<b>Bijsluiter</b>. De hyperlink naar het originele document werkt niet meer. Daarom laat Woogle de tekst zien die in dat document stond. Deze tekst kan vreemde foutieve woorden of zinnen bevatten en de opmaak kan verdwenen of veranderd zijn. Dit komt door het zwartlakken van vertrouwelijke informatie of doordat de tekst niet digitaal beschikbaar was en dus ingescand en vervolgens via OCR weer ingelezen is. Voor het originele document, neem contact op met de Woo-contactpersoon van het bestuursorgaan.<br><br>====================================================================== Pagina 1 ======================================================================

<pre>Behandeld door:


                                                                         Er
                                                                         Recreatieschap


                                                                                            en
                                                                                            'De Marrekrite!
(geanonimiseerd)                                                         (geanonimiseerd)
Telefoonnummer:             14 0515                                      (geanonimiseerd) (geanonimiseerd)



Ons     nummer:      U25.000949

KEE


                                                                                                       Sneek, 13 februari 2025




Onderwerp: Rechtmatigheidsverantwoording boekjaar                         2024



Geacht        bestuur,

Geacht        dagelijks bestuur,

Wij hebben op 4 november 2024 van u formeel de opdracht gekregen om de rechtmatigheid van
de baten en lasten in de jaarrekening 2024 van de gemeenschappelijke regeling Recreatieschap
voor het Friesche Waterland “De Marrekrite” (hierna: De Marrekrite) te controleren.


Het betreft  deonafhankelijke verbijzonderde interne controle op de financiële huishouding van
De Marrekrite.  Deze werkzaamheden zijn zoals gebruikelijk afgestemd met de extern accountant
(Eshuis Accountants en Adviseurs).

Dit eindrapport is, samen met de rechtmatigheidsverantwoording, het sluitstuk van onze
werkzaamheden. In deze brief gaan wij in op het controleproces, de strekking van de
rechtmatigheidsverantwoording, geconstateerde afwijkingen, de bestuurlijke afhandeling ervan
en rapporteren wij, voor zover dit noodzakelijk of vereist is, over onze bevindingen en adviezen.


Onze bevindingen en opmerkingen daarbij zijn bedoeld om het management, het dagelijks
bestuur en het algemeen bestuur te ondersteunen in de besturende en controlerende taak.

Een     concept
              van dit verslag is diverse malen afgestemd via de mail, ambtelijk besproken en

vervolgens  op 24 januari 2025 aan de extern accountant verstrekt. De laatste bevindingen zijn op
donderdag   13 februari 2025 met Eshuis Accountants en met uw organisatie gedeeld. Daarna is dit
rapport definitief gemaakt en in die vorm onderdeel geworden van de bestuurlijke behandeling
van de jaarstukken.


De     indeling   van    dit rapport is als   volgt:

1. De achtergrond van onze interne controle
2. Het controleproces
3. Goedkeuringstolerantie en rapporteringstolerantie
4. Controlebevindingen en aanbevelingen rechtmatigheid
5. Overige zaken

 Gemeente      Súdwest-Fryslân           T     140515                                      Gemeenteloketten
 (geanonimiseerd) 00                     F_    0515-4899   99                              Jongemastraat
                                                                                                                 MM
                                                                                                              2, (geanonimiseerd)
 (geanonimiseerd) (geanonimiseerd)
           (geanonimiseerd)
                                         E
                                         W
                                               Info@sudwestfryslan.nl
                                               __www.sudwestfryslan.nl
                                                                                           nn
                                                                                           (geanonimiseerd)   Sneek


 KvK    nr.
</pre>

====================================================================== Einde pagina 1 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 2 ======================================================================

<pre>6. Onafhankelijkheid
7. Afsluiting.

Wij hebben in het kader van onze opdracht de nodige vragen gesteld en documentatie
opgevraagd om een beeld te vormen van de interne beheersing en de administratievoering.

Wij bedanken de medewerkers van De Marrekrite voor de tijd en aandacht die is besteed aan het
beantwoorden van onze vragen en voor de samenwerking.

1.      De achtergrond van onze interne controle
Vanaf verslagjaar 2023 stelt het dagelijks bestuur de verantwoording over de rechtmatigheid op.
Voor de controle op deze rechtmatigheid maakt het dagelijks bestuur gebruik van de
onafhankelijke interne controle expertise van de gemeente Súdwest-Fryslân.

