<b>Bijsluiter</b>. De hyperlink naar het originele document werkt niet meer. Daarom laat Woogle de tekst zien die in dat document stond. Deze tekst kan vreemde foutieve woorden of zinnen bevatten en de opmaak kan verdwenen of veranderd zijn. Dit komt door het zwartlakken van vertrouwelijke informatie of doordat de tekst niet digitaal beschikbaar was en dus ingescand en vervolgens via OCR weer ingelezen is. Voor het originele document, neem contact op met de Woo-contactpersoon van het bestuursorgaan.<br><br>====================================================================== Pagina 1 ======================================================================

<pre>ONTWERP
BEGROTING
2020
Brabants Historisch Informatie Centrum
   ’s-Hertogenbosch, 5 april 2019
</pre>

====================================================================== Einde pagina 1 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 2 ======================================================================

<pre>INHOUDSOPGAVE BEGROTING 2020
I   Programmaplan
     1. Doelstellingen en werkplan                                         3
     2. Besluit Begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV)  5
     3. Overzicht baten en lasten                                          5
     4. Begroot resultaat en wijzigingen                                   6
II  Paragrafen
     1. Weerstandsvermogen en risicobeheersing                             9
     2. Onderhoud kapitaalgoederen                                        10
     3. Financiering                                                      11
     4. Bedrijfsvoering                                                   13
     5. Verbonden partijen                                                14
     6. Organisatiegegevens                                               15
     7. Besluit Dagelijks bestuur                                         16
     8. Besluit Algemeen bestuur                                          16
III Financiële begroting
     1. Geprognosticeerde balans per 31 december 2019 - 2023              17
     2. Exploitatiebegroting 2020                                         18
     3. Toelichting Geprognosticeerde balans per 31 december 2019 - 2023  19
     4. Toelichting Exploitatiebegroting 2020                             25
     5. Meerjarenbegroting 2021-2023                                      30
     6. Toelichting Meerjarenbegroting 2021 - 2023                        31
                                                                             2
</pre>

====================================================================== Einde pagina 2 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 3 ======================================================================

<pre>I Programmaplan
I.1 Doelstellingen en werkplan
Inleiding
Het BHIC is per 1 januari 2005 ontstaan uit een fusie van het Rijksarchief in Noord-Brabant en de
Streekarchieven Brabant-Noordoost en Langs Aa & Dommel. In de Regeling Brabants Historisch Centrum
zijn de bedragen vermeld die de fusiepartners (het Rijk, 14 gemeenten, 2 waterschappen) jaarlijks aan het
BHIC zullen afdragen.
In financieel opzicht vormt het BHIC voor de deelnemende partijen een weinig verrassend dossier: in het
tijdvak 2009-2013 zijn de bijdragen niet verhoogd en tot en met 2014 is er naast de 0-lijn 10% bezuinigd.
In 2017 is de bijdrage met nog eens 9% gekort.
Doelstelling
Het BHIC heeft een wettelijke taak en een maatschappelijke opgave. De wettelijke taak bestaat uit het
goed, geordend en toegankelijk beheren van de archieven die aan het BHIC zijn overgedragen. Dit alles
conform de Archiefwet en de daaruit voortvloeiende richtlijnen. De maatschappelijke opgave is de
verbreiding van de kennis van de Brabantse geschiedenis. Deze doelstelling wordt gestuurd door de
operationele missie: meer publiek, meer divers publiek, meer tevreden publiek.
Missie en strategische doelstellingen
In de beleidsnotitie “Gegist bestek: het BHIC in 2019” worden de meerjarige trends onderscheiden die de
toekomstagenda van het BHIC bepalen: verdere daling van het fysieke publieksbereik, sterke stijging van
het digitale publieksbereik, verdere ontwikkeling van het e-depot: de elektronische opslagplaats van de
digitale bestanden die in de toekomst door de deelnemers van het BHIC aan het BHIC zullen worden
overgedragen.
In de beleidsnotitie “Waarheen leidt de weg? 2019-2022” worden de ambities voor de komende jaren
geformuleerd. Bij het herijken van de missie en de positionering van het BHIC tonen zich twee gezichten.
Enerzijds is het BHIC een archief dat de wettelijke taken uitvoert, anderzijds is het een publieksinstelling
die inhoud geeft aan de maatschappelijke opgave. In de archieffunctie bewaart en beheert het BHIC ‘op
goede, geordende en toegankelijke wijze’ zo’n 40 strekkende kilometer papieren archief, alsook een
groeiend aantal terabyte aan digitale bestanden. In de publieksfunctie bewerkt, verrijkt, redigeert en
presenteert het BHIC de historische informatie en beleving op dusdanige wijze dat een zo groot
mogelijk, een zo divers mogelijk en zo tevreden mogelijk publiek wordt bereikt. In de notitie worden de
volgende ambities geformuleerd:
     - Het BHIC is het genealogisch centrum voor Brabant;
     - Het BHIC wordt het Brabants centrum voor beeld en geluid;
     - Het BHIC schrijft Brabantse geschiedenis;
     - Versterking van marketing & promotie;
     - Het BHIC is het eerste RHC dat over een volwaardig e-depot beschikt.
                                                                                                             3
</pre>

====================================================================== Einde pagina 3 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 4 ======================================================================

<pre>Nieuwe ontwikkelingen
De Citadel in Den Bosch wordt gehuurd van het Rijksvastgoedbedrijf. Per 1 januari 2019 is er een
nieuwe huurovereenkomst afgesloten met een looptijd van 3 jaar. Na afloop van deze periode loopt de
overeenkomst voor onbepaalde tijd door.
Per 1 januari 2019 is het eigenaarsonderhoud door het RVB overgedragen aan het BHIC. Het Rijk blijft
eigenaar, maar het BHIC is verantwoordelijk voor het onderhoud en de instandhouding van De Citadel.
Na een proefperiode van drie jaar volgt een evaluatie en een definitief besluit van de Minister over het
huisvestingsstelsel voor het vastgoed van de Rijks Historische Centra (RHC’s) en de Musea.
Het voordeel van het zelf uitvoeren van het onderhoud en de instandhouding van De Citadel is voor
dit begrotingsjaar berekend op € 500.000. Dit bedrag is binnen de doelstellingen van het BHIC, vrij te
besteden. In de proefperiode zal de besteding van de gelden via bestemmingsreserves lopen. Een deel
van het bedrag zal gereserveerd worden voor de toegenomen (niet verzekerbare) risico’s als gevolg
van het zelf verantwoordelijk zijn voor onderhoud en instandhouding. Er is nog wel een beperking: het
(rijks)geld mag niet gebruikt worden voor structurele verlaging van de jaarlijkse bijdragen van de
regiopartners. Dat wil niet zeggen dat de regiopartners niet indirect zouden kunnen profiteren van het
voordeel, bijvoorbeeld in de vorm van de ontwikkeling van het e-depot, digitalisering en verbetering
dienstverlening. Ook is er een direct voordeel voor de gemeenten: de betaalde BTW over het zelf
uitgevoerde onderhoud en instandhouding, kan naar verhouding worden verrekend via het BTW
compensatiefonds.
 Voordeel zelf uitvoeren van onderhoud en instandhouding
 Budget voor onderhoud en instandhouding                                                      € 1.374.100
 Af:
 Toevoeging aan voorziening onderhoud en instandhouding                       €     756.300
 Toename personele kosten (niet in loondienst)                                €      94.300
 Toename organisatiekosten                                                    €      23.500
                                                                                              €    874.100
 Vrij besteedbare ruimte                                                                      €    500.000
                                                                                                          4
</pre>

====================================================================== Einde pagina 4 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 5 ======================================================================

<pre>I.2 Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV)
Het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV) is ingevoerd in 2004. Het BBV
beoogt met de begroting- en verantwoordingstukken in de uiteenlopende informatiebehoeften van de
verschillende belanghebbenden te voorzien. Het BBV is ook van toepassing op gemeenschappelijke
regelingen, al zijn niet alle bepalingen relevant. De bepalingen die (deels) wel relevant zijn voor het
Brabants Historisch Informatie Centrum (BHIC) zijn:
     - het hanteren van een aantal financiële kengetallen;
     - beter inzicht in het EMU-saldo;
     - de verwerking van rentelasten en rentebaten;
     - beter inzicht in de kosten van overhead;
     - verantwoording eventuele vennootschapsbelastingplicht;
     - het opnemen van een geprognosticeerde begin-en eindbalans.
De financiële kengetallen en het EMU-saldo zijn opgenomen bij paragraaf II.1 Weerstandsvermogen en
risicobeheersing. De verwerking van rentelasten en rentebaten is opgenomen bij paragraaf II.3 Financiering.
De kosten van overhead en de stand van zaken betreffende de vennootschapsbelasting worden nader
toegelicht bij paragraaf I.3 Overzicht baten en lasten. In de financiële begroting is bij paragraaf III.1 de
geprognosticeerde begin-en eindbalans opgenomen voor de komende 5 jaren met een nadere toelichting
bij paragraaf III.3.
I.3 Overzicht baten en lasten
Onderdeel van het programmaplan is een overzicht van de algemene dekkingsmiddelen, een overzicht van
de kosten van overhead, het bedrag voor de heffing voor de vennootschapsbelasting en het bedrag voor
onvoorzien. Voor het begrotingsjaar ziet dit er als volgt uit:
                          2020                              Baten           Lasten            Saldo
 Historische archieven 1)                                 € 859.200 € 4.076.000 € -3.216.800
 Algemene dekkingsmiddelen 2)                             € 4.597.200 €                0 € 4.597.200
 Overhead 3)                                             €           0 € 1.125.400 € -1.125.400
 Heffing VPB 4)                                          €           0 €               0 €             0
 Bedrag onvoorzien                                       €           0 €               0 €             0
 Saldo van baten en lasten                                € 5.456.400 € 5.201.400 € 255.000
 Onttrekkingen en toevoegingen aan de reserves            € 195.000 € 450.000 € -255.000
 Resultaat                                                € 5.651.400 € 5.651.400 €                    0
     1) Historische archieven
         De activiteiten van het Brabants Historisch Informatie Centrum behoren tot het taakveld 5.4 –
         Musea.
     2) Algemene dekkingsmiddelen
         Onder deze post zijn de bijdragen verantwoord van de deelnemers in de gemeenschappelijke
         regeling, zijnde het Rijk, gemeenten en waterschappen.
     3) Overhead
         Leidraad voor de berekening van de overhead is de “Notitie overhead” van juli 2016, opgesteld
         door de Commissie BBV. Met overhead worden alle kosten bedoeld die samenhangen met de
         sturing en ondersteuning van de medewerkers in het primaire proces. In ieder geval worden
         leidinggevenden (ook wanneer zij deels uitvoerend werk verrichten) en ondersteunende diensten
         zoals Financiën, Inkoop, P&O, ICT, Facilitaire zaken, Communicatie en Managementondersteuning
         tot overhead gerekend.
     4) Heffing VPB
         In de brief van 16 oktober 2017 heeft de belastingdienst uiteindelijk uitspraak gedaan over een
         mogelijke vennootschapsbelastingplicht. De uitkomst hiervan is dat er met ingang van 2016 geen
         sprake is van vennootschapsbelastingplicht.
                                                                                                           5
</pre>

====================================================================== Einde pagina 5 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 6 ======================================================================

