<b>Bijsluiter</b>. De hyperlink naar het originele document werkt niet meer. Daarom laat Woogle de tekst zien die in dat document stond. Deze tekst kan vreemde foutieve woorden of zinnen bevatten en de opmaak kan verdwenen of veranderd zijn. Dit komt door het zwartlakken van vertrouwelijke informatie of doordat de tekst niet digitaal beschikbaar was en dus ingescand en vervolgens via OCR weer ingelezen is. Voor het originele document, neem contact op met de Woo-contactpersoon van het bestuursorgaan.<br><br>====================================================================== Pagina 1 ======================================================================

<pre>QU] Gemeente

kad

Voorschoten

VERZONDEN 13 JAN, 2020

Informatiebrief
Zaaknummer: Z/19/35402
Documentnummer: 166659
Datum: Dinsdag 17 december 2019
Onderwerp: Subsidiebesluit brede welzijnsorganisatie Voorschoten
Bijlage: Beschikking en samenwerkingsovereenkomst Voorschoten
Voor Elkaar

Geachte Raad,

Met deze brief informeren wij u over de laatste formele stap richting de brede
welzijnsorganisatie in Voorschoten: het subsidiebesluit. Het college is bevoegd om te besluiten
over deze subsidie. Maar omdat het een belangrijke ontwikkeling en een aanzienlijk bedrag
betreft, geven wij u hieronder een samenvatting van de beschikking en de
samenwerkingsovereenkomst. De volledige documenten vindt u in de bijlage. De ontwikkelingen
tot aan deze laatste stap kunt u nalezen in de vorige informatiebrief (Z/19/037170
documentnummer: 163001).

Inleiding

In de eerste maanden van 2019 hebben gemeente, Voorschoten Voor Elkaar en verschillende
professionals uit het maatschappelijk veld nagedacht over nieuwe werkprocessen, de
aanmeldroute en een efficiënte manier om casuïstiek te bespreken. De tweede helft van 2019 is
gebruikt om deze nieuwe werkprocessen uit te proberen, te verfijnen en waar nodig bij te
stellen.

Deze aanpak leidt er toe dat Voorschoten Voor Elkaar op 1 januari 2020 klaar is om officieel van
start te gaan als brede welzijnsorganisatie. Maar, zoals eerder aangegeven, met de start is de
brede welzijnsorganisatie nog niet af. 2020 is een jaar om samen verder te bouwen, te
verbeteren en te groeien.

De ontwikkeling brengt voor beide partijen een grote verantwoordelijkheid met zich mee en
vraagt om een stevige professionele samenwerking. Daarom is Advies- en organisatiebureau
Hiemstra & De Vries gevraagd de gemeente en Voorschoten Voor Elkaar het laatste kwartaal te
adviseren en ondersteunen bij de inrichting van de samenwerking.

De rollen en het proces

Opdrachtgever, opdrachtnemer en samenwerkingspartner

In de samenwerking met Voorschoten Voor Elkaar heeft de gemeente Voorschoten de rol van
opdrachtgever en partner. Voorschoten Voor Elkaar heeft de rol van opdrachtnemer en partner.
Dit betekent dat:
</pre>

====================================================================== Einde pagina 1 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 2 ======================================================================

<pre>- De gemeente Voorschoten eigenaar is van de totale opgave in het sociaal domein en
richting en sturing geeft aan de gewenste resultaten en de kaders voor de uitvoering;

- _ Voorschoten Voor Elkaar, als uitvoeringspartner, verantwoordelijk is voor het bereiken
van de afgesproken doelen en resultaten. Voorschoten Voor Elkaar bepaalt hoe het hier,
binnen de kaders van de gemeente, invulling aan geeft. De gemeente respecteert deze
invulling en gaat hierbij uit van de expertise van Voorschoten Voor Elkaar.

Doelen en kaders: Maatschappelijke agenda en Subsidieplan

De gemeente Voorschoten heeft in een eerder stadium aangegeven welke doelen zij wil
bereiken (Maatschappelijke agenda) en de kaders gesteld waarbinnen dit moet gebeuren
(Subsidieplan 2020-2023). Voorschoten Voor Elkaar heeft vervolgens een subsidieaanvraag
ingediend waarin zij aangegeven hoe hun activiteiten bijdragen aan de maatschappelijke
agenda en hoe de uitvoering past binnen de gestelde kaders.

De beschikking

De gemeente heeft vervolgens een subsidiebeschikking aan Voorschoten Voor Elkaar afgegeven.
Zoals het subsidiebeleid aangeeft wordt het totaal beschikbare budget voor welzijn beschikbaar
gesteld aan één brede welzijnsorganisatie. In deze organisatie is alle dienstverlening met een
preventief karakter (0% lijn) en de professionele disciplines (1° lijn) voor de doelgroep 0-100*
gebundeld. Voorschoten Voor Elkaar ontvangt een subsidie van €1.210.000 verdeeld over twee
termijnen.

De samenwerkingsovereenkomst

Aanvullend op de beschikking hebben de beide partijen gezamenlijk een
samenwerkingsovereenkomst opgesteld. Hierin staan afspraken rondom monitoring en sturing,
heldere kaders voor de uitvoering, en afspraken over interactie en verbinding tussen de twee
organisaties. Aan de basis van de samenwerkingsovereenkomst staan een gezamenlijke
inhoudelijke en een procesmatige ambitie.

Inhoudelijke ambitie: “Vroegtijdig voorzien in de ondersteuningsbehoefte van
(kwetsbare) inwoners en bijtijds opschalen waar nodig.”

“In onze samenwerking staat onze gezamenlijke ambitie rondom de inwoners van Voorschoten
centraal. Wij willen dicht bij inwoners (met een ondersteuningsbehoefte) staan. Belemmeringen
van kwetsbare inwoners op het gebied van gezondheid, integratie en sociale ontwikkeling willen
wij bijtijds signaleren en waar mogelijk voorkomen. Door het aanbod in het voorliggend veld te
verstevigen, geven wij antwoord op de stijgende ondersteuningsbehoefte en zoeken wij naar
vernieuwende mogelijkheden met bijvoorbeeld een collectief aanbod. Door de juiste collectieve
ondersteuning te bieden is de ambitie dat individuele maatwerkvoorzieningen minder vaak
nodig zijn.”

Procesmatige ambitie: “Partnerschap in alle lagen tussen de organisaties
verstevigen en opdrachtgever- en opdrachtnemerschap professionaliseren.

“In onze samenwerking is de ambitie om het partnerschap tussen alle lagen van de organisaties
te verstevigen (strategisch, tactisch en operationeel), zodat wij elkaar eenvoudig en effectief
weten te vinden. Ook professionaliseren wij het opdrachtgever- en opdrachtnemerschap, zodat
beide partners vanuit hun eigen rol invulling geven aan de gemaakte afspraken. Beide partners
begrijpen het belang van een scherp onderscheid in deze dubbele rol voor beide organisaties,
</pre>

====================================================================== Einde pagina 2 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 3 ======================================================================

<pre>enerzijds als partners in de praktijk en anderzijds als formeel opdrachtgever en formeel
opdrachtnemer.”

De samenwerkingsovereenkomst is als bijlage aan deze informatiebrief toegevoegd zodat u de
gemaakte afspraken kunt inzien.

