<b>Bijsluiter</b>. De hyperlink naar het originele document werkt niet meer. Daarom laat Woogle de tekst zien die in dat document stond. Deze tekst kan vreemde foutieve woorden of zinnen bevatten en de opmaak kan verdwenen of veranderd zijn. Dit komt door het zwartlakken van vertrouwelijke informatie of doordat de tekst niet digitaal beschikbaar was en dus ingescand en vervolgens via OCR weer ingelezen is. Voor het originele document, neem contact op met de Woo-contactpersoon van het bestuursorgaan.<br><br>====================================================================== Pagina 1 ======================================================================

<pre>gemeente

Lelystad

De raad van de gemeente Lelystad

uw brief van uw kenmerk ons kenmerk datum
U14-82206

behandeld door algemeen nummer _ bijlagen dossiernummer

GM Akkerman-Caprino 140320

onderwerp pr-nummer

Aanbiedingsbrief jaarstukken 2013

Geachte leden van de raad,

Bijgaand treft u de volgende jaarstukken 2013 aan: jaarrekening 2013, jaarverslag 2013 en het
jaarverslag Grondbedrijf 2013.

Het jaar 2013 sluit af met een positief rekeningresultaat van € 4,6 min., voornamelijk veroorzaakt door
incidentele meevallers. De financiële analyse op hoofdlijnen is in het eerste hoofdstuk van de
jaarrekening (hoofdstuk 1.1 financiële samenvatting) opgenomen. Daarom wordt in deze
aanbiedingsbrief niet verder ingegaan op dit onderdeel.

Een belangrijk aandachtspunt in de jaarrekening 2013 is de waardering van de grondexploitaties. De
inschattingen en de bandbreedtes zijn omkleed met onzekerheden vanuit de markt waardoor geen
zekerheid kan worden gegeven over de toekomst van de grondexploitaties. Op basis van deze
onzekerheid heeft de accountant een verklaring met beperking afgegeven. De accountant benadrukt
dat het hier gaat om een onzekerheid en niet om een fout. De overige onderdelen van de jaarstukken
zijn wel goedgekeurd door de accountant.

In het verslag van bevindingen gaat de accountant in op verschillende aandachtspunten en
aanbevelingen die hij aan de hand van de controle heeft geconstateerd. In deze brief gaan wij verder
in op de bestuurlijke aandachtspunten in het controleverslag van de accountant.

Bestuurlijke aandachtspunten controleverslag

Grondbedrijf

De accountant geeft aan dat de afgelopen jaren de wijze waarop
maatschappij kijkt naar de rol van de jaarrekening veranderd is en dat
wordt verwacht dat de jaarrekening niet meer alleen terugkijkt naar het
verleden, maar ook een voorspellend karakter heeft. Vanwege de gevolgen
van de economische crisis op de vastgoedmarkt staat de waarde van de

Gemeente Lelystad
Stadhuisplein 2
Postbus 91

8200 AB Lelystad
14 0320
www.lelystad.nl

</pre>

====================================================================== Einde pagina 1 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 2 ======================================================================

<pre>ons kenmerk datum pagina
U14-82206 2

vastgoedportefeuille (de gronden van de gemeente) onder druk. Uitgangspunten en parameters die
gedefinieerd zijn bij de Meerjaren Prognose Grondbedrijf (MPG) zijn daarom steeds belangrijker
geworden in de bandbreedte van de waardering van de balansposten grondexploitaties. Zoals in de
inleiding al is aangegeven zijn de onzekerheden over de effecten van de parameters en
uitgangspunten rondom de fasering (tempo van afgifte) voor de accountant reden geweest om een
controleverklaring met een beperking af te geven. Bij de gemeente worden de uitgangspunten en
parameters jaarlijks in de (MPG) door de raad vastgesteld. Daar nu zit ook het knelpunt. Om dit
knelpunt te kunnen begrijpen is enige toelichting op het proces op zijn plaats.

