<b>Bijsluiter</b>. De hyperlink naar het originele document werkt niet meer. Daarom laat Woogle de tekst zien die in dat document stond. Deze tekst kan vreemde foutieve woorden of zinnen bevatten en de opmaak kan verdwenen of veranderd zijn. Dit komt door het zwartlakken van vertrouwelijke informatie of doordat de tekst niet digitaal beschikbaar was en dus ingescand en vervolgens via OCR weer ingelezen is. Voor het originele document, neem contact op met de Woo-contactpersoon van het bestuursorgaan.<br><br>====================================================================== Pagina 1 ======================================================================

<pre>Q & A lijst inzake Dienstverleningsovereenkomst met of toetreding tot HCL van overheidsinstanties
die dit overwegen: gemeenten Beek, Beekdaelen, Brunssum, Eijsden-Margraten, Gulpen-Wittem,
Landgraaf, Meerssen, Simpelveld, Valkenburg a.d. Geul, Vaals, Voerendaal, Waterschap Limburg.




Inhoud
1. Achtergrond en proces van toetreding. .............................................................................................. 2
2. Rechtsvorm en bepalingen in gemeenschappelijke regeling. ............................................................. 6
3. Noodzaak toetreding, bestendigheid GR en invloed van toetredende organisaties. ......................... 7
4. Personeel. .......................................................................................................................................... 10
5. Taakuitvoering: algemeen. ................................................................................................................ 10
6. Taakuitvoering: Dienstverlening........................................................................................................ 11
7. Taakuitvoering: archiefbeheer, fysiek en e-depot. ........................................................................... 11




                                                                            1
</pre>

====================================================================== Einde pagina 1 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 2 ======================================================================

<pre>1. Achtergrond en proces van toetreding.
Vraag 1.1. Wat is de meerwaarde van de gemeenschappelijke regeling HCL.

Antwoord: (Missie en visie uit meerjarig beleidsplan)

“In de visie van het HCL is als speerpunt opgenomen dat het HCL de aangesloten archiefvormers in
de regio ondersteunt bij de ontwikkeling van hun informatiehuishouding en daaruit voorvloeiend
archiefbeheer. Dat komt tot uiting in een drietal componenten.
In de eerste plaats ontzorgt het HCL de aangesloten organisaties op het gebied van beheer en
beschikbaarstelling van overgebrachte archieven. Met de verkorting van de overbrengingstermijn
naar 10 jaar wordt deze taak omvangrijker en complexer omdat dit in toenemende mate een
spanningsveld betreft tussen privacy en beveiliging enerzijds en openbaarheid en inzage
anderzijds. Geen kerntaak voor een gemeente, wel voor een archiefdienst.
In de tweede plaats gaat het in toenemende mate om het beheer van de overgebrachte digitale
archieven in een zogenaamd e-depot. De specifieke kennis en expertise die hiervoor nodig zijn, zijn
voor individuele gemeenten lastig in huis te halen maar bij het HCL wel reeds aanwezig. Het HCL is
van mening dat het e-depot een verlengstuk van de gemeentelijke informatiehuishouding moet zijn
en als zodanig in samenwerking met aangesloten partners doorontwikkeld moet worden. Hierbij
draagt het HCL zorg voor de duurzame toegankelijkheid van de informatie en kan de aangesloten
organisatie zich focussen op haar kernactiviteiten en daarbij vertrouwen op betrouwbare en
duurzaam toegankelijke gegevens en documenten.
En in de derde plaats betreft dat het toezicht en advies. Het toezicht op niet overgebrachte
archieven dient te worden uitgevoerd door de beheerder van de overgebrachte archieven. Het is
verstandig deze toezichthouder zo onafhankelijk mogelijk en buiten de onder toezicht gestelde
organisatie te plaatsen.

Het beleggen van deze in complexiteit toenemende taken bij een gespecialiseerde organisatie als
het HCL voorkomt niet alleen fouten, onrechtmatig handelen maar bevordert ook onafhankelijk
toezicht en zal ook efficiënter, doelmatiger en goedkoper uitgevoerd zijn dan wanneer een
organisatie deze taakuitvoering zelfstandig ter hand neemt.


Vraag 1.2. Waarom staat het HCL open voor toetreding en waarom worden de
dienstverleningsovereenkomsten vernieuwd?

Antwoord: Hier zijn een aantal argumenten voor;

- Een aantal DVO’s is verlopen of verloopt in de periode van nu tot 1-1-2024.
- Bij de toetreding van de gemeente Heerlen tot de regeling per 1-1-2020 is aan de organisaties
die op dat moment een DVO hadden met de gemeente Heerlen toegezegd dat de op dat moment
bestaande DVO door het HCL zou worden overgenomen tot 01-01-2023 waarbij de inhoudelijke en
financiële condities gelijk zouden blijven. Na die datum zou de organisaties de mogelijkheid
geboden geworden een nieuwe Dienstverleningsovereenkomst met het HCL te sluiten of toe te
treden tot de regeling.
- Doordat organisaties aanvankelijk via twee verschillende instanties (gemeente Heerlen en RHCL)
verschillende producten hebben afgenomen en er veel maatwerk is toegepast is er een variëteit
aan DVO’s ontstaan. DVO’s kennen verschillende looptijden en verschillende inhoudelijke en
financiële bepalingen. Inmiddels heft het HCL met 28 organisaties (Gemeenten,
Gemeenschappelijke Regelingen, Waterschap en de Provincie) partners is er bij het HCL de
nadrukkelijke wens geuit om te komen tot standaardisering van de DVO’s en standaardisatie van
diensten en taken.

Een verbreding van de gemeenschappelijke regeling (meer partners) is voor het HCL zelf van
belang omdat daarmee een steviger fundament ontstaat ten aanzien van de hoofdtaak van de
organisatie; het beheren en beschikbaarstellen van archieven. Door deze verhoogde mate van
zekerheid is het verantwoord om (noodzakelijke) investeringen te doen in bijvoorbeeld de
(door)ontwikkeling van het e-depot aangezien er structurele kostendekking tegenover staat. En dat
is in een situatie met overwegend DVO partners in veel mindere mate het geval.


