<b>Bijsluiter</b>. De hyperlink naar het originele document werkt niet meer. Daarom laat Woogle de tekst zien die in dat document stond. Deze tekst kan vreemde foutieve woorden of zinnen bevatten en de opmaak kan verdwenen of veranderd zijn. Dit komt door het zwartlakken van vertrouwelijke informatie of doordat de tekst niet digitaal beschikbaar was en dus ingescand en vervolgens via OCR weer ingelezen is. Voor het originele document, neem contact op met de Woo-contactpersoon van het bestuursorgaan.<br><br>====================================================================== Pagina 1 ======================================================================

<pre>Gemeente Nieuwkoop
Raadsvoorstel griffie
 Portefeuillehouder:                                  Opgesteld door:
 n.v.t.                                               Griffie
 Besluitvormende vergadering:
                                                                              Raadsnummer
 14 december 2023
                                                                              2023-098
 Titel / onderwerp:
 Rekenkamerrapport Raadsinstrumentarium
 Samenvatting:
 De raad wordt gevraagd om de aanbevelingen en conclusies uit het Rekenkamerrapport
 Raadsinstrumentarium over te nemen.
 Voorgesteld besluit:
 De raad wordt voorgesteld het volgende te besluiten:
 1. De aanbevelingen uit het rekenkameronderzoek ‘Raadsinstrumentarium’ over te nemen.
 2. Om, in ieder geval jaarlijks aan de hand van het jaarverslag van de griffie, de inzet en afdoening
     van het raadsinstrumentarium in een meningsvormende raad te bespreken;
 3. De burgemeester, griffier en gemeentesecretaris de opdracht te geven om een instrument in te
     richten dat een totaaloverzicht biedt van de opvolging en afdoening van raadsinstrumenten,
     conform aanbeveling 2a van het rekenkameronderzoek ‘Raadsinstrumentarium’, en de raad
     hierover te informeren.
 4. De griffier de opdracht te geven om een voorstel tot wijziging van het Reglement van Orde op te
     stellen waarmee de manier waarop uitvoering wordt gegeven aan de bewaking van het tijdig en
     adequaat afdoen van raadsinstrumenten, wordt vastgelegd. Dit voorstel regelt:
      1) meer in het algemeen ten aanzien van alle moties:
              a) dat de lijst met aangenomen moties standaard in de vergadering van de
                   agendacommissie wordt geagendeerd;
              b) dat het college vóór de vergadering van de agendacommissie aangeeft of een
                   motie op deze lijst is uitgevoerd;
              c) dat ingeval het college aangeeft dat een motie op de lijst is uitgevoerd, de
                   raadsleden die voor de betreffende motie hebben gestemd, twee weken de tijd
                   hebben om aan te geven of zij het standpunt van het college delen;
              d) dat wanneer de raad in meerderheid aangeeft het collegestandpunt omtrent de
                   afdoening van de motie te delen, de ‘status’ van de motie wordt veranderd in
                   ‘afgerond’;
              e) dat het uitblijven van een reactie van een raadslid wordt geïnterpreteerd als dat dat
                   raadslid het collegestandpunt deelt;
      2) meer specifiek ten aanzien van moties die geen uiterste datum van afdoening bevatten dat
          het college de raad na het verstrijken van een periode van zes maanden na een
          besluitvormende raadsvergadering waarin zo’n motie werd aangenomen, informeert over
          de uitvoering van de motie;
                                                                                                       1
</pre>

====================================================================== Einde pagina 1 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 2 ======================================================================

