<b>Bijsluiter</b>. De hyperlink naar het originele document werkt niet meer. Daarom laat Woogle de tekst zien die in dat document stond. Deze tekst kan vreemde foutieve woorden of zinnen bevatten en de opmaak kan verdwenen of veranderd zijn. Dit komt door het zwartlakken van vertrouwelijke informatie of doordat de tekst niet digitaal beschikbaar was en dus ingescand en vervolgens via OCR weer ingelezen is. Voor het originele document, neem contact op met de Woo-contactpersoon van het bestuursorgaan.<br><br>====================================================================== Pagina 1 ======================================================================

<pre>Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Gemeente Etten-Leur 2019

De raad van de gemeente Etten-Leur;

Gelezen het voorstel van het seniorenconvent d.d. 19 augustus 2019;

Gezien het advies in de raadsvergadering ‘de raad debatteert’ op 2 september 2019;

Gelet op artikel 33, derde lid, van de Gemeentewet;

Besluit vast te stellen de:

Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Gemeente Etten-Leur 2019

Paragraaf 1 Algemene bepalingen

Artikel 1 Definities
In deze verordening wordt verstaan onder:
a. ambtelijke bijstand: bijstand, verleend door onder het gezag van het college werkzame
    ambtenaren;
b. bijstand: ondersteuning bij het opstellen van voorstellen, amendementen en moties of andere
    ondersteuning niet zijnde een verzoek om informatie;
c. fractie: fractie als bedoeld in artikel 7 van het Reglement van orde voor vergaderingen en
    andere werkzaamheden van de raad van de gemeente Etten-Leur 2019.

Paragraaf 2 Verzoeken om informatie of bijstand

Artikel 2 Verzoek om informatie
1. Een raadslid kan de griffier verzoeken om feitelijke informatie van geringe omvang of om inzage
    in of afschrift van bij de raad, burgemeester en wethouders of de burgemeester berustende
    schriftelijke stukken en ander materiaal dat gegevens bevat.
2. De griffier verstrekt zo spoedig mogelijk de verzochte informatie, voor zover deze daarover kan
    beschikken. Voor zover daarmee niet aan het verzoek voldaan is, verzoekt de griffier de
    secretaris één of meer ambtenaren aan te wijzen die voor zover mogelijk de resterende
    informatie zo spoedig mogelijk verstrekken.

Artikel 3 Verzoek om bijstand
1. Een raadslid kan de griffier verzoeken om bijstand.
2. De verzochte bijstand wordt zo spoedig mogelijk verleend, voor zover dit naar het oordeel van
    de griffier in redelijkheid kan worden gevergd. Als de griffier de verzochte bijstand niet kan
    verlenen, verzoekt hij de secretaris om een of meer ambtenaren aan te wijzen die ambtelijke
    bijstand verlenen.
3. De secretaris weigert het verzoek om ambtelijke bijstand als:
    a. naar zijn oordeel niet aannemelijk is gemaakt dat de ambtelijke bijstand betrekking heeft op
         raadswerkzaamheden, of
    b. dit naar zijn oordeel het belang van de gemeente kan schaden, of
    c. het raadslid reeds volledig gebruik heeft gemaakt van de hem op grond van artikel 5, eerste
         lid, beschikbaar gestelde ambtelijke bijstand.
4. Als de secretaris het verzoek om ambtelijke bijstand weigert, deelt hij dit met redenen omkleed
    mee aan de griffier en aan het raadslid door of namens wie het verzoek is ingediend. De griffier
    of het raadslid kan de burgemeester verzoeken met de griffier en de secretaris en zo nodig het
</pre>

====================================================================== Einde pagina 1 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 2 ======================================================================

<pre>    raadslid in overleg te treden over het alsnog laten verlenen van de ambtelijke bijstand. De
    burgemeester beslist zo spoedig mogelijk op het verzoek.

