<b>Bijsluiter</b>. De hyperlink naar het originele document werkt niet meer. Daarom laat Woogle de tekst zien die in dat document stond. Deze tekst kan vreemde foutieve woorden of zinnen bevatten en de opmaak kan verdwenen of veranderd zijn. Dit komt door het zwartlakken van vertrouwelijke informatie of doordat de tekst niet digitaal beschikbaar was en dus ingescand en vervolgens via OCR weer ingelezen is. Voor het originele document, neem contact op met de Woo-contactpersoon van het bestuursorgaan.<br><br>====================================================================== Pagina 1 ======================================================================

<pre>                                                                                           EfriEEN „ZEZCZC
                                                                                          ETTEN-LEUR
Datum raadsvergadering.:
Agenda nr.
Onderwerp                   . invulling vacature griffie en aanpassen organisatie griffie
Aan de leden van de raad.
Voorstel
1.   In te stemmen met de vorming van een werkgeverscommissie voor de griffie en hiertoe de als
     bijlage aangehechte verordening vast te stellen
2. De raad te verzoeken tijdens de volgende vergadering de leden van de werkgeverscommissie te
     benoemen
3. De griffier op te dragen op basis van het bepaalde in de verordening werkgeverscommissie griffie
     een voorstel voor een aangepaste organisatieverordening griffie en een aangepaste instructie voor
     de griffier voor te bereiden
4. Mevrouw E.A.M. Marcinkowski-Marcelis op eigen verzoek met ingang van 1 mei 2018 eervol ontslag
     te verlenen
5. De organisatie van de griffie met ingang van 1 mei 2018 te laten bestaan uit:
          a. 1 fte griffier
          b. 0,1 fte plv. griffier
          c. 0,67 fte raadsadviseur
          d. 0,8 fte griffiemedewerker
6. De functie van raadsadviseur vast te stellen conform de normfunctie 'adviseur III' van HR 21
7. De financiële consequenties van dit voorstel te verwerken in de eerste bestuursrapportage 2018
Inleiding
De griffie kent geen formele werkgeverscommissie. De reden hiervan is gelegen dat in het verleden met
volledige instemming van alle betrokkenen is afgesproken dat de commissie die de functionerings- en de
beoordelingsgesprekken met de griffier voert, werd voorgezeten door de burgemeester. Omdat van een
bestuurscommissie conform artikel 83 van de Gemeentewet alleen raadsleden deel uit maken, was het
niet mogelijk een formele werkgeverscommissie in te stellen. Gevolg hiervan is dat alle rechtspositionele
aangelegenheden van de griffie door de raad moeten worden vastgesteld. Denk hierbij aan
aanpassingen in het rechtspositiebesluit, aanpassingen functiebeschrijvingen, vaststellen
functiewaardering, benoeming en ontslag van de medewerkers van de griffie. Met dit voorstel wordt
beoogd wel een formele werkgeverscommissie in te stellen.
Beoogd effect en evaluatie
Het beoogd effect van dit voorstel is tweeledig. Enerzijds wordt beoogd een werkgeverscommissie
conform artikel 83 Gemeentewet voor de griffie voor te stellen. Anderzijds wordt voorgesteld de
organisatie van de griffie aan te passen. Dit laatste gelet op de maatschappelijke ontwikkelingen zoals
geschetst in bijlage 2 en het eervol ontslag op eigen verzoek van mevrouw Marcinkowski-Marcelis.
  rgumenten
 .1. Met de vorming van een werkgeverscommissie vult de gemeenteraad zijn werkgeversrol in
De gemeenteraad is werkgever van de griffier en de overige medewerkers op de griffie. De Vereniging
Nederlandse Gemeenten (VNG) adviseert de werkgeversfunctie van de gemeenteraad te delegeren aan
een in te stellen bestuurscommissie: werkgeverscommissie griffie. Voorgesteld wordt deze commissie te
</pre>

