vindt plaats via de vaste
bezoekersbijeenkomst die twee keer per jaar plaatsvindt.

Met historische verenigingen worden geregeld activiteiten georganiseerd en uitgevoerd, b.v. “Gouda
Tijdmachine” met HV Die Goude en de HOP activiteiten in de Krimpenerwaard. Specifiek voor de verenigingen
in de Krimpenerwaard is de Stichting Cultuur Historisch Overleg Krimpenerwaard (SCHOK) als platform
opgericht, waarin het Streekarchief deelneemt en zich presenteert via de website Erfgoed Krimpenerwaard .

Specifiek in Gouda wordt gewerkt aan het Verhalenproject rond 750 jaar Gouda. Dit gebeurt met deelname
van Streekarchief en Bibliotheek Gouda. Hiervoor is een projectplan opgesteld.




                                                                                                                  14
</pre>

====================================================================== Einde pagina 20 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 21 ======================================================================

<pre>Begroting 2021                                                                     Streekarchief Midden-Holland


Specifiek voor de Krimpenerwaard is in 2020 ter versterking van het Cultureel Netwerk van de gemeente
afgesproken om binnen de cultuurnota een klankbordgroep op te richten bestaande uit Bibliotheek
Krimpenerwaard, Nederlands Zilvermuseum Schoonhoven, Streekarchief Midden-Holland en Streekmuseum
Krimpenerwaard. De vier zijn trekker van de doelstellingen zoals die in de nota staan geformuleerd en gaan
een verbindende en faciliterende rol spelen tussen de gemeente en de lokale organisaties en verenigingen.
Op die manier verkleinen ze de afstand tussen de kernen en zijn ze klankbord voor de gemeente op het
gebied van cultuurbeleid.


Waar is meer informatie te vinden over deze ontwikkelingen?
         • Programma’s en jaarverslagen van bibliotheek Gouda, de Historische Ontmoetingspunten en
           klantenraad
         • http://www.erfgoedkrimpenerwaard.nl/index.php/2013-04-04-06-37-22
         • Projectplan 750 jaar Gouda
         • Cultuurnota Krimpenerwaard


Samenwerking rond informatie- en archiefbeheer

1. In alle gemeenten in het werkgebied is een Strategisch Informatieoverleg (SIO) ingericht. De toezichthouder
en de streekarchivaris nemen daaraan deel als adviseur. De onderwerpen die hierin besproken worden
verschillen per gemeenten (bespreking inspectierapportage, selectielijst, vernieuwd toezicht, duurzame
toegankelijkheid, introductie zaakgericht werken, kwaliteitssystemen, etc.). Met de invoering van de WOO in
2020 en de modernisering van de Archiefwet komen de effecten daarvan voor gemeenten en Streekarchief
prominent op de SIO-agenda’s te staan. Thans worden via de VNG-proeftuinen de voorbereidingen getroffen
voor de invoering van de WOO. Het Streekarchief participeert in de proeftuin Vervroegde overbrenging.

2. Het managers overleg / ambtelijk overleg is ingesteld ter voorbereiding van de vergaderingen van het
bestuur van het Streekarchief. Het komt drie keer per jaar bijeen.


Jaarlijks toetst de inspecteur van het Streekarchief in de periode december – maart voor de P&C cyclus de
staat van de informatiehuishouding bij de gemeenten. Dat gebeurt aan den hand van het Handboek Toezicht.


Waar is meer informatie te vinden over deze ontwikkelingen?
         • Beleidsvisie Streekarchief (april 2019)
         • Handreiking Strategisch Informatieoverleg Decentrale Overheden (februari 2015)
         • Handreiking kwaliteitssysteem informatiebeheer decentrale overheden (KIDO) (november 2016)
         • Handreiking Toekomstbestendige archiefinstellingen AIDO, 2016)
         • VNG Proeftuinen WOO: https://www.vngrealisatie.nl/roadmap/wet-open-overheid


Personele ontwikkelingen

Formatie en ontwikkeling personeel
De huidige formatie bedraagt 478 uren verdeeld over 16 medewerkers. Daarmee kunnen de thans
afgesproken taken in de PDC worden uitgevoerd.




