<b>Bijsluiter</b>. De hyperlink naar het originele document werkt niet meer. Daarom laat Woogle de tekst zien die in dat document stond. Deze tekst kan vreemde foutieve woorden of zinnen bevatten en de opmaak kan verdwenen of veranderd zijn. Dit komt door het zwartlakken van vertrouwelijke informatie of doordat de tekst niet digitaal beschikbaar was en dus ingescand en vervolgens via OCR weer ingelezen is. Voor het originele document, neem contact op met de Woo-contactpersoon van het bestuursorgaan.<br><br>====================================================================== Pagina 1 ======================================================================

<pre>Advies aan gemeenteraad
Datum advies:                    Afdeling: Informatiemanagement
15 januari 2020                  Zaakkenmerk: 125797
Financiële consequenties:        Behandelend ambtenaar:
De eenmalige kosten ad €         A. Jennen
217.750 te dekken uit het
geprognosticeerde overschot      Afdelingsmanager:
jaarrekening 2019 van €          G.H.J. Hollands
428.479 (berap najaar 2019).
De structurele kosten ad €
36.000 mee te nemen in de        Portefeuillehouder:
berap voorjaar 2020 voor de      De heer R. de Boer
jaren 2021 en verder. De saldi
van de meerjarenraming vanaf
2021 bieden deze ruimte
(conform berap najaar 2019).
Onderwerp: Toetreding Centrumregeling Parkstad-IT
Beslispunt:
1. Het college toestemming te verlenen om overeenkomstig artikel 61, tweede en derde lid, van de Wet
gemeenschappelijke regelingen te kunnen besluiten tot toetreding tot de gemeenschappelijke regeling Parkstad
IT, onder voorwaarde dat gemeente Voerendaal instemt met het delen van de eenmalige implementatiekosten
voor een bedrag van € 117.750.
2. De eenmalige kosten ad € 217.750 te dekken uit het geprognosticeerde overschot jaarrekening 2019 van €
428.479 (berap najaar 2019). De structurele kosten ad € 36.000 mee te nemen in de berap voorjaar 2020 voor
de jaren 2021 en verder. De saldi van de meerjarenraming vanaf 2021 bieden deze ruimte (conform berap
najaar 2019).
                                                                                                     pag. 1/11
</pre>

====================================================================== Einde pagina 1 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 2 ======================================================================

<pre>Toelichting:
Inleiding
In 2018 is onderzoek gedaan naar het harmoniseren van de ICT- omgevingen, waarbij Parkstad-IT in afwachting
was van de voorwaarden en ontwikkelingen van het Shared Service Center Zuid-Limburg (SSC-ZL). De
beweging van Parkstad-IT naar Shared Service Centre Zuid-Limburg is op de lange baan geschoven en er is
geen verdere ontwikkeling te verwachten op afzienbare termijn. Vandaar dat het voorstel voor de ICT-integratie
wordt voorgelegd.
De huidige praktijk is dat bijvoorbeeld een medewerker Openbare Ruimte voor beide gemeentes werkt: alleen
gebeurt dat in twee systemen. Praktisch betekent dit dat een medewerker voor een project of beleidsstuk werkt
in infrastructuur, omgeving en applicatie “A”: mocht er echter een andere vraag komen, dan moet een uit-
/inlogprocedure volgen naar infrastructuur omgeving en applicatie “B”. Daarnaast worden stukken op twee
plaatsen opgeslagen, wordt veel over en weer gemaild en nodigt het niet uit om in een gemeenteoverstijgende
projectorganisatie te werken. Dit is inefficiënt, niet motiverend en kostenverhogend.
In de huidige situatie worden meerkosten gemaakt om een koppeling te realiseren tussen de e-mail- en
agendafunctionaliteiten van beide gemeenten (zogenaamde ‘trust’). Op het moment dat medewerkers
daadwerkelijk toegang tot onderliggende systemen en data nodig hebben, is dit alleen maar mogelijk met het
creëren van dubbele accounts: één medewerker met twee accounts met de bijbehorende hogere
kostenstructuur. Daarnaast belemmeren de gescheiden systemen de doorontwikkeling van de (interne en
externe) dienstverlening.
Wanneer overgegaan wordt naar één ICT-omgeving, is er geen sprake meer van extra uit- of inloggen noch van
meerdere agenda’s of mailboxen. Elke medewerker heeft dan één inlog, één mailbox, één agenda en daarmee
toegang tot de applicaties wat zijn of haar autorisaties toelaten, ongeacht de herkomst gemeente. De
gezamenlijke ICT-omgeving heeft geen consequenties voor de reeds bestaande domeinen van gemeente
Simpelveld en ook de bestaande mailadressen blijven behouden.
Daarmee is duidelijk dat de ICT-integratie geen wens is, maar een noodzaak om de functionele integratie te
faciliteren.
Wet- en regelgeving
Wet Gemeenschappelijke Regelingen
Strategische visie / beleidsprogramma
Programma 0: Bestuur en organisatie/ Functionele integratie
Het vormgeven van een gezamenlijke ICT-omgeving voor Simpelveld en Voerendaal past in het besluit van de
raden om functioneel te integreren: de colleges hebben hier concreet vorm aan gegeven via besluiten over het
integratieplan (december 2016) en de functionele integratie (september 2017). De integratie van de ICT-
omgeving werkt faciliterend aan de functionele integratie van beide gemeenten.
Relatie met bestaand beleid / eerdere voorstellen
n.v.t.
                                                                                                         pag. 2/11
</pre>

