<b>Bijsluiter</b>. De hyperlink naar het originele document werkt niet meer. Daarom laat Woogle de tekst zien die in dat document stond. Deze tekst kan vreemde foutieve woorden of zinnen bevatten en de opmaak kan verdwenen of veranderd zijn. Dit komt door het zwartlakken van vertrouwelijke informatie of doordat de tekst niet digitaal beschikbaar was en dus ingescand en vervolgens via OCR weer ingelezen is. Voor het originele document, neem contact op met de Woo-contactpersoon van het bestuursorgaan.<br><br>====================================================================== Pagina 1 ======================================================================

<pre>BESLUIT BESTUURLIJK OVERLEG ICT NML


Datum Bestuurlijk Overleg

1 september 2025

Steller

Jeroen Jacobs

Onderwerp

Uitbreiding locatiedienst ICT NML, toevoegen LoginVSI aan PDC en 1e begrotingswijziging 2026

Het bestuur van ICT NML besluit:

    1. In te stemmen met de uitbreiding van de locatiedienst ICT NML vanaf 2026 binnen
       programma Automatisering (ICT) en de formatie daartoe per 1-1-2026 uit te breiden
       met 1 fte servicedeskmedewerker en 1 fte senior servicedeskmedewerker;
    2. Deze uitbreiding versneld te realiseren, zodat de inrichting van de locatiedienst per 1
       januari 2026 operationeel kan zijn en de kosten over 2025 van deze versnelling te
       dekken uit het beschikbare inhuurbudget;
    3. In te stemmen met het toevoegen van LoginVSI als product aan de PDC van ICT NML;
    4. In te stemmen met de 1e begrotingswijziging 2026 van ICT NML, zoals nader toegelicht
       onder de mutaties 1 tot en met 3 en deze aan te bieden aan de gemeenteraden, zodat
       zij in de gelegenheid worden gesteld tot het indienen van hun zienswijze.


Secretaris,                                                    Voorzitter,
J. Tessers                                                     F. Schatorjé




Datum/handtekening                                             Datum/handtekening
</pre>

====================================================================== Einde pagina 1 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 2 ======================================================================

<pre>Toelichting

Uitbreiding locatiedienst ICT NML binnen programma Automatisering (ICT)
Bij de deelnemende gemeenten van ICT NML is er een groeiende behoefte aan ICT
ondersteuning op locatie. Enerzijds daar veel ICT gerelateerde vragen van eindgebruikers bij
team informatiemanagement of team facilitair van de deelnemers terecht komen, die vaak
verband houden met de dienstverlening volgens de PDC van ICT NML. Anderzijds kunnen
medewerkers veel sneller, beter en effectiever geholpen worden als er ondersteuning vanuit
ICT NML op locatie aanwezig is. De medewerkers van een deelnemende gemeente ervaren dit
als zeer prettig. Een uitbreiding van de locatiedienst draagt bij aan het verkleinen van de
ervaren afstand tussen de eindgebruikers en de ICT ondersteuning. Ook zorgt dit voor meer
zichtbaarheid, een positiever beeld en een nóg betere dienstverlening vanuit ICT NML. Meer
ondersteuning op locatie is een wens van iedere deelnemer. Momenteel zijn
servicedeskmedewerkers een dag per 2 weken of elke week een dagdeel bij de deelnemers op
locatie aanwezig. Deze uitbreiding per 1 januari 2026 met 2 fte (senior)
servicedeskmedewerker zorgt er voor dat iedere deelnemer op 4 werkdagen per week een
dagdeel ondersteuning op locatie krijgt. De verwachting is dat als de locatiedienst bij een
kleinere gemeente aanwezig is, deze niet alleen werkzaamheden zal uitvoeren voor deze
deelnemer, maar ook zal werken aan de afwikkeling van tickets/meldingen van de grotere
gemeenten. Om dit te kunnen vaststellen, zal de inzet per deelnemer door het
accountmanagersoverleg halverwege 2026 worden geëvalueerd. De uitkomsten daarvan zullen
na de zomervakantie worden gedeeld met het OGO.

