<b>Bijsluiter</b>. De hyperlink naar het originele document werkt niet meer. Daarom laat Woogle de tekst zien die in dat document stond. Deze tekst kan vreemde foutieve woorden of zinnen bevatten en de opmaak kan verdwenen of veranderd zijn. Dit komt door het zwartlakken van vertrouwelijke informatie of doordat de tekst niet digitaal beschikbaar was en dus ingescand en vervolgens via OCR weer ingelezen is. Voor het originele document, neem contact op met de Woo-contactpersoon van het bestuursorgaan.<br><br>====================================================================== Pagina 1 ======================================================================

<pre>Raadsvoorstel

Datum Raadsvergadering:
Agenda nr:
Onderwerp                        Evaluatierapport Routeplanner Participatie & Communicatie
Van:                             Saskia de Smet
Telefoonnummer:                  4221
Email:                           Saskia.deSmet@etten-leur.nl


Aan de leden van de raad.


Voorstel
1.    kennis te nemen van de evaluatie van de Routeplanner Participatie & Communicatie
2.    het college de opdracht te geven om aan de slag te gaan met de aanbevelingen
3.    de werkwijze van de Routeplanner in de tweede helft van 2024 nogmaals te evalueren.


Inleiding
In mei 2021 stelt de gemeenteraad de Routeplanner Participatie & Communicatie vast. Daarmee
wilde de gemeente participatie en communicatie van plannen en projecten verbeteren zodat
belanghebbende en betrokken inwoners en andere partners vroegtijdig betrokken worden bij de
ontwikkeling, uitvoering en evaluatie daarvan. De Routeplanner is daarbij een hulpmiddel voor de
gemeente zelf, maar ook voor initiatiefnemers en ontwikkelaars. Het college sprak met de raad af om
deze werkwijze te evalueren. Nu ligt er een rapport met aanbevelingen dat aan de gemeenteraad
wordt aangeboden.

Beoogd effect en evaluatie:
Participatie en communicatie van plannen en projecten verbeteren zodat belanghebbende en
betrokken inwoners en andere partners vroegtijdig betrokken worden bij de ontwikkeling, uitvoering
en evaluatie daarvan en zodat alle betrokkenen duidelijkheid hebben over wie wanneer en op welke
wijze betrokken wordt. De volgende evaluatie vindt plaats in de tweede helft van 2024. Op deze
manier blijven we leren en verbeteren.

Argumenten
1.1 Zoals afgesproken evalueerden we de werkwijze met de Routeplanner Participatie &
Communicatie.
</pre>

====================================================================== Einde pagina 1 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 2 ======================================================================

<pre>De gemeente Etten-Leur heeft twee jaar geleden een instrument ontwikkelt om participatie met en
door inwoners en partners te stimuleren, de Routeplanner. In dit onderzoek verkennen we het
gebruik van de Routeplanner als instrument. In de periode oktober tot en met november hebben we
digitale enquêtes, één-op-één interviews en groepssessies gehouden met ambtenaren, raadsleden,
initiatiefnemers en een belanghebbende.

1.2 Veel gaat goed en er zijn verbeterpunten.

Over het instrument zèlf, de Routeplanner is iedereen over de hele linie tevreden, blijkt uit het
onderzoek. Het middel biedt duidelijkheid en structuur om al op tijd na te denken over of en hoe
inwoners kunnen deelnemen en bijdragen. Maar wat kunnen we doen om de werkwijze van de
Routeplanner nog beter te maken voor een betere participatie voor succesvolle participatie met onze
inwoners? Wat is daar nog voor nodig? Door met elkaar in gesprek te gaan, te delen waar het af en
toe nog schuurt in het proces, krijgen we meer begrip voor elkaar en ontstaan er nieuwe
inzichten waar onze gezamenlijke uitdagingen liggen. Zo leren we ook van elkaars ervaringen en
ontdekken we samen andere, misschien wel betere, oplossingen.

1.3 De aanbevelingen geven handvatten voor verdere ontwikkeling

Er is ruimte voor verbetering. Dit gaat voornamelijk over het doorleven van de werkwijze met de
Routeplanner, het waarom van participatie, het beter leren kijken vanuit de inwoner en het elkaar
begrijpen in ieders rol. Daarnaast is er nog verbetering mogelijk in de timing van en de communicatie
over de startnotities. Daarmee kan de participatie in Etten-Leur verbeteren en kan de Routeplanner
als instrument effectiever zijn. De uitkomsten zijn gebundeld in vijf hoofdaanbevelingen en daarna
verder uitgewerkt per fase van de Routeplanner. De vijf hoofdaanbevelingen zijn:

•     Wees duidelijk waarom we dit doen en wat we met de Routeplanner en startnotitie willen
      bereiken
•     Evalueer het proces van sámen
•     Wees vooraf duidelijk waar inwoners wel of niet over kunnen meedenken
•     Reflecteer, evalueer en leer tussentijds en na afronding van elkaar om je doel te bereiken
•      Zorg voor pro-activiteit, kwaliteit en continuïteit in het proces van participatie en
       communicatie
Het college en het MT pakken de aanbevelingen op die gericht zijn op de interne processen. In januari
van het nieuwe jaar zal daarvoor een intern plan van aanpak worden opgesteld. Acties zoals een
opfriscursus Routeplanner, het aanvullen van de toolbox met communicatie- en participatiemiddelen,
afspraken over (tussentijdse en eind-)evaluatie, het evalueren van een aantal concrete
participatietrajecten die zijn opgezet met behulp van de Routeplanner. Met de gemeenteraad, college
en MT kan een nadere verkenning over de behandeling van de startnotities plaatsvinden in de
tweejaarlijkse sessie. Dat was een concrete suggestie vanuit het evaluatiegesprek met de werkgroep
participatie van de gemeenteraad.

1.4 Neem en geef de tijd om aanbevelingen te implementeren en evalueer dan opnieuw.

Het is goed om te blijven leren en verbeteren. Niet alleen in de participatietrajecten (zoals ook
aanbevolen wordt) maar ook het middel en de werkwijze van de Routeplanner. Er is tijd nodig om
met de aanbevelingen aan de slag te gaan en om de verbeteringen te laten landen. We stellen voor
</pre>

====================================================================== Einde pagina 2 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 3 ======================================================================

<pre>om in de tweede helft van 2024 wederom de thermometer erin te steken en de Routeplanner
opnieuw te evalueren.

Alternatieven/varianten
Voor dit voorstel zijn geen alternatieven of varianten te vermelden.

Kanttekeningen en risico’s
Voor dit voorstel zijn geen kanttekeningen en risico’s te vermelden.

Toelichting
Juridische toelichting

De werkwijze met de Routeplanner is geborgd in de participatieverordening die is vastgesteld door de
gemeenteraad op 6 december 2022. Het adviesrecht van de gemeenteraad in het kader van de
Omgevingswet, maakt participatie in die specifieke situaties verplicht. Overigens is het zo dat we,
onder andere op basis van raadsprogramma, altijd participatie overwegen bij beleid, plannen en
projecten omdat het altijd een meerwaarde heeft om inwoners of andere belanghebbenden te
betrekken. Dit is een uitgangspunt voor de gemeente, of dit nu juridisch verplicht is of niet.

Personele en financiële toelichting

Participatie vraagt bepaalde vaardigheden en tijd van onze projectleiders, adviseurs en
ondersteuners. Zoals in de aanbevelingen staat, zullen wij hier meer aandacht aan besteden. In de
eerste bestuursrapportage 2022 heeft de gemeenteraad voor 2023 € 75.000,- beschikbaar gesteld om
hierin te investeren.

Duurzaamheid
Participatie draagt bij aan de doelstellingen van het raadsprogramma ‘Samen maken we Etten-Leur’.
Om de participatie te verbeteren is een hulpmiddel ontwikkeld in de vorm van de Routeplanner
Participatie & Communicatie. Dit hulpmiddel, deze werkwijze, is nu geëvalueerd. De evaluatie leidt
tot verder leren en verbeteren om de (burger-)participatie in Etten-Leur op een hoger plan te tillen.

Planning
Na besluitvorming zal het college aan de slag gaan met de aanbevelingen. Deze liggen veelal op het
vlak van de bedrijfsvoering c.q. de organisatieontwikkeling. Hier is het MT aan zet. In de eerste sessie
van de gemeenteraad met het college en het MT in 2023, zal het onderwerp participatie/startnotitie
geagendeerd worden.

In de tweede helft van 2024 zullen we de Routeplanner wederom evalueren.

Communicatie en participatie
Bij deze evaluatie zijn diverse partijen bevraagd en betrokken in het gesprek over mogelijke
verbeteringen. Kortheidshalve verwijzen we daarvoor naar de informatie hierover in de rapportage.
Uiteraard zijn de resultaten van de evaluatie teruggekoppeld.

Het college zal in het tweede kwartaal de gemeenteraad per brief informeren over de aanpak van de
aanbevelingen. Ook de werkgroep participatie zal hier geregeld tussentijds over worden bijgepraat.
</pre>

====================================================================== Einde pagina 3 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 4 ======================================================================

<pre>Bijlagen
-     Definitieve bevindingen en aanbevelingen rapportage Routeplanner Participatie &
Communicatie

-    Ontwerpbesluit



Etten-Leur, 20 december 2022

burgemeester en wethouders,




Dhr. drs. C. Smits                                Mw. dr. M.W.M. de Vries
gemeentesecretaris                                burgemeester
</pre>

====================================================================== Einde pagina 4 =================================================================

<br><br>