<pre>I.4. Begroot resultaat en wijzigingen
De begroting 2020 en de meerjarenbegroting 2021-2023 zijn structureel sluitend.
De onderstaande tabel geeft een gecomprimeerde weergave van de exploitatiebegroting 2019 en 2020.
                                             Begroting        Begroting      Verschil
                                                2019             2020       2019-2020
 Baten
 Bijdrage Rijk                              € 2.855.000      € 2.868.800    € 13.800
 Bijdrage Gemeenten en waterschappen        € 1.689.900      € 1.728.400    € 38.500
 Bijdrage Provincie Noord-Brabant           € 604.100        € 618.600      € 14.500
 Overige bedrijfsopbrengsten                € 191.900        € 240.600      € 48.700
                                            € 5.340.900      € 5.456.400    € 115.500
 Lasten
 Personeelskosten                           € 2.632.900      € 2.975.100    € 342.200
 Afschrijvingen vaste activa                € 187.600        € 205.100      € 17.500
 Huisvestingskosten                         € 1.871.800      € 1.168.300    € -703.500
 Organisatiekosten                          € 198.000        € 243.800      € 45.800
 Collectiebeheer                            € 184.200        € 308.500      € 124.300
 Dienstverlening en publieksbereik          € 185.300        € 214.100      € 28.800
 Mutaties voorzieningen                     €      15.000    €           0  € -15.000
 Diverse baten en lasten                    €            0   €           0  €             0
 Financiële baten en lasten
 Rentelasten                                €      66.100    €     61.500   €     -4.600
                                            € 5.340.900      € 5.176.400    € -164.500
        Totaal saldo baten en lasten €                  0    €    280.000 € 280.000
 Mutatie reserves
 Toevoegingen                               €            0 €     -500.000   € -500.000
 Onttrekkingen                              €            0 €      220.000   € 220.000
               Gerealiseerde resultaat €                0 €             0   €             0
Het begrote resultaat in een begroting wordt beïnvloed door wettelijke wijzigingen, gemaakte keuzes,
genomen besluiten en natuurlijk diverse aannames die gedaan worden bij het opstellen van de begroting.
De belangrijkste wijzigingen in deze begroting ten opzichte van het voorgaande jaar zijn:
                                                                                                    6
</pre>

====================================================================== Einde pagina 6 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 7 ======================================================================

<pre>1 Bijdrage Rijk (€ 13.800)
De hoogte van de bijdrage komt op een iets hoger niveau uit dan vorig jaar. Per 1 januari 2019 is het
eigenaarsonderhoud door het RVB overgedragen aan het BHIC, waardoor de samenstelling van de
bijdrage is gewijzigd. Hierdoor daalt het huisvestingsbudget met € 5.500 en stijgt het exploitatiebudget
met € 19.300. In de wijzigingen is een indexatie voor stijgende lonen en prijzen van 2,29% verdisconteerd.
2 Bijdrage Gemeenten en waterschappen (€ 38.500)
De bijdrage is hoger door een indexatie voor stijgende lonen en prijzen met 2,29%.
3 Bijdrage Provincie Noord-Brabant (€ 14.500)
De bijdrage is hoger door een indexatie voor stijgende lonen en prijzen met 2,29% (€ 13.800) en een
aanvulling op de indexatie van vorig jaar (€ 700).
4 Overige bedrijfsopbrengsten (€ 48.700)
Dit betreft met name een hogere huuropbrengst van de depots (€ 55.500). Bij het opstellen van de
begroting 2019 was het de verwachting dat enkele contracten binnen afzienbare tijd opgezegd zouden
worden. Deze aanname bleek ongegrond. De opbrengsten van onze dienstverlening dalen verder, onder
meer door het gratis aanbod van open data.
5 Personeelskosten (€ 342.200)
De kosten stijgen met name vanwege structurele CAO-verhogingen, invulling formatie van 0,89 FTE en
salarisperiodieken (totaal € 104.800). Daarmee stijgen ook de salaristoeslagen, zoals het Individueel
Keuze Budget (IKB, € 20.400).
De stijging van de sociale lasten bedraagt € 19.300 (met name basispremie WAO/WIA). De
pensioenpremies samen met € 39.400, met name door een verhoging van de premie met 2%-punten
(totale premie van 22,9% naar 24,9%).
Het begrote bedrag voor personeel niet in loondienst stijgt met € 151.100. Dit heeft met name te
maken met twee ontwikkelingen: de start van “Scannen op verzoek” (€ 70.200) en het zelf uitvoeren
van het onderhoud en de instandhouding van De Citadel (€ 73.200).
De andere personeelskosten stijgen tenslotte met € 7.200, hetgeen met name veroorzaakt wordt
door de stijgende scholingskosten. Deze zijn in deze begroting verhoogd met € 5.000, vanwege de
invoering van het persoonlijk ontwikkelbudget (POB).
6 Afschrijvingen vaste activa (€ 17.500)
De afschrijvingen nemen met name toe door de aanschaffing van scanapparatuur (€ 8.000) en ICT-
investeringen (€ 9.500).
7 Huisvestingskosten (€ -703.500)
Per 1 januari 2019 is het eigenaarsonderhoud door het RVB overgedragen aan het BHIC, waardoor de
samenstelling van de huisvestingskosten is gewijzigd. De huurkosten voor De Citadel dalen met €
1.414.000. Daartegenover staat een toevoeging aan de voorziening onderhoud en instandhouding van
€ 756.300. De resterende daling van € 45.800 betreft onderhoudskosten die in de nieuwe situatie ten
laste van de voorziening komen.
8 Organisatiekosten (€ 45.800)
De kantoorkosten dalen met € 2.600. De begrote advies- en accountantskosten zijn met € 12.400
verhoogd voor met name advies en begeleiding met betrekking tot het gebouwenbeheer. Daarnaast stijgen
de accountantskosten vanwege verhoogde controle-eisen. De automatiseringskosten stijgen als gevolg van
de kosten voor hardware (€ 12.000, duurzame opslag, e-depot/ digitaal atelier), software (15.000,
verhoging licentiekosten, nieuwe software), automatiseringsbenodigdheden (€ 1.000) en nieuwe software
voor het gebouwenbeheer (€ 8.000).
                                                                                                        7
</pre>

====================================================================== Einde pagina 7 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 8 ======================================================================

<pre>9 Collectiebeheer (€ 124.300)
Het scanningsbudget is met € 25.000 verhoogd in verband met de verdergaande digitalisering. Daarnaast
een verhoging van € 15.100 voor hard- en software met betrekking tot het E-depot. Voor de inhuur van
derden, onder meer voor de invoer van gedigitaliseerde vergunningen en dossiers in het e-depot, is een
bedrag begroot van € 84.200.
10 Dienstverlening en publieksbereik (€ 28.800)
Het digitaal ontsluiten van archieven, beelden, etc. brengt steeds meer ICT-gerelateerde kosten met zich
mee, doordat de data deels in de cloud wordt ondergebracht. De hostingskosten stijgen (€ 9.800) als ook
de inhuur diensten derden (€ 19.000).
11 Mutaties voorzieningen (€ -15.000)
Deze daling wordt veroorzaakt door het her rubriceren van deze post (huisvestingskosten).
12 Diverse baten en lasten (€ 0)
Geen mutaties.
13 Rentelasten (€ -4.600)
De rentelasten dalen met € 4.600 vanwege het lineaire aflossingsschema van beide leningen.
14 Toevoegingen reserves (€ -500.000)
Er zijn toevoegingen aan diverse bestemmingsreserves: De Citadel € 200.000, E-depot € 100.000,
Genealogisch centrum € 100.000 en Publieksfunctie € 100.000.
15 Onttrekkingen reserves (€ 220.000)
Er zijn onttrekkingen aan diverse bestemmingsreserves: E-depot € 95.000, Genealogisch centrum €
75.000 en Publieksfunctie € 50.000.
                                                                                                       8
</pre>

====================================================================== Einde pagina 8 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 9 ======================================================================

<pre>II Paragrafen
II.1 Weerstandsvermogen en risicobeheersing
Bij het weerstandsvermogen gaat het om de mate waarin het Brabants Historisch Informatie Centrum
(BHIC) in staat is middelen vrij te maken om substantiële financiële tegenvallers op te vangen, zonder dat
dit aanpassing van het beleid vereist. In deze paragraaf wordt inzicht gegeven in het vermogen van het BHIC
om risico’s op te vangen die niet in de begroting zijn verwerkt. Een risico is de kans op het optreden van
een positieve dan wel negatieve gebeurtenis van materieel belang, die niet voorzien is in de begroting van
enig jaar.
Het BHIC heeft tot taak het behouden, bewerken en benutten van de archiefbescheiden opgenomen in
de rijksarchiefbewaarplaats in de Provincie Noord-Brabant en de archiefbewaarplaatsen van de
deelnemende gemeenten en waterschappen. Het richt zich op verbetering van de digitale dienstverlening,
het archief als informatiecentrum en verbetering van de lokale dienstverlening. Daarnaast is het een taak
van het BHIC de gemeentelijke informatiehuishoudingen van de deelnemers te inspecteren en daarover te
adviseren. Het BHIC is er voor het verrichten van door de minister, de provincie, de gemeenten en de
waterschappen opgedragen taken. Voor de bekostiging van de uitvoering van deze taken is het BHIC
nagenoeg geheel afhankelijk van de gemeenten, waterschappen, provincie Noord-Brabant en het ministerie
van OCW. Risico’s die van invloed kunnen zijn op de toekomstige cijfers zijn:
     - Vertraging in de besluitvorming op bestuurlijk niveau;
     - Sociaaleconomische ontwikkelingen die gevolgen hebben op subsidies;
     - Wijziging in de hoogte van de bijdrage door de deelnemers;
     - Wijzigingen in de gemeenschappelijke regeling;
     - CAO aanpassingen;
     - Wachtgeld verplichtingen;
     - Verhogingen van de huurpenningen die afwijken van de bijdrage van OCW;
     - Boekwaarde van het pand Grave is hoger dan de vastgestelde WOZ-waarde;
     - De onderliggende contracten van de depotverhuur zijn jaarlijks opzegbaar;
     - Naar verwachting zal in 2020 van rijkswege meer duidelijkheid worden verschaft over de
         toekomstige structurele kosten van het e-depot per deelnemer. Op dit moment circuleren
         bedragen van ongeveer € 1,10 per inwoner per jaar. Naar verwachting zullen de deelnemers de
         komende jaren nog geen structureel gebruik gaan maken van het e-depot.
Het begroot weerstandsvermogen bedraagt ultimo 2023 € 418.000. De mate van het vormen van
weerstandsvermogen wordt in belangrijke mate beïnvloed door de statuten (artikel 22) van de
gemeenschappelijke regeling. De regeling geeft aan dat de algemene reserve niet meer dan 10% van de
gezamenlijke bijdragen mag bedragen, tenzij door hen gezamenlijk een ander percentage wordt vastgesteld.
                                  Begroting       Begroting      Begroting      Begroting    Begroting
 Weerstandsvermogen                    2019           2020          2021           2022         2023
 Algemene reserve                  €    418.000    € 418.000     € 418.000      € 418.000    € 418.000
       Stand per 31 december € 418.000             € 418.000     € 418.000      € 418.000    € 418.000
 Algemene reserve in
 procenten van de
 deelnemersbijdragen               9,3%            9,1%           9,1%            9,1%           9,1%
EMU-saldo
De berekening van het EMU-saldo geeft aan of er op basis van de huidige begroting, in EMU-termen, een
overschot is. De ontwikkeling van het EMU-saldo is als volgt:
                                                                                                          9
</pre>

====================================================================== Einde pagina 9 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 10 ======================================================================