                                                                                                                 15
</pre>

====================================================================== Einde pagina 21 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 22 ======================================================================

<pre>Begroting 2021                                                                      Streekarchief Midden-Holland


De tijdelijk openstaande vacature (2018 – medio 2019) is ingevuld. Voor het extra werk wegens de vervroegde
overbrenging, waardoor gemeentelijke archieven eerder zijn overgebracht naar het Gouwedepot, is een extra
medewerker aangesteld m.i.v. januari 2020. Dit laatste is onderbouwd door de Impactanalyse verkorting
overbrengingstermijn van de Ministerie van BZK uit 2017.

Loonkostenontwikkeling en voorzieningen
Voor de loonkostenontwikkeling wordt verwezen naar hoofdstuk 2.4.2. Financiën.

Inkoop van personeelsdiensten en werken door derden
Het Streekarchief koopt personeelsdiensten in bij de Omgevingsdienst Midden-Holland (ODMH). Dit zijn:
Arbodienst en verzuimbegeleiding, salarisadministratie, personeelsadministratie, advisering (rechtspositionele
regelingen/voorschriften), juridische aangelegenheden en verzekeringen.


Waar is meer informatie te vinden over de personele ontwikkelingen?
         • Beleidsvisie Streekarchief (april 2019)
         • Impact verkorting overbrengingstermijn (BZK 2017)
         • Overeenkomst Dienstverlening ODMH – SAMH (2020)




                                                                                                                 16
</pre>

====================================================================== Einde pagina 22 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 23 ======================================================================

<pre>Begroting 2021                                                                  Streekarchief Midden-Holland




2.4.2 Financiën

Uitgangspunten begroting 2021
Voor de begroting zijn drie uitgangspunten gehanteerd:
        1. De financiële kaderstelling Gemeenschappelijke Regelingen van oktober 2019 (zie onder
           indexering )
        2. De nota reserves en voorzieningen 2020 – 2023 en de daarbij uitgevoerde risicoanalyse (zie
           hiervoor onder 2.2. weerstandvermogen en risicobeheersing ). Hierin is ook de visie verwoord
           over de wijze waarop de opbouw en aanvulling van reserves geschiedt.
        3. De bestuurlijke besluitvorming van 23 januari 2020 over de PDC: welke producten en
           diensten in het basispakket horen en welke maatwerk zijn (zie 1.1 Inleiding)

De bijdragen van de gemeenten zijn voor de begroting herijkt. De herijking gebeurt op basis van de
jaarlijkse aanpassing van het aantal inwoners van de gemeenten. De toename van het aantal
strekkende meters is wegens de afspraken van 6 november 2014 rond de nieuwe systematiek niet
meer van invloed op de herijking. Voor de uitwerking wordt verwezen naar de eerste pagina van de
financiële begroting, Begroting van baten en lasten 2021 – inkomsten.

Indexering en loonkostenontwikkeling
Voor de indexering en loonkostenontwikkeling hanteert het Streekarchief de financiële kaderstelling
Gemeenschappelijke Regelingen Hollands Midden voor begrotingen 2021. De hierop gebaseerde
indexering voor de begroting van het Streekarchief 2021 bedraagt 3,13 %, een gewogen gemiddelde uit
de percentages voor de loonkosten (3,88 %) en materiële kosten (1,8 %). Op grond van de in de inleiding
vermelde kosten en batenanalyse is voorgesteld dit percentage eenmalig te verhogen tot een extra index
van 5%.

Inkomsten
Inkomsten worden gegenereerd uit:

Verhuur van de overcapaciteit van het Gouwedepot aan de gemeente Zoetermeer. Dit is voor 2021
begroot op € 39.000,-. Er is een huurovereenkomst afgesloten met de gemeente Zoetermeer in 2016 voor
een periode van 20 jaar. Het Verhuurbeleid Gouwedepot Zuidplas is hiervoor van toepassing.

