<b>Bijsluiter</b>. De hyperlink naar het originele document werkt niet meer. Daarom laat Woogle de tekst zien die in dat document stond. Deze tekst kan vreemde foutieve woorden of zinnen bevatten en de opmaak kan verdwenen of veranderd zijn. Dit komt door het zwartlakken van vertrouwelijke informatie of doordat de tekst niet digitaal beschikbaar was en dus ingescand en vervolgens via OCR weer ingelezen is. Voor het originele document, neem contact op met de Woo-contactpersoon van het bestuursorgaan.<br><br>====================================================================== Pagina 1 ======================================================================

<pre>                                                                   RAADPLEEGBRIEF
Zaaknummer:                          Z – 19/037210
Documentnummer:                      168268
Datum:                               donderdag 19 december 2019
Onderwerp:                           organisatie afvalinzameling en reiniging
Bijlage(n):                          -
Geachte Raad,
Aanleiding
De organisatie van de afvalinzameling en reiniging in de gemeente Voorschoten is op dit
moment niet toekomstbestendig. We willen zorgen dat dit weer toekomstbestendig wordt. Dit
kunnen we niet alleen, daarom willen we dit graag regionaal oppakken. In relatie tot de
Routekaart Leidse regio houdt dit in dat primair gekeken wordt naar samenwerkingspartners in
de Leidse regio (de gemeenten Leiden, Leiderdorp, Oegstgeest en Zoeterwoude). In de
Routekaart zijn 2 “wegen” gedefinieerd om de samenwerking in de Leidse regio te intensiveren
op inhoudelijke thema’s. Beheer openbare “ruimte” is één van de prioriteitsgebieden voor het
college. Over de stand van zaken van de Routekaart is een separate informatiebrief naar u
verzonden.
We onderzoeken op dit moment hoe en op welke wijze we zowel afval als reiniging in
samenwerking met andere partijen kunnen vormgeven en op welke wijze we het openbaar
groen kunnen blijven onderhouden. Daarbij wordt ook een relatie gelegd met integraal
gebiedsgericht werken. Kijkend naar de Routekaart waar dit een onderdeel van is verwachten
wij de analyse afgerond te hebben in het tweede kwartaal van 2020, zodat u in de raad van juli
keuzes kunt maken hoe en op welke wijze wij onze afvalinzameling en reiniging het beste voor
onze inwoners kunnen organiseren.
Het college wil hierin snel schakelen. De situatie is op dit moment urgent om de volgende
redenen:
     -  We werken met verouderd materieel en dit veroorzaakt risico’s in de dienstverlening;
     -  Het aspect met betrekking tot personeel en organisatie is kwetsbaar, er is op dit
        moment vacatureruimte en er zijn de komende periode veel mensen die met pensioen
        zullen gaan;
     -  Er is sprake van een verouderde locatie van het uitvoerend bedrijf op een plek die ook
        voor andere bestemmingen zeer geschikt zou zijn. In dit kader is er een link met het
        accommodatiebeleid;
</pre>

====================================================================== Einde pagina 1 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 2 ======================================================================

<pre>    -    Het behalen van de landelijke afvaldoelstellingen vraagt nog om een grote inspanning.
         Ten aanzien van het huidige beleid en de uitvoering daarvan is onderzoek nodig om de
         kwaliteit van dienstverlening vast te stellen om in de toekomst te voorkomen dat er een
         restafvalheffing wordt opgelegd;
    -    In de raadscommissie zal het huidige gemeentelijke afvalbeleid worden geëvalueerd en
         de resultaten worden meegenomen in het toekomstig te voeren beleid, maar dit staat
         op zich los van dit onderzoekstraject naar de afval en reinigingsorganisatie.
In het coalitieakkoord 2018-2022 staan diverse uitgangspunten geformuleerd die in dit traject
tot het toekomstbestendig maken dienen te worden meegenomen:
    -    Focus op de Leidse regio (met daarbij de eerder genoemde Routekaart Leidse regio);
    -    Bij elke vorm van samenwerking die we aangaan staat behoud of verbetering van
         kwaliteit en beperking van kosten voorop. Bovendien toetsen we alle
         samenwerkingsverbanden aan de hand van efficiency, effectiviteit, democratische
         legitimiteit, politiek bestuurlijke grip, transparantie, eenduidige samenwerking,
         participatie en hoogwaardige kwaliteit.
    -    Hoogwaardige en toegankelijke dienstverlening in Voorschoten moet blijven bestaan.
    -    Gelet op de landelijke ontwikkelingen in het kader van duurzaamheid en concretisering
         van prioriteiten van afvalinzameling en reiniging zal Voorschoten ook aandacht hebben
         voor die ontwikkelingen en hier op anticiperen.
Doel
Het doel is een efficiënte en effectieve toekomstbestendige organisatie voor alle producten die
vallen onder reiniging en afvalinzameling vanaf 2021. We willen dit zo goed mogelijk
organiseren voor de inwoners van Voorschoten.
Proces
Om het doel te behalen is een plan van aanpak opgesteld. We willen hier de raad indien we dit
nodig achten (eventueel bij tussenstappen) voorafgaand aan het uiteindelijke besluit in de
raadsvergadering van juli betrekken.
Het traject ziet er als volgt uit:
Stap 1: Huidige organisatie/werksituatie in kaart brengen (februari).
 Het gaat hier nadrukkelijk om de organisatie van de afvalinzameling en reiniging.
</pre>

