<b>Bijsluiter</b>. De hyperlink naar het originele document werkt niet meer. Daarom laat Woogle de tekst zien die in dat document stond. Deze tekst kan vreemde foutieve woorden of zinnen bevatten en de opmaak kan verdwenen of veranderd zijn. Dit komt door het zwartlakken van vertrouwelijke informatie of doordat de tekst niet digitaal beschikbaar was en dus ingescand en vervolgens via OCR weer ingelezen is. Voor het originele document, neem contact op met de Woo-contactpersoon van het bestuursorgaan.<br><br>====================================================================== Pagina 1 ======================================================================

<pre>Beknopt verslag van een digitale bijeenkomst (via MS Teams) van het Auditcomité van de gemeente Roermond
op maandag 15 juni 2020 vanaf 18.00 uur
  Naam                       Namens/Functie                 E-mail                              Aanwezig
  Ernest Oele                Gemeenteraad, voorzitter       ernest@oele.org                           V
  Leon Guffens               Gemeenteraad, lid              leonguffens@icloud.com                    V
  Wilbert Dekker             Gemeenteraad, lid              w.dekker1@home.nl                         V
  Aijiththan Loganathan      Gemeenteraad, lid              aijiththan@gmail.com                      V
  Jos Vervuurt               Raadsgriffier, secretaris      josvervuurt@roermond.nl                   V
  Frans Schreurs             Wethouder Financiën            fransschreurs@roermond.nl                 V
  Martien Schaart            Afdeling Concernadvies         martienschaart@roermond.nl                V
  Karel Timmermans           Concerncontroller              kareltimmermans@roermond.nl               V
  Lucia van den Bongard      Juridisch controller           luciavandenbongard@roermond.nl            V
  Peter Schrijvers           Vz. Rekenkamercommissie        peterschrijvers@xs4all.nl                 V
  Jesper van Koert           Deloitte                       jvankoert@deloitte.nl                     V
  Sjoerd Reyners             Deloitte                       sreyners@deloitte.nl                      V
  Lotte Tholen               Deloitte                       ltholen@deloitte.nl                       V
Agenda:
1. Beknopt verslag 17 december 2019
2. Follow up Boardletter 2019
3. Frauderisico-analyse
4. Verslag interne audit inkopen/aanbestedingen 2019
5. Accountantsverklaring jaarverantwoording 2019 en verslag van bevindingen
6. Aanbeveling RKC Onderzoek proces jaarstukken 2017
7. Rondvraag
1. Beknopt verslag 17 december 2019
Het Auditcomité stelt het verslag vast.
2. Follow up Boardletter 2019 (geen stuk, mondelinge toelichting)
Martien Schaart zegt dat naar aanleiding van de Boardletter 2019 in de ambtelijke organisatie een lijst van
actiepunten is opgesteld, gesplist in twee onderdelen:
1. punten die in de aanloop naar de jaarrekening 2019 toe aandacht verdienden, bijvoorbeeld: opstellen van
interne controle maatregelen, interne controles voor bijv. parkeer- en verhuuropbrengsten, opstellen fraude
risicoanalyse, inkoop en aanbesteding, integrale spend analyse, onderbouwing van enkele voorzieningen);
2. punten die in de loop van 2020, ná afloop van het traject jaarrekening 2019, uitgevoerd kunnen worden,
bijvoorbeeld: aanpassen procedure lonen en salarissen, procedure voor memoriaalboekingen, voorbereidingen
voor de rechtmatigheidsverantwoording van het college vanaf 2021.
De organisatie is met de actiepunten aan de slag gegaan. De voortgang is regelmatig besproken met de
controller en de accountant. Sjoerd Reyners zegt dat de Boardletter 2019 het uitgangspunt heeft gevormd voor
de controle van de jaarrekening 2019 door de accountant. In goede samenwerking tussen organisatie en
accountant is hier vanaf januari tot vorige week druk aan gewerkt. De accountant constateert dat de merendeel
van de aandachtspunten uit de Boardletter door de organisatie is opgepakt.
                                                         1
</pre>

