<b>Bijsluiter</b>. De hyperlink naar het originele document werkt niet meer. Daarom laat Woogle de tekst zien die in dat document stond. Deze tekst kan vreemde foutieve woorden of zinnen bevatten en de opmaak kan verdwenen of veranderd zijn. Dit komt door het zwartlakken van vertrouwelijke informatie of doordat de tekst niet digitaal beschikbaar was en dus ingescand en vervolgens via OCR weer ingelezen is. Voor het originele document, neem contact op met de Woo-contactpersoon van het bestuursorgaan.<br><br>====================================================================== Pagina 1 ======================================================================

<pre>                                                                             Aan:
                                                                             de gemeenteraden van Wassenaar en
                                                                             Voorschoten
                                                                             Voorschoten, 10 juli 2015
                                                                             Onderwerp:
                                                                             Reactie op Eindevaluatie werkorganisatie en
                                                                             vervolgonderzoek
Geachte leden van de raad,
Inleiding
De Rekenkamercommissie Wassenaar, Voorschoten, Oegstgeest en Leidschendam-Voorburg heeft
kennis genomen van de Rapportage Eindevaluatie ambtelijke integratie April/mei 2015. Rapportage
naar aanleiding van de aanbevelingen van de rekenkamercommissie. Op verzoek van de griffiers van
de Raden van Wassenaar en Voorschoten heeft de Rekenkamercommissie in de bijeenkomst van de
klankbordgroep ambtelijke integratie, op 17 juni jl., een mondelinge reactie gegeven op dit
document. Naar aanleiding van deze reactie en van de discussie in genoemde bijeenkomst van de
klankbordgroep, heeft het algemeen bestuur van de werkorganisatie Duivenvoorde, bij monde van
burgemeester Staatsen van Voorschoten, de Rekenkamercommissie uitgenodigd mee te denken over
een vervolgonderzoek. Dit vervolgonderzoek kijkt terug op de ontwikkeling van de werkorganisatie
Duivenvoorde, analyseert waar de werkorganisatie nu staat en kijkt vooral ook vooruit naar
toekomstige ontwikkelingen, visie en ambities van de beide gemeenten en de wijze waarop en het
tempo waarin de werkorganisatie moet veranderen om hieraan tegemoet te kunnen komen.
Deze notitie bestaat uit twee delen: het eerste deel is een samenvatting van de belangrijkste
opmerkingen van de Rekenkamercommissie ten aanzien van de Eindevaluatie ambtelijke integratie,
zoals grotendeels verwoord in de bijdrage aan de bijeenkomst van de klankbordgroep ambtelijke
integratie op 17 juni jl.1 ; het tweede deel bevat aanbevelingen voor inhoud, opzet en uitvoering van
het hierboven genoemde vervolgonderzoek.
Opmerkingen bij de Eindevaluatie ambtelijke integratie
De Rekenkamercommissie heeft bij brief van 24 juni 2013 de beide raden vijf aanbevelingen gedaan
voor de monitoring en evaluatie van de ambtelijke integratie. Deze aanbevelingen zijn door beide
Raden onverkort overgenomen, maar voor wat betreft een evaluatie van de ambtelijke integratie
geeft de voorliggende Eindevaluatie ambtelijke integratie hieraan naar het oordeel van de
Rekenkamercommissie geen uitvoering.
Op 8 januari 2014 is met een informatiebrief van de werkorganisatie Duivenvoorde een
uitgangspuntennotitie aangeboden aan de Raden. In deze uitgangspuntennotitie staan de
doelstellingen, organisatieprincipes en kernwaarden voor het inrichten van de werkorganisatie
Duivenvoorde verwoord. De werkorganisatie heeft daarna periodiek verslag gedaan van een aantal
1
  Een uitgebreidere toelichting, waarin per aanbeveling van de Rekenkamercommissie van 24 juni 2013 wordt aangegeven hoe dit in de
Eindevaluatie ambtelijke integratie is verwerkt, is opgenomen in de bijlage.
</pre>

====================================================================== Einde pagina 1 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 2 ======================================================================