                                                 2
</pre>

====================================================================== Einde pagina 2 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 3 ======================================================================

<pre>Vraag 1.2 Waarom is de datum van mogelijke toetreding gesteld op datum
inwerkingtreding Archiefwet.
Antwoord: Deze datum is vastgesteld door de Minister van OCen W als moment van
Uittreding waardoor de regeling aangepast dient te worden. Het vormt daarmee een natuurlijk
moment om nieuwe deelnemers de mogelijkheid te bieden om toe te treden.
Update oktober 2023: Datum van uit- en toetreding is in overleg verplaatst naar 1-1-2026 ivm
dreigende vertraging inwerkingtreding Archiefwet en vertraging in de onderhandelingen tussen
RHC’s en Rijk inzake uittreding Minister en de gevolgen daarvan

Update oktober 2024: Datum van uit- en toetreding van 1-1-2026 staat door vertraging wederom
ter discussie. Datum van toetreding is derhalve gesteld op datum inwerkingtreding Archiefwet.

Vraag 1.3 Is het mogelijk op een eerdere danwel latere datum toe te treden?

Antwoord: Het zal niet mogelijk zijn om eerder toe te treden, later uiteraard wel. Een
eerstvolgende mogelijkheid zal vier jaar na daadwerkelijke toetredingsdatum zijn. Deze periode
wordt in acht genomen omdat het huidige toetredingstraject en het daarop volgende
integratietraject1 van meerdere participanten in de gewijzigde regeling over deze vrij lange periode
tamelijk veel capaciteit vergt. Of er na genoemde periode van vier jaar kortere intervallen van
toetreding mogelijk zijn is uiteraard aan de op dat moment in de regeling deelnemende partijen om
over te beslissen.


Vraag 1.4. Waarom treedt de rijksoverheid als partner in de regeling uit en welke
gevolgen heeft dat in bestuurlijke en financiële zin?

Antwoord: In juni 2018 heeft het Rijk aangekondigd dat het op termijn (2024) uit de
gemeenschappelijke regelingen treedt die de Regionale Historische Centra (RHC’s) aansturen. De
belangrijkste reden hiervoor is dat de verdere ontwikkeling van lokale dienstverlening – met name
op het punt van het e-depotfunctionaliteit - vanuit het Nationaal Archief (naar de RHC’s) knelt met
de reikwijdte van de ministeriële verantwoordelijkheid. Praktisch betekent deze aankondiging dat
het Rijk in de toekomst nog wel haar analoge historische archieven laat beheren door de RHC’s en
haar huidige financiële bijdrage continueert, maar dan niet meer via de verbintenis met een
gemeenschappelijke regeling. Daarnaast betekent dit ook dat decentrale overheden geen
aansluiting meer krijgen op en geen gebruik meer mogen maken van het e-depot van het
Nationaal Archief2.

Vraag 1.5a Wat zijn de te onderscheiden stappen in het proces tot datum van toetreding
en welke data zijn daarbij cruciaal?

Antwoord:
      1. Voorbereidingsfase (Januari – oktober 2022.)

          2. 1e bestuurlijke stap; Verzoek tot afstemming over toetreding. (November 2022)

    Deadline voor bestuurlijk verzoek tot onderhandelen over toetreding                              1 november
                                                                                                     2022
    Besluit DB HCL inzake verzoek tot onderhandeling toetreding                                      December
                                                                                                     2022

          Vervolg planning (zie bijlage 17, versie 4)




1
  Verplaatsing van archieven naar de depots van het HCL, inhalen van achterstanden op overbrenging, aansluittrajecten e-
depot, inregelen S.O.D. diensten.
2
  Zie ook: https://www.rijksoverheid.nl/documenten/kamerstukken/2022/02/09/bijlage-met-brieven-
transitie-rhcs-bevestiging-bestuurlijke-afspraken-dec-2021

                                                           3
</pre>

====================================================================== Einde pagina 3 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 4 ======================================================================

<pre>Vraag 1.5b Wat is de impact van het uitstellen van de Archiefwet naar 1-7-2026 of later
op de planning.

Door het dreigende uitstel van de Archiefwet naar 1 juli 2026 of later is toetreding per 1-1-2026
niet mogelijk. Het wordt niet wenselijk geacht om dat moment af te wachten en alle te zetten
stappen nu uit te stellen met het risico op verlies van momentum en draagvlak. Mede in het licht
van de gemeenteraadsverkiezingen in 2026 is het risico daarop groot. Derhalve is overeengekomen
dat het stappenplan wordt doorlopen tot aan het moment van het feitelijke besluit van toetreding
door het bestuur te doorlopen zoals gepland.
Dit betekent dat:
    •   Het traject van zienswijze / wensen en bedenkingen startend in december 2024 en uiterlijk
        af te ronden medio maart 2025 wordt doorlopen zoals overeengekomen.
    •   Het proces van verwerken van de input uit voorgaand traject wordt doorlopen in april – juni
        2025.
    •   De toestemmingsprocedure voor toetredende partijen wordt doorlopen zoals
        overeengekomen in de periode juli – september 2025.
    •   Het feitelijke besluit omtrent toetreding te (laten) nemen zodra de Archiefwet van kracht is
        geworden.
In het voorstel rakende het verzoek om toetreding dient dan zorgvuldig geformuleerd te worden
dat de feitelijke toetreding samen zal vallen met de inwerkingtreding met de Archiefwet ipv het
benoemen van een concrete datum. Aan de verkregen toestemming zit in dat geval geen
houdbaarheidsdatum.

Uiteraard is dat alles onder voorbehoud van nadere ontwikkelingen en onverhoopte verdere
vertragingen.


Vraag 1.6 Welke organisaties wordt de mogelijkheid geboden om toe te treden.

Antwoord: Huidige DVO en OVO partners wordt de mogelijkheid geboden om toe te treden. Dit om
deze partners maximale aandacht te kunnen geven.
Update oktober 2024: In de zomer van 2024 heeft het college van de gemeente Kerkrade een
verzoek ingediend om deel te mogen nemen aan het proces van toetreding. Zowel huidige
gesprekspartners hebben daar ambtelijk mee ingestemd, het DB van het HCL heeft ook ingestemd
met het bestuurlijk verzoek.