====================================================================== Einde pagina 1 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 2 ======================================================================

<pre>Karel Timmermans zegt dat het oorspronkelijk de bedoeling was om de aandachtspunten in de vergadering te
presenteren maar stelt nu voor dit in de volgende vergadering te doen. De voorzitter vindt dit een goed idee en
zegt dat de opvolging door de organisatie van door de accountant gegeven aandachtspunten een vast
agendapunt in de Auditcommissie zal zijn.
3. Frauderisico-analyse
De Frauderisico-analyse is door de organisatie opgesteld naar aanleiding van een advies van de accountant in
de Boardletter 2019. Tijdens het proces van het opstellen van de Frauderisico-analyse is enkele keren overleg
gevoerd met Deloitte. Enkele opmerkingen van de accountant, met name op het gebied van het sociaal domein,
zijn verwerkt. De Frauderisico-analyse zal de komende jaren worden uitgewerkt en steeds verder worden
verfijnd.
Aiji Loganathan heeft op blz. 25 van het verslag van bevindingen gelezen dat de accountant adviseert op enkele
onderwerpen diepgaander in te gaan, bijv. IT. Zou het in dit kader te overwegen zijn om een EDP-audit
(Electronic Data Processing) toe te voegen? Wethouder Schreurs waarschuwt dat e.e.a. wel uitvoerbaar moet
blijven. Sjoerd Reyners vult aan dat een EDP-audit zich met name richt op de beheersmaatregelen die in de
systemen zijn aangebracht. Het is de vervanger van interne controle, maar dan in digitale vorm. Vooralsnog is
de gemeente hier niet aan toe, zo is de conclusie.
Ernest Oele mist in de Frauderisico-analyse de tijdigheid van mandaatswisselingen en delegatieveranderingen.
Worden wijzigingen tijdig doorgegeven aan bijvoorbeeld het handelsregister bij de Kamer van Koophandel of
volmachten bij banken? Dit mag niet worden vergeten. Verder heeft Ernest Oele nog enkele inhoudelijke
opmerkingen. Het past echter niet bij deze vergadering om nu al te diep op dit stuk in te gaan. Beter is het om dit
stuk, dat toch een dynamisch instrument zal zijn, later nog eens uitgebreider aan de orde te stellen.
Wilbert Dekker zegt dat op blz. 11 wordt vermeld dat er een proces is om met de Belastingdienst tot horizontaal
toezicht te komen en informeert naar de stand van zaken. Karel Timmermans antwoordt dat er twee keer per
jaar overleg wordt gevoerd met de Belastingdienst over de voortgang hiervan. Uitgangspunt is te komen tot
horizontaal toezicht. Voorwaarde daarvoor is dat we fiscaal in control zijn. Wij hebben ondertussen een control
framework ingericht en bespreken de inhoud en voortgang daarvan regelmatig met de belastingdienst.
4. Verslag interne audit inkopen/aanbestedingen 2019
Controller Karel Timmermans zegt dat dit verslag een vervolg is op vorig jaar, toen het lokale
aanbestedingsbeleid voor de eerste keer was uitgesloten van accountantscontrole. De controle vindt langs twee
sporen plaats, de reguliere aanbestedingen en de inhuur. Voor de reguliere aanbestedingen is een a-selecte
steekproef uitgevoerd vanuit het oogpunt van financiële rechtmatigheid. Bij de inhuur is een integrale analyse
doorgevoerd van alle inhuur uit 2019. Dit heeft natuurlijk een nauwe relatie met de Europese aanbestedingen
waarin in het verslag van bevindingen van de accountant wordt gerapporteerd.
De reguliere aanbestedingen zijn decentraal georganiseerd. Dossiervorming is een probleem. Geadviseerd is te
bezien of in de nieuwe organisatiestructuur een meer centrale aansturing tot verbeteringen in de
beheersbaarheid van het proces kan leiden. Ook bij inhuur blijkt dossier vorming een probleem.
Voorzitter Ernest Oele maakt de vergadering opmerkzaam op de ontvangen vragen van de LVR en stelt voor
deze straks even te bespreken, nadat het verslag van bevindingen aan de orde is geweest.
De voorzitter constateert vervolgens dat de interne controle vooral procesgericht te werk gaat: zijn de juiste
procedures gevolgd? De rechtmatigheidstoets van de accountant heeft ook nog te maken met het volume. Leon
Guffens veronderstelt dat in het proces toepassing van het 2, 4, 6 of 8-ogen principe gewaarborgd is.
Afgesproken wordt nu eerst het verslag van bevindingen van de accountant te behandelen om dan daarna nog
even verder te praten over inkoop en aanbestedingen.
                                                          2
</pre>

