<b>Bijsluiter</b>. De hyperlink naar het originele document werkt niet meer. Daarom laat Woogle de tekst zien die in dat document stond. Deze tekst kan vreemde foutieve woorden of zinnen bevatten en de opmaak kan verdwenen of veranderd zijn. Dit komt door het zwartlakken van vertrouwelijke informatie of doordat de tekst niet digitaal beschikbaar was en dus ingescand en vervolgens via OCR weer ingelezen is. Voor het originele document, neem contact op met de Woo-contactpersoon van het bestuursorgaan.<br><br>====================================================================== Pagina 1 ======================================================================

<pre></pre>

====================================================================== Einde pagina 1 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 2 ======================================================================

<pre>Inkoopbeleid Gemeente Heerlen
Vastgesteld op [datum] door de gemeenteraad van Heerlen.
Gepubliceerd op [datum] in het digitale gemeenteblad.




Domein Organisatie – Team Juridische Zaken – Cluster inkoop en aanbesteden




                                                                    2024 Inkoopbeleid Heerlen
                                                                             Pagina 2 van 20
</pre>

====================================================================== Einde pagina 2 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 3 ======================================================================

<pre>Inhoudsopgave
A. Inleiding ......................................................................... 4
   A.1.   Een vernieuwd inkoopbeleid ............................................................... 4
   A.2.   Aanleiding....................................................................................... 4
   A.3.   Kader. ............................................................................................ 4
   A.4.   Gemeentelijke inkoopfunctie .............................................................. 5
B. Doelstellingen ................................................................. 6
   B.1. Inleiding ......................................................................................... 6
      B.1.1. We willen dat bestedingen op controleerbare en verantwoorde wijze worden
      gedaan. .......................................................................................................... 6
      B.1.2. We willen een professionele inkoper en opdrachtgever zijn. ......................... 6
      B.1.3. We willen de hoogste maatschappelijke toegevoegde waarde voor een reële
      prijs. .............................................................................................................. 7
      B.1.4. We willen maatschappelijk verantwoord inkopen om gemeentelijke
      doelstellingen te bereiken ................................................................................. 7
      B.1.5. We willen een voortdurende bijdrage leveren aan het goed presteren van de
      gemeente. ...................................................................................................... 7
      B.1.6. We willen de administratieve lasten optimaliseren voor onszelf én de
      marktpartijen .................................................................................................. 8
C. Uitgangspunten .............................................................. 9
   C.1. Inleiding ......................................................................................... 9
   C.2. Ethische en ideële uitgangspunten ...................................................... 9
      C.2.1. Integriteit .............................................................................................. 9
      C.2.2. Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen (MVOI)................. 9
   C.3. Economische uitgangspunten ........................................................... 13
      C.3.1. Wat is er te koop? ................................................................................ 13
      C.3.2. Vrije keuze van de ondernemersrelatie.................................................... 13
      C.3.3. Eerlijke mededinging en commerciële belangen ........................................ 13
      C.3.4. Lokale en regionale economie, MKB en sociale ondernemingen .................. 14
      C.3.5. Innovatie............................................................................................. 14
      C.3.6. Selectiebeleid voor onderhandse werken en ingenieursdiensten ................. 15
      C.3.7. Samenwerken bij inkoop en clusteren van opdrachten .............................. 15
      C.3.8. Bepalen van de inkoopprocedure - drempelbedragen ................................ 15
      C.3.9. Begrippen behorend bij tabel 1 drempelbedragen ..................................... 17
      C.3.10. Inkoopverantwoordelijkheid en begeleiding ............................................ 18
   C.4. Juridische uitgangspunten ............................................................... 18
      C.4.1   Algemene beginselen bij inkoop .............................................................. 18
      C.4.2   Algemeen juridisch kader ....................................................................... 19
      C.4.3   Uniforme documenten en Algemene inkoopvoorwaarden ............................ 19
      C.4.4   Mandaat en volmacht ............................................................................. 20
      C.4.5   De bevoegdheid om af te wijking van het Inkoopbeleid .............................. 20
      C.4.6   Klachtenregeling ................................................................................... 20




                                                                                                  2024 Inkoopbeleid Heerlen
                                                                                                           Pagina 3 van 20
</pre>

====================================================================== Einde pagina 3 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 4 ======================================================================

<pre>A.     Inleiding

A.1. Een vernieuwd inkoopbeleid

Hier ligt het vernieuwde inkoopbeleid van de gemeente Heerlen. Met dit beleidsstuk willen
wij de lezer informeren over thema’s op het gebied van inkoop. Dit document is geschreven
voor medewerkers van onze gemeente én voor bedrijven en inwoners die met inkoop te
maken hebben.

Wij willen met dit inkoopbeleid duidelijkheid
bieden over de vraag hoe wij gemeenschaps-
geld uitgeven voor onze inwoners. Hiermee               Wij spreken in dit beleid over
willen we transparant zijn over wat betrokke-       inkoopbeleid. Daaronder verstaan we
nen van ons mogen verwachten en wat wij             ook aanbesteden. Aanbesteden is een
verwachten van betrokken inwoners en                  specifieke methode van inkopen.
ondernemers.



A.2. Aanleiding

In het coalitieakkoord 2022-2026 “Uit liefde voor onze stad” hebben we vastgelegd dat we
verder bouwen aan een sociale, duurzame levendige en economisch vitale stad. Deze
ambitie wordt onderschreven in dit inkoopbeleid. We streven naar een verantwoord,
professioneel inkoopbeleid, waarbij de inwoners en ondernemers centraal staan.

Er zijn twee aanleidingen voor de actualisatie van het inkoopbeleid. Allereerst verwerken
we nieuwe ontwikkelingen en inzichten op het terrein van inkopen en aanbesteden.
Daarnaast vertalen we het advies van de gemeentelijke rekenkamer “Aanbesteding
zwembadexploitatie en inkoopbeleid Heerlen” van 12 april 2022. De verwerking van deze
laatste adviezen treft u met name aan in paragraaf C.2.2. over maatschappelijk verant-
woord opdrachtgeven en inkopen.

