<b>Bijsluiter</b>. De hyperlink naar het originele document werkt niet meer. Daarom laat Woogle de tekst zien die in dat document stond. Deze tekst kan vreemde foutieve woorden of zinnen bevatten en de opmaak kan verdwenen of veranderd zijn. Dit komt door het zwartlakken van vertrouwelijke informatie of doordat de tekst niet digitaal beschikbaar was en dus ingescand en vervolgens via OCR weer ingelezen is. Voor het originele document, neem contact op met de Woo-contactpersoon van het bestuursorgaan.<br><br>====================================================================== Pagina 1 ======================================================================

<pre>                                                                                     GEMEENTE Maa
                                                   1

                                                                                     ETTEN-LEUR
Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2018
(artikel 33 Gemeentewet) Gemeente Etten-Leur

De raad van de gemeente Etten-Leur;

Gelezen het voorstel van de voorzitter en de griffier van 22 augustus 2018;
Gezien het advies in de raadsvergadering 'de raad debatteert' op 3 september 2018;
Gelet op artikel 33, derde lid, van de Gemeentewet;

Besluit vast te stellen de volgende verordening:

Verordening op de ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2018 Gemeente Etten-
Leur;

Paragraaf 1: Ambtelijke bijstand

Artikel 1. Begripsbepalingen
In deze verordening wordt verstaan onder:
- ambtelijke bijstand: bijstand bij het opstellen van voorstellen, amendementen en moties of
    andere ambtelijke bijstand niet zijnde een verzoek om informatie;
    ambtenaar: ambtenaar van de gemeente, niet zijnde een medewerker van de griffie;
- document: document als bedoeld in artikel 1, onder a, van de Wet openbaarheid van bestuur;
-    fractie: fractie als bedoeld artikel 7 van het Reglement van orde voor vergaderingen en andere
    werkzaamheden van de raad 2017;
- burgerlid: persoon die is benoemd door de gemeenteraad en deel kan nemen aan de
    vergaderingen van 'de raad luistert' en 'de raad debatteert als bedoeld in arikel 4 van de
    verordening op 'de raad luistert'en 'de raad debatteert'2017;
- wet: Gemeentewet.

Artikel 2. Verzoek om informatie
1. Een raadslid kan de griffier verzoeken om feitelijke informatie van geringe omvang of om inzage
   in, of afschrift van, documenten waaromtrent geen geheimhouding krachtens de artikelen 25, 55
   of 86 van de wet is opgelegd
2. De griffier verstrekt zo spoedig mogelijk de verzochte informatie, voor zover deze daarover kan
   beschikken. Voor zover daarmee niet aan het verzoek voldaan is verzoekt de griffier de secretaris
   één of meer ambtenaren aan te wijzen die voor zover mogelijk de resterende informatie zo
   spoedig mogelijk verstrekken.

Artikel 3. Verzoek om ambtelijke bijstand
1. Een raadslid kan de griffier verzoeken om ambtelijke bijstand.
2. De griffier verleent zo spoedig mogelijk de ambtelijke bijstand, voor zover dit in redelijkheid kan
    worden gevergd. Voor zover daarmee niet aan het verzoek voldaan is kan de griffier de secretaris
    verzoeken om één of meer ambtenaren aan te wijzen die voor zover mogelijk het verzoek zo
    spoedig mogelijk verder inwilligen.
3. De secretaris wijst geen ambtenaar aan als:
   a. naar oordeel van de secretaris niet aannemelijk is gemaakt dat de ambtelijke bijstand
       betrekking heeft op raadswerkzaamheden, of
   b. dit naar het oordeel van de secretaris het belang van de gemeente kan schaden, of
   c. het raadslid reeds volledig gebruik heeft gemaakt van de hem op grond van artikel 5, eerste
       lid, beschikbaar gestelde ambtelijke bijstand.
</pre>

====================================================================== Einde pagina 1 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 2 ======================================================================

<pre>                                                 2


4. Als de ambtelijke bijstand op grond van het derde lid wordt geweigerd deelt de secretaris dit met
   redenen omkleed mee aan de griffier en aan het raadslid door of namens wie het verzoek is
   ingediend. De griffier of het raadslid kan de burgemeester verzoeken de ambtelijke bijstand
   alsnog te laten verlenen. De burgemeester beslist zo spoedig mogelijk op het verzoek.



Artikel 4. Geschil over ambtelijke bijstand
1. Indien een raadslid niet tevreden is over door een ambtenaar verleende bijstand, doet hij of de
    griffier hiervan mededeling aan de secretaris.
2. Indien overleg met de secretaris niet leidt tot een voor beide partijen bevredigende oplossing
    leggen zij de zaak voor aan de burgemeester. De burgemeester beslist zo spoedig mogelijk over
    de zaak.