Inkomsten voortkomend uit dienstverleningsovereenkomsten met de gemeente Zoetermeer, met de
Omgevingsdienst Midden-Holland en met de Regio Midden-Holland. Begroot op samen € 16.000,-

Overige inkomsten begroot op € 25.000,- worden verkregen uit verkopen van producten voortvloeiend uit
de programma’s in de Chocoladefabriek en verkopen van fotokopieën en fotoreproducties en het leveren
van andere diensten.

Inkoop van financiële diensten
Het Streekarchief koopt financiële diensten in bij de Omgevingsdienst Midden-Holland (ODMH).

De volgende werkzaamheden worden verricht: boekhouding, opstellen van de managementrapportages,
opstellen begroting en jaarrekening, financieel advies, control en financiële toelichting in de
bestuursvergaderingen.

De bestaande DVO voor HRM wordt thans uitgebreid met het onderdeel financiële bedrijfsvoering.




                                                                                                          17
</pre>

====================================================================== Einde pagina 23 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 24 ======================================================================

<pre>Begroting 2021                                                                 Streekarchief Midden-Holland


Wet en regelgeving
Er wordt gewerkt conform de Verordening op de uitgangspunten voor het financieel beleid, alsmede voor
het financieel beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie van de gemeenschappelijke
regeling SAMH (artikel 212 van de Gemeentewet) en de Verordening voor de controle op het financieel
beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de regeling SAMH (artikel 213 van de
Gemeentewet en het Besluit accountantscontrole gemeenten). De accountant van het Streekarchief is
Zirkzee Audit B.V. in Oegstgeest. Ten behoeve van de rechtmatigheidscontrole door de accountant
(vastgelegd in artikel 213 gemeentewet en het Besluit Accountantscontrole Provincies en
Gemeenten/BAPG) is kaderstelling rechtmatigheid jaarrekening door het algemeen bestuur vastgesteld.
Deze is bij besluit van het Algemeen Bestuur op 29 november 2017 aangepast op 3 onderdelen:
aangepaste GR, toevoeging van regeling schatkistbankieren decentrale overheden en toevoeging van de
wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semi- publieke sector. De regelingen
Budgetverantwoordelijkheid, Betalingsbevoegdheid en het Treasurystatuut (vastgesteld door het
algemeen bestuur in 2006) werken het normenkader uit in een toetsingskader.


Waar is meer informatie te vinden over de financiële ontwikkelingen?
         • Beleidsvisie Streekarchief (2019)
         • Verordening op de uitgangspunten voor het financieel beleid, alsmede voor het financieel
           beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie van de gemeenschappelijke regeling
         • Fusierapport en Regeling Streekarchief Midden-Holland
         • Nota reserves en voorzieningen 2020
         • Overzicht huisvestingslasten (maart 2013)
         • Verhuurbeleid Gouwedepot Zuidplas (maart 2015)
         • Overeenkomst Dienstverlening ODMH (2020)
         • Overeenkomst Zirkzee non-profit voor accountancy (2020)
         • Notitie Financieel kader gemeenschappelijke regelingen (2021)
         • Samenwerkingsovereenkomst Depotgebouw Gouwepark (2011)
         • PDC


2.4.3. Huisvesting
Het Streekarchief heeft twee locaties: het Gouwdepot (Gouwepark, gemeente Zuidplas) en de
Chocoladefabriek (Klein Amerika, gemeente Gouda).

Het Gouwedepot voldoet aan alle wettelijke eisen die aan een goede opslag van archief worden gesteld.
De archieven zijn daarmee uitstekend geconserveerd. Een deel van de capaciteit van het Gouwedepot,
2000 m’, wordt verhuurd aan de gemeente Zoetermeer (zie onder 2.4.1 en 2.4.2). De inkomsten
ondervangen voor een klein deel de in het verleden doorgevoerde bezuinigingen. Over het gebruik van
het archiefdepot door de gemeenten voor selectiewerkzaamheden en ontsluiting van nog niet
overgedragen archief zijn afspraken gemaakt, mede in het kader van de PDC discussie.

