<b>Bijsluiter</b>. De hyperlink naar het originele document werkt niet meer. Daarom laat Woogle de tekst zien die in dat document stond. Deze tekst kan vreemde foutieve woorden of zinnen bevatten en de opmaak kan verdwenen of veranderd zijn. Dit komt door het zwartlakken van vertrouwelijke informatie of doordat de tekst niet digitaal beschikbaar was en dus ingescand en vervolgens via OCR weer ingelezen is. Voor het originele document, neem contact op met de Woo-contactpersoon van het bestuursorgaan.<br><br>====================================================================== Pagina 1 ======================================================================

<pre>         Gemeenschappelijke regeling Blink

      Afvalbeheer is meer dan inzamelen alleen
      Koers- en strategiebepalende keuzes Blink

 Advies ten behoeve van besluitvorming omtrent de
ontwikkeling van Blink tot robuuste kennisorganisatie

                   26 maart 2017
</pre>

====================================================================== Einde pagina 1 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 2 ======================================================================

<pre>         Inhoudsopgave

         1    Samenvatting                                          Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd.

         2    Ontwikkeling robuuste kennisorganisatie Blink-organisatie                              6

         3    Robuuste organisatie                                                                   7
              3.1 Een robuuste (interne) organisatie: Hoofd Bedrijfsbureau                           7
              3.2 Verruimen kwaliteit en kwantiteit administratieve organisatie                      7
              3.3 Overhevelen plannersfunctie                                                        9




Koers- en strategiebepalende keuzes Blink                –26 maart 2017 -                         2/10
Besluitvorming Ontwikkeling robuuste kennisorganisatie Blink
</pre>

====================================================================== Einde pagina 2 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 3 ======================================================================

<pre>Koers- en strategiebepalende keuzes Blink                –26 maart 2017 -   3/10
Besluitvorming Ontwikkeling robuuste kennisorganisatie Blink
</pre>

====================================================================== Einde pagina 3 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 4 ======================================================================

<pre>   1     Samenvatting
         Blink heeft de afgelopen jaren een aanzienlijke ontwikkeling doorgemaakt met groei op
         alle fronten tot gevolg. Vast te stellen is dan ook dat daardoor een verdieping van exper-
         tise en kwantitatieve verruiming van de capaciteit op het gebied van de AO/IC noodza-
         kelijk is. Voortzetting van de huidige situatie betekent het voortduren en intensiveren
         van de volgende risico’s;
                 Continuiteitsrisico
                 Kwaliteitsrisico
              Risico op het gebied van checks and balances, accountability, enz
         Concreet betekent dit dat er noodzaak bestaat de volgende aspecten binnen de AO/IC
         verder te ontwikkelen.
                 Kwalitatief en kwantitatief verruimen/optimaliseren van de administratieve
                  organisatie/interne controle; Het betreft hier vooral het toevoegen van nu niet
                  aanwezige kwantitatieve capaciteit en diepgaandere kennis op het gebied van
                  bedrijfseconomische analyses, calculaties, rapportages, forecasts, treasury, li-
                  quiditeitenplanning, etc.
                 Optimaliseren financieel beheer. ‘Checks and balances’ en accountability.

         Niet alleen de directie stelt deze noodzakelijke kwaliteitsslag vast. Ook de bevindingen
         van de accountant, als gevolg van de controle op de jaarrekening van 2016, spelen hier
         een belangrijke rol. In zijn Accountantsverslag 2016 maakt hij immers melding van de
         noodzaak en wenselijkheid te komen tot uitbreiding, verdieping en professionalisering
         van de structuur, de governance en de AO/IC alsmede de daarbij behorende formatie.

         Als oplossing voor deze problematiek wordt voorgesteld de functie van hoofd Bedrijfs-
         bureau toe te voegen aan de bestaande formatie van Blink. Daarbij is uit te gaan van een
         part-time functie (0,6 fte).
         Qua positionering wordt het hoofd Bedrijfsbureau geplaatst binnen Personeel Blink BV
         waarbij het hoofd wordt aangestuurd door de directeur. Het hoofd Bedrijfsbureau heeft
         een eigen verantwoordelijkheid en de bevoegdheid rechtstreeks te rapporteren aan (de
         controller van) het Dagelijks bestuur en Algemeen Bestuur.
         Invulling van een hoofd Bedrijfsbureau van 0.6 fte. Daarbij wordt rekening gehouden
         met een gemiddelde van € 72.500,- aan personeelskosten per jaar

         Daarnaast is vast te stellen is dat er reeds langdurig sprake is van een weeffout in de
         organisatie van het planningsproces ten behoeve van de uitvoerende werkzaamheden
         van Blink. Er is namelijk verzuimd de functie van Planner huisvuilinzameling in die opera-
         tie te betrekken. In het licht om te komen tot een robuuste organisatie dient zich thans
         het moment aan deze weeffout te herstellen.