====================================================================== Einde pagina 2 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 3 ======================================================================

<pre>Samenwerking Voerendaal
Beoogd wordt om met de harmonisatie van de ICT-infrastructuur een uniforme werkomgeving te creëren die de
functionele integratie van Simpelveld en Voerendaal ondersteunt. Tevens wordt met de harmonisatie een gelijk
speelveld gecreëerd qua serviceverlening voor alle werklocaties en worden een aantal hindernissen op het
gebied van samenwerken weggenomen.
In het kader van de 4K’s worden de volgende effecten onderscheiden:
- Kosten; we koersen op minder kosten door te besparen op beheer, licenties en accounts;
- Kwaliteit: we koersen op meer ontzorging door de leverancier;
- Kansen: we koersen op meer specialisatiemogelijkheden en flexibiliteit voor medewerkers;
- Kwetsbaarheid: we koersen op reductie van de kwetsbaarheid door 1e lijns ondersteuning buitenshuis te
plaatsen (ontzorgen) en het mogelijk maken van vervanging tussen functionarissen.
De integratie van de ICT-omgevingen levert de volgende voordelen op:
- Op het niveau van Simpelveld en Voerendaal wordt één ICT-omgeving gerealiseerd. Dit levert minder beheer
en beheerkosten voor de gemeenten. Ook betekent dit dat er minder accountmanagement nodig is, omdat beide
gemeenten aansluiten op één leverancier vanuit een opdrachtgeversrelatie en daarmee gezamenlijk kunnen
optrekken en één beleid kunnen voeren.
- Er worden geen dubbele kosten meer gemaakt. In de huidige (niet-geïntegreerde) situatie zijn dubbele
accounts nodig voor medewerkers, dienen dubbele (Microsoft-)licenties te worden aangekocht, worden
applicaties dubbel in de lucht gehouden en zijn er suboptimale beveiligingsoplossingen in verband het
aanbrengen van zogenaamde trusts.
- De vervangbaarheid van technisch applicatiebeheer en 2e lijns ondersteuning tussen gemeente Simpelveld en
gemeente Voerendaal is afgedekt, waardoor de kwetsbaarheid aanzienlijk vermindert en de continuïteit
gewaarborgd wordt.
- De weg naar écht samenwerken op applicatieniveau is vrij, waardoor applicaties gezamenlijk ingericht kunnen
gaan worden in de toekomst wat een kostenbesparend effect heeft.
Overwegingen
Er zijn de afgelopen maanden veelvuldige gesprekken gevoerd met Parkstad-IT en gesprekken met de huidige
leverancier van gemeente Simpelveld, OpenLine. In deze gesprekken zijn de mogelijkheden verkend om te
komen tot één gezamenlijke ICT-omgeving en is de dienstverlening en mate van ontzorging besproken.
De beweging van Parkstad-IT naar Shared Service Centre Zuid-Limburg is op de lange baan geschoven en er is
geen beweging van Parkstad-IT naar SSC-ZL te verwachten op afzienbare termijn.
Om maximale speelruimte te hebben heeft Voerendaal een pro forma opzegging gedaan bij PIT bij de eerste
mogelijke opzegdatum 31-12-2019. Het contract van Simpelveld is jaarlijks te verlengen voor de duur van één
jaar tot uiterlijk 31-12-2021.
Er zijn twee opties om te komen tot één ICT-omgeving voor Simpelveld en Voerendaal:
- Simpelveld treedt toe tot de centrumregeling Parkstad-IT (Voerendaal is al deelnemer bij Parkstad-IT)
- Europees gezamenlijk aanbesteden bij een private partij
Optie 1 : Simpelveld treedt toe tot Parkstad-IT
Simpelveld kan als volwaardig deelnemer toetreden tot de Centrumregeling Parkstad-IT. In de gesprekken die
gevoerd zijn met Parkstad-IT is de dienstverlening die Parkstad-IT standaard biedt besproken. Deze is terug te
vinden in het SLA en DVO (zie bijlage).
                                                                                                         pag. 3/11
</pre>