<pre>indicatoren, en daarmee een beeld gegeven van de ontwikkeling van de organisatie. De voorliggende
Eindevaluatie ambtelijke integratie bevat een analyse op basis van dezelfde indicatoren, en kan dan
ook het best gezien worden als een laatste bestuursrapportage van de monitoring van de
ontwikkeling van de werkorganisatie. Maar doordat in de Eindevaluatie het behalen van de meeste
van de doelen uit de uitgangspuntennotitie niet wordt geanalyseerd/gemeten, kan het document
niet worden beschouwd als een eindevaluatie.
Interviews met de colleges van burgemeester en wethouders en de gemeenteraden naar de interne
serviceverlening lijken niet te hebben plaatsgevonden. Evenmin is een kort organisatieonderzoek
gehouden, gericht op de organisatiestructuur en op onder meer op de meerhoofdige concernleiding.
Tot slot is ook een analyse van de bestuurskracht, die noodzakelijk is om de uitdagingen van de
toekomst aan te kunnen, nog niet uitgevoerd. Een solide basis voor het kunnen evalueren van de
specifieke doelen van de ambtelijke integratie ontbreekt hierdoor.
De Rekenkamercommissie beveelt op basis van het bovenstaande aan om alsnog een evaluatie uit
te voeren en dit in de context te plaatsen van een onderzoek naar de toekomst van de
werkorganisatie, en is graag bereid mee te denken over inhoud, opzet en uitvoering van zo’n
vervolgonderzoek.
Hieronder is een eerste aanzet gegeven.
Inhoud, opzet en uitvoering van een vervolgonderzoek
De Rekenkamercommissie stelt een vervolgonderzoek voor dat in evaluerende zin terugkijkt op de
ambtelijke integratie, in de context van andere ontwikkelingen sinds de start van de werkorganisatie,
en tegelijk vooruitkijkt naar de ambities van de gemeenten Wassenaar en Voorschoten, de
ontwikkelingen die op de gemeenten afkomen en de hiervoor benodigde middelen, mensen en
organisatie van de gemeentebesturen en de gezamenlijke werkorganisatie. De gedachte bij het
uitvoeren van de evaluatieve component in dit vervolgonderzoek is dat enerzijds recht wordt gedaan
aan het besluit om te onderzoeken of de doelstellingen die aan het oprichten van de werkorganisatie
ten grondslag liggen zijn behaald, maar dat anderzijds een dergelijk onderzoek bouwstenen kan
opleveren voor het voorbereiden van de werkorganisatie - en de regie daarop door de beide
gemeenten - op haar toekomstige taak. Dergelijke bouwstenen kunnen bijvoorbeeld zijn: het
(gebleken) verandervermogen van de werkorganisatie, de behoefte aan capaciteit en kwaliteit op
specifieke functies en het huidige verschil in verwachtingen tussen afnemers van de werkorganisatie
en de werkorganisatie zelf. Het zicht op zulke elementen - dat nog onvoldoende blijkt uit de
Eindevaluatie ambtelijke integratie - helpt om de uitgangspositie van de werkorganisatie en de
mogelijkheden van deze organisatie om zich te kunnen ontwikkelen nader te bepalen, en deze te
plaatsen naast de ambities van de beide gemeenten en verwachte ontwikkelingen die op de
gemeenten afkomen.
Een vervolgonderzoek zou er volgens de Rekenkamercommissie als volgt uit kunnen zien:
Inhoud van het onderzoek
I. Terugkijken: waar komen we vandaan en waar staan we nu?
In dit eerste deel wordt een schets gegeven van de ontwikkeling van beide gemeenten en hun beider
werkorganisatie sinds de start van de ambtelijke integratie: zijn - volgens alle stakeholders: colleges,
raden, management van de werkorganisatie, burgers, bedrijven en maatschappelijke organisaties -
de beoogde doelen bereikt, hoe tevreden is men met de prestaties van de gemeentebesturen en de
werkorganisatie, wat stond/staat het bereiken van doelen in de weg?
</pre>

====================================================================== Einde pagina 2 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 3 ======================================================================