====================================================================== Einde pagina 2 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 3 ======================================================================

<pre>Dit betreft een analyse van de huidige situatie op het gebied van financiën (inzicht verkrijgen in
de financiële sturing/ positie en in de kosten/ tarieven op productniveau, inzicht in opbouw van
de afvalstoffenheffing en de mate van kostendekkendheid), personeel en organisatie
(inventarisatie taken, functies, verantwoordelijkheden en bevoegdheden e.d.) en technisch-
inhoudelijk (beleid/ werkprocessen/ formatie/ prestatie).
Resultaat: Een foto van “de afvalinzameling en reiniging” vastgelegd in een beknopte
rapportage; vergezeld door een concrete planning, acties en een concreet uitvoeringsresultaat.
Stap 2: Externe verkenning (maart)
Het uitvoeren van een (beperkte) externe toets voor een aantal producten met als doel inzicht
verkrijgen: hoe presteert Voorschoten ten opzichte van de “markt”.
Het uitvoeren van een analyse gericht op het inrichten van de toekomstige organisatie.
Resultaat: inzicht in de prestaties van “Afvalinzameling en Reiniging” gekoppeld aan een drietal
mogelijke inrichtingsvarianten:
    1) Samenwerking met de gemeente Leiden/ Leidse regio;
    2) Samenwerking met/ uitbesteding van producten aan Avalex en/of Cyclus NV;
    3) Zelf blijven doen met een verbeterde/ ontwikkelde dienstverlening. Mogelijk in
         combinatie met vormen van gerichte uitbesteding.
Stap 3: Verkenning toekomstmogelijkheden (maart)
Het verkennen van de 3 mogelijke organisatievormen in de brede zin bij het uitvoeren van de
dienstverlening.
Resultaat: beknopte rapportage voor de 3 toekomstige mogelijke organisaties:
Een overzicht van alle producten/ aspecten/ criteria technisch-inhoudelijk, personeel en
organisatie en financiën (kosten en opbrengsten)
De kernpunten van de “nieuwe” dienstverlening met onderscheid in “blijft hetzelfde” en “nieuw”
inclusief de consequenties van afwijkingen/ veranderingen met de huidige werksituatie.
Stap 4: Besluitvorming na analyse (juli raadsbesluit)
</pre>

====================================================================== Einde pagina 3 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 4 ======================================================================

<pre>    •   Het uitvoeren van een grondige analyse met stakeholders over de wenselijkheid van de
        toekomstige mogelijke organisatievormen;
    •   Het beschrijven van de meest wenselijke vorm (mogelijk een combinatie van);
    •   Het omzetten ervan naar een besluitvormingsdocument;
    •   Het besluitvormingsproces inzichtelijk maken voor de diverse niveaus: bestuur,
        management en uitvoering;
    •   Het vastleggen van het besluit.
Resultaat: een concreet besluit uit te werken naar een prestatiecontract waarin de
consequenties (onder meer: afvalbeleid, afvalstoffenheffing, organisatie, sturing,
uitbestedingsstrategie, klant/burger) meetbaar zijn in te vullen.
Stap 5: Traject van selectie en gunning: samenwerken of zelf doen en gericht uitbesteden.
Het genomen besluit, dat wil zeggen de gekozen organisatievorm zal geïmplementeerd moeten
worden. Dit vergt een selectieproces en vervolgens een gunning. Hoe dit er uit ziet is in dit
stadium nog niet te zeggen.
Een aantal aspecten die een rol (kunnen) spelen zijn:
    •   Inschrijving/ offerteaanvraag: wat zijn de aanneemprijzen van het opgestelde
        prestatiecontract;
    •   Hoe wordt de overname van medewerkers en bedrijfsmiddelen (indien aan de orde)
        beoordeeld en uitgevoerd;
    •   Prestatiecontract uitwerken naar een dienstverleningsovereenkomst (DVO);
    •   Wat omvat het personeelsbeleid van de “ontvangende” partij?;
    •   Welke transitie aanpak wordt voorgestaan, hoe de inwerkperiode ingericht en de kosten
        daarvan.
Resultaat: de combinatie van organisatievorm en samenwerkingsvorm is bekend. De raad wordt
hierover geïnformeerd.
Stap 6: Eventuele veranderingen voorbereiden, in overeenstemming met de aard van het
genomen besluit
    1) De gemeente Voorschoten heeft de regie;
    2) De transitie is een gezamenlijke verantwoordelijkheid van (WODV) gemeente en
        partner(s);
</pre>