Tot slot

Wij hebben u in het afgelopen jaar op verschillende momenten geïnformeerd over de
ontwikkelingen rondom de brede welzijnsorganisatie. Dit blijven wij uiteraard doen. We stellen
daarom voor om dit onderwerp te agenderen voor de commissievergadering Mens en
Samenleving op 13 februari 2020. Wij nodigen hiervoor de directeur/bestuurder van
Voorschoten Voor Elkaar uit om een presentatie te geven.

Mocht u nog vragen hebben dan horen we ze graag.

Met vriendelijke groet,
het college van burgemeester en wethouders,

A. R. de Graaf, P.J. Bouvy-Koene,
gemeentesecretaris burgemeester

“Deze brief is digitaal vastgesteld. Hierdoor staat er geen fysieke handtekening in de brief.”

Bijlage 1: subsidiebeschikking en samenwerkingsovereenkomst
</pre>

====================================================================== Einde pagina 3 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 4 ======================================================================

<pre></pre>

====================================================================== Einde pagina 4 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 5 ======================================================================

<pre>vol Gemeente
2/ Voorschoten

Stichting Voorschoten Voor Elkaar
T.a.v. mevrouw H.J.M. van Vliet
Directeur/bestuurder

Schoolstraat 174

2252 CN Voorschoten VERZONDEN 20 DEC, 2019

Datum 17-12-2019 Datum verzending

Ons zaaknummer Z/19/035402/166660 Behandelaar Suzan Penders
Bijlage 1

Onderwerp Besluit over uw subsidie voor 2020

Geachte mevrouw H.M.J. van Vliet,

Uw organisatie, Voorschoten voor Elkaar, heeft subsidie aangevraagd voor hulp en ondersteuning met een preventief
karakter (0° lijn) en de professionele disciplines voor vrij toegankelijke voorzieningen (1° lijn) voor de inwoners van
Voorschoten van 0-100 jaar in 2020. Voorschoten Voor Elkaar brengt Voorschotenaren met elkaar in contact en
ondersteunt hen thuis en in de wijk. Samen met andere organisaties vergroot zij de zelfredzaamheid en betrokkenheid van
buren, vrijwilligers en hulpvragers van alle leeftijden.

De aanvraag van Voorschoten voor Elkaar past bij de ambitie van de gemeente Voorschoten om te komen tot een brede
welzijnsorganisatie om daarmee het voorliggende veld te verstevigen en aanbod te genereren waardoor de ambitie is dat
er minder aanspraak wordt gemaakt op maatwerkvoorzieningen om de ondersteuningsbehoefte op te vangen.

Voorschoten Voor Elkaar draagt in 2020 bij aan verschillende doelstellingen, passend bij maatschappelijke agenda ‘Samen

werken, samen delen, samen sterker’ van Voorschoten, te weten:

1. Toegankelijke hulp en ondersteuning: inwoners weten waar ze met hun vragen terecht kunnen en krijgen de juiste
ondersteuning.

2. Een duurzaam systeem voor zorg en ondersteuning: Voorschoten is een gemeente waar de zorg en ondersteuning
goed georganiseerd is voor de inwoners die dat nodig hebben.

3. Zelfredzaamheid: inwoners zijn zelfredzaam en kunnen zo lang mogelijk de regie over hun eigen leven houden.

4. Sociale cohesie/samenredzaamheid: inwoners zijn actief betrokken bij hun omgeving en zetten zich voor elkaar in. Zij
voelen zich geaccepteerd en gewaardeerd.

5. Gezonde leefstijl: inwoners hebben een gezonde leefstijl. Zij zijn goed toegerust om gezonde en uitgebalanceerde
keuzes te maken en zij maken meer en beter gebruik van beweegactiviteiten.

6. Opgroeien en ontwikkelen van jeugd: kinderen en jongeren groeien gezond en veilig op en kunnen zich maximaal
ontwikkelen.

Deze doelstellingen vertaalde u in het Jaarplan 2020 ‘Op weg naar een Brede Welzijnsorganisatie in Voorschoten’ in diverse
activiteiten. Naast de inhoudelijke doestellingen werkt Voorschoten Voor Elkaar in 2020 ook aan de verdere opbouw en
ontwikkeling van de brede welzijnsorganisatie, hiervoor benoemde u in het jaarplan 2020 zeven speerpunten.

Uw subsidie voor 2020
Wij hebben besloten om u voor de uitvoering van bovenvermelde activiteiten een subsidie te verlenen van €1.210.000,-
voor de periode 1 januari 2020 tot en met 31 december 2020. Hiervoor is uw aanvraag getoetst aan de Algemene

Gemeente Voorschoten
Leidseweg 25 | Postbus 393, 2250 AJ Voorschoten | T 14071 | E gemeente@voorschoten.nl | www.voorschoten.nl
BTW NL 001797621B01 | KvK 27381083 | IBAN NL43 BNGH 0285 0796 70 | BIC BNGHNL2G
</pre>

====================================================================== Einde pagina 5 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 6 ======================================================================

<pre>subsidieverordening Voorschoten 2019 (ASV 2019) en het Subsidieplan Voorschoten 2020-2023, met name de daarin
opgenomen algemene en specifieke/financiële voorwaarden (thema Welzijn).

Als gemeente trekken wij graag samen op met Voorschoten voor Elkaar om in 2020 door te ontwikkelen naar de brede
welzijnsorganisatie die we beiden voor ogen hebben. Naast deze beschikking, sluiten we daarom ook een
samenwerkingsovereenkomst waarin we afspraken over onze samenwerking vastleggen. Deze
samenwerkingsovereenkomst is het resultaat van een intensief traject om te komen tot gezamenlijke ambities. De
overeenkomst biedt het vertrekpunt en de houvast op basis waarvan er in 2020, gezamenlijk, verder wordt gebouwd aan
de brede welzijnsorganisatie van Voorschoten.

In de bijlage leest u meer over het wettelijk en financieel kader van ons besluit.

De betaling

Het bedrag van €1.210.000,- wordt in twee termijnen aan u overgemaakt op rekeningnummer NL92 RABO 0366 1710 98
ten name van Stichting Voorschoten Voor Elkaar. De betaling van de eerste termijn vindt plaats in januari 2020. De betaling
van de tweede termijn vindt plaats in juli 2020.

Welke verplichtingen heeft u?
1. U geeft wijzigingen op tijd aan ons door. Denk aan veranderingen of onjuistheden in uw adres, rekeningnummer of

activiteiten.
2. U kunt ons uitleggen hoe u uw geld heeft besteed. Of en wanneer we u om deze verantwoording vragen, hangt af van

het bedrag dat u van ons krijgt.

U leest hierover meer in de bijlage.

Bent u het niet eens met ons besluit?
Als u het niet eens bent met ons besluit, dan kunt u bezwaar maken. In de bijlage leest u hoe u dat doet.

Contact
Heeft u na het lezen van deze brief een vraag? Of wilt u een wijziging doorgeven? Neem dan contact op met Suzan Penders.
U kunt een e-mail sturen naar subsidies@voorschoten.nl òf bellen naar 14070

Met vriendelijke groet, |
burgetmeester en wethouders van Voorschot
— /| V)

</pre>

====================================================================== Einde pagina 6 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 7 ======================================================================

<pre>Wettelijk en financieel kader, bijlage bij de brief:

- Besluit over uw subsidie voor 2020

Onze besluit uit bovengenoemde brief baseren we op:

- de Algemene wet bestuursrecht (Awb), titel 4.2 Subsidies;

- de Algemene subsidieverordening Voorschoten 2019 (ASV 2019);
- het Subsidieplan Voorschoten 2020-2023;

=__en de begroting van de gemeente Voorschoten voor 2020.

