<b>Bijsluiter</b>. De hyperlink naar het originele document werkt niet meer. Daarom laat Woogle de tekst zien die in dat document stond. Deze tekst kan vreemde foutieve woorden of zinnen bevatten en de opmaak kan verdwenen of veranderd zijn. Dit komt door het zwartlakken van vertrouwelijke informatie of doordat de tekst niet digitaal beschikbaar was en dus ingescand en vervolgens via OCR weer ingelezen is. Voor het originele document, neem contact op met de Woo-contactpersoon van het bestuursorgaan.<br><br>====================================================================== Pagina 1 ======================================================================

<pre>Plan van aanpak - Herijking Subsidiebeleid vrijwilligersorganisaties
Gemeente Beesel
Datum: 30 mei 2023



Uit de door Vindsubsidies uitgevoerde analyse blijkt dat er vier opgaven zijn voor de gemeente
Beesel in relatie tot het subsidiebeleid voor vrijwilligersorganisaties:

    1. Pas de subsidieregelingen aan: formuleer doelstellingen en voorwaarden om invulling te
       geven aan je inhoudelijk beleid (jeugd, sport, cultuur enz.). En zorg voor een transparante en
       zo eerlijk mogelijke verdeling van subsidiemiddelen.
    2. Pas de Algemene subsidieverordening aan om deze uitvoerbaar te maken voor de
       medewerkers zonder dat dit buitenproportioneel veel ambtelijke capaciteit kost.
    3. Stel nieuwe subsidieregelingen op, op onderdelen waar dit nu nog niet het geval is. Zo heeft
       de gemeente deugdelijke grondslagen, waar dit nu niet het geval is.
    4. Maak iemand verantwoordelijk voor het subsidiebeleid, nu is dit enkel zo voor de uitvoering.
       Zorg voor een coördinator of beleidsmedewerker subsidies.

Dit document beschrijft het plan van aanpak met betrekking tot de bovenstaande punten.

Plan van aanpak
Het vernieuwen van het subsidiebeleid is een gevoelig thema binnen de samenleving. Dit zal ook het
geval zijn binnen het Beeselse. Subsidies spelen een belangrijke rol voor lokale
vrijwilligersorganisaties. De vrijwilligersorganisaties zijn op hun beurt weer een belangrijke motor van
de lokale samenleving, ze leveren een belangrijke bijdrage aan de doelstellingen van de gemeente en
de leefbaarheid van de samenleving.

De herijkingsopgave is te verdelen in twee onderdelen. Ten eerste het aanpassen van de verordening
en het opnieuw opstellen van subsidieregelingen. Ten tweede het borgen van het interne proces en
coördinatie. Dit plan van aanpak heeft met name betrekking op het eerste onderdeel.

Rol van de gemeenteraad en het college
Vindsubsidies stelt voor om een participatietraject te doorlopen om tot de herijking te komen. Hierbij
is het belangrijk dat de gemeenteraad een rol krijgt. Hoewel de afzonderlijke regelingen door het
college mogen worden opgesteld en vastgesteld is het advies dit traject toch met de gemeenteraad
te doorlopen. De materie ligt doorgaans politiek gevoelig, vrijwilligersorganisaties weten de weg naar
raadsleden doorgaans gemakkelijk te vinden. Een participatietraject met en door de gemeenteraad
geeft daarom de meeste kans op een succesvol vernieuwingstraject waar iedereen achter kan staan.

Participatietraject & raadsbrede werkgroep

De voorgestelde aanpak betreft een participatietraject met subsidie ontvangende
vrijwilligersorganisaties en een raadsbrede werkgroep. Een werkgroep vanuit de raad is aangeraden
omdat de gemeenteraad haar voelsprieten in de samenleving heeft, een afvaardiging vanuit iedere
fractie is daarom van grote waarde.

De werkgroep is verantwoordelijk voor het stellen van kaders voor de gesprekken met
vrijwilligersorganisaties. Aan welke knoppen kunnen we draaien, en aan welke niet? Het is daarbij
wenselijk dat leden van de werkgroep ook deelnemen aan de gesprekken met de
</pre>

====================================================================== Einde pagina 1 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 2 ======================================================================

<pre>vrijwilligersorganisaties. Vervolgens worden de uitkomsten van de gesprekken geanalyseerd in de
werkgroep en brengt de werkgroep een advies uit aan het college van burgemeester en wethouders.

De besluitvorming rondom het vernieuwde subsidiebeleid en de financiële gevolgen verloopt
vervolgens via een reguliere procedure. Via het college van burgemeester en wethouders wordt een
voorstel gedaan voor een vernieuwde verordening en de financiële gevolgen. Het college stelt tevens
de nieuwe subsidieregelingen vast en informeert de gemeenteraad hierover.

