<b>Bijsluiter</b>. De hyperlink naar het originele document werkt niet meer. Daarom laat Woogle de tekst zien die in dat document stond. Deze tekst kan vreemde foutieve woorden of zinnen bevatten en de opmaak kan verdwenen of veranderd zijn. Dit komt door het zwartlakken van vertrouwelijke informatie of doordat de tekst niet digitaal beschikbaar was en dus ingescand en vervolgens via OCR weer ingelezen is. Voor het originele document, neem contact op met de Woo-contactpersoon van het bestuursorgaan.<br><br>====================================================================== Pagina 1 ======================================================================

<pre>VOORBLAD                                                 Voorstel aan de Raad
Registratienummer:            Z/19/028933/118858
Datum collegebesluit:         N.v.t.
Datum commissievergadering:   21 februari 2019
Datum raadsvergadering:       7 maart 2019


Soort Voorstel:               Adviesnota
Onderwerp:                    Pilots voorkantsturing
Portefeuillehouder:           Burgemeester Bouvy-Koene
Programma:



Kernboodschap:                Eind juni 2018 werd tijdens een heisessie van de raad
                              duidelijk dat de raad er behoefte aan heeft om meer sturing
                              te geven aan het begin van processen die ertoe leiden dat de
                              raad een besluit neemt over beleid. De raad gaf toen aan
                              minder ’in beton gegoten’ raadsvoorstellen te willen
                              ontvangen, waar alleen nog ‘ja’ of ‘nee’ tegen gezegd kan
                              worden. Daarnaast werd de wens geuit om meer aan het
                              begin van beleidsvormende processen na te denken over de
                              wijze waarop inwoners, belanghebbenden of deskundigen
                              betrokken worden. Naar aanleiding van deze wensen is een
                              raadswerkgroep opgericht die de taak heeft gekregen om de
                              raad te adviseren op welke wijze invulling gegeven kan
                              worden aan zogenaamde ‘voorkantsturing’. Naar aanleiding
                              van het advies van deze werkgroep besluit de raad in 2019 te
                              gaan experimenteren met voorkantsturing middels drie
                              pilots. Na evaluatie van de pilots moet een werkwijze worden
                              vastgesteld die de raad meer grip op het
                              besluitvormingsproces geeft.




Bijlagen:                     Ja, format startnotitie.


Beslispunten                  1.   De volgende drie onderwerpen te kiezen voor een pilot
                                   voorkantsturing: Woonvisie, Economische agenda en
                                   Milieubeleidsplan.
                              2.   Voor wat betreft de Woonvisie het college te verzoeken
                                   met de voorbereiding door te gaan op de ingeslagen weg,
                                   maar wel aan het presidium een notitie over het
                                   vervolgproces ter informatie aan te bieden.
                              3.   Voor wat betreft de Economische agenda en het
                                   Milieubeleidsplan het college te verzoeken op korte
                                   termijn een startnotitie aan de raad voor te leggen.


Relatie met:                    Agendapunt: (bijv. een aangehouden stuk of een stuk
                              wat nog moet komen of al geweest is)
                                Toezegging:
</pre>

====================================================================== Einde pagina 1 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 2 ======================================================================

<pre>Amendement/motie:
Schriftelijke vragen:
</pre>

====================================================================== Einde pagina 2 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 3 ======================================================================

<pre>                                                       Adviesnota aan de Raad
Onderwerp
Pilots voorkantsturing

Samenvatting

Eind juni 2018 werd tijdens een heisessie van de raad duidelijk dat de raad er behoefte aan
heeft om meer sturing te geven aan het begin van processen die ertoe leiden dat de raad een
besluit neemt over beleid. De raad gaf toen aan minder ’in beton gegoten’ raadsvoorstellen te
willen ontvangen, waar alleen nog ‘ja’ of ‘nee’ tegen gezegd kan worden. Voorstellen met
verschillende keuzes en opties, waar nog wat te kiezen valt, moeten vaker worden aangeboden.
Daarnaast werd de wens geuit om meer aan het begin van beleidsvormende processen na te
denken over de wijze waarop inwoners, belanghebbenden of deskundigen betrokken worden.
Naar aanleiding van deze wensen is een raadswerkgroep opgericht die de taak heeft gekregen
om de raad te adviseren op welke wijze invulling gegeven kan worden aan voorkantsturing.

