<b>Bijsluiter</b>. De hyperlink naar het originele document werkt niet meer. Daarom laat Woogle de tekst zien die in dat document stond. Deze tekst kan vreemde foutieve woorden of zinnen bevatten en de opmaak kan verdwenen of veranderd zijn. Dit komt door het zwartlakken van vertrouwelijke informatie of doordat de tekst niet digitaal beschikbaar was en dus ingescand en vervolgens via OCR weer ingelezen is. Voor het originele document, neem contact op met de Woo-contactpersoon van het bestuursorgaan.<br><br>====================================================================== Pagina 1 ======================================================================

<pre>Voorstel OGO ICT NML
 Afzender               ☒ Innovatie & Advies ☐Security / CISO ☐ Accountmanagement ☐ MT
 Onderwerp:             Opnemen LoginVSI in PDC
 Datum OGO:             05-06-2025
 Steller:               Ruud Jacobs (Venlo) en Dennis Hinssen (ICT NML)
 Gremia                 ☒ Innovatie & Advies
 geraadpleegd:          ☒ Security / CISO
                        ☒ Accountmanagement
                        ☒ Controller (Financiële impact)
                        ☒ MT ICT NML




Gevraagd besluit
   1. Het opdrachtgeversoverleg geeft opdracht tot het ondertekenen en onderbrengen van het
      contract met LoginVSI door en bij ICT NML, met de daarbij horende gemeente specifieke
      budgetverhoging. Hiermee stemt het opdrachtgeversoverleg ook in met het toevoegen van
      LoginVSI als product in de PDC.
   2. Het opdrachtgeversoverleg geeft gemeenten Venlo en Roermond toestemming tot het
      pilotsgewijs opstarten van LoginVSI in eigen beheer. Projectleiding en capaciteit wordt vanuit
      de gemeenten beschikbaar gesteld. Indien de pilot succesvol is kan het product worden
      opgenomen in de PDC voor alle deelnemers, conform onderzoek van besluitpunt 3.
   3. Het opdrachtgeversoverleg geeft het I&A overleg opdracht tot het uitvoeren van een
      onderzoek naar het centraal onderbrengen van het beheer van LoginVSI, de uitkomsten van
      dit onderzoek worden uiterlijk 1 juni 2026 verwacht in het OGO

Aanleiding
In de afgelopen jaren heeft er onder de deelnemers aan ICT NML verkennend onderzoek
plaatsgevonden naar een applicatie voor het geautomatiseerd testen van werkplekken, applicaties en
andere zaken, als ook het meten van gebruikerservaring (UX). De werkgroep LoginVSI heeft positief
gereageerd op de verkennende pilot die met het product LoginVSI is uitgevoerd, en zou het product
graag in gebruik willen nemen. LoginVSI is een product waarmee enerzijds beheerders automatisch
hun applicatie maar ook de werkplek kunnen testen, anderzijds stelt de applicatie ons in staat om
gebruikerservaring te meten. Hiermee wordt het onder andere mogelijk om effectiever en
laagdrempeliger updates door te voeren en performanceproblemen inzichtelijk te maken.
Bijvoorbeeld: een aantal keren per dag kunnen veelvoorkomende gebruikershandelingen
geautomatiseerd worden uitgevoerd waarbij de prestaties van de betreffende omgevingen en
applicaties gemeten wordt. Aan de hand van trendanalyse en voor-na situaties kan vervolgens impact
op gebruikers worden aangetoond en gericht worden geïntervenieerd. De voordelen van het product
voor de bedrijfszekerheid van onze infrastructuur zijn duidelijk en tastbaar.
</pre>

====================================================================== Einde pagina 1 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 2 ======================================================================

<pre>De business case die hiervoor gemaakt dient te worden, blijkt echter lastig “hard” te maken, omdat
de voordelen zeer duidelijk, maar slecht uit te drukken zijn in uren of euro’s. Gemeenten Venlo en
Roermond hebben het voortouw genomen om toch door te gaan met LoginVSI, waarbij er
onderhandelingen hebben plaatsgevonden met de insteek om in de toekomst dit product voor alle
deelnemers aan ICT NML beschikbaar te stellen.

Benodigdheden
Voor de inrichting van het product LoginVSI, in deze fase gelijk aan de implementatie van iedere
nieuwe gemeente specifieke applicatie, is technische ondersteuning van ICT NML nodig.

