<b>Bijsluiter</b>. De hyperlink naar het originele document werkt niet meer. Daarom laat Woogle de tekst zien die in dat document stond. Deze tekst kan vreemde foutieve woorden of zinnen bevatten en de opmaak kan verdwenen of veranderd zijn. Dit komt door het zwartlakken van vertrouwelijke informatie of doordat de tekst niet digitaal beschikbaar was en dus ingescand en vervolgens via OCR weer ingelezen is. Voor het originele document, neem contact op met de Woo-contactpersoon van het bestuursorgaan.<br><br>====================================================================== Pagina 1 ======================================================================

<pre>Totaal frictie/investeringskosten MJC en Stadsarchief


Noodzakelijke frictiekosten                                     Totaal                 Dekking
a. MJC:

1. Marktonderzoek naar horeca en verhuur                        €        15.000
2. Marktonderzoek naar programmering                            €        20.000
3. Kwartiermaker aanstellen                                     €       135.000
4. Ondersteuning kwartiermaker/inhuur deskundigheid             €        50.000

5. Arbo aanpassingen MJC                                        €        20.000   €            20.000
6. Risicoanalyse opstellen                                      €        5.000
7. Inrichting vaste collectie 19de eeuw                                     pm    Sponsoring/fondsen
8. Inrichting geschiedenisopstelling                                        pm    Sponsoring/fondsen

9. Collectiebeheer op orde                                      €        82.500
10. Vaste collectie op 2de verdieping                           €       665.000

11. ICT aanleg netwerk                                          €        5.000

12. Reserve weerstandsvermogen                                  €        75.000
13. Bezuinigingsbedrag 2016 beschikbaar                         €       48.104-

                                                                €     1.024.396   €           20.000
b. Stadsarchief:

1. Verhuiskosten                                                €        5.000
2. Afbraak depot                                                €        50.000

3. Huurkosten depot                                             €       300.000
4. Inkomsten verhuur depot aan BHIC                             €       42.000-

5. Exploitatiekosten Peperstraat                                €        15.000
6. Archiefruimte in bibliotheek                                 €        95.703
7. Inrichting studiezaal bibliotheek                            €        56.400
8. Ontkoppeling van website MJC en nieuwe website               €        25.000

9. Bezuiniging/besparingsbedrag 2016 beschikbaar                €       74.959-

                                                                €       430.144   €                    -

c. MJC/Stadsarchief:
1. Personeelskosten                                             €     1.594.736   €         1.594.736
2. Bouwkundige aanpassingen depot 2                             €       144.500   €          144.500
3. Bestaand archief in depot 2 verplaatsen                      €        10.000   €            10.000

                                                                €     1.749.236   €       1.749.236



                                                     Totaal         € 3.203.776   €       1.769.236



                                          Saldo frictiekosten                     €         1.434.540
</pre>

====================================================================== Einde pagina 1 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 2 ======================================================================

<pre>Wenselijke frictie/investeringskosten

a. MJC:
1. Volledige klimatisering 3de verdieping                   €     300.000
2. Beperkte horeca in bestaand pand                         €     300.000
3. Uitbreiding pand met horeca                              €   3.619.000



b. Stadsarchief:
1. Droogloopbrug minimum variant                            €      37.190
2. Droogloopbrug uitgebreide variant                        €      74.380

3. Digitaliseren kranten                                    €      91.949




Algemene toelichting/aandachtspunten
1. Uitgangspunt is om het geheel per 1-1-2016 te laten ingaan


2. Bedragen zijn allemaal exclusief btw. Btw kan verrekend worden. Om de btw te verrekenen is
het cruciaal dat de museumstichting een toegangsprijs vraagt voor toegang tot het museum.
Daardoor is de museumstichting een btw belaste ondernemer. Ongeacht welke variant wordt
gekozen, de btw op de verbouwingskosten is in dat geval altijd volledig aftrekbaar te maken.
Voorwaarde is natuurlijk wel dat de gemeente Oss als verhuurder van het gebouw en de
museumstichting als huurder van het verbouwde gebouw, opteren voor btw belaste verhuur.
Het optieverzoek belaste verhuur moet binnen drie maanden na de ingangsdatum van het
huurcontract bij de Belastingdienst zijn ingediend (liefst aangetekend). Ook is het mogelijk om in
het huurcontract zelf te opteren voor btw belaste verhuur. Het huurcontract moet dan binnen drie
maanden na eerste ingebruikneming van het vernieuwde pand, door beide partijen zijn
ondertekend (info bron EFK 2 mei 2014).