5. De fractie die of het raadslid dat bijstand vraagt is verantwoordelijk voor de uiteindelijke
   beleidsmatige keuzen die in een amendement, motie of initiatiefvoorstel worden opgenomen.
6. De (ambtelijke) bijstand bestaat uitsluitend uit:
    a. het verstrekken van feitelijke informatie die betrekking heeft op het onderwerp van het
       amendement, de motie of het initiatiefvoorstel;
    b. aangeven of het amendement, de motie of het initiatiefvoorstel past binnen de kaders van
       Europese, landelijke en provinciale regelgeving en, indien van toepassing, wat kan worden
       gedaan om het amendement, de motie of het initiatiefvoorstel binnen deze kaders te laten
       passen;
    c. aangeven of het amendement, de motie of het initiatiefvoorstel past binnen de kaders van
       vastgesteld gemeentelijk beleid en regelgeving en, indien van toepassing, wat kan worden
       gedaan om het amendement, de motie of het initiatiefvoorstel binnen deze kaders te laten
       passen;
    d. indien een fractie die of een raadslid dat ondersteuning vraagt, aanpassing wil van Europese,
       landelijke of provinciale regelgeving, aangeven welke mogelijkheden daarvoor bestaan;
    e. indien een fractie die of een raadslid dat ondersteuning vraagt, aanpassing van vastgesteld
       gemeentelijk beleid en/of regelgeving overweegt, aangeven welke mogelijkheden daarvoor
       bestaan en wijzen op de eventuele consequenties voor andere beleidsterreinen.
7. De ambtenaar die ambtelijke bijstand verleent, legt over zijn functioneren betreffende de
   ambtelijke bijstand verantwoording af aan de griffier.

Artikel 4 Geschil over verleende ambtelijke bijstand
1. Een raadslid dat niet tevreden is over de aan hem verleende ambtelijke bijstand, treedt hierover
    in overleg met de griffier.
2. Als overleg met de griffier niet leidt tot een ook voor het raadslid bevredigende oplossing,
    verzoekt de griffier de burgemeester om met hem, de secretaris, en zo nodig het raadslid, in
    overleg te treden over de aan het raadslid verleende ambtelijke bijstand. De burgemeester
    beslist zo spoedig mogelijk over de zaak.

Artikel 5 Hoeveelheid ambtelijke bijstand

1. Elk raadslid heeft per jaar recht op 20 uur ambtelijke bijstand.
2. Het recht in uren op ambtelijke bijstand is overdraagbaar naar andere leden van de fractie.
3. Indien een fractie zijn volledige recht op uren ambtelijke bijstand heeft opgebruikt, kan deze
   fractie een verzoek indienen bij de griffier om uren overgeheveld te krijgen van andere fracties.
4. Op basis van het overzicht van reeds gebruikte uren van de verschillende fracties, zoals bedoeld
   in artikel 5, vijfde lid, beslist de griffier, gehoord de fractievoorzitters, over dit verzoek.
5. De secretaris houdt in een register bij hoeveel uren per jaar een raadslid gebruik maakt van
   ambtelijke bijstand.


Artikel 6 Verstrekking informatie over verzoeken om ambtelijke bijstand
1. De secretaris verstrekt aan het lid van het college op wiens werkzaamheden een verzoek om
    ambtelijke bijstand betrekking heeft, desgevraagd een afschrift van het verzoek.
2. Als het college of een of meer leden van het college informatie wensen over een verzoek om
    ambtelijke bijstand of over de inhoud van verleende ambtelijke bijstand, wenden zij zich daartoe
    rechtstreeks tot het betrokken raadslid.

Paragraaf 3 Fractieondersteuning
</pre>

====================================================================== Einde pagina 2 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 3 ======================================================================

<pre>Artikel 7 Recht op fractieondersteuning
De fracties ontvangen geen financiële bijdrage als tegemoetkoming in de kosten voor het
functioneren van de fracties.


Paragraaf 4 Slotbepalingen

Artikel 8 Intrekking oude verordening
De Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2018 gemeente Etten-Leur wordt
ingetrokken.

Artikel 9 Inwerkingtreding en citeertitel
1. Deze verordening treedt in werking op de dag na bekendmaking.
2. Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening ambtelijke bijstand en
    fractieondersteuning Gemeente Etten-Leur 2019.

Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van


De raad voornoemd,



Dhr. drs. W.C.M. Voeten MBA                             mw. dr. M.W.M. de Vries
griffier                                                voorzitter
</pre>

====================================================================== Einde pagina 3 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 4 ======================================================================

<pre>TOELICHTING

Algemeen

Artikel 33 van de Gemeentewet bepaalt dat de raad en elk van zijn leden recht hebben op ambtelijke
bijstand (eerste lid) en dat de in de raad vertegenwoordigde groeperingen (de fracties) recht hebben
op ondersteuning (tweede lid). Met betrekking tot de ambtelijke bijstand en de ondersteuning van
fracties moet de raad een verordening vaststellen die ten aanzien van de ondersteuning regels over
de besteding en de verantwoording bevat (derde lid). Met deze verordening wordt hier uitvoering
aan gegeven. De formulering van artikel 33 van de wet laat buiten twijfel dat individuele raadsleden,
dus ook die behorend tot een minderheid in de raad, recht hebben op ambtelijke bijstand. Op deze
verordening kan dus door alle raadsleden een beroep worden gedaan.

In deze verordening vervult de griffier een centrale rol. De hoofdverantwoordelijkheid van de griffier
is de ondersteuning van de raad; hij is onder andere het eerste aanspreekpunt als het gaat om
verzoeken om informatie en ambtelijke bijstand. Een nadere omschrijving van en toelichting op de
taken van de griffier is vastgelegd in de Instructie voor de griffier. De griffiemedewerkers (ongeacht
functiebenaming als griffiemedewerker, raadsadviseur of plaatsvervangend griffier) vallen onder het
gezag van de griffier.

De griffier vervult via de secretaris ook de rol van schakel tussen de raadsleden en de reguliere
ambtelijke organisatie. Dat de raad over een griffier met griffie beschikt betekent niet dat er geen
behoefte is aan ambtelijke bijstand door de reguliere ambtelijke organisatie. De griffie is, in
vergelijking met de reguliere organisatie, beperkt in omvang. Voor specialistische hulp, bijvoorbeeld
bij het maken van amendementen, moties en regelingen, zal in bepaalde gevallen een beroep op
deze organisatie dan ook nodig zijn. Dit geldt ook voor specifieke informatie die alleen bij de
reguliere ambtelijke organisatie beschikbaar is. Omdat de griffier geen zeggenschap heeft over de
reguliere ambtelijke organisatie zal daarom de secretaris in dergelijke gevallen de ambtenaar die de
bijstand verleent moeten aanwijzen. In de Verordening zijn bepaalde aspecten van de rol van de
secretaris en de griffier nader uitgewerkt.

Artikelsgewijs

In deze artikelsgewijze toelichting worden enkel die bepalingen die nadere toelichting behoeven
behandeld.

Artikel 1. Begripsbepalingen

Bijstand in de vorm van ondersteuning bij het opstellen van voorstellen, amendementen en moties
kan verleend worden door ambtenaren die onder het gezag van de raad vallen (artikel 107e van de
wet) of door de reguliere ambtelijke organisatie die onder het gezag van het college valt (artikel 160
van de wet). Hoewel medewerkers van de griffie wel degelijk ambtenaren zijn in de zin van de
Ambtenarenwet, is de term ‘ambtelijke bijstand’ in deze verordening voorbehouden aan het
verlenen van bijstand door medewerkers van de reguliere ambtelijke organisatie.

Artikel 2. Verzoek om informatie
Raadsleden of burgerleden die feitelijke informatie van geringe omvang nodig hebben of inzage of
afschrift van bij de raad, college of burgemeester berustende schriftelijke stukken, hoeven zich niet
via de formele weg van artikel 169, tweede en volgende lid, van de wet tot het college te richten. In
dit artikel is bepaald dat zij hun verzoek dan aan de griffier moeten doen. Verzoeken die betrekking
hebben op documenten waarop al dan niet geheimhouding rust, worden eveneens aan de griffier
gericht. Daarbij zij er volledigheidshalve op gewezen dat de griffier een opgelegde geheimhouding in
</pre>

====================================================================== Einde pagina 4 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 5 ======================================================================

