<b>Bijsluiter</b>. De hyperlink naar het originele document werkt niet meer. Daarom laat Woogle de tekst zien die in dat document stond. Deze tekst kan vreemde foutieve woorden of zinnen bevatten en de opmaak kan verdwenen of veranderd zijn. Dit komt door het zwartlakken van vertrouwelijke informatie of doordat de tekst niet digitaal beschikbaar was en dus ingescand en vervolgens via OCR weer ingelezen is. Voor het originele document, neem contact op met de Woo-contactpersoon van het bestuursorgaan.<br><br>====================================================================== Pagina 1 ======================================================================

<pre>Geme
~




 Aan de leden en burgerleden
                                                                                                     111111 llllll 1111111111111111111111111111111111111111 IIII IIII
 van de gemeenteraad
 van Bergen op Zoom




                                                                                                                                  2 1 JAN.- 2022
 Uwkenmerx                                          Ons kenmerk   U22-0007 45                                     Datum                   20 januari 2022
 Uw brief                                           Beh. door                                                     Doorkiesnr.
 Onderwerp:       Beantwoording openstaande         Cluster       R&E/Werxen & Recreëren,                         Bijlage(n)
                  technische vragen
                  beeldvormende vergadering




 Beste leden en burgerleden van de gemeenteraad,

Op 13 januari '22 was de beeldvormende vergadering over het onderwerp bouwketen. Dit naar aanleiding van het
raadsvoorstel 'Scenario's herhuisvesting Bergse Bouwclubs' (RVB21-0102). ln deze brief geven wij antwoord op de
openstaande vragen naar aanleiding van de beeldvormende vergadering. De door de fractie samen0164 opgevraagde
gespreksverslagen zijn bijgevoegd als bijlagen.

Reactie op de brief van de stichtingen
Het beeld dat de stichtingen schetsen dat de communicatie tijdens de laatste fase verminderde moeten we erkennen.
Door omstandigheden is het bestuurlijk overleg van acht september het laatste overleg dat gevoerd is. Tijdens de
beeldvormende vergadering is gesproken over tijdsdruk. Deze is half november 2021 opgevoerd door de motie die ertoe
leidde dat de gemeenteraad in januari 2022 een raadsvoorstel voorgelegd wilde hebben. Medio november is de
beslissing genomen om de scenario's uit te werken met de gegevens die er tot dan toe waren. Terugkijkend op dat
proces had de communicatie naar de stichtingen beter gekund en gemoeten, dit betreuren wij.

 Beoordeling van scenario's
 De stichtingen geven hun zienswijze op de beschreven scenario's in het raadsvoorstel. Voor de scenario's 1, 4 en 5 geldt
dat wij het in grote lijnen eens zijn met de zienswijze zoals beschreven is. ln het raadsvoorstel is beschreven dat niets
doen kan leiden tot het verdwijnen van de optocht uit het vastenavondbeeld en dat het onderwerp mogelijk over 3 tot 5
jaar opnieuw op de agenda komt. De stichtingen hebben er belang bij u te overtuigen om niet voor deze scenario's te
kiezen.

Voor Scenario 2 geldt dat ambtelijk een vergelijking is gemaakt tussen het Programma van Eisen (PvE) van het
nieuwbouwplan CV-1 (eind 2019) en de mogelijkheden die dat biedt voor renovatie en aanbouw van Konterscherp 1.
Daarbij kunnen we concluderen dat er een groot gebouw ontstaat dat alle bouwclubs centraal kan huisvesten. ln de
schetsen voor een indeling van het hernieuwde Konterscherp is ruimte voor een opslagvoorziening ingetekend maar
wordt deze (vooralsnog) niet op kosten van de gemeente gerealiseerd. Het is niet ondenkbaar dat Konterscherp 2 niet
meer voor de bouwopgave wordt gebruikt maar als opslagvoorziening dienst kan doen. De schetsen zijn dan ook niet in
'beton gegoten' het echte gesprek hierover heeft nooit plaatsgevonden omdat de stichtingen verder wilde met het 'eigen'
scenario. Hetzelfde geldt voor de uitgangspunten die zijn gehanteerd bij het opstellen van dit scenario. De stelling over
de veiligheid van het gerenoveerde bestrijden wij. De werken die wij als gemeente uitvoeren moeten voldoen aan het
bouwbesluit en de veiligheidsnormen die in de huidige tijd gelden. Zoals aangegeven betreffen de scenario's geen
definitief planontwerp en is er binnen het financieel kader dat u stelt ruimte voor optimalisatie van indeling.



Jacob Obrechtlaan 4                   Postbus 35                          T 140164                          B nv BNG rek. nr. 28.50.00.942
4611 AR Bergen op loom                4600 AA Bergen op Zoom              F (0164) 24 53 56                 B IBAN NL41BNGH 0285000942
Conta:t www.bergenopzoom.nl           I www.bergenopzoom.nl               KvK 20169091                      B BIC: BNGHNL2G
                                                                                              Bergen op Zoom, gemeente op de Brabantse Wal                    ;, .,t-~--,: ,._.w.,1
</pre>

====================================================================== Einde pagina 1 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 2 ======================================================================

<pre>De vierkante meterprijs die gehanteerd wordt in de calculatie is reëel en komt overheen met de vierkante meterprijs die
berekend was in het nieuwbouwplan CV-1. Voor beide prijzen geldt dat ze berekend zijn o.b.v. prijspeil 1 januari '22. ln
welke mate het ambitieniveau en het verschil tussen wensen en eisen van invloed is op het verschil in vierkante
meterprijs is onbekend.

Prijs per m2                Renovatie/ aanbouw           Nieuwbouw                    Loods SV
Scenario 2                  € 813,95                     n.v.t.                       € 1.038,80
Scenario 3                  € 1.238,05                   € 1.519,73                   € 900,28
Nieuwbouw CV-1              € 717,76                     € 803,49                     n.v.t.

Financiële uitgangspunten
ln het raadsvoorstel zijn een aantal kaders gesteld waar wij ons aan te houden hebben. Uit de reactie van de stichtingen
merken wij op dat voor de financiële uitgangspunten, te weten projectfinanciering en moederkredieten e.e.a. onduidelijk
is geformuleerd. Beide uitgangspunten gelden voor de scenario's waarin de gemeente financiert. Deze gelden dus niet
voor het scenario van de stichtingen, scenario 3.

Geldend beleid
De voorwaarden waaronder scenario 3 uitvoerbaar is, is naar onze mening in strijd met het geldende beleid op de
onderwerpen grond- en vastgoedbeleid, de algemene subsidie verordening en het treasurybeleid dat is afgeleid van o.a.
de wet Fido. Onderstaand per onderwerp onze zienswijze en daarmee onze reactie op de argumenten uit de brief van de
stichtingen.

          Grond- en vastgoedbeleid - Wet Markt en Overheid
ln de reactie wordt aangegeven dat het niet aannemelijk is, dat met uitvoering van scenario 3 de concurrentie wordt
vervalst, verstoord of dat er sprake is van oneerlijke concurrentie. Volgens de stichtingen zou er geen andere partij zijn
die de bouwketen winstgevend zou willen/kunnen exploiteren. Het wel of niet winstgevend exploiteren is echter niet van
belang, wel is van belang dat de gemeente in het kader van het gelijkheidsbeginsel en de Wet Markt & Overheid geen
oneerlijke concurrentie mag aangaan. Het gaat erom dat in scenario 3, van de gemeente wordt gevraagd om gronden
(en opstallen) 'om niet' of middels een symbolische canon in erfpacht te geven voor een periode van 40 jaar. Bij het
bepalen of er meerdere marktpartijen zijn die hierin interesse hebben is dit een belangrijk gegeven. Conform het
gelijkheidsbeginsel dient te worden gekeken of met deze voorwaarden {dus langdurige erfpacht om niet of symbolische
erfpacht) er ook andere partijen zijn die deze grond met deze voorwaarden in erfpacht zouden willen verkrijgen, het is
dan niet van belang of hier bouwketen worden gerealiseerd. Met andere woorden; zijn er andere gegadigden die de
gronden en eventueel opstallen om niet of middels een symbolische canon in erfpacht zouden willen verkrijgen om daar
binnen de bestemming opstallen op te realiseren of bestaande opstallen te willen gebruiken. Hiervan kan niet met
zekerheid worden gezegd dat dit niet het geval is, sterker nog het is heel aannemelijk dat er wel degelijk interesse voor
is. De gemeente zal een dergelijke voorgenomen economische handeling openbaar moeten maken en andere
gegadigden de kans moeten bieden om ook mee te dingen naar de gronden. Verkoop (of erfpacht) van gronden en
vastgoed door gemeenten dienen middels een openbaar transparant proces te worden gevoerd. Het is dan ook voor
gemeenten niet toegestaan om met dit gegeven af te wijken van het gelijkheidsbeginsel en een 1 op 1 deal te sluiten.

De Wet Markt & Overheid is niet van toepassing indien er sprake is van een economische activiteit in het publiek belang.
Het primair huisvesten van bouwclubs zou dan door de gemeenteraad moeten worden aangemerkt als publiek/algemeen
belang. Indien dit gebeurt en er verder wordt gegaan met scenario 3, dient er naast het gelijkheidsbeginsel ook verder te
worden onderzocht of er met het niet tegen een marktconforme canon in erfpacht geven van gronden aan een stichting/
onderneming sprake kan zijn van ongeoorloofde staatsteun.
</pre>

====================================================================== Einde pagina 2 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 3 ======================================================================

<pre>De gemeenteraad heeft de mogelijkheid om een bepaalde activiteit aan te wijzen als activiteit die in het kader van het
algemeen belang wordt uitgevoerd en dus daarmee niet hoeft te voldoen aan de eisen uit de Wet Markt en Overheid.
ln vaste jurisprudentie heeft de rechter aangegeven dat de totstandkoming van een algemeen belangbesluit moet
geschieden met inachtneming van de zorgvuldigheidseisen die de Algemene wet bestuursrecht (hierna: Awb) hieraan
stelt. De Awb vereist dat een bestuursorgaan bij het nemen van een besluit de bij het besluit betrokken belangen afweegt
(artikel 3:4, eerste lid, van de Awb). De rechter noemt hierbij dat een afweging plaats moet vinden tussen het belang dat
met de vaststelling van een algemeen belangbesluit wordt nagestreefd en de belangen van eventuele derden, met name
(reeds op de markt actieve) ondernemers, die door de vaststelling worden getroffen. Om deze belangenafweging goed te
kunnen maken, is vereist dat het bestuursorgaan de nodige kennis omtrent de relevante feiten en de af te wegen
belangen heeft vergaard (artikel 3:2 van de Awb). Wanneer het bestuursorgaan tot de conclusie komt dat sprake is van
een algemeen belang dat, afgewogen tegen het belang van betrokken ondernemingen, rechtvaardigt dat een
economische activiteit buiten de gedragsregels van hoofdstuk 4b van de Mededingingswet wordt geplaatst, moet dit
algemeen belangbesluit goed worden gemotiveerd

Binnen het vingerende vastgoedbeleid bestaat ruimte om gelegitimeerd af te wijken van het beleid indien het huisvesten
van bouwclubs (in beginsel niet 'De Vastenavend' of de optocht, maar het primair huisvesten van bouwclubs) wordt
aangemerkt als publiek/ algemeen belang. ln de huidige situatie is het huisvesten van bouwclubs
niet expliciet aangemerkt als een publiek belang, hierdoor zijn er vrijwel geen mogelijkheden voor scenario 3 binnen het
vastgestelde vastgoedbeleid. Het vastgoedbeleid geeft aan dat verkoop alleen kan tegen marktwaarde en erfpacht tegen
een marktconforme canon en in overeenstemming met voorgenoemde regelgeving. Vanuit het vastgoedbeleid is hier
alleen van af te wijken indien het gaat om vastgoed waarbij een publiek/ algemeen belang van toepassing is en het tot
het kernvastgoed van de gemeente behoort, hierbij valt te denken aan onder andere huisvesting voor primair onderwijs.