Verantwoording over uw subsidie van meer dan € 5.000

Voor een subsidie vanaf € 5.000 moet u zelf de definitieve vaststelling aanvragen. In deze zogenaamde vaststelling legt u
aan ons uit hoe u de subsidie besteed heeft en wat daarvan het resultaat is. Anders gezegd: u legt financiële en inhoudelijke
verantwoording aan ons af (artikel 14, lid 1 en 2 ASV 2019).

U vraagt de vaststelling van uw subsidie schriftelijk en vóór 4 juni 2021 bij ons aan. Het bevat in elk geval:

a. Een inhoudelijk verslag waaruit blijkt in hoeverre de activiteit waarvoor de subsidie is verleend, heeft
plaatsgevonden;

b. Een financieel verslag met in ieder geval de eindafrekening van de activiteit, waarin is toegelicht aan
welke kostenposten de subsidie is besteed;

c. Bij een subsidie boven de € 50.000,00 bevat de verantwoording ook een balans van het (einde van het)
afgelopen jaar, een resultatenrekening met een toelichting daarop en een onafhankelijke

accountantsverklaring.

Na ontvangst van uw verzoek beoordelen wij of u de subsidie juist heeft besteed. Binnen 13 weken nemen wij een besluit.
Als u voldoet aan alle afspraken en voorwaarden, wordt de subsidie vastgesteld op hetzelfde bedrag dat voorlopig aan u
was toegekend.

Soms wordt de subsidie op een lager bedrag of zelfs ‘ambtshalve’ vastgesteld. Dit betekent dat u subsidiegeld terug moet
betalen. Dit kan het geval zijn als u bijvoorbeeld niet alle afgesproken activiteiten uitvoert, zich niet aan alle verplichtingen
houdt, onjuiste of onvolledige gegevens verstrekt of uw aanvraag om vaststelling niet of niet volledig indient.

Bezwaar maken doet u zo
Bent u het niet eens met ons besluit? Tot zes weken na datum van verzending van onze brief kunt u bezwaar maken bij het
college van burgemeester en wethouders. Benoem duidelijk tegen welk besluit u bezwaar maakt en leg ons uit waarom. Dit

kan via de website of per brief:

© www.vooschoten.nl/bezwaar
o _ Postbus 393, 2250 AJ in Voorschoten

Ons besluit blijft gelden totdat het college een beslissing neemt over uw bezwaarschrift. Als u niet zolang kunt wachten, kan
de Voorzieningenrechter van de Rechtbank Den Haag (Sector Bestuursrecht) op uw verzoek een voorlopige voorziening
treffen. Het adres van de rechtbank is Postbus 20302, 2500 EH in Den Haag. U betaalt hiervoor griffierecht.
</pre>

====================================================================== Einde pagina 7 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 8 ======================================================================

<pre></pre>

====================================================================== Einde pagina 8 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 9 ======================================================================

<pre>Ou] Gemeente
UW / Voorschoten

Samenwerkingsovereenkomst Gemeente Voorschoten en
Stichting Voorschoten Voor Elkaar

Samenwerkingsovereenkomst over de wijze waarop de partners sturen op de (door)ontwikkeling van de
brede welzijnsorganisatie in Voorschoten

</pre>

====================================================================== Einde pagina 9 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 10 ======================================================================

<pre>Inleiding

AANLEIDING SAMENWERKINGSOVEREENKOMST

In 2020 slaan de gemeente Voorschoten en Voorschoten Voor Elkaar de handen ineen. Vanuit een
gedeelde ambitie gaan de organisaties aan de slag om de Os en 1e lijns zorg aan 0-100-jarigen in
Voorschoten actiever, efficiënter en vooral beter te maken. Zo zet de gemeente Voorschoten een volgende
stap in de sturing op de integrale en resultaatgerichte zorg. De gemeente Voorschoten beseft dat deze
complexe opgave beter is te realiseren met één brede welzijnsorganisatie. Daarom is er in 2019 voor
gekozen om Voorschoten Voor Elkaar dé partner te maken op het gebied van welzijn.

Het doel van Voorschoten Voor Elkaar is het in standhouden van een brede en neutrale welzijnsorganisatie
zonder winstoogmerk, die zich inzet om de zelfredzaamheid van (kwetsbare) inwoners van Voorschoten te
vergroten en ervoor zorg te dragen dat formele professionele zorg voor deze groep kan worden uitgesteld
of voorkomen, en voorts het verrichten van al hetgeen met het vorenstaande in de ruimste zin verband
houdt of daaraan bevorderlijk kan zijn.

In 2019 investeerden beide partners in deze ontwikkeling. Dit heeft ertoe geleid dat de brede
welzijnsorganisatie in 2020 operationeel is. Dat maakt ons trots. Tegelijkertijd zijn we er nog niet. 2020
wordt een jaar om samen verder te bouwen, te verbeteren en te groeien. Het (door)ontwikkelen van één
brede welzijnsorganisatie brengt veel verantwoordelijkheid met zich mee en vraagt om een stevige
professionele samenwerking. Hiertoe formuleerden wij aanvullend op de subsidiebeschikking deze
samenwerkingsovereenkomst. Deze overeenkomst is het resultaat van intensieve contacten tussen het
management van beide organisaties. De samenwerkingsovereenkomst heeft een meerjarige focus om
recht te doen aan de duurzame stabiele samenwerking die wij voor ogen hebben.

ROLVERDELING EN ESSSENTIE VAN HET OPDRACHTGEVER- EN OPDRACHTNEMERSCHAP!

In de samenwerking met Voorschoten Voor Elkaar heeft gemeente Voorschoten de rol van opdrachtgever

en partner. Voorschoten Voor Elkaar heeft de rol van opdrachtnemer en partner. Dit betekent dat:

- De gemeente Voorschoten eigenaar is van de totale opgave in het sociaal domein en richting en
sturing geeft aan de gewenste resultaten en de kaders voor de uitvoering;

— Voorschoten Voor Elkaar, als uitvoeringspartner, verantwoordelijk is voor het bereiken van de
afgesproken doelen en resultaten. Voorschoten Voor Elkaar bepaalt hoe het hier, binnen de kaders van
de gemeente, invulling aan geeft. De gemeente respecteert deze invulling en gaat hierbij uit van de
expertise van Voorschoten Voor Elkaar.

Passend bij dit samenspel heeft gemeente Voorschoten in een eerder stadium als

opdrachtgever aangegeven welke doelen zij wil bereiken (de Maatschappelijke agenda) en de

kaders waarbinnen dit moet gebeuren (Subsidieplan 2020 — 2023). Op basis hiervan diende Voorschoten
Voor Elkaar, als opdrachtnemer, een subsidieaanvraag in waarin is aangegeven hoe de activiteiten
bijdragen aan de maatschappelijke doelen en hoe de uitvoering past binnen de gestelde kaders.