<pre>acht moet nemen. Als een raadslid geheime stukken opvraagt die alleen mogen worden ingezien,
dan moet de griffier hem doorverwijzen naar het orgaan dat de geheimhouding heeft opgelegd. De
griffier (of één van de medewerkers in dienst van de gemeenteraad) verstrekt vervolgens de
informatie zo spoedig mogelijk (tweede lid). Als zij echter niet in staat zijn om volledig tegemoet te
komen aan het verzoek kan door de griffier en via de secretaris gekeken worden of de reguliere
ambtelijke organisatie de informatie kan leveren. Het is in lijn met de onderlinge taakverdeling dat
de griffier de aangewezen persoon is om de voortgang in het proces te bewaken.

Artikel 3. Verzoek om bijstand
Ook verzoeken om bijstand moeten aan de griffier gericht worden. Als de griffier of de medewerkers
in dienst van de gemeenteraad de ondersteuning niet kunnen leveren, verzoekt de griffier de
secretaris om inzet van ambtenaren van de reguliere ambtelijke organisatie. Op dat moment is er
pas sprake van ambtelijke bijstand. Het is aan de secretaris om te beoordelen of één van de in het
derde lid genoemde ‘weigeringsgronden’ voor het door ambtenaren van de reguliere ambtelijke
organisatie verlenen van ambtelijke bijstand zich voordoet. Het vierde lid regelt dat de uiteindelijke
beslissing over het niet verlenen van ambtelijke bijstand is voorbehouden aan de burgemeester; de
griffier of het betreffende raadslid kunnen namelijk na weigering de burgemeester verzoeken de
ambtelijke bijstand alsnog te laten verlenen. Het ligt in de rede dat de burgemeester hierover
overleg voert met de secretaris, de griffier en indien nodig ook het betrokken raadslid. Uiteraard kan
de raad via de gebruikelijke weg hierover de burgemeester verzoeken verantwoording af te leggen
(op grond van artikel 180 van de wet).

In het vijfde lid is duidelijk vastgelegd dat uitsluitend de raadsfractie die of het raadslid dat
ondersteuning vraagt, verantwoordelijk is voor de beleidsmatige keuzen die in een amendement,
motie of initiatiefvoorstel worden opgenomen.

In het zesde lid is de rol van de griffie(r) of medewerker die de (ambtelijke) bijstand verleend
duidelijk omschreven. De ambtelijke bijstand kan niet verder gaan dan de in dit artikel genoemde
diensten.

In het zevende lid is bepaald dat een ambtenaar die ambtelijke bijstand verleent, over zijn
functioneren betreffende de ambtelijke bijstand verantwoording aflegt aan de griffier. Een
ambtenaar kan namelijk, als hij ambtelijke bijstand verleend, geconfronteerd worden met een
dubbele loyaliteit. Immers, hij is als ambtenaar benoemd door het college, maar verleent nu
ambtelijke bijstand aan de gemeenteraad. Om deze dubbele loyaliteit te voorkomen is nu, conform
het voorstel van Jos Hessels in zijn proefschrift ‘Raad zonder raadgevers? Ambtelijke bijstand en
fractieondersteuning na invoering van de Wet dualisering gemeentebestuur’ (mei 2018), geregeld
dat de ambtenaar bij het verlenen van ambtelijke bijstand onder jurisdictie van de griffier komt te
staan en legt hij over zijn functioneren verantwoording af aan de griffier en niet meer aan de
secretaris en het college.

Artikel 4. Geschil over ambtelijke bijstand
Net als bij de weigering om ambtelijke bijstand door ambtenaren vanuit de reguliere ambtelijke
organisatie te verlenen kan de burgemeester ook een rol vervullen als een raadslid niet tevreden is
over de door een ambtenaar van de reguliere ambtelijke organisatie geleverde ambtelijke bijstand.
Als er een conflictsituatie ontstaat of dreigt te ontstaan zal de burgemeester ook hier een
bemiddelende en uiteindelijk beslissende rol kunnen spelen (tweede lid). De positie van de
burgemeester maakt hem bij uitstek geschikt voor deze taak als bruggenbouwer en als degene die
uiteindelijk het laatste woord heeft.
</pre>