Vraag 1.7 Wat zijn de belangrijkste verschillen tussen een partnerschap in de regeling en
een dienstverleningsovereenkomst?

Antwoord:
      •   Financieel voordeel bij partner. Een DVO is, zeker op de lange termijn en met het oog
          op E-depot, financieel ongunstiger dan partnerschap. Als partner krijg je meer diensten
          en ondersteuning tegen een gunstiger tarief.
              a. Partner in de regeling ontvangt jaarlijks 150 uur toezicht en adviesdiensten.
                  DVO moet minimaal 100 uur afnemen, kostenpost ca. € 13.000
              b. DVO partner betaalt risico-opslag voor zowel analoog archief als digitaal
                  archief.
                        i. 25% risico-opslag op E-depot diensten
                       ii. 25% risico-opslag voor beheer en beschikbaarstelling op meterprijs
                           archief bij 4 jarige DVO.
                      iii. 10% risico-opslag voor beheer en beschikbaarstelling op meterprijs
                           archief bij 8 jarige DVO.
      •   Bepaalde diensten vallen buiten het standaard raamwerk DVO en binnen de
          taakuitvoering voor partners in de regeling.
              a. Materiële verzorging van overgebrachte archieven,
              b. nadere toegankelijkheid,
              c. verwerving particulier archief, seriematige digitalisering.
              d. Uitplaatsing van archief.

               HCL voert diensten a,b en c wel uit voor DVO Partners op verzoek en tegen
               additionele betaling. Dienst d is voor DVO partners niet (meer) mogelijk.



                                                 4
</pre>

====================================================================== Einde pagina 4 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 5 ======================================================================

<pre>           •    Geen invloed op beleidsmatige koers HCL voor DVO partners en bij tactische en
                operationele afwegingen zal partner in de regeling voorrang krijgen. (bv bij het bepalen
                van de volgorde van aansluiten op e-depot)
           •    Geen ruimte meer maatwerk in de DVO’s. In elk geval een standaard looptijd van
                minimaal vier jaar3.
           •    In het geval van partnerschap in de regeling wordt het AB gegevensverantwoordelijk in
                het kader van de AVG, in het geval van een DVO blijft de gegevensverantwoordelijkheid
                bij de DVO partner.
           •    Bij toetreding hogere mate van ontzorging. Beheer en beschikbaarstelling van het
                overgebrachte archief en toezicht op niet overgebracht archief wordt immers
                gedelegeerd.
           •    DVO overeenkomsten vallen strikt genomen onder de aanbestedingsregels en
                toetreding niet. Hierbij dient opgemerkt te worden dat het in de markt zetten van deze
                gebundelde diensten (beheer, beschikbaarstelling en toezicht) door verschillende
                markt-technische en juridische factoren ingewikkeld zo niet onmogelijk is (zie ook
                onder 3.2).


Vraag 1.8 Hoe worden de huidige partners (Heerlen en Maastricht) betrokken in het
proces van toetreding?

Antwoord: De huidige partners, gemeente Heerlen en Maastricht, zijn in de voorbereidingsfase (zie
proces onder 1.5) door het HCL periodiek bijgepraat. Er zullen met de vertegenwoordigers van
beide partners, nog afspraken gemaakt worden op welke wijze zij in het verloop van het verdere
proces betrokken wensen te worden. Ook op bestuurlijk niveau worden de huidige partners
meegenomen. Enkele antwoorden op vragen gesteld in deze Q&A lijst zullen nog bestuurlijk
bekrachtigd moeten worden. Deze aangeduid met een (B)
Update oktober 2023: Inmiddels zijn vertegenwoordigers van de gemeente Heerlen en Maastricht
aangehaakt bij het ambtelijke overleg inzake toetreding.


Vraag 1.9. Is een verkregen toestemming (in de toestemmingsprocedure vak de zomer
2025 aan te vragen) nog geldig indien de Archiefwet wordt gewijzigd waardoor de tekst
van de regeling mogelijkerwijs verkeerde verwijzingen naar artikelen bevat of
anderszins inhoudelijk anders uitpakken.

Antwoord: Tussen de zienswijzen en de toestemming door is het nog mogelijk om wijzigingen aan
de tekst aan te brengen. Na de toestemming helaas niet meer (buiten kennelijke verschrijvingen).
Zou de Archiefwet dus na het doorlopen van de toestemmingsprocedure nog wijzigen, dan
betekent dat concreet dat de gewijzigde teksten dan opnieuw voor toestemming aan de raden
moeten voorgelegd.

Om deze onwenselijke situatie voor te zijn en blijven, is het raadzaam om de planning voor de
Kamerbehandeling van de Archiefwet op de voet te blijven volgen. Zodra de behandeling in de
Tweede Kamer is geweest en positief is verlopen (december 2024), is de kans op nadere
wijzigingen klein. De toestemmingsprocedure is pas gepland voor de zomer van 2025. Vooralsnog
zou ik me dus niet al teveel zorgen maken dat er na juli 2025 nog wijzigingen aan de Archiefwet
worden doorgevoerd.


Vraag 1.10. Wat betekent het doorlopen van de toestemmingsprocedure en het
vooralsnog niet formeel besluiten tot toetreding voor operationele zaken als prijsstelling,
e-depot en verhuizing van archieven naar het HCL.

Antwoord: Indien gevraagde toestemming is verleend zal door het HCL een nieuwe overbruggingsperiode
worden aangeboden als ware de organisatie toegetreden.
Dat betekent dat bij verleende toestemming;
    • De eerste 150 uren toezicht en advies niet in rekening gebracht krijgen.



3
    Was aanvankelijk 7 jaar, maar is op verzoek bijgesteld naar 4 jaar.

                                                          5
</pre>

====================================================================== Einde pagina 5 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 6 ======================================================================

<pre>    •   Het jaarlijkse tarief betaald gebaseerd op de meterprijs voor toegetreden partners in rekening wordt
        gebracht.
    •   De organisatie de mogelijkheid heeft om het e-depot (en het pre-depot) af te nemen.
    •   Voor partners als Kerkrade, Landgraaf, Meerssen en Vaals de inhuizing van de archieven naar de HCL
        depots in 2026 in overleg, gepland, georganiseerd en uitgevoerd zal moeten gaan worden.

