<b>Bijsluiter</b>. De hyperlink naar het originele document werkt niet meer. Daarom laat Woogle de tekst zien die in dat document stond. Deze tekst kan vreemde foutieve woorden of zinnen bevatten en de opmaak kan verdwenen of veranderd zijn. Dit komt door het zwartlakken van vertrouwelijke informatie of doordat de tekst niet digitaal beschikbaar was en dus ingescand en vervolgens via OCR weer ingelezen is. Voor het originele document, neem contact op met de Woo-contactpersoon van het bestuursorgaan.<br><br>====================================================================== Pagina 1 ======================================================================

<pre>3 maart 2016
Probleemstellende notitie bestuurskrachtonderzoek
Inleiding
In de begroting 2016 is opgenomen dat er een bestuurskrachtonderzoek zal worden
uitgevoerd en dat de raad betrokken zal worden bij de opdrachtformulering. Op 8 januari
heeft het college u een informatiebrief gestuurd waarin geschetst wordt welke
benadering zij wil volgen bij het bestuurskrachtonderzoek.
In aanvulling op de informatiebrief worden in deze probleemstellende notitie:
       - een voorstel gedaan voor de opdrachtformulering
       - een voorstel gedaan voor het betrekken van de raad tijdens het onderzoek
       - een toelichting gegeven bij de rol van de begeleidingsgroep
Afstemming met rekenkamercommissie
De concept-opdrachtformulering is ook besproken met de rekenkamercommissie op 18
februari 2016. De opmerkingen van de rekenkamercommissie zijn in deze
opdrachtformulering verwerkt.
Opdrachtformulering
Het college stelt voor om in de breedte onderzoek te doen naar de bestuurskracht van de
gemeente Voorschoten, waarbij gekeken wordt naar de verschillende aspecten die van
invloed zijn op de bestuurskracht van de gemeente (politiek, bestuur, organisatie).
Onderzoeksdoel
Een belangrijk uitgangspunt is dat het bestuurskrachtonderzoek een bijdrage levert aan
ontwikkelen en leren. Waarbij het doel niet is om rapportcijfers uit te delen, maar om
beter inzicht te krijgen in wat er goed gaat binnen de gemeente en wat er mogelijk naar
de toekomst toe beter kan. Het doel is om zo inzicht te verwerven in de vraag: Is de
gemeente in staat haar ambities waar te maken, gegeven waar de gemeente nu staat,
en wat is ervoor nodig om deze ambities te realiseren?
Onderzoeksvragen
Een onderzoek naar de bestuurskracht begint bij de vraag wat de ambities zijn van de
gemeente? Waar wil de gemeente Voorschoten staan en wat wil zij bereiken voor haar
inwoners (documenten als de toekomstvisie van de gemeente kunnen daarvoor als
aanknopingspunt dienen)?
Vervolgens zullen verschillende aspecten van de bestuurskracht worden onderzocht:
a. Politiek-bestuurlijk
Ten eerste de politiek-bestuurlijke kracht van de gemeente. Is de gemeente Voorschoten
in staat om de maatschappelijke doelen die zij nastreeft ook te realiseren voor haar
inwoners? En wie kunnen dat beter aangeven dan burgers, bedrijven en
maatschappelijke organisaties zelf. Beschikt de gemeente over een slagvaardig bestuur?
Daar speelt het samenspel tussen de raad en het college een rol in, en in het verlengde
daarvan ook het samenspel tussen college en ambtelijke organisatie.
b. Organisatorisch
Ook de kracht van de ambtelijke organisatie speelt een rol. Wat is het effect geweest van
de ambtelijke samenvoeging met de gemeente Wassenaar op de bestuurskracht van
Voorschoten. Bij de ambtelijk fusie is daar destijds ook om gevraagd door de raad.
Zijn de doelstellingen die bij het begin zijn gesteld (sterker, beter, goedkoper) ook
gerealiseerd? Hoe wordt dat door de verschillende stakeholders ervaren? Wat zijn
</pre>

====================================================================== Einde pagina 1 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 2 ======================================================================