3. Om te voorkomen dat deze budgetten elk jaar worden overgeheveld (tot en met 2020 -
budgetoverheveling) en om wat flexibiliteit te creëren voor het totaal (tekort bij een bepaalde
post verrekenen bij een overschot met een andere post) wordt voorgesteld om een reserve
frictiekosten MJC/Stadsarchief te vormen. Het vormen van een reserve is een bevoegdheid
gemeenteraad. Dit in het college- en raadsvoorstel meenemen (of Voorjaarsnota 2014).


4. Huurcontract voor een periode van 10 jaar minimaal vaststellen. Dit in verband met ook de
btw risico's. Als in dit pand geen huurder zit dienen wij de "te verrekenen btw over de
investeringen" naar rato terug te betalen (herzieningstermijn 10 jaar).


5. In de Programmabegroting 2014-2017 heeft de gemeenteraad besloten om de algemene
reserve aan te vullen om zodoende o.a. de noodzakelijke frictiekosten op het gebied van de
bezuinigingen op cultuur -na concretisering van de plannen- af te dekken. In de komende
Voorjaarsnota dienen de noodzakelijke frictiekosten in beeld te worden gebracht vanwege de
</pre>

====================================================================== Einde pagina 2 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 3 ======================================================================

<pre>aanstelling van de kwartiermaker en de werkzaamheden die nog in 2014 verricht moeten worden
(niet wachten tot Programmabegroting).




Toelichting noodzakelijke frictie/investeringskosten.
a. MJC:


1. Marktonderzoek horeca en verhuur. Dit marktonderzoek is nodig om het scenario van de
horeca investering en verhuur mogelijkheden te onderzoeken.


2. Marktonderzoek programmering. Dit onderzoek gaat over de programmering voor de vaste
collectie op de derde verdieping maar ook over de programmaring/doelgroepen/
marketingonderzoek in zijn algemeenheid. Dit kan dus betekenen dat de noodzakelijke
investering van de derde verdieping wellicht nog wordt aangepast.


3. Kwartiermaker aanstellen. Gezien de hoeveelheid werk is het voorstel om deze in september al
te laten starten


4. Ondersteuning kwartiermaker/deskundigheid inhuren. De kwartiermaker heeft een werkbudget
en inhuurbudget nodig. Naast ondersteuning zal er ook specifieke deskundigheid op juridisch
gebied worden ingehuurd (o.a. voor opstellen bruikleencontracten, oprichting stichting, overige
contracten). Tevens wordt uit dit budget de notariskosten voor de oprichting van de stichting
afgedekt.


5. Arbo aanpassingen. Op basis van het RIE rapport dd. 18 april 2014 is het nodig om ventilatie
en verlichting bij de werkplekken op de derde verdieping aan te passen.
Dekking: de kosten kunnen grotendeels gedekt worden uit het regulier arbo budget
gemeentehuis en het calamiteitenbudget dienst GB 2014 en 2015. Dit is ook noodzakelijk als de
verzelfstandiging geen doorgang zou vinden. Uitgesteld vanwege de onzekerheid.


6. Risico analyse opstellen. Een risico analyse opstellen voor het personeel en vrijwilligers
vanwege de vaste collectie 19de eeuws op de derde verdieping.


7. Inrichting vaste collectie 19de eeuw. Om de collectie mooi te presenteren is een goede
inrichting belangrijk (verlichting e.d.). Getracht wordt om deze via derden (sponsoring/fondsen)
te financieren. Overigens is een deel van de verlichting post opgenomen onder het
verbouwingsbudget 2de verdieping
</pre>

====================================================================== Einde pagina 3 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 4 ======================================================================

<pre>8. Inrichting geschiedenisopstelling. Om deze collectie eveneens mooi te presenteren is een
goede inrichting belangrijk (verlichting e.d.). Getracht wordt om deze via derden
(sponsoring/fondsen) te financieren.