Indien de toestemming niet wordt verleend, heeft de organisatie nog de mogelijkheid om de taakuitvoering in
de vorm van een DVO te beleggen bij het HCL. Hiervoor zal de periode oktober – december gebruikt gaan
worden.



2. Rechtsvorm en bepalingen in gemeenschappelijke regeling.
Vraag 2.1. Zijn naast de huidige rechtsvorm van de gemeenschappelijke regeling
(openbaar lichaam) ook andere vormen van intergemeentelijke samenwerking mogelijk?

Antwoord: Het uitgangspunt is dat de regeling als gevolg van de wijziging van de Archiefwet wordt
gewijzigd zonder dat er sprake is van wijziging van de rechtsvorm. Inmiddels is gebleken dat ivm
de financiële verbondenheid van het Ministerie van OCenW met het HCL, er geen andere vorm dan
een openbaar lichaam mogelijk zal zijn.

Vraag 2.2. Momenteel is er een bepaalde samenstelling van het bestuur, AB en DB. Is er
iets te zeggen over de toekomstige samenstelling van dat AB en DB? Gaan die
verhoudingen wijzigen? Hebben toetredende partners daar wat over te zeggen? (B)

Antwoord: Het toetredingstraject zal doorlopen worden door meerdere partners, zowel bestaande
als nieuwe. Het is aan die partners om gezamenlijk te komen tot een nieuwe tekst voor de
regeling. Een belangrijk onderdeel zal zijn hoe in een nieuwe regeling de stemverhouding zal
worden. Een eerste voorstel voor de tekst zal komen van het HCL. In dat eerste concept zal er voor
worden gezorgd dat alle partners in de regeling, ongeacht hun omvang en/of bijdrage een
evenredig hoorbare stem zullen krijgen in het Algemeen Bestuur en in afwisseling deel zullen
kunnen nemen in het Dagelijks Bestuur. Het is vervolgens aan alle partners om daarmee in te
stemmen en daar hebben wij als HCL uiteraard geen invloed op
Update oktober 2023: Bestuursmodel wordt door huidige partners in de regeling via het AB HCL in
concept vastgesteld op 29-11-2023. Die vastgestelde bepalingen zijn verwerkt in de concept tekst
van de regeling die in het traject van ambtelijke afstemming met elkaar besproken zullen worden.
Update oktober 2024: Inmiddels is in de voor te leggen tekst van de wijzigingsregeling GR HCL een
bepaalde stemverhouding voor zowel DB als AB opgenomen.



Vraag 2.3. Geschiedt de taakuitvoering door het GR HCL onder mandaat of delegatie?

Antwoord: Bij toetreding tot de regeling worden de beheer, beschikbaarstellling en toezicht taken
gedelegeerd naar de gemeenschappelijke regeling. Dat betekent niet dat de bestuurlijke zorgplicht
voor het beheer van overgebrachte (!) archieven wordt overgeheveld van het college van B&W (of
DB in het geval van het Waterschap Limburg) naar het Dagelijks Bestuur van het HCL, maar wel de
daarbij behorende taakuitvoering. Zorgplicht is onvervreemdbaar en hangt samen de bestuurlijke
eindverantwoordelijkheid die in de administratieve neerslag is besloten en het eigendom op daarop
betrekking hebbende archieven. (Zie ook antwoord onder 7.6)

Het ambtelijke beheer voor de overgebrachte archieven (ongeacht de vorm) wordt voor wat betreft
ambtelijke verantwoordelijkheid geplaatst bij de gemeentearchivaris. Dat gebeurt door aanwijzing
wat zowel in de regeling als in een DVO constructie gedaan dient te worden. Voor deelnemers in de
regeling wordt de aanwijzing gedaan door het DB HCL, voor DVO partners wordt dit gedaan door
eigen zorgdragers (B&W / DB)
Door de aanwijzing heeft de archivaris één geattribueerde bestuurstaak; het beschikken op inzage
van beperkt openbaar archief.

    -   Update oktober 2024. In het ambtelijke overleg van mei 2024 en de daarop volgende
        verwerking van de tekst van de gemeenschappelijke regeling is, op verzoek van alle


                                                      6
</pre>

====================================================================== Einde pagina 6 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 7 ======================================================================

<pre>        deelnemers, nadrukkelijk ingestoken op delegatie van de bevoegdheden van de
        deelnemers naar het HCL;

Vraag 2.4 Kunnen er artikelen toegevoegd worden mbt de wijze waarop het HCL omgaat
met de bescherming van de privacy van de in de archieven opgenomen gegevens
alsmede ten aanzien van de informatiebeveiliging daarvan.

Antwoord: Het is in de regel (nog) niet gangbaar dat er in een tekst van de regeling operationele
bepalingen t.a.v. de taak- of bedrijfsvoering worden opgenomen, ook niet t.a.v. privacy en
informatiebeveiliging. Indien het in de praktijk wel gangbaar is of wordt dan zal het HCL laten
onderzoeken of en in welke formulering dergelijke bepalingen opgenomen zouden kunnen worden.
Aanvulling: in het traject dat een groot aantal gemeenschappelijke regelingen onder begeleiding
van juristen van Boel-Zanders advocaten gezamenlijk doorloopt in het kader van de wijziging WGR
wordt voorzien in een generieke uittredingsclausule die voor alle deelnemende regelingen eender
zal zijn. Het HCL participeert ook in dat traject en zal zoveel mogelijk aansluiten bij die standaard.
Indien dus in die standaard geen artikelen opgenomen worden rakende privacy, AVG en/of
informatiebeveiliging zal het HCL dat ook niet doen.


Vraag 2.5. Wie is na toetreding tot de gemeenschappelijke regeling HCL
gegevensverwerker en welke partij is gegevensverantwoordelijk?

