<b>Bijsluiter</b>. De hyperlink naar het originele document werkt niet meer. Daarom laat Woogle de tekst zien die in dat document stond. Deze tekst kan vreemde foutieve woorden of zinnen bevatten en de opmaak kan verdwenen of veranderd zijn. Dit komt door het zwartlakken van vertrouwelijke informatie of doordat de tekst niet digitaal beschikbaar was en dus ingescand en vervolgens via OCR weer ingelezen is. Voor het originele document, neem contact op met de Woo-contactpersoon van het bestuursorgaan.<br><br>====================================================================== Pagina 1 ======================================================================

<pre> Rotterdam, september 2018 A                                                18bb6883
 Aan:
 de gemeenteraad
 Onderwerp:
 Rapport Rekenkamer Rotterdam Werken onder druk; onderzoek naar oneigenlijke politiek-
 bestuurlijke dmk.
Gevraagd besluit:
Samenvattend stellen wij uw raad voor om de conclusies van het rapport van de Rekenkamer
Rotterdam Werken onder druk; onderzoek naar oneigenlijke politiek-bestuurlijke druk' te
onderschrijven en de aanbevelingen aan het college over te nemen.
Tevens vragen wij u het college op te dragen uitvoering te geven aan de aan het college
gerichte aanbevelingen en de raad daarover vanaf december 2018 te rapporteren.
Waarom dit voorstel?
Op 5 juli jl. heeft de Rekenkamer Rotterdam het rapport Werken onder druk; onderzoek naar
oneigenlijke politiek-bestuurlijke druk' gepresenteerd. Conform de verordening rekenkamer
rotterdam art. 12 lid 4 behandelt de raad een rapport binnen drie maanden na ontvangst.
Daarbij stelt de raad een termijn vast waarbinnen het college van Burgemeester & Wethouders
met een plan van aanpak dient te komen ter uitvoering van de door de raad overgenomen
aanbevelingen.
Doel- en vraagstelling Rekenkamerrapport
De centrale onderzoeksvraag luidt als volgt:
ln hoeverre ervaren ambtenaren oneigenlijke politiek-bestuurlijke druk, in hoeverre melden
ambtenaren deze ervaringen en welke belemmeringen ondervinden zij bij het melden?
Hoofdconclusies in het rapport zijn:
1 Oneigenlijke politiek-bestuurlijke druk op ambtenaren komt voor binnen de gemeente
   Rotterdam, maar is niet wijdverbreid. ln de periode van 2010 tot medio 2017 heeft tenminste
   7% van de ambtenaren vermoedelijk te maken gehad met een vorm van-oneigenlijke
   politiek-bestuurlijke druk. Relatief vaak zijn hierbij bestuurders van voormalige
   deelgemeenten of leden van gebiedscommissies betrokken.
2 Naast oneigenlijke druk door politieke ambtsdragers wordt er oneigenlijke druk ervaren van
   ambtelijk leidinggevenden. Er zijn gevallen waarin deze druk namens een bestuurder wordt
   uitgeoefend. Er zijn ook voorbeelden waarbij op eigen initiatief door leidinggevenden
 `                 Portefeuillehouder Visser                     raadsvergadering 18 oktober 2018
   qg              Steller: V.A.M. Lorijn, 2673831              raadsstuk nummer 18bb6883
                     pagina 1
</pre>

====================================================================== Einde pagina 1 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 2 ======================================================================