De uitbreiding van de locatiedienst van gemiddeld één dagdeel per week naar gemiddeld vier
dagdelen per week vergt een uitbreiding van 2 fte. Om het bestaande servicedesk team in
balans te houden wordt voorgesteld om het team structureel uit te breiden met 1 fte
servicedeskmedewerker (schaal 7) en 1 fte senior-servicedeskmedewerker (schaal 8). De
loonkosten voor deze functies bedragen respectievelijk € 75.000 en € 80.000 per jaar.
Daarnaast neemt het aantal reisbewegingen voor de servicedeskmedewerkers ICT NML toe
van gemiddeld één dag per week naar gemiddeld vier dagen per week per gemeente. Dit is een
toename van gemiddeld 710 reiskilometers per week, die de medewerkers additioneel zullen
gaan declareren (netto € 0,34 per kilometer en bruto € 0,45 per kilometer). De kosten
daarvoor bedragen € 16.700 per jaar.
Voor de uitbreiding van de locatiedienst met ingang van begrotingsjaar 2026 is jaarlijks
structureel een bedrag van € 171.700 nodig. Om deze beleidswens van de deelnemers te
kunnen realiseren, is een verhoging van de gemeentelijke bijdrage binnen de
samenwerkingsmodule ICT noodzakelijk. Dit betekent dat de zienswijzeprocedure bij de
deelnemende gemeenten doorlopen dient te worden., alvorens het bestuur een definitief
besluit kan nemen. Voor de deelnemers van de samenwerkingsmodule Geo leidt
bovenstaande uitbreiding tot een geringe verlaging van de bijdrage.

Gebleken is dat taken die thuishoren bij ICT NML bij een aantal deelnemers formatief lokaal
belegd zijn bij het informatiemanagement team. Dit kan betekenen dat bij deze gemeenten
lokaal een besparing kan worden gerealiseerd. De desbetreffende gemeenten zijn zelf
verantwoordelijk om dit te beoordelen en deze financiële besparing binnen hun eigen
begroting structureel in te zetten, waarmee een deel van hun bijdrage in de structurele lasten
voor de uitbreiding van de locatiedienst lokaal kan worden gedekt.
</pre>

====================================================================== Einde pagina 2 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 3 ======================================================================

<pre>ICT NML heeft in opdracht van het OGO onderzocht of een vervroegde start van de
locatiedienst mogelijk is, omdat rekening gehouden moet worden met een inwerkperiode van
circa twee maanden voor een servicedeskmedewerker.

Het proces kan mogelijk op de volgende wijze worden versneld:
1. Op dit moment is een stagiair, op basis van een tijdelijk contract, per 1 juli in dienst
   genomen ter ondersteuning van de Servicedesk vanwege langdurige uitval van twee
   medewerkers. Verwacht wordt dat deze situatie zich begin 2026 stabiliseert, waardoor het
   mogelijk wordt om de stagiair na definitieve besluitvorming een structurele functie aan te
   bieden. Daarmee zou één van de twee fte kunnen worden ingevuld. De lasten voor dit
   tijdelijke contract worden in 2025 gedekt uit het inhuurbudget en zijn in de 1e financiële
   rapportage 2025 als last meegenomen;
2. Indien de werving van de 2e (senior) servicedeskmedewerker op korte termijn wordt
   gestart, is de verwachting dat deze functie per 1 november 2025 ingevuld kan zijn. De
   lasten kunnen in 2025 naar verwachting worden gedekt uit het inhuurbudget. Na
   definitieve besluitvorming kan de tijdelijke functie structureel worden ingevuld.
Door de invulling van de twee extra fte op bovenstaande wijze te realiseren kan de inrichting
van de locatiedienst versneld plaatsvinden, waarbij 1 januari 2026 de richting wordt.
Aan het bestuur wordt verzocht om de uitbreiding van de locatiedienst op bovenstaande wijze
versneld te realiseren, zodat de inrichting van de locatiedienst per 1 januari 2026 operationeel
kan zijn en de extra kosten over 2025 van deze versnelling te dekken uit het inhuurbudget.