De Chocoladefabriek is de voorziening waar de studiezaal is gehuisvest en waar een deel van de
educatieve activiteiten plaatsvindt. Met de partners in de Chocoladefabriek wordt jaarlijks een
programmering gedaan en dit versterkt de interactie in deze “culturele HUB”. Het Streekarchief
participeert in het bouwoverleg rond de uitbreiding van de 2de verdieping. Daarmee is het geïnformeerd
en kan tijdig het publiek op de hoogte worden gesteld over de aanvang van verbouwingswerkzaamheden.
De uitbreiding van de 2de verdieping heeft voor het Streekarchief géén financiële consequenties. De
kansen voor samenwerking van Streekarchief met Libertum zijn beschreven in businesscase Leren en
Creëren van Libertum. Deze zullen in de loop van 2021 ingevuld worden.




                                                                                                           18
</pre>

====================================================================== Einde pagina 24 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 25 ======================================================================

<pre>Begroting 2021                                                                     Streekarchief Midden-Holland


De uitbreiding van de beveiliging en de sanitaire voorzieningen in het gebouw in 2018 betekent voor het
Streekarchief een verhoging van de servicekosten met € 5000,- m.i.v. 2021. Het Streekarchief heeft 3 jaar
vrijstelling gekregen. De DVO met de Bibliotheek zal worden aangepast.


Waar is meer informatie te vinden over de huisvesting?
         • Concept Beleidsvisie Streekarchief (2019)
         • Haalbaarheidsonderzoek depotgebouw Gouda (februari 2008)
         • Haalbaarheidsstudie Chocoladefabriek II, Andersson Elffers Felix (mei 2017)
         • Samenwerkingsovereenkomst Depotgebouw Gouwepark (2011)
         • Locatieonderzoek nieuwe Centrale Bibliotheek en Streekarchief (2011)
         • Huurintentie-overeenkomst Gemeente-Bibliotheek-Streekarchief (2013)
         • Scenario’s gezamenlijke huisvesting met de Bibliotheek (april 2013)
         • Onderhoudsplannen 2014 – 2053
         • Overzicht berekening huurprijs Gouwedepot (september 2013)
         • Raming beheerskosten Gouwedepot
         • Huurcontracten en dienstverlenings-overeenkomsten Gouwedepot / Chocoladefabriek
         • Verhuurbeleid Gouwedepot Zuidplas (maart 2015)
         • Verhuurovereenkomsten met Zoetermeer (oktober 2015 & februari 2016)
         • Businesscase Leren & Creëren . Doorontwikkeling Chocoladefabriek (april 2019)


2.4.4. Communicatie

Communicatie wordt gedaan via de eigen website, Twitter, Facebook, jaarverslagen en de maandelijkse
nieuwsbrieven. Specifiek voor de programmering wordt de communicatie met de bibliotheken en
Historische Ontmoetingspunten uitgevoerd. Door de bewoners van de Chocoladefabriek wordt het publiek
geïnformeerd via de website https://www.chocoladefabriekgouda.nl/, het jaarlijks verschijnende tijdschrift
de Bonbon en de maandelijks verschijnende Wikkel. Voor specifieke activiteiten zoals Geschiedenislokaal
en het Vele Handen project wordt een aparte flyer uitgebracht.

