<b>Bijsluiter</b>. De hyperlink naar het originele document werkt niet meer. Daarom laat Woogle de tekst zien die in dat document stond. Deze tekst kan vreemde foutieve woorden of zinnen bevatten en de opmaak kan verdwenen of veranderd zijn. Dit komt door het zwartlakken van vertrouwelijke informatie of doordat de tekst niet digitaal beschikbaar was en dus ingescand en vervolgens via OCR weer ingelezen is. Voor het originele document, neem contact op met de Woo-contactpersoon van het bestuursorgaan.<br><br>====================================================================== Pagina 1 ======================================================================

<pre>VOORBLAD                                           Adviesnota aan de Raad
Registratienummer:  2014
Datum:              13 januari 2012
Soort Voorstel:     Adviesnota
Onderwerp:          Wijziging Reglement van Orde en Verordening op de
                    raadscommissies
Portefeuillehouder: Burgemeester
Programma:
Kernboodschap:      Het regelingen voor de vergaderingen van de gemeenteraad en de
                    commissies worden aangepast om efficiënter en effectiever
                    vergaderen mogelijk te maken. Daarnaast zal ervaring worden
                    opgedaan met een zgn. raadspreekuur, dat de functie van het
                    inspreekrecht bij commissie en raad moet gaan overnemen.
Bijlagen:           ja
Stukken ter inzage: nee
Beslispunten:
                        1.  een nieuw reglement van orde en verordening op de
                            raadscommissie vast te stellen.
                        2.  ervaring op te gaan doen met een werkwijze waarin sprake
                            is van een presidium, een agendacommissie en een
                            fractievoorzitteroverleg, eea overeenkomstig afspraken die
                            zullen worden gemaakt door het seniorenconvent en de
                            commissievoorzitters.
                        3.  ervaring op te gaan doen met het organiseren van een
                            raadspreekuur overeenkomstig het protocol zoals dat door
                            de daarvoor ingestelde werkgroep op verzoek van de raad
                            is opgesteld.
                        4.  De onder 2 en 3 bedoelde werkwijze eind 2012 te toetsen
                            aan de beoogde doelstelling op basis van een verslag over
                            het verloop van de gevolgde werkwijze en de mate waarin
                            en wijze waarop daarvan gebruik is gemaakt.
Blad 1
</pre>

====================================================================== Einde pagina 1 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 2 ======================================================================