Toelichting proces

De accountant redeneert dat indien de raad binnen afzienbare tijd nieuwe uitgangspunten en
parameters zou gaan kiezen, hierdoor de waarde van de grondexploitaties aanzienlijk zou kunnen
wijzigen. De controlerende accountant heeft dan de plicht om nú al mee te wegen wat de invloed zou
kunnen zijn van mogelijke wijzigingen voor de bandbreedte waarbinnen de waardering van de
grondexploitaties in de jaarrekening zich zou kunnen begeven. De raad gaat uiteraard over de
besluitvorming aangaande mogelijke aanpassingen van deze uitgangspunten en parameters en de
verwachte besluitvorming hierover is in het najaar van 2014 — conform de reguliere planning en
controlcyclus. De herziening van parameters is uiteraard al in voorbereiding op ambtelijk niveau en er
zijn op hoofdlijnen bandbreedtes berekend waarbinnen de effecten zich kunnen bewegen (in
verschillende scenario's). Dit is dan ook voor de accountant aanleiding om rondom de waardering van
de grondexploitatie een bepaalde onzekerheid mee te laten wegen. Uiteindelijk zal bij de nieuwe MPG
(2014) de raad (nieuwe) uitgangspunten kiezen, zal het effect van gewijzigde parameters bekend zijn
en kan exact bepaald worden in welke mate dit leidt tot herwaarderingen in de grondexploitaties. In
het kader van zorgvuldigheid is afgesproken dat de accountant, vanuit de natuurlijke adviesfunctie,
kritisch zal meekijken met de eerstvolgende MPG (2014).

Verbonden partijen

Het college onderschrijft het belang om nauwlettend alle verbonden partijen te blijven volgen. De
accountant adviseert om voor het volgende verantwoordingsjaar scherpere afspraken te maken met
de Coöperatie Parkeer Service (CPS) over de kwaliteit van de interne beheersing en de door hun
accountant uit te voeren werkzaamheden. CPS is de organisatie die sinds het 2° halfjaar van 2013
uitvoering geeft aan parkeerbeheer in Lelystad en ook de financiële stromen beheert en verantwoordt.
De overgang naar CPS heeft gefaseerd plaatsgevonden en er zijn afspraken gemaakt om de
overgang soepel te laten verlopen. De werkzaamheden die CPS uitvoert op het financiële vlak zijn in
het verleden door de gemeente zelf uitgevoerd. Er is daarom ook veel expertise in huis om de
informatie van CPS betreffende de controles en volledigheid naar waarde te schatten. Met CPS zijn
intussen scherpe afspraken gemaakt over zowel de kwaliteit van de interne beheersing als de
financiële verantwoording. Dit proces wordt uiteraard voorgezet en zal resulteren in een
controleprotocol waarbij voor alle partijen duidelijk is aan welke controle-eisen voldaan dient te
worden.

Jaarrekeningcontrole

De accountant merkt op dat er nog een kwaliteitsslag is te maken op de onderdelen
risicomanagement, verfijnen van de berekening van de benodigde weerstandscapaciteit en
inventariseren van belangrijkste risico's van verbonden partijen. In de reactie op de managementletter
2013 (verslag van bevindingen interim controle ) is reeds ingegaan op de maatregelen die in 2013
genomen zijn om het risicomanagement verder in te bedden in de organisatie. Risicomanagement is
een vast onderdeel in de reguliere planning en control cyclus waardoor men vroegtijdig inzicht krijgt in
de financiële consequenties van diverse risico's. Inventariseren van risico's die vanuit de
decentralisaties op de gemeente afkomen is een belangrijk onderwerp dat organisatiebreed wordt
opgepakt. Hier speelt vooral het op afstand zetten van taken een belangrijke rol in het bepalen van
risico's.

Ten aanzien van de verbonden partijen merkt de accountant zelf ook in zijn bevindingen op dat bij de
gemeente Lelystad al op een serieuze en kwalitatief hoogstaande wijze omgegaan wordt met zaken
als interne controle en analyse van verbonden partijen.

