<b>Bijsluiter</b>. De hyperlink naar het originele document werkt niet meer. Daarom laat Woogle de tekst zien die in dat document stond. Deze tekst kan vreemde foutieve woorden of zinnen bevatten en de opmaak kan verdwenen of veranderd zijn. Dit komt door het zwartlakken van vertrouwelijke informatie of doordat de tekst niet digitaal beschikbaar was en dus ingescand en vervolgens via OCR weer ingelezen is. Voor het originele document, neem contact op met de Woo-contactpersoon van het bestuursorgaan.<br><br>====================================================================== Pagina 1 ======================================================================

<pre> ADVIESNOTA
  Auteur: Grard van der Zanden                               ☐      Dagelijks Bestuur
  Team: Staf                                                 ☒      Algemeen Bestuur
  Volgnr.:
                                                                         openbaar
                                                                         openbaar na informeren
                                                                          betrokkenen
                                                                         niet openbaar
                                                                         vertrouwelijk
                                                             Effect op de begroting:     ☐ ja
                                                                                         ☐ nee
                                                             ☐       verordening
                                                             ☐       beleidsregels
                                                             ☐       besluit van algemene strekking
                                                             ☐       Overige
Onderwerp
Voorstel tot het beschikbaar stellen van middelen voor het opstellen van een uitgebreide
businesscase gegeven alle huidige kansen, bedreigingen en risico’s om te komen tot een
meerjarige koers en meerjarenbeleid
Te besluiten om
    1. Een bedrag van € 25.000 beschikbaar te stellen om een externe partij te vragen de directie
         te ondersteunen bij het opstellen van een businesscase.
    2. Vanuit het regievoerdersoverleg (ter ondersteuning van dit proces) een klankbordgroep in
         te stellen.
Inleiding en bestuurlijke aanleiding
De afgelopen periode is erg hectisch geweest voor BSOB. Op belastinggebied is er sprake van een
grote toename van bezwaren, ingediend door NoCureNoPay-bureaus, en daarnaast moet
waarderen op oppervlakte in een korte periode adequaat worden opgepakt. Op organisatorisch
gebied zijn onverhoopt achterstanden naar voren gekomen, ICT-knelpunten ontstaan door GouwIt,
het vertrek van een MT-lid en onrust als gevolg van verdergaande automatisering/robotisering in
relatie tot een reorganisatie.
Dit maakt dat sommige processen nu op onderdelen door elkaar lopen en gekozen is door het MT
in samenspraak met het DB voor opschorten van de reorganisatie en terugbrengen van de rust in
de organisatie. BSOB is absoluut voornemens de ingezette koers, maximale efficiency met behoud
van kwaliteit, te blijven volgen.
Echter voor de toekomst van BSOB is het belangrijk om alle ontwikkelingen (op belastinggebied en
organisatorisch) samen te brengen tot één heldere koers voor de toekomst.
Het regievoerdersoverleg, waarin alle deelnemende gemeenten van BSOB en het waterschap
vertegenwoordigd zijn, adviseert om met externe deskundigheid een uitgebreide business case op
te stellen voor BSOB, gegeven alle kansen, bedreigingen en risico’s vanuit verschillende aspecten
bezien (belastinggebied, organisatie, personeel, kosten etc.). Een aantal regievoerders zal dit
proces ondersteunen als klankbordgroep.
In de te bepalen koers is het belangrijk om de organisatorische ontwikkelingen en
belastingontwikkelingen op een goede manier samen te brengen, maar in de uitvoering te splitsen
in deelstappen voor besluitvorming in verschillende gremia als DB, AB en ook richting
                                                                                                   1
</pre>

====================================================================== Einde pagina 1 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 2 ======================================================================