9. Collectiebeheer op orde. De nieuwe stichting wordt verantwoordelijk voor het beheer van de
collectie. Het bureau Helicon heeft onderzoek verricht naar de conditie en registratie van de
collectie. Op basis van dit rapport is het volgende nodig:
a. bijwerken basisregistratie € 15.000,-
b. stabiliseren collectie € 60.000,- (inclusief opruimen depot, herplaatsen van slecht bereikbare
collectie en dit doorvoeren in Adlib, indien nodig herverpakken of beter verpakken van objecten
en inzet van restauratoren om verval te stoppen)
c. materiaalkosten € 7.500,- (aanschaf inventaris en gereedschap)


10. Vaste collectie op 2de verdieping. De visie en het model Jacobs is hierbij als uitgangspositie
gehanteerd. Dit betekent een vaste collectie op een verdieping. In deze variant wordt één
verdieping geklimatiseerd om een vaste expositieruimte te creëren. Dit is hierbij de 2de
verdieping. Wellicht dat deze nog wat wordt aangepast op basis van het marktonderzoek naar de
programmering. De investering- en inrichtingskosten hiervoor zijn door Basalt bouwadvies
gecalculeerd (12 mei 2014).


11. ICT aanleg netwerk. Ontkoppelen en ICT netwerk voor de verzelfstandigde vorm opzetten


12. Reserve weerstandsvermogen. Er is geen algemene norm voor het weerstandsvermogen voor
een museum aanwezig. Het Rijksmuseum hanteert de definitie dat het een bufferfunctie is voor
toekomstige risico's aan de uitgaven- en inkomstenkant van de exploitatie.
Voor toekomstige risico's in de exploitatie hanteert het Rijksmuseum een horizon van een jaar.
Het benodigd vermogen dient een omvang van maximaal een jaar discontinuïteit in de exploitatie
op te kunnen vangen. Als praktische vertaling van dit uitgangspunt kan dan de benodigde
omvang van het groepsvermogen berekend worden op de in een jaar te derven inkomsten van
entree- en winkelinkomsten. Dit zou dan uitkomen op een vermogen van € 70.000,-
In het rapport van VDG Trajectmanagement dd. 23 april 2010 over de haalbaarheid van een
verzelfstandiging van het MJC is eenmalige post onvoorzien van € 75.000 geraamd.
Op basis van deze twee vormen wordt voorgesteld om een bedrag van € 75.000,- als reserve
weerstandsvermogen mee te geven.


13. Bezuiniging/besparingsbedrag 2016 beschikbaar. De bezuiniging dient per 1-1-2017
gerealiseerd te worden. De nieuwe organisatie wordt per 1-1-2016 ingevoerd. Dit betekent dat
het totale beschikbare begrotingsbedrag 2016 van het MJC/gemeente Oss nog beschikbaar is.
</pre>

====================================================================== Einde pagina 4 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 5 ======================================================================

<pre>Of wel het gerealiseerde bezuiniging/besparingsbedrag van 2016 voor het MJC ad. € 192.259,- is
dus nog beschikbaar.
De besparing is te verdelen in besparing loonkosten en besparing materieel. De besparing op
materieel ad. € 48.104,- wordt hier dus weer ingezet. De besparing op loon ad. € 144.155,-
wordt ingezet om de frictiekosten personeel af te dekken.




b. Stadsarchief:


1. Verhuiskosten. De verhuiskosten voor de collectie e.d. worden geraamd op € 5.000,-.


2. Afbraak depot. Door afd. Vastgoedbedrijf is een grove inschatting gemaakt. Depot in
Peperstraat afbreken. Terug in oude staat. 2de halfjaar van 2020 gebruiken om de depot af te
breken. Derhalve 1/2 jaar huuropbrengst depot.


3. Huurkosten depot. Het huurcontract loopt door tot en met 31 december 2020. Opzeggen
uiterlijk voor 31 december 2019 ! Eventueel nog onderhandelen met verhuurder omtrent
afkoopsom.