Bij de berekening van de weerstandscapaciteit is reeds een kwaliteitsslag gemaakt door bij de
jaarrekening 2013 op advies van de accountant de uitgebreide risicoanalyse van de exploitatie en het
Grondbedrijf mee te nemen.
</pre>

====================================================================== Einde pagina 2 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 3 ======================================================================

<pre>ons kenmerk datum pagina
U14-82206 3

42 JUNI zon

Voorts wordt door de accountant opgemerkt dat er nog verbeteringen zijn door te voeren op de
processen rechtmatigheid, interne controles en IT beheersomgeving.

In 2013 stond de organisatie, voor wat betreft rechtmatigheid, voor een grote uitdaging. Vanwege
structureel te kort aan capaciteit om de rechtmatigheidcontrole efficiënt maar ook zeker doeltreffend in
te richten en uit te voeren, heeft de raad in 2013 incidenteel budget ter beschikking gesteld om op dit
gebied een kwaliteitsimpuls door te voeren. Door onder meer het proces zo veel mogelijk te
uniformeren en te automatiseren, vakafdelingen te betrekken en verantwoordelijkheid te geven voor
hun eigen controle, is invulling gegeven aan de randvoorwaarden die gesteld zijn aan het
rechtmatigheidsproces. Hieruit voortkomend is opdracht verleend aan Ernst & Young voor het
implementeren van het Key Control Dashboard van Yellowtail. Een systeem waarin door de gehele
organisatie de controles op een eenduidige wijze kunnen worden beschreven en vastgelegd. Dit levert
tijdwinst op in de jaarlijkse controle door de accountant. Hiertoe is het normenkader herijkt, zijn key
controls aangebracht per proces en zijn systeem én werkmethode geïmplementeerd. Op deze wijze is
niet alleen rechtmatigheidcontrole voor 2013 geborgd, maar ook de controle voor de jaren daarna.
Implementatie van de werkwijze en het systeem heeft de nodige kinderziekten doorstaan en het
college is tevreden over de procesverbetering die in zo een korte periode ( binnen 1 jaar) is bereikt.
De volgende stap van de implementatie is, zoals de accountant ook aangeeft, gericht op het verder
verfijnen van de beschrijving van controlestappen.

Het college onderschrijft de aandachtspunten voor de jaarrekeningcontrole die de accountant in haar
verslag noemt. Voor wat betreft de IT controles, interne controles en verantwoordingen van externe
partijen is het streven deze gereed te hebben vóór de jaarlijkse controle van de accountant. Dat is ook
het afgelopen jaar grotendeels gelukt. Het college merkt wel op dat vanaf de zomer 2013 de
organisatie werkt met een nieuwe controlerende accountant die de accenten, zeker voor wat betreft
de interne processen, anders legt. Dit vergt in het begin van deze nieuwe samenwerking extra
afstemming, zoals ook ervaren is binnen de organisatie, maar het college heeft er alle vertrouwen in
dat deze afstemming de komende periode zijn vruchten zal afwerpen.

Frauderisico-analyse

Het college is het niet eens met de opmerking van de accountant dat de organisatie onvoldoende
stuurt op het voorkomen van fraude. Het management onderschrijft de noodzaak om frauderisico's op
de agenda te hebben, en heeft dat ook verwoord in de reactie op de management letter 2013. Met de
actualisatie van de integriteitcode (september 2013), training voor de organisatie om met deze
hernieuwde code en het protocol aan de slag te gaan en door preventie in te bedden in de technische
functiescheiding van opdrachtnemer en budgethouder, alsmede functiescheiding in geautomatiseerde
systemen, is het college van mening dat er actief aandacht is voor frauderisico's. Ook worden er
maatregelen genomen daar waar dat nodig is. Periodieke interne controles geven daarnaast genoeg
houvast om eventuele fraude op te sporen.

Hoogachtend,
het college van de gemeente Lelystad,

de secretaris, de burgemeester,

</pre>

====================================================================== Einde pagina 3 =================================================================

<br><br>