<pre>                      Jaar-
                  rekening Begroting           Begroting    Begroting      Begroting     Begroting
                     2018           2019          2020          2021          2022          2023
 EMU-saldo        € -54.000 € 122.000           € 701.000    € 567.000      € 563.000     € 414.000
Kengetallen
Het Besluit Begroting en Verantwoording schrijft een verplichte set van financiële kengetallen voor.
Naast de kengetallen dient een beoordeling van de onderlinge verhouding van de kengetallen in relatie
tot de financiële positie te worden opgenomen. De invoering is bedoeld om de financiële positie
inzichtelijker te maken. De ontwikkeling van de kengetallen is als volgt:
                                      Jaar-
                                    rekening Begroting Begroting Begroting Begroting Begroting
 Kengetal                             2018        2019         2020         2021         2022         2023
 Netto schuldquote*                    36%         27%          15%           5%          -5%          -13%
 Solvabiliteitsratio                   17%         19%          25%          29%          31%          33%
 Structurele exploitatieruimte          0%          0%           0%           0%           0%           0%
                 * Is gelijk aan de Netto schuldquote gecorrigeerd voor alle verstrekte leningen
Netto schuldquote
De netto schuld weerspiegelt het niveau van de schuldenlast van de gemeenschappelijke regeling ten
opzichte van de eigen middelen. De netto schuldquote geeft een indicatie van de druk van de rentelasten
en de aflossingen op de exploitatie. De Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) gaat uit van een
norm van maximaal 130%. Hierbij geldt dus hoe lager hoe beter.
Solvabiliteitsratio
Dit kengetal geeft inzicht in de mate waarin de gemeenschappelijke regeling in staat is aan haar financiële
verplichtingen te voldoen. Onder solvabiliteitsratio wordt verstaan het eigen vermogen als percentage van
het balanstotaal. De Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) gaat uit van een norm van minimaal
20%. Hierbij geldt dus hoe hoger hoe beter. Bij de beoordeling van dit kengetal moet in ogenschouw
worden genomen, dat het Brabants Historisch Informatie Centrum een gemeenschappelijke regeling is en
een maximale reserve van 10% mag hebben. Het cijfer kent desondanks een positieve ontwikkeling door
de vorming van bestemmingsreserves.
Structurele exploitatieruimte
De structurele exploitatieruimte wordt bepaald door het saldo van de structurele baten en lasten en het
saldo van de structurele onttrekkingen en toevoegingen aan reserves, te delen door de totale baten. Met
behulp van dit kengetal kan worden beoordeeld in welke mate sprake is van een begrotingsevenwicht.
Hierbij geldt dus hoe hoger hoe beter.
II.2 Onderhoud kapitaalgoederen
Het Brabants Historisch Informatie Centrum beschikt over gebouwen en installaties waarvoor planmatig
onderhoud nodig is. De locatie in Grave is in eigendom en het volledige onderhoud van dit pand komt
voor rekening van het BHIC. De Citadel in Den Bosch wordt gehuurd van het Rijksvastgoedbedrijf
(voorheen Rijksgebouwendienst). Tot en met 2018 voerde het Rijksvastgoedbedrijf het onderhoud en de
instandhouding uit, alleen het huurdersonderhoud kwam voor rekening van het BHIC.
Per 1 januari 2019 is dit veranderd en is het BHIC verantwoordelijk voor het onderhoud en de
instandhouding van De Citadel. Het Rijksvastgoedbedrijf blijft eigenaar. Voor beide panden is een meerjarig
onderhouds- en instandhoudingsplan voor de komende 40 jaar (De Citadel), resp. 15 jaar (Grave)
opgesteld.
                                                                                                        10
</pre>

====================================================================== Einde pagina 10 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 11 ======================================================================

<pre>II.3 Financiering
Treasurybeleid
Door het bestuur is een normenkader voor rechtmatigheid vastgesteld. Onderdeel daarvan is dat ten
aanzien van het financieel beheer risicoloos en zeer defensief met eventuele overtollige middelen wordt
omgegaan. Het is niet toegestaan, zonder voorafgaande toestemming van het algemeen bestuur, leningen
af te sluiten. Het treasurybeleid wordt verder sterk beïnvloed door het verplicht schatkistbankieren bij de
centrale overheid (zie hierna).
Renteschema
In de “Notitie rente 2017” van de Commissie BBV wordt ingegaan op de verwerking van rentelasten en
rentebaten. Doelstelling is een eenduidige handelwijze te bevorderen met betrekking tot de verwerking
van rentelasten en rentebaten in de begroting en de jaarstukken. Daartoe is een renteschema ontwikkeld,
dat inzicht geeft in de rentelasten van de externe financiering, het renteresultaat en de wijze van
rentetoerekening. Voor het begrotingsjaar geeft dit het volgende beeld:
 Renteschema 2020
 a. De externe rentelasten over de korte en lange financiering             +/+    € 61.500
 b. De externe rentebaten                                                   -/-   €        0
       Saldo rentelasten en rentebaten                                                          € 61.500
       De rente die aan de grondexploitatie moet worden
                                                                                  €        0
 c1. doorberekend                                                           -/-
       De rente van projectfinanciering die aan het betreffende taakveld
                                                                                  € 61.500
 c2. moet worden toegerekend                                                -/-
       De rentebate van doorverstrekte leningen indien daar een
       specifieke lening voor is aangetrokken (=projectfinanciering), die         €        0
 c3. aan het betreffende taakveld moet worden toegerekend                  +/+
                                                                                                € -61.500
       Aan taakvelden toe te rekenen externe rente                                             €         0
 d1. Rente over eigen vermogen                                             +/+                 €         0
 d2. Rente over voorzieningen                                              +/+                 €         0
       Totaal geraamde aan taakvelden toe te rekenen rente                                     €         0
 e.    De aan taakvelden toegerekende rente (renteomslag)                   -/-                €         0
 f.    Verwacht Renteresultaat op het taakveld Treasury                                        €         0
Schatkistbankieren
In de begrotingsperiode zullen overtollige liquide middelen, voor zover niet nodig als werkkapitaal, op een
spaarrekening bij de huisbankier worden uitgezet. Door de invoering van het schatkistbankieren zijn
decentrale overheden verplicht een deel van hun (tijdelijk) overtollige middelen in de schatkist aan te
houden. In de begrotingsperiode wordt naar verwachting voldaan aan de Regeling schatkistbankieren
decentrale overheden door het niet overschrijden van het drempelbedrag. Het drempelbedrag (het bedrag
dat buiten de schatkist mag worden gehouden) bedraagt ten tijde van de begrotingsopstelling € 250.000.
Kasgeldlimiet en renterisiconorm
De wettelijk vastgelegde kasgeldlimiet en renterisiconorm zullen naar verwachting in de
begrotingsperiode niet worden overschreden.
Kasstroomoverzicht
In de toelichting op de begroting is een geprognosticeerde begin-en eindbalans opgenomen voor het
begrotingsjaar en de drie jaren daaropvolgend. Hiermee wordt inzicht verkregen in de ontwikkeling van
de financieringsbehoefte voor de komende jaren. Ter nadere toelichting is onderstaand een
                                                                                                         11
</pre>

====================================================================== Einde pagina 11 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 12 ======================================================================

<pre>kasstroomoverzicht opgesteld volgens de indirecte methode. De geldmiddelen in het kasstroom- overzicht
bestaan uit de liquide middelen.
                                                 Begroting Begroting Begroting Begroting Begroting
               bedragen x € 1.000                   2019       2020       2021       2022       2023
                                     Resultaat   €         0 €        0 €        0 €        0 €        0
 Kasstroom operationele activiteiten
 Aanpassingen voor:
  - afschrijvingen                                €     188  €     205  €     214  €     225  €     202
  - mutaties reserves/fondsen                     €        0 €     284  €     235  €     185  €     160
  - mutaties voorzieningen                        €      -45 €     320  €     223  €     293  €     162
 Veranderingen in werkkapitaal:
 voorraden                                        €        0 €        0 €        0 €        0 €        0
 vorderingen                                      €        0 €        0 €        0 €        0 €        0
 overlopende activa                               €    -138  €       40 €      -25 €      -25 €        0
 vlottende schulden                               €    -146  €        0 €        0 €        0 €        0
 overlopende passiva                              €       16 €      -26 €      -32 €       22 €       -3
                                        Totaal   €    -125   €     823  €     615  €     700  €     521
 Kasstroom investeringsactiviteiten
 Investeringen in vaste activa                    €      -40 €    -105  €    -105  €    -140  €    -110
                                        Totaal   €      -40  €   -105   €    -105  €    -140  €    -110
 Kasstroom financieringsactiviteiten
 Nieuw opgenomen leningen                         €        0 €        0 €        0 €        0 €        0
 Aflossing langlopende schulden                   €    -110  €    -110  €    -110  €    -110  €    -110
 Overige mutaties eigen vermogen                  €        0 €        0 €        0 €        0 €        0
                                        Totaal   €    -110   €   -110   €    -110  €    -110  €    -110
                      Mutatie geldmiddelen       €    -275   €     608  €     400  €     450  €     301
 Saldo geldmiddelen
                                 Saldo 1 januari  €     456  €     500  €     950  €   1.400  €   1.900
                                        Mutatie   €       44 €     450  €     450  €     500  €     300
                         Saldo 31 december       €      500  €     950  €   1.400  €   1.900  €   2.200
 Specificatie geldmiddelen
                                        Kassen    €        2 €        2 €        2 €        2 €        2
                        Rekening-courant bank     €       10 €       10 €       10 €       10 €      10
                         Spaarrekeningen bank     €     200  €     200  €     200  €     200  €     200
                             Schatkistbankieren   €     288  €     738  €   1.188  €   1.688  €   1.988
                         Saldo 31 december       €      500  €     950  €   1.400  €   1.900  €   2.200
Naar verwachting hoeft in de begrotingsperiode 2019-2023 geen aanvullende lening te worden afgesloten
om de investeringen te financieren.
                                                                                                       12
</pre>

====================================================================== Einde pagina 12 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 13 ======================================================================

<pre>II.4 Bedrijfsvoering
Algemeen en dagelijks bestuur
De beoordeling en sturing van de door het BHIC te bereiken effecten is in eerste instantie een taak van
het bestuur van het BHIC. De bestuurlijke inrichting van het BHIC is echter volledig afwijkend van wat
gangbaar is bij gemeenschappelijke regelingen. Het algemeen bestuur – waarvan een deel tevens als dagelijks
bestuur fungeert – bestaat vanaf 2016 uit acht leden: vier ‘rijksleden’ benoemd door de minister en vier
‘regionale’ leden die worden aangewezen door de 14 gemeenten en de 2 waterschappen.
Het bestuur is autonoom maar dient uiteraard wel gevoed te worden met de denkbeelden en gevoelens
van alle deelnemende partijen. Daartoe is er een portefeuillehoudersoverleg in het leven geroepen. Met
deze constructie is de directe financiële invloed van de deelnemende gemeenten en waterschappen
beperkt, doch is het wel mogelijk om met behoud van effectiviteit op afstand te toetsen en te sturen.
De provincie Noord-Brabant is op haar eigen verzoek geen deelnemer aan de gemeenschappelijke regeling
van het BHIC, maar heeft met het BHIC een dienstverleningsovereenkomst afgesloten.
Huisvesting
Het gebouw in 's-Hertogenbosch wordt gehuurd van het Rijksvastgoedbedrijf. Per 1 januari 2019 is er een
nieuw huurcontract en is het BHIC verantwoordelijk voor het onderhoud en de instandhouding van De
Citadel. Het Rijksvastgoedbedrijf blijft eigenaar. Het gebouw in Grave is in eigendom.
De organisatie
Het Brabants Historisch Informatie Centrum kent drie afdelingen (Frontoffice, Backoffice en Middelen) en
is onderverdeeld in clusters.
Klantenservice ontvangt en distribueert vragen (gesteld per brief, telefoon, email, mondeling) over de
diverse clusters. Daarnaast ontvangt en verwijst het bezoekers op locaties door naar andere clusters. De
toegankelijke originelen kunnen op diverse locaties door het publiek worden geraadpleegd.
Het cluster Studiezaal zorgt voor deze dienstverlening. Het cluster ICT ondersteunt de werkprocessen
van alle clusters, die gebruik maken van diverse geautomatiseerde systemen. Steeds meer data worden
digitaal geraadpleegd via onze website. Het Projectenbureau draagt zorg voor de optimalisering van dit
proces. Daarnaast is het verantwoordelijk voor productontwikkeling.
De clusters Inhoudelijk beheer en Bibliotheek zorgen voor het toegankelijk maken van informatie via
inventarissen, indexen en databases. Materieel beheer bewerkt informatiedragers zodanig dat deze
opgeslagen kunnen worden en de originele staat bewaard blijft. Het cluster Relatiebeheer is de schakel
tussen het BHIC en de archiefvormers (gemeenten, overheidsinstellingen) die de informatiedragers
aanleveren.
Middelen ondersteunt de werkprocessen van alle clusters op het gebied van organisatie, huisvesting,
financiën en personeel.
Het organigram van het Brabants Historisch Informatie Centrum ziet er als volgt uit:
                                                                                                        13
</pre>