<pre>                                                                    Adviesnota aan de Raad
Onderwerp
Wijziging Reglement van Orde en Verordening op de raadscommissies
Inleiding
De afgelopen jaren is een aantal keren vastgesteld dat onze bestaande reglementen/verordeningen,
die de structuur en vergaderwijze regelen, niet geheel meer voldoen aan de gangbare praktijk of aan
wensen van de raad. Met name in een aantal specifieke kwesties is de wens naar voren gekomen het
reglement van orde aan te passen.
Een aantal jaren geleden is er bewust voor gekozen om eerst in de praktijk te komen tot een
uitkristalliseerde structuur en werkwijze en pas daarna de reglementen hiermee in overeenstemming te
brengen. Het wijzigen van reglementen is immer geen op zichzelf staand doel.
De bedoeling is wel om met elkaar een zodanige werk- en vergadercultuur te scheppen, dat de raad op
een efficiënte en effectieve wijze constructief tot besluitvorming kan komen.
Enige tijd geleden is met het seniorenconvent afgesproken dat na de training van de voorzitters de
balans wordt opgemaakt van de gewenste wijzigingen. Deze zijn op 8 december 2011 in een
vergadering van de commissie voor Burger en Bestuur besproken.
Advies Commissie Burger en Bestuur van 8 december 2011
De commissie is op hoofdlijnen akkoord gegaan met de voorgestelde wijzigingen. Op een tweetal
onderdelen heeft de commissie uitgesproken nog niet tot een gewijzigde regeling te willen komen,
maar eerst in de praktijk daarmee ervaring wil opdoen. Deze twee punten worden hieronder
besproken.
Ten eerste blijft het seniorenconvent, zoals dat thans functioneert, voorlopig in het reglement van orde
opgenomen. Het reglement is wel iets aangepast, want in het bestaande reglement was nog sprake van
een presidium, naast het seniorenconvent. De raad heeft echter al in 2003 besloten dat presidium af te
schaffen (op basis van een amendement), maar dat besluit werkte technisch niet volledig door en zo is
het presidium als dode letter in het reglement blijven staan. In de praktijk heeft er sindsdien geen
presidium gefunctioneerd.
Verder is er voorlopig geen fractievoorzittersoverleg en geen agendacommissie in het reglement
opgenomen. Het is uitdrukkelijk wel de bedoeling om hiermee in de praktijk ervaring te gaan opdoen.
Daarvoor is een beslispunt opgenomen in het ontwerp-besluit dat is bijgevoegd. Om het experiment
niet volledig dicht te timmeren is de nadere uitwerking overgelaten aan het seniorenconvent,
aangevuld met de commissievoorzitters. Uitgangspunt voor nadere uitwerking is uiteraard wel, dat wat
eerder in het ontwerp-reglement was opgenomen en nu is weggelaten en het overzicht van suggesties
uit de voorzitterstraining. Deze informatie is op het raadsinformatiesysteem raadpleegbaar.
Ten tweede is op advies van de commissie Burger & Bestuur het gewenste spreekuur van de raad nog
niet verwerkt in het reglement van orde en de verordening op de raadscommissies. Wel is het
inspreekrecht van de burger in de raadsvergadering vervallen, omdat de proef met het raadsspreekuur
anders geen kans krijgt. De commissie geeft aan dat er circa een jaar mag worden proefgedraaid met
het spreekuur en dat er voor eind 2012 wordt geëvalueerd. Het protocol dat de hiervoor ingestelde
werkgroep heeft opgesteld, is een richtlijn voor de spreekuren van de raad. Kort gezegd houdt dit in
dat:
     -   Het raadspreekuur wordt gehouden door leden van de raad of commissies.
Blad 2
</pre>

====================================================================== Einde pagina 2 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 3 ======================================================================

<pre>     -   Er tweemaal per cyclus een spreekuur is, vóór de commissie WRG en vóór de commissie M&S.
     -   Het tijdstip van aanvang ligt op 18.30 uur.
     -   Insprekers melden zich vooraf (uiterlijk drie dagen voorafgaand).
     -   In beginsel zijn alle onderwerpen toegestaan, behalve de gebruikelijke uitzonderingen.
Alle andere punten zijn conform de discussie in de commissie verwerkt in het reglement van orde en
de verordening op de raadscommissies. Verder zijn een op aangeven van enkele fracties enkele kleine
wijzigingen doorgevoerd. Hieronder een toelichting op een aantal belangrijke punten.
Belangrijke wijzigingen
Werkgroepen
De gangbare praktijk is geregeld. Nadrukkelijker zullen afspraken gemaakt worden over samenstelling,
taakstelling, mandaat etc.
Aanbieden van petities
Verschillende keren is verzocht om een petitie aan te bieden. Hiervoor is een regeling opgenomen.
Vergadertijdstip
Einde vergadertijd is geregeld, tevens de wijze waarop de datum van de voortgezette vergadering
wordt vastgesteld.
Spreektijd en volgorde van sprekers
Dit kan de voorzitter per vergadering bepalen. Het is verstandig een bestendige gedragslijn te
bepalen, bijvoorbeeld in samenspraak met het seniorenconvent.
Stemmingen
Het stemmen met handopsteken wordt geregeld. Hoofdelijke stemming is een optie geworden.
Stemmen over moties
Conform de eerder afgesproken gedragslijn zal het stemmen over moties niet kunnen worden
uitgesteld zonder instemming van de indieners van de motie.
Agenderen/intrekken voorstellen
Verschillende keren is aan de orde geweest dat een voorstel niet in dezelfde cyclus tot
besluitvorming kon komen. Daarvoor kunnen verschillende redenen zijn, o.a. de mate van
besluitrijpheid. Soms gebeurde dit op verzoek van de commissie en soms werd een voorstel
ingetrokken door het college.
De bijgevoegde concept-regeling is gebaseerd op de gedachte dat alle voorstellen in dezelfde
cyclus tot besluitvorming worden gebracht in de raad. Als de commissie van mening is dat een
voorstel niet besluitrijp is, dan wordt daarover in de raadsvergadering een besluit genomen. De
enige situatie dat een voorstel niet voor de raad wordt geagendeerd, is in het geval dat het college
een voorstel intrekt. Dit moet wel gemotiveerd gebeuren. Dan nog kan de raad het onderwerp (dus
niet het voorstel) agenderen, als het intrekken door het college discussie oproept.
Schriftelijke vragen/vragen om inlichtingen
Om meer structuur te brengen in het stellen van vragen en de wijze waarop, verdient het
aanbeveling dat alle vragen worden ingediend volgens een door de griffier vastgesteld formulier.
Afwijken met gekwalificeerde meerderheid
Conform de eerder afgesproken gedragslijn zal alleen van het reglement van orde kunnen worden
Blad 3
</pre>

