<b>Bijsluiter</b>. De hyperlink naar het originele document werkt niet meer. Daarom laat Woogle de tekst zien die in dat document stond. Deze tekst kan vreemde foutieve woorden of zinnen bevatten en de opmaak kan verdwenen of veranderd zijn. Dit komt door het zwartlakken van vertrouwelijke informatie of doordat de tekst niet digitaal beschikbaar was en dus ingescand en vervolgens via OCR weer ingelezen is. Voor het originele document, neem contact op met de Woo-contactpersoon van het bestuursorgaan.<br><br>====================================================================== Pagina 1 ======================================================================

<pre>                                                                                              B19-017979
     Gemeente f Bergen op Zoom



          Memo
                                                                                                              1
Datum          1 oktober 2019                               Toestel



Van           wethouder Weys                                Aan        de leden en burgerleden gemeenteraad




Onderwerp      Memo van bevindingen




Aan de hand van, de opgave van de gemeenteraad om te komen tot een meer kostendekkend evenementenbeleid,
de afspraak uit het coalitieakkoord om als gemeente alleen bij te dragen aan evenementen die een sociaal
maatschappelijk belang dienen en alle input van betrokkenen, zijn vier ontwikkel categorieën geformuleerd waarlangs
het concept evenementenbeleid vorm gegeven is:


1.   Programmering van evenementen en randvoorwaarden;
2.   Sectorgerichte organisatie en infrastructuur;
3.   Toegankelijke vergunningen en procedures;
4.   Sociale en economische impact en financiën.


In de (kader)nota evenementenbeleid staat de verdere uitwerking per categorie.


Op 9 juli heeft het college het conceptbeleid behandeld. Na een enquête, een extra informatieavond en diverse
gesprekken met partijen zijn de stukken o.b.v. de input deels aangepast.

Onderstaand volgt een samenvatting van de reacties die tot en met 10 september zijn binnen gekomen.
De reacties zijn via diverse kanalen binnengekomen, via de enquête, mail, de media, per briefen tijdens de
extra informatieavond van 10 september. Een overzicht van     alle reacties is als bijlage toegevoegd.

Als sterke punten van de kadernota en de uitvoeringsagenda werden genoemd: het aanstellen van een
evenementencoördinator, het instellen van een evenementenloket en het invoeren van een (integrale)
evenementenkalender.

Er werden ook minder sterke punten benoemd. Het merendeel van de reacties betrof vragen over de
locatievergoeding, maar ook ondersteuning/facilitering en aandacht voor de maatschappelijke waarde en de
effecten van evenementen waren onderwerpen waar in meerdere mate op werd gereageerd.


De reacties op locatievergoeding, betrof de vraag om inzicht in de consequenties, de wijze van berekening en
verdeling van de kosten. Suggesties werden gedaan vooreen trapsgewijze invoering, gedifferentieerde tarieven
naar mate van gebruik.

Voor wat betreft de ondersteuning en facilitering van organisaties, werd aangegeven dat de nota (nog) geen
inzicht geeft in de mate, het tijdspad en de inrichting, alsmede de vraag om op basis van een stappenplan en de
aard van het evenementen te werken aan een betere afstemming tussen alle partijen. Werd enerzijds aandacht
gevraagd voor de juiste ondersteuning bij evenementen werd anderzijds ook door organisatoren aangegeven
dat evenementenorganisatoren vanuit zelfwerkzaamheid, wellicht ook efficiënter en kostenbesparend kunnen
werken. Tot slot is aandacht gevraagd voor het laten voortbestaan van een ondersteuningsstructuur voor het
vrijwilligersveld (het huidige Facilitair Bedrijf), met maatschappelijke tarieven.
</pre>

====================================================================== Einde pagina 1 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 2 ======================================================================

<pre>Een groot aantal organisaties vraagt aandacht voor de maatschappelijk betekenis en het effect van
evenementen, het beschermen van de evenementen die draaien op vrijwilligers, het DNA van de gemeenschap.