Voorkantsturing wordt als volgt gedefinieerd:
Voorkantsturing stelt de raad in de gelegenheid om aan het begin van een
beleidsvormingsproces zelf aan te geven hoe dat proces eruit moet zien, op welke wijze hij
kaders aan het college meegeeft, welke rol de raad zelf heeft in het proces en óf en op welke
wijze burgers worden betrokken.

Deze vragen kunnen worden uitgewerkt in een startnotitie die wordt voorbereid door het college
en waarover de raad kan besluiten.

Tijdens de eerste bijeenkomst heeft de werkgroep de volgende opdracht aan zichzelf
geformuleerd:

Hoe krijgt de raad meer grip op het besluitvormingsproces aan de voorkant zodat alle fracties
en belanghebbenden betrokken zijn en er kwalitatief goede en effectieve besluitvorming
ontstaat?

Hoe wil de werkgroep dit bereiken?
De werkgroep stelt de raad voor om een aantal pilots ‘voorkantsturing’ uit te voeren. De
werkgroep heeft nagedacht over onderwerpen die zich lenen voor een pilot. Hierbij zijn de
volgende criteria gehanteerd:

    -   Inhoudelijk relevant- de raad moet er een besluit over nemen.
    -   Procedureel toepasselijk- beleidsvorming is nog niet begonnen of niet in vergevorderd
        stadium.
    -   Onderwerp is gepland in 2019 – de pilot moet niet vier jaar duren. Gekozen is voor
        2019 zodat begin 2020 volgens de nieuwe procedure gewerkt kan worden.
    -   Verschillende moeilijkheidsgraad van de onderwerpen – onderwerpen kunnen variëren
        tussen een eenvoudige wijziging, actualisatie of het opstellen van geheel nieuw beleid.
    -   Variatie in intensiteit van burgerparticipatie – burgerparticipatie wordt in meer of
        mindere mate toegepast.
    -   Moet op de agenda van de raad staan – deze onderwerpen staan vast.

De hoofdeis voor de keuze van de onderwerpen is dat het onderwerpen zijn waarover de raad
zelf een besluit moet nemen. Het is niet de bedoeling om voorkantsturing toe te passen op
onderwerpen waarover het college of de burgemeester bevoegd zijn te besluiten.
</pre>

====================================================================== Einde pagina 3 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 4 ======================================================================

<pre>De werkgroep stelt de raad voor bij de volgende onderwerpen een pilot voorkantsturing toe te
passen:

       1. Woonvisie
       2. Milieubeleidsplan
       3. Economische agenda


Dit zijn drie onderwerpen op gebied van de afdeling Ruimtelijke Ontwikkeling. Dat is niet bewust
zo gekozen. Op basis van de criteria waren er bijvoorbeeld op het gebied van het sociaal
domein geen toepasselijke onderwerpen die in 2019 aan de orde komen. Welke onderwerpen
voor de pilots worden gekozen is in die zin ook minder van belang. Het gaat erom dat een
werkwijze ontwikkeld wordt die voor de raad, college en ambtelijke organisatie goed werkt. En
die vervolgens op alle onderwerpen waarover de raad een besluit moet nemen van toepassing
kan zijn.

De onderwerpen zijn door de werkgroep aan alle fracties voorgelegd voor een reactie. Niet alle
fracties hebben gereageerd. CDA heeft aangegeven akkoord te zijn. De PvdA heeft aangegeven
de keuzes te ondersteunen, maar betreurt dat het alleen gaat om onderwerpen die al op de
raadsagenda staan. Daarnaast had PvdA graag een onderwerp binnen een ander domein gezien.

Om na 2019 tot een goede werkwijze en goede werkafspraken te komen, moeten de pilots
worden geëvalueerd. De werkgroep zal na besluitvorming over ieder onderwerp van de pilot een
korte evaluatie opstellen, die wordt besproken in het presidium. De werkgroep stelt voor om in
een heisessie over een jaar met de gehele raad de pilots te evalueren en daarna de nieuwe
werkwijze vast te stellen.

Toelichting werkwijze voorkantsturing per onderwerp

Woonvisie
Er wordt al enige tijd gewerkt aan de actualisatie van de woonvisie. Er is al gesproken met
stakeholders en een cijfermatige analyse, die resulteert in factsheets, is uitgevoerd. De
volgende stap in de ambtelijke planning is dat er een bijeenkomst met de raad en een
bijeenkomst met burgers wordt gepland om input op te halen. De werkgroep realiseert zich dat
het toepassen van voorkantsturing helemaal aan het begin hier niet meer mogelijk is. Daarom
stelt de werkgroep voor om de voorbereiding van de woonvisie te laten doorgaan zoals
ambtelijk al is gepland. De twee bijeenkomsten kunnen georganiseerd worden. Wel verzoekt de
werkgroep aan het presidium een A4-tje ter informatie aan te bieden waarop het proces
beschreven staat, zodat de raad wel weet hoe het verdere proces verloopt. De werkgroep
beschouwt dit als een soort pilot ‘light’. Afgesproken wordt wel dat de woonvisie onderdeel
uitmaakt van de evaluatie van de drie pilots. Het kan immers vaker voorkomen dat sturing
helemaal aan de voorkant niet meer kan en dan is het goed om daar ervaring mee op te doen
en een werkwijze voor te ontwikkelen.