Antwoord: De gegevensverantwoordelijkheid t.a.v. de overgebrachte archieven ligt bij het HCL. In
de eerste plaats4 is dat het geval omdat het (bestuur van ) het HCL conform artikel 4.7. van de
AVG degene is die doel en middelen voor de verwerkingen bepaalt. Vóór overbrenging zijn dat
uiteraard de afzonderlijke B&W's of DB's van waterschappen. Tijdens de overbrenging ontstaat er
een situatie waarin sprake is van een gemeenschappelijke verantwoordelijkheid van de
overbrengende partij en de bestuurder van het archief. Daarnaast speelt ook mee dat de
taakuitvoering van het beheer van eenmaal overgebracht archief middels delegatie is belegd bij de
het DB van het HCL en door de attributie van de beheersverantwoordelijkheid naar de door het DB
HCL aangewezen en bij het HCL in dienst zijnde archivaris. Dit heeft ook tot gevolg dat er geen
aanvullende bepalingen in de tekst van de GR opgenomen hoeven te worden ten aanzien van
privacy en beveiliging (zie vraag 2.4) aangezien de wettelijke plicht defacto bij het HCL ligt.


3. Noodzaak toetreding, bestendigheid GR en invloed van toetredende
organisaties.
Toelichting: Er is de nodige voorzichtigheid bij vooral gemeenteraden maar ook bestuurders over
toetredingen tot Gemeenschappelijke regeling in het algemeen. E.e.a. komt voort uit enkele
praktijksituatie waarin gemeenten geconfronteerd werden met onvoldoende grip op beleid en
oplopende kosten. Tevens is voor bestuur en politiek niet altijd even duidelijk wat de noodzaak is
van het onderbrengen van deze taken bij een externe partner i.r.t. tot het zelf uitvoeren van de bij
de GR te beleggen taken.

3.1. Welke inhoudelijke argumenten zijn er om (nu) gebruik te maken van de diensten
van het GR HCL afgezet tegen het scenario van het zelf uitvoeren van deze taken?

Antwoord: meerdere argumenten?
          -  Kostenaspect. (het hebben, instandhouden en beheren van een analoge
             archiefbewaarplaats is een kostbare aangelegenheid. Schaalvergroting maakt dit
             aanzienlijk goedkoper dan een zelfstandige uitvoering. Het gaat daarbij niet enkel
             om de kosten voor de gebouwelijke kosten (depot/ studiezaal e.d.) de
             energiekosten maar ook de personele lasten.
          -  Het ontwikkelen, instandhouden en beheren van een e-depot is een kostbare
             aangelegenheid. Het in gezamenlijkheid beheren van een e-depot biedt aanzienlijke
             voordelen. Niet alleen in financieel opzicht maar ook waar het de krapte op de
             arbeidsmarkt en de mogelijkheden van doorontwikkeling betreft.

4
  https://kia.pleio.nl/groups/view/e6cc3917-44f8-4dc6-ab25-65550c841624/kennisplatform-
informatierecht/discussion/view/f30e04c8-e91d-47a1-b556-c3c68cb3ba0e/wie-is-
verwerkingsverantwoordelijke-avg-als-de-archiefdienst-een-gr-is

                                                   7
</pre>

====================================================================== Einde pagina 7 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 8 ======================================================================

<pre>           -   Beheer, beschikbaarstelling en toezicht vergt specifieke juridische, tactische en
               operationele op zowel analoog maar in toenemende mate op digitaal vlak (o.a. e-
               depot) hetgeen vertaald zal moeten worden naar specifieke daarvoor opgeleid
               personeel. Kennis en kunde inzake, vooral inzake digitaal archiefbeheer, is in de
               huidige arbeidsmarkt niet breed beschikbaar. Indien een organisatie dit zelf wenst
               te organiseren vergt dat een additionele investering en inspanning om geschikt
               personeel aan te trekken, terwijl dit bij het HCL wel al aanwezig is.
           -   Archiefwet. Een tweetal bepalingen in de archiefwet maken het uitvoeren van het
               beheer van de overgebrachte archieven gecompliceerder dan voorheen. In de
               eerste plaats is er met de inwerkingtreding van de Archiefwet de wettelijke
               verplichting tot het beschikken over een gemeentearchivaris daar waar dit
               voorheen nog facultatief was. Ten tweede wordt de overbrengingstermijn
               teruggebracht van 20 naar 10 jaar waardoor het beheer maar vooral de
               beschikbaarstelling van dit archief tot een arbeidsintensievere en complexere taak
               maakt met meer juridische haken en ogen waar het o.a. openbaarheid of juist
               beperking daarvan in het kader van o.a. privacywetgeving en WOO betreft.

Vraag 3.2. Kunnen de taken en diensten die door het HCL worden aangeboden ook
uitgevoerd worden door commerciële marktpartijen?


Het al dan niet bij commerciële marktpartijen plaatsen van deze met elkaar samenhangende taken
gaat gepaard met een aantal aandachtspunten en overwegingen.

           -   * Het beheer van archieven, zowel analoog als digitaal, dient onder auspiciën van
               een archivaris te worden uitgevoerd. Ingevolge de bepalingen van de nieuwe
               Archiefwet is dit verplicht. Marktpartijen beschikken niet over een archivaris
               aangezien dit een ambtelijke aanstelling betreft. Feitelijke uitvoering van het
               logistieke en materiële beheer zou eventueel bij een marktpartij geplaatst kunnen
               worden, dat zal echter onder aansturing en verantwoordelijkheid van een
               aangewezen ambtelijke archivaris uitgevoerd moeten worden. Dat betekent dat die
               functionaris met bijbehorende expertise alsnog intern georganiseerd dient te
               worden.
           -   * De beschikbaarstelling dient eveneens onder de auspiciën van een archivaris te
               worden uitgevoerd met het oog op diens beheerverantwoordelijk. Een deel van de
               taken dient daarbij door de archivaris of aan een hem of haar ondergeschikte
               ambtenaar te worden uitgevoerd. Het betreft het bewaken van
               openbaarheidsbeperkingen, het beschikken op verzoeken tot ontheffing daarop en
               het verzorgen van (wettelijk erkende) authentieke afschriften. Deze taakuitvoering
               kan niet bij een marktpartij belegd worden.
           -   * Het archiefwettelijk toezicht dient door de archivaris of door aan hem/haar
               onderhorige medewerkers te worden uitgevoerd.
           -   * Er zijn in de regio geen marktpartijen met archiefbewaarplaatsen die voldoen aan
               de wettelijke eisen.