====================================================================== Einde pagina 2 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 3 ======================================================================

<pre>5. Accountantsverklaring jaarverantwoording 2019 en verslag van bevindingen
Op 11 juni 2020 is het concept-accountantsverslag behorend bij de jaarrekeningcontrole 2019 voor de Audit
Commissie beschikbaar gekomen. Omdat de accountant voornemens is voor de rechtmatigheid een oordeel met
beperking af te geven, dient dit voornemen aan het vakbureau van Deloitte te worden voorgelegd. Vandaar dat
het nu nog om een concept gaat. Dit consult is op 12 juni 2020 door het controleteam ingediend en dient
definitief afgewikkeld te zijn alvorens over te kunnen gaan tot het verstrekken van de definitieve verklaring. Dat is
nu nog niet het geval, vandaar dat de vergadering vandaag het concept verslag bespreekt. Het definitieve
accountantsverslag wordt rond 22 juni 2020 verwacht.
Jesper van Koert leidt de vergadering door de bestuurlijke samenvatting van het concept accountantsverslag.
Hierbij wordt o.a. aandacht besteed aan:
1. pag. 5: de accountant is voornemens een goedkeurende verklaring te verstrekken voor het onderdeel
getrouwheid en een oordeel met beperking voor de rechtmatigheid. Dit laatste is met name te wijten aan de
bevindingen in enkele aanbestedingsdossiers: enkele contracten hadden Europees moeten worden aanbesteed,
dat is -achteraf bezien ten onrechte- niet gebeurd. Soms lopen opdrachten langer door dan van te voren was
verwacht of worden opdrachten gedurende de looptijd uitgebreid. Hierdoor komt de waarde van een contract
boven een grens en is -weliswaar achteraf gezien- de conclusie dat zo’n contract eigenlijk Europees aanbesteed
had moeten worden. De tolerantiegrens bedroeg 2,1 mln, de waarde van de contracten die ter discussie staan
was 2,5 mln. Het is niet zo ernstig dat er een afkeurende verklaring moet volgen maar omdat de grens is
overschreden, volgt voor rechtmatigheid wel een oordeel met beperking. Dit wil overigens niet zeggen dat de
uitgaven niet getrouw zijn of niet hebben plaatsgevonden, het gaat er alleen om dat de aanbestedingsregels niet
correct zijn toegepast;
2. pag. 5: vermogenspositie van de gemeente is licht achteruit gegaan, met name door mutaties in reserves.
Positief is dat de risico’s die de gemeente heeft gekwantificeerd kunnen worden afgedekt door de
weerstandscapaciteit;
3. pag. 5: Corona is een gebeurtenis die zich geheel ná balansdatum heeft afgespeeld. De gemeente heeft
wel al financiële risico’s en effecten op de ambtelijke organisatie in kaart gebracht maar deze behoeven niet in
de jaarrekening 2019 te worden verwerkt, dat komt in de jaarrekening 2020;
4. pag. 5: de accountant kan voor de controle niet steunen op de gemeentelijke IT-omgeving omdat die nog
onvoldoende ontwikkeld is. Dat komt bij overheden overigens meer voor omdat er sprake is van een grote
hoeveelheid ingewikkelde processen. Hierdoor heeft de accountant aanvullende werkzaamheden moeten
uitvoeren, waaronder detailcontroles. Ook hierin is Roermond niet uniek: van de 70 gemeenten die Deloitte
heeft, kan de accountant slechts bij één of twee volledig steunen op de gemeentelijke IT-omgeving;
5. pag. 5: Op het gebied van de kwaliteit van de verslaggeving heeft de accountant, kijkend vanuit de BBV,
geen tekortkomingen geconstateerd. Aiji Loganathan stelt een vraag over de opmerking van de accountant dat
de BBV-kennis bij gemeentelijke medewerkers beter kan. Jesper van Koert en wethouder Schreurs merken op
dat er enkele meningsverschillen hebben gespeeld tussen accountant en gemeentelijke organisatie. In de
evaluatie die nog volgt wordt hierop teruggekomen. Gemeentelijke medewerkers volgen regelmatig scholingen
op gebied van de BBV, deze scholing heeft echter in 2019 niet plaatsgevonden . Deze accountant kijkt anders
tegen zaken aan als de vorige. Voorzitter Ernest Oele zegt dat het ook een kwestie is van wennen aan elkaar;
6. pag. 6 voorzieningen: in 2020 raadsbesluit te nemen om de voorzieningen afval en riolering te continueren,
7. pag. 6 voorzieningen: in 2020 bij voorkeur één nieuwe voorziening te realiseren voor onderhoud gebouwen,
dat zal het overzicht zeer ten goede komen;
8. pag. 6 voorzieningen: meevaller van 2,2 mln. omdat op de voorziening noordelijke en oostelijke
stadsrandzone, in elk geval voorlopig, geen aanspraak zal worden gemaakt.
Dit waren de belangrijkste punten uit de managementsamenvatting.
                                                           3
</pre>

