<b>Bijsluiter</b>. De hyperlink naar het originele document werkt niet meer. Daarom laat Woogle de tekst zien die in dat document stond. Deze tekst kan vreemde foutieve woorden of zinnen bevatten en de opmaak kan verdwenen of veranderd zijn. Dit komt door het zwartlakken van vertrouwelijke informatie of doordat de tekst niet digitaal beschikbaar was en dus ingescand en vervolgens via OCR weer ingelezen is. Voor het originele document, neem contact op met de Woo-contactpersoon van het bestuursorgaan.<br><br>====================================================================== Pagina 1 ======================================================================

<pre>Inkoopbureau
Postbus 15
2700 AA Zoetermeer
Tel 079-8896024

www.h10inkoop.nl

Email: info@h10inkoop.nl




BEGROTINGS
WIJZIGING
2018
 BJ 2018
 Zoetermeer, 29 maart 2018
</pre>

====================================================================== Einde pagina 1 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 2 ======================================================================

<pre>INHOUDSOPGAVE


 Inhoud
 1.        Aanbieding ................................................................................................................................................................................... 1
      1.1.           INLEIDING ......................................................................................................................................................................... 1
      1.2.           De gemeenschappelijke regeling en haar bestuur .......................................................................................... 1
 2.        Aangepaste begroting ............................................................................................................................................................. 2
 3.        Besluit bestuur ........................................................................................................................................................................... 4
 Toelichting .............................................................................................................................................................................................. 5
 Bijlage ....................................................................................................................................................................................................... 7
</pre>

====================================================================== Einde pagina 2 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 3 ======================================================================

<pre>   BEGROTINGSWIJZIGING 2018


   1.      Aanbieding

   1.1.    INLEIDING
   De begroting 2018 is in het 1ste kwartaal 2017 opgesteld en in juni 2017 formeel vastgesteld. Sindsdien
   is gebleken dat bepaalde ontwikkelingen aanleiding zijn om een begrotingswijziging 2018 door te
   voeren. Deze begrotingswijziging treft u bij deze aan.


   1.2.    DE GEMEENSCHAPPELIJKE REGELING EN HAAR BESTUUR
   Door het vertrek van de voorzitter van het bestuur en de directeur van het Inkoopbureau, is het bestuur
   qua samenstelling gewijzigd. Het bestuur bestaat per datum van de begroting uit de volgende leden:

   Voorzitter:              mw. S. Bruines                   (wethouder Gemeente Den Haag)
   plv. Voorzitter:         mw. A.H. Hekker                  (wethouder Gemeente Delft)
   Penningmeester:          dhr. R.C. Paalvast               (wethouder Gemeente Zoetermeer)
   Secretaris:              dhr B.A. van Eijck               (directeur Inkoopbureau H-10)

   Het Inkoopbureau kent een eenhoofdige directie: dhr. B.A. van Eijck




   B.A. van Eijck
   29 maart 2018




Pagina 1
</pre>

====================================================================== Einde pagina 3 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 4 ======================================================================

<pre>   BEGROTINGSWIJZIGING 2018


   2.       Aangepaste begroting
   Bij de aanvang van de Gemeenschappelijke Regeling zijn de gevolgen van de transitie niet goed
   ingeschat. De prioriteit werd gelegd op de contractering van jeugdhulpaanbieders zodat de zorg
   gewaarborgd werd. Diverse afspraken tussen de Gemeenschappelijke Regeling en de 10 deelnemende
   gemeenten zijn dan ook geent op deze prioriteit.

   De impact van de transitie op de (werk)processen is veel groter dan vooraf was ingeschat. Sinds 1
   januari 2018 heeft het H10 Inkoopbureau met de samenwerkende gemeenten een
   Uitvoeringsprogramma afgesproken. In de primitieve begroting 2018 (vastgesteld in juni 2017) was
   nog geen rekening gehouden met de uitbreiding van taken/activiteiten die opgenomen zijn in het
   uitvoeringsprogramma. De uitbreiding van de taken heeft te maken met efficiency en effectiviteit van de
   uitvoering van taken.