Om de impact van het toevoegen van het product LoginVSI op de infrastructuur en organisatie van
ICT NML te toetsen, zijn er een tweetal referentiegesprekken gevoerd. De door LoginVSI geleverde
referentieklant was een ziekenhuis, Isala, met praktische ervaring omtrent het gebruik en de
implementatie van LoginVSI. Daarnaast zijn gesprekken gevoerd met ITQ, de implementatiepartner
van LoginVSI, die zelf ook het LoginVSI-beheer voor andere klanten uitvoert als managed service.

Uit het gesprek met Isala kwam naar voren dat ze slechts een 10-tal applicaties live hebben en nog
geen “grootgebruiker” van LoginVSI ziijn, maar wél ervaring hebben opgedaan met het succesvol
organiseren van de implementatie. De organisatie heeft een eigen test- en release team, welke de
scripting van de applicaties verzorgd, in samenwerking met beheerders of key-users (afhankelijk van
de grootte van de applicatie). Het maken van de LoginVSI-scripts wordt bewust niet neergelegd bij
beheer of key-users, vanwege het hoog specialistisch karakter van het werk. Het team is binnen de IT-
afdeling geplaatst, tegen het team aan dat de werkplek beheerd. Scripting is infrastructuur
gerelateerd werk, dat niet “erbij” gedaan kan worden door applicatiebeheerders. Het team van Isala
beheert ook de infrastructuur en architectuur van LoginVSI, en bekijkt de resultaten die uit LoginVSI
komen. Dit betreft niet alleen applicatiewerking, maar ook performancetests. Wanneer afwijkingen
optreden, heeft het team korte lijnen nodig met het infrastructuur-team.

Bij Isala wordt ITQ enkel ingezet voor de opstart van het POC, training-on-the-job, achtervang op
gebied van kennis en extra capaciteit indien gewenst.

Uit het gesprek met ITQ kwamen een aantal tips naar voren:

    -   Onderschat de politieke factor niet wanneer werk weggehaald wordt bij beheerders. Het
        menselijk aspect verdient aandacht
    -   Vanwege complexiteit van de werkplekomgeving is binnen ITQ het LoginVSI-beheer belegd bij
        het team dat ook de werkplek beheert en applicaties packaged, omdat ook kennis nodig is
        van die materie bij het maken van de scripts
    -   Start met applicaties en workflows vanuit het perspectief van business continuity; kritieke
        applicaties eerst. Scripten is een tijdrovende klus
    -   Naast VDI-werkplekken is het ook mogelijk managed laptops te testen, hier dient wel een set
        laptops voor aangeschaft te worden, die ook ergens geplaatst moet worden

Verder kwam naar voren dat de scope van de aangeboden on-boarding (11 dagen) nog
ongedefinieerd is en we er goed aan doen hier voor aanvang goede afspraken over te maken.
</pre>

====================================================================== Einde pagina 2 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 3 ======================================================================

<pre>Aanpak na besluitvorming

Na besluitvorming zal ICT NML op 6 juni 2025 de offerte van LoginVSI, via de broker, ondertekenen.
Het daadwerkelijk opnemen van LoginVSI als product in de PDC, waarbij alleen de
contractafhandeling is georganiseerd. Voor de inrichting van het product LoginVSI, in deze fase gelijk
aan de implementatie van iedere nieuwe gemeente specifieke applicatie, is technische ondersteuning
van ICT NML nodig. Het product wordt gestandaardiseerd ingericht voor deelnemers Venlo en
Roermond, waarbij deze gemeenten zelf verantwoordelijk zijn voor het beheer van de applicatie. Het
contract met LoginVSI stelt ons als samenwerking in staat om – indien gewenst – alle deelnemers aan
te laten sluiten, tegen vooraf bekende tarieven. Zie hiervoor de offerte in bijlage 1. Tot slot dient voor
1 juni 2026 een voorstel uitgewerkt te worden door het I&A overleg over hoe we dit product centraal
in beheer kunnen nemen en de overige deelnemers kunnen instappen.

Financiële impact en voorstel tot dekking

Het voorstel van LoginVSI (zie bijlage 1) kent een gestaffelde kostenvoet, die is gebaseerd op een
bepaalde bandbreedte aan concurrent users in VDI. Het voorstel kent twee kostencomponenten,
structurele kosten en incidentele kosten. De incidentele kosten zijn implementatie gerelateerd, in de
vorm van een onboarding service.