2.4.5 Informatievoorziening en automatisering

Voor het kunnen beheren, raadplegen en delen van (digitale) bestanden op de website zal een nieuwe
digitale informatie infrastructuur gebouwd worden waarvoor een eenmalige investering van € 50.000,-
nodig is in 2020. Dit is onvoorzien, derhalve geen inherent onderdeel van de reguliere
bedrijfsvoeringskosten. De oorzaak ligt erin dat de bestaande leverancier tijdens de ontwikkeling van de
huidige infrastructuur aangelopen is tegen een complexe ontsluiting van bestanden in het verleden
(Archivistische Legacy) waarvoor hij geen goede oplossing wist te ontwikkelen. Tevens zijn er nieuwe
eisen gekomen op het gebied van Open Data en Auteursrechten met eenzelfde problematiek voor de
leverancier. De bestaande digitale infrastructuur aan de achterkant waarin de archiefcollecties, de
bibliotheek en de beeldcollectie worden beheerd, zullen door een nieuwe leverancier worden aangesloten
op de voorkant, zodat deze op regelmatige basis kan worden bijgewerkt. Daarnaast wordt voor de nadere
toegangen en periodieken een nieuwe beheersomgeving ingericht. In de nieuwe raadpleegomgeving
kunnen ook alle digitale bestanden die toegankelijk worden gemaakt in de periode 2020 – 2023, en
gedigitaliseerde archiefstukken ontsloten worden. Bij het kiezen van de nieuwe leverancier wordt
rekening gehouden met de noodzakelijke vervanging en conversie van het archiefbeheersysteem in 2024,
zodat deze effectief en kostenbesparend uitgevoerd kan worden.

Er zijn geen hogere structurele kosten te verwachten voor de websiteapplicatie en software, in vergelijking
met de huidige. Wel zullen de kosten voor hosting van bestanden stijgen met de toename van
beschikbare digitale bestanden, met naar te verwachten in 2021 € 5.000 per jaar tot € 10.000 per jaar in
2023. Voor het toegankelijk maken van de grote genealogische bestanden door vrijwilligers is per jaar €
7.500 benodigd. Deze kosten zijn wél inherent onderdeel van de bedrijfsvoeringskosten.

De e-depot discussie is tijdelijk on hold gezet door het bestuur. Op ambtelijk niveau wordt in de periode
2020 – 2021 de discussie over deze voorziening opnieuw geagendeerd bij de modernisering van de
Archiefwet en de invoering van de Wet open overheid.




                                                                                                              19
</pre>

====================================================================== Einde pagina 25 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 26 ======================================================================

<pre>Begroting 2021                                                                 Streekarchief Midden-Holland




Waar is meer informatie te vinden over I&A?
         • Projectplan Duurzaam digitaal archiveren en beheren (maart 2014);
         • Projectplan Vernieuwing website SAMH (januari 2014).
         • Duurzaam digitaal archiveren en beheren resultaten (maart 2016)
         • Pilot e-depot SAMH 28 maart 2018 – 31 december 2018
         • Handreiking Toekomstgerichte archiefinstellingen (december 2016)
         • Kamerbrief Modernisering Archiefwet van juni 2018




                                                                                                        20
</pre>

====================================================================== Einde pagina 26 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 27 ======================================================================

<pre>Begroting 2021                                   Streekarchief Midden-Holland




        3. Financiële begroting van Baten en Lasten 2021
</pre>

====================================================================== Einde pagina 27 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 28 ======================================================================

<pre>Begroting 2021                                                                     Streekarchief Midden-Holland



3.1 BEGROTING VAN BATEN EN LASTEN INKOMSTEN (X € 1)

                                                 Gewijzigde
Omschrijving                            Rekening Begroting Begroting Begroting Begroting Begroting
                                          2019     2020      2021      2022      2023      2024


Beschikbaarstelling
- Fotokopieën, foto's en overige
inkomsten                                   12.760      10.000      10.000      10.000      10.000      10.000
                            Subtotaal       12.760      10.000      10.000      10.000      10.000      10.000

Overige baten
- Overige inkomsten                         17.235      10.000      15.000      15.000      15.000      15.000
- Verhuur ruimte Gouwedepot                 40.404      41.000      39.000      39.500      40.000      40.500
- Inkomsten dienstverlening ODMH               467         750         750         750         750         750
- Inkomsten dienstverlening RMH              2.525       3.000       3.000       3.000       3.000       3.000
- Inkomsten dienstverlening
Zoetermeer                                  11.910      10.000      12.000      12.000      12.000      12.000