           Subsidiebeleid
 ln de reactie wordt gesteld dat de Algemene subsidie verordening (Asv) erin voorziet om langlopende subsidierelaties
 aan te gaan. Het aangaan en het koppelen van een subsidie aan de looptijd van een lening is niet in strijd met de Asv,
 aldus de Stichtingen. Een subsidie kan op basis van de Asv eenmalig of jaarlijks worden verstrekt. Eenmalige subsidies
worden voor bepaalde projecten verstrekt en jaarlijkse subsidies voor een of meer boekjaren met een maximumperiode
van 4 jaar (artikel 1 Asv). De achtergrond van deze bepaling is dat de gemeente niet kan overzien welke activiteiten zij
 kan en wil subsidiëren voor een periode langer dan 4 jaar. ln de praktijk heeft de gemeente met verschillende instanties
en verenigingen een subsidierelatie die langer is dan 4 jaar, maar deze subsidies worden ieder jaar aangevraagd en
daarover beslist het college op basis van de begroting en het beleid. Het toekennen van subsidie voor een periode langer
dan 4 jaar is nooit aan de orde. Dit brengt voor de gesubsidieerde instellingen een zekere mate van onzekerheid met zich
mee, immers er bestaat geen garantie dat de raad budget beschikbaar zal stellen en dat de activiteiten van de
instellingen onder het gemeentelijk beleid blijven vallen. De Awb verzacht deze onzekerheid in enige mate en regelt
daarover in artikel 4:51 dat als een subsidie langer dan 3 jaar voor dezelfde of in hoofdzaak dezelfde voortdurende
activiteiten wordt verstrekt, de subsidieverlener op basis van veranderde omstandigheden of gewijzigde inzichten de
subsidie voortaan wel mag weigeren, maar dan moet er een redelijke overgangstermijn worden gegund. Hoe lang die
termijn is, is afhankelijk van het geval, maar in de meeste gevallen niet langer dan een jaar. Conclusie is dat het
koppelen van een subsidie aan een lening die voor een aanzienlijk langere periode dan 4 jaar wordt aangegaan niet
strookt met de Asv. Het college kan immers niet garanderen dat de subsidie voor een langere termijn dan 4 jaar zal
worden verleend.

          Treasurybeleid en de wet Fido
ln het raadsvoorstel is aangegeven dat de gemeente leningen en garanties kan verstrekken voor zaken die het publiek
belang dienen. Indien een lening of garantie wordt verstrekt voor een doel dat het publiek belang niet dient, handelt de
gemeente in strijd met de wet Fido en ons eigen treasurybeleid. ln de reactie van de stichtingen geven zij aan, net als wij
hebben gedaan in het raadsvoorstel, dat de gemeenteraad ruimte kan bieden aan het college door de Vastenavond
optocht en de daar mee samenhangende huisvesting van bouwclubs te kwalificeren als een publiek belang. Het bepalen
</pre>

====================================================================== Einde pagina 3 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 4 ======================================================================

<pre>of iets een publiek belang is, is bij uitstek een politieke kwestie. Mocht u besluiten dit te beschouwen als publiek belang is
het verlenen van een garantie voor dit doel niet langer in strijd met de wet Fido en het treasurybeleid.

Technische vraag Lokaal Realisme
ln de beeldvormende vergadering heeft Lokaal Realisme de vraag gesteld of het feitelijk juist is dat in de genoemde
subsidie per m2 geen rekening is gehouden met prijsstijgingen. Het antwoord op de vraag is tweeledig. De vierkante
meterprijs is gebaseerd op de subsidie en het aantal beschikbare vierkante meters aan bouwruimte. De huurkosten zijn
in de situatie Halsteren jaarlijks geïndexeerd conform epi-index. ln die zin zijn de algemene prijsstijgingen, en niet
specifiek de ontwikkeling van bouwkosten meegenomen in dit vergelijk. De prijsstijgingen in de bouwsector over de
afgelopen jaren is hierin niet meegenomen. Het doel van het vergelijk was het creëren van een financieel kader voor
onszelf zodat we realistische alternatieven konden voorleggen. Het vergelijk is gemaakt in de periode april/ mei 2021. Er
dient wel opgemerkt te worden dat de meest recente prijsstijging van 2022, met name de bouwkosten zijn fors gestegen,
niet in dit vergelijk zijn meegenomen.

Met bovenstaande hebben wij uw openstaande vragen naar aanleiding van de beeldvormende vergadering beantwoord.
Mocht u over deze brief nog vragen of opmerkingen hebben dan kunt u contact opnemen met mevrouw N.H. de Bruin,
bereikbaar via telefoonnummer 0164-277881.


Met vriendelijke groet,



Het college van burgemeester en wethouders van Bergen op Zoom,
namens het college,




Dhr. B. Jacobs M.Sc.
Wethouder
</pre>

====================================================================== Einde pagina 4 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 5 ======================================================================

<pre>                    \:I
  Geme                    Bergen op Zoom
 --:>-                    ~




Datum         6 juli 2020                                     Toestel    0164 - -


Van                                                           Aan        Deelnemers gesprek
Afdeling      Concernstaf                                    Cc


Onderwerp Kort verslag vervolg bouwkoten



                                       Verslag bestuurlijk gesprek 6 juli 2020

   1.    Opening

        Met korte voorstelronde.



        Korte inleiding door wethouder van der Velden over het waarom van dit overleg.

   2.   Terugblik gesprek april/proces, proces reset en focusakkoord, mogelijkheden en vervolgproces

        -: proces ingestoken met de vier convenantpartners, een partner laat het nu afweten.
        Terugblik op het tot nu toe verlopen proces door dhr den Houting. Van het eerste ontwerp is uiteindelijk
        een heel mager ontwerp over gebleven. Verder geen Raasschaaf meer op toe Ie passen.
        Scenario 'niet doen' levert een verlies op van 75% van deze culturele evenementen. Met inbreng van eigen
        grond van de Stichting Vastenavend en inbreng van de gronden die vrijkomen door het vrijkomen van de
        Stadsschuur. Daarbij komt ook dat het perceel dat vrijgespeeld moet worden, feitelijk niet echt geschikt is
        voor woningbouw (naast tankstation). Perceel gebruiken voor de bouwkoten is wel mogelijk.

                           geeft aan het jammer te vinden dat de informatie maar niet lijkt te landen. Vraagt zich af
        of dit dossier gebruikt wordt als politieke speelbal dan wel een politieke afrekening tussen fracties of
        personen.

        - geeft aan dat de deur altijd openstaan en heeft gestaan. Men komt (vanuit de raad) niet
        met vragen. Is ook gebleken tijdens het inspreken vorige week.
        Bouwklimaat is nu goed. Van het beschikbare geld is al een behoorlijke portie verdampt. ledere maand
        langer wachten kost in feite geld.

        Ohr Jacobs geeft aan dat in de afgelopen periode het nodige is gebeurd. Raadsleden en collegeleden
        twijfelen vanwege de financiële situatie van de gemeente. De raad is wel gebaat bij meer scenario's en
        moet ook weten wat niets doen kost. Als de kaasschaafmethode niet toegepast kan worden, dan kijken
        naar andere manier van financieren.

        - geeft aan dat het laatste kan, scenario om het met nog minder te doen kan niet
        beantwoord worden. De eerste keuze is wel 'doen wed~ of doen we dit niet'.

        Ohr Jacobs trekt een parallel met de financiële componenten van onderwiJshuisvesting.

        - geeft aan dat een scenario mogeli¡k is met een zo laag mogelijke rentelast (externe
</pre>

====================================================================== Einde pagina 5 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 6 ======================================================================

<pre>financiering met gemeentelijke garantie). Blijft wel de jaarlijkse exploitatie op conto van de gemeente. Deze
kosten zijn er nu, oude situatie, ook. Afgelopen 15 jaar in feite geen onderhoud geplee gd. De stichting doet
hf!t klein nnrlP.rhnwi. rif! gP.mf!f!ntf! hP.t groot nnrlP.rhrn1rl

- geeft aan dat hij graag wil meedenken maar dan wel de concrete vragen wil hebben.

- geeft aan dat het goed zou zijn als de gemeente de alternatieve financiering die is bedacht
zet naast de huidige kosten en het nieuwbouwscenario dat nu 'hangt'. Daarnaast ook kijken naar het btw-
vraagstuk, daar kan de stichting Halwana een rol in spelen.

Ohr Jacobs geeft aan dat de twijfel niet zit in het nieuwbouwplan maar is gerelateerd aan de financiële
situatie van de gemeente. Vanuit reset en focusakkoord spreken met diverse partijen.

Wethouder van der Velden geeft aan dat er vanuit de gemeente nu geen ideeën zijn omdat er binnen de
gemeenteraad geen draagvlak is.

Wethouder Jacobs wil de scenario's wel voorleggen aan de gemeenteraad.

- geeft aan dat eerst een uitgangspositie gekozen moet worden.

Ohr van der Velden geeft aan dat zijn uitgangspunt wel is om het nieuwbouwscenario voor te leggen.
Daarbij niet het perceel naast het tankstation 'inruilen' voor mogelijke woningbouw.

- geeft aan dat de nervositeit ontstaat doordat het ene moment sluitende afspraken worden
gemaakt en een volgend moment weer eenzijdig andere afspraken in het dossier komen. Dit levert echt
grote frustratie op.

- geeft aan dat je met besparing op dit dossier de gemeente niet redt Dan moet je kijken naar
de structurele besparingen.

Ohr van der Velden wil graag dat vanuit de gemeente een financiële projectgroe~nanciële
doorrekening van de sc~n met advies komt, in samenwerking met--·
Denkt aan inzetten van -- of- als financieel projectadviseur. De andere
convenantpartners kunnen hiermee instemmen.

- geeft mee dat bij. Het •niets scenario' alle aspecten meegenomen moeten worden, niet
alleen de onderhoudskosten. Denk hierbij ook aan de bouwkundige staat van de stadsschuur.

Dhr Jacobs schetst kort de tijdlijn, ook gedurende de zomer, tot aan de vaststelling van de
ontwerpbegroting.

Zowel - als - geven aan dat al het huiswerk is gedaan, alle informatie is
beschikbaar en gedeeld met elkaar.

- vraagt wel voorstel er morgenavond in de raadsvergadering zit. Ohr van der Velden licht
toe dat er morgenavond mogelijk een amendement wordt ingediend waarbij het al gevoteerde krediet
alsnog wordt afgevoerd. Daarbij zou het krediet voor de nieuwbouw niet meer beschikbaar Zijn.

Ohr Jacobs geeft aan dat de raad sowieso verwacht dat het college met een nieuw plan komt Dit nog los
van of een amendement het wel of niet haalt Wat er morgenavond gaat gebeuren heeft het college niet in
de hand. Ongeacht de keuze, moet het college terug naar de raad.

- geeft aan dat als een dergelijk amendem~omen ook de andere
convenantpartners kijken of zij nog geloven in de plannen. -- zal dit dan ook aan de leden
van de Stichting voorleggen.

- geeft aan dat de raad wat hem betreft wel beïnvîoed moet kunnen worden. Met de juiste
argumenten zal de raad toch moeten luisteren.