Daarop volgde een subsidiebeschikking ('opdrachtverlening') aan Voorschoten Voor Elkaar met daarin de
formele kaders waarbinnen Voorschoten Voor Elkaar voor het jaar 2020 subsidie ontvangt. Waar
inhoudelijke kaders ontbreken zijn procesafspraken gemaakt in deze samenwerkingsovereenkomst. De
samenwerkingsovereenkomst is een bijlage van deze beschikking en bevat nadere afspraken voor een
succesvolle samenwerking. Bij tegenstrijdigheden gaan de subsidievereisten uit het subsidieplan 2020 —
2023 en aanpalend beleid (zoals het beleidsplan sociaal domein 2018-2021) voor op de inhoud van deze
overeenkomst.

1 In deze samenwerkingsovereenkomst spreken wij over opdrachtgever- en opdrachtnemerschap om te benadrukken dat we streven naar een professionele
samenwerking. Wij beseffen ons dat in deze subsidierelatie prestaties niet of beperkt afdwingbaar zijn. Tegelijkertijd passen deze verschillende rollen, als
opdrachtgever en opdrachtnemer, bij het (zware) algemene belang van de gesubsidieerde activiteiten voor Voorschoten en helpt het denken in deze rollen bij

de verdere doorontwikkeling van Voorschoten Voor Elkaar en breder het welzijnsdomein.

Samenwerkingsovereenkomst Gemeente Voorschoten en Stichting Voorschoten Voor Elkaar Z/19/038487 2

p
</pre>

====================================================================== Einde pagina 10 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 11 ======================================================================

<pre>Opzet samenwerkingsovereenkomst

De samenwerkingsovereenkomst is opgebouwd vanuit het model van Robert Simons (1995). Dit model
gebruikten wij in de gesprekken als inspiratiebron voor de invulling van het opdrachtgever- en
opdrachtnemerschap. Het hielp om een goede balans te creëren waarbij zowel oog is voor de ‘harde’
afspraken als de ‘zachte’ afspraken in de samenwerking.

In aansluiting op het model van Simons staat in de samenwerkingsovereenkomst de gezamenlijke

ambitie (hoofdstuk 1) centraal. Dit is de basis van de samenwerking. Vanuit deze gezamenlijke ambitie
formuleerden wij gezamenlijke sturingsprincipes die aangeven hoe de partners op de samenwerking willen
sturen (hoofdstuk 2). Vanuit de sturingsprincipes beschreven wij kaders waarbinnen de gemeente
Voorschoten en Voorschoten Voor Elkaar succesvol samenwerken en waarmee wij

risico’s expliciet maken (hoofdstuk 3). Ook spraken wij in deze overeenkomst af hoe wij

samen de monitoring van de voortgang invullen (hoofdstuk 4). Ten slotte beschrijven wij onze interactie
en verbinding (hoofdstuk 5). In hoofdstuk 6 benoemen wij de status van de gemaakte afspraken in

deze samenwerkingsovereenkomst en hoofdstuk 7 bevat de ondertekening van de verantwoordelijk
bestuurders.

Hieronder visualiseren wij het model van Simons, die wij voor de situatie in Voorschoten gebruikt
hebben.

2. Sturingsprincipes 3. Heldere kaders

Sturingsprincipes helpen om te sturen op wat je wil bereiken, in plaats | Heldere kaders bieden een gezamenlijk frame waar iedereen binnen
van alleen op wat je wil meten. Door te werken met sturingsprincipes moet blijven, zowel de gemeente als de stichting Voorschoten Voor
van waaruit je wil sturen, wordt het eenvoudiger om als partners Elkaar. Ze helpen om de basis goed te regelen en grote risico's te
gezamenlijk verantwoordelijkheid te nemen vanuit de bedoeling. Het vermijden.

stimuleert om te blijven werken aan een gezamenlijke ambitie vanuit

1. Gezamenlijke ambitie

gedeelde principes

i |

|

A Aa 4. Monitorin
5. Interactie en verbinding 8
i : rote a Monitoring is bedoeld om gevoel te houden bij de mate waarin er
Interactie en verbinding gaan over de wijze waarop de gemeente en E 8 pee
2245 binnen de kaders en vanuit de gedeelde principes aan de
Voorschoten Voor Elkaar met elkaar uitwisselen en ontdekken wat a
3 4 = doelstellingen gewerkt wordt. Er worden afspraken gemaakt over wat
goed gaat en wat niet. Zodoende leer je van je fouten en kun je k 5 R A i :
‘ ja ja er precies gemonitord wordt en welke informatie nodig is om in beeld
continu blijven verbeteren: 5 =
te brengen hoe het gaat in de praktijk.

Figuur 1. Vrij naar: Simons, 1995

Samenwerkingsovereenkomst Gemeente Voorschoten en Stichting Voorschoten Voor Elkaar Z/19/038487 3

“WY

</pre>

====================================================================== Einde pagina 11 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 12 ======================================================================

<pre>1. Gezamenlijke ambitie

“Onze samenwerking drijft op een krachtige gezamenlijke ambitie en helpt ons om in het dagelijkse werk
keuzes te maken en oplossingen te realiseren bij samenwerkingsvraagstukken”

INHOUDELIJKE AMBITIE: VROEGTIJDIG VOORZIEN IN DE ONDERSTEUNINGSBEHOEFTE
VAN (KWETSBARE) INWONERS EN BIJTIJDS OPSCHALEN WAAR NODIG

In onze samenwerking staat onze gezamenlijke ambitie rondom de inwoners van Voorschoten centraal.
Wij willen dicht bij inwoners (met een ondersteuningsbehoefte) staan. Belemmeringen van kwetsbare
inwoners op het gebied van gezondheid, integratie en sociale ontwikkeling willen wij bijtijds signaleren en
waar mogelijk voorkomen. Door het aanbod in het voorliggend veld te verstevigen, geven wij antwoord op
de ondersteuningsbehoefte en zoeken wij naar vernieuwende mogelijkheden met bijvoorbeeld een
collectief aanbod. Door de juiste collectieve ondersteuning te bieden is de ambitie dat individuele
maatwerkvoorzieningen minder vaak nodig zijn.

PROCESMATIGE AMBITIE: PARTNERSCHAP IN ALLE LAGEN TUSSEN DE ORGANISATIES
VERSTEVIGEN EN HET OPDRACHTGEVER- EN OPDRACHTNEMERSCHAP
PROFESSIONALISEREN

In onze samenwerking is de ambitie om het partnerschap tussen alle lagen van de organisaties te
verstevigen (strategisch, tactisch en operationeel), zodat wij elkaar eenvoudig en effectief weten te
vinden. Ook professionaliseren wij het opdrachtgever- en opdrachtnemerschap, zodat beide partners
vanuit hun eigen rol invulling geven aan de gemaakte afspraken. Beide partners begrijpen het belang van
een scherp onderscheid in deze dubbele rol voor beide organisaties, enerzijds als partners in de praktijk en
anderzijds als formeel opdrachtgever en formeel opdrachtnemer.

VERWACHTINGEN VAN DE OPBRENGST VAN DE SAMENWERKING IN 2020

Wij zijn tevreden over de inhoudelijke samenwerking als eind 2020 blijkt dat:

- De potentie van een brede welzijnsorganisatie aangetoond is, bijvoorbeeld door verhalen die laten zien
dat door een sterk aanbod in het voorliggend veld maatwerkvoorzieningen minder vaak nodig zijn;

— Voorschoten Voor Elkaar toegankelijk én vindbaar is voor de inwoners van Voorschoten;

- Iedereen die aanklopt met een vraag geholpen wordt;

- Voorschoten Voor Elkaar optrekt met andere partners rondom maatschappelijke opgaven;

- _ Innovatief aanbod in de 0° en 1° lijn is doorontwikkeld of er een aansprekende visie is op de
doorontwikkeling van het innovatieve aanbod;

— Primaire (werk)processen binnen Voorschoten Voor Elkaar en de gemeente Voorschoten in het sociaal
domein op orde zijn en de werkprocessen in de keten steeds beter zijn afgestemd.