<pre>ondernemingsraad of vakbond. Dit zorgt voor helderheid naar alle betrokkenen, wat nodig is om
samen alle uitdagingen de komende jaren het hoofd te kunnen bieden.
In het navolgende zal kort een inzicht gegeven worden in een aantal ontwikkelingen, die nader
uitgewerkt worden in de business case
Probleemstelling, inhoudelijk vanuit perspectief BSOB (te vertalen naar business case)
Uit de analyse van het MT (managementteam) van BSOB zijn de volgende zaken naar voren
gekomen:
    1. Werkachterstanden (inzet 2 fte 2 jaar noodzakelijk)
    2. Waarderen op oppervlakte (doorlooptijd 2 jaar benodigde inzet )
    3. Kwaliteit en efficiëntie van de processen (continue verbetering)
    4. Inzet huidige robots efficiënt (besparing o.a. op extra inhuur)
    5. Noodzakelijke ontwikkeling personeel in relatie tot ontwikkeling BSOB (Strategisch HRM
        beleid)
    6. Werking van de GOUW applicatie voor belastingen
    7. Benodigde inzet van personeel (taxateurs) door groei NCNP bureaus grote impact op
        uitvoering BSOB
Een aantal van deze problemen zijn beïnvloedbaar door en oplosbaar binnen BSOB
Incidenteel:
    1. Werkachterstanden. Borging met betrekking tot voorkomen ervan doorgevoerd ook in
        personele zin (aanspreekpunten, frequent overleg met MT en medewerkers).
    2. Waarderen op oppervlakte. Met de waarderingskamer is afgesproken dat we gefaseerd
        mogen doorvoeren. De looptijd van 2 jaar is reëel en kan met behoud van kwaliteit en inzet
        van externe medewerkers worden gerealiseerd. Elke 2 maanden voortgangsanalyse naar
        AB
Structureel:
    3. Kwaliteitswaarborging door continue verbetering processen. Aanpassen aan landelijke wet-
        en regelgeving
    4. Mate van automatisering van de processen
    5. Ontwikkeling van personeel
Structureel:
    6. De problemen met GOUW worden samen met andere belastingkantoren en GOUW zelf
        opgepakt
Welke keuzes dienen te worden gemaakt?:
    A. Welk scenario verdergaande automatisering (ondersteuning verwerking achterstanden,
        bezwaarafhandeling of geheel nieuwe processen) wordt als meest wenselijk geacht voor de
        periode 2021-2025. Dit in relatie tot kosten, uitvoering, personeelsbeleid en kwaliteit)?
    B. Het opstellen van het strategisch HRM beleid 2021-2025, welke afhankelijk is van de
        gemaakte keuze bij A (o.a. het tempo van de ingezette automatisering).
    C. Welke impact heeft dit op de kadernota’s, begrotingen en de meerjarenbegrotingen van
        BSOB?
Beoogd effect
Met behulp van externe ondersteuning wil BSOB de probleemstellingen vertalen in een
Businesscase. Een SWOT-analyse wordt opgesteld door BSOB als startpunt, welke de externe partij
toetst en vaststelt, zodat deze als onafhankelijk startpunt kan dienen voor de business case. Dit is
van belang om het spoorboekje van BSOB voor de komende 5 jaar helder neer te zetten. De
uitkomsten van de Businesscase met uitwerking in een plan van aanpak met deelstappen zal
besproken en ter besluitvorming worden voorgelegd aan het AB.
Argumenten
Door alle hectiek van de afgelopen periode (zie inleiding) lopen op onderdelen sommige processen
door elkaar heen. Gekozen is voor opschorten van de reorganisatie en terugbrengen van de rust in
de organisatie. Verdergaande robotisering zou naar de toekomst toe veel voordelen kunnen
opleveren, maar past mogelijk niet bij de keuze om de reorganisatie op te schorten. Voor de
                                                                                                     2
</pre>

====================================================================== Einde pagina 2 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 3 ======================================================================

