<b>Bijsluiter</b>. De hyperlink naar het originele document werkt niet meer. Daarom laat Woogle de tekst zien die in dat document stond. Deze tekst kan vreemde foutieve woorden of zinnen bevatten en de opmaak kan verdwenen of veranderd zijn. Dit komt door het zwartlakken van vertrouwelijke informatie of doordat de tekst niet digitaal beschikbaar was en dus ingescand en vervolgens via OCR weer ingelezen is. Voor het originele document, neem contact op met de Woo-contactpersoon van het bestuursorgaan.<br><br>====================================================================== Pagina 1 ======================================================================

<pre>    uw kenmerk
    uw brief van
   ons kenmerk           24.100430
  inlichtingen bij
doorkiesnummer




                                                                                                                   Strategische Ondersteuning AD / GMT

                         De Raad
                                                                                                                   Huis van de stad, Generaal Spoorlaan 2
                                                                                                                   Postbus 5305, 2280 HH Rijswijk
                                                                                                                   Telefoon 14 070
                                                                                                                   stadhuis@rijswijk.nl
                                                                                                                   www.rijswijk.nl
                                                                                                                   iban BNG: NL15BNGH0285007424



          betreft        Evaluatie Groot Project Organisatieverandering                                datum       12 november 2024
                                                                                                    bijlage(n)




                     1. Inleiding

                     In het kaderdebat in juli 2019 heeft de gemeenteraad het college van burgemeester en wethouders
                     verzocht ‘organisatieontwikkeling’ als groot project aan te merken. Het ‘Groot Project
                     Organisatieontwikkeling’ (GPO) is de overkoepelende benaming voor een drietal deelprojecten:

                            1. Ontwikkelagenda bedrijfsvoering.
                            2. Publieke dienstverlening.
                            3. Organisatieontwikkeling.

                     In de periode 2020 tot en met 2022 is viermaal gerapporteerd over de uitvoering van het GPO aan de
                     raad en aan de auditcommissie (onderdeel Ontwikkelagenda bedrijfsvoering).

                     In de projectopdracht die in 2019 aan het forum Samenleving is aangeboden is onder andere gesteld
                     dat:

                     ‘hoewel organisatieontwikkeling een doorlopend proces is, is de impuls zoals die in dit plan is
                     verwoord er één die loopt voor (in ieder geval) de duur van deze raadsperiode 2019 – 2022’.

                     In 2021 en 2022 is een aantal onderzoeksrapporten1 uitgebracht. De conclusies en aanbevelingen uit
                     deze rapporten, die voor een belangrijk deel ook de organisatie raken, zijn opgenomen in het programma
                     Groeien met de stad (inmiddels Groeien met Rijswijk).

                     In de 4e voortgangsrapportage over het Groot Project in december 2022 is in de slotalinea het volgende
                     opgenomen:

                     ‘Een van onze volgende stappen zal zijn de onderwerpen die nu nog onder het Groot Project
                     Organisatieontwikkeling ressorteren een plaats te geven in de programmastructuur van Groeien met de
                     Stad. En vervolgens te bezien hoe we de raad blijven meenemen bij de verdere verbetering van onze
                     bedrijfsvoering en dienstverlening. Dit kan onderwerp van gesprek zijn in een bijeenkomst van de
                     auditcommissie’.

                     Na de 4e voortgangsrapportage is niet meer separaat aan de raad en de auditcommissie gerapporteerd
                     over het GPO. Informatie over de verbetering van organisatie, bedrijfsvoering en dienstverlening is
                     verstrekt via de documenten die onderdeel zijn van de reguliere planning- en controlcyclus.



                     1   ‘Groeien naar de toekomst’ (Berenschot), ‘Samen naar beter’ (BMC) en ‘Evaluatie Parkeerketen’ (Baker Tilly).


                                            S.v.p. bij correspondentie datum en kenmerk van deze brief vermelden                      Het Huis van de stad is te bereiken met
                                            en richten aan: Gemeente Rijswijk, Strategische Ondersteuning AD /                                            tram 17 en bus 23
                                            GMT, Postbus 5305, 2280 HH Rijswijk                                                                               pagina 1 van 3
</pre>

====================================================================== Einde pagina 1 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 2 ======================================================================

<pre>            De werkwijze voor door de raad als zodanig aangewezen grote projecten is vastgelegd in de
            Procedureregeling grote projecten gemeente Rijswijk’ (bijlage). Artikel 4 van deze procedureregeling
            bepaalt dat grote projecten worden afgerond met een evaluatienotitie die het college aan de raad zendt.
            Met deze raadsinformatiebrief wordt hieraan voldaan.

            2. Kern informatie

            Artikel 4 van de ‘Procedureregeling grote projecten gemeente Rijswijk’ geeft aan dat er in de
            eindevaluatie tenminste tenminste aandacht moet zijn voor 5 aspecten:

                 a. informatie over de vraag in welke mate de oorspronkelijke doelstellingen van het project zijn
                    verwezenlijkt;
                 b. informatie over de kosten van het project;
                 c. informatie over de wijze waarop de risico’s zijn onderkend en beheerst;
                 d. informatie over de wijze waarop het project is aangestuurd en beheerst;
                 e. informatie over de vraag hoe de samenwerking tussen college en raad is verlopen en hoe de
                    informatievoorziening heeft gefunctioneerd.