Het beleid schetst de kaders, uitgangspunten en doelstellingen waarbinnen inkoop door de
gemeente plaatsvindt. De gemeentelijke doelstellingen zijn hierbij leidend. Het inkoopbeleid
draagt bij aan een efficiënte inkoop, stimuleert de verbeteringen in de kwaliteit van
opdrachten en geeft het ruimte aan innovatieve en efficiënte concepten. Hierbij geldt altijd
het streven naar de hoogste maatschappelijke waarde voor het beschikbare budget.



A.3. Kader

De aanpassing van het inkoopbeleid is noodzakelijk in het kader van het vergroten van de
doel- en rechtmatigheid en het ‘in control’ zijn op het gebied van inkopen.




                                                                         2024 Inkoopbeleid Heerlen
                                                                                  Pagina 4 van 20
</pre>

====================================================================== Einde pagina 4 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 5 ======================================================================

<pre>A.4. Gemeentelijke inkoopfunctie

Onder inkoop verstaan wij de gehele functie die komt kijken bij het kopen van werken,
leveringen, en diensten. Inkoop is daarmee een breed begrip. Het gaat om strategische,
tactische en operationele inkoopactiviteiten.




De gemeentelijke inkoopfunctie groeit steeds meer van een operationeel ondersteunende
(bestel)functie naar een strategisch mede-beleidsbepalend instrument. Enkele belangrijke
redenen hiervoor zijn:
   1. de Aanbestedingswet: zowel deze wet en als de daarop gebaseerde rechtspraak heeft
       een Europese oorsprong en bepaalt aan welke regels en procedures decentrale over-
       heden moeten voldoen om rechtmatig in te kopen;
   2. ontwikkelingen op gebied van duurzaamheid en maatschappelijk verantwoord
       inkopen: gemeentes dienen in hun aanbestedingen rekening te houden met deze
       nieuwe eisen;
   3. de decentralisatie van 2015: ook het Sociaal Domein te maken heeft gekregen met
       inkopen en daardoor is het inkoopvolume van de gemeente behoorlijk toegenomen;
   4. de lobby en druk van het MKB: vaak worden - terecht - regels en procedures te
       ingewikkeld gevonden en wordt gevraagd om meer openheid en transparantie;
   5. onze eigen inkoopambities en doelstellingen.

Het inkoopbeleid wordt ondersteund door bestaande instrumenten, zoals de Algemene
Inkoopvoorwaarden, en zal worden uitgewerkt in verschillende nieuwe praktische
ondersteuningsinstrumenten, waarbij te denken is aan het Handboek Inkoop.




                                                                       2024 Inkoopbeleid Heerlen
                                                                                Pagina 5 van 20
</pre>

====================================================================== Einde pagina 5 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 6 ======================================================================

<pre>B.      Doelstellingen
B.1. Inleiding

We streven met dit inkoopbeleid verschillende doelstellingen na:

   1. we willen dat bestedingen op controleerbare en verantwoorde wijze worden gedaan;
   2. we willen een professionele inkoper en opdrachtgever zijn;
   3. we willen de hoogste maatschappelijke toegevoegde waarde voor een reële prijs;
   4. we willen maatschappelijk verantwoord inkopen om gemeentelijke doelstellingen te
      bereiken: we streven naar optimalisatie van ketenkosten en levenscycluskosten;
   5. we willen een voortdurende bijdrage leveren aan het goed presteren van de gemeen-
      te: we streven naar continue verbetering, optimalisatie en innovatie;
   6. we willen de administratieve lasten optimaliseren voor onszelf én de marktpartijen:
      we streven naar een integrale benadering van het inkoopproces.

We concretiseren deze doelstellingen op de volgende wijze.

B.1.1. We willen dat bestedingen op controleerbare en verantwoorde wijze
worden gedaan.

We willen rechtmatig, doelmatig en doelgericht inkopen.

We passen Europese en nationale wet- en regelgeving toe en handelen overeenkomstig dit
Inkoopbeleid.

We kopen efficiënt en effectief in. De inspanningen en uitgaven moeten daadwerkelijk
bijdragen aan het realiseren van de beoogde doelen. De kosten staan daarbij in redelijke
verhouding tot de opbrengsten. Het beheersen en verlagen van de gemeentelijke uitgaven
staan centraal.

We houden in het oog dat er voldoende toegang is voor ondernemers tot gemeentelijke
opdrachten.

B.1.2. We willen een professionele inkoper en opdrachtgever zijn.

Professioneel inkopen houdt in dat we op bewuste en zakelijke wijze omgaan met inkopen.

Professioneel opdrachtgeverschap komt tot uitdrukking in onze betrokkenheid bij de
inkoopambitie, slagvaardige besluitvorming, adequaat risicomanagement, vertrouwen in de
contractant en in wederzijds respect tussen ons als opdrachtgever en de contractant.

We zijn een integere en betrouwbare inkoper en opdrachtgever.

We investeren voortdurend in inhoudelijke kennis over de in te kopen werken, leveringen
en diensten, de marktomstandigheden en de relevante wet- en regelgeving.

We spannen ons in om alle inlichtingen en gegevens te verstrekken aan de ondernemer die
nodig zijn voor een transparant en correct verlopen van het inkoopproces.i




                                                                       2024 Inkoopbeleid Heerlen
                                                                                Pagina 6 van 20
</pre>

====================================================================== Einde pagina 6 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 7 ======================================================================

<pre>B.1.3. We willen de hoogste maatschappelijke toegevoegde waarde voor een reële
prijs.

We willen een reële en eerlijke prijs betalen.

We laten kwaliteit van de in te kopen werken, leveringen en diensten een belangrijke rol
spelen.

We streven er steeds naar de meeste maatschappelijke waarde te creëren met de gegeven
publieke middelen.

We betrekken waar mogelijk bij inkoop ook interne en andere gemeentelijke en maat-
schappelijke kosten in onze afweging.