====================================================================== Einde pagina 3 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 4 ======================================================================

<pre>Sjoerd Reyners vervolgt met enkele detailbevindingen:
1. pag. 7: de raad heeft in december 2019 besloten tot het voeren van een nieuwe grondexploitatie, Roerdelta
fase 2. Hierin komt één onzekerheid terug die door de accountant ook als zodanig in het verslag van
bevindingen is opgenomen. Het betreft een bedrag van 360.000 euro voor dijkaanpassingen. De accountant
heeft hiervan niet kunnen toetsten of die juist en volledig is. Op verzoek van Aiji Loganathan deelt de accountant
mede dat grondexploitatie Roerdelta is getoetst en dat de conclusie is getrokken dat het bedrag van 360.000
euro zoals benoemd vooralsnog de enige onzekerheid is. Natuurlijk zitten er altijd risico’s in want de gehele
grondexploitatie is naar de toekomst toe één grote schatting;
2. Pag. 7: andere opmerking over Roerdelta fase 2, financiële afwikkeling reserve ECI is conform het
raadsbesluit van december 2019 afgehandeld;
3. Ten aanzien van aanbestedingen is een integrale spend analyse doorgevoerd op alle bestedingen groter
dan 200.000 euro in de afgelopen 48 maanden. Beide criteria zijn afkomstig uit Europese wetgeving. Er zijn 180
dossiers integraal gecontroleerd. Daarbij is gekeken of deze dossiers Europees zijn aanbesteed of niet. En als
dat niet is gebeurd, of dat terecht was op basis van toegestane uitzonderingen. Daarbij zijn onrechtmatigheden
geconstateerd tot een bedrag van 2,5 miljoen euro (zie ook de tekst hierover bij Jesper van Koert op de vorige
pagina van dit verslag). Dit zijn bestedingen die betrekking hebben op het jaar 2019. Hierbij zijn de bestedingen
tot en met 5 juni 2020 van enkele contracten ook meegenomen als onrechtmatigheid omdat duidelijk is dat de
bestedingen voor deze contracten nog in 2020 doorlopen; de organisatie is bezig met het in orde brengen van
deze contracten. Bij de onregelmatigheden gaat het voornamelijk om diensten: een doorloopfout uit contracten
die in 2018 ook al “fout” waren van 5 ton, uit inhuur 2019 van 8 ton, en een restant 2019 van 1,2 mln. m.b.t.
“losse” bestedingen (zoals bijvoorbeeld inhuur schoonmaakwerkzaamheden, aankoop afvalbakken). Controller
Karel Timmermans merkt op dat een deel van deze onrechtmatigheden is terug te voeren op de manier waarop