====================================================================== Einde pagina 13 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 14 ======================================================================

<pre>                                                             Directie
                                                                                         Ondernemingsraad
                                   Middelen
                                                                                       Vertrouwenspersoon
                                              Frontoffice                  Backoffice
Projecten           Klanten-       Studiezaal         ICT      Inhoudelijk       Biblio-     Materieel      Relatie
 bureau              service                                     beheer          theek        beheer       Beheer/
                                                                                                           Archief-
                                                                                                           toezicht
     II.5 Verbonden partijen
     Een verbonden partij is een privaatrechtelijke of publiekrechtelijke organisatie waarin het Brabants
     Historisch Informatie Centrum een bestuurlijk en een financieel belang heeft. Van een financieel belang is
     sprake bij het ter beschikking stellen van een bedrag dat niet verhaalbaar is indien de verbonden partij
     failliet gaat, onderscheidenlijk het bedrag waarvoor aansprakelijkheid bestaat indien de verbonden partij
     haar verplichtingen niet nakomt. Een bestuurlijk belang is aanwezig bij zeggenschap, hetzij uit hoofde van
     vertegenwoordiging in het bestuur hetzij uit hoofde van stemrecht.
     Het Brabants Historisch Informatie Centrum heeft één verbonden partij, te weten de Vereniging Van
     Eigenaren Zuid-Ooster. In deze vereniging zijn behalve het Brabants Historisch Informatie Centrum, de
     gemeente Grave en woningbouwcorporatie Mooiland Maasland vertegenwoordigd. Deze vereniging is
     opgericht in verband met het gezamenlijk huisvesten in het kantoorpand aan de Arnoud van Gelderweg in
     Grave.
                                                                                                             14
</pre>

====================================================================== Einde pagina 14 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 15 ======================================================================

<pre>                                Vereniging Van Eigenaren Zuid-Ooster Grave
   Vestigingsplaats               Grave, Arnoud van Gelderweg 69-73.
   Bijdrage aan doelstelling      Huisvesting ten behoeve van het behouden, bewerken en benutten van de
                                  archiefbescheiden van de deelnemende gemeenten en waterschappen.
   Openbaar belang                Beheer en onderhoud van het kantoorpand voor de gezamenlijke eigenaren.
   Het belang van het BHIC        Ten tijde van de begrotingsopstelling: het BHIC participeert voor 11%,
                                  Gemeente Grave voor 39% en Mooiland Maasland voor 50%.
   Omvang van het eigen           Er is geen eigen vermogen en dit zal er aan het einde van de
   vermogen                       begrotingsperiode naar verwachting ook niet zijn.
   Omvang van het vreemd          Er is geen vreemd vermogen en dit zal er aan het einde van de
   vermogen                       begrotingsperiode naar verwachting ook niet zijn.
   Financieel resultaat           Het jaarlijkse resultaat in de begrotingsperiode bedraagt € 0. Het aandeel van
                                  het BHIC in een positief of negatief resultaat bedraagt 11% en wordt jaarlijks
                                  afgerekend. Na toerekening van ieders aandeel sluit de jaarlijkse exploitatie
                                  zonder saldo.
II.6 Organisatiegegevens
Statutaire naam           : Brabants Historisch Informatie Centrum
Vestigingsplaats:         : ’s-Hertogenbosch
Rechtsvorm                : Openbaar Lichaam, volgens de Wet gemeenschappelijke Regelingen
Locaties:                 : ’s-Hertogenbosch, Grave
Doelstelling en
Het behouden, bewerken en benutten van de archiefbescheiden opgenomen in de
rijksarchiefbewaarplaats in de Provincie Noord-Brabant en de archiefbewaarplaatsen van de
deelnemende gemeenten en waterschappen.
S a m enstelling directie
De directie wordt gevoerd door de heer drs. R.C. Bastiaanse. De directeur valt onder de Wet
normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT). De totale
bezoldiging ligt onder het van toepassing zijnde WNT-maximum.
S a m enstelling A lg em een bestuur
Naam                                                         Woonplaats              Functie
De heer drs. P.L.B.A. van Geel                               Helmond                 Voorzitter (DB)
Mevrouw A.M. Demmers-van der Geest                           Bergen op Zoom          Lid (DB)
De heer mr. J.C.M. Pommer                                    Sint-Michielsgestel     Lid (DB)
De heer A.M.H. Roolvink MSc                                  Grave                   Lid (DB)
De heer prof. dr. H.C. Bunt                                  Eindhoven               Lid
De heer Y.C.M.G. de Boer                                     Oosterhout              Lid
De heer drs. H.A.G. Hellegers                                Uden                    Lid
Mevrouw E.H.T. Stravens                                      Steensel                Lid
De bestuursleden vallen onder de Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en
semipublieke sector (WNT). De bezoldiging van de bestuursleden ligt onder het van toepassing zijnde
WNT-maximum.
                                                                                                          15
</pre>

====================================================================== Einde pagina 15 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 16 ======================================================================

<pre>II.7 Besluit Dagelijks bestuur
Het Dagelijks bestuur van de gemeenschappelijke regeling het Brabants Historisch Informatie Centrum
besluit in zijn vergadering van 5 april 2019:
         1. de ontwerpbegroting 2020 voor zienswijze aan te bieden aan de deelnemers;
         2. de ontwerpbegroting 2020 en de ontvangen zienswijzen aan te bieden aan het Algemeen
              bestuur ten behoeve van behandeling in zijn vergadering van juli 2019;
         3. te verklaren dat de voorzieningen voor onderhoud en instandhouding van voldoende
              omvang zijn voor de bekostiging van het toekomstig onderhoud en instandhouding, op
              basis van een recent beheerplan.
II.8 Besluit Algemeen bestuur
Het Algemeen Bestuur van de gemeenschappelijke regeling het Brabants Historisch Informatie
Centrum besluit:
         1. gehoord hebbende de zienswijzen van de deelnemers, de begroting 2020 vast te stellen in zijn
              vergadering van __ juli 2019.
________________________________                          ___________________________
drs. P.L.B.A. van Geel                                    drs. R.C. Bastiaanse
Voorzitter                                                Directeur
                                                                                                     16
</pre>

====================================================================== Einde pagina 16 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 17 ======================================================================

<pre>III Financiële begroting
III.1 Geprognosticeerde balans per 31 december 2019 - 2023
                                                                 Bedragen x € 1.000
                                                   31-12     31-12      31-12       31-12      31-12
 VASTE ACTIVA                                      2019       2020      2021        2022        2023
 Materiële vaste activa
 Investeringen met een economisch nut             € 2.091   € 2.065    € 1.956     € 1.871    € 1.780
 VLOTTENDE ACTIVA
 Voorraden                                        €     1   €      1   €       1   €      1   €       1
 Uitzettingen looptijd < 1 jaar
 Vorderingen op openbare lichamen                 €    45   €    45    €      45   €     45   €     45
 Overige vorderingen                              €     1   €      5   €       5   €      5   €       5
                                                  €    46   €    50    €      50   €     50   €     50
 Liquide middelen                                 €   500   €   950    € 1.400     € 1.900    € 2.200
 Overlopende activa                               €   110   €   150    €    125    €    100   €    100
                            Totaal vaste activa € 2.748     € 3.216    € 3.532     € 3.922    € 4.131
                                                   31-12     31-12      31-12       31-12      31-12
 VASTE PASSIVA                                      2019      2020       2021        2022       2023
 Eigen vermogen
 Algemene reserve                                 €   418   €   418    € 418       € 418      € 418
 Bestemmingsreserves                              €   100   €   380    € 615       € 800      € 960
 Gerealiseerde resultaat                          €     0   €      0   €       0   €      0   €       0
                                                  €   518   €   798    € 1.033     € 1.218    € 1.378
 Voorzieningen
 Onderhouds-en instandhoudingsvoorzieningen       €   112   €   432    €    655    €    948   € 1.110
 Vaste schulden looptijd > 1 jaar
 Binnenlandse banken                              € 1.540   € 1.430    € 1.320     € 1.210    € 1.100
 VLOTTENDE PASSIVA
 Netto vlottende schulden looptijd < 1 jaar
 Overige schulden                                 €   300   €   300    €    300    €    300   €    300
 Overlopende passiva                              €   278   €   256    €    224    €    246   €    243
                          Totaal vaste passiva € 2.748      € 3.216    € 3.532     € 3.922    € 4.131
 Voor een nadere toelichting op de balans wordt verwezen naar hoofdstuk III paragraaf 3 op pagina 19.
                                                                                                   17
</pre>

====================================================================== Einde pagina 17 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 18 ======================================================================

<pre>III.2 Exploitatiebegroting 2020
                                                   Jaarrekening       Begroting           Begroting
                                                            2018            2019               2020
 Baten
 Bijdrage Rijk                                   €      2.809.814 €     2.855.000 €        2.868.800
 Bijdrage Gemeenten en waterschappen             €      1.666.360 €     1.689.900 €        1.728.400
 Bijdrage Provincie Noord-Brabant                €        562.723 €       604.100 €          618.600
 Dienstverlening                                €          13.651 €        13.500 €            3.500
 Verhuur depotruimte                             €        277.595 €       167.500 €          226.200
 Verhuur vastgoed en catering                   €           7.612 €        10.900 €           10.900
                                               €       5.337.755  €    5.340.900 €        5.456.400
 Lasten
 Salariskosten                                   €      1.790.245 €     1.898.000 €        2.023.200
 Sociale lasten                                  €        253.454 €       262.100 €          281.400
 Pensioenpremies                                 €        273.464 €       279.900 €          319.300
 Personeel niet in loondienst                    €        133.859 €        75.000 €          226.100
 Andere personeelskosten                         €        141.304 €       117.900 €          125.100
 Afschrijvingen vaste activa                     €        184.332 €       187.600 €          205.100
 Huurkosten incl. terugbetaling voorschotten     €      4.891.340 €     1.604.300 €          190.500
 Onderhoud gebouwen en installaties             €          70.229 €        81.000 €          793.100
 Energiekosten                                   €        113.465 €       152.100 €          152.100
 Schoonmaak, beveiliging en verzekering         €          29.037 €        34.400 €           32.600
 Kantoorkosten, telefonie en data               €          38.761 €        47.600 €           44.700
 Advies- en Accountantskosten                   €          53.754 €        20.100 €           32.500
 Automatiseringskosten                          €          92.563 €        78.200 €          114.200
 Algemene kosten                                €          44.070 €        42.500 €           42.600
 Kosten bezoekers-/personeelsruimte             €           7.654 €         9.600 €            9.800
 Collectiebeheer                                 €        310.980 €       184.200 €          308.500
 Kosten dienstverlening                         €          19.908 €        24.600 €           24.000
 Publieksbereik                                  €        166.863 €       160.700 €          190.100
 Mutaties voorzieningen                         €          15.154 €        15.000 €                0
 Diverse baten en lasten                        €         -63.376 €             0 €                0
 Rentelasten                                    €          70.370 €        66.100 €           61.500
                                               €       8.637.430  €    5.340.900 €        5.176.400
               Totaal saldo baten en lasten €         -3.299.675  €             0 €         280.000
 Toevoegingen reserves en fondsen
 Bestemmingsreserves                            €               0 €             0 €         -500.000
 Bestemmingsfondsen                             €        -857.290 €             0 €                0
 Onttrekkingen reserves en fondsen
 Bestemmingsreserves                            €          18.355 €             0 €          220.000
 Bestemmingsfondsen                              €      4.161.139 €             0 €                0
                    Gerealiseerde resultaat €             22.529  €             0 €                0
 Voor een nadere toelichting op de exploitatiebegroting wordt verwezen naar hoofdstuk III
 paragraaf 4 op pagina 25.
                                                                                                 18
</pre>