Structurele kosten

De prijzen voor het product, op basis van een looptijd van 3 jaar, zijn als volgt:

    •   600-1.000 concurrent users € 82.860
            o Per jaar €27.620
    •   1.001-1.500 concurrent users € 95.158
            o Per jaar €31.719
    •   1.501-2.000 concurrent users € 105.350
            o Per jaar €35.117
    •   2.001-2.500 concurrent users € 113.580
            o Per jaar €37.860




Incidentele kosten

Onboarding services worden verleend door de implementatiepartner van LoginVSI, ITQ genaamd. In
de aanbieding zijn 11 dagen consultancy ten behoeve van de onboarding inbegrepen voor een bedrag
van € 10.000. Deze eenmalige kosten dienen gemeente specifiek verrekend te worden. Om te borgen
dat andere deelnemers, bij het eventueel later aansluiten op deze dienstverlening, niet tegen
torenhoge kosten aanlopen, zijn er al prijsafspraken gemaakt over aanvullend af te nemen
consultancydagen ten behoeve van onboarding. Deze kosten bedragen € 1.450 per dag. Deze prijzen
zijn gedurende de initiële looptijd van 3 jaar geldig.
</pre>

====================================================================== Einde pagina 3 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 4 ======================================================================

<pre>Gebruikersbasis en doorvertaling

De huidige situatie, gerekend met concurrent users, per deelnemer aan ICT NML is als volgt:

    -   Asten: 120 concurrent users
    -   ICT NML: 10 concurrent users
    -   Nederweert: 130 concurrent users
    -   Roermond: 500 concurrent users
    -   Someren: 130 concurrent users
    -   Venlo: 600 concurrent users
    -   Weert: 420 concurrent users

Totaal: 1.910 concurrent users

Wanneer het product in gebruik genomen wordt door gemeenten Venlo en Roermond, betekent dit
dat we starten met 1.100 concurrent users. Dit is de tweede trede van de staffel (1001-1500), wat
inhoudt dat de jaarlijkse structurele kosten € 31.719 bedragen.

Verdeling van de kosten

Als ICT NML in een later stadium (zie gevraagd besluit 2) contracthouder wordt dan dienen de
gemeente specifieke budgetten opgehoogd te worden om dit te bekostigen. Wanneer alleen
Roermond (aandeel 45,45%) en Venlo (aandeel 54,54%) afnemer worden betekent dat het volgende:
     • Gemeente Roermond hoogt het jaarlijkse gemeente specifieke budget rondom
         licenties/software vanaf 2025 op met structureel € 14.418 en het gemeente specifieke
         budget rondom regievoering (support en strippenkaarten) eenmalig in 2025 op met € 4.545.
     • Gemeente Venlo hoogt het jaarlijkse gemeente specifieke budget rondom licenties/software
         vanaf 2025 op met structureel € 17.301 en het gemeente specifieke budget rondom
         regievoering (support en strippenkaarten) eenmalig in 2025 op met € 5.455.

Wanneer het product – in later stadium (zie gevraagd besluit 2) – in gebruik genomen wordt door alle
deelnemers, betekent dit dat we starten met 1.910 concurrent users. Dit is de derde trede van de
staffel (1.501-2.000), wat inhoudt dat de jaarlijkse structurele kosten € 35.117 bedragen. In dit geval
zal zeer waarschijnlijk een voordeel ontstaan op de benodigde dagen aan extra consultancy, vanwege
het gelijktijdig inrichten van het product voor iedereen en later de mogelijkheid om inhoud met
elkaar te delen. De kostenverdeling zal in dat geval op basis van de vaste verdeelsleutel centrale
lasten ‘aantal gebruikers’ plaatsvinden.




Dit leidt tot de navolgende structurele verhoging van de bijdrage centrale lasten per jaar per
gemeente:

    •   Gemeente Asten 5,93%:           € 2.082
    •   Gemeente Nederweert 5,00%:      € 1.756
    •   Gemeente Roermond 23,82%:       € 8.365
    •   Gemeente Someren 6,71%:         € 2.356
    •   Gemeente Venlo 40,56%:          € 14.243
    •   Gemeente Weert 17,98%           € 6.314
</pre>

====================================================================== Einde pagina 4 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 5 ======================================================================

<pre>Daarnaast zullen de incidentele lasten voor de onboarding services, die door ITQ consultancy worden
uitgevoerd onder de centrale lasten worden verantwoord en verdeeld worden over de gemeenten op
basis van de vaste verdeelsleutel centrale lasten ‘aantal gebruikers’.

