<b>Bijsluiter</b>. De hyperlink naar het originele document werkt niet meer. Daarom laat Woogle de tekst zien die in dat document stond. Deze tekst kan vreemde foutieve woorden of zinnen bevatten en de opmaak kan verdwenen of veranderd zijn. Dit komt door het zwartlakken van vertrouwelijke informatie of doordat de tekst niet digitaal beschikbaar was en dus ingescand en vervolgens via OCR weer ingelezen is. Voor het originele document, neem contact op met de Woo-contactpersoon van het bestuursorgaan.<br><br>====================================================================== Pagina 1 ======================================================================

<pre>aan                             van                            ter kennisname aan
Leden van de gemeenteraad       A.J. Schipperheijn             Leden van het college
datum                           doorkiesnummer                 bijlage(n)
10-09-2019                      (070) 326 18 02
betreft
Advies Auditcommissie betreffende de jaarrekening 2018 en het verslag van de accountant
bij de jaarrekening


Inleiding:
De auditcommissie heeft in zijn vergaderingen in juni en september gesproken met de
accountant en de ambtelijke staf over het proces van de controle, het verslag van de accountant
en de Jaarrekening. In tegenstelling tot de voorgaande jaren kenmerkte de controle 2018 zich
als een moeizaam proces met aanvullende onderzoeken naar o.a. de GREX van RijswijkBuiten
en de inkoopdossiers. De jaarrekening is op vele punten (negatief, maar ook positief)
aangepast. Als gevolg van het langere controle proces kon de accountant zijn onderzoek niet
tijdig afronden. De gemeente heeft de jaarrekening niet tijdig kunnen inleveren bij de Provincie
Zuid-Holland en uitstel moeten vragen.

De accountant heeft uiteindelijk over het boekjaar 2018 een goedkeurende controleverklaring
verstrekt ten aanzien van getrouwheid en een verklaring met beperking ten aanzien van de
rechtmatigheid. De beperking wordt veroorzaakt door de fouten die geconstateerd zijn met
betrekking tot de naleving van de Europese aanbestedingswetgeving.

Verbetering financiële beheersing
De auditcommissie is, naast het grote tekort op de Jaarrekening, geschrokken van het
controleproces 2018. De constatering van de accountant dat binnen de gemeentelijke
organisatie “een duidelijke taakverdeling ontbreekt met betrekking tot het opstellen van de
jaarrekening en het onderbouwen van de getrouwheid en rechtmatigheid van de jaarrekening”,
komt als een onaangename verrassing.

De Auditcommissie stelt met klem dat het college op adequate wijze de verbetering van de
interne beheersing ter hand neemt. Het is in deze positief dat inmiddels gestart is met een
verbeter- en ontwikkeltraject. Voor de Auditcommissie is duidelijk geworden dat een
cultuuromslag binnen de organisatie nodig is, zodat deze zich blijft mee ontwikkelen met huidige
normen en eisen.

Controle 2019
Zoals gesteld dient het proces van de controle 2019 sterk te worden verbeterd. De
Auditcommissie en in het verlengde daarvan de raad dient nadrukkelijker geïnformeerd te
worden over de stappen die de organisatie gaat zetten om dit proces te verbeteren. Voordat de
accountantscontrole 2019 start dient het college de raad te informeren over welke dossiers het
college heeft bekeken om een verklaring met beperking ten aanzien van de rechtmatigheid te
voorkomen.

Accoutantsverslag 2018

De accountant doet in zijn verslag een aantal aanbevelinging die de commissie onderschrijft en
onder de aandacht van de raad brengt. Het gaat om de volgende zaken:



                                                 1
</pre>

====================================================================== Einde pagina 1 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 2 ======================================================================

<pre>Verkoopprijzen RijswijkBuiten
De accountant heeft geconstateerd dat er onvoldoende onderbouwing aanwezig is om de
geraamde opbrengsten bedrijventerreinen te onderbouwen. De geraamde opbrengsten zijn
vergeleken met prijzen in de regio. De verkoopprijzen lijken (in vergelijking met andere regio’s)
te optimistisch. In lijn met het advies van de accountant wordt gevraagd om de verwachte
opbrengsten te onderbouwen op basis van actuele marktinformatie en/of specifieke
onderzoeken gericht op RijswijkBuiten.