====================================================================== Einde pagina 18 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 19 ======================================================================

<pre>III.3 Toelichting Geprognosticeerde balans per 31 december 2019 - 2023
Materiële vaste activa
In 2020/2021 is bij inventarissen een hoger bedrag begroot voor vervanging van kantoormeubilair en
stoffering. In een 5 à 6-jarige cyclus wordt de ICT-infrastructuur herijkt en deels opnieuw ingericht. De
laatste keer was dit in 2018, waardoor in 2023 de ICT-investeringen in hardware hoger zullen zijn dan de
jaren daarvoor. In 2022 is bij de ICT-investeringen in software een bedrag opgenomen voor een nieuwe
website.
Voor de komende jaren worden de volgende investeringen geraamd:
                                 Begroting       Begroting        Begroting       Begroting     Begroting
                                    2019            2020             2021            2022          2023
 Verbouwingen                   €            0   €          0    €           0    €         0   €          0
 Bedrijfsinstallaties           €            0   €          0    €           0    €         0   €          0
 Inventarissen                  €       10.000   €     75.000    €      75.000    €    10.000   €     10.000
 Depotinrichting                €            0   €          0    €           0    €         0   €          0
 ICT-Hardware                   €       20.000   €     20.000    €      20.000    €    20.000   €     75.000
 ICT-Software                   €       10.000   €     10.000    €      10.000    € 110.000     €     25.000
                                €       40.000   € 105.000       €     105.000    € 140.000     € 110.000
Het verloop van de materiële vaste activa in het begrotingsjaar is als volgt:
                             Afschrijvings-      Stand        Investeringen Afschrijving         Stand
                              percentage       31-12-2019        in 2020         in 2020      31-12-2020
 Grond                              -          €    94.000 €             0     €          0   €     94.000
 Gebouwen                         2,5%         € 1.295.800 €             0     €     46.300   € 1.249.500
 Verbouwingen                     10%          €     4.800 €             0     €      2.300   €      2.500
 Bedrijfsinstallaties           5%-10%         € 123.900 €               0     €     29.400   €     94.500
 Inventarissen                  10%/20%        €    82.800 €        75.000     €     18.000   € 139.800
 Depotinrichting                 4%/10%        € 299.700 €               0     €     29.300   € 270.400
 ICT-Hardware                     20%          € 218.300 €          20.000     €     64.400   € 173.900
 ICT-Software                     20%          €    45.700 €        10.000     €     15.400   €     40.300
                                     Totaal    € 2.165.000 € 105.000           € 205.100      € 2.064.900
Meerjarig ontwikkelt de boekwaarde zich als volgt:
                                Stand           Stand           Stand          Stand          Stand
                              31-12-2019 31-12-2020 31-12-2021 31-12-2022 31-12-2023
 Grond                        €    94.000 €        94.000 €        94.000 €       94.000 €      94.000
 Gebouwen                     € 1.295.800 € 1.249.500 € 1.203.200 € 1.156.900 € 1.110.700
 Verbouwingen                 €      4.800 €        2.500 €         1.800 €        1.400 €        1.000
 Bedrijfsinstallaties         € 123.900 €          94.500 €        65.100 €       35.700 €      28.600
 Inventarissen                €    82.800 € 139.800 € 190.100 € 172.600 € 154.200
 Depotinrichting              € 299.700 € 270.400 € 241.200 € 212.100 € 183.100
 ICT-Hardware                 € 218.300 € 173.900 € 126.200 €                     80.500 €      99.500
 ICT-Software                 €    45.700 €        40.300 €        34.400 € 118.200 € 108.500
                              € 2.165.000 € 2.064.900 € 1.956.000 € 1.871.400 € 1.779.600
                                                                                                          19
</pre>

====================================================================== Einde pagina 19 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 20 ======================================================================

<pre>Uitzettingen looptijd < 1 jaar
Dit betreft de jaarlijks achteraf vastgestelde loon- en prijscompensatie over de rijksbijdrage van het
voorgaande jaar.
Liquide middelen
Per 14 december 2013 is de Regeling schatkistbankieren decentrale overheden van kracht. Voor
decentrale overheden betekent dit dat zij verplicht zijn hun (tijdelijk) overtollige middelen in de schatkist
aan te houden. Het drempelbedrag (het bedrag dat buiten de schatkist mocht worden gehouden)
bedraagt in 2020 naar verwachting € 250.000.
                          31-12-2018 31-12-2019 31-12-2020 31-12-2021 31-12-2022 31-12-2023
 Kassen                    €     1.577 €       2.000 €        2.000 €          2.000 €        2.000 €       2.000
 Rekening-courant bank     €     8.714 € 10.000 € 10.000 €                    10.000 €      10.000 €       10.000
 Spaarrekeningen bank      € 199.833 € 200.000 € 200.000 € 200.000 € 200.000 € 200.000
 Schatkistbankieren        € 246.219 € 288.000 € 738.000 € 1.188.000 € 1.688.000 € 1.988.000
                           € 456.343 € 500.000 € 950.000 € 1.400.000 € 1.900.000 € 2.200.000
De liquide middelen nemen toe door de gevormde voorziening voor onderhoud en instandhouding De
Citadel en door de aanwezige bestemmingsreserves.
Overlopende activa
De overlopende activa betreffen vooruitbetaalde bedragen voor meerjarige onderhoudscontracten voor
ICT en vooruitbetaalde hostingskosten voor de website en databases.
Eigen vermogen
Onderstaande tabellen geven het verloop van de reserves in de periode 2018-2023 weer:
                             Jaar-
                           rekening      Begroting      Begroting       Begroting     Begroting      Begroting
 Algemene reserve            2018           2019          2020             2021          2022          2023
 Stand per 1 januari       € 418.139     € 418.100      € 418.100       € 418.100      € 418.100     € 418.100
 Bij: Toevoegingen         €         0   €         0    €          0    €          0   €         0   €         0
 Af: Onttrekkingen         €         0   €         0    €          0    €          0   €         0   €         0
 Stand per 31 december     € 418.139     € 418.100      € 418.100       € 418.100      € 418.100     € 418.100
De algemene reserve is bedoeld voor de kleinere risico’s in de bedrijfsvoering die in een boekjaar
onverwacht de exploitatie in de min kunnen brengen. Bijvoorbeeld niet begrote tussentijdse aanpassingen
in de cao, schadeclaims, bezuinigingen en wachtgeldverplichtingen.
De mate van het vormen van een algemene reserve wordt in belangrijke mate beïnvloed door de statuten
(artikel 22) van de gemeenschappelijke regeling. De regeling geeft aan dat de reserve niet meer dan 10%
van de gezamenlijke bijdragen mag bedragen, tenzij door hen gezamenlijk een ander percentage wordt
vastgesteld.
 Algemene reserve in
 procenten van de
 deelnemersbijdragen              9,3%         9,3%          9,1%            9,1%          9,1%          9,1%
                                                                                                          20
</pre>

====================================================================== Einde pagina 20 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 21 ======================================================================

<pre>                               Jaar-
 Bestemmings-                rekening      Begroting      Begroting      Begroting      Begroting    Begroting
 reserves                      2018          2019           2020            2021          2022          2023
 De Citadel                 €         0   €         0    € 200.000      € 400.000      € 600.000    € 800.000
 E-depot infrastructuur € 100.245         € 100.200      € 100.200      € 85.200       € 70.200     € 55.200
 E-depot uitvoering         €         0   €         0    €      5.000   €      5.000   €    5.000   €       5.000
 Genealogisch centrum €               0   €         0    € 25.000       € 50.000       € 50.000     € 50.000
 Publieksfunctie            €         0   €         0    € 50.000       € 75.000       € 75.000     € 50.000
                   Totaal   €   100.245    € 100.200      € 380.200      € 615.200      € 800.200    € 960.200
                                  Jaar-
 Bestemmingsreserve            rekening      Begroting      Begroting       Begroting     Begroting     Begroting
 De Citadel                       2018          2019           2020           2021          2022           2023
 Stand per 1 januari           €         0   €          0   €          0    € 200.000     € 400.000     € 600.000
 Bij: Toevoegingen             €         0   €          0   € 200.000       € 200.000     € 200.000     € 200.000
 Af: Onttrekkingen             €         0   €          0   €          0    €         0   €        0    €          0
 Stand per 31 december         €         0   €          0   € 200.000       € 400.000     € 600.000     € 800.000
De Citadel in Den Bosch is een voormalig fort dat werd gebouwd tussen 1637 en 1645. Tijdens de
bouw werden de plannen steeds meer uitgebreid en het fort groeide uit tot een vijfhoekige schans met
bastions en rondom een brede gracht. Later, eind 18e eeuw, kwam er een hoofdgebouw bij, dat de
functie kreeg als militaire gevangenis en nog weer later als kazerne. Door de verbreding van de Zuid
Willemsvaart werd er één bastion van de Citadel afgebroken. De Citadel is voor het laatst
gerestaureerd tussen 1983 en 1985.
Het Rijksvastgoedbedrijf is eigenaar van het pand, maar heeft het onderhoud en de instandhouding van De
Citadel per 1 januari 2019 overgedragen aan het BHIC. Het BHIC wordt geacht te handelen “als ware zij
eigenaar”. Het Rijk (Rijksvastgoedbedrijf/ Ministerie OCW) blijft nog wel voor bepaalde risico’s
aansprakelijk, zoals verborgen gebreken, natuurrampen, asbest, bodemverontreiniging en terrorisme. Het
BHIC is aansprakelijk voor juridische en organisatorische risico’s, schade voortkomend uit het gebruik,
wateroverlast in de depots, legionella en brand. Daarnaast is het BHIC aansprakelijk voor financiële risico’s,
zoals renterisico, liquiditeitsrisico, financieringsrisico, faillissementsrisico, leegstand gedurende de
overeenkomst en kosten bij vertrek. Calamiteiten en risico’s die niet verzekerbaar zijn. Indien aanwezig
kan de reserve te zijner tijd een bijdrage leveren aan een “midlife-renovatie”, welke na 75 jaar (2060)
aannemelijk is.
                                  Jaar-
 Bestemmingsreserve             rekening     Begroting        Begroting         Begroting    Begroting       Begroting
 E-depot infrastructuur           2018           2019              2020            2021         2022            2023
 Stand per 1 januari           € 96.071       € 100.200        € 100.200        € 100.200    € 85.200        € 70.200
 Bij: Toevoegingen             € 22.529       €          0    €           0     €         0  €          0    €       0
 Af: Onttrekkingen             € -18.355      €          0    €           0     € -15.000    € -15.000       € -15.000
 Stand per 31 december         € 100.245      € 100.200        € 100.200        € 85.200     € 70.200        € 55.200
Deze bestemmingsreserve is ontstaan uit toevoegingen van positieve exploitatiesaldi. Het rijk beschikt
over een e-depot dat in de eindfase van ontwikkeling is en kan in principe in de toekomst ook fungeren
als e-depot voor de deelnemers van het BHIC. De benodigde (infrastructurele) investeringen voor de
werking van het e-depot worden gedekt uit deze bestemmingsreserve. Te denken valt aan het
toegankelijk maken via portalen van het digitaal archiefmateriaal.
                                                                                                           21
</pre>

====================================================================== Einde pagina 21 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 22 ======================================================================