<pre>II. Ontwikkelingen, visie en ambities: wat komt er op ons af, waar willen we naartoe en in welk
samenspel van de verschillende stakeholders willen we dat realiseren?
Dit onderdeel presenteert:
      - een samenvatting van wat bekend is over trends en ontwikkelingen waarmee de gemeenten
         de komende jaren zullen worden geconfronteerd (Welke ontwikkelingen zien we de komende
         vijf á tien jaar als kansen en bedreigingen voor de bestuurlijke organisatie en de
         democratische controle hierop, voor de werkorganisatie en ten aanzien van de betrokkenheid
         van burgers, bedrijven en maatschappelijke organisaties?);
      -  een samenvatting van de visies en ambities van Wassenaar en Voorschoten - voor zover
         actueel - voor de eigen gemeente (waar naartoe?);
      -  het beeld van beide gemeenten over wie (raad, college, werkorganisatie, burgers, bedrijven,
         maatschappelijke instellingen) op welke wijze deze ambities in de geschetste context zouden
         moeten realiseren en in welke voorgenomen constellatie.
III. Vooruitkijken: wat moeten we doen om in de geschetste context onze ambities te verwezenlijken?
In dit laatste onderdeel wordt geschetst wat het verschil is tussen waar de beide gemeenten en hun
gezamenlijke werkorganisatie nu staan en waar zij op middellange en langere termijn willen staan,
welke stappen daarvoor benodigd zijn en welke belemmeringen en/of risico’s zijn geïdentificeerd ten
aanzien van het bereiken van de gewenste situatie (rekening houden met zowel exogene als
endogene factoren).
Opzet van het onderzoek
Dit onderzoek zou in een aantal onderscheiden onderzoeksstappen kunnen worden uitgevoerd. Te
denken valt aan een volgende opzet:
      1. Voorbereiden van het onderzoek - er wordt een onderzoekscommissie ingesteld (dit kan ook
         een extern bureau zijn) die het onderzoek faciliteert (stappen 2. en 4.) en deels zelf uitvoert
         (stappen 3. en 5.). Deze onderzoekscommissie start met het verzamelen, ordenen en
         presenteren van beschikbare informatie: recente evaluaties, actuele visienota’s, recente
         benchmarkgegevens, literatuur betreffende trends en ontwikkelingen, etc. Deze informatie
         vormt input voor de volgende stappen.
      2. Zelfevaluatie van de gemeenten - aan de hand van vragen en aandachtspunten die door de
         onderzoekers zijn geformuleerd, maken de gemeenten een zelfstudie, waarin ze zichzelf de
         maat nemen over de diverse beleidsterreinen en de rollen van gemeentelijk bestuur. De
         zelfstudie wordt ambtelijk voorbereid (ondersteund door de onderzoekscommissie) en
         vervolgens besproken in een workshop met deelname van (een delegatie uit) de
         gemeenteraad, het college en het managementteam van de werkorganisatie. De zelfstudie
         benoemt per beleidsterrein enkele sterke punten en enkele verbeterpunten.
      3. Extern onderzoek - door een (digitale) enquête onder inwoners, bedrijven en instellingen in
         de beide gemeenten, en door een aantal rondetafelgesprekken gevoerd met personen uit de
         lokale samenleving (burgers, maatschappelijke instellingen en bedrijfsleven) en
         vertegenwoordigers van bestuurlijke partners wordt een beeld ‘van buiten naar binnen’
         samengesteld ten aanzien van de diverse beleidsterreinen en rollen van gemeentelijk
         bestuur.
</pre>

====================================================================== Einde pagina 3 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 4 ======================================================================

<pre>     4. Externe visitatie - door een externe visitatiecommissie worden de beide gemeenten bezocht
         om, mede op basis van de resultaten van de zelfevaluatie en de externe evaluatie, een expert
         opinion te geven van het vermogen van de afzonderlijke gemeenten en hun gezamenlijke
         werkorganisatie om de ambities op middellange en langere termijn te verwezenlijken,
         rekening houdend met de geïdentificeerde trends en ontwikkelingen.
     5. Rapportage - op basis van de zelfevaluatie, de externe evaluatie en de externe visitatie wordt
         een rapportage opgesteld met conclusies en aanbevelingen.
Uitvoering van het onderzoek
Voor een goede uitvoering van het onderzoek en het verkrijgen van robuuste én gedragen resultaten
is het goed vooraf alle belanghebbenden in beeld te hebben en de taken en rollen op een heldere,
evenwichtige en integere wijze te verdelen. Daarbij moet worden voorkomen dat bij de evaluatieve
delen het beeld kan ontstaan dat betrokkenen hun eigen handelen (of de afwezigheid daarvan)
beoordelen. Ook is het goed dat extern onderzoek en een externe visitatie geheel vrij en open
kunnen plaatsvinden, niet gehinderd door kaders of aanwezigheid van functionarissen die dit zouden
kunnen belemmeren. De Rekenkamercommissie wees er in haar advies van juni 2013 al op dat de
onafhankelijkheid en zorgvuldigheid van het onderzoek worden bevorderd indien de
Onderzoekscommissie onder leiding van een onafhankelijk voorzitter staat.
De Rekenkamercommissie is beschikbaar om verder mee te denken over een zo optimaal mogelijke
uitvoering van het onderzoek.
Tot slot
De colleges van burgemeester en wethouders van Wassenaar en Voorschoten hebben deze brief in
afschrift ontvangen.
Met vriendelijke groet,
Rekenkamercommissie Wassenaar, Voorschoten, Oegstgeest en Leidschendam-Voorburg
Peter van den Berg, voorzitter
</pre>

====================================================================== Einde pagina 4 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 5 ======================================================================