De controle op rechtmatigheid is gericht op de naleving van externe en interne regelgeving ,
zoals die opgenomen is in het normenkader. De controle op rechtmatigheid is uitsluitend van
toepassing voor zover deze directe financiële handelingen betreffen of kunnen betreffen. De
elementen van de rechtmatigheid en de goedkeurings- , en rapportagetoleranties zijn vastgelegd
in het Normenkader 2024 , controleverordening en de financiële verordening , allen vastgesteld op
27 juni 2024 door het algemeen bestuur.

De commissie BBV heeft voor de rechtmatigheid een standaardtekst opgesteld. Deze
rechtmatigheidsverantwoording is een verplicht onderdeel van de jaarrekening van De
Marrekrite. In deze opgestelde standaardtekst wordt gesproken over afwijkingen. Onder
afwijkingen worden verstaan posten die niet rechtmatig tot stand zijn gekomen (fouten) en
posten , waarbij voor het dagelijks bestuur een onduidelijkheid bestaat over de rechtmatigheid
(onduidelijkheden).

Het is belangrijk om aan te geven dat deze onduidelijkheden niet gelijk zijn aan de formele
onzekerheden in de controle van de externe accountant. Vanuit de interne controle kan er
informatie worden verkregen over de onduidelijkheden , die twijfels oproepen over de
rechtmatigheid. Bijvoorbeeld dat juristen van mening verschillen over een aanbesteding.
Onduidelijkheid over interpretatie , uiteenlopende oordelen over de rechtmatigheid en de
daarmee verband houdende lasten , kunnen weergegeven worden als onduidelijkheden.

In de financiële verordening van De Marrekrite is over de rechtmatigheidsverantwoording het
volgende opgenomen:
Hoofdstuk 3. Rechtmatigheidsverantwoording
Artikel 10. Verantwoordings- en rapportagegrens rechtmatigheidsverantwoording
1. Het algemeen bestuur stelt vast op welke wijze het door middel van de paragraaf bedrijfsvoering van
de begroting en de jaarstukken , naast de verplichte onderdelen van deze paragraaf , wil worden
geïnformeerd over rechtmatigheid.
2. Verantwoordingsgrens: in de rechtmatigheidsverantwoording bij de jaarrekening rapporteert het
dagelijks bestuur aan het algemeen bestuur over afwijkingen groter dan 2% van de totale lasten van de
begroting , inclusief de dotaties aan de reserves , naar beneden afgerond op een veelvoud van
€ 10. 000.
3. Rapportagegrens: in de paragraaf bedrijfsvoering worden de geconstateerde afwijkingen nader
toegelicht (fouten of onduidelijkheden) voor zover groter dan 1% van de totale lasten , inclusief dotaties
aan de reserves , naar beneden afgerond op een veelvoud van € 10. 000.

Het kader van de (financiële) rechtmatigheidsverantwoording bestaat uit de volgende criteria:
a. begrotingscriterium;
b. voorwaardencriterium;
c. misbruik en oneigenlijk gebruik (M&O).

Bovenstaande criteria komen expliciet tot uitdrukking in de rechtmatigheidsverantwoording.
Rechtmatigheidscriteria die ook de getrouwheid raken , zijn geen onderdeel van de
rechtmatigheidsverantwoording. Bijvoorbeeld: de constatering van een verslaggevingsfout is
geen onderdeel van de rechtmatigheidsverantwoording. Ook de constatering dat een post in de
jaarrekening niet voldoet aan de uitgangspunten van het BBV (Besluit Begroting en
Verantwoording) hoeft niet opgenomen te worden in de rechtmatigheidsverantwoording.




                                                                                                             2
</pre>

====================================================================== Einde pagina 2 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 3 ======================================================================

<pre>a.       Begrotingscriterium
Het  begrotingscriterium houdt in dat financiële handelingen tot stand zijn gekomen binnen de
grenzen van de geautoriseerde begroting. Bij het begrotingscriterium gaat het om controle op
overschrijdingen van de geautoriseerde begroting (inclusief investeringen) na
begrotingswijzigingen in het boekjaar. Onderdeel van de rechtmatigheidsonderbouwing is het
vaststellen of er sprake is van dit soort overschrijdingen en of deze passen binnen het
organisatiebeleid en met reden zijn toegelicht in de jaarrekening. Als de overschrijdingen zijn
toegelicht en de jaarrekening wordt vastgesteld door het algemeen bestuur, dan zijn deze
overschrijdingen alsnog rechtmatig. Alleen een begrotingsoverschrijding die onrechtmatig (niet
passend binnen het beleid en niet toegelicht) is, wordt vermeld in de
rechtmatigheidsverantwoording. Dit omdat de overschrijding een inbreuk vormt op het
budgetrecht van het algemeen bestuur.