====================================================================== Einde pagina 1 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 2 ======================================================================

<pre>                                                       2
 laten bestaan uit drie raadsleden. Tevens wordt voorgesteld om de burgemeester als vaste adviseur aan
 de commissie toe te voegen. Dit omdat de burgemeester de griffier en de griffiemedewerkers ervaart in
 het dagelijks functioneren en de griffier kan beoordelen in diens rol als lid van het Bestuurlijk Ambtelijk
 Driehoeksoverleg (het wekelijks overleg tussen burgemeester, gemeentesecretaris/directeur en griffier)
2.1. Tijdens de vergadering van 7 mei 2018 worden de leden van de verschillende overleggremia formeel
 benoemd
 Tijdens de vergadering van 'de raad besluit' van 7 mei 2018 worden de leden van seniorenconvent,
 presidium etc. benoemd. Voorstel is om tijdens deze vergadering ook de leden van de
 werkgeverscommissie te laten benoemen.
3.1. Het instellen van een werkgeverscommissie vraagt ook een aanpassing van de
organisatieverordening griffie en de instructie voor de griffier
Omdat taken betreffende bijvoorbeeld benoeming en ontslag van het personeel op de griffie
 (uitgezonderd de griffier) worden gedelegeerd aan de werkgeverscommissie moeten de
organisatieverordening griffie en de instructie voor de griffier aangepast worden. Nadat de raad formeel
besluit tot het instellen van een werkgeverscommissie kunnen de noodzakelijke aanpassingen worden
 doorgevoerd en ter vaststelling aan de raad worden voorgelegd
4.1. Mevrouw Marcinkowski-Marcelis heeft gevraagd haar eervol ontslag te verlenen per 1 mei 2018
Mevrouw Marcinkowski-Marcelis is vanaf 1 juni 2002 in dienst van de griffie van de gemeente Etten-
Leur. Zij is werkzaam in de functie van griffiemedewerker en functioneert tot volle tevredenheid. Zij
heeft binnen de gemeente Etten-Leur een nieuwe uitdaging gevonden en gaat per 1 mei 2018 aan de
slag in de functie van wijkmanager binnen de afdeling Samenleving. Gelet hierop wordt voorgesteld
mevrouw Marcinkowski-Marcelis per 1 mei 2018 eervol ontslag te verlenen.
5.1. Maatschappelijke ontwikkelingen vragen andere inzet van de griffie
Door het seniorenconvent zijn de in bijlage 2 weergegeven maatschappelijke ontwikkelingen onderkend.
Het betreft de volgende ontwikkelingen
     - Verdergaande regionalisering
     - De verhouding tussen de representatieve en de participatieve democratie
     - Een zich verder ontwikkelende netwerksamenleving in relatie tot een groeiend gemeentelijk
         takenpakket
Het seniorenconvent heeft hierbij ook de gevolgen voor de raad geschetst zoals weergegeven in de
bijlage. In het verlengde van de gevolgen voor de raad zijn er natuurlijk ook gevolgen voor de griffie.
Wanneer bovenstaande ontwikkelingen worden bezien, dan ligt de extra ondersteuningsbehoefte van
de gemeenteraad in de toekomt met name op het strategisch niveau. Juist op dit vlak is de capaciteit
van de griffie beperkt aangezien de griffier fulltime voor de griffie beschikbaar is maar de
plaatsvervangend griffier slechts één dagdeel. Daarnaast bestaat de formatie van de griffie uit 1,4 fte
griffiemedewerker.
De beperkte capaciteit op strategisch niveau houdt een kwetsbaarheid in. Om de raad de ondersteuning
te bieden die voor de toekomst nodig is, wordt voorgesteld toe te groeien naar een formatie die bestaat
uit:
• 1 fte griffier
• 0,78 fte raadsadviseur (tevens plaatsvervangend griffier)
• 1 fte administratieve ondersteuning
</pre>