Het voorstel OGO ICT NML, waarop positief is besloten, is ter informatie als bijlage toegevoegd
aan dit voorstel.

Toevoeging product LoginVSI aan de PDC van ICT NML binnen programma Automatisering (ICT)
LoginVSI is een product waarmee enerzijds beheerders automatisch hun applicatie maar ook
de werkplek kunnen testen, anderzijds stelt de applicatie ons in staat om gebruikerservaring te
meten. Hiermee wordt het onder andere mogelijk om effectiever en laagdrempeliger updates
door te voeren en performanceproblemen inzichtelijk te maken. Bijvoorbeeld: een aantal
keren per dag kunnen veelvoorkomende gebruikershandelingen geautomatiseerd worden
uitgevoerd waarbij de prestaties van de betreffende omgevingen en applicaties gemeten
wordt. Aan de hand van trendanalyse en voor-na situaties kan vervolgens impact op gebruikers
worden aangetoond en gericht worden geïntervenieerd. De voordelen van het product voor de
bedrijfszekerheid van onze infrastructuur zijn duidelijk en tastbaar, maar slecht uit te drukken
in uren of euro’s.
Gemeenten Venlo en Roermond hebben het voortouw genomen om toch door te gaan met
LoginVSI, waarbij er onderhandelingen hebben plaatsgevonden met de insteek om in de
toekomst dit product voor alle deelnemers aan ICT NML beschikbaar te stellen.
Voor de inrichting van het product LoginVSI is technische ondersteuning vanuit ICT NML nodig.
Het product wordt gestandaardiseerd ingericht voor de deelnemers Venlo en Roermond,
waarbij deze gemeenten zelf verantwoordelijk zijn voor het beheer van de applicatie. Het
contract met LoginVSI stelt ons als samenwerking in staat om – indien gewenst – alle
deelnemers aan te laten sluiten, tegen vooraf bekende tarieven. Alvorens daartoe te besluiten,
zal een onderzoek plaatsvinden naar het centraal onderbrengen van het beheer van LoginVSI
bij ICT NML. Op basis van de tariefstaffel bedragen de jaarlijkse kosten voor deze beide
deelnemers € 31.719. Voorgesteld wordt LoginVSI als product toe te voegen aan de PDC van
ICT NML en om de gemeente specifieke budgetten van Venlo en Roermond structureel te
verhogen met respectievelijk € 17.301 en € 14.418. De additionele lasten over 2025 voor deze
gemeenten zullen worden opgenomen in de 2e financiële rapportage 2025.
</pre>

====================================================================== Einde pagina 3 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 4 ======================================================================

<pre>Als na het onderzoek wordt besloten om het beheer van LoginVSI centraal onder te brengen
bij ICT NML en dit ook bij alle deelnemers in gebruik wordt genomen, dan zullen door de
tariefstaffel de jaarlijkse kosten per gebruiker dalen. Ook zullen de lasten dan als centraal
budget begroot gaan worden.
Het voorstel OGO ICT NML, waarop positief is besloten, is ter informatie als bijlage toegevoegd
aan dit voorstel.

Ophoging gemeente specifieke budgetten binnen programma Automatisering (ICT)
Uit de vastgestelde jaarrekening 2024 en ook uit de 1e financiële rapportage 2025 blijkt dat bij
4 van de 6 deelnemers tekorten (zijn) ontstaan op de gemeente specifieke budgetten:

                 1e financiële rapportage 2025           Jaarrekening 2024
Gemeente       Begroting Prognose Verschil Begroting Realisatie Verschil
Asten            145.996       182.888    -36.892   139.710     174.295    -34.585
Nederweert       224.030       197.314     26.716   214.383     167.840     46.543
Roermond         696.499       793.338    -96.839   666.506     744.788    -78.282
Someren          177.013       179.673     -2.660   169.390     174.818     -5.428
Venlo          1.534.587 1.530.390          4.197 1.493.397 1.515.769      -22.372
Weert            501.628       566.420    -64.792   480.026     578.057    -98.031
Totaal         3.279.753 3.450.023 -170.270 3.163.412 3.355.567 -192.155