<pre>De ontwikkeling en het verloop van de bestemmingsreserve is moeilijk te voorspellen, maar het
voorkomt dat er tussentijds extra middelen gevraagd moeten worden aan de deelnemers. We krijgen
steeds meer inzicht in de kosten, de financiering en de snelheid van invoering van het e-depot. In de
beleidsnotitie “Waarheen leidt de weg? 2019-2022” worden de ambities voor de komende jaren
geformuleerd. Voor het realiseren van de ambitie “Het BHIC is het eerste RHC dat over een volwaardig
e-depot beschikt” zijn bestemmingsreserves gevormd.
                                Jaar-
 Bestemmingsreserve           rekening      Begroting     Begroting     Begroting      Begroting      Begroting
 E-depot uitvoering             2018            2019         2020           2021          2022           2023
 Stand per 1 januari          €         0    €         0  €          0   €      5.000  €      5.000   €      5.000
 Bij: Toevoegingen            €         0    €         0  € 100.000      € 100.000     € 100.000      € 100.000
 Af: Onttrekkingen            €         0    €         0  € -95.000      € -100.000    € -100.000     € -100.000
 Stand per 31 december        €         0    €         0  €      5.000   €      5.000  €      5.000   €      5.000
Deze bestemmingsreserve is ontstaan uit het voordeel dat wordt behaald met het in eigen beheer
uitvoeren van het onderhoud. Het e-depot dat door het Rijk is ontwikkeld, is dus in principe ook
geschikt voor opname van de archieven van lokale en regionale overheden. De verwachting is echter
dat deze aansluiting nog veel tijd zal vergen en ook deels op kosten van de RHC’s zal worden
uitgevoerd. Om die reden is het BHIC twee jaar geleden begonnen met het in eigen beheer verder
ontwikkelen van het e-depot voor de eigen partners in de gemeenschappelijke regeling. Begonnen
werd met de invoer van de gedigitaliseerde bouwvergunningen van de gemeenten Uden, Oss en
Veghel, alsook de videotulen van Provinciale Staten.
In 2019 en 2020 kunnen de gedigitaliseerde bouwvergunningen van de overige deelnemende gemeenten
worden ingevoerd. Vermoedelijk is die tijd ook toereikend om de notulen van de raden en besturen
over te brengen. De volgende stap is de invoering van milieuvergunningen en bouwdossiers (2021-2022).
Ondertussen is de tijd aangebroken om de fasering van de reguliere overdracht voor te bereiden (de
digitale administratie van vóór 2002) en afspraken te maken over standaardtarieven voor structurele
aansluiting op het e-depot. Tot die tijd verricht het BHIC de werkzaamheden op projectbasis, waarbij de
werkelijke kosten aan de betreffende deelnemers sterk gereduceerd in rekening worden gebracht.
                                 Jaar-
 Bestemmingsreserve            rekening      Begroting     Begroting     Begroting     Begroting      Begroting
 genealogisch centrum            2018            2019         2020           2021          2022           2023
 Stand per 1 januari          €          0    €         0  €          0   € 25.000      € 50.000       € 50.000
 Bij: Toevoegingen            €          0    €         0  € 100.000      € 100.000     € 100.000      € 100.000
 Af: Onttrekkingen            €          0    €         0  € -75.000     € -75.000      € -100.000     € -100.000
 Stand per 31 december        €          0    €         0  €    25.000    €    50.000   €    50.000    €    50.000
In de beleidsnotitie “Waarheen leidt de weg? 2019-2022” worden de ambities voor de komende jaren
geformuleerd. Voor het realiseren van de ambitie “Het BHIC is het genealogisch centrum voor Brabant”
is een bestemmingsreserve gevormd.
Essentieel voor de genealogische zoekmachine is de stamboom-databank met persoonsgegevens van
Brabanders. Oorspronkelijk bevatte deze database vooral de gegevens van geboorte-, huwelijks- en
overlijdensakten uit het eigen verzorgingsgebied (Noordoost-Brabant), later werd de verzameling
aangevuld met de data van alle Brabantse huwelijksakten. Het echte werk moet nog beginnen: de
originele aktes moeten worden gescand (2019-2020), de gegevens uit de aktes moeten door vrijwilligers
worden ingevoerd en vervolgens moeten die data aan de betreffende scans worden gekoppeld (2019-
2022).
                                                                                                         22
</pre>

====================================================================== Einde pagina 22 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 23 ======================================================================

<pre>                                  Jaar-
 Bestemmingsreserve            rekening      Begroting   Begroting     Begroting     Begroting      Begroting
 Publieksfunctie                 2018          2019         2020          2021          2022           2023
 Stand per 1 januari           €          0  €       0   €         0   € 50.000      € 75.000        € 75.000
 Bij: Toevoegingen             €          0  €       0   € 100.000     € 100.000     € 100.000       € 100.000
 Af: Onttrekkingen             €          0  €       0   € -50.000     € -75.000     € -100.000      € -125.000
 Stand per 31 december         €          0  €       0   €    50.000   €    75.000   €    75.000     €   50.000
In de beleidsnotitie “Waarheen leidt de weg? 2019-2022” worden de ambities voor de komende jaren
geformuleerd. Voor het realiseren van een drietal ambities met betrekking tot de publieksfunctie is een
bestemmingsreserve gevormd.
Het BHIC heeft de ambitie het Brabants centrum voor beeld en geluid te worden. Het BHIC beschikt
over zo’n 350.000 foto’s, waarvan er bijna een kwart miljoen voor het publiek raadpleegbaar zijn in de
fotodatabase. Daarnaast hebben we circa 700 films en filmpjes, waarvan slechts een deel ontsloten is
en op de website zichtbaar.
Daarnaast wil het BHIC de komende jaren meerdere themakaarten lanceren over de Brabantse
geschiedenis. Dit betreft een vervolg op de website In Brabant staat een huis die in 2019 het daglicht
zal zien. Bij al deze ontwikkelingen is het ook zaak het publieksbereik te behouden en uit te breiden.
Marketing en promotie zijn echter een onderbelicht aspect binnen de bedrijfsvoering van het BHIC.
Versterking van de marketing en promotie vormt een grote prioriteit, niet alleen met het oog op het
toekomstig publieksbereik, maar ook als rechtvaardiging van alle moeite die nu wordt gestoken in het
ontwikkelen van attractieve en toegankelijke inhoud.
Voorzieningen
In onderstaande tabel is het verloop van de voorzieningen in de periode 2018-2023 weergegeven:
                                    Jaar-
 Voorziening onderhoud rekening Begroting Begroting Begroting Begroting                           Begroting
 en instandhouding                  2018       2019        2020          2021        2022            2023
 De Citadel                      € 42.100 € 22.200 € 339.800 € 568.300 € 858.300                  € 1.017.100
 Grave                           € 115.100 € 89.600 € 92.800 € 87.400 € 90.600                    €    93.800
                         Totaal € 157.200 € 111.800 € 432.600 € 655.700 € 948.900                 € 1.110.900
 Voorziening onderhoud              Jaar-
 en instandhouding               rekening Begroting Begroting Begroting Begroting                 Begroting
 De Citadel                         2018       2019        2020          2021        2022            2023
 Stand per 1 januari             € 30.100 € 9.700 € 22.200 € 339.800 € 568.300                    € 858.300
 Bij: jaarlijkse toevoeging      € 12.000 € 12.500 € 756.300 € 756.300 € 756.300                  € 756.300
 Af: onttrekkingen               €         0 €       0 € -438.700 € -527.800 € -466.300           € -597.500
 Stand per 31 december           € 42.100 € 22.200 € 339.800 € 568.300 € 858.300                  € 1.017.100
De Citadel in Den Bosch wordt gehuurd van het Rijksvastgoedbedrijf. Per 1 januari 2019 is het
eigenaarsonderhoud door het RVB overgedragen aan het BHIC. Het Rijk blijft eigenaar, maar het BHIC is
verantwoordelijk voor het onderhoud en de instandhouding van De Citadel. Daartoe is een onderhouds-
en instandhoudingsplan opgesteld met een looptijd van 40 jaar. In deze periode zijn de jaarlijkse
toevoegingen aan de voorziening voldoende om de jaarlijks geplande onderhouds-en
instandhoudingstaken uit te voeren.
                                                                                                        23
</pre>

====================================================================== Einde pagina 23 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 24 ======================================================================

<pre> Voorziening onderhoud             Jaar-
 en instandhouding              rekening Begroting Begroting Begroting Begroting                  Begroting
 Grave                             2018         2019          2020         2021         2022         2023
 Stand per 1 januari            € 111.900 € 115.100 € 89.600 € 92.800 € 87.400                    €     90.600
 Bij: toevoegingen              € 3.200 € 3.200 €                3.200 €      3.200 €      3.200   €     3.200
 Af: onttrekkingen              €        0 € -28.700 €               0 € -8.600 €              0   €         0
 Stand per 31 december          € 115.100 € 89.600 € 92.800 € 87.400 € 90.600                     €     93.800
De locatie in Grave is eigendom van Brabants Historisch Informatie Centrum en het volledige onderhoud
komt voor eigen rekening. Daartoe is een onderhouds-en instandhoudingsplan opgesteld met een
looptijd van 15 jaar. In deze periode zijn de jaarlijkse toevoegingen aan de voorziening voldoende om de
jaarlijks geplande onderhouds-en instandhoudingstaken uit te voeren.
Vaste schulden looptijd > 1 jaar
Er zijn twee leningen afgesloten bij de BNG. De eerste lening in 2005 tegen een rentepercentage van
3,95% (nr. 40.100581) en een twee lening in 2006 tegen een rentepercentage van 4,16% (nr.
40.101402). Beide leningen zijn niet vervroegd aflosbaar. Het verloop van de leningen is als volgt:
                        Aflossings-                      Oorspronkelijk Aflossings-           Stand
                           wijze         Looptijd            Bedrag         verplichting 31-12-2019
 Lening BNG 2005           Lineair        20 jaar        €       600.000 €        30.000 € 180.000
 Lening BNG 2006           Lineair        30 jaar        €     2.400.000 €        80.000 € 1.360.000
                                                         €     3.000.000    €    110.000   € 1.540.000
                                           Stand             Stand             Stand          Stand
                                        31-12-2020         31-12-2021       31-12-2022     31-12-2023
 Lening BNG 2005                        € 150.000        €       120.000    €     90.000   €     60.000
 Lening BNG 2006                        € 1.280.000      €     1.200.000    € 1.120.000    € 1.040.000
                             Totaal € 1.430.000          €     1.320.000    € 1.210.000    € 1.100.000
Netto vlottende schulden looptijd < 1 jaar
Deze post betreft het ultimo van het jaar te betalen bedrag aan crediteuren, loonbelasting, sociale lasten,
pensioenpremies en omzetbelasting.
Overlopende passiva
Deze post betreft het ultimo van het jaar te betalen bedrag aan overige bedrijfskosten, zoals rentelasten,
huisvestingskosten, personeelskosten en investeringen. Daarnaast betreft dit vooruit ontvangen
bedragen voor verhuur van depotruimten.
                                                                                                         24
</pre>

====================================================================== Einde pagina 24 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 25 ======================================================================

