<b>Bijsluiter</b>. De hyperlink naar het originele document werkt niet meer. Daarom laat Woogle de tekst zien die in dat document stond. Deze tekst kan vreemde foutieve woorden of zinnen bevatten en de opmaak kan verdwenen of veranderd zijn. Dit komt door het zwartlakken van vertrouwelijke informatie of doordat de tekst niet digitaal beschikbaar was en dus ingescand en vervolgens via OCR weer ingelezen is. Voor het originele document, neem contact op met de Woo-contactpersoon van het bestuursorgaan.<br><br>====================================================================== Pagina 1 ======================================================================

<pre>    uw kenmerk
    uw brief van
   ons kenmerk        24.065245
  inlichtingen bij
doorkiesnummer




                                                                                                            Concerncontrol

                      De Raad
                                                                                                            Huis van de stad. Generaal Spoorlaan 2
                                                                                                            Postbus 5305, 2280 HH Rijswijk
                                                                                                            Telefoon 14 070
                                                                                                            stadhuis@rijswijk.nl
                                                                                                            www.rijswijk.nl
                                                                                                            iban BNG: NL15BNGH0285007424



          betreft     Collegereactie accountantsrapport jaarstukken                             datum       2 juli 2024
                      2023 en aanbevelingen auditcommissie                                  bijlage(n)




                     1. Inleiding
                        De jaarstukken 2023 zijn op 6 juni 2024 vastgesteld door het college en aangeboden aan uw raad.
                        Op 20 juni 2020 is het accountantsrapport van Baker Tilly ontvangen. Op 24 juni heeft de
                        Auditcommissie vergaderd en haar bevindingen en adviezen met uw raad gedeeld.
                        Op basis van de uitgevoerde werkzaamheden is de accountant voornemens om een goedkeurende
                        controleverklaring te verstrekken bij de jaarrekening van de gemeente Rijswijk.

                         De totstandkoming van de jaarrekening 2023 en de accountscontrole daarop zijn goed verlopen en
                         tijdig afgerond. Intern evalueren we het proces, zorgen we voor een goede borging van de goede
                         punten en geven de verbeterpunten een plek in de P&C cyclus. Ook met Baker Tilly zal een
                         evaluatie uitgevoerd worden, zodat de interim- en eindejaarscontrole 2024 nog soepeler kan
                         verlopen.


                     2. Kern informatie
                        In deze raadsinformatiebrief geeft het college een reactie op zowel het accountantsrapport, als op de
                        aanbevelingen van de auditcommissie. Hieronder wordt ingegaan op de belangrijkste bevindingen
                        en aanbevelingen.

                         Rechtmatigheidsverantwoording

                         Het jaar 2023 is het eerste jaar waarover de accountant geen rechtmatigheidsverklaring meer
                         afgeeft (met uitzondering van die over de SISA regelingen). Conform de nieuwe bepalingen heeft het
                         college een verantwoording over rechtmatigheid opgesteld in de jaarrekening. De accountant
                         controleert niet meer zelf de rechtmatigheid, maar wel of deze verklaring op een goede manier tot
                         stand is gekomen. Het oordeel van de account hierover is positief.

                         Overschrijdingen van de lasten en overschrijdingen van investeringskredieten zijn op basis van de
                         gemeentewet onrechtmatig. In de situatie waarin de accountant een oordeel moest geven over de
                         rechtmatigheid nam de accountant niet alle begrotingsonrechtmatigheden mee in zijn
                         oordeelsvorming, maar die waren daarmee nog niet rechtmatig. In de
                         rechtmatigheidsverantwoording van het college worden deze onrechtmatigheden wel opgenomen.
                         Daarbij is aangegeven welk gedeelte hiervan op basis van vooraf vastgesteld beleid (zoals
                         opgenomen in de financiële verordening ex artikel 212 Gemeentewet) als acceptabel worden
                         aangemerkt.