====================================================================== Einde pagina 3 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 4 ======================================================================

<pre>De implementatie omvat een periode van circa 9 maanden (inclusief voorbereiding), wat betekent dat de
gezamenlijke ICT-omgeving vóór het begin van 2021 een feit kan zijn. De kosten voor het toetreden van
gemeente Simpelveld tot de Centrumregeling Parkstad-IT zijn als volgt opgebouwd:
- Jaarlijkse bijdrage aan Parkstad-IT                                  € 277.000
- Ontmanteling Simpelveld (eenmalige kosten OpenLine)                  € 100.000
_________________________________________________________________________________________
- Implementatiekosten (kosten Parkstad-IT)                             € 208.500
- Retour eenmalige kosten trust                                      - € 23.000
- Implementatiekosten derden (kosten leveranciers applicaties)         € 50.000
                                             Totaal                    € 235.500
De totale eenmalige kosten bedragen € 335.500, waarvan de implementatiekosten aan Parkstad-IT en overige
(applicatie)leveranciers naar schatting € 235.500 bedragen. De intentie van gemeente Voerendaal is om deze
eenmalige implementatiekosten te delen, € 117.750 per gemeente. Bestuurlijke besluitvorming dient hierover
plaats te vinden.
Parkstad-IT als organisatie
Recent heeft Parkstad-IT haar dienstverlening laten benchmarken door een externe partij. Buiten de interne
verbeterpunten qua kosten en verrekenen, laat de benchmark twee dingen zien: 1) de prijzen van Parkstad-IT
zijn marktconform, 2) Parkstad-IT ontzorgt meer dan de markt. De volledige benchmark is als bijlage bijgevoegd.
                                                                                                         pag. 4/11
</pre>

====================================================================== Einde pagina 4 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 5 ======================================================================