<pre>III.4 Toelichting Exploitatiebegroting 2020
                                          Begroting          Mutatie     Prijsindex Begroting
 Bijdrage Rijk                                2019            2020          2020          2020
 Rijksbijdrage Ministerie van OCW        € 2.855.000       € -46.800      € 60.600 € 2.868.800
De bijdrage is hoger door een indexatie vanwege stijgende lonen en prijzen van 2,29%. Ook in 2020 worden
de DTR-gelden (Digitale Taken Rijk) waarschijnlijk niet verhoogd, maar gehandhaafd op het niveau van
2017: € 160.075. Deze middelen zijn bedoeld voor de uitvoering van de wettelijke taken voor digitale
rijksarchieven.
 Bijdrage                                 Begroting          Mutatie Prijsindex        Begroting
 Gemeenten en waterschappen                   2019            2020          2020          2020
 Bernheze                                 € 104.900         €         0 € 2.400        € 107.300
 Boekel                                   €       34.200    €         0 €       800    €     35.000
 Boxmeer                                  € 106.700         €         0 € 2.400        € 109.100
 Cuijk                                    €       88.400    €         0 € 2.000        €     90.400
 Grave                                    €       46.400    €         0 € 1.100        €     47.500
 Haaren                                   €       51.300    €         0 € 1.200        €     52.500
 Landerd                                  €       54.300    €         0 € 1.200        €     55.500
 Meierijstad                              € 280.200         €         0 € 6.400        € 286.600
 Mill                                     €       40.500    €         0 €       900    €     41.400
 Oss                                      € 316.600         €         0 € 7.300        € 323.900
 St. Anthonis                             €       43.000    €         0 € 1.000        €     44.000
 St. Michielsgestel                       € 102.500         €         0 € 2.300        € 104.800
 Uden                                     € 145.700         €         0 € 3.300        € 149.000
 Vught                                    €       92.600    €         0 € 2.100        €     94.700
 Waterschap Aa en Maas                    € 111.100         €         0 € 2.500        € 113.600
 Waterschap De Dommel                     €       71.500    €         0 € 1.600        €     73.100
                                          € 1.689.900       €         0    € 38.500    € 1.728.400
Voor het indexeren van de budgetten wordt bij het opstellen van de begroting steeds uitgegaan van een
voorlopige indexeringspercentage. Het verschil met het laatste (definitieve) rijks-indexeringspercentage
wordt steeds in de eerstvolgende begroting verwerkt. Op deze wijze wordt het indexpercentage van het
Rijk gevolgd, zodat uiteindelijk de indexering voor alle deelnemers hetzelfde is. De indexatie vanwege
stijgende lonen en prijzen komt met deze methodiek in deze begroting uit op 2,29%.
Deze methodiek betekent namelijk voor 2020 het volgende: met het oog op de verwachte
loonontwikkeling in de nog af te sluiten cao, wordt voor de begroting 2020 uitgegaan van een voorlopig
indexeringspercentage van 2,50%. Het definitieve indexeringspercentage van het Rijk over 2018 is onlangs
vastgesteld op 2,04%. In de begroting 2018 is uitgegaan van een voorlopig indexeringspercentage van 2,25%.
Wij hebben de gemeenten en waterschappen in 2018 dus 0,21% teveel in rekening gebracht. Voor de
begroting 2020 wordt derhalve geen 2,50% maar een indexering van 2,29% in rekening gebracht. Dit
percentage bestaat dus uit 2,50% voorlopige index 2020 -/- 0,21% correctie indexpercentage 2018 = 2,29%.
                                                                                                        25
</pre>

====================================================================== Einde pagina 25 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 26 ======================================================================

<pre> Bijdrage                                   Begroting         Mutatie         Prijsindex     Begroting
 Provincie Noord-Brabant                        2019            2020            2020            2020
 Provincie Noord-Brabant                    €     604.100    €         700     € 13.800       €   618.600
Voor de periode 2016-2020 is een dienstverleningsovereenkomst (DVO) afgesloten tussen het BHIC en
de provincie Noord-Brabant. Onderdeel van deze DVO is dat ook de functie van provinciearchivaris zal
worden vervuld door een medewerker van het BHIC. De prijsindex bedraagt 2,29%.
Dienstverlening
De opbrengsten van onze dienstverlening dalen verder, onder meer door het gratis aanbod van open data.
Verhuur depotruimte
De huuropbrengst van de depots is gebaseerd op de lopende contracten. Er wordt in de begroting rekening
gehouden met, op termijn, lagere huuropbrengsten. Bij het realiseren van extra rijks-depotcapaciteit bij de
RHC’s en een extra fysiek depot in Emmen, is bepaald dat onze huuropbrengsten op basis van de
fusieafspraak, noodzakelijk zijn voor een sluitende exploitatie. Er blijft natuurlijk wel een ondernemersrisico
voor het kunnen vinden van huurders.
Verhuur vastgoed en catering
De begrote opbrengst voor 2020 is gehandhaafd op het begrote niveau van 2019.
Salariskosten
De huidige cao kent een looptijd van twee jaar en heeft als einddatum 31 december 2018. Voor deze
begroting is rekening gehouden met een structurele stijging van de lonen met 3,0% per 1 januari 2019 en
3,0% per 1 januari 2020. De salariskosten zijn in 2020 daarnaast hoger door de jaarlijkse periodieken en
de invulling van 0,89 FTE formatieplaats.
De post salariskosten omvat behalve reguliere salariskosten ook andere brutosalarisbestanddelen, zoals
vakantietoeslag, eindejaarstoeslag, levensloopbijdrage en toeslagen voor onregelmatige diensten en
beschikbaarheid. Het BHIC heeft als expertise-organisatie relatief veel hooggeschoolden in dienst. Lager
geschoold werk is voor een deel uitbesteed aan ingehuurde krachten in een WSW-constructie.
Sociale lasten
De stijging van de sociale lasten wordt met name veroorzaakt door de hogere salariskosten en de
premieverhoging van de basispremie WAO/WIA van 6,77% naar 6,96%.
Pensioenpremies
De stijging van de pensioenpremies wordt veroorzaakt door de hogere salariskosten en vooral door de
premieverhoging van het Ouderdomspensioen (OP) van 22,9% naar 24,9% (totale premie).
Personeel niet in loondienst
De kosten voor personeel niet in loondienst betreffen medewerkers die werkzaam zijn via een WSW-
constructie op het vlak van materieel archiefbeheer (€ 11.500), scanning (€ 70.200) en
schoonmaakwerkzaamheden (€ 37.100). Daarnaast is een bedrag geraamd voor het inhuren van ICT-
diensten (€ 30.900) en het aanstellen van stagiaires (€ 3.100).
Per 1 januari 2019 is het eigenaarsonderhoud door het RVB overgedragen aan het BHIC. Het Rijk blijft
eigenaar, maar het BHIC is verantwoordelijk voor het onderhoud en de instandhouding van De Citadel.
Voor de inhuur van capaciteit en expertise is een bedrag geraamd van € 73.300.
                                                                                                             26
</pre>

====================================================================== Einde pagina 26 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 27 ======================================================================

<pre>Personeelsformatie
De personeelsformatie is begroot op basis van de huidige situatie (maart 2019). Na jaren van bezuinigingen
en inkrimpingen steeg de personeelsformatie weer: 37,49 FTE (Begroting 2019: 36,60 FTE; 2008: 44,06
FTE). De formatie is eind 2018 iets hoger door tijdelijke aanstellingen.
De personeelsformatie stijgt vervolgens in deze begroting door twee ontwikkelingen: de start van
“Scannen op verzoek” (2,36 FTE personeel niet in loondienst) en het zelf uitvoeren van het onderhoud
en de instandhouding van De Citadel (0,50 FTE personeel niet in loondienst).
De ontwikkeling van de personeelsformatie is als volgt:
                                    Jaar-
                                  rekening Begroting Begroting Begroting Begroting Begroting
 Personeelsformatie                 2018          2019         2020        2021        2022         2023
 Personeel in loondienst                36,69        34,71        35,60       35,60       35,60         35,60
 Personeel niet in loondienst            1,89         1,89         1,89        1,89        1,89          1,89
                                        38,58        36,60        37,49       37,49       37,49         37,49
 Scannen op verzoek                      0,00         0,00         2,36        2,36        2,36          2,36
 Verzelfstandiging onderhoud             0,00         0,00         0,50        0,50        0,50          0,50
                    Totaal FTE          38,58        36,60        40,35       40,35       40,35         40,35
Andere personeelskosten
Dit betreft kosten zoals de scholingskosten, kosten arbodienst, reiskosten personeel en vrijwilligers,
kerstpakketten en kosten BHV.
De scholingskosten zijn in deze begroting verhoogd met € 5.000, vanwege de invoering van het
persoonlijk ontwikkelbudget (POB). In de vorige begroting bedroeg de verhoging € 12.500. Elke
medewerker is zelf verantwoordelijk voor zijn eigen ontwikkeling in zijn huidige werk en gericht op de
toekomst. Om medewerkers hierin te ondersteunen krijgt elke medewerker per 1 januari 2018 de
beschikking over een persoonlijk ontwikkelbudget (POB) van € 5.000 per 5 jaar en is bedoeld voor
duurzame ontwikkeling. Dit bedrag geldt ook voor parttimers.
Afschrijvingen vaste activa
De afschrijvingen zijn berekend op basis van de gedane investeringen en de verwachte investeringen in de
periode 2019-2023. Gebouwen worden afgeschreven in 40 jaar, depotinrichting in 25 jaar, installaties in 15
à 20 jaar en inventarissen in 5 à 10 jaar. ICT- investeringen worden vanaf 2016 niet meer in 3 jaar
afgeschreven maar in 5 jaar. Dit sluit beter aan bij de economische levensduur en de fiscale grondslagen.
Voor de komende jaren worden, rekening houdend met de investeringen zoals genoemd in paragraaf
III.2 (toelichting materiële vaste activa) de volgende afschrijvingen geraamd:
                      Jaarrekening Begroting          Begroting     Begroting    Begroting     Begroting
                          2018            2019           2020          2021         2022         2023
 Gebouwen              €     46.277    €    46.300    € 46.300      € 46.300     € 46.300      € 46.300
 Verbouwingen          €      2.288 €         2.300   €     2.300   €      700    €     400    €       400
 Bedrijfsinstallaties €      29.378 € 29.400          € 29.400      € 29.400     € 29.400      €     7.100
 Inventarissen         €     17.432    € 21.200       € 18.000      € 24.600     € 27.400      € 28.400
 Depotinrichting       €     29.283 € 29.300          € 29.300      € 29.300     € 29.200      € 29.100
 ICT-Hardware          €     48.318 € 46.600          € 64.400      € 67.600     € 65.800      € 56.000
 ICT-Software          €     11.356 € 20.500          € 15.400      € 16.000     € 26.100      € 34.600
                       €    184.332    € 195.600      € 205.100     € 213.900    € 224.600     € 201.900
                                                                                                         27
</pre>

====================================================================== Einde pagina 27 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 28 ======================================================================

<pre>Huurkosten
De Citadel in Den Bosch wordt gehuurd van het Rijksvastgoedbedrijf. Per 1 januari 2019 is er een
nieuwe huurovereenkomst afgesloten met een looptijd van 3 jaar. Na afloop van deze periode loopt de
overeenkomst voor onbepaalde tijd door.
De huurprijs is gebaseerd op de financieringslasten en de boekwaarde van De Citadel. Dit bedrag wordt
verhoogd met een opslag voor het Rijksvastgoedbedrijf voor eigenaarslasten. De totale huur bedraagt in
2020 € 174.100.
Daarnaast wordt er depotruimte van de gemeente Oss gehuurd (€ 16.400) voor de periode 1 januari 2017
tot en met 31 december 2020. Dit is een uitwerking van de bestuursafspraken, die gemaakt zijn bij het
beëindigen van de bijdrage aan het Stadsarchief Oss.
Onderhoud gebouwen en installaties
Per 1 januari 2019 is het eigenaarsonderhoud door het RVB overgedragen naar het BHIC. Het Rijk blijft
eigenaar, maar het BHIC is verantwoordelijk voor het onderhoud en de instandhouding van De Citadel.
Daartoe is een onderhouds-en instandhoudingsplan opgesteld met een looptijd van 40 jaar. De
berekende toevoeging aan de gevormde voorziening bedraagt € 756.300. De overige kosten betreffen
onder meer de toevoeging aan de onderhoudsvoorziening van de locatie Grave, de onderhoudskosten
van deze locatie en de aanschaf van kleine inventarissen.
Energiekosten
Vanaf 2018 zijn de begrote elektriciteitskosten van de locatie Den Bosch verlaagd, omdat de
luchtbehandelingsinstallaties inmiddels zodanig waren afgesteld, dat de kosten weer op het gewenste niveau
waren gekomen. In deze begroting is rekening gehouden met een eventuele “strenge” winter.
Advies- en Accountantskosten
De begrote advies- en accountantskosten zijn met € 12.400 verhoogd voor met name advies en begeleiding
met betrekking tot het gebouwenbeheer. Daarnaast stijgen de accountantskosten vanwege verhoogde
controle-eisen. Verder zijn er de advieskosten op het juridische en fiscale vlak en de kosten van
samenwerkingsprojecten met de andere RHC’s.
Automatiseringskosten
Dit betreft de kosten voor onderhoud van hardware, software, licentiekosten en
automatiseringsbenodigdheden. De automatiseringskosten zijn hoger door het afsluiten van contracten ten
behoeve van de extra hosting en extra opslag (storage). Dit ten behoeve van het e-depot en de duurzame
opslag van beeldmateriaal. Daarnaast zijn de licentiekosten gestegen.
Algemene kosten
Dit betreft kosten van onder meer dienstreizen, verzekeringspremies en kosten van de
loonadministratie.
Collectiebeheer
Dit betreft onderhouds-en gebruikskosten van de depots (€ 30.000), conserverings- en restauratiekosten
(€ 47.000) en de kosten van (de basisvoorziening) e-depot/Digitaal atelier (€ 27.300).
Het scanningsbudget bedraagt € 120.000 in verband met de verdergaande digitalisering. Voor de inhuur
van derden, onder meer voor de invoer van gedigitaliseerde vergunningen en dossiers in het e-depot, is
een bedrag begroot van € 84.200.
                                                                                                        28
</pre>