Gewenste / geadviseerde werkgroep:

    •   Afvaardiging vanuit iedere fractie van de gemeenteraad. Per deelnemende fractie maximaal
        één afvaardiging.
    •   De werkgroep omvat: wethouder Nijssen, 4 gemeenteraadsleden en twee medewerkers van
        de gemeente waaronder één projectleider.
    •   De werkgroep heeft een adviserende taak richting het college.
    •   Het neveneffect van de werkgroep is dat de raad tijdens de besluitvorming inhoudelijk in
        staat is een goed besluit te nemen over de herijking vanwege de betrokkenheid van iedere
        fractie.

Processtappen werkgroep en participatietraject
Stap 1: Bijeenkomsten met de werkgroep waarbij het huidige subsidiebeleid centraal staat. De
gemaakte probleemanalyse is het startpunt. Doelstelling van deze eerste 2 a 3 bijeenkomsten is het
informeren van alle werkgroep leden over het subsidiebeleid en de bevindingen uit de analyse.

Stap 2: Voorbereiding van de bijeenkomsten met vrijwilligersorganisaties. Binnen welk kader gaan
we de gesprekken aan met vrijwilligersorganisaties? Aan welke knoppen kunnen we draaien? Dit zijn
vragen die we tijdens deze stap bespreken in de werkgroep.

Stap 3: Het uitnodigen van vrijwilligersorganisaties om te spreken over het subsidiebeleid. Waar
lopen vrijwilligersorganisaties tegen aan? Wat is hun kijk op het huidige subsidiebeleid? Hoe denkt
men over de verantwoording, wat is redelijk om van een vrijwilligersorganisatie te vragen? Wat
mag/kan een gemeente als tegenprestatie vragen van vrijwilligersorganisaties? Is de verdeling van
middelen momenteel eerlijk? Een greep uit de mogelijke vragen die gesteld kunnen worden tijdens
deze stap. Deze stap bestaan ten minste uit twee bijeenkomsten. Eén bijeenkomst om op te halen bij
vrijwilligersorganisaties, en één bijeenkomst om ideeën voor te leggen wat betreft de herijking.

Stap 4: Het opstellen en uitbrengen van advies aan het college van burgemeester en wethouders. De
uitkomsten van de gesprekken uit de stappen 1 tot en met 3 worden vertaald naar een advies per
thema voor het college. Ook wordt er een advies gegeven over hoe de Asv aan te passen.

Stap 5: Besluitvorming het advies van de werkgroep wordt verwerkt naar een college- en
raadsvoorstel. Onderdeel van dit voorstel is een nieuwe verordening. Vlak hierna worden via een
collegevoorstel de nieuwe subsidieregelingen vastgesteld. De gemeenteraad ontvangt deze
vervolgens ter informatie.

Stap 6: Publicatie van de verordening en subsidieregelingen.
</pre>

====================================================================== Einde pagina 2 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 3 ======================================================================

<pre>Planning
De onderstaande planning is een planning op hoofdlijnen. Zo wordt inzichtelijk wat het tijdspad is
voor de herijking is.

 Datum:           Wat?                                               Wie?
 2 oktober        Besluit over herijking subsidiebeleid              Gemeenteraad
 2023
 Okt/nov 2023     Eerste bijeenkomsten raadswerkgroep:               Raadswerkgroep met
                   • Verklaren problemen subsidiebeleid              ambtelijke ondersteuning
                   • Stellen van kaders voor participatietraject
 Dec 2023 / jan   Bijeenkomsten met vrijwilligersorganisaties        Vrijwilligersorganisaties en
 2024                                                                Raadswerkgroep met
                                                                     ambtelijke ondersteuning
 Feb-Juni 2024    Analyse uitkomsten bijeenkomsten                   Raadswerkgroep met
                                                                     ambtelijke ondersteuning


                  Verwerken uitkomsten en opstellen nieuwe           Ambtelijke ondersteuning in
                  verordening en regelingen                          overleg met de
                  • Opstellen advies                                 raadswerkgroep
                  • Opstellen verordening
                  • Opstellen nieuwe regelingen
 Juli 2024        Besluitvorming nieuw subsidiebeleid                College van B&W &
                                                                     Gemeenteraad
 Juli 2024        Vaststellen nieuwe subsidieregelingen en           College van B&W
                  publicatie.


Deze planning zorgt ervoor dat het nieuwe subsidiebeleid in kan gaan voor de structurele subsidies
voor het jaar 2025 en de incidentele subsidieaanvragen vanaf augustus 2024. Om dit te bereiken
moeten we eenmalig de aanvraagperiode voor de subsidies van 2025 verlengen, dit wordt
bijgevoegd bij de besluitvorming in juli 2024

Samenvallen herijking subsidies en begroting 2024

Het toeval wil dat de planning van het herijkingstraject samenvalt met de begrotingsbehandeling en
de werkzaamheden hieromheen van gemeenteraadsleden. De verwachting is dat de meeste
bijeenkomsten zullen plaatsvinden in de periode tot november tot en met januari. We houden er
uiteraard rekening mee dat raadsleden niet in de knel komen met de werkzaamheden rondom de
begroting 2024.
</pre>

====================================================================== Einde pagina 3 =================================================================

<br><br>