b.        Voorwaardencriterium
Besteding    eninning van gelden door De Marrekrite zijn aan bepaalde voorwaarden verbonden,
waarop door het    dagelijks bestuur wordt getoetst. Deze voorwaarden liggen vast in wetten en
regels van  hogere overheden en de (eigen) verordeningen. Bij het voorwaardencriterium wordt
vooral gekeken of de financiële handelingen binnen De Marrekrite voldoen aan de voorwaarden
zoals die gesteld zijn in de wet- en regelgeving. In het Normenkader zijn de interne en externe
regels opgenomen, die het dagelijks bestuur in zijn controle van het voorwaardencriterium moet
betrekken. Besluiten van het dagelijks bestuur vallen buiten het Normenkader, tenzij dat
wettelijk niet is toegestaan. Hierdoor vallen bijvoorbeeld de interne regels niet onder het hier
bedoelde kader. Een voorbeeld van het niet naleven van het voorwaardencriterium is het ten
onrechte niet Europees aanbesteden van een opdracht.

C.        Misbruik   oneigenlijk gebruik criterium
                     en

Hierbij gaat het     de toets of het dagelijks bestuur voldoende waarborgen heeft genomen om
                     om
te voorkomen dat als gevolg van misbruik of oneigenlijk gebruik van wet- en regelgeving ten
onrechte subsidies zijn verleend. Bij het M&O criterium gaat het in het bijzonder om vast te
stellen dat de organisatie effectieve maatregelen heeft getroffen om misbruik en oneigenlijk
gebruik te voorkomen.

In deze  definities gaat het met name over misbruik en oneigenlijk gebruik door inwoners en
bedrijven (extern). In het vervolg nemen we ook expliciet het mogelijk misbruik of oneigenlijk
gebruik door ambtenaren (intern) mee. In de Kadernota Rechtmatigheid 2022 is dit aangemerkt
als fraude in het kader van de controle van de jaarrekening en wordt hier het volgende over
geschreven:
“De accountant heeft een verantwoordelijkheid met betrekking tot fraude in het kader van de
controle van de jaarrekening. Dit type fraudes omvat opzettelijke handelingen door één of
meerdere personen binnen de organisatie, waarbij gebruik wordt gemaakt van misleiding
teneinde een onrechtmatig of onwettig voordeel te behalen.”
Dit onderdeel is vanaf 2024 dus deel van de rechtmatigheidscontrole van de organisatie zelf. In
de financiële verordening van De Marrekrite is hierover opgenomen:

Artikel 13 Misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium
1. Het misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium is het criterium  van rechtmatigheid, dat betrekking heeft

op het voorkomen, detecteren en corrigeren van misbruik en oneigenlijk gebruik van overheidsgelden
en gemeentelijke eigendommen bij financiële beheershandelingen.
2. Het dagelijks bestuur zorgt voor en legt vast de regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk
gebruik van de voor de GR geldende regelingen en de eigendommen van de GR.

2.      Het controleproces
De werkzaamheden zijn voornamelijk uitgevoerd in de periode november 2024      februari 2025,      -




zowel op kantoor van De Marrekrite in Uitwellingerga, als op afstand. Deze werkzaamheden zijn
uitgevoerd zoals in hoofdlijnen beschreven in de formele opdracht.

Voorafgaand                                                                         EN         ,
             aan de controle is een aantal gesprekken gevoerd met (geanonimiseerd) (geanonimiseerd) financiee!

adviseur van De Marrekrite. Zo is er op 7 november 2024 een pre-audit gesprek gevoerd en zijn
op 12 december 2024 controles uitgevoerd ten kantore van De Marrekrite onder andere aan de
hand van de systemen en dossiers. Aan de hand van de ervaringen over boekjaar 2023, de
</pre>

====================================================================== Einde pagina 3 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 4 ======================================================================

<pre>gesprekken , de verstrekte stukken en de toegang tot de fysieke en digitale dossiers van De
Marrekrite is een beeld gevormd van de risico’s en de te onderzoeken processen. Dat betreft met
name de volgende processen:
-       Inkopen en aanbestedingen;
-       Salarisadministratie;
-       Planning en controlcyclus/begrotingswijzigingen;
-       Inkomsten uit verkopen.