Koers- en strategiebepalende keuzes Blink                –26 maart 2017 -                   4/10
Besluitvorming Ontwikkeling robuuste kennisorganisatie Blink
</pre>

====================================================================== Einde pagina 4 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 5 ======================================================================

<pre>         In de huidige situatie werkt de planner weliswaar nauw samen met de betrokken opzich-
         ters en Coördinator van Blink, echter wordt deze functioneel, hiërarchisch en organisa-
         torisch aangestuurd vanuit SUEZ. De eenduidigheid van en de herkenbaarheid van ver-
         antwoordelijkheden binnen het primaire proces van Blink worden sterk verbeterd indien
         de planner zijn werkzaamheden uitvoert binnen de hiërarchie en verantwoordelijkheden
         van Blink.
         Daarnaast is er sprake van een ongewenste situatie die inhoudt dat deze functionaris
         volledig voor Blink actief is, echter Blink daarvoor aan SUEZ in het geheel geen vergoe-
         ding betaalt. Opname van deze functionaris in Personeel Blink BV zou, naast het herstel-
         len van deze weeffout een versterking van de kernformatie van Blink betekenen, waarbij
         er wel sprake is van een toename van de indirecte personeelskosten ter grootte van,
         naar verwachting, maximaal € 70.500 op jaarbasis. Op basis van het voorgaande wordt
         voorgesteld de plannersfunctie en de medewerkster die deze thans invult, over te heve-
         len naar Blink.




Koers- en strategiebepalende keuzes Blink                –26 maart 2017 -                5/10
Besluitvorming Ontwikkeling robuuste kennisorganisatie Blink
</pre>

====================================================================== Einde pagina 5 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 6 ======================================================================

<pre>    2    Ontwikkeling robuuste kennisorganisatie Blink-organisatie
         Als gevolg van de inventariserende werkzaamheden in de voorfasen van het tot stand-
         komen van het Ondernemingsplan, de op 19 januari 2017 gehouden strategische bijeen-
         komst en de situatie binnen Blink, zoals vastgesteld door de directie, is een beeld ont-
         staan over de ontwikkelopgaven waarvoor Blink zich gesteld ziet. Daarover is het vol-
         gende te stellen:

           De interne organisatie van Blink moet, als gevolg van de groei, diversificatie en in-
            houdelijke doelen en ambities van de gemeenten, door ontwikkelen en worden ge-
            optimaliseerd. Primaire aandachtspunten daarbij zijn:
                 o Op vereist niveau brengen van AO/IC door middel van het uitbreiden van de
                      formatie met de functie Hoofd bedrijfsbureau
                 o Overhevelen plannersfunctie van de SUEZ-organisatie naar de formatie van
                      Blink
         Deze ontwikkeling moet er toe leiden dat de Blink-organisatie zich moet ontwikkelen tot
         een robuuste organisatie, waarbij met professioneel en bedrijfsmatig functioneren de
         continuïteit, kwaliteit en efficiëntie zijn gewaarborgd.
         Met de ontwikkeling en implementatie, wordt tevens gehoor gegeven aan één van de
         ontwikkelpunten uit het evaluatieonderzoek van 10 april 2015.




Koers- en strategiebepalende keuzes Blink                –26 maart 2017 -                6/10
Besluitvorming Ontwikkeling robuuste kennisorganisatie Blink
</pre>

====================================================================== Einde pagina 6 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 7 ======================================================================

<pre>    3    Robuuste organisatie


 3.1     Een robuuste (interne) organisatie: Hoofd Bedrijfsbureau
         Blink heeft de afgelopen jaren een aanzienlijke ontwikkeling doorgemaakt met groei op
         alle fronten tot gevolg. Vast te stellen is dan ook dat de huidige kwalitatieve en kwanti-
         tatieve capaciteit binnen Blink om alle administratieve en ondersteunende processen
         tijdig en adequaat in te vullen, ondanks grote inzet, onvoldoende is. Hiermee worden
         verschillende risico’s gelopen te weten;
            Continuiteitsrisico
            Kwaliteitsrisico
            Risico op het gebied van checks and balances, accountability, enz.