<pre>De integratie van de ICT-omgevingen via Parkstad-IT levert de volgende voordelen op:
      -   De toetreding tot Parkstad-IT levert Simpelveld meer dienstverlening als standaard in de markt
          gebruikelijke is en meer ontzorging op. Alle 1e lijns-ondersteuning wordt nu binnen de dienstverlening
          van Parkstad-IT opgepakt.
      -   Parkstad-IT heeft een duidelijk demarcatiepunt van de dienstverlening. Wanneer Simpelveld ervoor
          kiest om de volledige dienstverlening “on premise” bij Parkstad-IT te beleggen, zijn alle activiteiten tot
          aan het moment dat het inlogscherm van de bedrijfsapplicatie verschijnt, de verantwoordelijkheid van
          Parkstad-IT.
      -   Parkstad-IT heeft naast kennis van infrastructuur ook kennis van (gemeentelijke) applicaties en biedt
          naast backoffice diensten ook frontoffice (helpdesk) diensten en biedt ondersteuning op locatie.
      -   Parkstad-IT onderscheidt zich door naast leverancier ook ketenpartner te zijn en (gratis) advies te
          bieden, zij heeft als organisatie geen winstoogmerk.
      -   De centrumregeling biedt gezamenlijke inkoop van licenties, asset beheer en contractbeheer en
          versterkt een integrale samenwerking en kennisdeling tussen meerdere gemeenten. Dit maakt het ook
          mogelijk om gezamenlijk nieuwe wet- en regelgeving op te pakken, wat de kosten reduceert.
Dienstverlening
Wanneer Simpelveld toetreedt tot Parkstad-IT treedt zij toe tot een organisatie die sinds 2015, 7 overheids-
organisaties ontzorgt en ICT-diensten levert met als doelstelling de ICT-continuïteit en bedrijfszekerheid te
borgen door beperking van de organisatorische kwetsbaarheid. Binnen Parkstad-IT worden circa 4.000
gebruikers en 3.000 werkplekken ondersteund. Parkstad-IT levert een werkplek concept welke up-to-date is
(gelijk aan het werkplekconcept van alle andere deelnemers) en maakt locatie onafhankelijk werken mogelijk.
Parkstad-IT innoveert continu en maakt gebruik van nieuwe beproefde technologieën en blijft dit doen in de
toekomst, om haar deelnemers van dienst te kunnen zijn en zo optimaal mogelijk te kunnen faciliteren.
Hiernaast bepalen de deelnemers samen de behoefte, wensen en het tempo voor eventuele inzet van nieuwe
diensten die Parkstad-IT aanvullend kan leveren. Parkstad-IT treedt op als adviseur en gesprekspartner bij
organisatie als de Vereniging Nederlandse Gemeenten en biedt haar deelnemers een uitgebreid netwerk van
leveranciers. Voor de deelnemers heeft Parkstad-IT haar rol als intermediair bewezen middels uitzoeken,
voorbereiden, aanbesteden, inrichten en beheren van nieuwe ontwikkelingen. Op het gebied van toekomstige
samenwerkingsverbanden in de regio hoeven de deelnemers zich minder bezig te houden met de technische
ICT-aspecten, er ligt immers al een basis bij Parkstad-IT zodat er bij nieuwe samenwerkingen gefocust kan
worden op processen, inrichting en functionaliteiten.
Informatiebeveiliging maakt integraal onderdeel uit van de dienstverlening van Parkstad-IT en wordt geborgd
middels de PDCA-cyclus. Parkstad-IT laat haarzelf regelmatig testen middels audits, quick-scans,
penetratietesten en ISAE 3000 verklaringen als TPM 1 en TPM 2 (acties welke deel uitmaken van een ICT
health-check). Hiermee wordt de kwaliteit van de ICT-dienstverlening en beheersing van de PIT-organisatie
onafhankelijk, door een derde partij, gevalideerd. Parkstad-IT voert zelfstandig alle acties uit volgens de
geldende wet- en regelgeving om te beschikken over de juiste certificering. Daarnaast zijn de ambities voor het
jaar 2020 ingezet op het behalen van een ISO27001 certificering.
Parkstad-IT staat positief tegenover het laten uitvoeren van een ICT-health check en zegt toe deze in 2021 te
laten uitvoeren. Hiermee is tevens afgesproken dat, mochten uit deze check acties voortvloeien die onvoorzien
zijn, de nieuwe toetreder Simpelveld niet belast zal worden met kosten voor het uitvoeren van deze acties. Ten
tijde van de daadwerkelijke toetreding van gemeente Simpelveld zal dit ook definitief worden vastgelegd.
Werkplek
Periodiek wordt de werkplek naar de laatste stabiele versie ge-upgrade, zonder tussenkomt van een
opdrachtverstrekking aan de leverancier en zonder extra kosten hiervoor in rekening te brengen. Dit is
onderdeel van de dienstverlening en de gehele upgrade wordt door Parkstad-IT uitgevoerd. Ook Officepakketten
worden periodiek naar een hogere stabiele versie overgezet, net als Outlook (server en cliënt) en standaard
desktop zaken (Adobe reader, google chrome, etc.). De werkplekken zoals gemeente Simpelveld deze zal
krijgen in de dienstverlening van Parkstad-IT zijn gelijk aan die van gemeente Voerendaal en ingericht met de
meest laatste en stabiele versie van Windows en Office. Het betreft een werkplek die ruim voldoet voor de
                                                                                                               pag. 5/11
</pre>

====================================================================== Einde pagina 5 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 6 ======================================================================