B.1.4. We willen maatschappelijk verantwoord inkopen om gemeentelijke
doelstellingen te bereiken.

We hebben als overheid, die dicht bij de inwoners staat een grote rol bij de aanpak en het
oplossen van belangrijke maatschappelijke en sociale vraagstukken.

Wij willen met de wijze van inkopen en met de aard van de werken, leveringen en diensten
die we inkopen waar mogelijk een bijdrage leveren aan het oplossen van die vraagstukken.

We streven ernaar maatschappelijk verantwoord in te kopen volgens de beginselen van
MVOI (Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen) en daardoor bij te dragen
aan het realiseren van onze maatschappelijke doelstellingen.

We streven naar optimalisatie van ketenkosten en levenscycluskosten.

We dragen met ons inkoopbeleid actief bij aan circulaire processen.

B.1.5. We willen een voortdurende bijdrage leveren aan het goed presteren van
de gemeente.

We streven met ons inkoopbeleid naar continue verbetering, optimalisatie en innovatie op
het gebied van werken, leveringen en diensten voor onze organisatie en onze inwoners.

We leiden de concrete doelstellingen van inkopen steeds rechtstreeks af van de gemeente-
lijke doelstellingen.

We streven met verantwoord en waardevol inkopen ernaar een voortdurende positieve
bijdrage te leveren aan het goed presteren van de gemeente.




                                                                         2024 Inkoopbeleid Heerlen
                                                                                  Pagina 7 van 20
</pre>

====================================================================== Einde pagina 7 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 8 ======================================================================

<pre>B.1.6. We willen de administratieve lasten optimaliseren voor onszelf én de
marktpartijen.

We willen streven naar vermindering van de administratieve lasten voor zowel de
gemeentelijke organisatie als voor ondernemers

We verlichten de administratieve lasten door proportionele eisen en criteria te stellen en
door een efficiënt inkoopproces uit te voeren.

We maken waar mogelijk gebruik van het Uniform Europees Aanbestedingsdocument
(UEA). Het UEA is een eigen verklaring over: financiële toestand, bekwaamheden en
geschiktheid van een ondernemer voor een aanbestedingsprocedure. Inschrijvers hoeven
niet het volledige bewijsmateriaal bij inschrijving te verstrekken, wat de administratieve
lasten verlicht. Het UEA wordt zowel boven als onder de Europese aanbestedingsdrempel
gebruikt.

We willen digitaal inkopen.




                                                                          2024 Inkoopbeleid Heerlen
                                                                                   Pagina 8 van 20
</pre>

====================================================================== Einde pagina 8 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 9 ======================================================================

<pre>C.         Uitgangspunten
C.1. Inleiding

We hanteren bij de inkoop van werken, leveringen en diensten de volgende uitgangspun-
ten.

      1. Ethisch en ideëel uitgangspunt: hoe gaan we om met maatschappij en milieu?
      2. Economisch uitgangspunt: hoe gaan we om met de markt en ondernemers?
      3. Juridisch uitgangspunt: hoe gaan we om met relevante regels?

C.2. Ethische en ideële uitgangspunten

C.2.1. Integriteit

a. De gemeente contracteert alleen integere ondernemers.

We willen alleen zaken doen met integere ondernemers. Dat betekent dat we ons niet
inlaten met criminele of illegale praktijken.

Een toetsing van de integriteit van ondernemers is bij inkopen op verschillende manieren
mogelijk, bijvoorbeeld door het toepassen van uitsluitingsgronden of het hanteren van de
Gedragsverklaring Aanbesteden.

We passen bij twijfel over de integriteit de Wet bevordering integriteitsbeoordelingen door
het openbaar bestuur (Wet Bibob) toe. Deze wet geeft ons de mogelijkheid om de
achtergrond van bedrijven en personen met wie zij zakendoen, te (laten) screenen.

Alle inkopen van de gemeente worden op objectieve, transparante en niet-discriminerende
wijze uitgevoerd. De gemeente maakt in aanbestedingen gebruik van het Uniform Europees
Aanbestedingsdocument (UEA) om tijdens een aanbesteding te sturen op, onder meer
integriteit.
Alle bij de inkoop betrokkenen binnen de gemeente handelen zakelijk en objectief,
waardoor bijvoorbeeld belangenverstrengeling wordt voorkomen. Bestuurders en
ambtenaren houden zich aan geldende gedragscodes.

C.2.2. Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen (MVOI)

We willen maatschappelijk verantwoord inkopen. Dit betekent dat alle inkopen die we doen
een bijdrage leveren aan onze duurzame beleidskeuzes. We passen daarom in het
inkoopbeleid het programma duurzaamheid, Social Return on Investment (SROI), inclusie
en Global Goals toe. Daardoor willen wij elk jaar een duurzamere gemeente worden. Vanuit
het inkoopbeleid leveren wij zo hieraan een substantiële bijdrage.
We onderschrijven daarom de door de Verenigde Naties opgestelde Sustainable Global
Goals1, het Klimaatakkoord van Parijs (2015)2 en we hebben het Manifest Maatschappelijk
Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen (MVOI Manifest) getekend.


1
    De Verenigde Naties beschrijven 17 Sustainable Development Goals: https://www.globalgoals.org/.
2
    Nederland heeft met 194 andere landen in het Klimaatakkoord van Parijs afgesproken om de opwarming van de
    aarde te beperken tot ruim onder de 2 graden.




                                                                                         2024 Inkoopbeleid Heerlen
                                                                                                  Pagina 9 van 20
</pre>

====================================================================== Einde pagina 9 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 10 ======================================================================

<pre>Door het ondertekenen van het MVOI Manifest spreken we ons commitment uit om bij onze
inkopen maatschappelijke doelen te realiseren.

Er is een Actieplan MVOI opgesteld, als bedoeld in artikel 3 van het MVOI Manifest.

a. MVOI draagt bij aan de duurzame ontwikkelingsdoelen van de VN.

Door Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen willen we bijdragen aan het
verwezenlijken van duurzame ontwikkelingsdoelen (Sustainable Development Goals, SDG).