   Door het overeenkomen van het Uitvoeringsprogramma hebben de ontwikkelingen in de H10 regio een
   nieuwe dimensie gekregen. De grondhouding binnen de regio is vanuit de perspectief samenwerken in
   een keten. Bij het samenwerken in de keten hoort keteninrichting en ketenregie. In het
   uitvoeringsprogramma is nu overeengekomen dat ketenregie belegd wordt bij het H10 Inkoopbureau.
   Op deze wijze kan het H10 Inkoopbureau regie voeren op de afname van de administratieve lasten bij de
   ketenpartners en informatie genereren en ontwikkelen voor sturing en beheersing op de gehele keten.
   Dit is efficienter en effectiever.


   Om te komen tot een efficiente en effectieve keteninrichting zal in 2018 e.v. incidenteel en structureel
   geïnvesteerd moeten worden in:
        •   Optimalisatie van de control en het financieel beheer;
        •   Optimalisatie en harmonisatie van de (werk)processen;
        •   Optimalisatie en privacy beleid ICT dienstverlening (twee ICT diensten worden in 2018
            opnieuw aanbesteed);
                o Daarnaast dient in 2018 het H10 Inkoopbureau te voldoen aan de Algemene
                    Verordening Gegevensbescherming (AVG);
        •   Professionalisatie van het H10 Inkoopbureau op het gewenste niveau krijgen;
        •   Optimalisatie van de informatievoorziening;
        •   Analyses door middel van business intelligence tools in verband met de complexiteit van
            vraagstelling vanuit de samenwerkende gemeenten.


   Daarnaast heeft het H10 Inkoopbureau in verband met de onduidelijkheid over de voortzetting van het
   H10 Inkoopbureau op een aantal vacante posities externen ingehuurd.
   Het bovenstaande genoodzaakt het H10 Inkoopbureau om een begrotingswijziging door te voeren. Per
   onderdeel is inzichtelijk gemaakt welke wijzigingen zijn doorgevoerd. De belangrijkste wijzigingen
   betreffen:
       • Optimalisatie van het H10 Inkoopbureau ;
       • de meerkosten vervanging van de directeur van het Inkoopbureau door een interim;




Pagina 2
</pre>

====================================================================== Einde pagina 4 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 5 ======================================================================

<pre>   BEGROTINGSWIJZIGING 2018

       •   financiele gevolgen van de in 2017 ingezette ontwikkelingen in de keten- rapportage en
           processen;
       •   meerkosten als de aanbesteding van twee ICT-applicaties/diensten en het voldoen aan de
           wetgeving aangaande gegevensbescherming.
   Voor alle kosten geldt dat het Inkoopbureau H-10 als goed huisvader zorg zal dragen om de kosten te
   minimaliseren. Een eventueel begrotingsoverschot vloeit terug naar de gemeenten.

   In onderstaande tabel is opgenomen de primitieve begroting 2018 en de aangepaste begroting 2018
   met een onderverdeling naar structurele en incidentele wijzigingen. In de toelichting worden deze
   bedragen verklaard.




   De begrotingswijzing is thans aangemerkt als gedeeltelijk structureel als incidenteel. Het H10
   Inkoopbureau gaat een analyse uitvoeren om na te gaan welke onderdelen incidenteel blijven en welke
   onderdelen als structureel kunnen worden aangemerkt. Met name afhankelijk van de keuzes voor de
   continuïteit van de inkoopfunctie in de samenwerking binnen H10.

   Door middel van deze begrotingswijziging wordt voorgesorteerd op de uitkomsten van de evaluatie en
   de per 1 januari 2018 overeengekomen uitvoeringsprogramma.

   Met het uitvoeringsprogramma wordt voldaan aan de verwachtingen van de gemeenten. In het
   uitvoeringsprogramma is door het H10 Inkoopbureau aangegeven dat voor de uitvoering van de taken
   en activiteiten uit hoofde van het uitvoeringsprogramma additionele middelen benodigd zijn. Deze
   middelen worden door middel van deze begrotingswijziging bewerkstelligd.