                                     S.v.p. bij correspondentie datum en kenmerk van deze brief vermelden                      Het Huis van de stad is te bereiken met
                                     en richten aan: Gemeente Rijswijk, Concerncontrol, Postbus 5305,                                              tram 17 en bus 23
                                     2280 HH Rijswijk                                                                                                  pagina 1 van 2
</pre>

====================================================================== Einde pagina 1 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 2 ======================================================================

<pre>                  Andere begrotingsafwijkingen zoals overschrijdingen van baten en/of onderschrijdingen van lasten
                  en baten zijn op zichzelf niet onrechtmatig. Deze kunnen alleen onrechtmatig zijn als die niet tijdig tot
                  een begrotingswijziging hebben geleid of te laat aan de raad zijn gemeld.
                  In de financiële verordening is daar niet nader op ingegaan. De accountant en de auditcommissie
                  adviseren om hier aanvullende duiding over op te nemen in de verordening. Wij zijn voornemens om
                  eind dit jaar hiertoe een voorstel, via de auditcommissie, aan de raad te doen.

                  Bevindingen

                  Beheersing ontvangen specifieke uitkeringen
                  Het aantal specifieke uitkeringen is wederom fors toegenomen. Afgelopen jaar is vroegtijdig gestart
                  met de dossieropbouw van de diverse regelingen zodat de Sisa-verantwoording1 de juiste informatie
                  geeft. De accountant signaleert dat er maatregelen zijn genomen om het proces op orde te krijgen,
                  maar geeft aan dat dit nog voor verbetering vatbaar is. Geconstateerd is dat hierop een extra
                  kwaliteitsborging nodig is, zodat vragen van de accountant meer ‘first time right’ beantwoord worden.

                  Parkeeropbrengsten
                  De accountant heeft gesignaleerd dat er bij de naheffingen geen zichtbare aansluiting is tussen de
                  gerapporteerde bedragen de werkelijke ontvangsten. Inmiddels zijn er gesprekken gaande om meer
                  duidelijkheid te krijgen over de verschillen in bedragen die uit het systeem komen en de maandelijks
                  overgemaakte bedragen. Wij gaan in overleg over het verkrijgen van een accountantsverklaring ten
                  aanzien van de naheffingen parkeren.

                  Anterieure overeenkomsten
                  Het thema facilitaire projecten leidde vorig jaar nog tot een onzekerheid in de controle. In 2023 zijn
                  er op dit proces forse verbeteringen doorgevoerd in de interne beheersing. Wel dient de
                  verantwoording over de gebiedsontwikkelingen beter verankerd te worden in de P&C cyclus.

                  Onderbouwing prijs en prestatie van inkoopfacturen
                  Als onderdeel van de jaarrekeningcontrole verricht de accountant een controle op de inkopen. Er
                  wordt een groot aantal facturen geselecteerd waarvoor een onderbouwing op de prijs en de levering
                  moet worden geleverd. In het financiële systeem worden facturen door verschillende medewerkers
                  geaccordeerd (toezichthouder, projectleider, budgethouder, etc.), maar kunnen geen bewijsstukken
                  worden bijgevoegd. In de nieuwe financiële applicatie die per 1 januari 2025 in gebruik wordt
                  genomen, is hier wel in voorzien. Voor 2024 zullen er afspraken worden gemaakt om al eerder te
                  starten met een deel van de controles, zodat bij de jaarrekening nog maar een beperkt aantal
                  dossiercontroles hoeft plaats te vinden.


            3. Gevolgen en/of vervolgtraject
               Het accountantsrapport, de aanbevelingen van de Auditcommissie en de collegereactie daarop
               worden besproken in de raadsvergadering van 9 juli 2024.


            Met vriendelijke groet,
            burgemeester en wethouders,
             de secretaris,                                                      de burgemeester,




                P.M. Schuit                                                      H. Sahin

            Bijlage(n):
            Geen



            1Gemeenten en provincies moeten elk jaar aan de Rijksoverheid melden of en hoe ze het geld hebben besteed. Dit doen zij via de
            methodiek SiSa: single information, single audit. Dit betekent eenmalige informatieverstrekking, eenmalige accountantscontrole.
            Deze verantwoording hoort als bijlage bij de jaarstukken.

24.065245                       29-8-2024 14:21                                                                              pagina 2 van 2
</pre>

====================================================================== Einde pagina 2 =================================================================

<br><br>