                           Subtotaal        72.541      64.750      69.750      70.250      70.750      71.250

Bijdragen gemeenten
- Gemeente Gouda                           485.878     495.606     511.847     527.867     544.390     561.429
- Gemeente Krimpen a/d IJssel              119.544     125.383     139.461     143.826     148.328     152.970
- Gemeente Zuidplas                        194.197     210.927     223.317     230.307     237.516     244.950
- Gemeente Krimpenerwaard                  336.614     341.356     350.280     361.244     372.551     384.212
- Gemeente Waddinxveen                     131.700     140.366     147.850     152.478     157.251     162.173

                           Subtotaal      1.267.933   1.313.638   1.372.755   1.415.722   1.460.034   1.505.733

Totaal baten                              1.353.234   1.388.388   1.452.505   1.495.972   1.540.784   1.586.983
                                                          0,033

Subtotaal 2020                                                                                        1.313.638
Bij: indexering 3,13% (van € 1.313.638)                                                                  41.117
(toegepaste indexering 2021)
Bij: aanvullende bijdragen 2021                                                                         18.000

                                                                                                      1.372.755




                                                                                                             21
</pre>

====================================================================== Einde pagina 28 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 29 ======================================================================

<pre>Begroting 2021                                                                         Streekarchief Midden-Holland



VERVOLG 3.1 BEGROTING VAN BATEN EN LASTEN UITGAVEN (X € 1)

                                                      Gewijzigde
Omschrijving                                 Rekening Begroting Begroting Begroting Begroting Begroting
                                               2019     2020      2021      2022      2023      2024

In bewaring nemen
- Salariskosten                                 10.372      11.559      12.008      12.474      12.958      13.460
- Aankoop boeken, tijdschriften, enz.            2.445       2.538       2.583       2.630       2.677       2.725
- Verrekening met KP huisvesting                     0           0           0           0           0           0
                                Subtotaal       12.817      14.097      14.591      15.103      15.635      16.185

Bewaren en beheren
- Salariskosten                                268.724     256.731     266.692     277.040     287.789     298.955
- Materialen en diensten regulier                9.177      10.150      10.333      10.519      10.708      10.901
- Automatiseringskosten                         38.286      38.860      39.560      40.272      40.997      41.735
- Verrekening met KP huisvesting               216.005     204.924     210.635     214.426     218.286     222.215
                                Subtotaal      532.192     510.665     527.220     542.257     557.780     573.806

Ontsluiten/beschikbaar stellen
- Salariskosten                                251.437     294.424     305.848     317.715     330.042     342.847
- Materialen en diensten t.b.v. educatie             0       3.553           0           0           0           0
- Materialen en diensten t.b.v. studiezaal       1.771      15.225      15.499      15.778      16.062      16.351
- Levering foto's aan derden                         0           0           0           0           0           0
- Automatiseringskosten                         13.951      14.160      14.415      14.675      14.939      15.208
- Verrekening met KP huisvesting                27.170      24.713      25.364      25.820      26.285      26.758
                                Subtotaal      294.329     352.074     361.125     373.987     387.328     401.164

Educatie, advisering en toezicht
- Salariskosten                                165.163     150.856     156.709     162.789     169.105     175.667
- Materialen en diensten t.b.v. educatie         8.790       8.922       9.000       9.162       9.327       9.495
- Automatiseringskosten                              0                     200         204         207         211
- Communicatie en PR                             5.884       5.972       6.000       6.108       6.218       6.330
- Verrekening met KP huisvesting                 9.988       9.612       9.888      10.066      10.247      10.432
                                Subtotaal      189.825     175.362     181.797     188.329     195.105     202.134