Er is tevens gebruik gemaakt van informatie van externe partijen. Uiteraard is gebruik gemaakt
van rapportages van de externe accountant , Eshuis Accountants , die t/m boekjaar 2022
gerapporteerd heeft over de getrouwheid en de rechtmatigheid en vanaf 2023 over de
getrouwheid. Er is ook een interimcontrole uitgevoerd door Eshuis Accountants , tijdens onze
interne controleperiode waren er (nog) geen uitkomsten daarvan beschikbaar.

Daarnaast is gebruik gemaakt van informatie van Bentacera , meer specifiek de auditfile van de
financiële boekhouding uit het pakket Twinfield. Op basis van deze uitdraai van het grootboek
(auditfile) is een scan gedaan van alle baten en lasten. Daarbij zijn ook steekproefsgewijs
facturen getrokken van diverse processen. Waar nodig is dieper ingegaan op details van deze
facturen en/of processen , zoals bijvoorbeeld de rittenadministratie van de bedrijfswagens.

Wij hebben geconstateerd dat het proces rond de salarisadministratie niet is gewijzigd ten
opzichte van boekjaar 2023. De begin 2024 van de provincie Fryslân verkregen stukken over de
inrichting van het proces rond de salarisadministratie zijn dus nog actueel.

De  interne controle is uitgevoerd door de bedrijfsprocessen binnen De Marrekrite te bekijken en
de  financiële informatievoorziening te beoordelen. Aan de hand van de wet- en regelgeving en
de  door het algemeen bestuur vastgestelde beleidsregels is de naleving daarvan beoordeeld. Van
de  controle van de hiervoor genoemde processen zijn interne rapportages en memo’s gemaakt.
In paragraaf 4 worden de bevindingen vanuit de interne controle samengevat.

3.       Goedkeuringstolerantie en rapporteringstolerantie
De goedkeuringstoleranties zijn vastgelegd in het Normenkader 2024 , vastgesteld door het
algemeen bestuur op 27 juni 2024. De in dit normenkader voor boekjaar 2024 vastgestelde
toleranties zijn:

 Rechtmatigheidsverantwoording
                                        % van de lasten    Lasten 2024     Bedrag 2024
 dagelijks bestuur
 Verantwoordingsgrens
                                        2 %                € 2. 543. 000   € 50. 000

 Rapportagegrens                        1 %                € 2. 543. 000   € 25. 000


Deze goedkeuringsgrenzen worden aangehouden voor het bepalen van de
rechtmatigheidsverantwoording. Dat betekent dat vanaf boekjaar 2024 als het aantal fouten en
onduidelijkheden gezamenlijk boven de 2% komt , dat het dagelijks bestuur deze dan in de
verplichte rechtmatigheidsverantwoording opneemt en toelicht.

De afwijkingen (fouten en/of onduidelijkheden als gedefinieerd in de notitie
rechtmatigheidsverantwoording) worden alleen in de rechtmatigheidsverantwoording vermeld
indien de door het algemeen bestuur gestelde verantwoordingsgrens voor rechtmatigheid is
overschreden. De totale lasten van de jaarrekening 2024 van De Marrekrite zijn ruim € 25,
miljoen.
Voor het boekjaar 2024 is de verantwoordingsgrens voor de rechtmatigheid dus een bedrag van
ruim € 50.000-, (voor boekjaar 2023 was dat nog 3% , zijnde € 75.000-).
                                                                     ,    Hiermee sorteert De
Marrekrite in feite voor op de verwachte wijzigingen in het BBV (zie IBI nieuwsbrief 130 , dd. 16
december 2024).




                                                                                                    4
</pre>

====================================================================== Einde pagina 4 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 5 ======================================================================

<pre>In de paragraaf bedrijfsvoering van de jaarrekening is op basis van de Kadernota rechtmatigheid
van de commissie BBV aanvullende informatie opgenomen over de financiële rechtmatigheid. In
desbetreffende paragraaf heeft het dagelijks bestuur ook beschreven welke acties ondernomen
worden om vermelde afwijkingen in de toekomst te voorkomen.