                                              2 van 3
</pre>

====================================================================== Einde pagina 6 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 7 ======================================================================

<pre>    - geeft aan dat het wel fijn is dat het college wel achter de plannen blijft staan.
    Ohr van der Velden geeft aan dat er n.a.v. dit gesprek een memo (of briefje) naar de raad moet met op
    hoofdlijnen de scenariomogelijkheden Daarbij de uitnodiging om met een klankborgroep verder aan de
    slag te gaan.
    Daarnaast een financiële projectgroe p samenstellen i.v.rn. de doorrekening van de scenario's.


3   Watverdert~
    Oproep van -- is om de vragen die er zijn ook te stellen.

    Afsluiting van het overleg.




                                                3 van 3
</pre>

====================================================================== Einde pagina 7 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 8 ======================================================================

<pre>Afspraken bestuurlijk overleg Huisvesting Carnavalsbouwclubs en Stichting Vastenavend
                             Vastgesteld op 26 augustus 2020

Datum: Woensdag 22 juli 2020
Aanwezig:
Gemeente Bergen op Zoom
   •     Patrick van de Velden, Wethouder
   •
   •

   •
Stichtìng Halwana
    •
Stichting Vastenavend
   •

Afspraken:

GB=gemeente Bergen op Zoom, SBB= Stichting Bergse Bouwers, SH=Stichting Halwana,
SV=Stichting Vastenvend

    l.   Communicatie
            a. partijen communiceren rechtstreeks met elkaar en niet via de Pers
            b. indien een van de partijen wordt benaderd door de pers dan stemmen de reactie
                met elkaar af.
   2.    Bouwplan
            a. Het bouwplan waar we vanuit gaan is het plan dat in januari 2020 is toegelicht aan
                het presidium. Dit plan is in coproductie opgesteld door de gemeente bergen op
                Zoom en de drie stichtingen .
            b. De gronden die nodig zijn voor de realisatie van dit plan komen niet in de verkoop
                gedurende de afhandeling van de motie.
            c. Het complex ten behoeve van de SV wordt opgeleverd als casco. De SV is zelf
                verantwoordelijk voor de financiering en realisatie van het zogenaamde
                inbouwpakket.
            d. De SV beschikt over de opbrengst uit de verkoop van haar eigendommen en zet deze
                in voor het project en wel door de financiering van het inbouwpakket.
            e. Eigendom SV is getaxeerd in opdracht van SV en Gemeente. Gemeente moet
                uitspraak doen of en wanneer grond overgenomen zou willen nemen.


   3.    Subsidie scenario uitwerken
             a. Gesprek met bank (en) over invulling externe financiering (SH)
             b. Meerjarig onderhoud beprijzen inclusief kosten professioneel beheer (SH)
             c.   Exploitatieopzet Complex (SH)
             d.   Scan subsidie mogelijkheden (GB)
             e.   Analyse BTW-compensatie (GB)
             f.   Erfpacht of aankoopgronden bouwplan (SH)



                                                                                           1 van 1
</pre>

====================================================================== Einde pagina 8 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 9 ======================================================================

<pre>4.   Vervolgafspraak
         a. 26 augustus 2020, 19:30 uur Collegekamer, Stadhuis, Grote Markt




                                                                              2 van 1
</pre>

====================================================================== Einde pagina 9 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 10 ======================================================================

<pre>Afspraken bestuurlijk overleg Huisvesting Carnavalsbouwclubs en Stichting Vastenavend

Datum: Woensdag 26 augustus 2020
Aanwezig:
Gemeente Bergen op Zoom
    •   Patrick van de Velden, Wethouder
    •   Barry Jacobs, Wethouder
    •   Johan Rutte, Directeur Financiën
    •
    •
Stichting Bergse Bouwers
    •
    •
Stichting Halwa na
    •
Stichting Vastenavend
    •
GB=gemeente Bergen op Zoom, SBB= Stichting Bergse Bouwers, SH=Stichting Halwa na,
SV=Stichting Vastenvend



Afspraken:
   •    Verslag 22 juli 2020 wordt vastgesteld met de volgende aanpassing van punt 2C Het complex
        ten behoeve van de SV wordt opgeleverd als casco. De SV is zelf verantwoordelijk voor de
        financiering en realisatie van het zogenaamde inbouwpakket.
   •    GB kijkt naar de haalbaarheid van BTW compensatie voor het SV deel. De SV is immers
        onderneming ikv de BTW.
   •    GB deelt advies met Stichtingen inzake BTW compensatie.
   •    GB maakt voorstel inzake garantstelling
   •    GB kijkt naar mogelijkheid of stichtingen de externe financiering via BNG mogelijk is
   •    GB kijkt naar de mogelijkheid of bouwsom via projectfinanciering kan worden gefinancierd.
   •    GB deelt overzicht van mogelijke fondsen met Stichtingen
   •    Stichtingen onderzoeken naar mogelijkheden van Crowdfunding
   •    Stichtingen zullen meerdere banken benaderen zodra er helderheid is over garantstelling.
   •    Stichtingen komen met voorstel rondom uitgangspunten onderhoud


   •    Vervolg overleg 6 oktober 19:30 - 20:30 Stadshuis Grote Markt Bergen op Zoom




                                                                                                1 van 1
</pre>

====================================================================== Einde pagina 10 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 11 ======================================================================

<pre>Afspraken bestuurlijk overleg herhuisvesting bouwclubs en Stichting Vastenavend



Datum: Dinsdag 20 oktober 2020

Aanwezig:
Gemeente Bergen op Zoom
   • Patrick van der Velden, Wethouder
   • Barry Jacobs, Wethouder
    •
    •
    •
Stichting Halwana
    •
Stichting Vastenavend
    •
GB= gemeente Bergen op Zoom, SBB = Stichting Bergse Bouwers, SH =Stichting Halwana,
SV= Stichting Vastenavend




Afspraken:
   • GB geeft opdracht om de huidige bouwkoten te schouwen op veiligheid.
   • GB geeft opdracht voor een warme opname van de bouwkoten voor het inzichtelijk
      maken van de kosten voor renovatie.
   • GB gaat in gesprek met de stichting Maatschappelijk financieren over alternatieve
      wijze van garantstelling.
   • GBíSVrSR opstellen lussenberichl aan de raad.
   • GB/ SV/ SH uitwerken scenario's financiering (eind 1 sre kwartaal 2021 gereed)
   • Stichtingen onderzoeken naar mogelijkheden van crowdfunding.


Vervolg overleg niet ingepland. Eerst nadere uitwerking van scenario's.
</pre>

====================================================================== Einde pagina 11 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 12 ======================================================================

<pre>                    ~G


    Gemeente
                     '
                     !-,

  ---:>---


            Mtmo



 Datum         1 februari 2021                               Toestel


 Van                                                        Aan         Dc narc




                                                                                                  , burgemeester Frank
                                                                        Petter, wethouder Barry Jacobs, wethouder Patrick
                                                                        van der Velden, --




 Afdeling      Concernstaf,


 Onderwerp BO schouw bouwkoten
                                                             Cc
                                                                       -
Betreft kort verslag van het bestuurlijk overleg n.a.v. de Swec o rapportage ·schouw bouwketen'

Korte opening door Barry Jaco bs met korte voorstelronde.

- licht kort toe wat is opgevallen in de rapportage. Met name de roldeuren baren zorgen. Binnen de
verschillende stichtingen gesproken over wat nu te doen. Besloten om nu, op de korte termijn, de betreffende koten
te sluiten.
                   bevestigt de lezing van - - Met de kennis die er is nu handelen. Een bouwkot dat
niet open kan, is niet bruikbaar Nu van de nood een deugd maken. Wel een besluit van de eigenaar in casu de
gemeente nodig

Barry Jacobs geeft aan dat~ is om gezamenlijk op te trekken. - geeft aan dat wat betreft
de veiligheid het woord aan -- gegeven kan worden.

- geeft aan dat het rapport vers is. ln de afgelopen maanden intern wel contact gehad. Bevestigt de
eerdere lezing wat betreft de roldeuren. Vorig jaar maart al bekend dat er sprake was van achterstallig onderhoud
en problemen met de roldeuren. Toen al gesproken over de noodzaak iets te doen met de roldeuren. Vanuit VHT
kan worden gesteld dat het pand nog wel op een veilige manier te gebruiken Is. Sluiten kan, maar is niet vanuit wet
-en regelgeving noodzakelijk. Eerder denken aan een hersteltermijn waar binnen de gebreken verholpen/ opgelost
moeten worden.

Barry Jacobs vat samen. Panden wel gebruiken. maar de roldeuren niet. Tijd nemen voor herstel, kijkend naar
ieders verantwoordelijkheid.

Burgemeester Petter. Probleem Is op zich helder. Panden 1ndert1jd casco opgeleverd Daarna ziJn onder andere de
takels aangebracht, in het rapport wordt daar ook wel een en ander over geschreven
</pre>

====================================================================== Einde pagina 12 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 13 ======================================================================

<pre> - gee ft aan dat je pragmatisch mo et kijken. Wat wel en wat niet gebruiken Echter geen sprake van
 juridische nood zaak om direc t te sluiten

 - · De vraag is, als er toch een ongeluk gebeurt en een bouwe r krijgt de roldeur op zich, wie bellen
 we dan, wie is dan verantwoordelijk?

 Barry Jacobs. Als iemand willens en we tens toch de roldeur gebruikt is hij/zij zelf verantwoo rdelijk. Wel voo raf
 ~ n en communiceren dat die niet gebruikt mogen wo rden.
 ~ Roldeuren niet gebruiken, bordessen niet, takels niet. Wat kunnen we dan in de bouwkoten nog
 wel doen.

 Barry Jacobs Gaat er om of je mensen gaat verbied en naar binnen te gaan. Wellicht werkz aamheden die ¡e nog
 wel kunt doen.
 Nu eerst eens worden met elkaar over of de koten dicht moeten of met restricties gebruikt kunnen worden En twee
 wat gaan we doen om weer snel veilig te kunnen we rken.

 - Op het moment dat we gaan roepe n naar de bouwe rs dat alleen met restricties de koten gebruikt
 kunnen wo rden, staan de bouwe rs op hun achterste poten. We moe ten zoeken naar een kapstok om het verhaal als
 het wa re te kunnen verkopen (draagvlak onder de bouwe rs) aan de bouwe rs. Tijd vervolgens gebruiken om met een
 actieplan te komen (voo r de bouwe rs is dat nieuwb ouw)

                    . Vindt wat - aanhaalt terecht Wij vinden het risico te groot. De rol als verhuurder
 is zeggen de zaken die niet op orde zijn, niet te (laten)gebruiken. We willen met zijn allen voo rkomen dat de
 bouwe rs in een nare pos itie komen , een die we hadden kunnen voo rkomen. Dus goede instructies geven. Dat Is
 geen bestuurlijk besluit. maar we l een gezamenlijk besluit.

Patrick van der Velden. Hoe maken we gezamenlijk een afspraak ook wat betreft communicatie naar buiten toe .
Daarbij oo k een soo rt ·comfort' voor onszelf bieden. Volgende week hebbe n we oo k weer overleg met elkaar staan
over de sce nario's. Elkaars handen wel vasthouden, perspectief bieden maar wel de rust nu inbo uwe n

- · Door corona Is nu de kans dit pragmatisch aan te pakken. Er hoeft nu geen bouwe r aanwe zig te
zijn. Gevaar hoeft nu niet opgezocht te wo rden. De bouwe rs zijn eigenwijs, we kunnen het niet anders uitleg gen.
Kiezen voor veiligheid en geen risico nemen, is het verhaal dat we kunnen ui~eg gen.