Vraag 3.3. Met welke incidentele kosten dient een toetredende partner rekening te
houden?

Antwoord. De naar de archiefbewaarplaats over te brengen archieven dienen te voldoen aan een
aantal eisen waar het de ordening, toegankelijkheid en materiële toestand betreft. De kosten om
daaraan te voldoen komen voor rekening van de toetredende partner. Daarnaast komen ook de
kosten van eventueel transport naar de depots van het HCL voor rekening van de toetredende
partner. Details over de kwaliteitseisen aan de analoge archieven zijn te vinden in de leidraad
overbrenging HCL 2022. (bijlage 7). Eisen aan de over te brengen digitale archieven zijn te vinden
in het normdocument “overdrachtseisen overbrenging digitaal archief” (bijlage 8d)

Vraag 3.3. Wat zijn de risico’s die een organisatie loopt indien men partner in de regeling
is?

Antwoord: In elke GR is elke afzonderlijke deelnemer risicodrager voor het geheel. Daar kan aan
worden toegevoegd dat de taakuitvoering (archiefbeheer, beschikbaarstelling en uitvoeren van
toezicht) tamelijk risicoloos van aard zijn. De overbrengingstermijn (nu 20 jaar, wordt 10 jaar) in
acht genomen, maakt dat het HCL redelijk goed inzichtelijk heeft wat er de komende jaren aan
aanwas valt te verwachten. Het ongewisse zit hem in de aard en de omvang van de digitale

                                                  8
</pre>

====================================================================== Einde pagina 8 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 9 ======================================================================

<pre>archiefbescheiden. Dat risico loopt overigens elke afzonderlijke zorgdrager ook, er is immers geen
participant of DVO partner aanwezig die dit wél helder in het vizier heeft.

Vraag 3.4. In de huidige GR staat (Art. 16) dat de partners ervoor zorg dragen dat het
openbaar lichaam te allen tijde beschikt over middelen om aan zijn verplichtingen te
voldoen. Wat is de gehanteerde methode in het hypothetische geval van een financieel
tekort?

Antwoord: Mocht zich deze situatie voordoen dan zal het aan het bestuur van het HCL zijn om hier
richting aan te geven en een besluit over te nemen. Daarbij zijn er verschillende opties waar het
bestuur uit kan putten; taakstelling, inzet van reserves, het aangaan van een lening of het
verrekenen van het tekort in de begroting van het daaropvolgende jaar.

3.5. Wie is, gelet op het antwoord onder 3.4, bevoegd tot het besluiten tot wijziging
taakstelling, inzet van reserves, het aangaan van een lening of het verrekenen van het
tekort in de begroting van het daaropvolgende jaar?
Antwoord: Het algemeen bestuur is verantwoordelijk voor het goedkeuren van de begroting en is
daarmee bevoegd tot het nemen van dergelijke besluiten.

Vraag 3.5. Is het mogelijk om in de tekst van de regeling uittredingsclausule nader te
specificeren c.q. concreter te maken? (B)

Antwoord: In de laatste versie van de GR was dat al een nadrukkelijke wens van het HCL zelf en de
gemeentelijke partners. Het Ministerie van OCenW ging echter niet mee in die wens waardoor de
huidige standaard uittredingsclausule is opgenomen.
In een nieuwe tekst zal, indien gewenst door huidige partners en toetredende partners op voorstel
van het HCL een uittredingsclausule concreter worden geformuleerd. Een mogelijke gedachtegang
daarbij is dat er een afbouwregeling in de uittredingsparagraaf wordt opgenomen waarbij de
jaarlijkse bijdrage die een partner betaalt aan de regeling over een periode van 5 jaar in gelijke
stappen van 20% per jaar afbouwt ingaande vanaf het moment van de effectieve uittreding. Dus
het eerste jaar na uittreding (en meenemen van alle archiefbescheiden en zelf elders onder
brengen) betaalt de uitgetreden partner het eerste 100% van de bijdrage van het jaar ervoor.
Daarna over vier jaar respectievelijk 80%, 60%, 40% en 20%. Deze afbouwregeling is om het
achterblijvende partners in de regeling niet met onvoorzienbare c.q. niet bij te sturen tekorten op
te zadelen en het HCL in staat te stellen de kosten die gemoeid gaan met de uittreding op te
kunnen vangen.
Aanvulling: in het traject dat een groot aantal gemeenschappelijke regelingen onder begeleiding
van juristen van Boel-Zanders advocaten gezamenlijk doorloopt in het kader van de wijziging WGR
wordt voorzien in een generieke uittredingsclausule die voor alle deelnemende regelingen eender
zal zijn. Het HCL participeert ook in dat traject en zal aansluiten bij die gestelde standaard.
Update oktober 2024: in het gezamenlijke overleg mei 2024 is overeengekomen uit te gaan van de
standaard bepaling inzake uittreding. Deze bepaling is opgenomen in de tekst van
wijzigingsregeling zoals deze voorgelegd gaat worden in het traject van “wensen en bedenkingen”
startende eind 2024.

Vraag 3.6. Is het mogelijk om met behulp van historische cijfers over de afgelopen 10
jaar aan te geven dat het HCL een solide financiële organisatie is waarbij er géén sprake
is van oplopende kosten?

Antwoord: Een overzicht van de financiële jaarcijfers over de periode 2011-2020 is beschikbaar
voor organisaties die aangegeven hebben het toetredingstraject met het HCL in te gaan. Zie bijlage
5: 20210929_overzicht_financIele_jaarcijfers_HCL_2010_2020.pdf

Vraag 3.7. Kan de GR HCL aantonen dat er sprake is van een gezonde financiële
uitgangspositie?