Deloitte naar deze dossiers kijkt, hierin zit namelijk een verschil met de vorige accountant, EY. Bijvoorbeeld bij
de inhuur van juridische kennis. In het verleden werd dit per dossier bekeken. Deloitte zegt echter dat dit
concernbreed moet worden bezien waardoor dit Europees aanbesteed had moeten worden en daardoor worden
alle aanbestedingen die te maken hebben met juridische kennis door Deloitte als onrechtmatig aangemerkt. Dit
is dus een andere manier van werken dan in het verleden, waarop nu is voortborduurt. Volgens Ernest Oele zou
dit op te lossen zijn door inkoop en aanbestedingen te centraliseren. Op een vraag van Ernest Oele zegt Sjoerd
Reyners dat van de dossiers als onrechtmatig zijn aan te merken de lasten tot 5 juni 2020 als fout zijn
meegenomen in de controle over 2019. Meerjarige aanbestedingen die Europees aanbesteed hadden moeten
worden, zouden in de jaarrekening moeten zijn opgenomen als “niet uit de balans blijkende verplichtingen”, dit is
niet in alle gevallen gebeurd. Door de late constatering kon de organisatie dit niet meer aanpassen in de
jaarstukken.
De belangrijkste conclusies met betrekking tot de jaarrekening zijn nu besproken.
De definitieve verklaring van de accountant wordt verwacht in de week van 22 juni 2020.
Ernest Oele informeert naar verloop van het proces. Sjoerd Reyners zegt dat door Corona het proces minder
efficiënt is verlopen. Op zich is de controle niet gehinderd door Corona, digitaal werken was goed voorbereid en
mogelijk in Roermond, maar ter plaatse werken heeft voordelen bij efficiënt en ad hoc oplossen van vragen en
kleine problemen. Bij digitaal werken mis je deze efficiëntie. Los daarvan zijn tijdens de controle enkele
elementen naar voren gekomen die gewoon veel tijd hebben gekost. O.a. de aanbestedingen en de
voorzieningen. Vrij snel na afloop van de controle wordt een evaluatie gepland tussen accountant en organisatie
om van daaruit te streven naar verbeteringen.
Ernest Oele heeft in de loop van het proces van de accountant vernomen dat de kwaliteit van de aangeleverde
stukken niet optimaal was. Lotte Tholen zegt dat dit met name is terug te voeren op het onderdeel Jeugdzorg.
                                                           4
</pre>

====================================================================== Einde pagina 4 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 5 ======================================================================