Barry Jacobs. Volstrekt helder, is de mee st duidelijke manier Dat is de gezamenlijke keuze.
Dan de brug slaan naar de (nieuw/ver)bouw van de koten Verhaal naar de raad , ongeacht nieuwbou w, is dat we
duidelijk maken dat we kosten moe ten maken. Er is een lijst nodig met wie waar voor verantwoo rdeli¡k is. De roldeur
valt onder de verantwoo rdelijkheid van de gemeente, is helder Maar takels, waar ligt dat.

                   Rapport Is gesteld op de toetsingscriteria Bouwbesluit 2012. De bouwk oten zijn betrokken in
1991, de takels en bordessen zijn dus ruim voor het bo uwbesluit 2012 gemaakt. ln 1991 was het toeg estaan, was
het me estal ook niet vergunningplichtig, soms we l een meldingsplicht. Er is niet eerder, denk aan de controles door
de BOA's en brandweer rondom Wagetjeskijke, iets gezegd over de takels en bordessen.

Barry Jacobs. Twee kanten aan het verhaal. Opmerking van - rn.b.t. oude regelgeving wel
mee nemen. Kijken wat mogelijk is maar ook kijken naar wa t niet 'vergund' kan worden .

                 . Het Bouwbesluit 2012 gebruiken wat betreft bestaande bouw. Kijken naa r de minimale eisen
waaraan iets moet voldoen. Dan nog de privaatrechtelijke constructie, verhuurder (eigenaar)/ huurder. Met elkaar
afspraken maken over wat wel en niet is toeg estaan. Beide spo ren komen bij de gemeente bij elkaar bevoegd
gezag en eigenaar koten.

Barry Jacobs. Lijst opstellen kijkend naar de geldende wet -en regelgeving, daar op 10 februari over doo rpraten

Patrick van der Velden Als 1 van de scenario's Is het opknappen van de huidige koten, moe ten we oo k weten
waaraan ze moeten voldoen gelet op de wet -en regelgeving en ook daarvan de kosten weten. Om de scenano s
goed uit te werken is alles nodig en moeten alle kosten in beeld worden gebracht



                                                        2 van 4
</pre>

====================================================================== Einde pagina 13 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 14 ======================================================================

<pre>-· We hebben naar de raad gecommuniceerd dat we eind Q1 2021 met 3 scenario's naar de raad
komen. Die sporen blijven we wel bewandelen en blijven we trouw aan. Rapport Sewco daar wel bij betrekken.

-- ln reactie op eerder-. De BOA's die voor controle komen bij bijvoorbeeld
Wagetjeskijke kijken met een andere blik, betreft een andere soort controle. Gaat meer om gebruik voor het
betreffende evenement.

-· Mee eens maar doelt met name op de NEN 49 inspectie van 2 jaar geleden. Daar zijn de
gebreken die nu zijn geconstateerd niet aan de orde geweest. Ja er zijn twee soorten inspecties, maar er zijn ook
andere inspecties geweest kijkend naar de bouwkundige aspecten.

Barry Jacobs. ln het verleden veel gebeurd, wel blij dat de inspectie nu is uitgevoerd. Nu op korte termijn nadenken
over wat nodig is in de huidige situatie en ook de drie scenario's uitwer1<en en aan de raad voorteggen.
Dus als college nemen we ook de fractievoorzitters mee in de communicatie en ook de raad wordt goed
geinformeerd.

                . Grote zorgen. Nu een inhoudelijk goed gesprek me t vele aanwezigen. Maar zorgen dat de
nuance die we nu bespreken ook kunnen overbrengen naar de bouwers en de mensen die zich in die groe p
bevinden. Die nuance bestaat daar feitelijk niet. Twee punten, wat is het pad vooruit en welk besluit er nu is
genomen en waarom dat een logische conclusie is.

Barry Jacobs. Ook in de politieke lijn is het logisch wat er nu gebeurt. Onafhankelijke inspec tie. Doorpraten over die
bevindingen. Oog hebben voor de bouwers, oog hebben voor de raadsleden. Overschrijding op de beg roting is nu
het gevolg. Je moet perspec tief bieden.

-                   Toelichting van - is duidelijk, bood schap moet duidelijk zijn. Klein, simpel en
duidelijk.

Barry Jacobs. Stel dat de raad zegt dat er nieuwbouw moet komen. Is ook niet binnen een paar maanden
gerealiseerd. Tijdspad de 1 oe ook bespreken.

- Houdt vast aan het eind perspectief. Maak goede doorrekening van de kosten die je nu moet
maken. Gaat niet alleen over roldeuren.

Barry Jacobs. Eens, raad betrekken bij dilemma, scenario's voorleggen, tijdpad met elkaar vaststellen.

Patrick van der Velden. Rapport doortezend nog meer zaken waar over gesproken moet worden. Zoals de daken,
waar Sweco niet is geweest. I.s.m. de aanwezigen zorgen voor een goede brief aan de bouwers .

Barry Jacobs. Gezamenlijk besluit om de koten te sluiten. Op 10 februari overleg met elkaar. Voor de 1oe een brief
uit naar de bouwers. Kostenoverzicht opstellen voor de korte termijn.

-· Wie maakt voor de 1oe een kostpnjs begroting (calculatie) Die moet snel op tafel komen Wil dit
samen me1agraag oppakken, kan dat bij wijze van spreken op een namiddag opleveren.

                   . Laten we ook een externe de kostprijsberekening laten opstellen. Opdracht gaat morgen de
deur uit. Geen garantie dat het voor de 1 oe dan gereed is.

                 . Geen geloof hierin. Voor een bouwbedrijf geen noodzaak om dit met die spoed op te leveren. En
geen specifieke kennis van de bouwkoten.

                . Deze exercitie is al een keer gedaan, 4 jaar geleden. Die prijzen moeten geactualiseerd worden .
En verbazing over wachten met uitgaan brief tot overleg de 1 oe februari.

Barry Jacobs Morgen contact over wat er gecommuniceerd moet worden, dus ook morgen de fractievoorzitters
informeren dat die brief er aan komt. Dan beide zaken doen,. en. bij elkaar zetten met de stukken van 2016
en een externe bereke~it moet afgerond zI¡n voor eind Q1. Wat betreft de brief ook de vraag aan
-en --- om de opzet van de bnef te maken Betrek onze communicatieadviseurs

                                                         3 van 4
</pre>

====================================================================== Einde pagina 14 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 15 ======================================================================

<pre>(NB- en                                     voor het opstellen van de brief. Raad en bouwe rs dienen tegelijkertijd
geïnform eerd te wo rden.

- · Is er voorstander van dat - en hijzelf de calculatie maken, daarna ook een
externe een 'contrae xpertise· laten opstellen doo r een bouwo ndernemer, niet Sweco , dat is een onderzoeksbureau.

- · Communicatietijdstip scherp houden met elkaar

               . Perspectief. Bij sluiten ook uitleggen wat perspec tief is waaronder ze weer ope n kunnen. En
afspraken maken over alle mog elijke uitzonderingen die er ongetwijfeld gevraagd gaan worden.

Afsluiting overleg doo r Barry Jacobs rond 20:00 uur.




                                                        4 van 4
</pre>

====================================================================== Einde pagina 15 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 16 ======================================================================

<pre>                      ,
   Geme
 ---:>-
              ;j          Bergen op Zoom
                          ~

           M.mo



 Datum         10 februari 2021                                Toestel    0164 - -


Van                                                            Aan        Deelnemers bestuurlijk overleg bouwkoten
Afdeling       Concernstaf                                     Cc


 Onderwerp Bouwketen



Kort verslag van het bestuurlijk overleg inzake de bouwkoten.

Aanwezig:
Jacobs, Patrick van der Velden,


Barry Jacobs zit het overleg voo r.

     1.   Communicatie
          Barry Jacobs opent met de mededeling dat het vorig overleg gezamenlijk een goed besluit is genomen. De
          gezamenlijke brieven zijn vervolgen~ Barry Jacobs geeft aan wel teleurgesteld te zijn over
          de afzonderlijke communicatie door -- richting de pers en roept op om vooral toch
          gezamenlijk te blijven optrekken. Het is derhalve jammer om uit de krant te moeten vernemen de reactie
          over de beveiligingscamera's, maar wellicht niet goed geciteerd in de krant.
          Patrick van der Velden vult aan dat het belangrijk is om elkaar vast te houden. We wer1<en op een
          constructieve manier met elkaar. Echter de buitenwacht kijkt naar ons als groep, uitkijken dat we door deze
          ~lkaar niet verrassen. Verder alle waardering voor de inzet van alle aanwezigen.
          -- geeft aan dat dit ook absoluut de inzet is. Als convenantpartners moeten we de beste sier
          maken Streven blijft om naar de toekomst toe samen het beste resultaat halen.

    2.    Verslag vorige keer.
          Ongewijzigd vastgesteld.

    3.    ~esprek met de bouwers
          --geeft aan dat het geen fijn gesprek betrof. De bouwers zijn wat terneergeslagen, de
          reactie kenmer1<t zich ook wel door een zekere gelatenheid en aan de ander kant ook 'dit al heel lang te
          weten'. Gebrek aan onderhoud leidt tot deze situatie en leidt uiteindelijk tot besluit de bouwkoten te sluiten.
          Zorgen over verlies van hobby, motivatie bij de bouwers om straks weer te starten De bouwers zoeken
          ook naar het lichtpunt (perspecäef). De pers vist continu bij ons en bij de bouwers naar 'waar we nu staan'.
                            vertegenwoordigt als voorzitter een grote groep bouwers, waar ook weer gezinnen achter
          zitten met een mening. We wer1<en al jaren aan de plannen. De bouwclubs zijn wel boos over het nog
          steeds niet openbaar zijn van het Sweco rapport. Een bouwclub heeft op grond van de WOB al een
          verzoek ingediend om alle stukken te krijgen Impact op de bouwers en hun gezinnen is groot.

          Barry Jacobs meldt dat het wat hem betreft niet langer nodig is om het embargo op het rapport in stand te
          houden. Kan openbaar worden gemaakt, ook richting de gemeenteraad. Wij hebben hierin, wat betreft de
          ~rt, een verantwoordelijkheid
          -- geeft aan dat dit zeker kan, maar dan ook aangeven wat op de korte termijn gedaan gaat
          worden. Nog niet naar de stip op de horizon, maar voor de ultra korte termijn.
          Wat Barry Jacobs betreft kan die vraag terug naar de gemeente worden gekaatst.
</pre>

====================================================================== Einde pagina 16 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 17 ======================================================================

<pre> - is het ook helemaal eens met openheid van zaken, maar dit gaat direct vee l vragen
 oproepen. Pers gaat hier direc t op vliegen. Oo k vragen over de onduidelijkheden in het rapport Wij hebbe n
 al vee l vragen, laat staan de vragen die dit bij de bouwers gaat opleveren.
 Barry Jacobs geeft aan dat dit niet gek is, daarom goed dat er ook een extern bureau ingeschakeld wo rdt
 ~ rtise.
 --- meldt dat hij van BMW (extern bureau) deze ochtend een stuk heeft gekregen. BMW
 wil de onderliggende stukken zelf ook zien en zich zelf een bee ld vormen van de situatie. De specifieke
 vraag aan BMW is wat er moe t gebeuren om we er open te gaan, gelet op rapport Sweco . Maar er zijn ook
 wat aanvullende punten meeg eg even zoals de verouderde gasbranders {kachels). 'Dan is er ook de vraag
 of er op de korte term ijn een bouwbed rijf te vinden is die de boe l op orde kan brengen.
 Wat betreft de kosten (zonder bijzondere dingen te doen) voor de korte term ijn, deze zijn fors, denk aan
 3,5 ton voo r Konterscherp 1.