<pre>toekomst van BSOB is het belangrijk om alle ontwikkelingen (op belastinggebied en organisatie)
samen te brengen tot één heldere koers naar de toekomst.
BSOB heeft momenteel niet voldoende capaciteit om zelf een businesscase op te stellen waardoor
het noodzakelijk is om externe ondersteuning in te schakelen.
Kanttekeningen
De kanttekeningen komen uitgebreid aan bod in de op te stellen business case en raken aspecten
als aansturing, automatisering, HRM-beleid en personeel inclusief de bijbehorende financiële
impact.
Financiën
De kosten betreffen voor de korte termijn de inhuur van de externe partij. Deze schatten wij
vooralsnog in op een bedrag van € 25.000,-. Uiteindelijk zullen de uitkomsten van de business case
vertaald worden in een meerjarige koers. Na vaststelling daarvan zal dit financieel vertaald
worden in de begrotingsstukken etc. Vooralsnog betekent dit dat alleen de jaarschijf met de
huidige ontwikkelingen anno 2021 wordt opgenomen in de 1e begrotingswijziging 2021, kadernota
2022 en begroting 2022. Dit houdt in dat de taakstellende inverdieneffecten meerjarig in de
begroting blijven staan totdat nadere besluitvorming heeft plaatsgevonden over de business case
Risico’s, inhoudelijk vanuit perspectief BSOB (te vertalen in business case)
Gevolgen groei NCNP bureaus voor BSOB en Nederland
Dit zijn externe factoren die niet of nauwelijks beïnvloedbaar zijn door BSOB. Wel is hier de
noodzaak om dit te volgen en op de politieke, bestuurlijke en uitvoeringsagenda te houden. Als de
uitbreiding van de bezwaren van deze bureaus doorgaat in het tempo zoals we dat de laatste 2 jaar
ook landelijk hebben ondervonden, gaat dit ten koste van de kwaliteit van de uitvoerbaarheid van
de WOZ waardering. We kunnen de toch al zeer beperkte hoeveelheid taxateurs maar 1 keer
inzetten (of voor het afhandelen van de bezwaren of voor het waarderen van de objecten).
Communicatie
Op dit moment spelen diverse ontwikkelingen binnen het belastinggebied, zowel lokaal als
landelijk.
De BSOB wil te allen tijde transparant en proactief zijn in de communicatie en hecht er grote
waarde aan om de ontwikkelingen (qua proces en qua inhoud) die vertaald worden in de
businesscase, uit te leggen aan haar deelnemers. De BSOB voelt zich daar niet alleen
verantwoordelijk voor maar wil juist hiermee de betrokkenheid, draagvlak en vertrouwen in de
samenwerking uitdragen. BSOB vindt het vanzelfsprekend dat zij, indien gewenst, de raden
hierover nader actief informeert. Daarnaast zal BSOB de OR ook tijdig onderdeel laten uitmaken
van dit traject.
Vervolg
Samen met de klankbordgroep van de regievoerders zal na vaststelling van dit voorstel door het
AB met spoed gezocht worden naar een externe partij, samen met de klankbordgroep, om
genoemde Businesscase in meerjarig perspectief op te stellen. We willen hier tempo in maken,
zodat hopelijk voor de zomer een eerste richting helder kan zijn.
Bijlagen
n.v.t.
                                                                                                 3
</pre>

====================================================================== Einde pagina 3 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 4 ======================================================================

<pre>BESLUIT DAGELIJKS BESTUUR
VOORSTEL
Het Dagelijks Bestuur van de Gemeenschappelijke Regeling Belastingsamenwerking Oost-Brabant;
gelet op,
de Wet Gemeenschappelijke Regelingen;
de bepalingen in de Gemeenschappelijke Regeling BSOB;
BESLUIT:
De adviesnota Businesscase BSOB aan het Algemeen Bestuur aan te bieden;
Aldus vastgesteld in de vergadering van het Dagelijks Bestuur van BSOB van 15 maart 2021
 De voorzitter Dagelijks Bestuur               De secretaris
 H.A.M. van Moorsel                            G.J.M. van der Zanden
                                                                                             4
</pre>

====================================================================== Einde pagina 4 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 5 ======================================================================

<pre>BESLUIT ALGEMEEN BESTUUR
Het Algemeen Bestuur van de Gemeenschappelijke Regeling Belastingsamenwerking Oost-Brabant;
gelezen het voorstel van het Dagelijks Bestuur d.d. 15 maart 2021
gelet op,
de Wet Gemeenschappelijke Regelingen;
de bepalingen in de Gemeenschappelijke Regeling BSOB;
BESLUIT:
    1.  Een bedrag van € 25.000 beschikbaar te stellen om een externe partij te vragen de directie
        te ondersteunen bij het opstellen van een businesscase.
    2.  Vanuit het regievoerdersoverleg (ter ondersteuning van dit proces) een klankbordgroep in
        te stellen.
Aldus vastgesteld in de vergadering van het Algemeen Bestuur van BSOB van 29 maart 2021.
 De voorzitter Algemeen Bestuur                 De secretaris
 H.A.M. van Moorsel                             G.J.M. van der Zanden
                                                                                                  5
</pre>

====================================================================== Einde pagina 5 =================================================================

<br><br>