<pre>werkzaamheden die vanaf de diverse locaties uitgevoerd dienen te worden, zonder dat er maatwerk van
toepassing is of geïnvesteerd dient te worden in de meest recente apparatuur/technologie.
Alle deelnemers van Parkstad-IT maken gebruik van het huidige werkplek concept en kunnen hun
werkzaamheden naar tevredenheid uitvoeren. Nieuwe trends in de markt worden op de voet gevolgd en indien
van toepassing kan de deelnemersraad besluiten om nieuwe zaken te onderzoeken en indien gewenst te
implementeren. Er wordt bewust gekozen om niet direct alle nieuwe technologieën en apparatuur in te zetten,
op aanraden van de deelnemers. Zij wensen behoud van functionaliteit en geleidelijke overgang van nieuwe
functionaliteiten en technologieën, vanwege het eenvoudige feit dat hetgeen nu geboden wordt voldoet voor de
werkzaamheden ten behoeven van de burgers, die binnen de gemeente uitgevoerd dienen te worden.
Ondersteuning van de Raad
Parkstad-IT plaatst de door de Raad te ontvangen devices onder beheer van MDM, Mobile Device
Management. Hierdoor wordt het betreffende device volgens de gestelde veiligheidsregels ingericht en worden
deze maatregelen afgedwongen. Elk raadslid krijgt een zogenaamd Simpelveld light account, met mail en
agenda, ten behoeve van deze beveiligingsmaatregelen. Het device is voorzien van een beveiligde
mailapplicatie (middels code of vingerafdruk) met vooraf ingestelde zakelijke mail en agenda en er wordt geen
gebruik gemaakt van mailforwarding. Parkstad-IT ondersteunt vervolgens met de uitgifte van het device en geeft
uitleg over gebruik en installatie, gebruik van mail, agenda en Wifi via GOV-roam.
Privé gebruik op een device is geoorloofd, maar wordt niet ondersteund. Dit betekent dat eigen installaties van
applicaties, foto’s en andere soorten van opslag in het privé deel van het device niet door Parkstad-IT bewaard
blijven wanneer het device opnieuw ingericht moet worden. Algehele ondersteuning van het device en het
raads- en commissielid ligt bij Parkstad-IT. Als een raadslid de raad verlaat dient hij alle verstrekte apparatuur in
te leveren bij PIT, waarna deze voor een ander raadslid weer ingericht kan worden.
De huidige devices die gebruikt worden door de Raad kunnen onder beheer komen te vallen van Parkstad-IT,
wanneer gemeente Simpelveld toetreedt. Iedere mailbox is vanuit veiligheidsoverwegingen voorzien van een
limiet, maar deze wordt in overleg ruim gekozen zodat raads- en commissieleden hier geen hinder van zullen
ondervinden.
Centrumregeling Parkstad-IT en governance
Parkstad-IT is een centrumregeling onder beheer van gemeente Heerlen. Gemeente Heerlen, gemeente
Brunssum, gemeente Kerkrade, gemeente Landgraaf, Gemeente Beekdaelen, gemeente Voerendaal en
Brandweer Zuid-Limburg zijn deelnemers van deze regeling. De regeling heeft tot doel de gemeenschappelijke
belangen van de deelnemende partijen te behartigen op het gebied van informatie- en
communicatietechnologie.
Het samenwerkingsoverleg bestaat uit een deelnemersraad (portefeuillehouders) en dienstverleningsoverleg
(ambtelijk). De deelnemersraad houdt op strategisch niveau zicht op de kwaliteit van de dienstverlening en de
ontwikkeling van de samenwerking. Besluiten in de deelnemersraad worden genomen met meerderheid van
stemmen en ondersteund door minimaal 2 partijen. Iedere deelnemer heeft per afgenomen werkplek één stem.
Het dienstverleningsoverleg is op tactisch en operationeel niveau.
Er wordt voor de deelnemers uitgegaan van een uniforme producten en dienstencatalogus met generieke
tarieven. Op onderdelen kan maatwerk worden geleverd tegen een afwijkende tarifering.
Het college van de gemeente Heerlen is verantwoordelijk voor het tijdig indienen van de jaarlijkse begroting, wat
onverlet laat dat deelnemers zich verplichten om jaarlijkse binnen hun eigen gemeentelijke begroting middelen
te reserveren welke overeenkomen met de hoogte van de gemeentelijke bijdrage aan Parkstad-IT.
De uittredingsvoorwaarden zijn zo geformuleerd dat een deelnemer kan opzeggen op elk gewenst moment,
maar wel nog 4 jaar dienstverlening dient af te nemen (opzegtermijn).
Parkstad-IT is voornemens om deze centrumregeling om te vormen tot een volwaardige Bedrijfsvoerings-
regeling op basis van de WGR, met geactualiseerd SLA en DVO. Intentie is dat dit per 1-1-2021 geformaliseerd
wordt. Alle deelnemers van de centrumregeling hebben inspraak in de voorwaarden van deze vernieuwde GR,
waarbij de verwachting is dat dit een één op één omzetting van de centrumregeling betreft, met versoepeling
van de uittredingsregels, rekening houdend met omvang van een deelnemer. Gemeente Simpelveld heeft dus
ook inspraak in de vorming van deze bedrijfsvoering-GR en bijbehorende voorwaarden.
Gedurende de periode dat gemeente Voerendaal is aangesloten als deelnemer bij de centrumregeling van
Parkstad-IT is zij tevreden over deze GR. Gezien het feit dat de ambitie en intentie is uitgesproken om deze
                                                                                                              pag. 6/11
</pre>

