<b>Bijsluiter</b>. De hyperlink naar het originele document werkt niet meer. Daarom laat Woogle de tekst zien die in dat document stond. Deze tekst kan vreemde foutieve woorden of zinnen bevatten en de opmaak kan verdwenen of veranderd zijn. Dit komt door het zwartlakken van vertrouwelijke informatie of doordat de tekst niet digitaal beschikbaar was en dus ingescand en vervolgens via OCR weer ingelezen is. Voor het originele document, neem contact op met de Woo-contactpersoon van het bestuursorgaan.<br><br>====================================================================== Pagina 1 ======================================================================

<pre>                       Memo
                       Aan
                       klankbordgroep aanpassing Raadzaal

                       Afschrift aan
                       bestuursteam huisvesting

Kenmerk
                       Datum
                       23 november 2020

Status
                       Onderwerp
besluitvormend
                       scenario's raadzaal

Bijlage(n)

                       Inleiding
                       In samenspraak met de klankbordgroep Raadzaal bestaande uit de leden:
Kelly Damoiseaux       Jan Horssels, Amine Oulad Lmaroudia, Marc van den Berg, Henk Verreck,
                       Roel Leers, Olivia Mous, Nico Aarts en de griffie, heeft Mecanoo (architect)
045 560 4683           een schetsontwerp gemaakt voor de herinrichting en –indeling van de raad-
                       zaal. Bedoeling was dat de architect in september 2020 een presentatie zou
Domein Organisatie -   geven in de Raadscommissie MF om het schetsontwerp nader toe te lichten
Team Projecten         en dat in oktober 2020 een voorstel in de Raad zou komen om extra investe-
                       ringskrediet te vragen voor deze aanpassing, omdat dit niet in de scope zit
                       van het huidige project.
                       Op 2 sept jl. heeft overleg plaatsgevonden met de klankbordgroep, wethou-
                       der Frank Simons en de projectleider huisvesting, waarbij de wethouder ge-
                       adviseerd heeft om de aanpassingen aan de raadzaal momenteel niet uit te
                       voeren en daarmee geen voorstel te doen richting raad. Reden hiervoor was
                       enerzijds gelegen in de bezuinigingsopgave van de gemeente Heerlen, an-
                       derszins vanwege de coronamaatregelen waarvan de impact op het toekom-
                       stig ruimtegebruik nog onbekend is.

                       De klankbordgroep vond het van belang om met name in het kader van co-
                       rona te bezien welke andere scenario’s er mogelijk zijn.
                       Afgesproken is om binnen 2 maanden deze scenario’s te bespreken, waarna
                       de klankbordgroep een keuze zal maken, welke zij alsnog voorleggen aan de
                       raad.

                       Huidige situatie
                       In de situatie na de uitbraak van COVID-19, maar vóór 1 november 2020
                       was het niet mogelijk om de raadsvergaderingen in de raadzaal te organise-
                       ren vanwege de 1,5 meter richtlijn. De commissievergaderingen konden wel
                       plaatsvinden in de raadzaal, voor de raadsvergaderingen werd uitgeweken
                       naar Brightlands.
</pre>

====================================================================== Einde pagina 1 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 2 ======================================================================

<pre>Vanaf 1 november wordt het Raadhuis volledig leeggehaald in het kader van
het asbestonderzoek en –sanering. Dit geldt ook voor de raadzaal. Deze situ-
atie duurt tot de oplevering van het gerenoveerde Raadhuis in april/mei
2022.
Omdat er gedurende deze periode 1 november 2020 tot april/mei 2022 (ca.
1,5 jaar) geen gebruik kan worden gemaakt van de Raadzaal is ervoor geko-
zen de kapel van het Bernardinuscollege als tijdelijke locatie voor raads- en
commissievergaderingen te gebruiken. Deze locatie wordt momenteel in orde
gemaakt, zodat deze per 11 november in gebruik kan worden genomen.

