<b>Bijsluiter</b>. De hyperlink naar het originele document werkt niet meer. Daarom laat Woogle de tekst zien die in dat document stond. Deze tekst kan vreemde foutieve woorden of zinnen bevatten en de opmaak kan verdwenen of veranderd zijn. Dit komt door het zwartlakken van vertrouwelijke informatie of doordat de tekst niet digitaal beschikbaar was en dus ingescand en vervolgens via OCR weer ingelezen is. Voor het originele document, neem contact op met de Woo-contactpersoon van het bestuursorgaan.<br><br>====================================================================== Pagina 1 ======================================================================

<pre>                                                                                         Stadsarchief Delft


                    Erfgoed                                                              Gantel 21
                                                                                         2635 DP Den Hoarn


                    Delft                                                                Bankrekening:
                                                                                         IBAN NL59 BNGH 0285 1531 02

                   Stadsarchief                                                          t.n.v. gemeente Delft/Stadsarchief Delft


                                                                                         Behandeld door
                                                                                         Jacqueline Jansen
                                                                                         Telefoon +316 53 98 60 85
Retouradres    Stadsarchief Delft Postbus 78, 2600 ME Delft                              jjansen@delft.nl


College van burgemeester en wethouders gemeente Rijswijk                                 Centraal nummer:
Generaal Spoorlaan 2                                                                     Telefoon 015 2602341
2283 GM Rijswijk                                                                         Internet www .stadsarchiefdelft.nl
                                                                                         E-mail stadsarchief@delft.nl




Datum                        Onderwerp
20-06-2024                   KPI verslag 2023 archief- en informatiebeheer
Ons kenmerk
5895434
Uw brief van


Uw kenmerk


Bijlage
4                            Geacht college,




                            Hierbij doe ik u het verslag toekomen van de Kritische Prestatie lndicatoren
                            (KPI's) op het aspect archief- en informatiebeheer voor de gemeente
                            Rijswijk over het jaar 2023.

                            Sinds 2021 is de gemeente Rijswijk oranje (redelijk adequaat) bevonden op
                            haar archief- en informatiebeheer. In 2023 heeft de gemeente Rijswijk
                            verdere stappen gezet richting de kwaliteitsverbetering op dit gebied.
                            Belangrijk om te noemen is dat de gemeente Rijswijk de achterstanden in
                            de wettelijke vernietiging van archiefbescheiden afkomstig uit het
                            documentmanagementsysteem in 2023 heeft ingehaald.

                           Het jaar 2023 stand daarnaast met name in het teken van de verhuizing van
                           de gemeentelijke organisatie naar het Huis van de Stad. Deze verhuizing
                           heeft in november 2023 plaatsgevonden. De gemeente heeft hard gewerkt
                           om alle archieven gereed te maken voor overbrenging dan wel uitplaatsing,
                           aangezien in het Huis van de Stad geen archiefruimte meer aanwezig is.
                           Gezien de omvang van deze archieven is het niet gelukt om dit voorafgaand
                           aan de verhuizing rond te krijgen en de achterstand in overbrenging van de
                           fysieke archieven in te halen. Dit betreft het secretariearchief 1990-1999 en
                           de Bouwvergunningen en -tekeningen uit de periode voor 2000. De
                           bewerking van deze archieven vindt verder plaats op een externe locatie.

                           In elk KPl-verslag staat een aantal aanbevelingen ter verbetering van het
                           archief- en informatiebeheer. Binnen de gemeente zijn er nog een aantal
                           aandachtspunten die geadresseerd dienen te worden.
</pre>

====================================================================== Einde pagina 1 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 2 ======================================================================

<pre>Datum
20-06-2024
Ons kenmerk
5895434
              Een belangrijk punt betreft het verkrijgen van grip op het beheer van de
              archiefwaardige informatie en (meta)data in de decentrale (vak)applicaties.
              Dit is nodig om volledig inzichtelijk te krijgen voor welke informatie in deze
              applicaties de bewaartermijnen niet nageleefd worden. Het niet naleven van
              de wettelijke bewaartermijnen vormt een risica op het gebied van
              privacywetgeving.
              Verder dient het kwaliteitssysteem consequent toegepast te worden. Er is
              veel beleid over archief- en informatiebeheer aanwezig binnen de
              gemeentelijke organisatie, maar de uitvoering van dit beleid blijft achter.
              Hierdoor zijn medewerkers zieh niet (of in mindere mate) bewust van
              informatiebeheervoorschriften, terwijl deze wel aanwezig en beschikbaar
              zijn.

              Met inachtneming van bovenstaande is de beoordeling over 2023 dat de
              gemeente Rijswijk redelijk adequaat, ofwel oranje, is op het gebied van
              archief- en informatiebeheer.

              Graag ontvang ik uw reactie op dit verslag en word ik geïnformeerd over uw
              verantwoording aan de gemeenteraad en de toezending van het verslag
              aan de provinciaal toezichthouder. Uiteraard ben ik bereid het verslag nader
              toe te lichten.




              Gemeentearchivaris




                                                                                          2/2
</pre>

====================================================================== Einde pagina 2 =================================================================

<br><br>