<b>Bijsluiter</b>. De hyperlink naar het originele document werkt niet meer. Daarom laat Woogle de tekst zien die in dat document stond. Deze tekst kan vreemde foutieve woorden of zinnen bevatten en de opmaak kan verdwenen of veranderd zijn. Dit komt door het zwartlakken van vertrouwelijke informatie of doordat de tekst niet digitaal beschikbaar was en dus ingescand en vervolgens via OCR weer ingelezen is. Voor het originele document, neem contact op met de Woo-contactpersoon van het bestuursorgaan.<br><br>====================================================================== Pagina 1 ======================================================================

<pre>Preadvies

 Portefeuillehouder       :   C.C.J.M. Grootswagers
 Datum collegebesluit     :   1 mei 2018                                    Corr. nr.: 2018.11219



 Onderwerp            :   Voorstel inzake Evenementenbeleid

 Programma            :   3. Economie

 Agenda nr.           :   8, 2018/25



Aan de raad van de gemeente Loon op Zand,


0.     Samenvatting
Eén van de projecten, benoemd in het Economisch Programma 2016-2020, is het opstellen van een
Evenementenbeleid.

We hebben een bijeenkomst georganiseerd op 29 augustus 2017 voor alle evenementenorganisaties
uit de gemeente Loon op Zand. Ruim 30 organisaties waren aanwezig. Met de input van deze
bijeenkomst en gesprekken met andere afdelingen, onze veiligheidspartners, het
Gehandicaptenplatform, Natuurmonumenten, Koninklijke Horeca Nederland en de Stichting
Ondernemend Loon op Zand (SOL) zijn we gekomen tot het voorliggende Evenementenbeleid met de
bijbehorende Evenementeninstructie. In het beleid staan de kaders en in de instructie staan de
uitvoeringsdetails. De Evenementeninstructie is daarmee het hoofddocument voor de organisatie. De
belangrijkste punten uit het evenementenbeleid zijn vereenvoudiging van het vergunningen traject, de
meerjarige vergunning, het stimuleringsfonds en het evenementenloket. Hieronder worden deze
punten verder toegelicht.

Op 12 december 2017 heeft het college het ontwerp Evenementenbeleid vastgesteld en conform
voorstel besloten. Het Evenementenbeleid heeft van 14 december 2017 t/m 24 januari 2018 ter inzage
gelegen. Vervolgens zijn de inspraakreacties besproken in de opiniërende ronde van 8 februari 2018
en is het eindverslag inspraakprocedure Evenementenbeleid opgesteld dat is vastgesteld door het
college op 27 februari 2018. Ten slotte heeft op 17 april 2018 een vervolgbijeenkomst plaatsgevonden
waar is toegelicht aan omwonenden, vrijwilligers, ondernemers en evenementenorganisaties wat er
met de inspraakreacties gedaan is. Daarnaast hebben we nog extra input verzameld. De extra
wijzigingen naar aanleiding van deze bijeenkomst en andere gesprekken staan in het verslag in de
bijlage. Het verslag van 17 april is leidend bij de verwerking van de inspraakreacties.

Met dit preadvies leggen wij het gewijzigde evenementenbeleid ter besluitvorming aan u voor en
vragen wij u om geld beschikbaar te stellen.

1.       Inleiding
Momenteel ontbreekt een integrale benadering van evenementen waarbij wet- en regelgeving en
beleid samen het toetsingskader voor evenementen vormen. De wens om een evenementenbeleid op
te stellen komt voort uit het Economisch Programma Loon op Zand 2016-2020 en een motie vanuit de
raad.