In totaal zijn 17 SDG en 169 subdoelen beschreven om de wereld een betere plek te
maken. De doelen moeten een eind maken aan onder meer armoede, ongelijkheid en
klimaatverandering. Binnen deze SDG-doelen bestrijkt het Manifest MVOI de volgende
sectoren:

   1. Milieu: het tegengaan van milieuverontreiniging, mede ter bescherming van de
      biodiversiteit.
   2. Klimaat: het tegengaan van klimaatverandering, vooral door afname van de Co2-
      uitstoot.
   3. Circulair: het helpen opbouwen van een circulaire economie.
   4. Internationale Sociale Voorwaarden (ketenverantwoordelijkheid): het stimuleren van
      ketenverantwoordelijkheid van bedrijven. Dit betekent het voorkomen of aanpakken
      van misstanden op het gebied van arbeidsomstandigheden, mensenrechten en mili-
      eu conform de OESO-richtlijnen voor multinationale ondernemingen.
   5. Diversiteit en inclusie: het stimuleren van diversiteit en inclusiviteit van de samenle-
      ving en het bedrijfsleven, zodat iedereen wordt behandeld en beoordeeld op wat ze
      kunnen en niet op wie ze zijn, van wie ze houden, waar ze vandaan komen of wat ze
      geloven.
   6. Social Return: het bieden van eerlijke kansen aan mensen met een afstand tot de
      arbeidsmarkt in lijn met het streven naar een diverse en inclusieve samenleving.

In het Actieplan MVOI kiezen we voor passende ambitieniveaus per sector en sluiten we
aan op gemeentelijke beleidsdoelen en beleidscycli. In het Actieplan MVOI werken we
concreet deze doelen uit voor de inkopen, als ook voor de monitoring en borging.

b. MVOI in het inkoop- en aanbestedingsproces.

De basis voor MVOI wordt gelegd in de fase van voorbereiding van de inkoop. De betekent
dat we vroegtijdig in de besluitvorming duurzame en sociale aspecten betrekken en door
product- en marktanalyse de uitvoerbaarheid toetsen.

We brengen dit tot uitdrukking door het volgende:

      We analyseren in welke productgroepen, welke maatschappelijke winst te behalen
       valt.
      Bij de product- en marktanalyse kunnen we inventariseren welke werken, leveringen
       of diensten op het gebied van duurzaamheid op de markt worden aangeboden.
      We bevorderen het gebruik van bestaande en zoeken in dialoog met de markt
       (consultatie) voor of tijdens de aanbestedingsprocedure (bijv. concurrentiegerichte
       dialoog) naar nieuwe MVOI-oplossingen.




                                                                           2024 Inkoopbeleid Heerlen
                                                                                   Pagina 10 van 20
</pre>

====================================================================== Einde pagina 10 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 11 ======================================================================

<pre>         In de aanbestedingsstukken (bijv. in de minimumeisen en/of selectie- en gunnings-
          criteria) en in de te sluiten overeenkomst nemen we duurzaamheidseisen en -criteria
          op, zoals gepubliceerd op de website van het Expertisecentrum Aanbesteden PIANOo
          onder Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen.
         We stimuleren het inkopen op levensduurkosten (total cost of ownership) en niet
          enkel op aanschafprijs.
         We kiezen voor digitaal inkopen en aanbesteden.
         We willen duurzame oplossingen inbedden in de eigen organisatie en onze werkwijze
          en resultaten monitoren en presenteren door gebruikt te maken van een dynamisch
          actieplan MVOI.

c. Inkopen leveren een Social Return on Investment (SROI) op.

We willen dat onze inkopen ook een sociale opbrengst (return) hebben voor de maatschap-
pij. We hebben namelijk oog voor de sociaal zwakkeren in de samenleving. We passen
daarom het principe van Social Return toe. Dat betekent dat ondernemers naast het
uitvoeren van de reguliere opdracht een bijdrage leveren op maatschappelijk of sociaal
vlak.

We stimuleren daarom bij inkoopbehoeftes3 - waar mogelijk en doelmatig - de participatie
in het arbeidsproces van arbeidsgehandicapten en de brede doelgroep van mensen die om
welke reden dan ook een zekere afstand tot die arbeidsmarkt hebben.

We passen het “Programma van eisen Social Return Arbeidsmarktregio Zuid-Limburg” toe
dat behoort bij de “Beleidsregels Social Return Zuid-Limburg 2020”.

We stellen in beginsel de eis dat (afhankelijk van de opdrachtsoort) 2% of 5% van de
opdrachtsom wordt ingezet voor social returnactiviteiten. Afhankelijk van de aard van de
opdracht en de verhoudingen op de arbeidsmarkt, kan in specifieke gevallen worden
afgeweken van de eisen.




3
    Verplichte toets op toepassing vanaf een in de Beleidsregel SROI aangegeven drempelwaarde.




                                                                                         2024 Inkoopbeleid Heerlen
                                                                                                 Pagina 11 van 20
</pre>

====================================================================== Einde pagina 11 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 12 ======================================================================

<pre>d. Passende beloning en reële prijs

We hechten veel belang aan goed werkgeverschap en daarmee aan een passende beloning
voor zowel bestuurders als werknemers van bedrijven waarmee we zaken doen. We stellen
daarom de volgende eisen aan ondernemers.

      1. Minimale beloning van ten minste € 14,004 per uur.

We hanteren voor opdrachten - waar mogelijk en doelmatig - als eis dat een minimumloon
van ten minste € 14,00 per uur (exclusief BTW) wordt betaald, dan wel dat de onderne-
mers met een reëel beloningsvoorstel komen. Dit minimumuurloon moet gehanteerd
worden voor elke door een onderneming in te zetten medewerker ten behoeve van de
uitvoering van een opdracht.

We hebben de mogelijkheid op dit aspect te auditeren. Een ondernemer is verplicht om, op
verzoek van de gemeente, hiertoe de nodige bewijsstukken aan te leveren.