VERWACHTINGEN VAN DE SAMENWERKING IN 2020

We zijn tevreden over de samenwerking als eind 2020 blijkt dat:

— Wij op een positieve en respectvolle manier met elkaar omgaan;

— Wij duidelijke afspraken hebben over de verantwoordelijkheden, zowel binnen als tussen organisaties
en als wij hierin rolvast opereren;

- Wij kennis en expertise eenvoudig tussen de organisaties delen;

— Wij doen wat we zeggen en afspreken in deze overeenkomst, het Beleidsplan sociaal domein 2018 —
2021 ‘Iedereen doet mee’, het Subsidieplan 2020 - 2023 “samen werken, samen delen, samen
sterker’ en het jaarplan 2020 Voorschoten Voor Elkaar

Samenwerkingsovereenkomst Gemeente Voorschoten en Stichting Voorschoten Voor Elkaar Z/19/038487 4

(EF

</pre>

====================================================================== Einde pagina 12 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 13 ======================================================================

<pre>2. Sturingsprincipes

“Sturingsprincipes zijn uitgangspunten van hoe je samen wil werken en wil sturen op het realiseren van
doelstellingen. Sturingsprincipes helpen om te sturen op wat je wil bereiken, in plaats van alleen op wat je
wil meten. Door te werken met sturingsprincipes van waaruit je wil sturen, wordt het eenvoudiger om als
partners gezamenlijk verantwoordelijkheid te nemen vanuit de bedoeling. Het stimuleert om te blijven
werken aan een gezamenlijke ambitie vanuit gedeelde principes”

In deze overeenkomst spreken wij een aantal sturingsprincipes af, zodat er duidelijkheid en
overeenstemming is over de manier waarop beide partners sturen. Beiden vanuit hun eigen rol als formeel

opdrachtgever en formeel opdrachtnemer.

ZES LEIDENDE STURINGSPRINCIPES VOOR ONZE SAMENWERKING

Wij zetten de inwoner centraal;

Wij staan voor een positieve samenwerking waarin wij met elkaar en positief over elkaar praten;
Wij streven naar eenvoud in hoe wij zaken organiseren;

Wij nemen eigenaarschap op vraagstukken;

Wij werken samen aan de ontwikkeling van de toegang tot welzijn en zorg;

Wij escaleren vraagstukken gezamenlijk richting het management en de accounthouders.

DOUANE

BETEKENIS STURINGSPRINCIPES VOOR ONZE SAMENWERKING

1. Wij zetten de inwoner centraal

Dit betekent voor ons dat wij onze samenwerking organiseren vanuit het perspectief van de inwoner. Bij
alle kwesties die aan de orde komen stellen wij ons de vraag ‘Wat dit betekent voor de inwoner?’ en
‘Waar zijn inwoners mee geholpen?’ Het antwoord op deze vragen is niet altijd eenduidig, maar geeft wel
focus aan de manier van werken.

2. Wij staan voor een positieve samenwerking waarin wij met elkaar en positief over elkaar praten

Voor een goede samenwerking is het cruciaal dat wij positief in de samenwerking staan. Hierin nemen de
bestuurders en managers een voorbeeldrol in. Waar wij niet of niet positief met en over elkaar

praten, spreken wij elkaar hierop aan. Ons uitgangspunt is een vertrouwensvolle relatie.

3. Wij streven naar eenvoud in hoe wij zaken organiseren

Wij houden onze samenwerking graag eenvoudig, wetende dat wij ons in een complexe omgeving
bevinden. Dit betekent dat wij zaken, zoals onze overleggen, doelmatig, efficiënt en simpel organiseren. In
de samenwerking benoemen wij waar het op staat, draaien wij niet om de hete brij heen en zoeken wij
gezamenlijk naar oplossingen. Continu zoeken wij naar een doelmatige inzet van onze tijd en middelen.

4. Wij nemen eigenaarschap op vraagstukken
Dit betekent dat wij elkaar helpen om snel oplossingen te realiseren voor vraagstukken. Hierbij nemen wij
eigenaarschap richting onze eigen organisatie, zodat wij niet hoeven te ‘zwemmen’ in elkaars organisatie.

5. Wij werken samen aan de ontwikkeling van de toegang tot welzijn en zorg

De toegang tot welzijn en zorg is in ontwikkeling. Wij willen samen werken aan deze ontwikkeling. Dat
betekent dat een vraagstuk nooit het ‘probleem’ van één partner is, maar een gezamenlijke uitdaging. Dit
betekent dat wij altijd als eerste kijken wat wij zelf anders kunnen doen om een oplossing te realiseren.

6. Wij escaleren vraagstukken gezamenlijk richting het management en de accounthouders

Wij werken intensief samen in de praktijk. Dit is mooi en goed. Soms komen wij in de uitvoering of op
beleidsniveau er niet samen uit. Op dat moment escaleren wij gezamenlijk richting het management. Aan
deze tafel zoeken we naar een oplossing.

Samenwerkingsovereenkomst Gemeente Voorschoten en Stichting Voorschoten Voor Elkaar Z/19/038487 5

( e
</pre>

====================================================================== Einde pagina 13 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 14 ======================================================================

<pre>3. Kaders

“Heldere kaders bieden een gezamenlijk frame waar iedereen binnen moet blijven, zowel de gemeente als
de Stichting Voorschoten Voor Elkaar. Ze helpen om de basis goed te regelen en grote risico’s te
vermijden.”

Als gemeente Voorschoten en Voorschoten Voor Elkaar benoemen wij een aantal kaders over wat wij
verstaan onder duurzame samenwerking. Hieronder staan de belangrijkste kaders voor de
samenwerkingspartners. In het Subsidieplan 2020 — 2023 “samen werken, samen delen, samen
sterker” staan meer kaders. Het komende jaar maakt Voorschoten Voor Elkaar een strategisch
meerjarenplan. Aan de hoofdtafel bespreken wij gezamenlijk dit plan en bepalen wij of daaruit volgt dat
kaders nodig zijn om dit strategisch plan te realiseren.

BELANGRIJKE KADERS

Voor de samenwerkingspartners zijn de belangrijkste kaders:

- Wet- en regelgeving is bindend voor de uitvoering (subsidieplan):

o Het uitgangspunt is dat de gemeente Voorschoten, als eindverantwoordelijke voor de
uitvoering van wet- en regelgeving, waar nodig een besluit neemt hoe wet- en regelgeving te
interpreteren. Als samenwerkingspartners kiezen we echter het volgende proces:

= De komende periode gebruiken wij om wet- en regelgeving gezamenlijk te
interpreteren, op het resultaat hiervan besluiten we formeel aan de hoofdtafel;

« Indien er onduidelijkheid is over de interpretatie van wet- en regelgeving dan
agenderen wij dit gezamenlijk aan een subtafel of indien nodig aan de hoofdtafel;
«Indien we niet gezamenlijk tot een eenduidige interpretatie komen zorgen wij voor de

benodigde onafhankelijke expertise om ons hierin te adviseren;
“= Wanneer er na het expertmatige advies onduidelijkheid blijft bestaan over wet- en
regelgeving dan is het aan de gemeente om een definitief besluit te nemen.