 Barry Jacobs vraagt omd it samen op te pakken, breng dit eerst in beeld Loo p daarbij voo ruit op de vrag en
 die mogelijk gesteld gaan wo rden.

 Patrick van ~ ft aan dat het belangrijkste is dat het rappo rt gedeeld gaat worden met -
 - en -- · Betrek ook de partij die eerder betrokken is gewe est bij de doorre keningen
 (GJM). Hij is ook wel voorstander van openbaar maken rapport, maar we l met beg eleidend schrijven.
 Daarbij ook de herhaling meeneme n, de scenario's nogmaals weergeven. Goe de communicatie van groo t
 belang. Moet uitlegbaar zijn voo r college, stichting Hal-Wana en stichting Bergse Bouwe rs.
 Barry Jacobs geeft aan oo k mee te nemen wanneer zijn de scenario's gereed en de tijdlijn moe t kloppen.

- geeft aan ee n tweetrapsraket te zien En inderdaad afspreken met. op korte termijn.
Stap 1 is we lke zaken kunnen we op korte termijn herope nen en maken deze kosten uit van het de totale
investering. En stap 2 is op de langere termijn een compleet stuk waarover de raad kan besluiten.

Barry Jacobs geeft aan dat hij als wethouder (Vastgoed ) verantwo ordelijk is voor de korte termijn actie.
Patrick van der Velden is als we thouder (cultuur) verantwoo rdelijk voo r de langere termijn scenario's. Daar
~raket ook duidelijk.
--geeft aan dat juist dit ook aan de raad verteld kan worden. Je kunt het scenario
(opknappen koten) uitwerken. Uiteindelijke keuze is aan de gemeenteraad. Je kunt nu met een praktische
oplossing zorgen dat in de huidige koten nog een jaar gebouwd kan worden, maar dan ligt wel de keuze
voor; nieuwbouw, verbouw, of sloterop en kìaac,
Er komen dan drie robuuste varianten om voor te leggen ter besluitvorming.

Patrick van der Velden geeft aan dat in de scenario's rekening gehouden moet worden met afschrijving en
voor hoe lang je bouwt / verbouwt.

                     geeft aan dat de zorgen om Konterscherp li groot zijn, zeker wat betreft vergunningen,
constructies, gebruik enz. Dilemma is wel dat als je daar iets doet of het geen desinvestering is. Een jaar
uitstel raakt echt de uiterste houdbaarheidsdatum.
Voor de Stadsschuur geldt dat iedere euro di~pt, geen extra waarde oplevert Dus voor
de korte termijn wel lastig te verantwoorden --- wil hier met elkaar aan de voorkant de
kaders duidelijk krijgen.           -

- pakt terug op de communicatie. De bouwers verwachten vanavond een update over dit
gesprek. Voor de politieke discussie hebben de bouwers geen oren. Voor hen geldt het belang van heldere
stappen uit deze lockdown. Ook aan de bouwers moet perspectief geboden worden.

Patrick van der Velden geeft aan dat de communicatie richting de bouwers vanavond simpel gehouden
moet worden. Niet te veel communiceren nu.

Barry Jacobs vraagt qua haalbaartieid of volgende week de veihgheidsscan en kosten details gedeeld
kunnen worden met de gemeenteraad.

- geeft aan dat de situatie wat betreft Konterscherp li mogelijk als een bom gaat inslaan
voor de bouwers die daar zitten. Als we deze willen opendoen, moeten er noodmaatregelen genomen
worden. Als wij gaan communiceren met de bouwers moeten we kunnen aangeven dat het rapport eraan
                                              2 van 3
</pre>

====================================================================== Einde pagina 17 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 18 ======================================================================

<pre>    komt. Het moet wel duidelijk zijn wanneer dan het rapport komt. Nu rust creëren, maar rapport gaat weer
    wel impact hebben.

    Barry Jacobs geeft aan dat we even tijd moeten nemen om het juiste perspectief te schetsen, duiding
    geven wat er aan de hand is en wat we gaan doen. Rapport naar buiten brengen, met perspectief erbij.
    Vandaag het houden bij een korte boodschap. Dan na, wellicht een week, veiligheidsscan openbaar
    maken.

    - geeft aan dat verhaal Konterscherp li wel zuur gaat zijn. Bouwers zitten te wachten op de
    antwoorden. Alleen al het trekken van de agenda's en gezamenlijk afstemmen kan weer de nodige tiJd
    over heen gaan

    Patrick van der Velden geeft aan dat juist de zorgvuldigheid zo belangrijk is. We communiceren naar buiten
    steeds als we een stap verder zijn.

    Barry Jacobs meldt dat het perspectief is dat voor het nieuwe bouwseizoen (augustus) de koten weer open
    moeten zijn. Patrick van der Velden geeft aan dit niet te willen doen en vast te houden aan de afspraak om
    voor einde 01 de scenarios aan de raad voor te leggen.

    - geeft aan dat het belangrijk is om ook qua data zo duidelijk mogelijk te communiceren

    Ba~daag een tekstvoorstel voorgelegd~proken wordt dat
    en--~ stemmen af met--/
    / voorlichting) en met--.

    Barry Jacobs stelt voor om voor het naar buiten brengen van het rapport weer in deze samenstelling bij
    elkaar te komen. Dat kan ook gelet op alle mensen die overdag werken, in de avonduren.

    Samenvattend zijn nu twee afspraken gemaakt·
    - afstemmen over eerste communicatie
    - inplannen vervolgafspraak voor naar buiten brengen veilìgheidsscan.

    - geeft nog aan dat de eerste stap van de tweetrapsraket ook weer 1n twee stappen uit een
    valt, bij openstellen hoort namelijk ook een goede gebruikersinstructie.

4.~
  --- geeft nog aan dat een realistische termijn belangrijk is. Binnen een week 1s wel kort
  dag. Uitwe rken scenario's (eerste trap van de raket) binnen een week is niet realistisch. Daar zijn dne
    weken voor nodig. Dat betekent ook dat dan de veiligheidsscan pas naar buiten zou gaan. De overweging
    is om dat rapport wel eerder naar buiten te brengen met een goede (communicatie) oplegger.
    Barry Jacobs vraagt om hiervoor een procesvoorstel te maken en aan hem voor te leggen

    Patrick van der Velden sluit af met de mededeling dat er n.a.v. de huidige sluiting van de koten geen
    signalen er zijn geweest vanuit de gemeenteraad.
    Verder alle waardering voor iedereen en voor alle energie die allen hienn steken.




                                                  3 van 3
</pre>

====================================================================== Einde pagina 18 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 19 ======================================================================

<pre>Verslag 'kostenuitwerkinq veilig-perspectief K1/K2/Schuur'
Datum          : 18 februari 2021
Tijd           : 19:00 - 20:30 u
Plaats         : Stadhuis Grote Markt 1
Aanwezigen




                                                              -voorzitter-
                                                             -notulist-
Notulen aan    : alle aanwezigen, bestuur SBB, bestuur SHW, bestuur SV, betrokken bestuurders Boz


   1. Welkom en voorstellen
      Voorstelronde wie is wie

   2. Aanleiding (kort resumé)
      Het krediet voor het nieuwbouwplan is door de raad ingetrokken en de toekomst van de
      bouwketen daardoor onzeker. SWECO gevraagd een schouw uit te voeren m.b.t. veiligheid:
      Hoe veilig is het terrein, de casco's, installaties en later aangebrachte voorzieningen en wat
      moet er gebeuren om te voldoen aan wet- en regelgeving) bouwbesluit 2012}

       Uitwerking rapport o.b.v.:
           - Constructieve veiligheid
           - Brandveiligheid
           - Installaties
           - Aangebrachte zaken, is dat vergunt en correct geïnstalleerd/ onderhouden.

      Uitkomst gaf aanleiding om actie te ondernemen. Onsamenhangend en groot verschil per
      bouwkot daarom in gezamenlijk besloten de koten te sluiten. Voor nieuwe bouwseizoen geen
      nieuwbouw daarom kijken welke situatie we (tijdelijk) kunnen realiseren voor opening op korte
      termijn.

      Voor de toekomst van de bouwkoten worden drie scenario's uitgewerkt welke in maart gereed
      moeten zijn. De scenario's die worden uitgewerkt zijn:
         - Nieuwbouw CV-1: stichtingen zijn verantwoordelijk voor de financiering en exploitatie
              van de panden en de gemeente staat garant voor de lening.
         - Grootonderhoud/ renovatie: huidige situatie wordt voor een periode van 15 tot 20 jaar
              in stand gehouden. Kosten worden inzichtelijk gemaakt
         - Niets doen. Gelet op de ontstane situatie is dit iets doen en met weinig middelen voor
             een beperkte periode de koten openhouden waarna huurcontracten opgezegd worden
</pre>

====================================================================== Einde pagina 19 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 20 ======================================================================

<pre>    3.   De context en de 'bovenliggende' opgave:
Deelopdracht toekomstscenario's voor mogelijke centrale huisvesting (gereed eind mrt.)
Deelopdracht toelichten rapport en plan van aanpak SWECO
Deelopdracht uitwerking kostenplaatje veilig maken bouwkoten o.b.v. rapport SWECO
Uitgangspunt: 2 tot 3 jaar in stand houden. Daarna moet een toekomstbestendig bouwkot staan.
Op korte termijn open met zo min mogelijk financiële middelen 2 realistische uitwerkingen:
            1. Gebruiksklaar voor jaren 20221/2022: wat moet hiervoor gebeuren.
                 Houdbaarheidsdatum 2 tot 3 jaar. Gedurende deze jaren kunnen de voorbereidingen
                 voor groot onderhoud en/of nieuwbouw uitgewerkt worden incl. de realisatie.
            2. Herstellen van genoemd issues in rapport SWECO met het oog op nieuwbouw/
                 renovatie. Zaken die in het nieuwe plan ook genoemd worden nu uitvoeren om te
                 voorkomen dat er desinvesteringen worden gedaan.

         Konterscherp 2 blijft in alle scenario's een 'buikpijn' object. Technische levensduur van het
         casco is verstreken. Gevoel bij alle aanwezigen is dat groot onderhoud niet verstandig is. Het
         effect staat niet irt kosten. Vervangende nieuwbouw of een alternatieve locatie voor K2 is een
         duurzamere oplossing.

    4. Uitgangspunten, brondocumenten voor de opdracht
           a. Rapport SWECO dd. 25-01-2021
           b. Excel-bestand 20210217 kostencalculatie rapport SWECO.xlsx (incl. bijlage)
           c. Aanbestedingsstukken CV1 dd. februari-maart 2020
           d. Huur- & gebruiksovereenkomsten Gemeente - st.Hal-Wana
              Huur- & gebruiksovereenkomsten st. Hal-Wana - Bouwclubs

    5. Uitsplitsing kosten, directe kosten, verdeling indirecte (all-in) kosten en frictiekosten:
           a. Per locatie, gebouw en per kot
           b. Voor verhuurder (gemeente), huurder (SHW) en gebruiker/ onderhuurder (BC's)
           c. Notitie over dekking van kosten door verschillende verantwoordelijke partijen

   6. Instructie voor gebruikers bij opheffen tijdelijke sluiting
      Niet besproken vraagt nadere uitwerking.

   7. Planning en vervolg:
          a. Ronde op konterscherp om met bouwer(s), verantwoordelijke voor veiligheid, per club
             de koten te bezoeken en pragmatisch nagaan welke maatregelen getroffen moeten
             worden om zsrn oren te kunnen Voorbereiding van ronde a.d.h.v. rapportage.