      2. Passende beloning bij inhuur.

Bij de beloning van werknemers wordt door ons, als die er is, de algemeen verbindende cao
toegepast.

Wij passen bij de beloning de Wet Normering Topinkomens (WNT) toe. Deze wet geldt voor
topfunctionarissen uit de publieke en semi-publieke sector en voor instellingen die een
groot deel van hun inkomsten uit subsidie ontvangen. Voor extern ingehuurde functionaris-
sen die geen dienstbetrekking bij de gemeente hebben (ad interim) geldt de WNT ook.

We passen op inhuur onze “Nota externe inhuur” toe.

      3. Reële kostprijs voor opdrachten in relatie tot Wmo 2015.

We hanteren bij opdrachten van diensten die het betreft (veelal SAS diensten) in het kader
van de Wet Maatschappelijk Ondersteuning (Wmo 2015) een reële kostprijs, als bedoeld in
de AMvB Reële prijs WMO 2015.

Deze AMvB stelt dat opdrachten voor maatschappelijke dienstverlening in het kader van de
Wmo (met uitzondering van hulpmiddelen en woonvoorzieningen), moeten worden
ingekocht tegen een reële prijs gebaseerd op een zestal kostprijselementen.

De wijze waarop de reële prijs in de inkoop wordt meegenomen is maatwerk en gebeurt in
overleg met de opdrachtnemer.




4
    Dit uurloon beweegt mee met de inflatie of andere maatschappelijke ontwikkelingen.



                                                                                         2024 Inkoopbeleid Heerlen
                                                                                                 Pagina 12 van 20
</pre>

====================================================================== Einde pagina 12 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 13 ======================================================================

<pre>C.3. Economische uitgangspunten

C.3.1. Wat is er te koop?

   1. Het inkoopproces start met het vaststellen van de inkoopbehoefte.

Elk inkoopproces start met het strategische inkoopvraagstuk van “make or buy?”. Dit
betekent dat de vraag moet worden beantwoord of de gemeentelijke organisatie zelf in
deze behoefte kan en wil voorzien, of dat ingekocht moet worden.
We houden bij de beantwoording rekening met integrale kosten, kwaliteit, sociale aspecten
en andere belangen. Inkopen kan leiden tot prijsverlaging en kwaliteitsverhoging ten
opzichte van zelf doen, maar ook tot afhankelijkheid van de leverancier, verlies van
kwaliteit en minder greep op de kosten.

   2. Inkopen vindt plaats op basis van een voorafgaande product- en marktanalyse, tenzij
   dit niet in verhouding staat tot de waarde of de aard van de opdracht.

We vinden het belangrijk om de markt te kennen door – indien mogelijk – een product
en/of marktanalyse uit te voeren. Dit betekent dat we zo goed mogelijk inzicht proberen te
krijgen in de aard van het product (productanalyse) en de relevante marktvorm (marktana-
lyse).

We willen inzicht hebben hoeveel aanbieders in de markt zijn en welke machtsverhoudin-
gen er zijn (bijvoorbeeld: kopers- of verkopersmarkt).
Daarnaast willen we weten hoe ondernemers opereren. Een marktconsultatie met
ondernemers kan onderdeel zijn van de marktanalyse. De marktconsultatie is bedoeld om
kennis van de markt op te doen, als om inzicht te krijgen in de ontwikkelingen in de markt.
Daarnaast kan een marktconsultatie worden ingezet om de gewenste opdracht te checken
op realiteit en proportionaliteit.

Door een product- en/of marktanalyse kan ook worden geïnventariseerd welke duurzame
en innovatieve oplossingen door de markt kunnen worden geboden.

C.3.2. Vrije keuze van de ondernemersrelatie

   1. Contractsvrijheid

We zijn in beginsel vrij in het maken van keuzes bij onze inkopen, waaronder de keuze van
ondernemers die we uitnodigen om een aanbieding te doen en de keuze met wie we
uiteindelijk contracteren. Dit alles vanzelfsprekend binnen de grenzen van (Europese) wet-
en regelgeving.

C.3.3. Eerlijke mededinging en commerciële belangen

Uitgangspunt is dat alle ondernemers in de relevante markt gelijke kansen moeten krijgen.

We willen geen ondernemers betrekken in ons inkoopproces die de mededinging vervalsen.
De betrokken ondernemers moeten een eerlijke kans krijgen om de opdracht gegund te
krijgen. Dit zal ook op de lange termijn bijdragen aan het in stand houden van een gezonde
marktwerking.




                                                                          2024 Inkoopbeleid Heerlen
                                                                                  Pagina 13 van 20
</pre>

====================================================================== Einde pagina 13 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 14 ======================================================================

<pre>C.3.4. Lokale en regionale economie, MKB en sociale ondernemingen

   1. We hebben oog voor de regionale / lokale economie.

Zogenoemde “local sourcing” kan bijdragen aan verschillende uitgangspunten en doelen
van de inkoop, maar het mag geen doel op zich worden. We willen immers niet onnodig
kansen (lokaal, regionaal, nationaal, Europees of mondiaal) laten liggen en we moeten
ongelijke behandeling voorkomen.
We houden daarom rekening met de lokale/regionale economie en met lokale/regionale
ondernemers in die gevallen waar een enkelvoudig onderhandse offerteaanvraag en/of een
meervoudig onderhandse offerteaanvraag volgens de geldende wet- en regelgeving is
toegestaan.

   2. We hebben oog voor midden- en kleinbedrijf (MKB) en zelfstandigen (ZZP).

We houden bij onze inkopen de mogelijkheden voor het midden- en kleinbedrijf in het oog.
Dit doen we - waar mogelijk en doelmatig - door gebruik te maken van (extra) percelen in
aanbestedingen, het toestaan van het aangaan van combinaties en onderaanneming, het
verminderen van de lasten en voorkomen van onnodig zware selectie- en gunningscriteria.