         Zoals hiervoor opgemerkt spelen in dit kader ook de bevindingen van de accountant als
         gevolg van de controle op de jaarrekening van 2016 een belangrijke rol. In zijn Accoun-
         tantsverslag 2016 maakt hij immers melding van de noodzaak en wenselijkheid te ko-
         men tot uitbreiding, verdieping en professionalisering van de structuur, de governance
         en de AO/IC alsmede de daarbij behorende formatie. De inhoud van het accountants-
         verslag is in die zin als ingelast in dit document te beschouwen.


 3.2     Verruimen kwaliteit en kwantiteit administratieve organisatie
         De beleidsmatige ontwikkelingen binnen de domeinen grond- en reststoffenbeheer en
         het beheer van de openbare ruimte, in combinatie met de groei in diensten en pro-
         ducten van Blink, leidt bij de deelnemende gemeenten tot een toenemende behoefte
         aan data ten behoeve van die beleidsontwikkelingen, analyses, kostencalculaties, diver-
         se vormen van rapportages, monitoring etc. Binnen Blink wordt momenteel aan deze
         behoefte invulling gegeven vanuit met name de Coördinator Uitvoering, alsmede de
         bedrijfsadministratie. Hierdoor en vanwege:
               de groei in operationele en ondersteunende werkzaamheden,
               de daardoor stijgende behoefte aan te leveren aansturing en begeleiding van de
                 opzichters
               het in aantal en tijdsbesteding almaar toenemende overlegvormen
               de toekomstige rol van de Coördinator in het realiseren van verdergaande
                 scheidingsresultaten
              de rol van de Coördinator in verdere optimalisering van de inzamelprocessen
         ontstaat er, bij voortduring van de huidige context, een situatie van toenemende en
         vanuit personeelszorg ontoelaatbare overbelasting van de Coördinator. Bovendien wor-
         den door deze ontwikkeling steeds meer functievreemde elementen aan zijn functie
         toegevoegd, simpelweg vanwege het ontbreken van een formatief alternatief. Uit oog-
         punt van het kunnen dragen van verantwoordelijkheden een ongewenste situatie.


Koers- en strategiebepalende keuzes Blink                –26 maart 2017 -                   7/10
Besluitvorming Ontwikkeling robuuste kennisorganisatie Blink
</pre>

====================================================================== Einde pagina 7 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 8 ======================================================================

<pre>         Hetzelfde geldt voor de bedrijfsadministratie. Vanwege groei van:
                 aantal diensten en producten
                 aantal personeelsleden
                 omvang en aantal soorten registraties
                 behoefte aan interne monitoring van processen
               enzovoorts
         is er ook binnen dit onderdeel sprake van overbelasting en een steeds prangerder wor-
         dende noodzaak aan meer diepgaande kennis van besturende en ondersteunende pro-
         cessen op administratief, registratief en (kantoor-)automatiseringsgebied.
         Binnen Blink is hiervoor momenteel geen formatie voorzien.

         Het op orde brengen en houden van de administratieve organisatie en processen vergt
         inbreng van thans niet aanwezige capaciteit, kennis en kunde. Hierdoor wordt een niet-
         aanvaardbaar risico gelopen ten aanzien van de beheersmatigheid en controleerbaar-
         heid van het financieel beheer en de administratieve processen.
         Als oplossing voor deze problematiek wordt voorgesteld de functie van hoofd Bedrijfs-
         bureau toe te voegen aan de bestaande formatie van Blink. Daarbij is uit te gaan van een
         part-time functie (0,6 fte). Tot de primaire aandachtsgebieden van deze functionaris
         gaan behoren:

            • Zorg voor een passende inrichting van de AO/IC (waaronder het “vier-
              ogenprincipe)
            • Adviseren inzake verbetering van de structuur en governance.
            • Maken en beheren van een sluitende planning & control cyclus.
            • Zorg voor informatieverzameling en –verwerking (boekhouding). Verantwoording
              voor het opstellen van (periodieke en incidentele) rapportages.
            • Informeren, adviseren van het Dagelijks Bestuur en Algemeen Bestuur van Blink
              en rapporteren over het financieel beleid
            • Informeren en adviseren van management en de directeur over financieel beleid.
            • Bewaken en sturen van de financiële positie van de GR en Blink-organisatie. Zorg
              voor scherp zicht op risico’s en actief adviseren over het afdekken daarvan.
            • Treasury en cashplanning.
            • Intensieve afstemming met de controller in verband met het opmaken van de be-
              groting, balans en verzorgen van de jaarrekening en meerjarenplanning.
            • Zorg voor financiële transparantie naar opdrachtgevers/aandeelhouders.
            • Onderhouden van de contacten met de financieel medewerkers van gemeenten.