Economische agenda
Ambtelijk is met dit onderwerp nog geen start gemaakt, dus kan voorkantsturing hierop nog
toegepast worden. Het betreft hier niet het opstellen van een nieuwe economische visie, maar
het actualiseren van de economische agenda die onderdeel uitmaakt van de economische visie.
De werkgroep stelt voor om voor dit onderwerp een startnotitie aan het college te vragen.

Milieubeleidsplan
In de vorige raadsperiode heeft al een proces plaatsgevonden waarin bijeenkomsten zijn
geweest met raadsleden voor het formuleren van kaders voor het milieubeleidsplan. Het is
zonde om die inspanningen niet te gebruiken. De werkgroep stelt voor om het college te vragen
</pre>

====================================================================== Einde pagina 4 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 5 ======================================================================

<pre>om een startnotitie, waarbij gebruik wordt gemaakt van de kaderstelling die in de vorige
raadsperiode heeft plaatsgevonden.

Het begrip startnotitie behoeft enige toelichting. Idealiter oefent de raad sturing uit door
helemaal aan het begin van het beleidsopstellingsproces een startnotitie te bespreken (aan de
‘voorkant’ dus). Op dat moment is ambtelijk nog geen aanvang gemaakt en kan de raad nog
volledig sturen op proces en inhoud. Zoals blijkt bij de Woonvisie en het Milieubeleidsplan, kan
het voorkomen dat er wel al is begonnen, maar dat de raad toch beslist het onderwerp naar zich
toe te trekken om meer sturing te kunnen geven. Ook dan blijft een (door)startnotitie relevant,
omdat daarin geschetst kan worden wat de stand van zaken is en wat de sturingsmogelijkheden
van de raad zijn. De werkgroep en de griffie hebben een format voor een startnotitie opgesteld,
die ambtelijk gebruikt kan worden voor het opstellen van startnotities en die de raad houvast
biedt bij het beoordelen van startnotities, zie de bijlage.

Om te zorgen dat voorkantsturing iets van de raad zelf wordt en om ook in de toekomst, na
afronding van de pilots en implementatie van de werkwijze, aandacht te blijven houden voor
voorkantsturing stelt de werkgroep voor een raadslid als ‘ambassadeur voorkantsturing’ aan te
wijzen. Deze ambassadeur kan ook tijdens de pilots een rol vervullen door het presidium bij te
praten over de voortgang. De voorzitter van de werkgroep, Erik Maassen, is bereid deze taak te
vervullen. Het presidium zal hierover beslissen.

De werkgroep stelt de raad voor om conform de hierboven beschreven aanpak pilots
voorkantsturing uit te voeren.

Met vriendelijke groeten,
Werkgroep voorkantsturing
</pre>

====================================================================== Einde pagina 5 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 6 ======================================================================

<pre>                                                                                  Besluit
Registratienummer:                             Z/19/028933/118858




De raad der gemeente Voorschoten;

gezien het voorstel van de werkgroep voorkantsturing d.d. 4 februari 2019,




besluit:


    1. De volgende drie onderwerpen te kiezen voor een pilot voorkantsturing: Woonvisie,
       Economische agenda en Milieubeleidsplan.
    2. Voor wat betreft de Woonvisie het college te verzoeken met de voorbereiding door te
       gaan op de ingeslagen weg, maar wel aan het presidium een notitie over het
       vervolgproces ter informatie aan te bieden.
    3. Voor wat betreft de Economische agenda en het Milieubeleidsplan het college te
       verzoeken op korte termijn een startnotitie aan de raad voor te leggen.


Aldus vastgesteld in de openbare vergadering
van de raad der gemeente Voorschoten,
gehouden op 7 maart 2019.




de griffier,                                     de voorzitter,




J. van der Does                                  P.J. Bouvy-Koene
</pre>

====================================================================== Einde pagina 6 =================================================================

<br><br>