4. Inkomsten verhuur depot aan BHIC. Het BHIC heeft interesse om het depot aan de Peperstraat
te huren (€ 12.000 - € 14.000). Er komen echter ook nog wat exploitatiekosten voor het gebouw
bij (energie e.d.). Zie mail P. Spanjaard dd. 16 april 2014.


5. Exploitatiekosten Peperstraat. Om het pand beschikbaar te houden voor de verhuur depot aan
het BHIC zullen er nog een aantal exploitatiekosten overblijven (bijvoorbeeld energiekosten).


6. Archiefruimte in bibliotheek. De collectie van het Stadsarchief wordt voor een gedeelte
geplaatst in de gemeentelijke depots en de nieuwe archiefruimte bij de bibliotheek (aanpassing
pand waar de bibliobus stond).
Basalt bouwadvies heeft deze aanpassing tot archiefruimte gecalculeerd op € 95.703,- (25 april
2014). Hierbij is geen rekening gehouden met stellingen. De verwachting is dat deze vanuit het
bestaande depot meekunnen.


7. Inrichting studiezaal bibliotheek. Het gaat hierbij de interieurkosten (kasten, medialab,
presentatieblokken, tafels e.d.) en de bouwkundige afwerking van deze zaal. De kosten zijn
gebaseerd op de offerte Van Leiden interieur dd 10 mei 2014. De kosten van werkplekken en
bureaustoelen zijn geschrapt. Deze kunnen uit de reguliere PIJCOF gelden worden afgedekt.
</pre>

====================================================================== Einde pagina 5 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 6 ======================================================================

<pre>8. Ontkoppeling van website MJC en nieuwe website. De collectie wordt nu met het museum via
een gezamenlijk database systeem (Adlib) beschikbaar gemaakt en via een gezamelijke website
(www.collectieonline.nl) getoond. Het Stadsarchief dient hiervan ontkoppelt te worden. Het
museum blijft van dit systeem gebruik maken. Het Stadsarchief zal een nieuwe databasesysteem
moeten kiezen, dat met de ICT van de bibliotheek gekoppeld kan worden. Ook moet er een
nieuwe website gemaakt worden, waarin diverse modules opgenomen worden.
Als archief is digitale dienstverlening een belangrijke kerntaak. Naast deze ICT kosten gaan er
veel mensuren inzitten.
Raming: ontkoppeling € 5.000,- en nieuwe collectiewebsite met database en modules voor
beeldcollectie en kranten € 20.000,-.


9. Bezuiniging/besparingsbedrag 2016 beschikbaar. De bezuiniging dient per 1-1-2017
gerealiseerd te worden. De nieuwe organisatie en de bezuining wordt per 1-1-2016 ingevoerd. Dit
betekent dat het totale beschikbare begrotingsbedrag 2016 van het stadsarchief nog beschikbaar
is. Of wel het gerealiseerde bezuiniging/besparingsbedrag van 2016 voor het stadsarchief ad. €
123.645,- is dus nog beschikbaar.
De besparing is te verdelen in besparing loonkosten en besparing materieel. De besparing op
materieel ad. € 74.959,- wordt hier dus weer ingezet. De besparing op loon ad. € 48.686,- wordt
ingezet om de frictiekosten personeel af te dekken.


c. MJC/Stadsarchief:


1. Personeelskosten. Bij de raming van de frictiekosten personeel is een inschatting gemaakt voor
de mobiliteitskosten, detacheringskosten, kosten sociaal statuut (5 jaar) en uitkeringsrisico bij
ontslag. Er is een inschatting gemaakt van het scenario wat het meest reëel lijkt. De grootste
kostenpost is uiteindelijk het uitkeringsrisico bij ontslag (2021). Hierbij wordt benadrukt dat er
nog meer scenario's mogelijk zijn met bijbehorende financiële consequenties.
Bij de berekeningsopzet is uitgegaan van de ingangsdatum per 1-1-2016. De bezuiniging gaat
echter in per 1-1-2017. Dit betekent dat het totale beschikbare begrotingsbedrag 2016 van het
MJC/Stadsarchief/gemeente Oss nog beschikbaar is.
Of wel het besparingsvoordeel voor het jaar 2016 van het MJC en Stadsarchief voor het onderdeel
van de salariskosten ad. € 192.841,- (stadsarchief: € 48.686,- en MJC: € 144.155,-) zijn hierbij
ingezet om de frictiekosten personeel af te dekken.
Dekking: De reserve doelmatigheid is vooral bestemd om de frictie- en mobiliteitskosten van de
SLIM operatie en de herindeling van de gemeente Maasdonk op te vangen. De SLIM operatie
loopt op zijn eind en de medewerkers van de gemeente Maasdonk zijn geplaatst. Beide projecten
voorlopen voor het personeel voorspoedig zodat er weinig frictie- en mobiliteitskosten nodig zijn.
Hierdoor is het mogelijk om de frictie- en mobiliteitskosten van het personeel MJC/Stadsarchief
uit deze reserve doelmatigheid af te dekken.
</pre>

====================================================================== Einde pagina 6 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 7 ======================================================================

<pre>2. Bouwkundige aanpassingen depot 2
In het gemeentehuis is in de "kelders" (onder de raadzaal) een ruimte beschikbaar die geschikt te
maken is als een depot (depot 2). Dit betekent dat de gehele collectie van het MJC voortaan in de
gemeentelijke depots kan worden opgeslagen (centrale opslag). Het MJC maakt momenteel
gebruik van drie depots. Het gemeentelijke depot, het depot bij box Oss en Hizkia van Karlingen
in Den Haag. Voor het "te grote"schilderij dient nog een oplossing te worden gezocht.
Tevens zal dit depot 2 ook gebruikt worden om een deel van de collectie van het stadsarchief te
plaatsen (depot bij Peperstraat wordt op termijn opgeheven).
Dekking kosten: Op de kostenplaats van het gemeentehuis is in 2014 en 2015 incidentele ruimte
aanwezig om deze kosten zelf af te dekken.


Op de kostenplaats van het gemeentehuis is nog een stelpost onvoorzien in de jaren 2014 en
2015 aanwezig. Deze heeft betrekking op het huurcontract met de BSOB. Met deze
huuropbrengsten is een deel van de extra kosten afgedekt.
Een deel van deze huurinkomsten is als stelpost onvoorzien geraamd omdat niet geheel duidelijk
was hoe de kosten als gevolg van de huisvesting van het BSOB zouden ontwikkelen. De praktijk
laat zien dat deze stelpost niet nodig is en voorgesteld wordt om deze voor de aanpassingen van
depot 2 (onderdeel van het gemeentehuis) hiervoor in te zetten.


3. Bestaand archief in depot 2 verplaatsen. Hiervoor is het noodzakelijk om de ruimtes in de
kelder op te schonen zodat het archief uit depot 2 hier naar toe verplaatst kan worden. Inclusief
het plaatsen van rekken.
Dekking: Deze kosten kunnen binnen de reguliere exploitatiebudgetten 2014 van de kostenplaats
"facilitaire zaken overige kosten" worden afgedekt.




Toelichting wenselijke frictie/investeringskosten.


a. MJC:


1. Volledige klimatisering van pand met vaste collectie op 3de verdieping. De visie en het model
Jacobs is hierbij als uitgangspositie gehanteerd. Om het optimaal in te richten is hierbij het hele
pand geklimatiseerd, waarbij de derde verdieping als vaste collectie ruimte wordt bezien.
Wellicht dat deze nog wat wordt aangepast op basis van het marktonderzoek naar de
programmering.


De investeringskosten hiervoor zijn door Basalt bouwadvies gecalculeerd (25 april 2014). Om een
vaste collectie op de 3de verdieping te huisvesten is het noodzakelijk dat de werkplekken naar
beneden gaan. Deze zijn ook ingerekend.
</pre>

====================================================================== Einde pagina 7 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 8 ======================================================================

<pre>2. Beperkte horeca in pand. In deze opzet is sprake van een marginale professionele
horecavoorziening (niveau eetcafé/kleine kaart). Keuken en eetgelegenheid zijn inpandig.