====================================================================== Einde pagina 6 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 7 ======================================================================

<pre>centrumregeling om te vormen tot een bedrijfsvoerings-GR, waarin Simpelveld invloed heeft op de voorwaarden,
achten wij het toetreden van Simpelveld tot de centrumregeling acceptabel. Gemeente Simpelveld zal, bij
wijziging van deze GR, terugkomen bij de Raad voor haar zienswijze hieromtrent.
Aanbesteden in relatie tot toetreden tot de centrumregeling Parkstad-IT
Bij de voorbereiding van de toetreding met Parkstad-IT is het vraagstuk m.b.t. aanbesteden expliciet aan de
orde geweest. In het overleg tussen Parkstad-IT en de concernjuristen van gemeente Simpelveld en gemeente
Voerendaal, ging Parkstad-IT er namelijk vanuit dat ook bij toetreding tot de GR sprake was van een
aanbestedingsplicht.
Bij quasi-inbesteden (ook wel verticale samenwerking) verleent een decentrale overheid een opdracht aan een
gelieerde instelling, die een separate rechtspersoon (publiek of privaat) is. In jurisprudentie zijn criteria
ontwikkeld voor de toepasselijkheid van de aanbestedingsrichtlijn bij quasi-inbesteden. Deze criteria zijn in art.
12 lid 1 richtlijn 2014/24 vastgelegd:
     1.    Oefent de decentrale overheid toezicht uit op de gelieerde instelling/de andere privaat- of
           publiekrechtelijke rechtspersoon alsof het een eigen dienst is?
     2.    Verricht de gelieerde instelling/de gecontroleerde rechtspersoon het merendeel (meer dan 80%) van de
           werkzaamheden ten behoeve van de decentrale overheid? Is dit niet het geval, dan zou de gelieerde
           instelling immers meer marktgericht kunnen werken en met andere ondernemingen concurreren.
     3.    Is in de gecontroleerde rechtspersoon geen directe participatie van privékapitaal?
Wanneer de vragen positief beantwoord kunnen worden, en er dus is voldaan aan de eisen voor quasi-
inbesteden, dan is de richtlijn niet van toepassing. De opdracht hoeft niet te worden aanbesteed.
Aan de voorwaarden 2 (80% werkzaamheden t.b.v. overheid) en 3 (geen directe participatie privékapitaal) is in
het geval van Parkstad-IT voldaan.
Aan voorwaarde 1 (het toezichtcriterium) wordt op basis van jurisprudentie voldaan als een deelnemer enige
mate van stemrecht heeft. Daaraan is echter geen absoluut percentage verbonden. Simpelveld treedt in de
nieuwe situatie toe tot deze overleggremia.
In Parkstad IT is een deelnemersraad (strategisch niveau) en een dienstverleningsoverleg (tactisch/operationeel
niveau) ingericht waarin de deelnemers stemrecht hebben. Tevens hebben de deelnemers zeggenschap over
de wijziging of opheffing van de regeling.
Daarmee is voldoende sprake van toezicht en derhalve is aan alle 3 criteria voldaan.
Naar aanleiding van het overleg heeft Parkstad-IT informatie ingewonnen bij de concernjurist van Heerlen.
Deze stelt het volgende: Als Simpelveld de mate van zeggenschap voldoende acht in de lichte regeling ook in
het licht van de tijdelijkheid van deze regeling is er geen belemmering om toe te treden.
Voorgaande conclusie wordt dan ook gedragen door intern en extern advies.
Toetreden van Simpelveld tot Parkstad-IT is mogelijk op basis van het vormen van een nieuwe wederzijds
bindende centrumregeling tussen Heerlen en Simpelveld met dezelfde inhoud als de huidige centrumregeling
Parkstad-IT. De deelnemersraad moet hiervoor toestemming verlenen en vervolgens neemt Simpelveld deel
aan deelnemersraad en dienstverleningsoverleg.
Wanneer gemeenten een gemeenschappelijke regeling treffen ter behartiging van een of meer bepaalde
belangen van die gemeenten en samen een nieuwe rechtspersoon oprichten (Wet gemeenschappelijke
regelingen), kunnen de deelnemers aan die gemeenschappelijke regeling opdrachten laten uitvoeren, zonder
dat de Aanbestedingswet 2012 van toepassing is (quasi-inbesteden).
Dit betekent dat de dienstverlening meerjarig kan worden ondergebracht zonder aanbestedingsplicht. Indien de
dienstverlening in de markt wordt ingekocht moet periodiek opnieuw worden aanbesteed met bijbehorende
kosten (aanbestedingsprocedure, ontmanteling en implementatiekosten).
Optie 2 : Europees aanbesteden
Dit betekent dat gemeente Simpelveld haar contract met de huidige leverancier (OpenLine) beëindigd en
gemeente Voerendaal haar pro forma opzegging aan Parkstad-IT omzet in een definitieve opzegging. Vanuit dit
punt zullen beide gemeenten moeten definiëren hoe hun dienstverlening er in de toekomst uitziet en welke
service level agreements hierbij horen. Qua voorbereiding betekent dit een langdurig traject, met een
                                                                                                              pag. 7/11
</pre>