Koers- en strategiebepalende keuzes Blink                –26 maart 2017 -                8/10
Besluitvorming Ontwikkeling robuuste kennisorganisatie Blink
</pre>

====================================================================== Einde pagina 8 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 9 ======================================================================

<pre>         Qua positionering wordt het hoofd Bedrijfsbureau geplaatst binnen Personeel Blink BV
         waarbij het hoofd wordt aangestuurd door de directeur. Het hoofd Bedrijfsbureau heeft
         een eigen verantwoordelijkheid en de bevoegdheid over zijn taken rechtstreeks te rap-
         porteren aan de controller van het Dagelijks bestuur en Algemeen Bestuur.




         Voorgesteld besluit:

         Invulling van een een hoofd Bedrijfsbureau van 0.6 fte. Daarbij wordt rekening gehou-
         den met een gemiddelde van € 72.500,- aan personeelskosten per jaar. Indien uit ge-
         gaan wordt van een indiensttreding van een Hoofd bedrijfsbureau per 1 juli 2017 bete-
         kent dit voor de begroting van 2017 een belasting met € 36.250. Vanaf 2018 is dan te
         rekenen met een toename van de indirecte personeelskosten van € 72.500 als gevolg
         van de toevoeging van deze functie aan de organisatie Blink.


 3.3     Overhevelen plannersfunctie
         Er is vast te stellen dat er al gedurende langere tijd sprake is van een weeffout in de
         wijze waarop het planningsproces van de uitvoerende werkzaamheden binnen Blink is
         ingericht. Met de oprichting van Personeel Blink BV is immers beoogt alle medewerkers
         die actief zijn binnen de operationele en administratieve processen in die onderneming
         onder te brengen. Er is echter verzuimd de functie die zich dagelijks en grotendeels be-
         zig houdt met de planning en dagelijks in nauw contact staat met de opzichters Inzame-
         ling in die operatie te betrekken.
         In het streven te komen tot een robuuste organisatie, kan dan ook de wens deze weef-
         fout te herstellen, niet ontbreken.

         In de huidige situatie werkt de, voor de primaire processen van Blink onmisbare planner
         weliswaar nauw samen met de betrokken opzichters en Coördinator van Blink, echter
         wordt deze functioneel, hiërarchisch en organisatorisch aangestuurd vanuit SUEZ. De
         eenduidigheid van en de herkenbaarheid van verantwoordelijkheden binnen het primai-
         re proces van Blink worden sterk verbeterd indien de planner zijn werkzaamheden uit-
         voert binnen de hiërarchie en verantwoordelijkheden van Blink.

         Daarnaast is er sprake van een ongewenste situatie die inhoudt dat deze functionaris
         volledig voor Blink actief is, echter Blink daarvoor aan SUEZ in het geheel geen vergoe-
         ding betaalt. Opname van deze functionaris in Personeel Blink BV zou het herstellen van
         deze weeffout betekenen, waarbij er wel sprake is van een toename van de indirecte
         personeelskosten ter grootte van naar verwachting maximaal € 70.500 op jaarbasis.




Koers- en strategiebepalende keuzes Blink                –26 maart 2017 -                9/10
Besluitvorming Ontwikkeling robuuste kennisorganisatie Blink
</pre>

====================================================================== Einde pagina 9 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 10 ======================================================================

<pre>         Voorgesteld besluit:
         Invulling van een vaste en eigen formatie van Blink ten behoeve van 1 fte ten behoeve
         van de functie van planner voor de huisvuilinzameling. Daarbij wordt rekening gehouden
         met een bedrag van € 70.500- aan personeelskosten per jaar. Indien uit gegaan wordt
         van een indiensttreding van een planner per 1 juli 2017 betekent dit voor de begroting
         van 2017 een belasting met maximaal € 35.250 voor deze functie. Vanaf 2018 is dan te
         rekenen met een toename van de indirecte personeelskosten van maximaal € 70.500 als
         gevolg van de toevoeging van de plannersfunctie aan de organisatie Blink.




         Het dagelijks Bestuur adviseert het Algemeen Bestuur te besluiten overeenkomstig het
         bovenstaande.

         Helmond,

         Blink GRR




         De Voorzitter                                          De secretaris




Koers- en strategiebepalende keuzes Blink                –26 maart 2017 -              10/10
Besluitvorming Ontwikkeling robuuste kennisorganisatie Blink
</pre>

====================================================================== Einde pagina 10 =================================================================

<br><br>