Uitzettingen met een rente-typische looptijd van korter dan 1 jaar
In de debiteurenlijst zijn diverse debiteuren opgenomen uit voorgaande jaren. Voor
een significant aantal debiteuren is een voorziening opgenomen, aangezien de
tegenpartij failliet is. De accountant heeft geconstateerd dat de debiteurenlijst al langere tijd niet
opgeschoond is. Geadviseerd wordt om de debiteurenlijst op te schonen.

Voorzieningen
In december 2017 zijn de verslaggevingsvereisten voor het opnemen van een
egalisatievoorziening aangepast. De bestaande plannen (2017/18) voldoen niet aan deze
vereiste. Verzocht wordt bij het op te stellen van het nieuwe onderhoudsplan voor de
welzijnsaccommodaties de eisen die gesteld worden voor het vormen van een voorziening op te
nemen.

Verstrekte Subsidies
Geconstateerd is dat nog niet voor alle subsidies de vaststelling 2017 is afgehandeld. De
accountant advissert de tijdigheid en juistheid van de uitvoering van dit proces te monitoren en
gezien de financiële omvang van de subsidieverstrekkingen subsidieregister aan te leggen. Met
een register kan de tijdigheid en de volledigheid gewaarborgd kan worden. Tevens kan een
register de mogelijkheid bieden om vast te leggen of aan subsidievoorwaarden is voldaan.

Europese aanbestedingsrichtlijnen
Uit de controle op de rechtmatigheid van de inkopen blijkt dat bij meerdere Inkoopcontracten de
Europese aanbestedingswetgeving niet op juiste wijze is gevolgd. Dit heeft geleid tot een
rechtmatigheidsfout van € 3.637.000.
De eisen ten aanzien van de controle op de naleving van de Europese richtlijnen zijn verzwaard
en blijven van kracht. Het is daarom van groot belang het inkoopbeleid beter vorm te geven.
De accountant en in navolging de auditcommissie bevelen het college sterk aan om een
verplichtingen administratie in te richten zodat een betere monitoring op de naleving van het
inkoopbeleid aan de voorkant van het proces kan plaatsvinden.


Aanbevelingen aan de gemeenteraad:

Naar aanleiding van de bespreking van het verslag van de accountant en de jaarstukken doet de
Auditcommissie u de volgende aanbevelingen:

        Het college nadrukkelijk te verzoeken de aanbevelingen van de accountant op te
       volgen en met de accountant in overleg te treden voor het tijdig opvolgen hiervan. De
       auditcommissie over de voortgang van de uitvoering van de adviezen en de eigen
       verbeteragenda via rapportages te informeren. Zowel de interiumprocedures op korte
       termijn als de structurele oplossingen voor de langere termijn;



                                                  2
</pre>

====================================================================== Einde pagina 2 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 3 ======================================================================

<pre>        Het college sterk aan te bevelen om een verplichtingen administratie in te richten
       zodat een betere monitoring op de naleving van het inkoopbeleid aan de voorkant van
       het proces kan plaatsvinden.
        Het college te verzoeken het Controleproces 2019 zo te plannen dat de oplevering
       van de Jaarrekening inclusief het Verslag van bevindingen van de accounant binnen de
       daarvoor gestelde termijnen kunnen worden opgeleverd.
        De Jaarstukken in navolging van de Auditcommissie positief te beoordelen en
       conform het voorstel vast te stellen.


Met vriendelijke groet,


Namens de auditcommissie,_sign1_

C.P.I.M.Dolmans
Voorzitter

A. Kooy
Plaatsvervangend voorzitter




                                             3
</pre>

====================================================================== Einde pagina 3 =================================================================

<br><br>