Raad \ 2018 \ preadvies Evenementenbeleid                                                           1
</pre>

====================================================================== Einde pagina 1 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 2 ======================================================================

<pre>De motie van VOOR LOON, Gemeentebelangen, CDA, VVD en Pro3 op 10 november 2016 zei het
volgende:
“De raad van de gemeente Loon op Zand constateert dat de regelgeving rondom het organiseren van
evenementen de afgelopen jaren is toegenomen en er daardoor meer eisen aan een
evenementenvergunning worden gesteld. Daarnaast geven de vrijwilligers aan hierdoor steeds meer
tijd kwijt zijn met deze regelgeving rondom hun evenement en geven zij aan moeite te hebben om te
voldoen aan de eisen van de gemeente. Dit legt een grote druk op vrijwilligersorganisaties en het
maakt het organiseren van evenementen er niet makkelijker op. Het college wordt verzocht bij het
opstellen van het nieuwe evenementenbeleid een bijeenkomst te organiseren waarbij organisatoren
van evenementen worden uitgenodigd om hun inbreng te geven die gebruikt dient te worden bij het
opstellen van het nieuwe evenementenbeleid”.
We hebben een bijeenkomst georganiseerd op 29 augustus 2017 voor alle evenementenorganisaties
uit de gemeente Loon op Zand. Ruim 30 organisaties waren aanwezig.

Met de input van deze bijeenkomst en gesprekken met andere afdelingen, onze veiligheidspartners,
het Gehandicaptenplatform, Natuurmonumenten, Koninklijke Horeca Nederland en de Stichting
Ondernemend Loon op Zand (SOL) zijn we gekomen tot het voorliggende Evenementenbeleid met de
bijbehorende Evenementeninstructie.

2.      Wat willen we bereiken
Met het evenementenbeleid wil de gemeente het volgende bereiken:
− Actieve stimulering van de organisatie van bijzondere initiatieven en evenementen die inspelen op
    het DNA van de gemeente.
− Een kwalitatieve verbetering van bestaande evenementen.
− Verduidelijking financiële ondersteuning en daarmee de budgetten efficiënter benutten.
− Verduidelijking en mogelijk vereenvoudiging van het vergunningentraject.
− Voorkomen onnodige belasting van evenementenorganisatoren.
− Het voorkomen van overlast voor de inwoners.

De doelstelling voor dit evenementenbeleid is daarmee tweeledig:
1. In het evenementenbeleid leggen we vast welke (nieuwe) evenementen we ondersteunen.
    Belangrijk is dat evenementen een bijdrage leveren aan de lokale economie. Met het stimuleren
    van evenementen willen we de levendigheid en leefbaarheid van de gemeente vergroten. Daarbij
    willen we echter wel overlast voorkomen voor inwoners.
2. We willen de vergunningsaanvraag vereenvoudigen zodat het makkelijker is om een evenement
    te organiseren.

3.      Wat gaan we daarvoor doen
In het beleid staan de kaders en in de instructie staan de uitvoeringsdetails. De instructie is daarmee
ook de leidraad voor de evenementenorganisatoren en uitwerking van het beleid. Het is dan ook de
bevoegdheid van het college om daar later nog aanpassingen in te doen die aansluiten op de
beleidskaders. De belangrijkste onderwerpen uit het Evenementenbeleid zijn vereenvoudiging van het
vergunningentraject, de meerjarige vergunning, het stimuleringsfonds en het evenementenloket. In het
beleid staan de kaders en in de instructie staan de uitvoeringsdetails. Over twee jaar evalueren we het
beleid samen met de belanghebbenden.

Het ontwerp Evenementenbeleid heeft van 14 december 2017 t/m 24 januari 2018 ter inzage gelegen.
Vervolgens zijn de inspraakreacties besproken in de opiniërende ronde van 8 februari 2018. Naar
aanleiding van de inspraakreacties hebben we een Eindverslag inspraakprocedure opgesteld (bijlage
3). Het eindverslag inspraakprocedure Evenementenbeleid is vastgesteld door het college op 27
februari 2018 en de voorgestelde wijzigingen zijn doorgevoerd.

Op 17 april 2018 heeft een vervolgbijeenkomst plaatsgevonden waar is toegelicht aan omwonenden,
vrijwilligers, ondernemers en evenementenorganisaties wat er met de inspraakreacties gedaan is.