====================================================================== Einde pagina 2 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 3 ======================================================================

<pre>                                                       3
De bedoeling is om in een periode van 3 tot 4 jaar via natuurlijk verloop naar deze situatie toe te
groeien. Vanaf 1 mei 2018 ziet de formatie van de griffie er als volgt uit:
• 1 fte griffier
• 0,1 fte plaatsvervangend griffier
• 0,67 fte raadsadviseur (tevens beoogd plaatsvervangend griffier), vacature
• 0,8 fte griffiemedewerker
De inschaling van de functies op de griffie gaat net als voor de ambtelijke organisatie, plaatsvinden op
basis van een landelijk uniform systeem, HR21 genaamd. Het is de bedoeling dat de raadsadviseur op
termijn toegroeit naar de functie van plaatsvervangend griffier (formatieomvang 0,78 fte). De
voorgestelde aanpassing betekent op termijn een groei ten opzichte van de huidige formatie van 0,25
fte. Doordat de functie van raadsadviseur een hogere inschaling kent dat de huidige functie
griffiemedewerker vraagt dit ten opzichte van de huidige situatie een structurele investering van €
30.000,-.
Met het seniorenconvent was afgesproken bovenstaand voorstel in te brengen in de kadernota 2019-
2022. Dit om tot een structurele afweging te komen ten opzichte van andere wensen. Gezien echter het
ontstaat van een vacature als gevolg van het vertrekt van mevrouw Marcinkowski-Marcelis en de
noodzaak om de ontstane vacature direct in te kunnen vullen wordt het voorstel nu separaat aan de
raad voorgelegd.
6.1. Voor de nieuw in te stellen functie van raadadviseur moet een normfunctie worden vastgesteld
De inschaling van de functies op de griffie gaat net als voor de ambtelijke organisatie, plaatsvinden op
basis van een landelijk uniform systeem, HR21 genaamd. Voorstel is om de functie van raadsadviseur,
waarvan de functiebeschrijving als bijlage 3 is aangehecht, in te delen in normfunctie 'adviseur III'.
7.1. De voorgestelde organisatieaanpassing van de griffie heeft structurele consequenties voor de
begroting 2018 en verder
De structurele consequenties van dit voorstel voor de begroting worden verwerkt in de eerste
bestuursrapportage 2018.
Alternatieven/varianten
1.1., 2.1. en 3.1. Geen werkgeverscommissie instellen
Het is mogelijk om geen werkgeverscommissie ex artikel 83 Gemeentewet in te stellen. Dit heeft echter
niet de voorkeur omdat dan alle personele aangelegenheden betreffende de griffie steeds door de
gemeenteraad moeten worden vastgesteld, terwijl een aantal besluiten bijvoorbeeld betreffende de
rechtspositie geen afwegingsruimte biedt.
4.1., 5.1., 6.1. en 7.1. De organisatie van de griffie niet aanpassen en een griffiemedewerker voor 22 uur
werven
Het is mogelijk de vacature die ontstaat in te vullen door 22 uur griffiemedewerker te gaan werven en
de organisatiestructuur van de griffie niet aan te passen. Hiermee blijven de kosten voor de griffie op
het huidige niveau gehandhaafd. Echter de grote kwetsbaarheid van de griffie op strategisch niveau
wordt niet opgelost. Ook wordt het momentum van het natuurlijk verloop niet benut om de griffie en
daarmee de ondersteuning van de raad op de toekomst voor te bereiden. Een toekomst die in bijlage 2
wordt geschetst. Gelet hierop heeft dit alternatief niet de voorkeur.
</pre>

====================================================================== Einde pagina 3 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 4 ======================================================================