<pre>    oneigenlijke druk is uitgeoefend, bijvoorbeeld om de betreffende bestuurder te beschermen.
 3 Er is in onvoldoende mate een gedeeld beeld bij ambtenaren over wat nog wel en wat niet
    meer toelaatbaar is in de verhouding tussen bestuurder en ambtenaar. Te veel ambtenaren
    durven hun leidinggevenden en bestuurders niet aan te spreken op verschillen van inzicht
    en onduidelijkheden. Dit brengt het risico met zich mee dat misstanden niet bespreekbaar
    worden gemaakt en ambtenaren door hun loyale opstelling te soepel meegaan in wensen
    van bestuurders.
 4 Rotterdamse ambtenaren voelen een grote loyaliteit jegens de gemeente Rotterdam en
    betrokkenheid bij hun werk. Over enkele cultuuraspecten die relevant zijn voor integriteit van
   een organisatie ('soft controls') oordelen zij relatief kritisch. Het gaat om transparantie (de
    mate waarin niet integer gedrag wordt ontdekt), bespreekbaarheid (de mate waarin er over
    integriteit gesproken kan worden) en handhaafbaarheid (de mate waarin niet-integer gedrag
   wordt bestraft).
5 Ondanks de intentie om te melden, blijkt dat wanneer ambtenaren een concrete ervaring
   met oneigenlijke druk menen te hebben, zij dit toch regelmatig niet melden. Bij deze groep
   heerst gebrek aan vertrouwen in het nut daarvan en het gevoel niet voldoende te worden
   beschermd. Dit hangt samen met een breder probleem dat in verschillende delen van de
   organisatie wordt geconstateerd; namelijk dat er een sterk hiërarchische stijl van
   leidinggeven wordt ervaren waarbij het geven van tegendruk niet gewenst is. Dit leidt er toe
   dat het doen van een melding, die binnen de ambtelijke lijn wordt afgehandeld, voor deze
   groep ambtenaren niet veilig genoeg voelt.
6 De gemeente beschikt over de noodzakelijke protocollen en procedures voor de omgang
   met integriteitsschendingen (hard controls'). Deze zijn echter bij ambtenaren tamelijk
   onbekend. Bovendien is in de protocollen en procedures weinig aandacht voor het omgaan
   met misstanden in de relatie tussen bestuurders en ambtenaren.
7 Ook biedt de gemeente verschillende cursussen en trainingen aan ambtenaren aan. De
   deelname hieraan verschilt per cluster en is daarmee nog te vrijblijvend geregeld.
   Bestuurders, raadsleden en leden van gebiedscommissies besteden in wisselende mate
   aandacht aan integriteit. Bij raadsleden en gebiedscommissies is de aandacht voornamelijk
   beperkt tot het introductieprogramma. Daarbij wordt niet speciﬁek over oneigenlijke
   bestuurlijke druk gesproken.
Tenslotte heeft de RR de volgende aanbevelingen aan B & W gericht:
 Werken aan een open cultuur en minder accent op instrumentele
 sturing
1 Stel een concernbreed cultuurprogramma op dat zich richt op zowel de politiek-ambtelijke
   verhoudingen als ambtelijke verhoudingen onderling. Streef daarin naar een permanent
   open cultuur waarin:
     - minder van bovenaf en op instrumentele wijze (via regels en protocollen) wordt
       gestuurd;
     - de bestuurlijke en ambtelijke leiding zich bewust is van haar voorbeeldrol en welke
       invloed haar handelen kan hebben op het gevoel van veiligheid van (lagere)
       ambtenaren;
     - tussen bestuurders en ambtenaren en tussen ambtenaren onderling een gedeeld beeld
       ontstaat over wat gezonde (druk binnen) politiek-ambtelijke verhoudingen zijn;
    - bespreekbaarheid van integriteitsdilemma's, in het bijzonder ervaren oneigenlijke druk,
       voorop staat;
 `                 Portefeuillehouder Visser                      raadsvergadering 18 oktober 2018
                   Steller: V.A.M. Lorijn, 2673831                raadsstuk nummer 18bb6883
                     pagina 2
</pre>

====================================================================== Einde pagina 2 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 3 ======================================================================