   In de begroting is – vooralsnog – uitgezonderd het project aanbesteding jeugdhulp H10 2020-2014. Dit
   project loopt een afzonderlijk traject waarvan de projectkosten nog niet in het geheel helder en
   duidelijk. Derhalve een PM voor deze kosten en de gemeenten worden spoedig geïnformeerd over de
   omvang.




Pagina 3
</pre>

====================================================================== Einde pagina 5 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 6 ======================================================================

<pre>   BEGROTINGSWIJZIGING 2018


   3.       Besluit bestuur
   Het bestuur van het Inkoopbureau H-10;




   Gelezen de toezending van de ontwerpbegroting aan de raden van de deelnemende gemeenten en aan
   Provinciale Staten van Zuid-Holland, acht weken voor de vaststelling in het Bestuur;



   BESLUIT:



   1.   De begrotingswijziging voor het jaar 2018 vast te stellen;
   2.   De aangepaste bevoorschotting conform bijlage vast te stellen.




   Aldus besloten in de openbare vergadering van het bestuur op 30 juni 2018.




   De voorzitter,                                           de secretaris,




   Mw. S. Bruines                                           Dhr. B.A. van Eijck




Pagina 4
</pre>

====================================================================== Einde pagina 6 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 7 ======================================================================

<pre>     BEGROTINGSWIJZIGING 2018


     Toelichting
1.   Personele formatie
     De totale structurele meerkosten bedragen € 150.000 en de incidentele meerkosten bedragen €
     203.112

     In afwachting tot nadere besluitvorming over de toekomst van de GR is alvast begonnen met de
     noodzakelijke professionalisering van het H10 Inkoopbureau. Hierbij is gekozen om op sleutelposities
     ervaren specialisten in te huren en het H10 Inkoopbureau maximaal flexibel te houden tot nadere
     besluitvorming over de toekomst van de samenwerking op het gebied van jeugdhulp binnen regio H10.
     Dit veroorzaakt hogere inhuurlasten.

     Daarnaast noodzaakt de wijziging van de aanbestedingswet tot zwaardere aanbestedingsprocedures
     waarop het H10 Inkoopbureau aanvankelijk niet was ingericht. De aanbesteding 2018 volgens het
     Zeeuws model heeft geleid een toename van het aantal gecontracteerde partijen en aanscherping van de
     contractvoorwaarden. Contractmanagement vraagt hierdoor meer inzet van personele capaciteit. De
     samenwerking met de gemeenten wordt verder versterkt door periodieke accountgesprekken met
     gemeenten. Hierdoor heeft contractmanagement een zwaardere rol gekregen.


2.   Bedrijfsvoering
     De totale structurele meerkosten bedragen € 50.000 en de incidentele meerkosten bedragen € 100.000

     Onder deze categorie voert het H10 Inkoopbureau ook projecten uit. Het is gebleken dat het H10
     Inkoopbureau sinds de oprichting meerdere projecten heeft moeten uitvoeren om de going concern
     taken uit te kunnen blijven voeren. Tot op heden is dit nimmer in de begroting opgenomen geweest
     waardoor er sprake was van overschrijdingen. Ook zijn er ieder jaar projecten in opdracht van de
     samenwerkende gemeenten vanuit de ontwikkelingen op het gebied van innovatie en/of andere
     ontwikkelingen. De uitvoering van deze projecten heeft een aanzienlijk beslag gelegd op de structurele
     begroting van het H10 Inkoopbureau. In de onderhavige begroting worden deze projecten afzonderlijk
     gepresenteerd in de begroting. Deze projecten (uit hoofde van het uitvoeringsprogramma) bestaan
     onder andere uit:
          o Het H10 Inkoopbureau dient per 25 mei 2018 als zelfstandige entiteit te voldoen aan de
                nieuwe wet; Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). De AVG verplicht het
                aanstellen van een functionaris gegevensbescherming (FG). Het H10 Inkoopbureau zal in
                samenwerking met gemeenten binnen H10 deze functionaris per 25 mei 2018 aanstellen. De
                kosten voor deze functie waren nog niet begroot.
          o Optimalisatie en harmonisatie ketenprocessen en bedrijfsvoering: het H10 Inkoopbureau is
                in samenwerking met de gemeenten gestart met het harmoniseren van de (werk)processen.
                Op de wijze wordt vormgegeven aan de professionalisatie en optimalisatie van de
                bedrijfsvoering.
          o De samenwerking binnen de regio H10 wordt door het H10 Inkoopbureau verstevigd door de
                (her)inrichting van de keten en het inregelen van de ketenregie. Om keten goed te kunnen
                bedienen voert het H10 Inkoopbureau accountgesprekken met de deelnemende gemeenten
                en contractmanagementgesprekken met de zorgaanbieders.