- Belangrijke inhoudelijke kaders op diverse thema’s:

o Voorschoten Voor Elkaar krijgt de ruimte om het totale subsidiebedrag, minus het bedrag
bestemd voor activiteiten van derden, naar eigen inzicht te verdelen over de totale
dienstverlening (binnen de gemaakte afspraken). Bij wezenlijke verschuivingen van inzet zoekt
Voorschoten Voor Elkaar afstemming met de gemeente, zodat de gemeente dit waar nodig
politiek-bestuurlijk kan afstemmen. Ter illustratie: als Voorschoten Voor Elkaar een significante
hoeveelheid capaciteit op het thema zelfredzaamheid verplaatst naar het thema gezonde
levensstijl (bijvoorbeeld omdat dit ene thema een grotere opgave blijkt dan verwacht) stemt
ze dit af met de gemeente;

o De toegankelijkheidseisen ten aanzien van fysiek, digitaal en telefonische bereikbaarheid,
waaronder de bereikbaarheid op werkdagen van 09:00 uur tot 17:00 uur.

- Financiële kaders: de financiële afspraken in de subsidiebeschikking zijn leidend. De
verwachting is dat er niet meer middelen voor welzijn beschikbaar komen. Hierdoor is er de
komende jaren geen ruimte voor budgettaire aanvullingen:

o Aangezien er een aantal aanvullende incidentele financieringsstromen voor Voorschoten Voor
Elkaar afloopt, moet Voorschoten Voor Elkaar de komende jaren meer bereiken met minder
middelen of andere financiering aanboren. De activiteiten die Voorschoten Voor Elkaar met de
aanvullende incidentele financiering uitvoert (inclusief de dienstverlening), worden in de
toekomst uit de reguliere subsidie (€1.210.000) bekostigd;

o De gemeente Voorschoten denkt mee met hoe Voorschoten Voor Elkaar efficiëntiewinst kan
boeken en doet wat binnen de eigen uitvoering mogelijk is om daaraan bij te dragen;

o Middelen voor activiteiten van derden (ad. €75.000,-) besteedt Voorschoten Voor Elkaar alleen
aan activiteiten van derden. Wanneer er Voorschoten Voor Elkaar minder dan €75.000,-
besteedt aan activiteiten van derden dan vordert de gemeente het restbedrag terug. Daarmee
behouden vrijwilligersorganisaties en/of vrijwilligersinitiatieven structureel financiering;

o We maken aanvullende afspraken over de opbouw van het eigen vermogen van de stichting.

Samenwerkingsovereenkomst Gemeente Voorschoten en Stichting Voorschoten Voor Elkaar Z/19/038487 6
—
</pre>

====================================================================== Einde pagina 14 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 15 ======================================================================

<pre>4. Monitoring

“Monitoring is bedoeld om gevoel te houden bij de mate waarin er binnen de kaders en vanuit de gedeelde
principes aan de doelstellingen gewerkt wordt. Er worden afspraken gemaakt over wat er precies
gemonitord wordt en welke informatie nodig is om in beeld te brengen hoe het gaat in de praktijk.”

MONITORING IN 2020

De monitoring in 2020 geven wij als volgt vorm:

— We hebben minimaal elk kwartaal een voortgangsgesprek op bestuurlijk en strategisch niveau;

— Het doel van de voortgangsgesprekken is om:

o Een gedeeld inzicht te krijgen in de mate van realisatie van de gezamenlijke ambitie én de
potentie om de gezamenlijke ambitie te realiseren;

o Een gedeeld inzicht te krijgen in hoeverre de kwaliteit van de uitvoering en de samenwerking
binnen de afgesproken kaders blijven;

o De gemeente Voorschoten inzicht te geven in hoe Voorschoten Voor Elkaar haar doelstellingen
wil bereiken;
Knelpunten te signaleren die een succesvolle uitvoering in de weg staan;

o Waar nodig concrete afspraken te maken over hoe de uitvoering en samenwerking beter
kunnen.

- In voortgangsgesprekken gebruiken wij zowel ‘harde’ informatie (bijvoorbeeld data) als ‘zachte’
informatie (bijvoorbeeld overzichten en gebruikersverhalen);

- We hebben in 2020 nog geen vastomlijnde afspraken over welke kritische prestatie-indicatoren
worden gemeten en wat de afgesproken doelstellingen daarop zijn. In de voortgangsgesprekken van
2020 gebruiken wij daarom de informatie die eenvoudig is te ontsluiten, waaronder in ieder geval:

o Overzicht van het aanbod algemene voorzieningen

o Zicht op de aanpak en verbeterpunten bij overdracht naar de 2e lijn

o Zicht op het aantal dagen waarbinnen vragen worden opgepakt

o Zicht op het bereik: het aantal inwoners dat bereikt en ondersteund is plus inzicht in
doorverwijzingen of vervolgafspraken

Zicht op het aantal doorverwijzingen en de oorzaak daarvan

Zicht op de vragen: wat is de aard en complexiteit van de vragen?

Zicht op de voortgang van gesprekken en de ontwikkeling van een aanbod met derden.

De uitkomsten van de voortgangsgesprekken gebruiken wij om het college en de raad te informeren.

Oo 0

DOORONTWIKKELING MONITORING

De komende jaren ontwikkelen wij de wijze van monitoring als volgt door:

- Onze gezamenlijke ambitie is om steeds meer integraal te monitoren op resultaten en effecten
(outcome). Waar dit nog onvoldoende mogelijk is, kijken wij in elk geval naar de uitkomst van
activiteiten (output);

- In het eerste kwartaal van 2020 bepalen gemeente Voorschoten en Voorschoten Voor Elkaar
gezamenlijk wat de kritische prestatie-indicatoren zijn voor 2020 en 2021 en hoe de prestatie-
indicatoren te meten.

o Dit zijn minimaal output-indicatoren die goed aansluiten op de activiteiten van Voorschoten
Voor Elkaar

o Er is een eerste aanzet voor het formuleren van mogelijke kritische prestatie-indicatoren die
inzicht geven in het effect van de uitvoering van Voorschoten Voor Elkaar. Hierbij wordt de
verbinding gezocht met de indicatoren uit de maatschappelijke agenda.

o Per prestatie-indicator formuleren wij, indien nodig, het ontwikkelpad dat nodig is om deze
indicatoren structureel te meten.

o Het resultaat hiervan voegen wij samen in een prestatiedocument.

- In principe gebruikt Voorschoten Voor Elkaar dezelfde rapportage en informatie voor de
verantwoording richting de ambtelijke hoofdtafel, de bestuurlijke tafel, de gemeenteraad en de Raad
van Toezicht van Vooorschoten Voor Elkaar.

- In het tweede kwartaal zorgt Voorschoten Voor Elkaar voor een eerste O-meting en testen wij
gezamenlijk de betrouwbaarheid van de data. Waar mogelijk gebruikt Voorschoten Voor Elkaar de
beschikbare informatie vanaf 1-1-2020;

Samenwerkingsovereenkomst Gemeente Voorschoten en Stichting Voorschoten Voor Elkaar Z/19/038487 Va

{we
</pre>

====================================================================== Einde pagina 15 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 16 ======================================================================

<pre>- In het derde kwartaal formuleren wij prestatieafspraken voor 2021, zoals doelstellingen op de
afgesproken kritische prestatie-indicatoren. Dit voegen wij toe aan het prestatiedocument.