Rapporteringstoleranties
Naast de goedkeuringstolerantie is er tevens een zogenaamde rapporteringstolerantie. Hierbij
wordt gedoeld op het bedrag waarboven voor wat betreft geconstateerde fouten of
onzekerheden in de jaarrekening gerapporteerd wordt. De voor de jaarrekening 2024 te
hanteren rapporteringstolerantie is vastgesteld op € 25.000-.
                                                            ,  Deze grens en dat bedrag is ook
vastgelegd in de financiële verordening van De Marrekrite. Voor de interne controle wordt deze
rapportagetolerantie dus gehanteerd.

4.      Controlebevindingen en aanbevelingen rechtmatigheid
Op basis van de interne controle zijn de volgende bevindingen geconstateerd:

Criterium                            Omschrijving                foutbedrag       onduidelijkheid
a. Begrotingscriterium                                            €   37.93500
                                                                            ,     €            -

b. Voorwaardencriterium                                           €           -   €            -

c. Misbruik en Oneigenlijk Gebruik                                €           -   €            -



Totaal                                                            €   3 7.93500
                                                                             ,    €            -


Deze tabel is opgesteld met inachtneming van de rapportage- en tolerantiegrenzen. In de bijlage
is de totaaltabel met alle geconstateerde fouten en onduidelijkheden opgenomen.

Ad a. Begrotingscriterium
Wij hebben de afwijkingen per programma én de bijbehorende toelichting op de verschillen
groter dan € 25.000-, van de verschillende programma’s in onderdeel 3. 5 van de jaarrekening
2024 beoordeeld. Daarbij hebben wij geconstateerd dat de verschillen adequaat zijn toegelicht.

Voor een groot deel zijn de onder- en overschrijdingen op enkele programma’s opgetreden ten
gevolge van een hogere toerekening van personele inzet aan programma’s ten opzichte van de
begroting. Het gaat hier niet om extra lasten , maar om een verschuiving van de lasten tussen
programma’s als gevolg van een wijziging in FTE , personele wisselingen en een correctie op
toegerekende kosten. Derhalve is er voor deze onder- en overschrijdingen geen sprake van een
begrotingsonrechtmatigheid.

Het is aan te bevelen om in artikel 12 lid 4a van de financiële verordening expliciet te vermelden
dat ook doorbelastingen die over programma’s heen budgetneutraal uitwerken niet leiden tot
een onrechtmatigheid en het algemeen bestuur voor te stellen om deze wijziging vast te stellen.

Er zijn wel enkele onderdelen van de overschrijding van lasten in een aantal programma’s
onrechtmatig. Dat betreft ten eerste € 28.000-, in de programma’s Bedrijfsvoering en
Landrecreatie. Het betreft hier voornamelijk een correctie van onterecht toegerekende kosten
aan een  balanspost in vorige dienstjaren. Deze situatie is in 2024 gecorrigeerd en daarmee is de
balanspost schulden in overeenstemming gebracht met de werkelijkheid. Deze correctie leidt tot
een nadelig verschil in de lasten van het programma bedrijfsvoeren. Dit verschil is niet (tijdig)
gemeld in de tussentijdse rapportage (TURAP) en derhalve onrechtmatig.

Daarnaast zijn er kleinere afwijkingen op Baggeren van € 6.000-, en de kosten van de wimpels
van € 3. 935. Deze afwijkingen vallen onder de rapportagegrens , maar zijn wel meegenomen in
het totaal , omdat de totale afwijking € 37.935-, betreft.

Wij hebben specifieke aandacht besteed aan de investeringskredieten in relatie tot de post
onderhanden werk (OHW). Wij hebben geconstateerd dat de investeringen in totaal € 12.192-,
lager zijn uitgekomen dan het beschikbaar gestelde totale investeringskrediet van € 1.500.000-.
                                                                                             ,

Derhalve rechtmatig.




                                                                                                     5
</pre>

====================================================================== Einde pagina 5 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 6 ======================================================================

<pre>In boekjaar 2024 is er een één begrotingswijziging geweest. Deze begrotingswijziging is bij de
behandeling van de tussenrapportage door het algemeen bestuur vastgesteld. Wij hebben
geconstateerd dat deze begrotingswijziging het volledige besluitvormingstraject correct heeft
doorlopen.

Wij hebben de analyse van de verschillen tussen de begrote baten en lasten en de gerealiseerde
baten en lasten , welke opgenomen is in de jaarrekening , gecontroleerd. Daarnaast is zoals
hiervoor aangegeven de realisatie op de beschikbaar gestelde investeringskredieten
gecontroleerd.