Pagina 5
</pre>

====================================================================== Einde pagina 7 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 8 ======================================================================

<pre>     BEGROTINGSWIJZIGING 2018

           o   Om de keten goed te kunnen (be)sturen is een goede informatievoorziening onmisbaar. Het
               H10 Inkoopbureau is gestart met de ontwikkeling van deze informatievoorziening. Deze
               informatie (ketenrapportage) zal worden gebruikt bij de accountgesprekken en de
               contractmanagementgesprekken.
           o   Etc.

3.   Automatisering (ICT)
     De totale incidentele meerkosten bedragen € 140.000

     In 2018 dient de regionale leeromgeving en het declaratie-afhandelingssysteem opnieuw te worden
     aanbesteed. Juridisch onderzoek en verificatie bij de accountant heeft uitgewezen dat het onrechtmatig
     is om de huidige contracten opnieuw stilzwijgend te verlengen. Bij het opstellen van de begroting was
     nog wel uitgegaan van de mogelijkheid tot verlenging van bestaande contracten. De implementatie van
     deze nieuwe applicaties wordt gecompliceerd door de aansluiting op de gemeentelijke administraties
     (H10) en die van de zorgleveranciers ( 206).


4.   Huisvesting
     De huisvesting en werkplekken worden gefaciliteerd door de gemeente Zoetermeer.
      o In verband met de (incidentele) uitbreiding van de formatieplaatsen heeft het H10 Inkoopbureau
          meer werkplekken in gebruik genomen. Hierdoor stijgen de kosten met circa € 10 k. Per 1 juli
          2018 verhuist het H10 Inkoopbureau naar een nieuwe locatie binnen de gemeente Zoetermeer.
          Het is nog onduidelijk of de huurkosten zullen stijgen.

5.   Onvoorzien
     Het H10 Inkoopbureau heeft in de jaarstukken 2017 een negatief eigen vermogen van € 42 k. Bij de
     vaststelling van de jaarrekening 2017 heeft het bestuur besloten om het negatief eigen vermogen ad €
     42 k te neutraliseren middels een toevoeging aan de post onvoorzien in 2018.
     Daarnaast (zoals eerder aangegeven) dient het H10 Inkoopbureau per 25 mei 2018 te voldoen aan de
     nieuwe wet Algemene Vordering Gegevensbescherming. De wet vervangt de wet op de privacy en is
     stringenter in de toepassing. Het H10 Inkoopbureau dient (volgens de wet) een nulmeting uit te voeren
     en eventuele gebreken in processen en systemen aan te vullen. De (incidentele) kosten hiervoor waren
     niet eerder begroot en zullen dit jaar ten laste van onvoorzien worden gebracht.




Pagina 6
</pre>

====================================================================== Einde pagina 8 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 9 ======================================================================

<pre>   BEGROTINGSWIJZIGING 2018


   Bijlage



Aangepaste bevoorschotting per gemeente:




   Inkoopbureau

     Inkoopbureau
     Postbus 15
     2700 AA Zoetermeer
     Tel 079-8896024
     www.h10inkoop.nl




Pagina 7
</pre>

====================================================================== Einde pagina 9 =================================================================

<br><br>