<b>Bijsluiter</b>. De hyperlink naar het originele document werkt niet meer. Daarom laat Woogle de tekst zien die in dat document stond. Deze tekst kan vreemde foutieve woorden of zinnen bevatten en de opmaak kan verdwenen of veranderd zijn. Dit komt door het zwartlakken van vertrouwelijke informatie of doordat de tekst niet digitaal beschikbaar was en dus ingescand en vervolgens via OCR weer ingelezen is. Voor het originele document, neem contact op met de Woo-contactpersoon van het bestuursorgaan.<br><br>====================================================================== Pagina 1 ======================================================================

<pre>Preadvies

 Portefeuillehouder        :   C.C.J.M. Grootswagers
 Datum collegebesluit      :   27 februari 2018                               Corr. nr.: 2018.04574



 Onderwerp             :   Voorstel inzake Evenementenbeleid

 Programma             :   3. Economie

 Agenda nr.            :   18, 2018/21



Aan de raad van de gemeente Loon op Zand,


0.     Samenvatting
Eén van de projecten, benoemd in het Economisch Programma 2016-2020, is het opstellen van een
Evenementenbeleid.

We hebben een bijeenkomst georganiseerd op 29 augustus 2017 voor alle evenementenorganisaties
uit de gemeente Loon op Zand. Ruim 30 organisaties waren aanwezig. Met de input van deze
bijeenkomst en gesprekken met andere afdelingen, onze veiligheidspartners, het
Gehandicaptenplatform, Natuurmonumenten, Koninklijke Horeca Nederland en de Stichting
Ondernemend Loon op Zand (SOL) zijn we gekomen tot het voorliggende Evenementenbeleid met de
bijbehorende Evenementeninstructie. In het beleid staan de kaders en in de instructie staan de
uitvoeringsdetails. De Evenementeninstructie is daarmee het hoofddocument voor de organisatie.
De belangrijkste punten uit het Evenementenbeleid zijn vereenvoudiging van het vergunningentraject,
de meerjarige vergunning, het stimuleringsfonds en het evenementenloket. Hieronder worden deze
punten verder toegelicht.

Op 12 december 2017 heeft het college het ontwerp Evenementenbeleid vastgesteld en conform
voorstel besloten. Het Evenementenbeleid heeft van 14 december 2017 tot en met 24 januari 2018 ter
inzage gelegen. Vervolgens zijn de inspraakreacties besproken in de opiniërende ronde van
8 februari 2018 en is het Eindverslag inspraakprocedure Evenementenbeleid opgesteld, dat is
vastgesteld door het college op 27 februari 2018.

Met dit preadvies leggen wij dit ter besluitvorming aan u voor en vragen wij u om geld beschikbaar te
stellen.

1.       Inleiding
Momenteel ontbreekt een integrale benadering van evenementen, waarbij wet- en regelgeving en
beleid samen het toetsingskader voor evenementen vormen. De wens om een evenementenbeleid op
te stellen, komt voort uit het Economisch Programma Loon op Zand 2016-2020 en een motie vanuit
de raad.




Raad \ 2018 \ preadvies Evenementenbeleid                                                               1
</pre>

====================================================================== Einde pagina 1 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 2 ======================================================================

<pre>De motie van Voor Loon, GemeenteBelangen, CDA, VVD en Pro3 op 10 november 2016 zei het
volgende:

“De raad van de gemeente Loon op Zand constateert dat de regelgeving rondom het organiseren van
evenementen de afgelopen jaren is toegenomen en er daardoor meer eisen aan een
evenementenvergunning worden gesteld. Daarnaast geven de vrijwilligers aan hierdoor steeds meer
tijd kwijt te zijn met deze regelgeving rondom hun evenement en geven zij aan moeite te hebben om
te voldoen aan de eisen van de gemeente. Dit legt een grote druk op vrijwilligersorganisaties en het
maakt het organiseren van evenementen er niet makkelijker op. Het college wordt verzocht bij het
opstellen van het nieuwe evenementenbeleid een bijeenkomst te organiseren waarbij organisatoren
van evenementen worden uitgenodigd om hun inbreng te geven die gebruikt dient te worden bij het
opstellen van het nieuwe evenementenbeleid”.

We hebben een bijeenkomst georganiseerd op 29 augustus 2017 voor alle evenementenorganisaties
uit de gemeente Loon op Zand. Ruim 30 organisaties waren aanwezig.