====================================================================== Einde pagina 7 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 8 ======================================================================

<pre>voorbereidingstijd (Europese aanbesteding) van circa 9 maanden en vervolgens een implementatieperiode van
9 tot 12 maanden (ontmanteling huidige leveranciers en implementatie nieuwe leverancier). Een nieuwe
gezamenlijke omgeving kan dan ook pas op zijn vroegst per einde 2021 gerealiseerd worden. Wat de totale
gezamenlijke jaarlijkse kosten in de nieuwe situatie zullen zijn is onbekend daar het niveau van dienstverlening
vastgesteld moet worden. Naar verwachting zal dit per gemeente minimaal het bedrag zijn wat Simpelveld nu
betaalt (€231.000) op basis van vergelijkbare huidige technieken.
Naar schatting betekent Europees aanbesteden een eenmalige kostenpost voor beide gemeenten gezamenlijk
van € 700.000, opgebouwd uit de volgende onderdelen:
- Jaarlijkse kosten per gemeente                                          onbekend
_______________________________________________________________________________
- Begeleiding Europese aanbesteding                                       € 50.000
- Ontmanteling Voerendaal (kosten Parkstad-IT)                            € 100.000
- Ontmanteling Simpelveld (kosten OpenLine)                               € 100.000
- Uittreden GR Voerendaal (kosten na 2021 ivm opzegtermijn van 4 jaren)   € 150.000
- Implementatiekosten (nieuwe aanbieder)                                  € 200.000
- Implementatiekosten derden (kosten leveranciers applicaties)            € 100.000
_________________________________________________________________________________________
                                               Totaal                     € 700.000
Beide gemeenten staan dan voor een eenmalige kostenpost van € 350.000.
Dit betekent ook dat er een overeenkomst wordt afgesloten, waarna na een periode van 4 tot 6 jaar, (en een
flexibele periode van 2 jaar) opnieuw (Europees) moet worden aanbesteed.
Financiële aspecten
Stijging jaarlijkse kosten
De huidige jaarlijkse kosten van Simpelveld bedragen € 231.000, éxclusief de dubbele Microsoft licenties die nu
geteld worden op basis van de eerder genoemde Microsoft koppeling á € 43.000 en exclusief het beheer van de
huidige trust á € 13.000. Simpelveld zal bij Parkstad-IT € 277.000 gaan betalen. Toetreden tot PIT leidt daarmee
tot een toename in de jaarlijkse kosten voor Simpelveld van € 46.000. In deze verhoging zit ook de toename in
dienstverlening en ontzorging die Parkstad-IT biedt op het gebied van gebruikersondersteuning en
dienstverlening.
Personele aspecten
Momenteel voert Simpelveld nog eerstelijns ondersteuning uit met eigen personeel, welke na de toetreding door
Parkstad-IT wordt uitgevoerd. Simpelveld zal meer op regiebasis de ICT beheer-functie uitvoeren, waardoor een
verschuiving van taken komt richting het technisch applicatiebeheer. Hiermee ontstaat binnen de afdeling
bedrijfsvoering meer ruimte voor specialisatie/differentiatie van taken, waarbij er altijd een aanspreekpunt binnen
de gemeente is. Vooruitlopend op deze verschuiving is deze functie op eigen initiatief van 1 FTE naar 0.78 FTE
gegaan. Deze kosten á € 10.000 drukken de eerder genoemde prijsstijging.
Nieuw verrekenmodel Parkstad-IT
Parkstad-IT is bezig met een nieuw verrekenmodel met als principe ‘de afnemer betaalt’. De consequenties voor
Simpelveld zijn hierin nog niet duidelijk, daar het model nog niet is goedgekeurd. Toegezegd is dat als het
verrekenmodel nadelig uitvalt voor Simpelveld, dit deel gecompenseerd wordt. Voor de huidige deelnemers van
Parkstad-IT geldt dezelfde afspraak. De looptijd van deze compensatie van de deelnemers is 3 jaar, waarbij de
gemeenten in de tussentijd de kans hebben hun ICT-omgeving zo optimaal mogelijk in te richten op
applicatieniveau.
Advies
De kenmerkende randvoorwaardelijkheid van deze gezamenlijke ICT-omgeving, voor het optimaal
ondersteunen van de Functionele Integratie heeft ertoe geleid dat gemeente Simpelveld het College en Raad
                                                                                                             pag. 8/11
</pre>