Antwoord: In 2019 is er door Deloitte accountancy en advies een “Due Diligence” onderzoek
uitgevoerd naar de juridische, fiscale en financiële omstandigheden van het RHCL. Uit dit
onderzoek zijn geen sterke afwijkingen of risico’s naar voren gekomen. De inhoud van het
onderzoek uit 2019 zal met een toetredende partner gedeeld worden als onderdeel van het
toetredingstraject. Daarnaast zal in de periode mei – augustus, een nieuw onderzoek worden
uitgevoerd. De uitkomst hiervan zal na oplevering met potentiële partners in Q3 2023 gedeeld
worden.


                                                 9
</pre>

====================================================================== Einde pagina 9 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 10 ======================================================================

<pre>Update oktober 2023: In september 2023 zijn de resultaten van het onderzoek gedeeld en
aangeboden middels een brief. (zie bijlagen 10, 10a en 10b)

Vraag 3.6. Op welke wijze heeft de gemeente ambtelijke en bestuurlijke invloed op de
beleidsmatige en financiële koers van het HCL ná toetreding?

Antwoord: In de eerste plaats heeft elke organisatie zitting en een stem in het Algemeen Bestuur.
Het Algemeen bestuur stelt jaarlijks de begroting vast en heeft daarmee bestuurlijke invloed op de
koers van het HCL. Daarnaast wordt voorgesteld een gebruikersoverleg te organiseren waarin
vertegenwoordigers van partners in de regeling en het HCL participeren en afstemmen over de
inhoudelijke beleidsmatige koers van het HCL. DVO partners zijn uitgesloten van dit overleg.

Daarnaast zal er een periodiek breed ambtelijk overleg geïnitieerd worden waarin alle deelnemers
participeren, zowel partners in de regeling als DVO partners. Dit overleg gaat over operationele
details (o.a. op het gebied van dienstverlening en digitalisering) en over de opdrachtgever-
opdrachtnemer relatie. Details hiervan zullen nader met elkaar uitgewerkt worden.


4. Personeel.
Vraag 4.1. Staat het HCL open voor overname van personeel van een toetredend partner?

Antwoord: In de overstap van een DVO constructie naar toetreding zal er nauwelijks of geen
sprake zijn van overdracht van werkzaamheden, de werkzaamheden werden immers voor vrijwel
alle partijen al door het HCL uitgevoerd. Er is daarmee geen sprake van mens volgt werk,
aangezien de werkzaamheden niet verschuiven. De uitzondering daarop wordt in meer of mindere
mate gevormd door de DVO partners die nu nog het beheer en beschikbaarstelling zelf uitvoeren.
Dat betreft de gemeente Kerkrade, Landgraaf, Meerssen en Vaals. Daarbij dient uiteraard gekeken
te worden naar de omvang van de werkzaamheden.
Het zal in elk geval niet zondermeer mogelijk zijn dat het HCL bij een toetreding personeel van die
partner overneemt als onderdeel van de jaarlijkse lumpsumfinanciering. Dit omdat het HCL zelf
richting moet kunnen geven aan personeelsplanning in relatie tot de benodigde kennis, kunde en
competenties die nodig zijn voor de huidige maar vooral de toekomstige HCL taken op het gebied
van o.a. digitale archivering en e-depot
In die ontwikkeling zal mogelijk formatieruimte ontstaan bij het HCL. Indien alle partners het
daarover eens kunnen worden in de afstemmingsperiode, is het mogelijk dat personeel van
partners in de regeling als interne kandidaat beschouwd worden waarbij zij, bij bevonden
geschiktheid, voorrang genieten boven externe kandidaten.



5. Taakuitvoering: algemeen.
Vraag 5.1. Kan een partner in de regeling en/of DVO partner diensten modulair
afnemen?

Antwoord: Nee, het zal niet mogelijk zijn om onderdelen van de primaire taakuitvoering af te
nemen. Dat geldt voor zowel DVO partners als voor partners in de regeling. De belangrijkste reden
hiervoor is dat zowel de zorgplicht (bestuurlijk) als de beheerplicht (ambtelijk /
gemeentearchivaris) ondeelbaar is. De wet (ook de toekomstige wet) maakt immers geen
onderscheid in vorm en koppelt het uit te voeren toezicht aan de beheersverantwoordelijkheid van
overgebracht archief. De huidige situatie waarbij toezicht en advies als separate dienst wordt
aangeboden zal vanaf de toetredingsmogelijkheid niet meer mogelijk zijn. Het is evenmin mogelijk
om wel analoog archiefbeheer af te nemen en digitaal archiefbeheer niet, dit vloeit voort uit de
delegatie van de beheertaak. (zie ook 2.3)

Vraag 5.2. Zijn diensten wel op maat mogelijk.

Antwoord: Ja, er zal ruimte blijven voor enkele diensten op maat. Zo krijgt elke partner in de
regeling jaarlijks 150 uur aan toezicht en adviesdiensten en is in overleg en tegen een meertarief
additionele uren mogelijk. Hetzelfde geldt voor de mogelijkheden van digitalisering en uitplaatsing,
zowel analoog en wellicht in de toekomst ook digitaal. (Dit laatste is afhankelijk van de e-depot
ontwikkelingen)


                                                 10
</pre>

====================================================================== Einde pagina 10 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 11 ======================================================================

<pre>6. Taakuitvoering: Dienstverlening.
Vraag 6.1 Gaat het HCL scanning on demand services bieden aan partners in de regeling
en zo ja, op welke termijn? Welke kosten zijn hieraan verbonden?

Antwoord: Ja, met ingang van 1-1-2025 of zoveel eerder indien mogelijk. Dit product is als dienst
nog in ontwikkeling en kosten die hiervoor in rekening gebracht zullen worden, zijn op dit moment
nog niet bekend. Hiervoor zal gelden dat een DVO partner meer kosten in rekening gebracht zal
worden dan partners in de regeling.

Update oktober 2024: De genoemde datum van 1-1-2025 blijkt om personele en technische
redenen niet haalbaar. De ontwikkeling is wel nog steeds gaande maar heeft meer voeten in de
aarde dan op voorhand voorzien. Implementatie van deze dienst is nu doorgeschoven naar 1-1-
2026.