   3. We hebben oog voor sociale ondernemingen.

Artikel 2.82 van de Aanbestedingswet biedt de mogelijkheid deelname aan aanbestedings-
procedures voor te behouden aan sociale werkplaatsen en sociale ondernemingen die de
maatschappelijke en professionele integratie van mensen met een afstand tot de
arbeidsmarkt als belangrijkste doel hebben.

Bij inkopen onderzoeken we daarom of we opdrachten kunnen voorbehouden aan sociale
werkplaatsen of sociale ondernemingen die werk bieden aan kwetsbare doelgroepen.

C.3.5. Innovatie

We willen ons inkoopbeleid gebruiken om innovatieve oplossingen voor maatschappelijke
opgaven te bevorderen. We zullen daarom waar mogelijk ruimte laten om innovatieve
oplossingen aan te bieden, bijvoorbeeld door een opdracht functioneel te specificeren. We
roepen ondernemers op hun creativiteit en innovatie aan te wenden voor deze uitdagingen.




                                                                       2024 Inkoopbeleid Heerlen
                                                                               Pagina 14 van 20
</pre>

====================================================================== Einde pagina 14 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 15 ======================================================================

<pre>C.3.6. Selectiebeleid voor onderhandse werken en ingenieursdiensten

We hechten grote waarde aan een goede en professionele uitvoering van de opdracht. We
passen daarom bij de uitvoering van opdrachten voor werken en opdrachten van
ingenieursdiensten het “Selectiebeleid onderhandse werken en ingenieursdiensten” toe.

Het selectiebeleid heeft als voornaamste doel het op een objectieve wijze bepalen welke
ondernemingen uitgenodigd worden voor een onderhandse aanbesteding.

C.3.7. Samenwerken bij inkoop en clusteren van opdrachten

We hebben oog voor samenwerking bij inkopen. Dit geldt zowel voor samenwerkingen
binnen de eigen organisatie als voor samenwerkingen met andere aanbestedende diensten.
Deze samenwerkingsverbanden kunnen bijvoorbeeld betrekking hebben op inkoopsamen-
werking, milieuactiviteiten, werkvoorzieningschappen, belastingen en sociale regelgeving.
Naast kennisuitwisseling kunnen hier ook gezamenlijke inkooptrajecten uit voortkomen.

In geval van gezamenlijke inkoop wordt rekening gehouden met het clusterverbod. Daar
waar dit nadrukkelijk geen meerwaarde oplevert, worden opdrachten niet gebundeld met
opdrachten van andere aanbestedende diensten. Als de opdrachten worden gebundeld
geldt het uitgangpunt dat de opdrachten in meer percelen wordt onderverdeeld.

C.3.8. Bepalen van de inkoopprocedure – drempelbedragen

   1. Raming en financiële budget

De financiële haalbaarheid van de opdracht moet worden bepaald. We willen niet het risico
lopen dat we verplichtingen aangaan die we niet kunnen nakomen.
Inkoop vindt daarom plaats op basis van een voorafgaande deugdelijke en objectieve
raming van de opdracht. Daarbij wordt de waarde van bestaande, mogelijk identieke of
vergelijkbare contracten – ook als die niet worden ondergebracht in een nieuwe opdracht –
meegeteld bij het bepalen van de opdrachtwaarde ten behoeve van de keuze van de wijze
van aanbesteden.

   2. Drempelbedragen

We willen inkopen tegen de meest optimale (integrale) prijs - kwaliteit verhouding.

We zijn verantwoordelijk voor de rechtmatigheid van de inkoop. Inkoop vindt daarom −
met inachtneming van de Gids Proportionaliteit –alleen plaats met toepassing van de juiste
inkoopprocedure. Bij het kiezen voor een bepaalde inkoopprocedure hanteren we onder
meer drempelbedragen.

Bij de keuze is het type werk, levering of dienst en de markt van belang. Voor het bepalen
van de juiste procedure is daarnaast de hoogte van de geraamde opdrachtwaarde
maatgevend. Bij eenmalige opdrachten is dat het bedrag zelf. Bij terugkerende opdrachten,
bijvoorbeeld een raamovereenkomst of een overeenkomst die meerdere jaren duurt, moet
gerekend worden met het bedrag van de opdrachtwaarde over vier jaren. Dit is een
rekentermijn; de feitelijke opdrachttermijn kan korter of langer zijn.




                                                                         2024 Inkoopbeleid Heerlen
                                                                                 Pagina 15 van 20
</pre>

====================================================================== Einde pagina 15 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 16 ======================================================================

<pre>We willen zo veel mogelijk transparantie betrachten over de inkoopprocedure door waar
nodig en mogelijk het doen van aankondiging vooraf dan wel door publicatie achteraf op de
daartoe geëigende digitale platforms.

Tabel 1: drempelbedragen

  Inkoopproce-         Enkelvoudig         Meervoudig           Nationale              Europese
  dure                 onderhands.         onderhands.          aanbesteding           aanbesteding
                       Offerteaan-         Offerteaan-
                       vraag bij           vraag bij
                       minimaal één        minimaal 3
  Opdrachtsoort        ondernemer.         ondernemers.
  Werken               Tot € 150.000,-     ≥ € 150.000,-        ≥ € 1.500.000,-        ≥ Europees
                                           en                   en                     drempelbedrag
                                           < € 1.500.00,-       < Europees
                                                                drempelbedrag
  Levering of          Tot € 50.000,-      ≥ € 50.000,- en      optioneel              ≥ Europees
  Diensten                                 < Europees                                  drempelbedrag
                                           drempelbedrag
  Sociale of           Tot € 750.000,-     optioneel            optioneel              ≥ € 750.000,-
  andere
  specifieke
  Diensten
  Concessies voor                                                                      ≥ Europees
  Werken of                                                                            drempelbedrag
  Diensten

      Bedragen zijn exclusief BTW
      De Europese drempelbedragen worden elke twee jaar opnieuw vastgesteld door de Europese Commissie
       en zijn in lijn met Richtlijn 2014/24/EU

   3. Uitzonderingen op het drempelbedragenbeleid

In paragraaf C.4.5 van dit Inkoopbeleid beschrijven we de mogelijkheden om af te wijken
van de (Europese) drempelbedragen.