Raad \ 2018 \ preadvies Evenementenbeleid                                                             2
</pre>

====================================================================== Einde pagina 2 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 3 ======================================================================

<pre>Daarnaast hebben we nog aanvullende input verzameld. De extra wijzigingen naar aanleiding van
deze bijeenkomst staan in het verslag (bijlage 4). Dit verslag is vastgesteld door het college op 1 mei.
Hieronder staan de extra wijzigingen ook nog even genoemd:

Kaders en regelgeving
− We hebben in de inleiding van hoofdstuk 3: kaders en regelgeving nog eens extra benadrukt dat
   het gaat om een scanhoofdstuk en dat niet alle regelgeving voor elk evenement van toepassing is;
− We hebben de aandachtspunten rondom evenementen teruggebracht naar het essentiële. Voor
   de (praktische) details en verdere toelichting wordt verwezen naar de Evenementeninstructie.

Stimuleringsfonds
− In de inleiding hebben we benadrukt dat we met het stimuleringsfonds een flexibel budget willen
    bieden dat iedereen naar eigen inzicht kan gebruiken;
− We hebben benadrukt dat meerdaagse evenementen een verschillend programma moeten
    hebben per dag om voor een extra bijdrage per dag in aanmerking te komen. Dit is ter beoordeling
    aan de gemeente;
− We hebben benadrukt dat de 25% regel voor nieuwe evenementen niet geldt. Het gaat hier
    tenslotte om een opstartbijdrage;
− We hebben toegevoegd dat de indiener uiterlijk vier weken na de sluitingsdata bericht krijgt of de
    aanvraag gehonoreerd wordt;
− Bij de indieningsvoorwaarden hebben we toegevoegd dat commerciële partijen zijn uitgesloten
    van deelname;
− Onder commerciële bedrijven verstaan we partijen met een puur winstoogmerk. Verenigingen en
    stichtingen worden alleen voor het stimuleringsfonds gezien als niet-commercieel;
− Bij de indieningsvoorwaarden hebben we toegevoegd dat buurtgerichte activiteiten geen
    aanspraak kunnen maken op het stimuleringsfonds;
− Bij de indieningsvoorwaarden hebben we toegevoegd dat de Stichting Ondernemend Loon op
    Zand maar maximaal acht aanvragen per jaar mag indienen;
− Bij de indieningsvoorwaarden hebben we toegevoegd dat een organisatie maximaal één jaar voor
    aanvangsdatum van het evenement een aanvraag mag indienen;
− Bij de beoordelingscriteria hebben we vermeldt dat een evenement het verstrekte bedrag niet
    hoeft terug te betalen in geval van overmacht. We hebben het dan alleen over
    weersomstandigheden in de categorie code geel, oranje en rood;
− Bij de eerste pluscriteria hebben we de optie toegevoegd om extra te stimuleren als het
    evenement meerdere partijen met elkaar verbindt.

Naar aanleiding van de opiniërende raad op 8 februari hebben we uitgezocht wat het zou kosten
om de evenementen extra te faciliteren, naast het stimuleringsfonds:
1. de geschatte kosten om de dranghekken gratis te bezorgen (€ 42.000,00);
2. de geschatte kosten voor de schoonmaak achteraf bij een evenement op het Anton Pieckplein
    (€ 16.000,00);
3. de geschatte onderzoekskosten om de mogelijkheden te bekijken of de Kasteelweide beter
    bruikbaar is voor evenementen (€ 5.000,00).

In het indicatieve kostenplaatje (bijlage 5) staat extra toelichting. We adviseren om de extra kosten
niet te vergoeden. Met het evenementenstimuleringsfonds bieden we namelijk een flexibel budget dat
elke organisatie naar eigen inzicht kan inzetten. Dit budget kan dus bijvoorbeeld ook gebruikt worden
om de dranghekken te laten bezorgen en/of de schoonmaak (bezemwagens) te bekostigen.

De kermis en het pleinfestival gebruiken aggregaten. Dit leidt tot overlast bij omwonenden van het
Anton Pieckplein. Er is onderzoek gedaan naar de stroomvoorziening (zoals de capaciteit van de
transformator) op het Anton Pieckplein.