Vraag 6.2 Levert het HCL diensten op het gebied van omvangrijke scantrajecten van
series archieven? Zo ja, wat betekent dit concreet in operationele en financiële zin?

Antwoord: Ja, ingangsdatum is echter nog onbekend. Dit product is als dienst nog in ontwikkeling
en kosten die hiervoor in rekening gebracht zullen worden, zijn op dit moment nog niet bekend.
Ook hiervoor zal gelden dat een DVO partner meer kosten in rekening gebracht zal worden dan
partners in de regeling.


7. Taakuitvoering: archiefbeheer, fysiek en e-depot.
Vraag 7.1 Aan welke specifieke eisen dienen de archieven te voldoen bij toetreding?

Antwoord: Analoog: Archieven dienen materieel verzorgd te zijn en ontsloten te zijn conform de
specificaties in document “Leidraad bij overbrenging”
Digitaal: Archieven dienen te voldoen aan de specificaties die gelden voor het door het HCL
ingerichte E-depot. Hiervoor zullen vanaf Q2 2023 3 kaderstellende documenten beschikbaar
worden gesteld. Het betreffen;
    •    Format overeenkomst aansluiting e-depot HCL. (Bijlage 8a)
    •    Leidraad overbrenging digitaal archief (inc overdrachtseisen);(Bijlage 8b)
    •    Format projectplan overbrenging digitaal archief. (Bijlage 8c)

Vraag 7.2 Heeft een partner in de regeling c.q. DVO partner zeggenschap over de locatie
waar de fysieke archieven worden geplaatst en beheerd?

Antwoord: Bij toetreding heeft het DB de bevoegdheid tot het aanwijzen van een
archiefbewaarplaats. Daarbij worden alle depots, zowel te Heerlen als Maastricht, beschouwd als
één archiefbewaarplaats. Daarnaast heeft de formele beheerder van de overgebrachte archieven,
zijnde de gemeentearchivaris, de zeggenschap over in welke van de depots de archieven worden
beheerd en van waaruit beschikbaarstelling wordt georganiseerd. Het ligt voor de hand dat bij een
dergelijk besluit hieromtrent de wens van de leverende partij zwaar weegt alsmede het belang van
de dienstverlening en de bezoeker die de archieven komt raadplegen.
Update oktober 2024: Onder de nieuwe Archiefwet zal er geen sprake meer zijn van het aanwijzen
van een archiefbewaarplaats maar van (het organiseren van) een decentrale archiefdienst. Zowel
partners in de regeling als DVO partners realiseren dit door de toetreding tot de regeling danwel
het sluiten van de overeenkomst. Een aanwijzingsbesluit hoeft niet meer genomen te worden.
Dat verandert verder niets aan de zeggenschap over de locatiebepaling van de archieven.

Vraag 7.3 Wat is de visie van het HCL op te leveren E-depot functionaliteit?

Antwoord: Zie bijlagen 6a t.m. 6c
      6a “Begripsdefinitie E-depot 1.0”
      6b “Memo Positionering e-depot”
      6c “Infographic e-depot”.




                                               11
</pre>

====================================================================== Einde pagina 11 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 12 ======================================================================

<pre>Vraag 7.4 Kan het e-depot ook afgenomen worden door DVO partners en wat betekent
dit voor partners in de regeling?

Antwoord: Dit is niet alleen mogelijk maar zelfs een vereiste conform antwoord op vraag 5.1. Het
eigenstandig inrichten en beheren van een e-depot voorziening is niet toegestaan.
Voor de partners in de regeling heeft dit geen directe gevolgen, bij eventuele gelijktijdige
aansluiting op het e-depot zal voorrang verleend worden aan partners in de regeling.

Vraag 7.5 Wat zijn de te verwachten kosten van E-depot?

Antwoord: Voor het operationeel in de lucht houden, inrichten, door ontwikkelen en beheren van
het e-depot zal het HCL een bijdrage in de kosten in rekening brengen welke opgebouwd is uit een
structurele bijdrage op basis van het aantal inwoners van de deelnemende organisatie en een
variabele bijdrage op basis van de omvang van de in het e-depot geplaatste bestanden. Er wordt
daarnaast gebruik gemaakt van een ingroeimodel voor organisaties die voor 31-12-2025 een
aansluitings-overeenkomst aangaan. Voor waterschap, provincie en gemeenschappelijke regelingen
zal een correctiefactor worden gehanteerd en voor DVO partners zal een risico-opslag gaan gelden.
De bedragen worden jaarlijkse geïndexeerd op basis van het CBS indexcijfer voor inflatiecorrectie.

De feitelijke kosten bedragen. (alles prijspeil 2024)
    •   € 1,37 per inwoner.
    •   € 1255 per Tib of aangebroken deel daarvan.
    •   Er bestaat de mogelijkheid om gebruik te maken van het ingroeimodel. Hierbij worden in
        het eerste en tweede jaar respectievelijk 33 en 66% van de kosten in rekening gebracht
        voor organisaties die voor 31-12-2025 een aansluitings-overeenkomst met het HCL
        aangaan.
    •   Voor het Waterschap en gemeenschappelijke regelingen geldt een correctiefactor van 0,05.
    •   Voor de provincie geldt een correctiefactor van 0,1.
    •   Voor afname middels een DVO constructie (dus zonder deelname in de regeling) geldt een
        risico opslag van 25%.

Vraag 7.6 Waar ligt het eigenaarschap van de archieven na toetreding tot de regeling.

Antwoord: Elke afzonderlijke deelnemers in de regeling blijft ten allen tijde eigenaar van de
archieven. De delegatie en attributie (genoemd in vraag 2.3) zorgt er niet voor dat de archiefzorg
voor en het “eigendom” van de archieven wordt overgeheveld, die aspecten blijven
onvervreemdbaar bij de zorgdrager zoals vastgelegd in AW art 3.

Deze juridische constructie heeft tot gevolg dat er in het geval van een eventuele uittreding uit de
regeling of een gemeentelijke herindeling altijd duidelijkheid blijft bestaan over wat er moet
gebeuren met de overgebrachte archieven.




                                                 12
</pre>

====================================================================== Einde pagina 12 =================================================================

<br><br>