<pre>Dit heeft niet alleen met de gemeente Roermond te maken maar ook met de zes deelnemende regiogemeenten.
Roermond is centrumgemeente voor de controle van de facturatie Jeugdwet. In oktober 2019 is op initiatief van
Deloitte een workshop gegeven voor de deelnemende gemeenten en de betrokken accountants om af te
stemmen wie welke verantwoordelijkheden heeft en hiermee de controle van de jaarstukken 2019 zo goed
mogelijk voor te bereiden. Een belangrijk deel van het team van Roermond dat aan deze voorbereidingen
deelnam wisselde per 1 januari van functie, waarmee belangrijke kennis, nodig voor de werkzaamheden rond de
jaarrekening verloren ging. De dossiervorming is echter van onvoldoende niveau gebleken (op de aangeleverde
stukken ontbrak een kwaliteitstoets voordat deze door Roermond aan Deloitte werden overgedragen, waardoor
de eerste controle hierop feitelijk door Deloitte werd verricht) hetgeen heeft geleid tot een aanzienlijke vertraging.
Deloitte zal met de gemeenten evalueren hoe deze controles voor de toekomst beter en strakker kunnen worden
ingericht.
Aiji Loganathan herinnert zich dat er raadsbesluiten zijn genomen over Steelhaven en Noordelijke en Oostelijke
stadsrandzone, waarbij vanuit het college werd aangegeven dat dit gebeurde in overleg met de accountant
omdat dit nog moest worden verwerkt in de jaarstukken 2019. In het verslag van bevindingen is daarover niets
terug te vinden. Hoe zit dat? Sjoerd Reyners zegt dat de planschade Steelhaven conform de voorschriften van
de BBV is meegenomen in de grondexploitatie die in deze jaarrekening 2019 is verwerkt.
Ook de planschade Noordelijke en Oostelijke stadsrandzone is conform BBV in de jaarrekening verwerkt (is
opgenomen als “nog te betalen bedrag” van 8,5 ton).
Aiji Loganthan informeert, naar aanleiding van een opmerking van de accountant op blz. 20, naar de
tussenrekeningen. Moeten die niet op het einde van het jaar leeg zijn? Sjoerd Reyners zegt dat ook de
overlopende activa en passiva tot de tussenrekeningen behoren. Daar staan altijd bedragen op, maar uiteindelijk
dient dit glad te lopen, saldi op deze rekeningen horen geanalyseerd te zijn, wat niet altijd het geval was.
Aiji Loganthan stelt een vraag over pag. 28, derde alinea, cyberrisico’s en penetratietesten. Zijn die
penetratietesten nu wel of niet uitgevoerd. Deze vraag blijkt ter vergadering niet te beantwoorden en blijft open
staan. Karel Timmermans voegt toe dat er organisatiebreed een bewustwordingstraject voor cybersecurity wordt
doorlopen (toevoeging Karel Timmermans: uit navraag is gebleken dat er wel kwetsbaarheidsscans worden
uitgevoerd, en hierover wordt ook gerapporteerd, maar (nog) geen penetratietesten. Het accountantsverslag
is/wordt hierop aangepast.)
Wilbert Dekker stelt een vraag over pag.7. Daar staat dat de gemeente geen goed inzicht heeft in gebouwen en
gronden die om niet in gebruik zijn bij derden. Wordt hiervan dit jaar een register opgesteld? Karel Timmermans
zegt dat deze aanbeveling van de accountant in de evaluatiegesprekken wordt meegenomen.
Wilbert Dekken stelt n.a.v. pag. 20 een vraag over het verschil tussen materiële en immateriële investeringen in
de N280. Ernest Oele legt dit uit. Het heeft te maken met bijdrage van de gemeente aan een derde, in dit geval
de provincie, waardoor de investering niet meer als materieel maar als immaterieel wordt gezien.
Interne audit inkopen en aanbestedingen
Aiji Loganathan heeft gelezen dat er 23 dossiers zijn gecontroleerd en vraagt zich af welk percentage van het
totaal deze 23 dossiers vertegenwoordigen. Karel Timmermans zegt de steekproef een bedrag
vertegenwoordigde van 2, 7 miljoen.
Aiji Loganathan vraagt of het klopt dat al in februari 2020 bekend was dat zaken met betrekking tot inhuur door
de accountant als onrechtmatig zouden worden beoordeeld. Karel Timmermans zegt dat dit klopt, bij het
opstellen van de rapportage inkopen en aanbestedingen is al gezien dat het doorlopen van al in 2018 bestaande
contracten voor onrechtmatigheid in 2019 zou zorgen maar dat er ook al aanwijzingen waren voor nieuwe fouten
                                                           5
</pre>

====================================================================== Einde pagina 5 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 6 ======================================================================