                                                                                   2024 Inkoopbeleid Heerlen
                                                                                           Pagina 16 van 20
</pre>

====================================================================== Einde pagina 16 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 17 ======================================================================

<pre>C.3.9. Begrippen behorend bij tabel 1: drempelbedragen

We hanteren in dit Inkoopbeleid termen en begrippen op dezelfde wijze als in de
Aanbestedingswet 2012.

Werken, levering en diensten:
Zoals bedoeld in artikel 1.1 van de Aanbestedingswet.

Sociale en andere specifieke diensten:
De Aanbestedingswet bevat bijzondere voorschriften voor sociale- en andere specifieke
diensten. Hierop is een vereenvoudigde aanbestedingsprocedure van toepassing omdat
deze diensten in mindere mate een grensoverschrijdend belang hebben. Voorbeelden van
deze SAS diensten zijn diensten op het gebied van onderwijs, gezondheidszorg, maat-
schappelijke dienstverlening, administratiediensten voor onderwijs, enkele juridisch
diensten e.a.. Voor deze diensten is een drempelbedrag van € 750.000,00 van toepassing.
Bij overschrijding van dat bedrag geldt een voorafgaande bekendmaking en een zeer
beperkte toepassing van de Europese aanbestedingsregels.
De vaststelling dat een dienst kwalificeert als een SAS dienst is alleen mogelijk op basis
van een deugdelijk gemotiveerd besluit door de daartoe bevoegde functionarissen.

Concessies voor werken of diensten:
Een concessie is een overeenkomst met een leverancier voor de uitvoering van een werk of
dienst. Het verschil met een reguliere overheidsopdracht is dat de tegenprestatie over de
uitvoering van het werk of dienst niet bestaat uit betaling, maar uit het verlenen van een
exploitatierecht. Het exploitatierisico ligt volledig bij de exploitant.

Enkelvoudig onderhandse Offerteaanvraag:
We vragen bij minimaal één ondernemer een offerte aan.

Meervoudig onderhandse Offerteaanvraag:
We vragen ten minste aan drie ondernemers en ten hoogste aan vijf ondernemers een
offerte.
Als een grensoverschrijdend belang aanwezig wordt geacht, gebaseerd op een evaluatie
van de individuele omstandigheden van de opdracht (zoals het onderwerp en de geschatte
opdrachtwaarde, de kenmerken, omvang en structuur van de markt als ook de geografi-
sche ligging van de plaats van uitvoering van de opdracht) dient wel een passende mate
van openbaarheid te worden gegeven. In dat geval zal een nationaal openbare aanbeste-
dingsprocedure moeten worden gestart.

Nationale aanbesteding:
In geval van een nationale aanbesteding zullen we voorafgaand aan de opdrachtverlening
een aankondiging van de opdracht plaatsen op een openbaar toegankelijk aankondigings-
platform (Tenderned of anderszins).

Europese aanbesteding:
Boven de (Europese) drempelbedragen zullen we in beginsel Europees aanbesteden en een
aankondiging van de opdracht plaatsen op een openbaar toegankelijk aankondigingsplat-
form (Tenderned of anderszins), tenzij dit in een bepaald geval niet nodig is op grond van
de geldende wet- en regelgeving.




                                                                        2024 Inkoopbeleid Heerlen
                                                                                Pagina 17 van 20
</pre>

====================================================================== Einde pagina 17 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 18 ======================================================================

<pre>C.3.10. Inkoopverantwoordelijkheid en begeleiding

De domeinen en teams hebben een eigen volledige integrale verantwoordelijkheid voor de
correcte uitvoering van dit Inkoopbeleid. Heerlen kent dus een decentrale inkoop.

Inkoopinstrumenten die de domeinen en teams daarvoor ter beschikking staan, zijn naast
dit Inkoopbeleid en het Actieplan MVOI, uitvoeringsinstrumenten zoals onder meer de
Algemene Inkoopvoorwaarden, de jaarlijkse inkoopkalender en de contractenbank.
Daarnaast zijn (worden) er centrale formats opgesteld voor alle inkoopprocedures. Deze
formats bestaan uit aanbestedingsleidraden, maar ook uit gunningsbrieven, conceptover-
eenkomsten en alle andere voor een aanbesteding benodigde documenten.

We willen onze medewerkers kaders, houvast en service bieden. Het cluster I&A heeft
daartoe in het proces van inkoop uitsluitend een centrale procesverantwoordelijkheid. In
overleg kunnen, aan de hand van de jaarlijkse inkoopkalender, een aantal (complexe)
aanbestedingen door het cluster I&A worden begeleid.

C.4. Juridische uitgangspunten

C.4.1 Algemene beginselen bij inkoop

Wij zijn als overheid ook bij ons privaatrechtelijk handelen, waarvan inkoop een belangrijk
onderdeel is, gebonden aan de algemene beginselen van behoorlijk bestuur, zoals - maar
niet alleen - het gelijkheidsbeginsel, het motiveringsbeginsel en het vertrouwensbeginsel.

We nemen bij inkoop ook de algemene beginselen van het aanbestedingsrecht in acht:

   1.   het   beginsel van gelijke behandeling (non-discriminatie);
   2.   het   gelijkheidsbeginsel;
   3.   het   transparantiebeginsel;
   4.   het   proportionaliteitsbeginsel.

Ad 1. Discriminatie op grond van nationaliteit is niet toegestaan. Diensten en goederen van
ondernemingen uit andere lidstaten van de Europese Unie moeten worden toegelaten voor
zover die diensten en goederen op gelijkwaardige wijze kunnen voorzien in de legitieme
behoeften van de gemeente. Dit geldt ook voor ondernemingen uit derde landen die geen
lid zijn van de EU maar wel partij zijn bij de GPA-overeenkomst (Government Procurement
Agreement) of bij vrijhandelsakkoorden van de EU.