Overhead
- Ambtelijke salarissen                        109.063     124.052     128.865     133.865     139.059     144.454
- Kosten overhead                              203.889     176.209     201.726     205.357     209.053     212.816
- Verrekening met KP huisvesting                49.084      45.103      46.338      47.173      48.022      48.886
                                Subtotaal      362.036     345.363     376.929     386.394     396.134     406.157


Afrondingsverschillen                                0           0           0           0           0           0


Subtotaal totaal lasten                       1.391.199   1.397.561   1.461.662   1.506.070   1.551.980   1.599.446


Saldo van baten en lasten                       -37.965      -9.173      -9.157     -10.098     -11.196     -12.463

Mutatie reserves*
- Personeel (kosten)                                 0           0           0           0           0           0
- Nieuwbouw depot (afschrijving)                  9.559     12.583      12.583      12.583      12.583      12.583
- Project open GHA (kosten)                           0          0           0           0           0           0
                                                -28.406      3.410       3.426       2.485       1.387         120




                                                                                                                 22
</pre>

====================================================================== Einde pagina 29 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 30 ======================================================================

<pre>Begroting 2021                                                                 Streekarchief Midden-Holland



3.2 Overzicht reserves en voorzieningen (€)

Naam reserve/voorziening          2020             2021              2022        2023           2024

Egalisatiereserve
Stand per 1 januari                       -              -             3.410       6.836           9.321
Vermeerderingen                           -          3.410             3.426       2.485           3.426
Verminderingen
Stand per 31 december                     -          3.410             6.836       9.321          12.747


Bestemmingsreserves

Nieuwbouw depot *
Stand per 1 januari               221.882          209.299           196.716     184.133        171.550
Vermeerderingen
Verminderingen                     12.583           12.583            12.583      12.583         12.583
Stand per 31 december             209.299          196.716           184.133     171.550        158.967


Voorzieningen

Voorziening gebruikersonderhoud
Stand per 1 januari           66.685                75.110            83.535      91.960        100.385
Vermeerderingen                 8.425                8.425             8.425       8.425          8.425
Verminderingen
Stand per 31 december         75.110                83.535            91.960     100.385        108.810




Totaal                            284.409          283.661           282.929     281.256        280.524




* Dient ter dekking van afschrijvingslasten inrichting Gouwedepot.




                                                                                                           23
</pre>

====================================================================== Einde pagina 30 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 31 ======================================================================

<pre>Begroting 2021                                                                                                                              Streekarchief Midden-Holland




3.3 Verdeling bijdrage 2021

                                  Aantal inwoners    Pers.kst (€)     Aantal m1        Ov.kst.(€)      Extra bijdrage Totale bijdrage (€)
                                   per 1-1-2020         2021          1-1-2020           2021              2021              2021               %

Bijdragen gemeenten en ODMH
- Krimpenerwaard                          56.319         210.788             2.526         139.492                 0           350.280        25,52%
- Gouda                                   73.443         274.879             4.101         226.468            10.500           511.847        37,29%
- Krimpen a/d IJssel                      29.533         110.535               388          21.426             7.500           139.461        10,16%
- Zuidplas                                43.894         164.284             1.069          59.033                 0           223.317        16,27%
- Waddinxveen                             29.293         109.636               692          38.214                 0           147.850        10,77%
- ODMH                                         0               0                                 0                 0                 0         0,00%
Totaal                                   232.482         870.121             8.776         484.634            18.000         1.372.755       100,00%




Door de gekozen systematiek van toerekening van de kosten aan de deelnemende gemeenten verschillen de gerealiseerde
besparingen per gemeente. De mate waarin een gemeente gebruik maakt van het depot en het aantal inwoners kunnen er toe
leiden dat ondanks de daling van de prijs per strekkende meter toch een hogere bijdrage verschuldigd is ten opzichte van voorgaand jaar.

De extra bijdragen voor het jaar 2021 zijn ramingen voor additionele dienstverlening in de vorm van opslag van niet-overgebracht archief.




                                                                                                                                                                     24
</pre>

====================================================================== Einde pagina 31 =================================================================

<br><br>