Artikel 5. Hoeveelheid ambtelijke bijstand
1. Elk raadslid heeft per jaar recht op 20 uur ambtelijke bijstand als bedoeld in artikel 2, lid 3 voor
    zover deze bijstand wordt geleverd door de reguliere ambtelijke organisatie.
2.      a. Het recht in uren op ambtelijke bijstand van een raadslid is overdraagbaar naar andere
            leden van de fractie
        b. Indien één fractie zijn volledige recht op uren ambtelijke bijstand heeft opgebruikt,
            kan deze fractie een verzoek indienen bij de griffier om uren overgeheveld te krijgen
            van andere fracties
        c.  Op  basis van het overzicht van reeds gebruikte uren van de verschillende fracties
            zoals weergegeven in artikel 5, lid 3 beslist de griffier, gehoord de fractievoorzitters
            over dit verzoek.
3. De secretaris houdt in een register bij hoeveel uren per jaar een raadslid gebruik maakt van
    ambtelijke bijstand als bedoeld in artikel 2, lid 4 voor zover deze bijstand wordt geleverd door de
    reguliere ambtelijke organisatie.



Artikel 6. Verstrekking informatie over verzoeken om ambtelijke bijstand
1. De secretaris verstrekt aan het lid van het college op wiens werkzaamheden een verzoek om
    ambtelijke bijstand betrekking heeft, desgevraagd een afschrift van het verzoek.
2. Als het college of één of meer leden van het college informatie wensen over een verzoek om
    ambtelijke bijstand of over de inhoud van verleende ambtelijke bijstand, wenden zij zich daartoe
    rechtstreeks tot het betrokken raadslid


Paragraaf 2 Fractieondersteuning

Artikel 7. Recht op fractieondersteuning
De fracties, zoals bedoeld in artikel 7 van het reglement van orde, ontvangen geen financiële
bijdrage als tegemoetkoming in de kosten voor het functioneren van de fractie.


Paragraaf 3 Slotbepaling

Artikel 8. Intrekken oude verordening en inwerkingtreding
Deze verordening treedt in werking met ingang van 1 oktober 2018 en treedt in de plaats van de
"verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2016" die per 30 september 2018 vervalt.

Artikel 9. Citeerartikel
Deze verordening wordt aangehaald als: "Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning
2018 gemeente Etten-Leur".
</pre>

====================================================================== Einde pagina 2 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 3 ======================================================================

<pre>Aldus besloten in de openbare raadsvergadering van
                                                     0 3 SEP. 2018
De raad voornoemd,




Dhr. W.C.M. Voeten                              Mw. M.W.M. de Vries
raadsgriffier                                   raadsvoorzitter
</pre>

====================================================================== Einde pagina 3 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 4 ======================================================================

<pre>                                                   4


Toelichting

Algemeen

Artikel 33 van de Gemeentewet (hierna: wet) bepaalt dat de raad en elk van zijn leden recht hebben
op ambtelijke bijstand (eerste lid) en dat de in de raad vertegenwoordigde groeperingen (de fracties)
recht hebben op ondersteuning (tweede lid). Met betrekking tot de ambtelijke bijstand en de
ondersteuning van fracties moet de raad een verordening vaststellen die ten aanzien van de
ondersteuning regels over de besteding en de verantwoording bevat (derde lid). Met deze
verordening wordt hier uitvoering aan gegeven. De formulering van artikel 33 van de wet laat buiten
twijfel dat individuele raadsleden, dus ook die behorend tot een minderheid in de raad, recht hebben
op ambtelijke bijstand. Op deze verordening kan dus door alle raadsleden een beroep worden
gedaan.

In deze verordening vervult de griffier een centrale rol. De hoofdverantwoordelijkheid van de griffier
is de ondersteuning van de raad; hij of zij is onder andere het eerste aanspreekpunt als het gaat om
verzoeken om informatie en ambtelijke bijstand. Een nadere omschrijving van en toelichting op de
taken van de griffier is vastgelegd in de ambtsinstructie van de griffier. De griffiemedewerkers
(ongeacht functiebenaming als procescoördinator, raadsassistent of commissiegriffier) vallen wel
onder het gezag van de griffier. De commissiegriffiers die niet formeel ondergebracht zijn bij de
griffie handelen in ieder geval bij de uitvoering van de werkzaamheden als commissiegriffier
overeenkomstig de aanwijzingen van de griffier.