<pre>Pagina 2 van 5
       3) ten aanzien van schriftelijke vragen:
                a) dat indien een schriftelijke vraag niet op tijd beantwoord kan worden, het college dit
                    via een tussenbericht aan de raad kenbaar dient te maken;
                b) dat deze kennisgave vergezeld moet gaan van een onderbouwing;
                c) dat deze kennisgave middels een mailbericht van de gemeentesecretaris via de
                    griffie aan de raadsleden kan plaatsvinden.
                                               TOELICHTING
Inleiding / aanleiding
Het doel van dit rekenkameronderzoek is om inzicht te krijgen in de mate waarin de gemeenteraad
van Nieuwkoop gebruikmaakt van raadsinstrumenten en of de inzet daarvan effectief is.
Op basis van dit inzicht kan de rekenkamer van Nieuwkoop de raad:
• bewustmaken van het samenspel tussen raad en college op het gebied van het
     raadsinstrumentarium;
• bewustmaken van de mogelijkheden van het volledig instrumentarium, waar de mogelijkheden
     worden benut en waarin nog niet;
• succes, kansen en aandachtspunten meegeven;
• concrete handvatten bieden voor de succesvolle inzet van het instrumentatrium in de tweede helft
     van deze raadsperiode.
In het licht van het voorgaande is de volgende hoofdvraag geformuleerd:
In hoeverre benut de gemeenteraad van Nieuwkoop het raadsinstrumentarium en hoe effectief is de
inzet van deze instrumenten?
Beoogd (maatschappelijk) effect
Het versterken van de volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol van de
gemeenteraad door het inzetten van raadsinstrumenten.
Kader / eerdere besluiten / voorgeschiedenis
Op 20 april 2023 heeft een gesprek tussen de raad en de rekenkamerdirecteur plaatsgevonden om te
komen tot suggesties voor uit te voeren rekenkameronderzoeken. Tijdens dit gesprek zijn drie
onderzoeksonderwerpen bepaald; in 2023 zou de rekenkamer onderzoek doen naar het gebruik en de
effectiviteit van het raadsinstrumentarium in Nieuwkoop. Op 25 mei 2023 heeft de raad, middels de
klankbordgroep rekenkamer, kennisgenomen van de onderzoeksopzet van dit onderzoek.
Participatie / betrokken partijen / personen
Drie raadsleden, de voorzitter van de raad, de concerncontroller en de griffier zijn voor het
rekenkameronderzoek geïnterviewd. Zij hebben ook ‘ambtelijk wederhoor’ kunnen toepassen.
Duurzaamheidsaspecten
n.v.t.
                                                                                                          2
</pre>

====================================================================== Einde pagina 2 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 3 ======================================================================

<pre>Pagina 3 van 5
Gezondheid
n.v.t.
Varianten met argumenten voor en tegen
Zie rekenkamerrapport.
Aanbevelingen uit het rapport:
     1. Blijft periodiek stilstaan bij het instrumentarium van de gemeenteraad. Zo zorg je ervoor dat je
            het juiste instrument kiest en dat ook effectief inzet. Heb hierbij specifieke aandacht voor de
            ondersteuning die de griffie en organisatie aan de raad kunnen bieden bij het schrijven van
            initiatiefvoorstellen of het meelezen op moties en amendementen. De raad kan en mag de
            griffie ook meer benutten bij het vragen van dergelijke advisering op concepten van
            raadsinstrumenten, zodat de kwaliteit toeneemt. De griffie kan hierbij ook adviseren om te
            kiezen voor een ander instrument. Een uitgebreide motie kan soms met net iets meer werk
            een mooi initiatiefvoorstel worden, een mondelinge vragenserie of 'motie vreemd' kan ook een
            interpellatiedebat zijn. Kortom: benut als raad meer de advisering en ondersteuning op het
            gebruik van je instrumentarium die voor handen is.
     2. Maak afspraken tussen raad, College, griffie en organisatie over de transparante opvolging en
            afdoening van de raadsinstrumenten en richt hiertoe een goed overzicht in waarmee de raad
            een actueel inzicht in de opvolging van zijn instrumenten krijgt.
           Deze aanbeveling heeft twee onderdelen:
            a. Het inrichten van een goed instrument waarbij er een totaaloverzicht komt dat functioneert
            voor gemeenteraad, College, griffie, organisatie en inwoners. Dat maakt het werk van de
            gemeenteraad ook navolgbaar. De gemeenteraad kan hier de bestuurlijke driehoek van
            burgemeester, gemeentesecretaris en griffier verzoeken om dit te realiseren.
            b. Het maken van afspraken tussen raad, College, griffie en organisatie over tijdige en
            adequate afdoening van raadsinstrumenten. Aandachtspunten hierbij vanuit dit onderzoek
            zijn:
         i.       Het afdoen van toezeggingen, waarbij het aandacht vraagt wie bepaalt of een toezegging
                  is afgedaan. Het principe kan worden gehanteerd dat het College zegt op welke wijze een
                  toezegging in haar ogen is afgedaan en dit ook zo wordt geregistreerd.
        ii.       Het tijdig beantwoorden van schriftelijke vragen en (in het geval dit niet lukt) het
                  informeren van de vragensteller hierover door het College.
       iii.       Het maken van afspraken over de opvolging van moties en de terugkoppeling aan de raad
                  hierover. Het College kan hiervan de status bijvoorbeeld vermelden in een overzicht, een
                  andere mogelijkheid is de afspraak dat het College per brief de raad binnen een bepaalde
                  termijn over de afdoening van een motie informeert
       iv.        Het uitgangspunt bij deze afspraken is dat het de verantwoordelijkheid van het College is
                  om de informatie aan te leveren over de afdoening. Het is aan de raad om aan de bel te
                  trekken als men de afdoening onvoldoende vindt en hierop vervolginstrumenten in te
                  zetten.
     3      Blijf raadsinstrumenten effectief gebruiken. De rol van de raad wordt niet uitgedrukt in het
            aantal instrumenten dat wordt ingezet, maar in de doelbewuste inzet en effectiviteit ervan.
            Daarom is het belangrijk dat de raad van Nieuwkoop zijn instrumenten blijft kiezen passend bij
            het samenspel met het College om zo zijn rollen van volksvertegenwoordiging, kaderstelling
                                                                                                            3
</pre>