   8. Rondvraag en afsluiting
      Aantal agendapunten zijn niet besproken ivm met uitlopen van de vergadering en daarmee
      mogelijk conflict met avondklok

Opmerkingen en maatregelen per pand.
Konterscherp 2:
       ln de nieuwe variant komt deze niet voor De technische levensduur Is op. Elke investering In
       dit kot is een desinvestering. Voor nu Z s m oplappen dat veiligheid geborgd kan worden en er
       gebruiksbeperkingen worden opgelegd.
</pre>

====================================================================== Einde pagina 20 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 21 ======================================================================

<pre>Stadsschuur:
        ln de basis vrij eenvoudig op te lappen. Voorkomen lekkages en veilig maken elektrische
        installatie.

Konterscherp 1 :
       Grondig renoveren is vrijwel onmogelijk i.v.rn. het overslaan van een bouwjaar.
       - Vanaf september moeten deuren open kunnen om te rangeren, te testen en groot
          materiaal naar buiten en binnen te dragen.
          Lekkages oplossen: dak en hemelwaterafvoer.
          Koepels: bitumen erover (noodreparaties)
          Verwarming: afkoppelen en niet meer gebruiken voor volgend seizoen opzoek naar
          tijdelijke oplossing voor winter 21/22.
          Luchtfilters
          Vluchtdeuren: zijn niet slecht maar clubs schroeven het dicht. Gebruiksinstructie over
          tijdelijke inbraakbeveiliging om te voorkomen dat deuren niet geblokkeerd zijn. (Bijv.
          veiligheidsbalk)
          Wc's: afvoer gaat niet rechtstreeks naar buiten. Geen aanpassingen aan doen.
          Hemelwaterafvoeren· vervangen of repareren waar nodig.

Eigen aangebrachte voorzieningen:
       - Ook deze met gebruikersinstructies tijdelijk met beperkingen gebruiken (limiet)
       - Groepenverklaringen meterkasten. Deels aanwezig anders moeten gebruikers deze
          schrijven en in de meterkast bevestigen.
       - Open lichtbakken (verlichting): zorgt voor problemen wanneer aanraakbaar zijn. Alles wat
          aan plafond zit wordt niks aangedaan. Overweging is de middennreeks.
</pre>

====================================================================== Einde pagina 21 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 22 ======================================================================

<pre>Verslag 'voortgangsgesprek stand van zaken scenario's huisvesting bouwclubs'
Datum                         O_
Ti¡d                          00
Plaats
Aanwezigen




Notulen aan       : alle aanwezigen, bestuur SBB, bestuur SHW, bestuur SV, betrokken bestuurders BoZ

    1.   Welkom en doornemen agendapunten
         Voorzitter heet iedereen welkom. Geen toevoegingen of aanpassmgen op agenda.

    2.   Overeenstemming werkzaamheden en verantwoordelijkheden korte termijn scenario.
         (Heropenen bouwkoten)
             Uitwerking van gelopen mventarisatieronde in bouwkoten wordt besproken
                 • Er 1s nu duidelijkheid wat er per kot moet gebeuren, incl. prio's en planning;
                 • Uitwerking maatregelen zijn gericht op werkzaamheden die nodig zijn om snel de koten
                      weer open te kunnen stellen voor een periode van 2 - 3 jaar;
                 • Stichtingen kunnen zich niet vinden in voorgesteide actiehouder/ drager van kosten,
                      opvatting is dat dit niet past bij de situatie en contractafspraken anders geinterpreteerd
                      dienen te worden;
              Discussie
                  •   Verschil in opvatting wie wat uitvoert en betaald wordt voorgelegd aan het college.
                      stichtingen leveren input op een gewenst voorstel;
                              - Er moet snel du1deli¡khe1d komen of er bereidheid en dekking is b1¡ de gemeente
                                voor de stichtingen geschatte€ 3,5 - 4 ton die nodig is om de koten voor een
                                periode van 2 - 3 Jaar open te houden;
                  • Onderhoudsvoorziening van de gemeente moet nog 'overschot' hebben uit verleden
                      stellen stichtingen;
                              - Gemeente motiveert dat de middelen in de voorziening zijn afgestemd op
                                onderhoudsafspraken 1n verhuurovereenkomst en stortingen vanaf 2017 ziJn
                                verlaagd i.v m. raadsbesluit voor nieuwbouw;
              Afspraken
                  • Er wordt een collegevoorstel opgesteld, stichtingen leveren daaraan een wezenlijke
                      bijdrage bij het opstellen ervan, met name op motivatie voor feit dat ZIJ stellen dat
                               te meer acties dient uit te voeren en kosten ervan draagt;
                               cvcrt concept aan 24/3, feedback door stichtingen 26/3 retour. behandeling in
                      college 6/4;
                  • - Na collegebesluit worden Herstelrapporten per kot (mogelijk) aangepast op punten actie
                      en kosten -ast aan,9,e rifieerd);
                  • Stichtingen treden in intern beraad indien college 6/4 besluit niet bereid te zijn de
                      geschatte kosten van€ 3,5 - 4 ton te dekken. Bouwclubs kunnen dan niet gefacil1teerd
                      worden in (veilige) hursvestmq en doorbouwen in hun kot voor de komende optocht (en
                      daarna)

   3.    Bespreken (sub)scenario's Groot-onderhoud.
            Eerste opzet van het voor de raad uit te werken scenario Groot-onderhoud is gedeeld en wordt
            besproken
                • Er wordt door de Gemeente voorgesteld te werken met 3 subscenano's. daarbij zun de
                     verschillen de manier waarop naar de mogelijkheden voor de gemeentelijke gebouwen
                     gekeken wordt de komende 20-25 Jaar:
</pre>

====================================================================== Einde pagina 22 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 23 ======================================================================

<pre>               •   Uitwerking maatregelen ziJn gericht op werkzaamheden die nodig zijn om snel de koten
                   weer open te kunnen stellen voor een periode van 2 - 3 Jaar;
               • Er wordt nadrukkelijk meegenomen dat investeringen bij het korte termijn scenario (zie
                   punt 2) niet mogen leiden tot een desinvestering en deze moeten dus hergebruikt kunnen
                   worden in de scenario's voor de lange termijn.
          Discussie
               • lllstelt dat de uitgangspunten voor de uitwerking niet voldoende zijn uitgewerkt en er
                   knelpunten zijn op voor bouwclubs essentiële zaken als o.a. het voorkomen van extra
                  verhuizingen;
              • ~ eeft eveneens aan dat de term Groot-onderhoud niet correct is in de scenario's en hiJ
                  voorstelt om beter te spreken van Renovatie;
              • Stichtingen stellen dat er ook aandacht moet zijn voor de in eigen nissenhut gevestigde
                  bouwclub, Gemeente dient hiervoor ook iets mee te nemen in dit scenario;
          Afspraken
              • Voorgestelde scenario's wordt verder intern besproken in de vergadering van Hal-Wana op
                  dinsdag 23 maart, woensdag 24 maart volgt terugkoppeling aan Gemeente;
              • Na terugkoppeling wordt verdere uitwerking door Gemeente opgepakt om BMW
                  bouwmanagement van goede info te voorzien om duidelijke kostencalculaties te maken
                  van scenario;
              • ln externe communicatie naar raad dienen termen Groot-onderhoud en/of Renovatie goed
                  onderbouwd te worden om misverstanden te voorkomen;
              • Planningsconsequenties waar rekening mee gehouden wordt:
                         - ln tweeën knippen planning:
                                 • Prio is heropenen koten » collegevoorstel 6 april (zie punt 2);
                                 • Parrallel daaraan uitwerken lange termijn scenario's » collegevoorstel
                                     20 april (daarna in cyclus raad);
                         - Stichtingen stellen: collegebesluit 6 april van gaat bepalen hoe/ of we verder
                            gaan. Woensdag 7 april 20:00 uur afspraak voor ambtelijk overleg over vervolg

4.   Scenario nieuwbouw (financiering door stichtingen)
        De volgende punten worden besproken
              • _Qelinancifiling zalgedekt en_gebo,:gd moetenw_o1den door de Gemeente, Stl::lal-ló'ana
                  heeft geen geld om al de jaarlijkse exploitatie- en kapitaallasten te dekken. Bijdrage uit
                  eigen middelen is beperkt tot circa 23k per jaar. ln de meest gunstige situatie, waarbij voor
                  30-40 jaar de rente 0,5% blijft, zal dit leiden tot een budget verruimende (subsidie)daim
                  van ruim€ 2 ton, die niet opgevangen kan worden in de huidige cultuurbegroting. Het
                  financieel effect van dit scenario wijkt dan nauwelijks af van de situatie in maart 2020.
              • 8-9-2020 is door de stichtingen een overzicht rondgestuurd met de uitwerking van een
                  onderhoudsbegroting.
        Discussie
              • Uitkomst van intern overleg Gemeente om de firma maatschappelijk financieren nu niet
                  aan het werk te zetten is een teleurstelling. Juist het extern financieren zorgt voor een
                 ~re exploitatie. Laag rendement gaat het meeste verschil maken;
              • -eeft aan dat opdracht het best in gang gezet kan worden en SHW eventueel 10% kan
                  bijdragen in de onderzoekskosten van firma maatschappelijk financieren;
        Afspraken
        Er zijn geen afspraken gemaakt

5.   Afsluiting vergadering
     Voorzitter sluit vergadering en zegt toe actie nemen in het laten inplannen van vervolgoverleggen
</pre>

====================================================================== Einde pagina 23 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 24 ======================================================================

<pre>Verslag 'bestuurlijkoverleg bouwkoten 29 maart 2021'

Datum          · 29 maart 2021
Tijd           : 19:30 - 20:30 uur
Plaats         : MS Teams
Aanwezigen




               : Patrick van der Velden (wethouder)




Notulen aan    : alle aanwezigen, bestuur SBB, bestuur SHW, bestuur SV, betrokken bestuurders
Boz

1. Welkom en doornemen agendapunten
Barry heet iedereen welkom. Geen toevoegingen of aanpassingen op agenda.

2.    Collegevoorstel heropening en kostenverdeling
- geeft aan wat er gebeurd is in het scenario heropenen.
Op basis van bestaande huurcontracten is een kostenverdeling gemaakt. Stichtingen kunnen
zich niet vinden in de voorgestelde "actiehouder/ drager van de kosten" weergave door de
gemeente. Obv de situatie die door de jaren heen is ontstaan zijn de stichtingen van mening dat
het vasthouden aan het huurcontract (demarcatie) niet reëel is. Overeenstemming 1s erover
hetgeen er moet gebeuren voor de heropening. Er staat een investering van 4,5 ton op de rol.
Het overgrote deel van deze investering gaat mee naar het lange termijn scenario of dit nou het
GOI renovatie is of de nieuwbouw.

- geeft aan dat er op dit moment nog te veel discussiepunten in het conceptvoorstel zitten.
Hoop is dat we na het BO duidelijkheid hebben om het voorstel te vervolmaken

Discussiepunten:
       Verantwoordelijkheid voor kosten. Eerst een nulsituatie creëren en pas daarna kan er
       gehandeld worden conform demarcatie. Aangegeven wordt dat er veel achterstallig
       onderhuid is Voorbeelden worden gegeven waarom er zaken in de huidige staat zijn.
Welke afspraken zijn er intern gemaakt:
       Wat gaat de gemeente doen om de casco's op orde te brengen:
       Roldeuren
       Installaties (kachels & afzuiging)
       Daken
       Hemelwaterafvoeren
       Opmerking: end-of-life geen sprake meer van onderhoud. Er is hier sprake van renovatie
       of nieuwbouw
       Zaken die zelf zijn aangebracht zijn de verantwoordelijkheid voor Hal-Wana of de
       bouwers.