De griffier vervult via de secretaris ook de rol van schakel tussen de raadsleden en de reguliere
ambtelijke organisatie. Dat de raad over een griffier met griffie beschikt betekent niet dat er geen
behoefte is aan ambtelijke bijstand door de reguliere ambtelijke organisatie. De griffie is, in
vergelijking met de reguliere organisatie, beperkt in omvang. Voor specialistische hulp op het gebied
van het maken van amendementen, moties en regelingen zal in bepaalde gevallen een beroep op
deze organisatie dan ook nodig zijn. Dit geldt ook voor specifieke informatie die alleen bij de
reguliere ambtelijke organisatie beschikbaar is. Omdat de griffier geen zeggenschap heeft over de
reguliere ambtelijke organisatie zal daarom de secretaris in dergelijke gevallen de ambtenaar die de
bijstand verleent moeten aanwijzen. Daarom zijn bepaalde aspecten van de rol van de
gemeentesecretaris in deze verordening nader uitgewerkt. Dat is van belang om de rol van de
secretaris op een juiste wijze vorm te geven nu er een splitsing heeft plaatsgevonden tussen griffie
en reguliere ambtelijke organisatie.

Artikelsgewijs

In deze artikelsgewijze toelichting worden enkel die bepalingen die nadere toelichting behoeven
behandeld.

Artikel 1. Begripsbepalingen
Hoewel medewerkers van de griffie wel degelijk ambtenaren zijn in de zin van de Ambtenarenwet
worden ze in deze verordening uitgezonderd van het begrip 'ambtenaar'. Hier is voor gekozen om
onderscheid aan te kunnen brengen tussen de reguliere ambtelijke organisatie, die onder het gezag
van het college valt op grond van artikel 160 van de wet, en de medewerkers van de griffie, die onder
het gezag van de raad vallen (artikel 107e van de wet).

Artikel 2. Verzoek om informatie
Raadsleden of burgerleden die feitelijke informatie van geringe omvang nodig hebben, hoeven zich
niet via de formele weg van artikel 169, tweede en volgende lid, van de wet tot het college te
richten. In dit artikel is bepaald dat zij hun verzoek dan aan de griffier moeten doen. In het eerste lid
is voor de goede orde toegevoegd dat het uitsluitend gaat om documenten waarop geen
</pre>

====================================================================== Einde pagina 4 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 5 ======================================================================

<pre>                                                5


geheimhouding rust. De griffier moet immers zelf een opgelegde geheimhouding in acht nemen. Als
een raadslid geheime stukken opvraagt die alleen mogen worden ingezien, dan moet de griffier hem
doorverwijzen naar het orgaan dat de geheimhouding heeft opgelegd. De griffier (of één van de
griffiemedewerkers) verstrekt vervolgens de informatie zo spoedig mogelijk (tweede lid). Als zij
echter niet in staat zijn om volledig tegemoet te komen aan het verzoek kan door de griffier en via de
secretaris gekeken worden of de reguliere ambtelijke organisatie de informatie kan leveren. Het is in
lijn met de onderlinge taakverdeling dat de griffier de aangewezen persoon is om de voortgang in het
proces te bewaken.

Artikel 3. Verzoek om ambtelijke bijstand
Ook verzoeken om ambtelijke bijstand moeten aan de griffier gericht worden. Als de
griffiemedewerkers de ondersteuning niet kunnen leveren, overlegt de griffier met de secretaris over
de inzet van ambtenaren van de reguliere ambtelijke organisatie. Het is aan de secretaris om te
beoordelen of één van de in het derde lid genoemde `weigeringsgronden' voor het door ambtenaren
van de reguliere ambtelijke organisatie verlenen van ambtelijke bijstand zich voordoet. Het vierde lid
regelt dat de uiteindelijke beslissing over het niet verlenen van ambtelijke bijstand is voorbehouden
aan de burgemeester; de griffier of het betreffende raadslid kunnen namelijk na weigering de
burgemeester verzoeken de ambtelijke bijstand alsnog te laten verlenen. Het ligt in de rede dat de
burgemeester hierover overleg voert met de secretaris, de griffier en indien nodig ook het betrokken
raadslid. Uiteraard kan de raad via de gebruikelijke weg hierover de burgemeester verzoeken
verantwoording af te leggen (op grond van artikel 180 van de wet).

Artikel 4. Geschil over ambtelijke bijstand
Net als bij de weigering om ambtelijke bijstand door ambtenaren vanuit de reguliere ambtelijke
organisatie te verlenen kan de burgemeester ook een rol vervullen als een raadslid niet tevreden is
over de door een ambtenaar van de reguliere ambtelijke organisatie geleverde ambtelijke bijstand.
Als er een conflictsituatie ontstaat of dreigt te ontstaan zal de burgemeester ook hier een
bemiddelende en uiteindelijk beslissende rol kunnen spelen (tweede lid). De positie van de
burgemeester maakt hem bij uitstek geschikt voor deze taak als bruggenbouwer en als degene die
uiteindelijk het laatste woord heeft.