Conclusie is dat er in een aantal gevallen sprake is van begrotingsonrechtmatigheid van in totaal
€ 37. 935. -

Ad b. Voorwaardencriterium
Bij het voorwaardencriterium hebben wij de inkopen en aanbestedingen welke in 2024 hebben
geleid tot jaarlasten getoetst. Over 2024 is een uitdraai gemaakt van alle betaalde facturen.

Deze uitdraai is volledig gecontroleerd en er is verder ingezoomd op betalingen die boven de
Europese aanbestedingsgrens uit kunnen komen (over vier jaren kan dat dus al bij circa € 53. 000
exclusief btw per jaar). De betaalde bedragen zijn getoetst aan de aanbestedingswetgeving. Dit
leverde geen fouten of onduidelijkheden op.

Ad c. Misbruik en Oneigenlijk Gebruik
In de financiële verordening van De Marrekrite is over misbruik en oneigenlijk gebruik het
volgende opgenomen:
Artikel 13 Misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium
1. Het misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium is het criterium van rechtmatigheid , dat betrekking heeft
op het voorkomen , detecteren en corrigeren van misbruik en oneigenlijk gebruik van overheidsgelden
en gemeentelijke eigendommen bij financiële beheershandelingen.
2. Het dagelijks bestuur zorgt voor en legt vast de regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk
gebruik van de voor de GR geldende regelingen en de eigendommen van de GR.

Het dagelijks bestuur heeft dergelijke regels zoals genoemd in lid 2 nog niet vastgelegd. Bij de
interne controle hebben wij ons daarom net als over boekjaar 2023 gebaseerd op de
gebruikelijke uitgangspunten in het kader van controle op Misbruik en Oneigenlijk Gebruik.

Bij de ontvangsten uit hoofde van de verkoop van wimpels hebben wij geconstateerd dat er een
bedrag van circa € 1. 100 te veel ontvangen is , ten opzichte van het aantal wimpels. Dit bedrag
valt ruim onder de rapporteringsgrens.

De omzet wordt contant ingeleverd bij De Marrekrite door sommige vrijwilligers. Dat is een risico
zowel voor De Marrekrite , als ook een veiligheidsrisico voor de vrijwilligers gezien de hoogte van
soms wel duizenden euro’s per transactie. Bij overdracht van het contante geld wordt niet
getekend voor ontvangst. Een werkinstructie om de risico’s in te dammen is ons inziens vereist
voor dit proces.

In 2024 is geïntroduceerd dat via de website van De Marrekrite wimpels kunnen worden besteld                  ,

daarmee is voor al een (relatief klein) deel van de verkopen al gewaarborgd dat de betalingen
digitaal plaatsvinden.

Een aandachtspunt is verder het beheer van de bankpassen. Wij hebben geconstateerd dat er
een bankpas aanwezig is waarmee contant geld kan worden gepind (€ 1. 250 per week) en
waarmee aankopen in winkels direct kunnen worden betaald. Het is aan te bevelen om de
mogelijkheid tot pinnen volledig te blokkeren (alle inkoop op factuur) zodat het 4-ogen principe
t. a. t. kan worden gegarandeerd , dan wel aanzienlijk te limiteren (bijvoorbeeld max € 100-, per
week). In dit laatste geval moet er wel een heldere werkinstructie zijn , waarin beschreven
wordt hoe de interne controle op deze pinbetalingen wordt uitgevoerd en moet er ook een
fysieke vastlegging van de uitkomsten van deze controle plaatsvinden.




                                                                                                                  6
</pre>

====================================================================== Einde pagina 6 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 7 ======================================================================

<pre>Voorts hebben wij de autorisaties binnen de Rabobank doorgenomen en daaruit blijkt dat er nog
medewerkers zijn , die niet meer bij De Marrekrite werkzaam zijn , die diverse rechten en een
Rabobankpas op naam hebben. Wij bevelen aan om de autorisaties binnen de Rabobank op te
schonen en goed in te regelen.

Tijdens de interne controle hebben wij ook geconstateerd dat er voorgeschoten kosten zijn
gedeclareerd via zogenaamde betaalverzoeken. Deze praktische oplossing past binnen de no-
nonsense cultuur van De Marrekrite , maar is vanuit het rechtmatigheidsperspectief zeer
onwenselijk. Op een betaling van een tikkie/betaalverzoek zit geen enkele vorm van een 4-
ogenprincipe. Het is aan te bevelen om:
1) dergelijke voorgeschoten kosten tot het minimum te beperken en
2) als deze mutaties zich voordoen deze aan de medewerkers uit te betalen via de
salarisadministratie.