====================================================================== Einde pagina 8 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 9 ======================================================================

<pre>vraagt in te stemmen met het toetreden tot de centrumregeling Parkstad-IT. De eenmalige kosten zijn
aanzienlijk lager dan Europees aanbesteden, voor beide gemeenten. Daarnaast is de doorlooptijd aanzienlijk
korter en de mate van ontzorging groter.
Opties
n.v.t.
Personele aspecten
n.v.t.
Financiële aspecten
De meerkosten van € 46.000 minus € 10.000 bedragen € 36.000 per jaar. Deze kosten worden meegenomen in
de berap voorjaar 2020 en gaan lopen van 2021 en verdere jaren. De saldi van de meerjarenraming vanaf 2021
bieden deze ruimte (conform berap najaar 2019)
De incidentele kosten voor Simpelveld bedragen € 217.750,- Voorgesteld wordt deze kosten te dekken uit het
geprognosticeerde overschot jaarrekening 2019 van € 428.479,- (berap najaar 2019).
Aanbesteding
n.v.t.
Communicatie
n.v.t.
Evaluatie
n.v.t
Vervolg / planning
Nadat de Raad het College heeft toestemming heeft verleend in te stemmen met het toetreden van Simpelveld
tot de centrumregeling Parkstad-IT zal het College besluiten tot instemming met de nieuwe regeling.
Bijlagen
Aanbieding Parkstad-IT voor Simpelveld
Benchmark uitgevoerd door METRI
Tekst GR regeling
Tekst DVO en SLA (voorbeeld Voerendaal)
Raadsvoorstel
Raadsbesluit
                                                                                                      pag. 9/11
</pre>

====================================================================== Einde pagina 9 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 10 ======================================================================

<pre>Beslispunt:
1. Het college toestemming te verlenen om overeenkomstig artikel 61, tweede en derde lid, van de Wet
gemeenschappelijke regelingen te kunnen besluiten tot toetreding tot de gemeenschappelijke regeling Parkstad
IT, onder voorwaarde dat gemeente Voerendaal instemt met het delen van de eenmalige implementatiekosten
voor een bedrag van € 117.750.
2. De eenmalige kosten ad € 217.750 te dekken uit het geprognosticeerde overschot jaarrekening 2019 van €
428.479 (berap najaar 2019). De structurele kosten ad € 36.000 mee te nemen in de berap voorjaar 2020 voor
de jaren 2021 en verder. De saldi van de meerjarenraming vanaf 2021 bieden deze ruimte (conform berap
najaar 2019).
Het college van burgemeester en wethouders in Simpelveld,
De secretaris,                                               De burgemeester,
Mw. mr. M. Liu                                               mr. R de Boer
In de raadscommissie vergadering van          hebben de fracties als volgt geadviseerd:
De fractie        BurgerBelangen       :    voor / tegen
                  Leefbaar Simpelveld  :    voor / tegen
                  Lokaal Actief        :    voor / tegen
                  CDA                  :    voor / tegen
                  SAMEN 1              :    voor / tegen
De commissiegriffier
                                                                                                     pag. 10/11
</pre>

====================================================================== Einde pagina 10 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 11 ======================================================================

<pre>Aanbieding aan de Raad
Aan de raad wordt voorgesteld om .
Simpelveld,
Het presidium van Simpelveld,
De griffier,                       De voorzitter,
Mw. mr. G.G.J. Dupont              mr. R. de Boer
                                                  pag. 11/11
</pre>

====================================================================== Einde pagina 11 =================================================================

<br><br>