====================================================================== Einde pagina 3 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 4 ======================================================================

<pre>afgeweken met een gekwalificeerde meerderheid van stemmen, die is bepaald op drie/vierde van
het totaal aantal stemmen.
Beslispunten
Beslispunten
Voorgesteld wordt:
    1.   een nieuw reglement van orde en verordening op de raadscommissie vast te stellen.
    2.   ervaring op te gaan doen met een werkwijze waarin sprake is van een presidium, een
         agendacommissie en een fractievoorzitteroverleg, eea overeenkomstig afspraken die zullen
         worden gemaakt door het seniorenconvent en de commissievoorzitters.
    3.   ervaring op te gaan doen met het organiseren van een raadspreekuur overeenkomstig het
         protocol zoals dat door de daarvoor ingestelde werkgroep op verzoek van de raad is
         opgesteld.
    4.   De onder 2 en 3 bedoelde werkwijze eind 2012 te toetsen aan de beoogde doelstelling op
         basis van een verslag over het verloop van de gevolgde werkwijze en de mate waarin en wijze
         waarop daarvan gebruik is gemaakt.
Beoogd effect
Het reglement van orde en de verordening op de raadscommissies voldoen meer aan de wensen van de
raad en er zijn minder vraagtekens over procedures en ordekwesties.
Kanttekeningen
Het kan voor de burger verwarrend zijn wat de status (namelijk proef) is van het spreekuur van de raad.
In de communicatie dient te worden vermeld dat het spreekuur een volwaardig en formeel moment is
om in te spreken.
Communicatie
Het proefdraaien met het spreekuur van de raad zal enkele malen worden gecommuniceerd in de
lokale krant en op de website van de gemeente Voorschoten en de gemeenteraad.
Financiën
Geen gevolgen.
Met vriendelijke groet,
De griffier
De burgemeester
Blad 4
</pre>

====================================================================== Einde pagina 4 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 5 ======================================================================

<pre>                                                                                            Besluit
Registratienummer:                                   2014
De raad der gemeente Voorschoten;
gehoord de commissie Burger en Bestuur van 8 december 2011 ,
besluit:
    1.   een nieuw reglement van orde voor de vergaderingen van de gemeenteraad en verordening op
         de raadscommissie vast te stellen overeenkomstig de bijgevoegde ontwerp-besluiten.
    2.   ervaring op te gaan doen met een werkwijze waarin sprake is van een presidium, een
         agendacommissie en een fractievoorzitteroverleg, eea overeenkomstig afspraken die zullen
         worden gemaakt door het seniorenconvent en de commissievoorzitters.
    3.   ervaring op te gaan doen met het organiseren van een raadspreekuur overeenkomstig het
         protocol zoals dat door de daarvoor ingestelde werkgroep op verzoek van de raad is
         opgesteld.
    4.   De onder 2 en 3 bedoelde werkwijze eind 2012 te toetsen aan de beoogde doelstelling op
         basis van een verslag over het verloop van de gevolgde werkwijze en de mate waarin en wijze
         waarop daarvan gebruik is gemaakt.
Aldus vastgesteld in de openbare vergadering
van de raad der gemeente Voorschoten,
gehouden op 2 februari 2012.
de griffier,                     de voorzitter,
Blad 5
</pre>

====================================================================== Einde pagina 5 =================================================================

<br><br>