3. Uitbreiding pand met horeca. In dit scenario wordt de bestaande uitbouw verwijderd en het
pand vervolgens uitgebreid met circa 260 m2 (circa 20 % volumetoename).
De uitbreiding is gebaseerd op een opzet van de Twee Snoeken. Het bureau Basalt bouwadvies
heeft deze uitbreiding gecalculeerd op € 3.619.000,- exclusief btw.
In dit scenario is entree gewijzigd (park entree), restaurant en personeelsruimte in de nieuwe
souterain. De overige verdiepingen zijn volledig geschikt exposities en de 3de verdieping is
geschikt voor permanente tentoonstellingen.


b. Stadsarchief:


1. Droogloop brug minimum variant. Het verzoek ligt er om een loopbrug te creëren waardoor het
personeel een toegankelijker bereik heeft naar de archiefruimte. Anders dienen zij via een omweg
naar de archiefruimte te gaan.
Deze kosten zijn door Basalt bouwadvies gecalculeerd (raming 25 april 2014)
Het gaat over de toegang tot het depot, vanaf de nieuwe studiezaal. M. Eerleman adviseert om
deze kosten als noodzakelijk kosten te beschouwen. Zij is van mening dat de huidige toegang tot
het depot/busloods vanuit de studiezaal niet voldoet.
Om het depot/busloods te bereiken is het noodzakelijk om 3 á 4 deuren en twee verschillende
halletjes door te gaan.


2. Droogloop brug uitgebreide variant. Deze loopbrug is breder. Deze kosten zijn door Basalt
bouwadvies gecalculeerd (raming 25 april 2014)


3. Digitaliseren kranten.
Argumenten M. Eerelman (stadsarchief):
·      De kranten zijn na digitalisering veel beter doorzoekbaar, omdat ze dan digitaal op
term/woord te doorzoeken zijn (ocr-techniek). Er is nu geen index, als een bezoeker nu iets
zoekt, moet hij/zij alle kranten doornemen.
·      De kranten zijn na digitalisering veel beter beschikbaar voor zowel bezoekers als
medewerkers, omdat ze via internet beschikbaar kunnen worden gesteld. Hierdoor zijn ze ook op
afstand beschikbaar voor onderzoekers, de media, scholieren, liefhebbers.
·      Het is een unieke lokale collectie die zeker de moeite waard is om ontsloten te worden.
·      De kranten hoeven niet meer voor de studiezaal beschikbaar te zijn, en kunnen worden
opgeslagen in het depot in het gemeentehuis. Deze ruimte is waarschijnlijk goedkoper dan het
nog te bouwen depot in de bibliotheek.
·      Het printen van artikelen wordt gemakkelijker. Er kan ook gekozen worden voor een
‘terugverdienmodel’, dat mensen pagina’s kunnen bestellen/kopen.
</pre>

====================================================================== Einde pagina 8 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 9 ======================================================================

<pre>·      De kranten lijden niet langer door het gebruik. Krantenpapier is niet gemaakt om lang
bewaard te blijven, dit is goed te zien aan de staat waar sommige jaargangen al in verkeren.
·      Digitaliseren scheelt de medewerkers vele kilo’s sjouwwerk (de kranten zijn ingebonden
per maand of jaargang). GMS heeft voor deze werkzaamheden een offerte uitgebracht voor een
totaal bedrag van € 91.949,- exclusief btw.


Advies F&C: het is wellicht te overwegen om het depot bij de bibliotheek kleiner in te richten en
meer in te zetten op digitalisering. De besparing op de bouwkosten kunnen dan ingezet worden
voor de digitalisering.




Risico's


1. Het BHIC stelt het bedrag van € 63.500,- tot en met 2016 voor het erfgoedlokaal beschikbaar.
Deze zal echter eerder dichtgaan. Overgang naar de bibliotheek. Bespreken met BHIC


2. Positief risico. Overwegen om K 26 de jaren 2017 tot en met 2019 in dit pand te plaatsen.
</pre>

====================================================================== Einde pagina 9 =================================================================

<br><br>