Aanbevelingen
Aan de hand van voorgaande bevindingen komen wij tot de volgende aanbevelingen (de
aanbevelingen met een * , zijn aanbevelingen die ook over boekjaar 2023 zijn gedaan):

1.  Stel beleidsregels misbruik en oneigenlijk gebruik op
Volgens de financiële verordening zorgt het dagelijks bestuur voor regels voor het voorkomen
van misbruik en oneigenlijk gebruik van de voor de GR geldende regelingen en de eigendommen
van de Gemeenschappelijke Regeling. Tot op heden zijn deze regels er nog niet.

2*. Werkinstructie afdracht inkomsten wimpels
De omzet van de verloop van wimpels wordt contant ingeleverd bij De Marrekrite door sommige
vrijwilligers. Dat is een risico zowel voor De Marrekrite , als ook een veiligheidsrisico voor de
vrijwilligers gezien de hoogte van soms wel duizenden euro’s per transactie. Bij overdracht van
het contante geld wordt niet getekend voor ontvangst. Een werkinstructie om de risico’s in te
dammen is ons inziens nodig voor dit proces.

3. Betalingen op basis van betaalverzoeken
Wij adviseren om geen uitbetalingen te verrichten op basis van betaalverzoeken. Wij bevelen
aan om 1) dergelijke voorgeschoten kosten tot het minimum te beperken (zoveel mogelijk
inkoop op factuur) en 2) als deze mutaties zich voordoen deze kosten aan de medewerkers uit te
betalen via de salarisadministratie.

4. Begrotingsrechtmatigheid
Wij hebben geconstateerd dat een deel van de overschrijding van lasten ad € 37. 935 kan worden
gekwalificeerd als onrechtmatig. Deze valt boven de rapportagegrens en wij bevelen aan om
deze tevens toe te lichten in de jaarrekening.

5*. Beheer bankpas
Wij bevelen aan om mogelijkheid tot pinnen met de bankpas van De Marrekrite af te schaffen en
alle inkopen op factuur te laten plaatsvinden. Mocht dit niet haalbaar zijn dan adviseren wij om
deze mogelijkheid aanzienlijk te limiteren (bijvoorbeeld max € 100-, per week). In dit laatste
geval adviseren wij om minimaal een werkinstructie met betrekking tot pinbetalingen op te
stellen , alsmede zichtbare controle.

6. Wij hebben geconstateerd dat de autorisaties binnen bij de Rabobank niet actueel zijn. Wij
bevelen aan om deze autorisaties te actualiseren.

5.       Overige zaken
In de notitie Rechtmatigheidsverantwoording van de BADO wordt ook een aantal overige zaken
benoemd , zoals bevindingen naar aanleiding van gesprekken met het management , bewuste
keuzes om af te wijken van wet- en regelgeving , fraudesignalen en data-analyses.

Tijdens onze controle hebben wij geen management overrides of fraudesignalen gedetecteerd.
Wel constateren wij dat er geen (beknopte) frauderisico-analyse is.




                                                                                                    7
</pre>

====================================================================== Einde pagina 7 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 8 ======================================================================

<pre>De bedrijfswagens zijn uitgevoerd met een zogenaamde blackbox waarmee de
rittenadministratie gecontroleerd kan worden. Bij de verbijzonderde interne
controlewerkzaamheden in 2023 is vastgesteld dat door personele wisselingen de controle op de
rittenadministratie niet meer wordt uitgevoerd en vastgelegd. Per 2024 is deze controle op de
rittenadministratie opnieuw bij één van de collega’s belegd , hier is een (korte) werkinstructie
voor opgesteld en de uitkomsten van deze controle over 2024 zijn vastgelegd.

Wij hebben geconstateerd dat op 7 januari 2025 de laatste van de deelnemende gemeenten de
gewijzigde Gemeenschappelijk Regeling van De Marrekrite heeft vastgesteld. Daarmee zal vanaf
de datum van publicatie door de provincie Fryslân de gewijzigde regeling dd. 4 oktober 2022 van
kracht worden. Dit heeft onder andere gevolgen voor de financieringsfunctie van De Marrekrite ,
waarmee de daadkracht op de financiële markt wordt vergroot.