Met de input van deze bijeenkomst en gesprekken met andere afdelingen, onze veiligheidspartners,
het Gehandicaptenplatform, Natuurmonumenten, Koninklijke Horeca Nederland en de Stichting
Ondernemend Loon op Zand (SOL) zijn we gekomen tot het voorliggende Evenementenbeleid met de
bijbehorende Evenementeninstructie.

2.      Wat willen we bereiken
Met het evenementenbeleid wil de gemeente het volgende bereiken:
− actieve stimulering van de organisatie van bijzondere initiatieven en evenementen die inspelen op
    het DNA van de gemeente;
− een kwalitatieve verbetering van bestaande evenementen;
− verduidelijking financiële ondersteuning en daarmee de budgetten efficiënter benutten;
− verduidelijking en mogelijk vereenvoudiging van het vergunningentraject;
− voorkomen onnodige belasting van evenementenorganisatoren;
− het voorkomen van overlast voor de inwoners.

De doelstelling voor dit evenementenbeleid is daarmee tweeledig:
1. in het Evenementenbeleid leggen we vast welke (nieuwe) evenementen we ondersteunen.
    Belangrijk is dat evenementen een bijdrage leveren aan de lokale economie. Met het stimuleren
    van evenementen willen we de levendigheid en leefbaarheid van de gemeente vergroten.
    Daarbij willen we echter wel overlast voorkomen voor inwoners;
2. we willen de regelgeving en vergunningsaanvraag vereenvoudigen, zodat het makkelijker is om
    een evenement te organiseren.

3.      Wat gaan we daarvoor doen
In het beleid staan de kaders en in de instructie staan de uitvoeringsdetails. De instructie is daarmee
ook de leidraad voor de evenementenorganisatoren en uitwerking van het beleid. Het is dan ook de
bevoegdheid van het college om daar later nog aanpassingen in te doen die aansluiten op de
beleidskaders. De belangrijkste onderwerpen uit het Evenementenbeleid zijn vereenvoudiging van het
vergunningentraject, de meerjarige vergunning, het stimuleringsfonds en het evenementenloket. In het
beleid staan de kaders en in de instructie staan de uitvoeringsdetails. De belangrijkste punten uit het
Evenementenbeleid zijn vereenvoudiging van het vergunningentraject, de meerjarige vergunning, het
stimuleringsfonds en het evenementenloket.

Het ontwerp Evenementenbeleid heeft van 14 december 2017 tot en met 24 januari 2018 ter inzage
gelegen. Vervolgens zijn de inspraakreacties besproken in de opiniërende ronde van 8 februari 2018.




Raad \ 2018 \ preadvies Evenementenbeleid                                                             2
</pre>

====================================================================== Einde pagina 2 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 3 ======================================================================