====================================================================== Einde pagina 3 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 4 ======================================================================

<pre>Pagina 4 van 5
         en controle te vervullen. De inzet van raadsinstrumenten moet geen doel op zich worden.
Voorgesteld besluit
De griffie heeft bovengenoemde algemene aanbevelingen vertaald in concrete besluitpunten die door
de raad ‘amendeerbaar’ zijn.
Besluit:
1. De aanbevelingen uit het rekenkameronderzoek ‘Raadsinstrumentarium’ over te nemen.
2. Om, in ieder geval jaarlijks aan de hand van het jaarverslag van de griffie, de inzet en afdoening
    van het raadsinstrumentarium in een meningsvormende raad te bespreken;
3. De burgemeester, griffier en gemeentesecretaris de opdracht te geven om een instrument in te
    richten dat een totaaloverzicht biedt van de opvolging en afdoening van raadsinstrumenten,
    conform aanbeveling 2a van het rekenkameronderzoek ‘Raadsinstrumentarium’, en de raad
    hierover te informeren.
4. De griffier de opdracht te geven om een voorstel tot wijziging van het Reglement van Orde op te
    stellen waarmee de manier waarop uitvoering wordt gegeven aan de bewaking van het tijdig en
    adequaat afdoen van raadsinstrumenten, wordt vastgelegd. Dit voorstel regelt:
     1) meer in het algemeen ten aanzien van alle moties:
              a) dat de lijst met aangenomen moties standaard in de vergadering van de
                  agendacommissie wordt geagendeerd;
              b) dat het college vóór de vergadering van de agendacommissie aangeeft of een motie
                  op deze lijst is uitgevoerd;
              c) dat ingeval het college aangeeft dat een motie op de lijst is uitgevoerd, de raadsleden
                  die voor de betreffende motie hebben gestemd, twee weken de tijd hebben om aan te
                  geven of zij het standpunt van het college delen;
              d) dat wanneer de raad in meerderheid aangeeft het collegestandpunt omtrent de
                  afdoening van de motie te delen, de ‘status’ van de motie wordt veranderd in
                  ‘afgerond’;
              e) dat het uitblijven van een reactie van een raadslid wordt geïnterpreteerd als dat dat
                  raadslid het collegestandpunt deelt;
     2) meer specifiek ten aanzien van moties die geen uiterste datum van afdoening bevatten dat het
         college de raad na het verstrijken van een periode van zes maanden na een besluitvormende
         raadsvergadering waarin zo’n motie werd aangenomen, informeert over de uitvoering van de
         motie;
     3) ten aanzien van schriftelijke vragen:
              a) dat indien een schriftelijke vraag niet op tijd beantwoord kan worden, het college dit
                  via een tussenbericht aan de raad kenbaar dient te maken;
              b) dat deze kennisgave vergezeld moet gaan van een onderbouwing;
              c) dat deze kennisgave middels een mailbericht van de gemeentesecretaris via de griffie
                  aan de raadsleden kan plaatsvinden.
Kanttekeningen / risico’s en beheersmaatregelen
In het rapport wordt ook het advies gegeven om de adviserende rol van de griffie beter te benutten.
Financiële en Juridische gevolgen
n.v.t.
Bijlagen
Rekenkamerrapport Raadsinstrumentarium d.d. 25 oktober 2023
Bijlage: Samenvatting wederhoor en aanpassingen onderzoek Raadsinstrumentarium
                                                                                                        4
</pre>

====================================================================== Einde pagina 4 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 5 ======================================================================

<pre>Pagina 5 van 5
Advies meningsvormende raad II 30 november 2023
De raad heeft voldoende informatie om een besluit te nemen. Het wordt een hamerstuk in de
volgende besluitvormende raadsvergadering.
                                                                                          5
</pre>

====================================================================== Einde pagina 5 =================================================================

<br><br>