Ad 2. Gelijke omstandigheden mogen niet verschillend worden behandeld, tenzij dat
verschil objectief gerechtvaardigd is. Ook verkapte of indirecte discriminatie is verboden.

Ad 3. De gevolgde procedure dient navolgbaar (en dus controleerbaar) te zijn. Dit is een
logisch uitvloeisel van het beginsel van gelijke behandeling. Inschrijvers moeten weten
waar ze aan toe zijn.

Ad 4. De gestelde eisen, voorwaarden en criteria aan de inschrijvers mogen niet
onevenredig zijn in verhouding tot het voorwerp van de opdracht. We passen het beginsel
van proportionaliteit toe bij de te stellen eisen, voorwaarden en criteria aan inschrijvers en
inschrijvingen en met betrekking tot de contractvoorwaarden.




                                                                           2024 Inkoopbeleid Heerlen
                                                                                   Pagina 18 van 20
</pre>

====================================================================== Einde pagina 18 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 19 ======================================================================

<pre>C.4.2 Algemeen juridisch kader

We passen de relevante Europese en nationale wet- en regelgeving toe.

Uitzonderingen op (Europese) wet- en regelgeving zullen we restrictief uitgeleggen en
toepassen om te voorkomen dat het toepassingsbereik van deze wet- en regelgeving wordt
uitgehold.

Het gaat in ieder geval, maar niet uitsluitend, om de volgende regels:

   1. De Europese wet en regelgeving

De Aanbestedingsrichtlijnen en Concessierichtlijn vormen de basis van het aanbestedings-
recht. De interpretatie van deze Aanbestedingsrichtlijnen en Concessierichtlijn kan volgen
uit Groenboeken, Interpretatieve Mededelingen etc. van de Europese Commissie.

   2. De Aanbestedingswet 2012

Deze wet biedt één kader voor overheids- en concessieopdrachten boven en – beperkt –
onder de (Europese) drempelwaarden en de rechtsbescherming bij (Europese) aanbeste-
dingen.

   3. De Gids Proportionaliteit 2022

De Gids Proportionaliteit 2022 is in zijn geheel het richtsnoer en geeft handvatten voor een
redelijke toepassing van het proportionaliteitsbeginsel.

   4. Aanbestedingsreglement Werken 2016

In het ARW 2016 zijn procedurevoorschriften opgenomen met betrekking tot de wijze
waarop aanbestedingen voor werken moeten verlopen.

   5. Algemene wet bestuursrecht

De Awb bepaalt in artikel 4:21 dat onder subsidie wordt verstaan: (1) de aanspraak op
financiële middelen, (2) door een bestuursorgaan verstrekt (3) met het oog op bepaalde
activiteiten van de aanvrager, (4) anders dan als betaling voor aan het bestuursorgaan
geleverde goederen of diensten. Het (tender)subsidietraject mag dus geen verkapte
aanbesteding zijn.

C.4.3 Uniforme documenten en Algemene inkoopvoorwaarden

We streven ernaar om uniforme documenten te hanteren, tenzij een concreet geval dit niet
toelaat. Uniformiteit in de uitvoering draagt eraan bij dat ondernemers weten waar ze aan
toe zijn en dat zij landelijk gezien niet steeds met verschillende procedureregelingen
worden geconfronteerd.

We passen, mits passend, zo veel mogelijk onze Algemene inkoopvoorwaarden toe naast
landelijke of branche standaarden. Onze Algemene inkoopvoorwaarden zijn laatstelijk door
het college van burgemeester en wethouders op 19 juli 2022 vastgesteld.




                                                                         2024 Inkoopbeleid Heerlen
                                                                                 Pagina 19 van 20
</pre>

====================================================================== Einde pagina 19 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 20 ======================================================================

<pre>C.4.4 Mandaat en volmacht

We willen slechts gebonden zijn aan verbintenissen en verplichtingen op basis van
rechtsgeldige besluitvorming en civielrechtelijke vertegenwoordiging.

We kopen in met inachtneming van de van geldende gemeentelijke mandaat- en
volmachtregeling en procuratiehoudersregeling.

C.4.5 De bevoegdheid om af te wijking van het Inkoopbeleid           5



Afwijken van inkoopprocedures boven de Europese drempel is niet toegestaan, tenzij
sprake is van uitzonderingen overeenkomstig de Aanbestedingswet 2012.

Bestuursorganen zijn bevoegd om zelf inkoopbeleid vast te stellen voor bedragen onder de
Europese drempel en mogen daar ook van afwijken. Afwijken van beleid vergt echter een
zware motivering en is slechts bij uitzondering mogelijk, mits dit past binnen de kaders van
de Aanbestedingswet 2012.

Het afwijken van dit inkoopbeleid is alleen mogelijk en toegestaan op basis van een
deugdelijk gemotiveerd “mandaat inkoop en aanbesteden” en een conform besluit door de
daartoe bevoegde functionaris. Naast het afwijken van inkoopprocedures ziet dit mandaat
ook op het vaststellen dat er sprake is van een sociale of andere specifieke dienst (SAS) en
het besluiten dat geen toepassing wordt gegeven aan de Algemene inkoopvoorwaarden
Heerlen of dat daarvan wordt afgeweken.

C.4.6 Klachtenregeling

We hebben een Klachtenregeling Aanbesteden. Klachten in een concrete aanbesteding,
hebben betrekking op het handelen of nalaten dat in strijd is met de wettelijke bepalingen
of andere voorschriften die voor die aanbesteding gelden.

Klachten over de inkoopprocedure kunnen worden ingediend op het e-mailadres van het
klachtenmeldpunt aanbesteden. De klachtenprocedure is nader beschreven in het
“Uitwerkingsbesluit klachtenregeling aanbesteden gemeente Heerlen”.




5
    Zie paragraaf C.3.8 onder 3.



                                                                         2024 Inkoopbeleid Heerlen
                                                                                 Pagina 20 van 20
</pre>

====================================================================== Einde pagina 20 =================================================================

<br><br>