<pre>      - elkaar aanspreken op gedrag gestimuleerd wordt, met name als het gaat om
        bestuurders of ambtelijke leidinggevenden. Daarbij dient een gevoel van veiligheid
        geschapen te worden;
     - tegenspraak door bestuurders of ambtelijke leidinggevenden actief gevraagd,
        gewaardeerd en gebruikt wordt.'
 2 Maak voor de opstelling en uitvoering van het programma gebruik van een externe partij
    om de benodigde objectiviteit en afstand te creëren.
 3 Start het programma bij clusters die lager dan gemiddeld scoren op cultuuraspecten over
    de werkomgeving en over de 'soft controls'.
 meldingen
 4 Waarborg de onafhankelijkheid en veiligheid van meldingen door ambtenaren over
    collegeleden, raadsleden en leden van gebiedscommissies. Doe dit door de mogelijkheid
   te versterken buiten de organisatie een melding te doen.
 5 Vergroot de bekendheid over de mogelijkheden voor het doen van een melding door een
   toegankelijke wijze van voorlichting. Besteed hierbij aandacht aan de wijze waarop
    meldingen over politieke ambtsdragers kunnen worden gedaan. Blijf dit periodiek onder de
   aandacht brengen.
training en introducties
6 Besteed in trainingen en cursussen voor ambtenaren expliciet aandacht aan de dilemma's
   die optreden rond oneigenlijke bestuurlijke druk. Geef hierbij specifiek aandacht aan
   typerende grensgevallen waarbij de rekenkamer uiteenlopende meningen tussen
   ambtenaren heeft geconstateerd.
7 Besteed in introductieprogramma's voor collegeleden, raadsleden en leden van
   gebiedscommissies en periodiek in vergaderingen expliciet aandacht aan de dilemma's
   rond oneigenlijke bestuurlijke druk. Ook hierbij is het gewenst specifiek aandacht te
   besteden aan het omgaan met geconstateerde grensgevallen,
Collegereactie
Het college neemt één van de zeven aanbevelingen expliciet over (aanbeveling 5), op basis
van de toelichtingen bij twee aanbevelingen (6 en 7) lijkt het college deze over te nemen en
de overige vier aanbevelingen worden niet overgenomen.
De aanbevelingen - om te komen tot een open cultuur, waarin minder accent ligt op
instrumentele sturing _ worden door het college terzijde geschoven (aanbevelingen 1 tot en
met 3).
Ook aanbeveling 4 - samengevat: zorg dat er veilig kan worden gemeld - wordt niet
overgenomen.
Advies commissies V en B en MPOF
ln de vergadering van de commissie Veiligheid en Bestuur is het rapport toegelicht door de
directeur Rekenkamer Rotterdam. Daarna zijn vragen gesteld door de commissie, waarna het
politieke debat met de burgemeester en wethouder Visser heeft plaatsgevonden. Een aantal
 `               Portefeuillehouder Visser                   raadsvergadering 18 oktober 2018
                 Steller: V.A.M. Lorijn, 2673831             raadsstuk nummer 18bb6883
                   pagina 3
</pre>

====================================================================== Einde pagina 3 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 4 ======================================================================

<pre>fracties heeft aangegeven te overwegen aanbevelingen 1 t/m 4 niet over te nemen.
De commissie heeft daarbij geadviseerd om het rapport door te geleiden' naar de raad, als
onderwerp voor een politiek debat (C).
                               Het presidium van de gemeenteraad,
                                                                 De vomlirzitter,
                                                                              i
                                                                              l
                                                        f,                  l|
           .                                          f
  M. van Midden                                      '           B.J. Ellardman , lv.
                                                                        lll
`                Portefeuillehouder Visser                    raadsvergadering 18 oktober 2018
                 Steller: V.A.M. Lorijn, 2673831              raadsstuk nummer 18bb6883
                   pagina 4
</pre>

====================================================================== Einde pagina 4 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 5 ======================================================================