Naar verwachting zal dit in begrotingsjaar 2026 verder gaan toenemen. De oorzaken liggen bij
het investeringsniveau en de groei van het aantal werkplekken bij de deelnemers, de
wijzigingen in de leaseconstructie, de verschuiving van de facturering van UniFlow online naar
ICT NML en de groei van het aantal Microsoft 365 licenties bij de deelnemers.
In de bijgevoegde begrotingswijziging is een nadere toelichting opgenomen.

Bovenstaande heeft tot gevolg dat de gemeente specifieke budgetten vanaf het begrotingsjaar
2026 voor de gemeenten Asten, Roermond, Someren, Venlo en Weert structureel verhoogd
dienen te worden met in totaal € 241.790. Voor de gemeente Nederweert lijkt het beschikbare
gemeente specifieke budget vooralsnog voldoende te zijn. Naar verwachting zal in 2025 een
besluit genomen worden over het leasedossier. De daaruit voortvloeiende financiële gevolgen
zullen daarin worden afgewogen en kunnen leiden tot een begrotingswijziging.

Eind juni 2025 is gebleken dat ICT NML een tijdelijk liquiditeitstekort had na de betaling van de
MS365 licenties ter hoogte van € 2,3 mln. Dit is opgelost door het aantrekken van een
kasgeldlening bij de BNG Bank ter hoogte van € 1,2 mln. Zodra de bijdragen van de gemeenten
over het 3e kwartaal 2025 zijn ontvangen, wordt deze kasgeldlening weer afgelost.
Een verhoging van de gemeente specifieke budgetten is voor ICT NML noodzakelijk om over
voldoende middelen te beschikken, zodat de lopende verplichtingen aan derden tijdig kunnen
worden voldaan.
Beoogd effect/doel
Met de uitbreiding van de locatiedienst worden medewerkers van de deelnemende
gemeenten veel sneller, beter en effectiever geholpen. Dit draagt bij aan het verkleinen van de
ervaren afstand tussen de eindgebruikers en de ICT ondersteuning. Ook zorgt dit voor meer
zichtbaarheid, een positiever beeld en een nóg betere dienstverlening vanuit ICT NML.
Het toevoegen van LoginVSI als product aan de PDC van ICT NML geeft de gemeenten Venlo en
Roermond de mogelijkheid om dit product met technische ondersteuning vanuit ICT NML
middels een pilot gestandaardiseerd in gebruik te nemen. Na afronding van de pilot
deelnemers kan op basis van onderzoek worden besloten om LoginVSI voor alle deelnemers te
implementeren en het beheer centraal onder te brengen bij ICT NML.
Met het ophogen van de gemeente specifieke budgetten kunnen de lasten worden gedekt en
kan ICT NML haar lopende verplichtingen aan derden tijdig blijven voldoen.
</pre>

====================================================================== Einde pagina 4 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 5 ======================================================================

<pre>Kanttekeningen
N.v.t.

Financiële, personele en juridische gevolgen
Financiële aanpassing van de (meerjaren)begroting 2026 en uitbreiding van de formatie met 2
fte (senior) servicedeskmedewerker (programma Automatisering (ICT).

Uitvoering/evaluatie
N.v.t.

Communicatie/participatie
N.v.t.

Overleg gevoerd met
Opdrachtgevers ICT NML, MT ICT NML.

Bijlagen
• Voorstel OGO ICT NML – Uitbreiding locatiedienst ICT NML;
• Voorstel OGO ICT NML – Opnemen LoginVSI in PDC;
• 1e begrotingswijziging 2026;
• Brief aan gemeenteraden 1e begrotingswijziging 2026 ICT NML.
</pre>

====================================================================== Einde pagina 5 =================================================================

<br><br>