<pre>Naar aanleiding van de inspraakreacties hebben we een Eindverslag inspraakprocedure opgesteld.
Daar zijn een aantal punten uitgekomen die we hebben aangepast in het beleid:
− we vermelden in de inleiding van het beleid welke klachtenlijn men kan bereiken voor klachten die
   vallen onder het activiteitenbesluit. Oftewel de horeca et cetera;
− we hebben de regeling rondom een lustrumjaar duidelijker geformuleerd (paragraaf 3.4);
− we begrijpen dat de grens tussen commercieel en niet-commercieel bij evenementen vaak vaag
   is. We gaan kijken of we dit kunnen verduidelijken in de legesverordening en nemen het mee bij
   het opstellen van het reclamebeleid;
− het college heeft 31 januari jongstleden een nieuw Acceptatiereglement milieustraat vastgesteld.
   Hierin staat dat afval van een geregistreerde vereniging of stichting onder bepaalde voorwaarden
   wordt geaccepteerd. Een milieupas is dan niet noodzakelijk. Dit hebben we verwerkt in het beleid;
− als (evenementen)organisaties particuliere terreinen vinden om een circus te houden en men
   heeft daar voldoende parkeermogelijkheden, dan staat ons niets in de weg dit vaker per jaar toe te
   staan. We hebben dit duidelijker benoemt in het beleid (paragraaf 3.7);
− de richtlijnen omtrent de toiletvoorzieningen hebben we verduidelijkt en vereenvoudigt. Daarnaast
   hebben we de richtlijnen voor een deel naar de Evenementeninstructie verplaatst, waardoor
   eventueel meer maatwerk mogelijk is;
− subsidies vanuit andere verstrekkers zijn toegestaan. Vanuit de gemeente kan slechts vanuit één
   stimuleringsfonds een bijdrage gevraagd worden. We hebben de tekst aangepast
   (paragraaf 4.1.1);
− het laatste blok van de beslisboom is onduidelijk, deze is aangepast (paragraaf 5.1);
− als het evenement gratis toegankelijk is voor iedereen, dan valt het onder een ‘gratis’ evenement.
   We begrijpen de verwarring en hebben een extra toelichting in het beleid opgenomen;
− we hebben in het beleid en in de Evenementeninstructie opgenomen dat suggesties voor de
   verbetering van het aanvraagformulier kunnen worden toegestuurd aan de
   evenementencoördinator;
− de categorieën A-B-C zijn afhankelijk van het risicoprofiel. Wat het ene jaar een A is, kan het
   volgend jaar plots een B evenement zijn. Dit is ook moeilijk te omschrijven aangezien er meerdere
   factoren afhankelijk te zijn voor de beoordeling. Dit is extra benoemd in het stuk;
− bij de pluscriteria gaat het erom of bezoekers het evenement / evenemententerrein gratis kunnen
   bezoeken. We hebben een extra toelichting in de tekst opgenomen (paragraaf 4.1.1);
− tijd (10.00 uur) is aangepast in beslisboom;
− we hebben in het beleid benadrukt dat lijst met verkeersregelaars uiterlijk 4 weken van te voren
   aangeleverd moet worden;
− evenementen zoals Sinterklaas, aankomst Avonddriedaagse enzovoorts zijn lastig onder te
   brengen in een geluidscategorie. Dat zijn namelijk kort durende evenementen met alleen
   aankomst en ontvangst op het Anton Pieckplein. In de geluidsnotitie (Bijlage A) zullen we deze
   uitzonderen van de geluidcategorieën.

Tevens hebben we onderzoek gedaan naar:
1. de geschatte kosten om de dranghekken gratis te bezorgen (€ 41.880,00);
2. de geschatte kosten voor de schoonmaak achteraf bij een evenement op het Anton Pieckplein
    (€ 15.764,00);
3. de geschatte onderzoekskosten om de mogelijkheden te bekijken of de Kasteelweide beter
    bruikbaar is voor evenementen (€ 5.000,00);

In het indicatieve kostenplaatje in de bijlage staat extra toelichting.

Personeel
Het evenementenloket kan naar verwachting ingevuld worden vanuit de huidige personele bezetting.
Het opzetten van het voornamelijk digitale evenementenloket wordt uitgevoerd vanuit het cluster
EZ/RT in samenwerking met de afdeling Communicatie. De informatievoorziening en ondersteuning
worden uitgevoerd door de huidige evenementencoördinator (afdeling VTV).



Raad \ 2018 \ preadvies Evenementenbeleid                                                          3
</pre>

====================================================================== Einde pagina 3 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 4 ======================================================================

<pre>De stimulering van de samenwerking organisaties onderling en de gemeente wordt uitgevoerd door
het cluster EZ/RT in afstemming met de coördinator evenementen.

Het nieuwe Evenementenbeleid leidt tot een kwaliteitsslag voor de organisatie van nieuwe
evenementen. Dit betekent dat extra ureninzet benodigd is voor de vergunningverlening, verkeer,
buitendienst en handhaving. Anderzijds streven we met het beleid ook naar een vereenvoudiging van
de regelgeving en zorgen we door bijvoorbeeld het mogelijk maken van de meerjarenvergunning juist
voor een lastenverlichting voor de organisatoren.
We adviseren rekening te houden met benodigde extra capaciteit. Deze extra capaciteit wordt
ingeschat op: 425 uren per jaar (inclusief twee nieuwe evenementen).
We stellen voor om de extra capaciteit in de jaren 2018 en 2019 te dekken door in deze jaren het
volgende te realiseren:
a. een vermindering van de dotatie aan de reserve recreatie met € 12.000,00;
b. plus een uitname van € 20.000,00 uit de algemene reserve.

4.      Wat gaat het kosten

Evenementenstimuleringsfonds
Voor het evenementenstimuleringsfonds is naar verwachting een budget benodigd ter hoogte van
€ 77.000,00 per jaar. Dit bedrag is ingeschat op basis van het huidige aanbod aan evenementen,
aangevuld met een bedrag voor het stimuleren van nieuwe evenementen. Daarnaast is extra
capaciteit nodig voor de ambitie van het nieuwe beleid.