Conclusie:
De Sheets worden aangepast op de kostenverdeling die bovenstaand is benoemd. Deze lijst gaat
als bijlage bij het voorstel. Voorstel wordt opgemaakt bijgaand gaat een brief met de uitwerking
van de lange termijn scenario's.
</pre>

====================================================================== Einde pagina 24 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 25 ======================================================================

<pre> 3.       Uitgangspunten scenario renovatie/ groot onderhoud
 De uitgangspunten dienen eerst benoemd te worden.
         Definiëren van de opdracht voor GO/renovatie.
 Met de scenario's renovatie gaat een belangrijk uitgangspunt verloren en dat is de centrale
 huisvesting voor alle clubs. Hierbij gaat SV dus niet naar het konterscherp/ Calandweg.

ln een basisdocument zijn drie cruciale uitgangspunten benoemd. Overige uitgangspunten
moeten vervolgens aan elkaar geknoopt worden om subscenario's definitief uit te werken.

Uitgangspunten beschrijving in 10 tot 20 regels.
ln het verleden zijn ambities voorgesteld met een aantal uitgangspunten. Belangrijk om de voor-
en nadelen inzichtelijk te maken waar de verschillen zitten. Waar er minder geld wordt
uitgegeven worden ambities ook naar beneden bijgesteld.

Opmerking Barry ln het eerste voorstel moet ook meegenomen worden wat er na het heropenen
qeïnvesteerd moet worden om een lange termijn scenario te realiseren ter voorkoming dat de
gemeenteraad denkt dat we voor 4,5 ton klaar zijn.

Conclusie uitgangspunten vaststellen. Ambtelijk overleg plannen om te komen tot die
uitgangspunten waarna een calculatie kan worden uitgevoerd om het in totaal naar de raad
brengen.

4. Scenario financiering nieuwbouw
Agendapunt wordt omwille van de tijd overgeslagen.

5.     Planning en vervolg
      •   Collegevoorstel wordt deze week uitgewerkt en voorgelegd aan stichtingen.
      •  Afhankelijk van beschikbare middelen moet er een gang naar de raad gemaakt worden.
          Binnen de onderhoudsbudgetten is geen ruimte aldus vastgoed. Eventuele
          mogelijkheden zitten inde duurzaamheidsbudgetten.
      • Herzien tijdslijn mcl. afspraken met Bestuurders.
      • Houdt rekening met levertijden van bijv. roldeuren en of kachels.

6.     Rondvraag en afsluiting
      •  Patrick gooit een balletje op om alle scenario's in juni/juli naar de raad te brengen. Dit
         omdat er na de zomer al fracties zijn die aan de verkiezingen denken waardoor er andere
         emoties gaan spelen.
      • Afspraak voor uitgangspunten: bij voorkeur fysiek. - plant deze morgen (voorkeur
         voor woensdagavond de ?e vanaf 8 uur) dinsdag 13e BO
      • Morgen in bouwers overleg wordt terugkoppeling gedaan van dit gesprek.
</pre>

====================================================================== Einde pagina 25 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 26 ======================================================================

<pre>Verslag 'bestuurlìjkoverleq bouwkoten 13 april 2021'

Datum          : 13 april 2021
Tijd           : 20:00 - 21 :30 uur
Plaats         : MS Teams
Aanwezigen




               : Patrick van der Velden {wethouder)



Notulen aan    : alle aanwezigen, bestuur SBB, bestuur SHW, bestuur SV, betrokken bestuurders
Boz

    1.   Opening
Barry Jacobs heet iedereen welkom.

    2. Vaststellen verslag
Het verslag wordt vastgesteld met de opmerking dat er meer context wordt gegeven over de tekst
'contract niet reëel is' aanpassing wordt gedaan en verslag BO 29 maart wordt opnieuw gedeeld.


Agenda wordt vastgesteld. Mail  ■
   3. Inbrengen punten en vaststellen agenda
                               staat geagendeerd.

    4. Heropenen Bergse bouwkoten
Datum heropenstellen vaststellen
Voorwaarden openstelling en plan voor herstel
Uitvoering herstel planning/ fasering 2021
Raadsbesluit benodigd krediet (nog geen middelen beschikbaar!)
Communicatie naar bouwclubs. raad en pers

Aanpak voor de kredietaanvraag herstelwerkzaamheden.
Gaan we met 1 pakket naar de raad, zowel korte als lange termijn. Dat betekent agendering voor
de raad van juli omdat de lange termijn scenario's nog uitgewerkt moeten worden. Een knip in
korte en lange termijn betekent raad in juni en 20 april college. Na een positief besluit van college
kan worden gestart met het uitvoeren van de kleine maatregelen zodat heropening mét
gebruiksinstructies. Het gezamenlijk besluit herzien om te heropenen: Zo Framen dat heropening
plaats vindt om de bouwers aan de slag te laten gaan met uitvoering van kleine
herstelwerkzaamheden (afspraak) van de koten. Niet voor het bouwen van wagens.

Opmerking: aangegeven wordt dat in vorig overleg aangehaald werd dat opengaan met
gebruiksbeperking zonder definitief besluit besproken is als een no go. Er wordt alleen geopend
als de raad een positief besluit neemt. Commissievergadering voorafgaand aan
raadsvergadering is op woensdag 2 juni Vanaf dat moment hebben we meer gevoel bij wat de
Raad kan gaan beslissen op de 10e.

Plan voor herstel bestaat uit 2 delen waaronder de gebruikersinstructies nog opstellen de lijst
met werkzaamheden voor de (Actie) gebruikersinstructies. De gebruikersinstructies in
samenwerking tussen gemeente en Hal-Wana opgesteld Wie wordt eigenaar van de actie?
Begin volgende week 17 af en wordt het met de aanwezigen gedeeld voor akkoord/ feedback.

Voorstel 11 juni openen Processen worden. na positief besluit college, opgestart om bij een go
van de Raad snel van start te kunnen met de uitvoering.
28 april communicatie naar de buitenwereld (bij openbaar maken besluitenlijst).
</pre>

====================================================================== Einde pagina 26 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 27 ======================================================================

<pre> Actie: - en - werken een communicatievoorstel uit

        S. Uitgangspunten uitwerking GO/renovatie scenario (conf. vraag gemeenteraad)
 Input stichtingen en mail
 Terugkoppeling/ feedback wethouders
 Vaststellen aan te houden uitgangspunten
 Uitwerking scenario (schets, omschrijving, kostenraming, planning en consequenties voor alle
 betrokken partijen)

 Er is geen financieel kader en ook geen geld Dit maakt de uitwerking van de scenario's onzeker.
 Financieel zal er een verschil moeten zijn tussen het nieuwbouw en renovatie scenario. We
 zullen moeten werken aan een 'goedkoop' alternatief voor de lange termijn.
 De raad heeft aangegeven dat 5 miljoen in de huidige financiële situatie te veel is. We hebben
 wel te maken met de investering om de veiligheid te garanderen. Daartussen zit een renovatie
 scenario. Uitwerking van dit scenario moet uitwijzen of het financieel gezien het er ook tussen
 valt

 Zelfde fout als vier jaar geleden. De gemeenteraad denkt in investeringsvolume ipv de
 exploitatielast

Wat doet de Halsterse en Lepelstraatse situatie i.r.t. de gemeentebegroting en kunnen we die
doorvertalen naar een mogelijke nieuwe Bergse renovatie situatie.
Actie: gemeente levert de financiële situatie van de Halsterse e~ lstraatse situatie.
Plannen vervolgafspraak (volgende week of week daarna) met- · Barry en Patrick. Op
voorhand alle detailvragen met elkaar delen Aanpassen uitgangspunten en wat is een
richtbedrag in exploitatie.

       6. Voorstel voor gemeenteraad verschillende scenario's
Stand van zaken
Vooruittrekken krediet korte termijn herstel 2021
E;lanning aanbieden stukken aan gemeenteraad
Communicatie tussenbericht naar raad (en eventueel bouwclubs en pers)

               Actie · st
>---::,------,-,------,----:,--,----,----,----,--------hVerantwoordelïke
   Actie                                                        ,.::..:...::.. ::c.L c:..=...
                                                                                                    Stand van zaken
                                                                                                --t-=-=-=--..:___:_____c'----'------
i O stellen ebruiksinstructìes
   O stellen communicatieberrcht
   Aanleveren (financiële)                                                                         Eerste gegevens zijn
   situatie bouwketen halsteren                                                                    aangeleverd. Document wordt
   en le elstraat                                                                                  verder com leet emaakt

       Rondvraag
Geen vragen/ opmerkingen

             Afsluiting
</pre>

====================================================================== Einde pagina 27 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 28 ======================================================================

<pre>Verslag 'bestuurlijkoverleg bouwkoten 26 mei 2021'

Datum         : 26 mei 2021
Tijd          . 17:00 - 18:00 uur
Plaats        : MS Teams
Aanwezigen




               : Patrick van der Velden (wethouder)




Notulen aan    : alle aanwezigen, bestuur SBB, bestuur SHW, bestuur SV, betrokken bestuurders
Boz

   1. Opening
Barry Jacobs heet iedereen welkom.

   2. Vaststellen verslag
Geen opmerkingen op het verslag van 13 april. Verslag wordt vastgesteld.

   3. Inbrengen punten en vaststellen agenda
Agenda wordt vastgesteld

   4. Verzoek SBB versnellen heropenen bouwkoten
Voorwaarden/ ingang
Verantwoordelijkheid controle op naleven voorwaarden
Externe communicatie

Aangegeven wordt om de opgestelde matrix aan te houden voor het uitvoeren van de
herstelwerkzaamheden Eenieder pakt zijn of haar verantwoordelijkheid om de koten weer veilig
te kunnen heropenen. De gebruiksinstructie is nog niet opgesteld.

De SBB en SHW zijn langs de bouwkoten geweest om te bezien wat er moet gebeuren voor de
herstelwerkzaamheden. Vragen zùn gesteld door de bouwers over de verschillen tussen matrix
en rapport SWECO. Clubs hebben aanvullend onderzoek gedaan naar de staat van de koten
Veel vragen gehad en goede gesprekken gevoerd (veel gehoorde opmerking waarom het 15 jaar
heeft geduurd voordat we aan veiligheid denken). Boodschap duidelijk maar niet altijd even
prettig (vnl K2). Clubs willen graag aan de slag beperkingen zijn duidelijk
De clubs willen werken aan de binding met de leden. Door gebrek aan activiteiten maar ook aan
informatie wordt de binding minder en minder. Het gezamenlijk werken aan de
herstelmaatregelen (binnen covid-19 maatregelen) helpt ook aan het herstel van het clubgevoel
Opluchting bij bouwclubs over het voorstel van 450.000 om toekomst te garanderen.

Afspraak:
       Er wordt ingestemd met het verzoek de koten te heropenen Bevestiging volgt z.s.m per
       brief. Koten mogen open vanaf 1 juni voor herstelwerkzaamheden
       Externe communicatie-> dit is wat we gaan doen. Na raadsvergadering
       communicatiebericht uitsturen aan bouwers en pers
       Als de clubs de maatregelen heeft genomen volgt en een inspectie of alles verholpen Is.