====================================================================== Einde pagina 5 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 6 ======================================================================

<pre>Artikel 5. Omvang en register ambtelijke bijstand
Er is voor gekozen het recht op door ambtenaren van de reguliere ambtelijke organisatie te verlenen
ambtelijke bijstand te beperken (eerste lid). Enerzijds om te zorgen dat deze ook daadwerkelijk
geëffectueerd kan worden, anderzijds ook om enige grip te houden op de omvang van deze
werkzaamheden. De beperking geldt dus niet voor de bijstand die door de griffie geleverd wordt en
ook niet voor het verstrekken van informatie.

Het door de secretaris bij te houden register maakt het mogelijk na te gaan in welke mate er al een
beroep is gedaan op de ambtelijke organisatie (vijfde lid). Tevens kan het een belangrijke rol spelen
bij het in kaart brengen van de behoefte aan deze voorzieningen.

Artikel 6. Verstrekking informatie over verzoeken om ambtelijke bijstand
In het eerste lid wordt het belang erkend dat een lid van het college op wiens werkzaamheden een
verzoek om ambtelijke bijstand betrekking heeft (de portefeuillehouder) in staat is op de hoogte te
blijven van het feit dat bijstand wordt verleend door de onder de verantwoordelijkheid van het
college functionerende ambtenaren. Gezien de afstand tussen raad en college is het logisch dat hem
op zijn verzoek een afschrift van het verzoek wordt verstrekt.

Het tweede lid voorkomt dat de betreffende ambtenaar in een spagaat tussen raad en college
terecht komt. Als een raadslid om ambtelijke bijstand verzoekt, moet hij ervan uit kunnen gaan dat
de ambtenaar bij het verrichten van die werkzaamheden onafhankelijk opereert van het college. Om
te verzekeren dat een ambtenaar niet door collegeleden onder druk wordt gezet om toch
inlichtingen te verschaffen over het verzoek van een raadslid is in het tweede lid bepaald dat
wethouders of de burgemeester zich voor informatie direct tot het betrokken raadslid wenden en
niet tot de behandelend ambtenaar. Dit biedt bovendien een extra waarborg voor de onafhankelijke
behandeling van een verzoek om ambtelijke bijstand.

Artikel 7. Recht op financiële bijdrage
Fractieondersteuning vindt zijn vorm in een financiële ondersteuning. De hoogte van het totale
budget voor fractieondersteuning wordt door de raad in de gemeentebegroting opgenomen.

Dit artikel is opgenomen om expliciet aan te geven dat vanaf het begrotingsjaar 2016 geen
financiële middelen voor fractieondersteuning in de programmabegroting zijn opgenomen.

De fractieondersteuning in Etten-Leur wordt sinds 2016 als volgt vormgegeven:
Vergaderfaciliteit: voor niet-openbaar fractieberaad wordt vergaderruimte beschikbaar gesteld in
het Oude Raadhuis. Tevens kan kosteloos gebruik gemaakt worden van de koffieautomaten die in
het Oude Raadhuis aanwezig zijn
Kopieerfaciliteit: indien fracties voor de uitoefening van hun gemeentelijke taak, niet voor
partijdoeleinden, een beperkt aantal fotokopieën nodig hebben, kunnen deze worden gemaakt op
de kopieermachines in het Stadskantoor of het Oude Raadhuis. Er wordt bewust gesproken over een
beperkt aantal fotokopieën omdat alle vergaderstukken digitaal (zowel via Internet als via een
vergaderapp) beschikbaar zijn
Telefoonfaciliteit: Indien (leden van) fracties tijdens hun verblijf in het stadskantoor of het Oude
Raadhuis voor de uitoefening van hun functie gebruik willen maken van de telefoon, kunnen zij dit
doen. Deze faciliteit geldt alleen voor het bellen van nummers binnen Nederland.

Artikelen 8 en 9
Deze artikelen behoeven geen toelichting.
</pre>

====================================================================== Einde pagina 6 =================================================================

<br><br>