<pre> Ontwerpbesluit:
 De Raad van de gemeente Rotterdam;
 gelezen het rapport 'Werken onder druk; onderzoek naar oneigenlijke politiek-bestuuriijke
 druk' van de Rekenkamer Rotterdam (18bb5605);
 gelet op de Gemeentewet en op artikel 12 van de Verordening Rekenkamer Rotterdam;
 gehoord de beraadslagingen in de commissie V en B van donderdag 20 september 2018,
 besluit:
 | )      De navolgende hoofdconclusies van het rapport Werken onder druk; onderzoek naar
oneigenlijke politiek-bestuurlijke druk' van de Rekenkamer Rotterdam, te onderschrijven:
 1 Oneigenlijke politiek-bestuuriijke druk op ambtenaren komt voor binnen de gemeente
      Rotterdam, maar is niet wijdverbreid. ln de periode van 2010 tot medio 2017 heeft
      tenminste 7% van de ambtenaren vermoedelijk te maken gehad met een vorm van
      oneigenlijke politiek-bestuurlijke druk. Relatief vaak zijn hierbij bestuurders van voormalige
      deelgemeenten of leden van gebiedscommissies betrokken.
2 Naast oneigenlijke druk door politieke ambtsdragers wordt er oneigenlijke druk ervaren van
      ambtelijk leidinggevenden. Er zijn gevallen waarin deze dmk namens een bestuurder wordt
      uitgeoefend. Er zijn ook voorbeelden waarbij op eigen initiatief door leidinggevenden
      oneigenlijke druk is uitgeoefend, bijvoorbeeld om de betreffende bestuurder te beschermen.
3 Er is in onvoldoende mate een gedeeld beeld bij ambtenaren over wat nog wel en wat niet
      meer toelaatbaar is in de verhouding tussen bestuurder en ambtenaar. Te veel ambtenaren
     durven hun leidinggevenden en bestuurders niet aan te spreken op verschillen van inzicht
     en onduidelijkheden. Dit brengt het risico met zich mee dat misstanden niet bespreekbaar
     worden gemaakt en ambtenaren door hun loyale opstelling te soepel meegaan in wensen
     van bestuurders.
4 Rotterdamse ambtenaren voelen een grote loyaliteit jegens de gemeente Rotterdam en
     betrokkenheid bij hun werk. Over enkele cultuuraspecten die relevant zijn voor integriteit
     van een organisatie ('soft controls') oordelen zij relatief kritisch. Het gaat om transparantie
     (de mate waarin niet integer gedrag wordt ontdekt), bespreekbaarheid (de mate waarin er
     over integriteit gesproken kan worden) en handhaafbaarheid (de mate waarin niet-integer
     gedrag wordt bestraft).
5 Ondanks de intentie om te melden, blijkt dat wanneer ambtenaren een concrete ervaring
     met oneigenlijke druk menen te hebben, zij dit toch regelmatig niet melden. Bij deze groep
     heerst gebrek aan vertrouwen in het nut daarvan en het gevoel niet voldoende te worden
     beschermd. Dit hangt samen met een breder probleem dat in verschillende delen van de
     organisatie wordt geconstateerd; namelijk dat er een sterk hiërarchische stijl van
     leidinggeven wordt ervaren waarbij het geven van tegendruk niet gewenst is. Dit leidt er toe
     dat het doen van een melding, die binnen de ambtelijke lijn wordt afgehandeld, voor deze
     groep ambtenaren niet veilig genoeg voelt.
6 De gemeente beschikt over de noodzakelijke protocollen en procedures voor de omgang
     met integriteitsschendingen ('hard controls,)..Deze zijn echter bij ambtenaren tamelijk
     onbekend. Bovendien is in de protocollen en procedures weinig aandacht voor het omgaan
     met misstanden in de relatie tussen bestuurders en ambtenaren.
  `                 Portefeuillehouder Visser                      raadsvergadering 18 oktober 2018
                    Steller: V.A.M. Lorijn, 2673831                raadsstuk nummer 18bb6883
                      pagina 5
</pre>

====================================================================== Einde pagina 5 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 6 ======================================================================