De dekking voor het budget evenementenstimuleringsfonds is samengesteld vanuit:

Samenlevingsinitiatieven:                                              € 5.000,00      (6922003 / 34300)
Economisch stimuleringsfonds (toerisme en recreatie):                  € 10.000,00     (6560003 / 34300)
Opbrengst toeristenbelasting:                                          € 30.000,00     (6936000 / 40100)*

De dekking voor de extra capaciteit is vanuit:

Opbrengst toeristenbelasting                                           € 12.000,00     (6936000 / 40100)*
Uitname uit de algemene reserve                                        € 20.000,00     (8101000 / 60001)

* Hierdoor zal een lagere dotatie aan de reserve recreatie en toerisme plaatsvinden.

Vanuit bovenstaande budgetten dienen de bedragen overgeheveld te worden naar het nieuwe budget
voor het evenementenstimuleringsfonds.

5.       Communicatie
Na de vaststelling van het beleid gaan we een avond voor de evenementenorganisaties beleggen om
een en ander nog toe te lichten rondom het nieuwe beleid en te kijken hoe we zaken zoals het
evenementenloket et cetera onderling verder kunnen inrichten. Tot het evenementenloket gereed is,
blijven we via de mail in contact met de evenementenorganisaties. Daarnaast beleggen we minimaal
1x per jaar een bijeenkomst voor evenementenorganisaties.




Raad \ 2018 \ preadvies Evenementenbeleid                                                                   4
</pre>

====================================================================== Einde pagina 4 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 5 ======================================================================

<pre>6.      Voorgesteld wordt
        1. in te stemmen met het Eindverslag inspraakprocedure Evenementenbeleid;
        2. het Evenementenbeleid vast te stellen inclusief aanpassingen naar aanleiding van het
           Eindverslag inspraakprocedure;
        3. de jaarlijkse dotatie aan de reserve recreatie naar beneden bij te stellen met € 30.000,00
           en dit bedrag structureel beschikbaar te stellen voor het evenementenstimuleringsfonds;
        4. een bedrag van € 15.000,00 over te hevelen vanuit het economisch stimuleringsfonds
           (€ 10.000,00) en budget samenlevingsinitiatieven (€ 5.000,00) naar het
           evenementenstimuleringsfonds;
        5. de extra capaciteit in de jaren 2018 en 2019 te dekken door in deze jaren te realiseren:
             a. een vermindering van de dotatie aan de reserve recreatie met € 12.000,00;
             b. plus een uitname van € 20.000,00 uit de algemene reserve.

7.      Bijlagen
        1. Evenementenbeleid met bijlagen;
        2. Eindverslag inspraakprocedure Evenementenbeleid;
        3. indicatief kostenplaatje extra facilitering evenementenorganisaties.




Raad \ 2018 \ preadvies Evenementenbeleid                                                               5
</pre>

====================================================================== Einde pagina 5 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 6 ======================================================================

<pre>Besluit
De raad van de gemeente Loon op Zand;

gezien het voorstel van het college van burgemeester en wethouders d.d. 27 februari 2018,
nummer 2018/21;



besluit:

1. in te stemmen met het Eindverslag inspraakprocedure Evenementenbeleid;
2. het Evenementenbeleid vast te stellen inclusief aanpassingen naar aanleiding van het
   Eindverslag inspraakprocedure;
3. de jaarlijkse dotatie aan de reserve recreatie naar beneden bij te stellen met € 30.000,00 en dit
   bedrag structureel beschikbaar te stellen voor het evenementenstimuleringsfonds;
4. een bedrag van € 15.000,00 over te hevelen vanuit het economisch stimuleringsfonds
   (€ 10.000,00) en budget samenlevingsinitiatieven (€ 5.000,00) naar het
   evenementenstimuleringsfonds;
5. de extra capaciteit in de jaren 2018 en 2019 te dekken door in deze jaren te realiseren:
     a. een vermindering van de dotatie aan de reserve recreatie met € 12.000,00;
     b. plus een uitname van € 20.000,00 uit de algemene reserve.



Aldus besloten in de openbare vergadering van de raad van de gemeente Loon op Zand van
8 maart 2018.



De raad voornoemd,




voorzitter,




griffier,




Raad \ 2018 \ preadvies Evenementenbeleid                                                              6
</pre>

====================================================================== Einde pagina 6 =================================================================

<br><br>