Raad \ 2018 \ preadvies Evenementenbeleid                                                                  3
</pre>

====================================================================== Einde pagina 3 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 4 ======================================================================

<pre>Alvorens grote investeringen aan te gaan, gaan we nader onderzoek doen om beter inzicht te krijgen
in de daadwerkelijke (toekomstige) stroombehoefte van het Pleinfestival en de kermis. Dit jaar na de
zomervakantie komen we bij u terug met een separaat voorstel.

4.      Personeel
Het evenementenloket kan naar verwachting ingevuld worden vanuit de huidige personele bezetting.
Het opzetten van het digitale evenementenloket wordt uitgevoerd vanuit het cluster EZ/RT in
samenwerking met de afdeling Communicatie. De informatievoorziening en ondersteuning worden
uitgevoerd door de huidige evenementencoördinator (afdeling VTV). De stimulering van de
samenwerking organisaties onderling en de gemeente wordt uitgevoerd door het cluster EZ/RT in
afstemming met de coördinator evenementen.

Het nieuwe evenementenbeleid leidt tot een kwaliteitsslag voor de organisatie van nieuwe
evenementen. Dit betekent dat extra ureninzet benodigd is voor de vergunningverlening, verkeer,
buitendienst en handhaving. Anderzijds streven we met het beleid ook naar een vereenvoudiging van
de vergunningsaanvraag. Denk bijvoorbeeld aan het mogelijk maken van de meerjarenvergunning
juist voor een lastenverlichting voor de organisatoren.
We adviseren rekening te houden met benodigde extra capaciteit. Deze extra capaciteit wordt
ingeschat op: 425 uren per jaar (inclusief twee nieuwe evenementen).
We stellen voor om de extra capaciteit in de jaren 2018 en 2019 te dekken door in deze jaren het
volgende te realiseren:
a. een vermindering van de dotatie aan de reserve recreatie met € 12.000,00;
b. plus een uitname van € 20.000,00 uit de algemene reserve.
     en toe te voegen en te verdelen aan de staat B en het evenementenstimuleringsfonds.

In 2019 zal een evaluatie plaatsvinden naar de benodigde extra inzet.

5.      Wat gaat het kosten
Voor het evenementenstimuleringsfonds is naar verwachting een budget nodig ter hoogte van
€ 45.000 per jaar. Voor de verdere ondersteuning wordt uitgegaan van € 32.000. Dit bedrag is
ingeschat op basis van het huidige aanbod aan evenementen aangevuld met een bedrag voor het
stimuleren van nieuwe evenementen. Daarnaast is extra capaciteit nodig voor de ambitie van het
nieuwe beleid.

De dekking voor het budget evenementenstimuleringsfonds is samengesteld vanuit:

Samenlevingsinitiatieven:                                      € 5.000         (6922003 / 34300)
Economisch Stimuleringsfonds (Toerisme en Recreatie):          € 10.000        (6560003 / 34300)
Opbrengst toeristenbelasting:                                  € 30.000        (6936000 / 40100)*

De dekking voor de extra capaciteit is vanuit:

Opbrengst toeristenbelasting                                     € 12.000       (6936000 / 40100)*
Uitname uit de algemene reserve                                  € 20.000       (8101000 / 60001)
* Hierdoor zal een lagere dotatie aan de reserve recreatie en toerisme plaatsvinden.

Vanuit bovenstaande budgetten dienen de bedragen overgeheveld te worden naar het nieuwe budget
voor het evenementenstimuleringsfonds. Er is rekening gehouden met de verschillende claims die er
op dit moment zijn voor de reserve recreatie en toerisme. De reserve biedt hier genoeg ruimte voor.

De dekking voor de onderzoekskosten Kasteelweide is vanuit:

Uitname uit de algemene reserve                                € 5.000         (8101000 / 60001)




Raad \ 2018 \ preadvies Evenementenbeleid                                                              4
</pre>

====================================================================== Einde pagina 4 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 5 ======================================================================

<pre>6.     Communicatie
Na de vaststelling van het beleid beleggen we minimaal 1x per jaar een bijeenkomst voor
evenementenorganisaties.