<pre>7 Ook biedt de gemeente verschillende cursussen en trainingen aan ambtenaren aan. De
    deelname hieraan verschilt per cluster en is daarmee nog te vrijblijvend geregeld.
    Bestuurders, raadsleden en leden van gebiedscommissies besteden in wisselende mate
    aandacht aan integriteit. Bij raadsleden en gebiedscommissies is de aandacht voornamelijk
    beperkt tot het introductieprogramma. Daarbij wordt niet speciﬁek over oneigenlijke
    bestuurlijke druk gesproken.
ll ) De aanbevelingen van het rapport 'Een cultuur van vast goed; bedrijfsvoering en
organisatie rondom beheer een onderhoud van culturele panden' van de Rekenkamer
Rotterdam, over te nemen:
Werken aan een open cultuur en minder accent op instrumentele sturing
1 Stel een concembreed cultuurprogramma op dat zich richt op zowel de politiek-ambtelijke
    verhoudingen als ambtelijke verhoudingen onderling. Streef daarin naar een permanent
    open cultuur waarin:
    - minder van bovenaf en op instrumentele wijze (via regels en protocollen) wordt gestuurd;
    - de bestuurlijke en ambtelijke leiding zich bewust is' van haar voorbeeldrol en welke invloed
    haar handelen kan hebben op het gevoel van veiligheid van (lagere) ambtenaren;
    -tussen bestuurders en ambtenaren en tussen ambtenaren onderling een gedeeld beeld
    ontstaat over wat gezonde (druk binnen) politiek-ambtelijke verhoudingen zijn;
    - bespreekbaarheid van integriteitsdilemma's, ln het bijzonder ervaren oneigenlijke druk,
    voorop staat;
    - elkaar aanspreken op gedrag gestimuleerd wordt, met name als het gaat om bestuurders
    of ambtelijke leidinggevenden. Daarbij dient een gevoel van veiligheid geschapen te
    worden;
    -tegenspraak door bestuurders of ambtelijke leidinggevenden actief gevraagd,
    gewaardeerd en gebruikt wordt.
2 Maak voor de opstelling en uitvoering van het programma gebruik van een externe partij
     om de benodigde objectiviteit en afstand te creëren.
3 Start het programma bij clusters die lager dan gemiddeld scoren op cultuuraspecten over
de werkomgeving en over de 'soft controls'.
Meldingen
     4   Waarborg de onafhankelijkheid en veiligheid van meldingen door ambtenaren over
         collegeleden, raadsleden en leden van gebiedscommissies. Doe dit door de
          mogelijkheid te versterken buiten de organisatie een melding te doen.
      5  Vergroot de bekendheid over de mogelijkheden voor het doen van een melding door
         een toegankelijke wijze van voorlichting. Besteed hierbij aandacht aan de wijze waarop
          meldingen over politieke ambtsdragers kunnen worden gedaan. Blijf dit periodiek
         onder de aandacht brengen.
Training en introducties
      6 Besteed in trainingen en cursussen voor ambtenaren expliciet aandacht aan de
         dilemma's die optreden rond oneigenlijke bestuurlijke druk. Geef hierbij specifiek
         aandacht aan typerende grensgevallen waarbij de rekenkamer uiteenlopende
         meningen tussen ambtenaren heeft geconstateerd.
      7  Besteed in introductieprogramma's voor collegeleden, raadsleden en leden van
         gebiedscommissies en periodiek in vergaderingen expliciet aandacht aan de
         dilemma's rond oneigenlijke bestuurlijke druk. Ook hierbij is het gewenst speciﬁek
 `                 Portefeuillehouder Visser                    raadsvergadering 18 oktober 2018
                   Steller: V.A.M. Lorijn, 2673831              raadsstuk nummer 18bb6883
                     pagina 6
</pre>

====================================================================== Einde pagina 6 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 7 ======================================================================

<pre>        aandacht te besteden aan het omgaan met geconstateerde grensgevallen.
lll ) Het college van burgemeester en wethouders op te dragen de aan het college gerichte
aanbevelingen uit te voeren en daarover aan de raad vanaf december 2018 te rapporteren.
Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van 18 oktober 2018,
De grífﬁer,                                                   De voorzitter,
`                Portefeuillehouder Visser               raadsvergadering 18 oktober 2018
                 Steller: V.A.M. Lorijn, 2673831         raadsstuk nummer 18bb6883
                   pagina 7
</pre>

====================================================================== Einde pagina 7 =================================================================

<br><br>