====================================================================== Einde pagina 28 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 29 ======================================================================

<pre>Publieksbereik
Het digitaal ontsluiten van archieven, beelden, etc. brengt steeds meer ICT-gerelateerde kosten met zich
mee, doordat de data deels in de cloud wordt ondergebracht. Onder deze rubriek bevinden zich de kosten
voor internet- en clouddiensten van de databases en de website (€ 20.000). Daarnaast de hostingskosten
(€ 67.000) en de inhuur diensten derden (€ 76.500). Voor promotie en publicatie is een bedrag begroot
van € 26.600. De kosten zijn in 2020 met name hoger door een stijging van de te betalen vergoeding voor
hostingskosten en de inhuur van derden.
Rentelasten
Er zijn twee leningen afgesloten bij de BNG. De rentelasten dalen vanwege het lineaire aflossingsschema
van beide leningen.
Toevoegingen en onttrekkingen bestemmingsreserves
Het Rijksvastgoedbedrijf is eigenaar van het pand, maar heeft het onderhoud en de instandhouding van De
Citadel per 1 januari 2019 overgedragen aan het BHIC. Het BHIC wordt geacht te handelen “als ware zij
eigenaar” en is aansprakelijk voor diverse risico’s en calamiteiten. Jaarlijks wordt een bedrag toegevoegd
aan de bestemmingsreserve De Citadel van € 200.000. Daarnaast zijn er bestemmingsreserves gevormd
voor het realiseren van diverse ambities van het BHIC.
 Toevoegingen                     Begroting     Begroting      Begroting       Begroting    Begroting
 bestemmingsreserves                2019           2020           2021           2022          2023
 De Citadel                       €         0   € 200.000      € 200.000       € 200.000    € 200.000
 E-depot                          €         0   € 100.000      € 100.000       € 100.000    € 100.000
 Genealogisch centrum             €         0   € 100.000      € 100.000       € 100.000    € 100.000
 Publieksfunctie                  €         0   € 100.000      € 100.000       € 100.000    € 100.000
                         Totaal   €         0   € 500.000      € 500.000       € 500.000    € 500.000
 Onttrekkingen                    Begroting     Begroting      Begroting       Begroting    Begroting
 bestemmingsreserves                2019           2020           2021           2022          2023
 De Citadel                       €         0   €          0   €           0   €        0   €         0
 E-depot                          €         0   € 95.000       € 115.000       € 115.000    € 115.000
 Genealogisch centrum             €         0   € 75.000       € 75.000        € 100.000    € 100.000
 Publieksfunctie                  €         0   € 50.000       € 75.000        € 100.000    € 125.000
                         Totaal   €         0   € 220.000      € 265.000       € 315.000    € 340.000
                                                                                                        29
</pre>

====================================================================== Einde pagina 29 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 30 ======================================================================

<pre>III.5 Meerjarenbegroting 2021-2023
                                                            Prijspeil Begroting 2020
                                        Begroting     Begroting    Begroting     Begroting
                                          2020          2021           2022         2023
 Baten
 Bijdrage Rijk                         € 2.868.800 € 2.868.800 € 2.868.800 € 2.868.800
 Bijdrage Gemeenten en waterschappen   € 1.728.400 € 1.728.400 € 1.728.400 € 1.728.400
 Bijdrage Provincie Noord-Brabant      € 618.600 € 618.600 € 618.600 € 618.600
 Overige bedrijfsopbrengsten           € 240.600 € 230.600 € 230.600 € 215.600
                                       € 5.456.400 € 5.446.400 € 5.446.400 € 5.431.400
 Lasten
 Personeelskosten                      € 2.975.100   € 2.977.200 € 2.971.000 € 2.983.200
 Afschrijvingen vaste activa           € 205.100     € 213.900 € 224.600 € 201.900
 Huisvestingskosten                    € 1.168.300   € 1.151.900 € 1.151.900 € 1.151.900
 Organisatiekosten                     € 243.800     € 243.800 € 243.800 € 243.800
 Collectiebeheer                       € 308.500     € 328.500 € 353.500 € 353.500
 Dienstverlening en publieksbereik     € 214.100     € 239.100 € 264.100 € 289.100
 Mutaties voorzieningen                €           0 €         0 €            0 €          0
 Diverse baten en lasten               €           0 €         0 €            0 €          0
 Financiële baten en lasten
 Rentelasten                           €     61.500  €    57.000   €     52.500  €    48.000
                                       € 5.176.400   € 5.211.400   € 5.261.400   € 5.271.400
        Totaal saldo baten en lasten €     280.000 €    235.000 €      185.000 €    160.000
 Mutatie reserves
 Toevoegingen                          €   -500.000  €  -500.000   €   -500.000  €  -500.000
 Onttrekkingen                         €    220.000  €   265.000   €    315.000  €   340.000
               Gerealiseerde resultaat €          0 €          0 €            0 €          0
                                                                                          30
</pre>

====================================================================== Einde pagina 30 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 31 ======================================================================

<pre>III.6 Toelichting Meerjarenbegroting 2021-2023
Algemeen
De meerjarenbegroting is opgesteld in de lijn van de begroting 2020. In de meerjarenbegroting is geen
indexering toegepast, dus prijspeil 2020. Uitgangspunt is dat binnen het beschikbare budget wordt gebleven
en dat nieuw beleid budgetneutraal wordt gerealiseerd. Eventuele extra wettelijke taken worden als p.m.-
post gezien.
Overige bedrijfsopbrengsten
Er wordt in de meerjarenbegroting rekening gehouden met een lagere huuropbrengst van de depots.
Bijdragen Rijk, gemeenten, waterschappen en Provincie Noord-Brabant
                                                                     Prijspeil Begroting 2020
                                           Begroting         Begroting       Begroting       Begroting
 Bijdrage Rijk                                 2020             2021            2022           2023
 Rijksbijdrage Ministerie van OCW          € 2.868.800      € 2.868.800      € 2.868.800     € 2.868.800
 Bijdrage                                   Begroting        Begroting       Begroting       Begroting
 Gemeenten en waterschappen                    2020              2021            2022          2023
 Bernheze                                   € 107.300        € 107.300       € 107.300       € 107.300
 Boekel                                    €      35.000     €     35.000    €     35.000    €     35.000
 Boxmeer                                    € 109.100        € 109.100       € 109.100       € 109.100
 Cuijk                                     €      90.400     €     90.400    €     90.400    €     90.400
 Grave                                     €      47.500     €     47.500    €     47.500    €     47.500
 Haaren                                    €      52.500     €     52.500    €     52.500    €     52.500
 Landerd                                   €      55.500     €     55.500    €     55.500    €     55.500
 Meierijstad                                € 286.600        € 286.600       € 286.600       € 286.600
 Mill                                      €      41.400     €     41.400    €     41.400    €     41.400
 Oss                                        € 323.900        € 323.900       € 323.900       € 323.900
 St. Anthonis                              €      44.000     €     44.000    €     44.000    €     44.000
 St. Michielsgestel                         € 104.800        € 104.800       € 104.800       € 104.800
 Uden                                       € 149.000        € 149.000       € 149.000       € 149.000
 Vught                                     €      94.700     €     94.700    €     94.700    €     94.700
 Waterschap Aa en Maas                      € 113.600        € 113.600       € 113.600       € 113.600
 Waterschap De Dommel                      €      73.100     €     73.100    €     73.100    €     73.100
                                           € 1.728.400      € 1.728.400      € 1.728.400     € 1.728.400
 Bijdrage                                   Begroting        Begroting       Begroting       Begroting
 Provincie Noord-Brabant                       2020              2021            2022          2023
 Provincie Noord-Brabant                    €    618.600     €    618.600    €    618.600    €    618.600
                                                                                                        31
</pre>

====================================================================== Einde pagina 31 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 32 ======================================================================

<pre>Afschrijvingen vaste activa
De afschrijvingen zijn per jaar doorgerekend, waarbij rekening is gehouden met toekomstige
investeringen.
Collectiebeheer
In de meerjarenbegroting gaat het budget voor collectiebeheer omhoog. Deze stijging wordt gedekt uit de
bestemmingsreserves.
Dienstverlening en publieksbereik
In de meerjarenbegroting gaat het budget voor publieksbereik omhoog. Deze stijging wordt gedekt uit de
bestemmingsreserves.
Rentelasten
De rentelasten zijn per jaar doorgerekend, waarbij rekening is gehouden met toekomstige aflossingen. De
rentelasten dalen vanwege het lineaire aflossingsschema van beide leningen.
Toevoegingen en onttrekkingen bestemmingsreserves
Het Rijksvastgoedbedrijf is eigenaar van het pand, maar heeft het onderhoud en de instandhouding van De
Citadel per 1 januari 2019 overgedragen aan het BHIC. Het BHIC wordt geacht te handelen “als ware zij
eigenaar” en is aansprakelijk voor diverse risico’s en calamiteiten. Jaarlijks wordt een bedrag toegevoegd
aan de bestemmingsreserve De Citadel van € 200.000. Daarnaast zijn er bestemmingsreserves gevormd
voor het realiseren van diverse ambities van het BHIC.
 Toevoegingen                     Begroting     Begroting     Begroting        Begroting    Begroting
 bestemmingsreserves                2019           2020           2021           2022          2023
 De Citadel                       €        0    € 200.000      € 200.000       € 200.000    € 200.000
 E-depot                          €        0    € 100.000      € 100.000       € 100.000    € 100.000
 Genealogisch centrum             €        0    € 100.000      € 100.000       € 100.000    € 100.000
 Publieksfunctie                  €        0    € 100.000      € 100.000       € 100.000    € 100.000
                         Totaal   €        0    € 500.000      € 500.000       € 500.000    € 500.000
 Onttrekkingen                    Begroting     Begroting     Begroting        Begroting    Begroting
 bestemmingsreserves                2019           2020           2021           2022          2023
 De Citadel                       €        0    €          0   €           0   €        0   €         0
 E-depot                          €        0    € 95.000       € 115.000       € 115.000    € 115.000
 Genealogisch centrum             €        0    € 75.000       € 75.000        € 100.000    € 100.000
 Publieksfunctie                  €        0    € 50.000       € 75.000        € 100.000    € 125.000
                         Totaal   €        0    € 220.000      € 265.000       € 315.000    € 340.000
                                                                                                        32
</pre>

====================================================================== Einde pagina 32 =================================================================

<br><br>