   5   Raadsvoorstel 'verzoek 450K voor uitvoeren direct noodzakelijk onderhoud'
       (scenario (n)iets doen)
Stand van zaken (proces)
</pre>

====================================================================== Einde pagina 28 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 29 ======================================================================

<pre>    Gevolgen en (financiële- juridische) consequenties raadsbesluit
    Impact positief- of negatief besluit op vervolgproces en uitwerken scenario ('meenemen
    investeringen')

    - heeft ingesproken tijdens de beeldvorming om een positief besluit te
    ondersteunen. Daarnaast de uitnodiging gedaan om een presentatie bij te wonen over het belang
    van de vastenavend, de Bergse bouwcultuur en het 'middel' bouwketen.

    Hoe om te gaan met de financiële gevolgen van het besluit. 75 tot 90 % van de investering gaat
    mee naar de toekomstscenario's. Opnemen in het bestek dat materialen hergebruikt worden.

        6. Uitnodiging raad voor presentatie bij inspreken 2015
    Doel
    Impact op lopende proces
    Organisatie (wie, waar, hoe, wanneer)
    Betrekken belanghebbenden (BC's en stichtingen uit 2 Bergse (deel)kemen)
    Eventuele bijdrage gemeente
    Externe communicatie

    - kijkt naar data voor presentatie. Onderaan het verslag is een tabel opgenomen met data
    dat de raad een vergadering/ dialoogavond heeft. Geadviseerd wordt om een datum te kiezen die
    niet is opgenomen in de tabel. SV is in de lead voor het uitnodigen van de raad. Avond wordt wel
    in samenwerking vormgegeven.

        7. Afhandelen motie door college
    Raadsmededeling uitwerking scenario ·s1 voorstel ter besluitvorming door raad
    Dekkingsvoorstel bij vraag om uitzetting op huidige cultuurbegroting
    Externe communicatie

    Organiseren beeldvorming 2/ dialoogavond -> Raad meenemen in het verhaal waar we mee
    bezig zijn. Wel een tussenbericht uitdoen over de wijziging in het proces en de uitnodiging die
    gedaan wordt voor de presentie.

        8. Actielijst en vervolgafspraken
     Actie
     O stellen ebrutksinstructies
                                                      ..   '.            Stand van zaken

1
     OpstelleA commuAtcatiebenctit                                   I ~fgeFoAd: peFsberictit is 1:JilgegaaA
                                                                       Aadat de FaadsledeA zijA
                                                                     I geiAmr:meeFd O\'eF het rnadsvooFStel
                                                                     ·    stelwerkzaamtiedeA


    Bevestigingsbrief start herstelwerkzaamheden                         Nog op te stellen
    door bouwclubs                                                   I
    Tekst11oorslel informeren bouwers 011er start                        Afgerond
    herstelwerkzaamheden


    Opstellen tussenbericht inzake uitvoering                            Lopende
    motie




       9. Rondvraag
Geen vragen/ opmerkingen.
</pre>

====================================================================== Einde pagina 29 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 30 ======================================================================

<pre>Afsluiting



Data dat gemeenteraad actief is.
 Datum                             Bijeenkomst
 Dinsdag 1 juni                    Algemene commissie
 Woensdag 2 juni                   Commissie ROE
 Donderdag 3 juni                  Dialoogavond
 Donderdag 10 juni                 Raadsvergadering
 Maandag 14 juni                   Presidium/auditcommissie
 Dinsdag-woensdag 15/16 juni       VNG congres
 Woensdag 16 juni                  Dialoogavond
 Donderdag 17 juni                 Commissie (verbonden partijen en jaarrekening)
 Dinsdag 22 juni                   Beeldvorming (beleidskader)
 Woensdag 23 juni                  Dialoogavond
 Donderdag 24 juni                 Raadsvergadering (verbonden partijen en jaarrekening)
 Maandag 28 juni                   Dialoogavond
 Dinsdag 29 juni                   Commissie (beleidskader)
 Donderdag 1 juli                  Beeldvorming*
 Maandag 5 juli                    Dialoogavond
 Dinsdag 6 juli                    Beeldvorming*
 Donderdag 8 juli                  Raadsvergadering (beleidskader)
 Maandag 12 juli                   Dialoogavond (Auvergnepolder)
 Woensdag 14 juli                  Commissievergadering**
 Donderdag 15 juli                 Commissievergadering**
 Maandag 19 juli                   Dialoogavond
 Donderdag 22 juli                 Raadsvergadering
</pre>

====================================================================== Einde pagina 30 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 31 ======================================================================

<pre>Verslag 'bestuurlijkoverleg bouwkoten 5 juli 2021'

Datum           . 5 juli 2021
Tijd            · 19:30 - 20· 15 uur
Plaats          : MS Teams
Aanwezigen

                : Patrick van der Velden (wethouder)


Afwezigen



Notulen aan     : aanwezigen, bestuur SBB, bestuur SHW, bestuur SV, betrokken bestuurders BoZ

   1.   Opening
        Barry Jacobs heet iedereen welkom.

   2.   Vaststellen verslag BO 26 mei
        Verslag is nog niet doorgenomen laatste overleg van Hal-Wana wel   besproken.1111
        geeft op-/aanmerkingen separaat aan. - zal deze delen met - Barry en Patrick.

   3.   Inbrengen punten en vaststellen agenda
        Agenda wordt vastgesteld.

   4.   Ervaringen dialoog avond
        Prima avond. Bezetting had optimaler gekund. Goede avond wel wat kritische
        opmerkingen omdat het scenario nog verder uitgewerkt dient te worden. Er zijn nog wat
        stappen te zetten maar daar moeten we de schouders onder zetten en de details verder
        uitwerken.

   Proces:
  S. Verdere uitwerking scenario Hal-Wana + financieel kader
  6. Uitgangspunten huisvestingsplan scenario's
     Motie. Zelf aangekondigd dat we met drie scenario's komen. Hier de raad meermaals
     over geïnformeerd. Scenario 'Niets doen' aan het ene uiterste en nieuwbouw aan het
        andere uiterste. Daartussen zitten twee scenario's; renovatie/ GO+ renovatie/ GO met
        financiering van de stichtingen.


        Hoe gaan we dit naar de raad brengen? Gaat het college richting geven
        (voorkeurscenario} of wordt de keuze in het midden gelaten en laten we de keuze aan de
        raad. Tot op heden zit het college nog niet op een lijn. Barry en Patrick stemmen nog af
        op welke manier het dossier door de raad heen gaat. Afhankelijk van deze uitkomst zal
        de uitwerking van alle scenario's als bijlage worden bijgevoegd bij het voorstel.



        Moeten we het nog voorkeursscenario noemen of is het het meest realistische scenario?
</pre>

====================================================================== Einde pagina 31 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 32 ======================================================================

<pre>   Opgemerkt wordt dat het eenzelfde handelswijze is als dat we in Halsteren en
   Lepelstraat hanteren. Daarnaast is het het scenario dat na analyses de meeste plussen
   heeft.

   Binnen scenario 2 wordt nog gekeken welke alternatieven er zijn voor de financiële
   dekking. Dit om het gesprek goed te voeren over waarom er niet gekozen wordt voor
   andere financieringsmethodieken. Draagt het project bij aan de realisatie van
   beleidsdoelen uit andere beleidsvelden en kunnen zij mogelijk in financiële zin bijdragen
   aan de oplossing van dit dossier.

   De vragen die wij hebben openstaan zullen we per word-document delen met jullie.
   Onderwerpen waar geen overeenstemming wordt bereikt worden besproken met de
   beide wethouders. Planning raad: inzet op oktober. Neemt niet weg dat we nu 'rustig'
   aan kunnen doen. Als er de mogelijkheid is om de raad van september te halen moeten
   we dat zeker niet nalaten.


   Hoe aan andere financieringsstromen komen? Bijv. subsidies etc. kunnen we hier nog
   een keer naar kijken. Constateren dat fondsen niet meer subsidiëren voor stenen.
   Meenemen in de uitwerking van de scenario's. Zorgen dat we deze discussie voorkomen.

7. Vaststellen Vervolgstappen
   Uitgangspunten moeten helder zijn. Wat nemen wel en niet mee in de scenario's en
   waar wijken we af van de eerdere projectambitie. Oftewel wat krijgen we voor ons geld.
   ln fysieke bijeenkomsten verdere uitwerking geven aan het scenario .• en -
   stemmen af wat in de agenda's uitkomt.

   Volgend BO:
   7 t/m 13 augustus 2021 (indien haalbaar tussen de vakanties)
   8 september 2021.
</pre>

====================================================================== Einde pagina 32 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 33 ======================================================================

<pre>Gesprek voortgang uitwerking voorstel scenario 2, 9 augustus '21
Aanwezig:                wethouder Patrick vd Velden,

Gesproken over de voortgang m.b.t. het raadsvoorstel bouwkoten. De variant 'Halwana' gaat uit
van een meerjarige subsidie a (max) 2 ton. Gemeente blijft grondeigenaar en verstrekt subsidie aan
de stichting voor de risicodragende realisatie, beheer en de exploitatie van het complex. Het model gaat
uit van een verband-vereiste koppeling tussen grond, geld en garantie. Juridisch is dit een model dat kan
en mag. Het gaat op een aantal onderdelen echter wel in tegen eigen beleid.

To do m.b.t. voorstel
       Het advies (nog te ontvangen) van de stichting maatschappelijk financieren wordt verwerkt in
       het voorstel.
       Prestatieafspraken op hoofdlijnen benoemen en uitwerken waar mogelijk. (Gebruik maken van
       eerdere afspraken en concept afspraken uit eerder stadium).
       Uitwerken risicoparagraaf
       Opnemen toekenning subsidie aan SV tbv bouwtransitie (spreekt vertrouwen uit)
       Duidelijk wegzetten van de financiele beslispunten. Spreken over het benodigd extra budget en
       niet het totaal. 135 vs 200

Bestuurlijk proces.
       College in laten stemmen het voorstel, tevens uitwerking motie, door te geleiden naar
      de gemeenteraad. Zij moeten het besluit nemen om extra budget ter beschikking te
      stellen en af te wijken van de subsidieverordening (max 4 jaar, is te vermijden door om
      de 4 jaar te actualiseren en de erfpacht voor 30/40 jaar aan te gaan) en het grond-
       /vastgoedbeleid.
       Oe systematiek is juridisch mogelijk toch is het goed om de financieel directeur en de
       wethouder financiën te informeren over het voorstel en de technische uitwerking ___
       - (adviseur van de Stichtingen) is bereid een toelichting te geven.

Nog uitzoeken/ doen:
       Is er een modus waarbij de subsidie gedurende de looptijd kan worden afgebouwd.
       Enerzijds door de financierings>.«orm (lineair ip>.« annuïtair). Anderzijds door in de eerste
       periode 1,an subsidie>.«erstrekking de stichtingen de mogelijkheid te ge•.«en (extra)
       inkomsten te genereren •,yaardoor gemeentelijke Bijdrage naar beneden kan worden
       bijgesteld. Actie niet omarmd
       Bij het overgaan van het economisch eigendom dient wel overdrachtsbelasting betaald
       te worden. Om het financieel plaatsje rond te maken is het noodzakelijk te weten wat de
       huidige boekwaarden is van Kl. Actie -
       - en Petra Koen de rs worden geïnformeerd over de systematiek van
       financiering. Gesprek gaat niet over de bestuurlijke afweging. Bij voorkeur voorafgaand
       aan het BO van 8 september (tussen 30 augustus en 8 september}. Secretariaat plant 2




       -
       data zodat ook                    uitgenodigd kan worden om het verhaal te doen. (actie
</pre>

====================================================================== Einde pagina 33 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 34 ======================================================================

<pre></pre>

====================================================================== Einde pagina 34 =================================================================

<br><br>