Toekomstige situatie
Het voorliggende schetsontwerp behelst de gewenste situatie zoals uitgespro-
ken door de klankbordgroep. Deze situatie houdt echter geen rekening met
de aard en omvang van mogelijke Corona maatregelen. Onbekend is of per
april/mei 2022 de 1,5 meter maatregel nog van kracht of welke andere mo-
gelijke maatregel dan geldt (bijvoorbeeld aangescherpte ventilatie-eisen).
Het is daarom onmogelijk om te voorspellen of het schetsontwerp toekomstig
gebruik voldoende faciliteert.

Mogelijke scenario’s:
NB: de genoemde kosten zijn grove inschattingen.

Scenario 1: huidige schetsontwerp uitvoeren
Zowel raadsvergaderingen als commissievergaderingen zijn mogelijk.
Kosten: ca. €1,5 mln.
Planning: oplevering april /mei 2022
COVID-19: Als de 1,5 meter maatregel wel nog van toepassing is, kunnen de
raadsvergaderingen blijven plaatsvinden in de kapel van het Bernadinuscol-
lege totdat deze maatregel wordt losgelaten. De gebruikerskosten voor de
kapel van ca. €500 per maand blijven dan doorlopen. De kosten en gevolgen
van andere maatregelen kunnen niet worden ingeschat.

Scenario 2: huidige schetsontwerp aanpassen aan de 1,5 maatregel
In het kader van Covid-19 heeft NEN per 28 mei 2020 een tijdelijke norm ge-
publiceerd voor kantoren. Voor vergaderruimtes is hierin opgenomen dat het
minimum aantal m2 per persoon 5 m2 bedraagt. Daarbij moet de afstand
van 1,5 m tussen alle personen gewaarborgd kunnen worden.
Gelet op de bezetting bij maximale capaciteit, in dit geval de raadsvergade-
ring, gaat het in totaal om minimaal 47 personen (37 raadsleden, burge-
meester, 6 wethouders, griffier, secretaris en notulist, exclusief griffie, amb-
tenaren, pers, publiek en bode). Voor deze 47 personen is minimaal 235 m2
nodig.
Het oppervlak van de raadzaal is 170,6 m2. Daarbinnen is het niet mogelijk
om met 47 personen te vergaderen.

Er zou voor gekozen kunnen worden om tussen alle personen in binnen het
huidige ontwerp plexiglas op te hangen. Als personen zich gaan verplaatsen
zou er een mondkapje gedragen moeten worden. Voor deze oplossing zal
eerst toestemming verkregen moeten worden van de RIVM.
</pre>

====================================================================== Einde pagina 2 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 3 ======================================================================

<pre>Kosten: ca. €1,5 mln. + ca. €50.000
Planning: oplevering april /mei 2022
COVID-19: Alleen van toepassing op 1,5 meter maatregel. Andere maatrege-
len kunnen niet worden ingeschat.

Scenario 3: nieuwe raadzaal op bovenste verdieping nieuwbouw
De klankbordgroep heeft gevraagd of er een geschikte ruimte beschikbaar is
in het nieuwe stadskantoor in het geval de 1,5 meter maatregel het nieuwe
normaal wordt en van minimaal 235 m2 benodigd is. De bovenste verdieping
van de nieuwbouw heeft een totale oppervlakte van ca. 1.000 m2. Op een
gedeelte van deze verdieping zou een nieuwe raadzaal ingericht kunnen wor-
den.

In het huidige ontwerp is hier een werkverdieping voorzien (zie onderstaande
plattegrond).




Een mogelijke redenatie is dat gelet op corona in de toekomst minder werk-
plekken op kantoor noodzakelijk zijn en dat het mogelijk zou moeten zijn om
deze werkplekken op te offeren.
De huidige raadzaal zou in dat geval een vergaderruimte kunnen worden.
Als voor dit scenario gekozen wordt, moet de bouw stil gelegd worden en
moet het ontwerpproces en de engineering opnieuw worden doorlopen. Dit
heeft een enorme impact op het lopende project. We schatten een vertraging
van tenminste 26 weken in, waarbij de vertragingsschade ca. €40.000 per
week zal zijn.