Over de evenementenlocaties werden opmerkingen geplaatst over het doen van onderzoek naar de juiste
faciliteiten per locatie, o.a. in Halsteren en de suggesties om te zorgen dat evenementen bij de locatie passen en
ook onderdeel te laten zijn en ruimte te laten voor het creatief proces dus niet per definitie uitgaan van vaste
locaties

Tijdens de bijeenkomst op 10 september werd gevraagd om meer duidelijkheid over de invulling, criteria en
voorwaarden van het evenementenfonds en werd aangegeven dat het aanvragen van een bijdrage uit dit fonds
leid tot administratieve lastenverzwaring van besturen.

Er werd gevraagd om een goede mix van mensen en expertise in het    evenementenplatform.

Bij het onderwerp Duurzaamheid is behoefte aan meer definiëring van het begrip, het benoemen van de
ambities en maatwerk per evenement en doelgroep. Suggestie werd gedaan voor meer sturing op
duurzaamheid en governance enerzijds en anderzijds werd opgemerkt dat de kosten i.i.g.
duurzaamheidsmaatregelen stijgen.

Tot slot werd geopteerd voor een publieksvriendelijke versie van het evenementenbeleid, met daarin de
essentie van het beleid en de daaraan gekoppelde gevolgen.

Stand van zaken
Zoals aangegeven zijn naar aanleiding van alle reacties de stukken deels aangepast. Concreet hebben we dat we
direct konden meenemen verwerkt en datgeen wat nadere uitwerking vraagt opgenomen in de uitvoeringsagenda.



Inventarisatie reacties conceptnota evenementenbeleid

Enquête
Op 7 augustus zijn 139 organisaties (cultuur verenigingen, sportverenigingen, evenementenorganisatoren,
aanwezigen stadsgesprekken vanuit burgerpanel, politie, brandweer) benaderd met de vraag de enquête in te
vullen. Betrokkenen zijn 23 augustus opgeroepen alsnog de enquête in te vullen en is aangegeven dat er
een extra stadsgesprek op dinsdagavond 10 september plaats zal vinden.

Op basis van de stukken (nota evenementen en uitvoeringsagenda) hebben zij de volgende vragen ontvangen.
    1. Wat zijn de sterke/minder sterke punten in de nota en waarom?
    2. Wat zijn de sterke/minder sterke punten in de uitvoeringsagenda en waarom?
     3.    Heeft u andere informatie met ons te delen?

Hierop zijn nu in totaal 25 reacties binnengekomen.
         Per 19/8 8 reacties
         Per 26/8 13 reacties
         Per 30/8 4 reacties


Media
Onderstaande redactionele artikelen zijn in de media verschenen
BN de Stem 22 augustus 2020 - Bergen op Zoom hangt prijskaartje aan evenement
BN de Stem 23 augustus 2020 - reacties - Weys jaagt evenementen weg uit Bergse Binnenstad
Kijk op Bergen op Zoom Facebook - 22 augustus - Einde ijsbaan en andere evenementen in de binnenstad?


Inventarisatie reacties:
Alle reacties zijn gegroepeerd per onderwerp.




                                                         2 van 4
</pre>

====================================================================== Einde pagina 2 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 3 ======================================================================

<pre>Samenvattend reacties op de enquête

Als sterke punten zijn genoemd:
      1.   Eenloketfunctie/ aanstellen evenementen coördinator
      2.   Opstellen evenementenkalender en spreiding en sturing op evenementen en locaties
      3.   Duidelijkheid en overzichtelijkheid

Als   minder sterke punten zijn genoemd:
Conclusie', met name is gereageerd op de consequenties (wat betekent het voor mijn organisatie) en de
opbouw (waarop is de berekening gebaseerd).