<pre>eventuele belemmeringen bij het bereiken van de beoogde doelen? Merken burgers en
bedrijven dat de dienstverlening ‘beter’ is geworden? Is het ambtelijk apparaat
bovendien voldoende in staat om op nieuwe ontwikkelingen in te spelen
(veranderkracht)? Het effect van de ambtelijke fusie vormt niet de primaire focus van het
onderzoek, maar zal zeker een plek krijgen in het onderzoek.
c. Samenwerking in de regio
Steeds meer taken worden belegd op regionaal niveau, op grotere afstand van de
gemeente. Welke invloed hebben college en raad effectief op deze
samenwerkingsverbanden? Wat betekent dit voor de democratische legitimatie? Het
netwerk van regionale samenwerking brengt ook de nodige complexiteit met zich mee,
maar leidt dit vervolgens ook tot effectiever bestuur?
d. Betrekken van burgers en bedrijven
Misschien wel de belangrijkste vraag is de verbinding met de lokale samenleving. Hoe
ervaren de burgers en bedrijven van Voorschoten de bestuurskracht van de gemeente?
Heeft de ambtelijk fusie bijvoorbeeld een voor burgers en bedrijven merkbaar effect op
de dienstverlening? Worden burgers voldoende betrokken bij de ontwikkeling van het
beleid? Voelen burgers zich voldoende gehoord en vertegenwoordigd? Het in nadrukkelijk
de bedoeling om te onderzoeken hoe burgers en bedrijven de gemeente beoordelen.
Voor hen doe je het tenslotte als gemeente.
e. Externe ontwikkelingen
In het onderzoek zal ook gekeken worden naar de externe veranderingen en
ontwikkelingen die op de gemeente afkomen. Wat betekenen die veranderingen en
ontwikkelingen voor de ambities van de gemeente? Is de gemeente in staat om op die
veranderingen in te spelen? Waar liggen kansen en waar liggen risico’s, om ook naar
toekomst toe de bestuurskracht te garanderen?
Uiteindelijk moet dit leiden tot een beter inzicht in de hoofdvraag: is de gemeente in
staat om haar ambities waar te maken, gelet op waar de gemeente nu staat en gegeven
externe ontwikkelingen (a t/m e)? En wat is er, gelet op waar de gemeente staat, nodig
om de ambities waar te maken? Het doel van het onderzoek is om op die hoofdvraag een
antwoord aan te reiken.
Proces
Onafhankelijkheid
De opdracht zal worden uitgevoerd door een extern bureau, omdat de gemeente zelf niet
in de positie is om haar eigen bestuurskracht objectief vast te stellen. Dat maakt dat het
wel van belang is om van tevoren goed met elkaar te bepalen wat de kaders moeten zijn
waarbinnen het onderzoek gaat plaatsvinden. Zo weet iedereen van tevoren wat men
kan en mag verwachten van het eindresultaat. De betrokkenheid van de raad vormt dan
ook een belangrijk onderdeel van het bestuurskrachtonderzoek.
Keuze bureau vitaal
De rekenkamercommissie heeft geadviseerd om ten minste drie bureaus om een offerte
te vragen. Bovenstaande inhoudelijke kaders zullen nog nader moeten worden
uitgewerkt door de bureaus (hoe bepaalde aspecten precies onderzocht gaan worden en
welke methode daarvoor gevolgd wordt). Mede op aanraden van de
Rekenkamercommissie, wil het college de bureaus de nodige ruimte bieden om met
creatieve voorstellen te komen ten aanzien van de aanpak en methode (hoe-vraag).
Omdat de uitwerking van de kaders bepalend is voor het karakter van het onderzoek, is
de keuze voor het bureau vitaal. De raad zal hier dan ook via de begeleidingscommissie
bij betrokken worden (zie volgende paragraaf)
</pre>

====================================================================== Einde pagina 2 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 3 ======================================================================