Kosten:
Vertragingsschade: ca. €1 mln. (uitgaande van 6 maanden)
Ontwerp- en engineeringskosten: ca. €0,5 mln.
</pre>

====================================================================== Einde pagina 3 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 4 ======================================================================

<pre>Extra verbouwingskosten: ca. €1,5 mln.
Overige kosten: ca. €1 mln. (als gevolg van wijzigen contract)
Totale kosten: ca. €4 mln.
Planning: oplevering eind 2022
COVID-19: Alleen van toepassing op 1,5 meter maatregel. Andere maatrege-
len kunnen niet worden ingeschat.

Scenario 4: nieuwe raadzaal in ontmoetingsgebied/vergadercentrum
Raadhuis
In het huidige ontwerp is op de voormalige locatie van de publiekshal in het
Raadhuis een ontmoetingsgebied/vergadercentrum voorzien (zie onder-
staande afbeelding).




Dit gebied heeft een oppervlakte van ca. 650 m2 en is daarmee voldoende
groot. Door dit vergadercentrum te herontwerpen en flexibel in te richten,
zou het mogelijk gemaakt kunnen worden om hier ook raads- en commissie-
vergaderingen te organiseren. Door de monumentale waarde wordt de flexi-
biliteit wel beperkt.
De huidige raadzaal zou in dat geval een vergaderruimte kunnen worden.
Als voor dit scenario gekozen wordt, moet het ontwerpproces en de enginee-
ring voor dit gebied opnieuw worden doorlopen.

Kosten:
Ontwerp- en engineeringskosten: ca. €0,5 mln.
Extra verbouwingskosten: ca. €1,5 mln.
</pre>

====================================================================== Einde pagina 4 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 5 ======================================================================

<pre>Overige kosten: ca. €0,5 mln. (als gevolg van wijzigen contract)
Totale kosten: ca. €2,5 mln.
Planning: oplevering medio 2022
COVID-19: Alleen van toepassing op 1,5 meter maatregel. Andere maatrege-
len kunnen niet worden ingeschat.

Scenario 5: huidige schetsontwerp later uitvoeren
Er kan ook voor gekozen worden om op dit moment niets te doen en af te
wachten hoe de coronamaatregelen zich verder gaan ontwikkelen. Op dit mo-
ment wordt er een alternatieve locatie coronaproof ingericht in de kapel van
het Bernardinuscollege. Deze kan vanaf 11 november gebruikt worden.
Omdat het onduidelijk is hoe alles rond corona zich gaat ontwikkelen, zou er
ook voor gekozen kunnen worden om voorlopig niets te wijzigen aan de hui-
dige raadzaal en dan ook nu geen extra krediet te vragen, maar dit op een
later moment te doen. De kosten zullen dan iets duurder zijn, omdat je dan
geen werk met werk meer kunt maken.
Nu moet er sowieso al worden ingegrepen in de raadzaal vanwege asbest en
vanwege de installatietechnische aanpassingen en er is een aannemer aan
het werk die al een bouwplaats heeft ingericht.
Bij een latere uitvoering moet er opnieuw worden aanbesteed.

Kosten: ca. €2,2 mln.
Planning: oplevering april/mrt 2027 (uitgaande van 5 jaar uitstel)
COVID-19: Van toepassing als 1,5 maatregel wordt losgelaten. Andere maat-
regelen kunnen niet worden ingeschat.

Scenario 6: niets doen en afwachten
Covid-19 zorgt voor veel onzekerheid. De huidige maatregelen zijn bekend,
toekomstige maatregelen zijn dat niet. Niemand kan dat voorspellen. Aange-
zien er momenteel een geschikte ruimte gevonden is in de kapel, kan er ook
voor gekozen worden om deze locatie te behouden en af te wachten hoe de
maatregelen tav COVID-19 zich gaan ontwikkelen.

Kosten: gebruikerskosten kapel (ca. €500 per mnd.)
Planning: zo lang als nodig
COVID-19: er wordt gewacht tot e.e.a. duidelijk is.

KD
</pre>

====================================================================== Einde pagina 5 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 6 ======================================================================

<pre>KD
</pre>

====================================================================== Einde pagina 6 =================================================================

<br><br>