            a. De oorspronkelijke doelstellingen van het GPO zijn vastgelegd in de projectopdracht die in december
               2019 als ingezonden stuk is geagendeerd voor het forum Samenleving. Deze doelstellingen zijn
               vervolgens gedetailleerd uitgewerkt in een bijlage. Terugkijkend kunnen we constateren dat deze
               doelstellingen zijn bereikt. Bijvoorbeeld als het gaat om de beheersing van onze financiën en
               processen. De vier voortgangsrapportages geven daar een goed beeld van.
               Tegelijkertijd stellen we vast dat de ontwikkeling van de organisatie en de verbetering van onze
               bedrijfsvoering en dienstverlening nooit klaar zal zijn. Ontwikkelingen als de groei van onze stad,
               maar bijvoorbeeld ook technologische ontwikkelingen zorgen ervoor dat we hier continu aandacht
               voor zullen hebben.
               Zoals hiervoor aangegeven is die overweging ook meegewogen bij de bepaling van de duur van het
               GPO (raadsperiode 2019 – 2022).

            b. Uitgangspunt voor het GPO was dat de kosten werden gedekt uit de reguliere budgetten van de
               uitvoerende organisatieonderdelen. Voor de uitvoering van het GPO zijn geen (extra) budgetten
               toegevoegd.

            c.   De risico’s als benoemd in de projectopdracht zijn:

                 -   Financieel: niet op orde brengen van de financiële (sturings)processen heeft gevolgen voor de
                     grip op de financiën, de kwaliteit van de financiële administraties, de rechtmatigheid van de
                     uitgaven etc.
                 -   Organisatieontwikkeling: niet op orde zijn heeft gevolgen voor onze uitstraling als organisatie /
                     werkgever, en daarmee bijvoorbeeld op het kunnen boeien en binden van medewerkers.
                 -   Dienstverlening: niet (verder) verbeteren van de dienstverlening heeft een negatief effect op ons
                     imago, en levert ontevredenheid op bij inwoners, bedrijven en bestuur.
                 -   Prioritering: uitvoeren van de beschreven acties moet worden geprioriteerd. Anders bestaat de
                     kans dat de verbeterslagen secundair worden aan de uitvoering van de dag-dagelijkse
                     werkzaamheden.

                 De acties in het GPO hebben op zichzelf bijgedragen aan de beheersing van de drie eerstgenoemde
                 risico’s. Deze acties waren juist gericht op het steeds meer wegnemen van deze risico’s. Gedurende
                 de looptijd van het GPO is het risico ‘prioritering’ (ook) een continu aandachtspunt geweest. Dat
                 heeft geleid tot aanpassingen van planningen, bijvoorbeeld om acties meer te koppelen aan dag-
                 dagelijkse werkzaamheden.

            d. De wijze waarop het project is aangestuurd en beheerst ligt in het verlengde van de beheersing van
               de risico’s, die een onderdeel zijn van de beheersing van het totale project. De voortgang van de
               uitvoering was met regelmaat onderwerp van gesprek geweest tussen de projectleider en de
               deelprojectleiders, en in het Gemeentelijk Management Team. En op basis van de rapportages ook
               met een voor het GPO ingestelde stuurgroep, met het college van burgemeester en wethouders, met
               de raad en met de auditcommissie. Het rapportageformat is tussen de eerste en tweede rapportage
               op verzoek van de raad aangepast.



24.100430                    20-11-2024 13:57                                                               pagina 2 van 3
</pre>

====================================================================== Einde pagina 2 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 3 ======================================================================

<pre>            e. In de periode 2020 – 2022 is hebben we viermaal gerapporteerd over de voortgang van het GPO.
               Deze rapportages zijn in de vorm van een raadsinformatiebrief aangeboden. En daaropvolgend
               besproken in het forum Samenleving. In de auditcommissie is diepgaander gesproken over de
               Ontwikkelagenda bedrijfsvoering. Zoals hiervoor al gezegd is het format van de rapportage
               aangepast. De rapportages vormden voor raad en college de basis om met elkaar het gesprek aan
               te gaan over de organisatie, de bedrijfsvoering en de dienstverlening. Waarmee is voldaan aan het
               uitgangspunt voor grote projecten dat meer toegesneden informatie wordt aangeleverd om de raad
               kaderstellend en controlerend in positie te brengen.

                 Naast de behandeling in de forumvergaderingen Stad is de voortgang van het deelproject
                 Ontwikkelagenda bedrijfsvoering ook besproken in / met de auditcommissie, omdat de informatie uit
                 dat deel van de rapportages zich juist in het aandachtsgebied van deze commissie bevindt.

            Afrondend kunnen we vaststellen dat er gedurende de looptijd van het GPO aanzienlijke verbeterslagen
            zijn gemaakt in onze organisatie, onze dienstverlening en onze bedrijfsvoering, en ook daarna. Het GPO
            heeft bijgedragen aan het vergroten van de aandacht voor deze onderwerpen. De rapportages waren
            een basis voor het gesprek tussen raad, college en auditcommissie.

            3. Gevolgen en/of vervolgtraject

            In 2022 is de laatste rapportage opgeleverd. Daarmee is de ontwikkeling van organisatie, bedrijfsvoering
            en dienstverlening niet gestopt. Informatie over organisatie, bedrijfsvoering en dienstverlening is
            onderdeel van de reguliere planning- en controlcyclus.



            Met vriendelijke groet,
            burgemeester en wethouders,
             de secretaris,                                          de burgemeester,




             P.M. Schuit                                             H. Sahin



            Bijlage(n):

            Geen




24.100430                    20-11-2024 13:57                                                            pagina 3 van 3
</pre>

====================================================================== Einde pagina 3 =================================================================

<br><br>