Overige aanbevelingen

7*. Wij bevelen u aan om een (beknopte) frauderisico-analyse bij de jaarrekening 2025 op te
stellen en deze periodiek te evalueren.

8* Wij adviseren u om met de extern accountant afspraken te maken over schriftelijke
vastlegging van bevindingen uit de tussentijdse interimcontrole , zodat deze beschikbaar zijn
vóór de start van de eindcontrole.

9. Het is aan te bevelen om in artikel 12 lid 4a van de financiële verordening expliciet te
vermelden dat ook doorbelastingen die over programma’s heen budgetneutraal uitwerken niet
leiden tot een onrechtmatigheid en het algemeen bestuur voor te stellen om deze wijziging vast
te stellen.

6.       Onafhankelijkheid
De interne controle is uitgevoerd door een team van functionarissen van de gemeente Súdwest-
Fryslân. Deze functionarissen zijn allen werkzaam bij team Concerncontrol van deze gemeente
en hebben een onafhankelijke positie in de organisatie. De controle is uitgevoerd onder
supervisie van de concerncontroller van de gemeente Súdwest-Fryslân. De onafhankelijkheid van
de concerncontroller is vastgelegd in het organisatiebesluit Súdwest-Fryslân (april 2023).

De gemeente Súdwest-Fryslân is deelnemer van de Gemeenschappelijke Regeling De Marrekrite ,
maar heeft geen afhankelijkheidsrelatie met De Marrekrite. De functionarissen welke de interne
controle hebben uitgevoerd , hebben in hun dagelijkse praktijk geen connecties met De
Marrekrite , los van het feit dat zij tevens zorgdragen voor de reguliere interne controle van de
lasten en baten van de gemeente , waarvan die van de gemeente aan De Marrekrite onderdeel
van uitmaken.

7.      Afsluiting
De rechtmatigheidscontrole 2024 van De Marrekrite levert een beeld op dat er op het vlak van
rechtmatigheid ten opzichte van 2023 aantoonbaar verbeterslagen hebben plaatsgevonden.

De financiële verordening en het normenkader 2024 is door het algemeen bestuur vastgesteld in
juni 2024 , daarmee is er sprake van actuele financiële kaders. Daarnaast is het proces rond
begrotingswijzigingen adequaat doorlopen. Door de in dienstneming van een inkoper wordt de
dossiervorming rond inkopen en aanbestedingen steeds verder aangescherpt. Tot slot is de
controle op de rittenadministratie opnieuw bij één van de collega’s belegd , hier is een (korte)
werkinstructie voor opgesteld en de uitkomsten van deze controle over 2024 zijn vastgelegd.

Niettemin herhalen wij de aanbevelingen over het beheer van de bankpas , de werkinstructie
voor de afdracht inkomsten wimpels en over het opstellen van een beknopte frauderisico
analyse.

Verder komen wij met aanbevelingen over het opstellen van een beleid rond misbruik en
oneigenlijk gebruik , zoals opgenomen in de financiële verordening , het actualiseren van de
autorisaties bij de bankpassen en de procedure bij het uitbetalen van betaalverzoeken.




                                                                                                    8
</pre>

====================================================================== Einde pagina 8 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 9 ======================================================================

<pre>Wij   vertrouwen   erop   dat met de   gedane aanbevelingen   de   bedrijfsvoering   ook in 2025 verder kan
worden     geoptimaliseerd.

Met   vriendelijke groet,

Concerncontroller,




(geanonimise rd)
(geanonimiseerd)



Bijlage:   1
</pre>

====================================================================== Einde pagina 9 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 10 ======================================================================

<pre>Bijlage totale onrechtmatigheden en onduidelijkheden

Hieronder een overzicht van alle geconstateerde onrechtmatigheden en onduidelijkheden die
hiervoor zijn benoemd.

Deze zijn beschreven en nader toegelicht in paragraaf 4. Controlebevindingen en aanbevelingen
rechtmatigheid.

Criterium                              Omschrijving            foutbedrag       onduidelijkheid
a. Begrotingscriterium                 lasten programma's      €    3 7.93500
                                                                           ,    €            -

b. Voorwaardencriterium                                        €            -   €            -

                                       meerontvangsten
c.   Misbruik en Oneigenlijk Gebruik   wimpels                                  €       1.10000
                                                                                             ,




Totaal                                                          €   3 7.93500
                                                                           ,    €       1.10000
                                                                                             ,




                                                                                                  10
</pre>

====================================================================== Einde pagina 10 =================================================================

<br><br>