Het verwachte voordeel in beperking van extra consultancyinzet door samen te vertrekken en
daarmee in een keer voor alle deelnemers de omgeving goed neer te zetten, rechtvaardigt de geringe
kosten om een jaar eerder (2025) al mee te lopen. Aangezien deze additionele lasten naar
verwachting niet binnen de huidige begroting kunnen worden gedekt, dient daartoe een voorstel
voor een begrotingswijziging opgesteld te worden. Het gevolg is een verhoging van de bijdragen
gemeenten, waarvoor een zienswijze procedure met de gemeenteraden van tenminste 12 weken
doorlopen dient te worden, alvorens definitieve besluitvorming kan plaatsvinden.


Bijlagen

Bijlage 1 – Offerte LoginVSI
</pre>

====================================================================== Einde pagina 5 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 6 ======================================================================

<pre>Adviezen
Adviseur      Innovatie & Advies
Advies        ☒ Positief
              ☐ Negatief
              ☐ Niet van toepassing
Toelichting




Adviseur      CISO / Security
Advies        ☐ Positief
              ☐ Negatief
              ☐ Niet van toepassing
Toelichting   Venlo is akkoord. Roermond heeft aangegeven niet op tijd een mening te
              kunnen vormen voor het op route brengen van het stuk, van de overige
              gemeenten geen reactie ontvangen




Adviseur      Accountmanagement
Advies        ☒ Positief
              ☐ Negatief
              ☐ Niet van toepassing
Toelichting


Adviseur      MT
Advies        ☐ Positief
              ☒ Negatief
              ☐ Niet van toepassing
Toelichting   Het MT van ICT NML erkent de meerwaarde van LoginVSI voor het
              verbeteren van de gezamenlijke IT-dienstverlening. Het product biedt
              duidelijke voordelen op het gebied van proactieve monitoring, het
              verminderen van verstoringen en het verhogen van de beveiliging, onder
              andere door de mogelijkheid om frequenter te patchen.
              Op basis van gesprekken met een referent en de beoogde
              implementatiepartner is echter gebleken dat zowel de implementatie van
              het platform als het opstellen van de benodigde scripts technisch complex
              is. Deze werkzaamheden vereisen nauwe samenwerking met
              applicatiepackagers en zijn in andere organisaties ondergebracht binnen
              het werkplekbeheerteam.
              Daarbij is het essentieel dat de zogeheten ‘scripters’ nauwe banden
              onderhouden met de gemeenten – zowel op afstand als fysiek – om
              effectief te kunnen samenwerken met functioneel beheerders en
</pre>

====================================================================== Einde pagina 6 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 7 ======================================================================

<pre>applicatieverantwoordelijken. Tegelijkertijd biedt centralisatie van deze
expertise binnen ICT NML duidelijke voordelen, gezien de grote overlap in
applicaties tussen de deelnemende gemeenten.
Het is dan ook de wens van ICT NML om het beheer van LoginVSI centraal
te beleggen. Op dit moment is echter nog onvoldoende duidelijk welke rol
ICT NML hierin krijgt, welke disciplines betrokken moeten worden, en
hoeveel capaciteit nodig is om het product succesvol te implementeren en
beheren. Dit betekent ook dat de financiële impact van de benodigde
middelen (geld en capaciteit) nog niet volledig is uitgewerkt in het voorstel.
Het voorstel vraagt om een besluit tot een gemeente specifieke
budgetverhoging, daartoe dient de begroting van ICT NML structureel
gewijzigd te worden, daarnaast is uit het voorstel nog niet duidelijk op te
maken welke lasten in welk begrotingsjaar gemaakt zullen gaan worden.
Zeker wanneer ook de andere deelnemers dit product gaan afnemen en
het budget van de centrale lasten op dat moment verhoogd dient te gaan
worden. Zonder deze duidelijkheid, en met de huidige veronderstelling dat
gemeenten dit zelfstandig kunnen uitvoeren, kan het MT helaas geen
positief advies geven.
</pre>

====================================================================== Einde pagina 7 =================================================================

<br><br>