====================================================================== Einde pagina 4 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 5 ======================================================================

<pre>    3) Centraal in de aanpak van de overgang en in het integratietraject staat de medewerker
         en de veranderingen die daarbij vereist zijn: plezier in het werk, ontplooiing, vertrouwen
         en veiligheid. Alle medewerkers zijn voor 100% inzetbaar (“schone lei”) ongeacht
         medische klachten, individuele afspraken;
    4) Het gemeentelijk beleid wordt effectief (kwaliteit en burgergericht) en efficiënt (tijd en
         kosten) uitgevoerd.
Kernpunten:
    •    Het besluit vertalen naar beleidsuitgangspunten en sturing van de uitbesteding per
         werkproces/ product;
    •    Reorganisatietraject (indien aan de orde) in kaart brengen: sociaal statuut, sociaal plan,
         procedures, overleg, communicatie etc.
    •    Transitietraject uitwerken in een concreet werkplan;
    •    Verandertraject uitwerken in een concreet veranderplan bij de ontvangende organisatie
         (indien aan de orde) en bij de thuisorganisatie.
Stap 7: Het invullen en realiseren van de toekomstige organisatie
Ongeacht de uitkomst betekent de realisatie van het gekozen model een intensief
verandertraject. Samenwerking betekent mogelijk reorganiseren,
dienstverleningsovereenkomst, regieorganisatie inregelen, beleid managen etc. Zelf doen
betekent ontwikkelen, sturing versterken, kwaliteit van dienstverlening borgen, locatie
verandering etc.
Vertrekpunt zijn in alle gevallen:
    •    De transitie projectmatige aansturing en uitvoeren;
    •    Starten met een nulmeting om de huidige werkuitvoering, de werkomstandigheden en
         prestatie te kennen en de te bereiken doelen om te zetten in een concreet werkplan.
    •    De voortgangsbewaking te organiseren door onder meer het uitvoeren van
         (kwaliteit)toetsen en (brede) scans;
De uitwerking van het realisatietraject zal pas echt kunnen worden gemaakt na het genomen
besluit in stap 4.
Financiën
Voor het uitvoeren van dit traject in 2020 is externe ondersteuning nodig.
</pre>

====================================================================== Einde pagina 5 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 6 ======================================================================

<pre>In de begroting 2020 is voor projecten die voldoen aan diverse criteria 382.000 euro
beschikbaar gesteld. Dit traject voldoet aan 1 van deze criteria, namelijk de
uitvoeringsmaatregelen in het kader van de RES en afvalbeleidsplan, en wij hebben dan ook
131.000 euro van dit bedrag beschikbaar gesteld voor de eerste fase van dit traject. Separaat
komt een overzicht naar de raad van alle projecten waaraan dit bedrag zal worden besteed.
Tot slot
Het college is overtuigd van de meerwaarde van voorgestelde gestructureerde aanpak, waarin
na elke fase een resultaat wordt geboekt en de basis vormt voor de vervolgstap.
Naar aanleiding van deze raadpleegbrief willen wij graag met u over de beschreven stappen en
het proces van gedachten wisselen in de vergadering van de commissie WRG van 9 januari
2020.
Met vriendelijke groet,
het college van burgemeester en wethouders,
A. R. de Graaf,                                     P.J. Bouvy-Koene,
gemeentesecretaris                                  burgemeester
Deze brief is digitaal vastgesteld. Hierdoor staat er geen fysieke handtekening in de brief.
</pre>

====================================================================== Einde pagina 6 =================================================================

<br><br>