<pre>                                                      4
 Kanttekeningen en risico's
1.1. Het instellen van een nieuwe functie vraagt een herverdeling van taken binnen de griffie
 Met het instellen van de functie van raadsadviseur moeten de taken binnen de griffie opnieuw worden
 verdeeld. Deze verdeling vindt in goed overleg in het tweewekelijks werkoverleg griffie plaats waarbij
 recht wordt gedaan aan de eigenheid van alle functies zoals die vanaf 1 mei 2018 op de griffie aanwezig
 zijn.
1.2. Het werven van en parttime raadsadviseur kan lastig zijn
 Niet voor iedereen is een parttime functie een aantrekkelijke optie. Verwachting is echter dat een
functie die in gemiddeld 6 dagdelen per week kan worden ingevuld voor voldoende sollicitanten
interessant kan zijn. Gelet op de wens om zo snel mogelijk de vacature in te vullen wordt de functie
gelijktijdig intern en extern opengesteld.
Financiële toelichting
De inschaling van de functies op de griffie gaat net als voor de ambtelijke organisatie, plaatsvinden op
basis van een landelijk uniform systeem, HR21 genaamd. Het is de bedoeling dat de raadsadviseur op
termijn toegroeit naar de functie van plaatsvervangend griffier (formatieomvang 0,78 fte). De
voorgestelde aanpassing betekent op termijn een groei ten opzichte van de huidige formatie van 0,25
fte. Doordat de functie van raadsadviseur een hogere inschaling kent dat de huidige functie
griffiemedewerker vraagt dit ten opzichte van de huidige situatie een structurele investering van C
30.000,-.
Personele toelichting
Voor de personele toelichting wordt kortheidshalve verwezen naar het gestelde onder argument 5.1.
Juridische toelichting
Voor de juridische toelichting wordt kortheidshalve verwezen naar het gestelde onder de argumenten
1.1., 1.3. en 5.1.
Wijkgericht werken
Het voorstel heeft geen relatie tot wijkgericht werken.
Wmo-proof paragraaf
Het voorstel heeft geen relatie tot de WMO.
Planning
Direct na besluitvorming door de raad wordt de werving van een raadsadviseur opgestart. In de selectie
is uiteraard zowel een rol weggelegd voor de in te stellen werkgeverscommissie als voor de vanaf 1 mei
2018 op de griffie werkzame personen.
De aanpassing van de organisatieverordening griffie en de instructie voor de griffier wordt in de laatste
vergadering voor het zomerreces 2018 aan de raad ter besluitvorming voorgelegd.
De organisatieverandering binnen de griffie wordt in overleg met de werkgeverscommissie en de
medewerkers die werkzaam zijn op de griffie binnen een tijdsbestek van 3 tot 4 jaar op basis van
natuurlijk verloop doorgevoerd.
</pre>

====================================================================== Einde pagina 4 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 5 ======================================================================

<pre>                                                     5
Communicatie
1. Communicatie voorafgaand en tijdens het besluitvormingsproces
1.1.     Intern
Het voorstel is besproken met de medewerkers die werkzaam zijn op de griffie, de HR-adviseur, de
burgemeester en de leden van het seniorenconvent.
1.2.     Extern
Niet van toepassing.
2.   Communicatie na besluitvorming
2.1 Intern
Het besluit van uw raad wordt via de door de griffie op te stellen terugkoppeling gecommuniceerd met
de ambtelijke organisatie.
2.2 Extern
Het besluit van uw raad wordt gepubliceerd in de Etten-Leurse Bode en op Internet.
Bijlagen
Bijlage 1 Instelling werkgeverscommissie
Bijlage 2 Maatschappelijke ontwikkelingen en uitdagingen voor de gemeenteraad
Bijlage 3 Functieprofiel raadsadviseur versie april 2018
Etten-Leur, 9 april 2018
Hoogachtend,
De griffier,                    De raadsvoorzitter,
Dhr. W.C.M. Voeten.             Mw. M.W.M. de Vries.
</pre>

====================================================================== Einde pagina 5 =================================================================

<br><br>