7.     Voorgesteld wordt
       1. in te stemmen met het Eindverslag Inspraakprocedure Evenementenbeleid;
       2. in te stemmen met de extra wijzigingen in het verslag vervolgbijeenkomst 17 april;
       3. het Evenementenbeleid vast te stellen inclusief aanpassingen naar aanleiding van het
          Eindverslag inspraakprocedure en het verslag vervolgbijeenkomst 17 april;
       4. een evenementenstimuleringsfonds in het leven te roepen à € 45.000 welke gevormd
          wordt door:
           a. de jaarlijkse dotatie aan de reserve recreatie naar beneden bij te stellen met
               € 30.000,00 en dit bedrag structureel beschikbaar te stellen voor het fonds;
           b. een bedrag van € 10.000,00 over te hevelen vanuit het economisch stimuleringsfonds;
               en
           c. een bedrag van € 5.000,00 en budget samenlevingsinitiatieven.
       5. de extra capaciteit (€ 32.000,00) voor het vergunnen van evenementen in de jaren 2018
          en 2019 te dekken door in deze jaren te realiseren:
           a. een vermindering van de dotatie aan de reserve recreatie met € 12.000,00;
           b. plus een uitname van € 20.000,00 uit de algemene reserve.
           en toe te voegen en te verdelen aan de staat B en het evenementenstimuleringsfonds;
       6. de extra kosten bij punt 1 en 2 uit het indicatieve kostenplaatje niet te vergoeden;
       7. de onderzoekskosten voor de Kasteelweide (uit het indicatieve kostenplaatje) te
          vergoeden vanuit de algemene reserve.

8.     Bijlagen
       1. Evenementenbeleid;
       2. Evenementeninstructie;
       3. Eindverslag inspraakprocedure Evenementenbeleid;
       4. verslag vervolgbijeenkomst 17 april;
       5. indicatief kostenplaatje extra facilitering evenementenorganisaties.




Raad \ 2018 \ preadvies Evenementenbeleid                                                       5
</pre>

====================================================================== Einde pagina 5 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 6 ======================================================================

<pre>Besluit
De raad van de gemeente Loon op Zand;

gezien het voorstel van het college van burgemeester en wethouders d.d. 27 februari en 1 mei 2018,
nummer 2018/25;


besluit:

1. in te stemmen met het Eindverslag Inspraakprocedure Evenementenbeleid;
2. in te stemmen met de extra wijzigingen in het verslag vervolgbijeenkomst 17 april;
3. het Evenementenbeleid vast te stellen inclusief aanpassingen naar aanleiding van het Eindverslag
    inspraakprocedure en het verslag vervolgbijeenkomst 17 april;
4. een evenementenstimuleringsfonds in het leven te roepen à € 45.000,00 welke gevormd wordt
    door:
    a. de jaarlijkse dotatie aan de reserve recreatie naar beneden bij te stellen met € 30.000,00 en
        dit bedrag structureel beschikbaar te stellen voor het fonds;
    b. een bedrag van € 10.000,00 over te hevelen vanuit het economisch stimuleringsfonds en
    c. een bedrag van € 5.000,00 en budget samenlevingsinitiatieven.
5. de extra capaciteit (€ 32.000,00) voor het vergunnen van evenementen in de jaren 2018 en 2019
    te dekken door in deze jaren te realiseren:
    a. een vermindering van de dotatie aan de reserve recreatie met € 12.000,00;
    b. plus een uitname van € 20.000,00 uit de algemene reserve.
    en toe te voegen en te verdelen aan de staat B en het evenementenstimuleringsfonds
6. de extra kosten bij punt 1 en 2 uit het indicatieve kostenplaatje niet te vergoeden;
7. de onderzoekskosten voor de Kasteelweide (uit het indicatieve kostenplaatje) te vergoeden vanuit
   de algemene reserve.


Aldus besloten in de openbare vergadering van de raad van de gemeente Loon op Zand van
24 mei 2018.



De raad voornoemd,



voorzitter,




griffier,




Raad \ 2018 \ preadvies Evenementenbeleid                                                            6
</pre>

====================================================================== Einde pagina 6 =================================================================

<br><br>