Samenvatting reacties en het aantal organisaties:
   1. Locatievergoeding (18 organisaties);
            a. Wat zijn de consequenties voor verenigingen?; (6 reacties)
            b. Opbouw van de berekening/waarop gebaseerd/kosten verhalen op vervuiler/onbetaalbaar,
                      geen rekening gehouden met inkomsten (8 reacties)
                c. Onaangekondigd/opgelegd/ineens/nu komt weerstand (5 reacties)
                d. Gevolg: verdwijnen van evenementen/ minder bezoekers (5 reacties)
      2.   Faciliteiten/ondersteuning (5 organisaties), opmerkingen: nota geeft geen inzicht in mate, tijdspad en
           inrichting en vraag om organisaties minder te belasten.
      3.   Evenementenlocatie (4 organisaties); opmerkingen: laat locatie onderdeel zijn van creatief proces dus
           een vaste locatie, onderzoek naar locatie in Halsteren.
      4.   Evenementenkalender (4 organisaties); opmerkingen; meer integrale afstemming, gemeente moet niet
           sturend maar adviserend zijn.
      5.   Veiligheid (3 organisaties) opmerkingen; aandacht voor wijze en afstemming van handhaving en
           toezicht en aandacht voor binnenlocaties.
      6.   Eenloketfunctie (3 organisaties) opmerking; suggesties over werkwijze
      7.   Duurzaamheid (3 organisaties) opmerkingen; meer sturing op duurzaamheid en governance.
      8.   Overig; aandacht voor maatschappelijk betekenis/effecten evenementen, geen aandacht voor
           Halsteren. Het evenementenbeleid is een ambtelijk-juridisch stuk, voor buitenstaanders is
           publieksvriendelijke versie vereist met daarin de essentie van het beleid en de daaraan gekoppelde
           gevolgen.

Samenvattend reacties per mail
      1.   Locatievergoeding en de berekening daarvan.



Samenvattend reacties tijdens de informatie-avond op 10 september

      1.   Locatievergoeding:
                    a) Transparantie en wijze van berekenen inzichtelijk maken.
                    b) Geldt locatievergoeding voor evenement incl. of excl. Opbouw
                   c) Gedifferentieerde kosten in beeld brengen per evenement. Wat kost het? Dat is eerlijker,
                          Kosten berekenen obs benodigdheden + afnamen (per dag),
                      d) Bouw de locatievergoeding rustig op
                      e) Voeg aparte prijsafspraak toe voor langdurige evenementen.
      2.   Faciliteiten/ondersteuning:
                      a) Betere afstemming tussen organisaties en gemeente naar aanleiding daarvan tijdspad
                        vaststellen hulpdiensten en veiligheid,
                   b)   Per locatie kijken wat de voorzieningen zijn. Niet overal zijn juiste voorzieningen ( Fort de
                        Roovere),
                   c)   Juiste evenemententerrein faciliteren voor de evenementen,
                   d) Handboek I stappenplan evenementen maken. Meerjarenvergunning i.r.t. evenementen
                      kalender -
                  e) kijk naar aard I soort i.v.m. risico’s,
                  f)  Dienst FB moet blijven, Huurprijs (FB) moet maatschappelijk aansluiten
      3.   Evenementenlocatie: Zorg dat evenementen bij locatie passen.
      4.   Duurzaamheid:
                                                         3 van 4
</pre>

====================================================================== Einde pagina 3 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 4 ======================================================================

<pre>             a)   Sturen op duurzaamheid I daarmee nemen de kosten toe.
             b)   Definiëren van begrip duurzaamheid
             c)   wat is de ambitie? En welke opties passen heir het beste bij! Bekijk dit per evenement en
                doelgroep)
5.   Evenementenfonds:
            a) In conceptversie al duidelijker informatie wat eventueel mogelijk is via evenementenfonds
            b) Ondanks minder papier d.m.v. meerjarenvergunning- extra papierwerk i.v.m. aanvraag
                evenementenfonds, Fonds is ook “ Trikkie, fonds geen ontlasting voor bestuurders,
            c) opnemen voorwaarden in evenementenfonds co-creatie = streepje voor, Co-creatie tussen
                  diverse partijen.
6.   Evenementenplatform:
            a) Goede mix van mensen in het platform”,
            b) Hulpdiensten onderdeel van platform, Integraal met specialisme
7.   Waarde/effecten:
            a) Gevolg is dat evenementen de stad verlaten? Wat is het effect hiervan?,
            b) Aandacht voor DNA van “Authentiek - kannibalisme”,
            c) “Beschermen" evenementen met andere drijfveer,
            d)     Evenementen zijn geen producten, “ Bewaak” maatschappelijke organisaties




                                                  4 van 4
</pre>

====================================================================== Einde pagina 4 =================================================================

<br><br>