<pre>in 2019. Bij de accountantscontrole in 2019 is geconstateerd dat diverse dossiers onrechtmatig zijn, daarvan
staat meteen vast dat diezelfde dossiers in 2020 ook onrechtmatig zullen zijn.
Ernest Oele zegt dat er vorig jaar een interne audit inkopen en aanbestedingen is geweest met een aantal
vaststellingen. Diezelfde vaststellingen komen nu, in elk geval gedeeltelijk, weer terug. Die conclusie geldt ook
voor de accountantscontrole in zijn algemeenheid. Er is dus onvoldoende vooruitgang geboekt, stappen die de
organisatie had willen maken zijn niet gezet. We zijn nu halverwege 2020. Hoe moet dat in 2021 als de
gemeente zelf het “in control statement”(rechtmatigheidsverklaring) moet afgeven? Hier ligt nog een gigantische
uitdaging! Jesper van Koert zegt dat vanaf 2021 de gemeente inderdaad zelf de rechtmatigheid beoordeelt. Het
college neemt deze beoordeling op in de jaarstukken, welke door de accountant worden gecontroleerd. Het is
overigens mogelijk dat de verschuiving van de rechtmatigheidsverantwoording van de accountant naar de
gemeente door het Rijk nog met een jaar wordt uitgesteld, van 2021 naar 2022.
Wethouder Schreurs wijst erop dat het rekenkamerrapport met verbeterpunten voor de jaarrekeningcontrole
begin 2019 in de raad is behandeld. Het is onmogelijk dat alle verbeterslagen al zijn terug te zien in de
jaarrekening 2019, het kost enige tijd om verbeteringen te implementeren. De organisatie-ontwikkeling is
opgepakt en de nieuwe organisatie krijgt per 1 juli 2020 gestalte. Ook hiervan worden verbeteringen verwacht.
Wethouder Schreurs roept de raad op terughoudend te zijn met het stellen van technische vragen over de
jaarstukken. Beantwoording hiervan kost namelijk veel ambtelijke capaciteit. Ernest Oele zegt de oproep te
begrijpen maar zegt dat deze in het verkeerde gremium wordt gedaan, dit hoort eerder thuis in het presidium.
Bovendien zullen de vragen al grotendeels klaar zijn. Ernest Oele constateert dat met 400 pagina’s de kans
groot is dat veel vragen worden opgeroepen. Het college zou ernaar kunnen streven om compacter te zijn maar
wel scherper te formuleren. De noodzaak om vragen te stellen wordt dan vanzelf kleiner.
6. Aanbeveling RKC Onderzoek proces jaarstukken 2017
Het idee was om de organisatie van de interne controle bij Jeugd, die in 2017 heel goed was, te gebruiken als
voorbeeld voor de rest van de organisatie. Gezien de ervaringen die dit jaar zijn opgedaan met de controle
Jeugd, moeten we echter constateren dat dit achterhaald is. Het is in algemene zin belangrijk dat de gehele
organisatie op orde komt. Op dit moment concludeert Ernest Oele dat het geen zin meer heeft om die ene
conclusie uit het RKC-rapport uit te voeren. Peter Schrijvers onderstreept dit, het is belangrijk om actueel te
blijven.
7. Rondvraag
De LVR heeft een mail gestuurd met 12 vragen over inkoop en aanbesteding. De meeste vragen zijn voor het
college, enkele vragen voor de Audit Commissie. Karel Timmermans en Ernest Oele zullen morgen, dinsdag 16
juni 2020, contact hebben over de beantwoording.
Afgesproken wordt dat het college van B&W zowel het verslag van bevindingen als de interne audit naar de raad
stuurt. Los daarvan zal de Audit Commissie aan de raad een advies bij deze stukken geven.
Bij de eerstvolgende vergadering van de AC in september praten we in elk geval over evaluatie van het proces.
Ernest Oele geeft aan dat het contact met de accountant van het begin af aan en gedurende het proces goed is
geweest. Datzelfde geldt voor het contact met de organisatie via het Kernteam. De communicatie richting Audit
Commissie is dus goed geweest en daarvoor wil de voorzitter graag iedereen bedanken.
                                                         6
</pre>

====================================================================== Einde pagina 6 =================================================================

<br><br>