<pre>Vaststelling definitieve onderzoeksopdracht
De raad zal via de begeleidingsgroep worden betrokken bij de keuze van het bureau en
de vaststelling van het definitieve plan van aanpak. Hiervoor wordt het volgende proces
voorgesteld:
1. Nadat de raad heeft ingestemd met de opdrachtformulering, zal dit het kader vormen
     op basis waarvan het college minimaal drie bureaus zal vragen om een offerte/plan
     van aanpak.
2. De begeleidingsgroep (bestaande uit enkele raadsleden en enkele collegeleden) krijgt
     een adviesrol bij het beoordelen van de offertes/plannen van aanpak. Op basis van
     het advies van de begeleidingsgroep, zal het college een bureau selecteren.
3. Het geselecteerde bureau zal haar plan van aanpak presenteren aan de
     begeleidingsgroep, waarna het plan in overleg nog op onderdelen kan worden
     bijgesteld.
4. Het definitieve plan van aanpak zal daarna worden vastgesteld door de Commissie
     Burger en Bestuur.
Rol begeleidingsgroep
De begeleidingsgroep heeft in eerste instantie een adviserende rol bij het beoordelen van
de onderzoeksvoorstellen van de verschillende bureaus. Zodra het bureau geselecteerd
is, zal het onderzoeksvoorstel inclusief het voorgestelde normenkader worden besproken
met de begeleidingsgroep en kan het voorstel nog worden bijgesteld op basis van de
aanbevelingen van de begeleidingsgroep.
Als het definitieve onderzoeksvoorstel inclusief normenkader is vastgesteld in de
Commissie Burger en Bestuur, wordt de rol van de begeleidingsgroep vooral
procesmatig. Het college zal optreden als opdrachtgever in verband met de praktische
aansturing. De opdracht zal inhoudelijk niet meer worden bijgesteld. De rol van de
begeleidingsgroep is het bewaken van de voortgang, aanbevelingen doen over de wijze
waarop de opdracht zo goed mogelijk kan worden uitgevoerd (aanpak), en waarborgen
dat de vastgestelde opdracht goed wordt uitgevoerd).
Afstemming met Wassenaar
Ook de gemeente Wassenaar laat een bestuurskrachtonderzoek uitvoeren, waarbij ook
een begeleidingsgroep zal worden ingericht van raadsleden en collegeleden. Beide
onderzoeken zullen door hetzelfde externe bureau worden uitgevoerd. Waar nodig zal
afstemming worden gezocht tussen de begeleidingsgroepen.
Kwaliteitseisen
Uitgaande van bovenstaande kaders stelt het college voor om de volgende eisen mee te
geven aan het externe bureau dat de opdracht gaat uitvoeren.
- Dat het bureau aangeeft welke ervaring zij heeft met betrekking tot het uitvoeren
     van bestuurskrachtonderzoeken en welke methode zij daarbij hanteert. Daarbij zullen
     we ook nagaan of het bureau voldoet aan het keurmerk bestuurskrachtonderzoek,
     dat is ontwikkeld door het Kwaliteits Instituut Nederlandse Gemeenten (KING) 1
- Dat het onderzoek wordt toegesneden op de lokale situatie van de gemeente
     Voorschoten (op maat gesneden onderzoek) met daarbij in ieder geval aandacht voor
     de vraag in welke mate de ambtelijke samenvoeging heeft bijgedragen aan het
1
  Het Kwaliteits Instituut Nederlandse Gemeenten (KING) heeft in 2012 een keurmerk uitgebracht op basis
waarvan bureaus zijn gecertficeerd die bestuurskrachtonderzoeken aanbieden. Het keurmerk moet gemeenten
helpen hun opdrachtgevende rol te versterken en is ontwikkeld op verzoek van gemeenten zelf. Het keurmerk
garandeert dat:
-    bestuurskrachtonderzoek een beeld geeft van de bestuurskracht van de gemeente in de volle breedte van
     de gemeente (politiek, bestuurlijk, en organisatie)
-    gemeentelijke ambities (de aanleiding voor het onderzoek) onderdeel uitmaken van het onderzoekskader
-    bestuurskrachtonderzoek verbinding maakt tussen de gemeente en de samenleving
-    bestuurskrachtonderzoek plaatsvindt in het kader van leren, zelfevaluatie en ontwikkelen
</pre>

====================================================================== Einde pagina 3 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 4 ======================================================================

<pre>  versterken van de bestuurskracht en wat de impact is van de regionale
  samenwerking op de bestuurskracht van de gemeente.
- Dat het bureau de opgaven/doelen van de gemeente in beeld brengt, als richtpunt
  voor het bepalen van de bestuurskracht, en aangeeft hoe zij dat wil doen (op basis
  van welke bronnen en door wie te raadplegen).
- Dat het bureau aangeeft welk normenkader zij hanteert voor het beoordelen van de
  bestuurskracht (op welke onderdelen wordt de bestuurskracht getoetst, welke
  normen worden gehanteerd, en in welke termen wordt hier een beoordeling aan
  gekoppeld)
- Dat het bureau aangeeft welke benadering zij hanteert om te komen tot een oordeel
  (eigen onderzoek, visitatie, enquêtes, vergelijking met benchmarks/andere
  gemeenten, etc.)
- Dat burgers en bedrijven betrokken worden in het onderzoek en daarbij aan te geven
  hoe het oordeel van burgers en bedrijven in beeld wordt gebracht.
- Dat gebruik wordt gemaakt van de uitkomsten uit eerder bestuurskrachtonderzoek.
- Dat over de aanpak en de voortgang van het onderzoek wordt afgestemd met de
  begeleidingsgroep (zie ook “rol begeleidingsgroep”)
      o Bij de start af te stemmen met de begeleidingsgroep om te komen tot een
         definitieve onderzoeksopdracht/plan van aanpak.
      o Gedurende het onderzoek ten minste twee maal de voortgang te bespreken
         met de begeleidingsgroep.
</pre>

====================================================================== Einde pagina 4 =================================================================

<br><br>