Samenwerkingsovereenkomst Gemeente Voorschoten en Stichting Voorschoten Voor Elkaar Z/19/038487

/
</pre>

====================================================================== Einde pagina 16 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 17 ======================================================================

<pre>5, Interactie en verbinding

“Interactie en verbinding gaan over de wijze waarop de gemeente en Voorschoten Voor Elkaar met elkaar
uitwisselen en ontdekken wat goed gaat en wat niet. Zo leer je van fouten en kun je continu verbeteren.”

In dit hoofdstuk beschrijven wij zowel de interactie en verbinding in de relatie van opdrachtgever en
opdrachtnemer als de interactie en verbinding in de relatie als partners.

INTERACTIE EN VERBINDING IN DE RELATIE VAN OPDRACHTGEVER EN OPDRACHTNEMER
Gemeente Voorschoten en Voorschoten Voor Elkaar zijn periodiek in gesprek over de realisatie van de
afgesproken doelstellingen. Hierbij zien wij 2020 als een ontwikkeljaar waarin wij heldere afspraken
maken over hoe wij komen tot passende prestatie-indicatoren en bijbehorende doelstellingen. Per 1
januari 2020 zijn deze tafels operationeel, de hoofdtafel is al operationeel. Via de volgende tafels geven
wij het opdrachtgever- en opdrachtnemerschap vorm:

- De bestuurlijke tafel. Het doel van de gesprekken aan deze tafel is om bestuurlijk verantwoording af
te leggen over de voortgang van het realiseren van de maatschappelijke doelstellingen binnen het
afgesproken financieel kader. Aanwezig zijn de betrokken bestuurders, managers en
accountmanagers;

- De hoofdtafel. Het doel van de gesprekken aan deze tafel is om te sturen op de voortgang van het
realiseren van de afgesproken doelstellingen en waar nodig bij te sturen. Daarnaast is dit overleg het
voorbereidende overleg voor de bestuurlijke tafel. Aanwezig zijn in ieder geval de betrokken managers
en de accountmanager van de gemeente Voorschoten en Voorschoten Voor Elkaar;

- De subtafels op deelgebieden. Het doel van de gesprekken aan deze tafels is om op specifieke
deelgebieden te sturen op het realiseren van de afgesproken doelstellingen en waar nodig bij te
sturen. Daarnaast zijn het voorbereidende overleggen voor de hoofdtafel. Op dit moment zien wij drie
verschillende subtafels waar de verschillende maatschappelijke doelen? en onderwerpen bespreken:

o __Subtafel Jeugd:

= Inwoners (jongeren) hebben een gezonde leefstijl (doel 2)

=  Inwoners groeien gezond en veilig op en kunnen zich maximaal ontwikkelen (doel
4)

» Eris een duurzaam systeem voor zorg en ondersteuning (aan jongeren); de
ondersteuning vindt dicht bij huis plaats (doel 6)

1" __ Aanverwante financiering voor Voorschoten voor Elkaar rondom de GGZ

o Subtafel Volwassenen:

« Inwoners (volwassenen) hebben een gezonde leefstijl (doel 2)

» _Inwoners zijn zo zelfredzaam mogelijk en kunnen zo lang mogelijk de regie over
hun eigen leven houden (doel 3)

«Eris een duurzaam systeem voor zorg en ondersteuning (aan volwassenen); de
ondersteuning vindt dicht bij huis plaats (doel 6)

» __ Aanverwante financiering voor Voorschoten voor Elkaar rondom de centrale ingang
voor ondersteuningsvragen van inwoners en organisaties (fysiek, digitaal en
telefonisch)

o Subtafel Leefbaarheid en veiligheid

= Voorschoten is veilig en er is sociale cohesie (doel 5)

"= Indien er raakvlakken zijn ook: ‘het culturele DNA van Voorschoten wordt
beschermd en uitgedragen (doel 1)’

SAMEN OPLOSSINGEN REALISEREN

- De accountmanager van de gemeente Voorschoten en de accountmanager van Voorschoten Voor
Elkaar zijn het centrale aanspreekpunt in de samenwerking. Zij zijn formeel in gesprek aan de
hoofdtafel en informeel daarbuiten;

? De maatschappelijke doelen komen uit de maatschappelijke agenda van Voorschoten, vastgesteld door de Raad op 13 juni 2019

Samenwerkingsovereenkomst Gemeente Voorschoten en Stichting Voorschoten Voor Elkaar Z/19/038487 9

wu
</pre>

====================================================================== Einde pagina 17 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 18 ======================================================================

<pre>- De accountmanagers zorgen ervoor dat ze het overzicht houden over de totale samenwerking en
betrokken medewerkers informeren over de voortgang;

- De samenwerkingspartners bespreken vroegtijdig signalen van mogelijke geschillen. Wij spreken af
dat wij liever te veel communiceren dan te weinig en vooral het probleem oplossen en niet aan
symptoombestrijding doen;

— Uitdagingen die gemaakte afspraken raken meldt Voorschoten Voor Elkaar vroegtijdig, zodat de
gemeente op tijd kan bijsturen. Dit gaat in elk geval op als de kwaliteit van uitvoering of organisatie
niet conform wet- en regelgeving is, als er financiële overschrijdingen (te verwachten) zijn, als er
gevoeligheden zijn bij betrokken derden (vrijwilligersorganisaties);

- De gemeente faciliteert Voorschoten Voor Elkaar, denkt mee bij uitdagingen en neemt waar nodig
beslissingen;

- De samenwerkingspartners verplichten zich, om indien er geschillen zijn, omtrent de uitleg van
afspraken of als één van de partners vindt dat in de samenwerking een ondergrens wordt geraakt
(crisis of escalatie) het volgende proces af te spreken:

o Wij bespreken het vraagstuk aan de ‘hoofdtafel’;

o Wij hanteren de afgesproken sturingsprincipes om een oplossing te vinden;

o Wij laten de afgesproken kaders (beleidskader, deze kaders) leidend zijn voor de oplossing;

o Wij zoeken onafhankelijk advies als wij er gezamenlijk niet uitkomen en bepalen vooraf wat
de status is wat dit advies;

o Het is aan de gemeente Voorschoten, als opdrachtgever, om een knoop door te hakken als
wij er samen niet uitkomen;

o Wij treden (indien het andere partners of mensen raakt) gezamenlijk naar buiten over de
aanpak en of oplossing.

Er bestaan meer overlegstructuren dan bovenstaande formele overlegstructuren, bijvoorbeeld de
overlegstructuren als partners in beleid en uitvoering. Deze overlegstructuren koppelen wij aan de
formelen overlegstructuren, zodat er duidelijkheid is naar welke tafel medewerkers gezamenlijk kunnen
escaleren.