<pre>Bijlage
De Rekenkamercommissie heeft bij brief van 24 juni 2013 de beide raden vijf aanbevelingen gedaan
voor de monitoring en evaluatie van de ambtelijke integratie. Deze aanbevelingen zijn door beide
raden onverkort overgenomen. Per aanbeveling wordt ingegaan op de wijze waarop deze is verwerkt
in de Eindevaluatie ambtelijke integratie:
     1. Verzoek de colleges van burgemeester en wethouders op korte termijn om een notitie waarin
         de uitgangssituatie en ambities van de werkorganisatie bij de start concreet staan
         omschreven. Zo’n notitie biedt een heldere basis voor evaluatie op een later moment.
Op 8 januari 2014 is met een informatiebrief van de Werkorganisatie Duivenvoorde een
uitgangspuntennotitie aangeboden aan de raden. In deze uitgangspuntennotitie staan de doelen van
de doelstellingen en organisatieprincipes en kernwaarden voor het inrichten van de werkorganisatie
Duivenvoorde verwoord. Hierin staat onder andere het volgende:
“Overkoepelend doel: bouwen van een duurzame organisatie die de opgaven van de toekomst
aankan en de autonomie van de beide gemeente waarborgt, in termen van identiteit als eigen beleid.
Concreter: de werkorganisatie is ingericht en gebouwd om:
     - tegemoet te komen aan de hogere eisen van de dienstverlening (tegen een aanvaardbaar
         kostenniveau);
     - de kwetsbaarheid van de gemeentelijke organisatie te verminderen (door doorvoeren van
         specialisaties);
     - continuïteit van het werk te verbeteren en waar mogelijk de efficiëntie van werken te
         verhogen.
Bijkomende doelen:
     - toenemende deskundigheid van medewerkers en betere toerusting van medewerkers om hun
         rol te vervullen;
     - de nieuwe organisatie bedient burgers, bedrijven en maatschappelijke partners beter dan
         beide voormalige organisaties".
In de Eindevaluatie ambtelijke integratie wordt het behalen van een aantal van deze doelen niet
gemeten:
        "tegemoetkomen aan hogere eisen aan dienstverlening" – de Eindevaluatie meet wel de
         snelheid van wat men aanbiedt en afdoet, maar vermeldt nergens iets over of klanten
         tevreden zijn over de geleverde dienst, noch of de klant wellicht andere diensten wil, of
         diensten op een andere wijze wil;
        "verhogen van efficiëntie van werken" - vóór efficiëntie (doelmatigheid) kan worden
         gemeten moet worden vastgesteld of de geleverde prestaties (diensten, werken) effectief
         (doeltreffend) zijn. Dit betekent dat eerst moet worden vastgesteld of wat de
         werkorganisatie levert ook ‘goed’ is, en in termen van de uitgangspuntennotitie zelfs
         ‘sterker’ en ‘beter’ in vergelijking met de startsituatie. Als dit zo is kan worden vastgesteld of
         de prestaties ook worden geleverd tegen dezelfde of lagere kosten (‘goedkoper’). Maar
         omdat nergens in de Eindevaluatie wordt aangegeven of de werkorganisatie doeltreffend is,
         haar voorgenomen doelen van beter en sterker heeft bereikt en in welke mate, kan niet
         worden gesteld of dit efficiënter gebeurd. Minder kosten alleen is onvoldoende om vast te
         stellen dat het werken efficiënter gaat - als de prestaties naar rato zijn afgenomen (minder of
         minder goede dienstverlening) is het alleen minder, niet efficiënter.
</pre>

====================================================================== Einde pagina 5 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 6 ======================================================================