Artikel 5. Omvang en register ambtelijke bijstand
Er is voor gekozen het recht op door ambtenaren van de reguliere ambtelijke organisatie te verlenen
ambtelijke bijstand te beperken (eerste lid). Enerzijds om te zorgen dat deze ook daadwerkelijk
geëffectueerd kan worden, anderzijds ook om enige grip te houden op de omvang van deze
werkzaamheden. De beperking geldt dus niet voor de ambtelijke bijstand die door de griffie geleverd
wordt en ook niet voor het verstrekken van informatie.

Het door de secretaris bij te houden register maakt het mogelijk na te gaan in welke mate er al een
beroep is gedaan op de ambtelijke organisatie (derde lid). Tevens kan het een belangrijke rol spelen
bij het in kaart brengen van de behoefte aan deze voorzieningen.

Artikel 6. Verstrekking informatie over verzoeken om ambtelijke bijstand
In het eerste lid wordt het belang erkend dat een lid van het college op wiens werkzaamheden een
verzoek om ambtelijke bijstand betrekking heeft (de portefeuillehouder) in staat is op de hoogte te
blijven van het feit dat bijstand wordt verleend door de onder de verantwoordelijkheid van het
college functionerende ambtenaren. Gezien de afstand tussen raad en college is het logisch dat hem
op zijn verzoek een afschrift van het verzoek wordt verstrekt.

Het tweede lid voorkomt dat de betreffende ambtenaar in een spagaat tussen raad en college
terecht komt. Als een raadslid om ambtelijke bijstand verzoekt, moet hij ervan uit kunnen gaan dat
de ambtenaar bij het verrichten van die werkzaamheden onafhankelijk opereert van het college. Om
</pre>

====================================================================== Einde pagina 5 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 6 ======================================================================

<pre>                                                6


te verzekeren dat een ambtenaar niet door collegeleden onder druk wordt gezet om toch
inlichtingen te verschaffen over het verzoek van een raadslid is in het tweede lid bepaald dat
wethouders of de burgemeester zich voor informatie direct tot het betrokken raadslid wenden en
niet tot de behandelend ambtenaar. Dit biedt bovendien een extra waarborg voor de onafhankelijke
behandeling van een verzoek om ambtelijke bijstand.

De ambtenaar die ambtelijke bijstand verleent blijft echter wel onderdeel van de reguliere ambtelijke
organisatie. Het verlenen van ambtelijke bijstand hoort tot de normale uitoefening van zijn taak. Als
hij dit gedeelte van zijn taak niet goed uitoefent, behoudt het college dus de mogelijkheid om de
ambtenaar hierop aan te spreken.

Artikel 7. Recht op financiële bijdrage
Fractieondersteuning vindt zijn vorm in een financiële ondersteuning. De hoogte van het totale
budget voor fractieondersteuning wordt door de raad in de gemeentebegroting opgenomen.

Dit artikel is opgenomen om expliciet aan te geven dat met ingang van het begrotingsjaar 2016 geen
financiële middelen voor fractieondersteuning in de programmabegroting zijn opgenomen. De
fractieondersteuning kent met ingang van 2016 de volgende vormen:
     • Vergaderfaciliteit: voor niet-openbaar fractieberaad wordt vergaderruimte beschikbaar
         gesteld in het Oude Raadhuis. Tevens kan kosteloos gebruik gemaakt worden van de
         koffieautomaten die in het Oude Raadhuis aanwezig zijn
     • Kopieerfaciliteit: indien fracties voor de uitoefening van hun gemeentelijke taak, niet voor
         partiidoeleinden, een beperkt aantal fotokopieën nodig hebben, kunnen deze worden
         gemaakt op de kopieermachines in het Stadskantoor of het Oude Raadhuis. Er wordt bewust
         gesproken over een beperkt aantal fotokopieën omdat alle vergaderstukken digitaal (zowel
         via Internet als via een vergaderapp) beschikbaar zijn
    • Telefoonfaciliteit: Indien (leden van) fracties tijdens hun verblijf in het stadskantoor of het
         Oude Raadhuis voor de uitoefening van hun functie gebruik willen maken van de telefoon,
         kunnen zij dit doen. Deze faciliteit geldt alleen voor het bellen van nummers in Nederland

Artikelen 8 en 9
Deze artikelen behoeven geen toelichting.
</pre>

====================================================================== Einde pagina 6 =================================================================

<br><br>