GEMAAKTE AFSPRAKEN OVER DE WIJZE VAN INTERACTIE

Wij maakten de volgende afspraken:

— In het eerste kwartaal van 2020 werken wij het overzicht verder uit met de verantwoordelijkheden op
verschillende thema’s van de gemeente Voorschoten en Voorschoten Voor Elkaar. Ook werken wij uit
hoe organisaties met elkaar in gesprek zijn. Dit leidt tot een verder uitgewerkt overzicht van
overlegstructuren. Hierbij maken wij duidelijk onderscheid tussen overlegstructuren vanuit
partnerschap en overlegstructuren vanuit de rollen van opdrachtgever en opdrachtnemer;

— Als medewerkers van de verschillende organisaties incidenteel of structureel met elkaar in gesprek zijn
dan is dit bekend bij de accountmanagers. Zo houden zij overzicht over de samenwerking. Voordat
een nieuw overleg of nieuw ‘lijntje’ ontstaat is er afstemming tussen de accountmanagers;

— Bij incidentele vragen zorgen de accountmanagers voor het proces van vraagverheldering en nemen
zij de verantwoordelijkheid om een passend antwoord te vinden in de organisatie;

— Medewerkers die in gesprek zijn met de partnerorganisatie informeren periodiek de accountmanager
en vice versa;

— Wanneer in de samenwerking omtrent de subsidieverstrekking druk komt te staan op de gemaakte
afspraken wordt dit richting de subtafels en vervolgens de hoofdtafel geëscaleerd (zie hoofdstuk
monitoring).

SAMEN ONTWIKKELEN

In de gezamenlijke ontwikkeling van de toegang tot welzijn liggen er nog diverse vraagstukken. Wij
spreken met elkaar af dat wij in het eerste kwartaal van 2020 deze vraagstukken verzamelen en vertalen
naar een aantal verbetermaatregelen. De verbetermaatregelen krijgen een plek in een gezamenlijke
ontwikkelagenda.

Het doel van de ontwikkelagenda is om ervoor te zorgen dat duidelijk is wat de belangrijkste
verbetermaatregelen zijn en op welke manier deze verbetermaatregelen zijn te realiseren. Daarmee is het
een sturingsdocument voor de hoofdtafel om met elkaar zicht te hebben op de voortgang en realisatie van
verbetermaatregelen. Dit helpt om gestarte verbetermaatregelen af te maken, dat wij niet alles

Samenwerkingsovereenkomst Gemeente Voorschoten en Stichting Voorschoten Voor Elkaar Z/19/038487 10

kz
</pre>

====================================================================== Einde pagina 18 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 19 ======================================================================

<pre>tegelijkertijd doen en niet alles op elkaar laten wachten. Daarnaast maakt de agenda duidelijk wie
waarvoor verantwoordelijk is. Per verbetermaatregel formuleren wij wat het behelst en met welke andere
verbetermaatregelen er raakvlakken zijn.

De doorontwikkeling van de toegang tot welzijn en zorg vraagt tijd en is niet van de ene op de andere dag
gerealiseerd. De agenda is nu gericht op het jaar 2020, maar gebruiken wij ook voor de jaren daarna. Wij
actualiseren de agenda elk kwartaal (passend bij de kwartaalgesprekken van de hoofdtafel). Hierbij
bekijken wij waar we staan, welke maatregelen uit de agenda zijn afgerond en welke nieuwe maatregelen
erbij zijn gekomen.

De ontwikkelagenda ordenen we langs de maatschappelijke doelen waar Voorschoten Voor Elkaar aan
bijdraagt als welzijnsorganisatie. Ook bepalen wij welke maatschappelijke doelen besproken worden op
welke tafels (zie eerste paragraaf van dit hoofdstuk). Daarmee creëren wij duidelijkheid over welke
onderwerpen en vraagstukken op welke tafels worden besproken. Dit helpt om in de uitvoering als
partners gezamenlijk te escaleren naar een managementtafel.

Samenwerkingsovereenkomst Gemeente Voorschoten en Stichting Voorschoten Voor Elkaar Z/19/038487 11

/ E
</pre>

====================================================================== Einde pagina 19 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 20 ======================================================================

<pre>6. Praktische afspraken samenwerkingsovereenkomst

INWERKINGTREDING, DUUR EN OPZEGGING SAMENWERKINGSOVEREENKOMST

- De overeenkomst treedt in werking op 1 januari 2020;

- De overeenkomst heeft een meerjarig perspectief, maar wordt aangegaan voor de duur van een jaar,
overeenkomstig de duur van de subsidiebeschikking. De overeenkomst wordt stilzwijgend verlengd
voor telkens de duur van 1 jaar tenzij vòòr 1 november anders besloten;

- Samenwerkingspartners kunnen gezamenlijk besluiten de overeenkomst aan te passen. Dit wordt
vastgelegd in een aanvullende overeenkomst;

- Na het eerste jaar volgt een evaluatie om de afspraken in de samenwerkingsovereenkomst te
verscherpen;

- Deze samenwerkingsovereenkomst is alleen tussentijds op te zeggen conform de vereisten inzake het
beëindigen van de subsidierelatie. Bij het verbreken van de subsidierelatie vervalt deze
samenwerkingsovereenkomst automatisch.

SLOTBEPALINGEN

- We zien de samenwerkingsovereenkomst in de eerste plaats als de bevestiging van onze
samenwerking en als intentie voor een langdurig succesvolle samenwerking. Op deze manier willen wij
ook omgaan met de gemaakte afspraken;

- Deze samenwerkingsovereenkomst bevat aanvullende afspraken ten aanzien van de
subsidiebeschikking. Daarmee zijn deze afspraken ook onderdeel van de voorwaarden voor
subsidiëren.

- Deze samenwerkingsovereenkomst is aanvullend op de subsidiebeschikking. Bij tegenstrijdigheden
gaan de subsidievereisten en aanpalend beleid (zoals het beleidsplan sociaal domein 2018-2021) voor
de inhoud van deze overeenkomst;

- Waar in deze overeenkomst wordt verwezen naar beleid(stukken) en wettelijke regels, zal, indien deze
gedurende de looptijd van deze overeenkomst wijzigen, moeten worden uitgegaan van de meest
recent vastgestelde beleidsstukken/wettelijke regels.

Samenwerkingsovereenkomst Gemeente Voorschoten en Stichting Voorschoten Voor Elkaar Z/19/038487 12

We
</pre>

====================================================================== Einde pagina 20 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 21 ======================================================================

<pre>7. Ondertekening samenwerkingsovereenkomst

De gemeente Voorschoten en Voorschoten Voor Elkaar komen overeen om het doel van deze
samenwerkingsovereenkomst en de gemaakte afspraken na te volgen.

De partners van deze samenwerkingsovereenkomst zijn:

1. Gemeente Voorschoten, publiekrechtelijk rechtspersoon, gevestigd en kantoorhoudend aan
Leidseweg 25, 2252 LA Voorschoten, krachtens artikel 5 Mandaatbesluit gemeente Voorschoten 2019
rechtsgeldig vertegenwoordigd door wethouder P. de Bruijn handelend ter uitvoering van het besluit
van het College van Burgemeester en Wethouders.

En

2. Voorschoten Voor Elkaar, statutair gevestigd aan de Schoolstraat 174 te Voorschoten, ten deze
krachtens haar statuten rechtsgeldig vertegenwoordigd door mevrouw H.M.J. van Vliet, handelend in
de hoedanigheid van bestuurder.

Aldus overeengekomen en in tweevoud opgemaakt en ondertekend te Voorschoten op 9 januari 2020.

Gemeente Voorschoten
Wethouder P. de Bruijn

Samenwerkingsovereenkomst Gemeente Voorschoten en Stichting Voorschoten Voor Elkaar Z/19/038487 13
</pre>

====================================================================== Einde pagina 21 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 22 ======================================================================

<pre></pre>

====================================================================== Einde pagina 22 =================================================================

<br><br>