<pre>  ook "toenemende deskundigheid" en “beter bedienen van burgers, bedrijven en
   maatschappelijke partners” wordt nergens gekwantificeerd of op een andere wijze gemeten,
   noch wordt aangegeven welke ambities er zijn om dit op afzienbare termijn te gaan meten.
 De Rekenkamercommissie is van oordeel dat de voorliggende Eindevaluatie ambtelijke
   integratie de in de uitgangspuntennotitie van januari 2014 gepresenteerde concrete basis
   voor een evaluatie van de ambtelijke integratie niet is gebruikt, en dat het document
   derhalve ook niet kan worden beschouwd als een eindevaluatie.
2. Geef de monitoring gedurende de komende twee jaar vorm door de colleges van
   burgemeester en wethouders te verzoeken in de reguliere halfjaarlijkse bestuursrapportage
   een beperkt aantal indicatoren op te nemen die een eerste beeld geven van de groei naar de
   "sterkere, betere en goedkopere" organisatie. Deze indicatoren geven (kwantitatieve)
   informatie over de ontwikkeling van de organisatie en de dienstverlening naar burgers,
   maatschappelijke instellingen en bedrijven.
 De werkorganisatie heeft inderdaad periodiek verslag gedaan van een aantal indicatoren, en
   daarmee een beeld gegeven van de ontwikkeling van de organisatie. De voorliggende
   Eindevaluatie ambtelijke integratie bevat een analyse op basis van dezelfde indicatoren, en
   kan dan ook het best gezien worden als een laatste bestuursrapportage van de monitoring
   van de ontwikkeling van de werkorganisatie.
3. Monitor de kwaliteit van de interne serviceverlening naar de colleges van burgemeester en
   wethouders en de gemeenteraden door middel van interviews met een steekproef van
   college- en raadsleden, zowel eind 2013 als eind 2014.
 De toegezegde interviews met raadsleden hebben niet plaatsgevonden. In de brief van 9
   februari 2015 heeft de Rekenkamercommissie de Raden hier nog op gewezen. Een beknopt
   vragenlijstje, dat laat in het proces is verstuurd en slechts door een gering percentage van de
   respondenten is beantwoord, lijkt de Rekenkamercommissie geen serieuze invulling van wat
   is aanbevolen en afgesproken. De colleges zouden ook worden geïnterviewd. Hoewel in de
   vergaderingen van de klankbordgroep de beide burgemeesters de nodige kritiek uitten over
   de werkorganisatie en de nodige wensen tot verbetering leken te hebben, blijkt nergens in
   de voorliggende Eindevaluatie ambtelijke integratie of en hoe deze inbreng is meegenomen.
4. Verzoek de colleges van burgemeester en wethouders te kunnen beschikken over een kort
   organisatieonderzoek (inclusief bevindingen uit een compact medewerkers onderzoek), indien
   al eind 2013/begin 2014 in de raden wordt gesproken over de aansturing van de
   Werkorganisatie.
 Aanbeveling 4 richt zich op de organisatiestructuur, onder meer op de meerhoofdige
   concernleiding naar aanleiding van kritische vragen in de Raden in 2013, die nog niet
   verstomd lijken (en bijvoorbeeld in de klankbordgroep van 17 juni jl. weer werden gesteld
   naar aanleiding van de vacature voor een gemeentesecretaris in Wassenaar). Hieraan wordt
   in de Eindevaluatie ambtelijke integratie slechts een beknopte alinea gewijd (pagina 4/5) en
   ook deze passage heeft niet het karakter van serieuze evaluatie: geconcludeerd wordt dat de
   gekozen inrichting waarin beide gemeenten een eigen gemeentesecretaris hebben die
   gelijktijdig directeur is van de werkorganisatie ‘goed’ werkt, zonder dat duidelijk is wat ‘goed’
   is. Ook wordt niet aangegeven of in dit geval ook de efficiëntie van werken is behaald, noch
</pre>

====================================================================== Einde pagina 6 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 7 ======================================================================

<pre>   of de menging van de rollen gemeentesecretaris en directeur van de werkorganisatie in alle
   gevallen ‘goed’ werkt. Het aanbevolen organisatieonderzoek is zelfs helemaal niet
   uitgevoerd.
5. Doe de echte evaluatie van de ambtelijke integratie als de organisatie zich twee jaar heeft
   kunnen bewijzen, dus begin 2015. Doe dat in de bredere context van een analyse van de
   bestuurskracht die noodzakelijk is om de uitdagingen van de toekomst aan te kunnen. Ga dan
   uit van de bestuurlijke omgeving en toekomstverwachtingen van begin 2015 (vooral de stand
   van de decentralisaties). Bepaal - gegeven de onzekerheid over de bestuurlijke omgeving - de
   precieze vraagstelling van dit onderzoek pas eind 2014.
 De Rekenkamercommissie is van mening dat de voorliggende Eindevaluatie ambtelijke
   integratie niet beschouwd kan worden als een eindevaluatie in de zin zoals bedoeld in
   aanbeveling 5: het betreft geen evaluatie, maar kan het best gelezen worden als een laatste
   monitorrapportage. De Rekenkamercommissie beveelt daarom aan om alsnog een echte
   evaluatie uit te voeren, conform aanbeveling 5: in de bredere context van een analyse van de
   bestuurskracht die noodzakelijk is om de uitdagingen van de toekomst aan te kunnen en
   uitgaande van de bestuurlijke omgeving en toekomstverwachtingen van 2016 en verder
   (vooral de stand van de decentralisaties).
</pre>

====================================================================== Einde pagina 7 =================================================================

<br><br>